Как свернуть строки в Excel
Обновлено: 02.07.2024
Если у вас есть список данных, которые вы хотите сгруппировать и обобщить, вы можете создать структуру до восьми уровней. Каждый внутренний уровень, представленный более высоким номером в контурных символах, отображает подробные данные для предыдущего внешнего уровня, представленного меньшим числом в контурных символах. Используйте схему, чтобы быстро отобразить сводные строки или столбцы или открыть подробные данные для каждой группы. Вы можете создать структуру строк (как показано в примере ниже), структуру столбцов или структуру строк и столбцов.
<р>1. Чтобы отобразить строки для уровня, щелкните соответствующие символы контура. <р>2. Уровень 1 содержит общий объем продаж для всех строк сведений. <р>3. Уровень 2 содержит общий объем продаж за каждый месяц в каждом регионе. <р>4. Уровень 3 содержит строки сведений — в данном случае строки с 17 по 20. <р>5. Чтобы развернуть или свернуть данные в схеме, нажмите на символы и или нажмите ALT+SHIFT+=, чтобы развернуть, и ALT+SHIFT+-, чтобы свернуть.Убедитесь, что каждый столбец данных, которые вы хотите выделить, имеет метку в первой строке (например, "Регион"), содержит аналогичные факты в каждом столбце и что в диапазоне, который вы хотите выделить, нет пустых строк или столбцов. .
При желании сгруппированные строки сведений могут иметь соответствующую итоговую строку — промежуточный итог. Чтобы создать их, выполните одно из следующих действий:
Вставка итоговых строк с помощью команды "Промежуточный итог"
Используйте команду «Промежуточный итог», которая вставляет функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ непосредственно под или над каждой группой строк сведений и автоматически создает структуру для вас. Дополнительные сведения об использовании функции «Промежуточный итог» см. в разделе Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ.
Вставьте свои собственные сводные строки
Вставляйте свои собственные сводные строки с формулами непосредственно под или над каждой группой строк с подробными сведениями. Например, под строками данных о продажах за март и апрель (или над ними) используйте функцию СУММ для подсчета продаж за эти месяцы. В таблице ниже в этом разделе показан пример этого.
По умолчанию Excel ищет сводные строки ниже подробных сведений, которые они суммируют, но их можно создать над строками подробных сведений. Если вы создали сводные строки ниже сведений, перейдите к следующему шагу (шаг 4). Если вы создали сводные строки над строками сведений, на вкладке "Данные" в группе "Структура" щелкните кнопку запуска диалогового окна.
Откроется диалоговое окно настроек.
Затем в диалоговом окне "Настройки" снимите флажок "Сводные строки ниже сведений" и нажмите "ОК".
Обрисуйте свои данные. Выполните одно из следующих действий:
Автоматическое выделение данных
Выберите ячейку в диапазоне ячеек, которые вы хотите выделить.
На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите стрелку под группой и выберите "Автоматическая схема".
Выделите данные вручную
Важно! При ручной группировке уровней структуры лучше отображать все данные, чтобы избежать неправильного группирования строк.
Чтобы выделить внешнюю группу (уровень 1), выберите все строки, которые будут содержаться во внешней группе (т. е. строки сведений и, если вы их добавили, их итоговые строки).
<р>1. Первая строка содержит ярлыки и не выбрана. <р>2. Поскольку это внешняя группа, выберите все строки с промежуточными итогами и подробностями. <р>3. Не выбирайте общую сумму.На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Группировать". Затем в диалоговом окне "Группа" нажмите "Строки" и нажмите "ОК".
Совет. Если вы выбираете целые строки, а не только ячейки, Excel автоматически группирует по строкам — диалоговое окно "Группировать" даже не открывается.
Символы контура отображаются рядом с группой на экране.
При необходимости наметьте внутреннюю вложенную группу — строки сведений для данного раздела ваших данных.
Примечание. Если вам не нужно создавать какие-либо внутренние группы, перейдите к шагу f ниже.
Для каждой внутренней вложенной группы выберите строки сведений, смежные со строкой, содержащей строку сводки.
<р>1. Вы можете создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже сгруппированы на уровне 2. <р>2. Этот раздел выбран и готов к группировке. <р>3. Не выбирайте итоговую строку для данных, которые вы группируете.На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Группировать".
Затем в диалоговом окне "Группа" нажмите "Строки" и нажмите "ОК". Символы контура появляются рядом с группой на экране.
Совет. Если вы выбираете целые строки, а не только ячейки, Excel автоматически группирует по строкам — диалоговое окно "Группировать" даже не открывается.
Продолжайте выбирать и группировать внутренние строки, пока не создадите все нужные уровни в схеме.
Если вы хотите разгруппировать строки, выберите строки, а затем на вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Разгруппировать".
Вы также можете разгруппировать разделы схемы, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните или для группы, а затем на вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Разгруппировать".
Важно! Если разгруппировать структуру, когда подробные данные скрыты, строки сведений могут остаться скрытыми. Чтобы отобразить данные, перетащите видимые номера строк рядом со скрытыми строками. Затем на вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат", выберите "Скрыть и показать", а затем нажмите "Показать строки".
Убедитесь, что каждая строка данных, которые вы хотите выделить, имеет метку в первом столбце, содержит похожие факты в каждой строке, а диапазон не содержит пустых строк или столбцов.
Вставьте свои собственные итоговые столбцы с формулами сразу справа или слева от каждой группы столбцов с подробными сведениями. В таблице, приведенной на шаге 4 ниже, показан пример.
Примечание. Чтобы разбить данные по столбцам, необходимо иметь итоговые столбцы, содержащие формулы, которые ссылаются на ячейки в каждом из столбцов сведений для этой группы.
Если столбец сводки находится слева от столбцов сведений, на вкладке "Данные" в группе "Структура" щелкните кнопку запуска диалогового окна.
Откроется диалоговое окно настроек.
Затем в диалоговом окне "Настройки" снимите флажок "Сводные столбцы справа от подробностей" и нажмите "ОК".
Чтобы выделить данные, выполните одно из следующих действий:
Автоматическое выделение данных
Выберите ячейку в диапазоне.
На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите стрелку под "Группой" и выберите "Автоматическая схема".
Выделите данные вручную
Важно! При ручной группировке уровней структуры лучше отображать все данные, чтобы избежать неправильной группировки столбцов.
Чтобы выделить внешнюю группу (уровень 1), выберите все подчиненные сводные столбцы, а также связанные с ними подробные данные.
На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Группировать".
Символ контура появляется над группой.
Чтобы выделить внутреннюю вложенную группу столбцов сведений (уровня 2 или выше), выберите столбцы сведений, расположенные рядом со столбцом, содержащим итоговый столбец.
<р>1. Вы можете создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже сгруппированы на уровне 2. <р>2. Эти столбцы выбраны и готовы к группировке. Обратите внимание: если вы не выберете целые столбцы, при нажатии кнопки «Группировать» (на вкладке «Данные» в группе «Структура») откроется диалоговое окно «Группа», в котором вам будет предложено выбрать «Строки» или «Столбцы». <р>3. Не выбирайте итоговый столбец для данных, которые вы группируете.На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Группировать".
Символы контура отображаются рядом с группой на экране.
Продолжайте выбирать и группировать внутренние столбцы, пока не создадите все нужные уровни в структуре.
Если вы хотите разгруппировать столбцы, выберите столбцы, а затем на вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Разгруппировать".
Вы также можете разгруппировать разделы схемы, не удаляя весь уровень.Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните или для группы, а затем на вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Разгруппировать".
Если вы разгруппируете схему, когда подробные данные скрыты, столбцы подробностей могут остаться скрытыми. Чтобы отобразить данные, перетащите буквы видимого столбца рядом со скрытым столбцом. На вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат", выберите "Скрыть и показать", а затем нажмите "Показать столбцы".
Если вы не видите символы контура , и , выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно», а затем в разделе «Параметры отображения для этого листа» установите флажок «Показывать символы контура, если применяется контур», а затем нажмите ОК.
Выполните одно или несколько из следующих действий:
Показать или скрыть подробные данные для группы
Чтобы отобразить подробные данные в группе, нажмите кнопку группы или нажмите клавиши ALT+SHIFT+=.
Чтобы скрыть подробные данные для группы, нажмите кнопку группы или нажмите клавиши ALT+SHIFT+-.
Развернуть или свернуть весь план до определенного уровня
В контурных символах щелкните номер нужного уровня. Затем подробные данные на более низких уровнях скрываются.
Например, если схема имеет четыре уровня, вы можете скрыть четвертый уровень, а остальные уровни отобразить, нажав .
Показать или скрыть все выделенные подробные данные
Чтобы отобразить все подробные данные, щелкните самый нижний уровень контурных символов. Например, если есть три уровня, нажмите .
Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите .
Для выделенных строк Microsoft Excel использует такие стили, как RowLevel_1 и RowLevel_2 . Для выделенных столбцов Excel использует такие стили, как ColLevel_1 и ColLevel_2. Эти стили используют жирный шрифт, курсив и другие текстовые форматы, чтобы различать строки или столбцы сводки в ваших данных. Изменяя способ определения каждого из этих стилей, вы можете применять различные форматы текста и ячеек для настройки внешнего вида схемы. Вы можете применить стиль к схеме либо при создании схемы, либо после ее создания.
Выполните одно или несколько из следующих действий:
Автоматически применять стиль к новым строкам или столбцам сводки
На вкладке "Данные" в группе "Структура" щелкните кнопку запуска диалогового окна.
Откроется диалоговое окно настроек.
Установите флажок "Автоматические стили".
Применить стиль к существующей строке или столбцу сводки
Выберите ячейки, к которым вы хотите применить стиль.
На вкладке "Данные" в группе "Структура" щелкните кнопку запуска диалогового окна.
Откроется диалоговое окно настроек.
Установите флажок "Автоматические стили" и нажмите "Применить стили".
Вы также можете использовать автоформаты для форматирования выделенных данных.
Если вы не видите символы контура , и , выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно», а затем в разделе «Параметры отображения для этого листа» установите флажок «Показывать символы контура, если применяется контур».
Используйте контурные символы , и , чтобы скрыть подробные данные, которые вы не хотите копировать.
Дополнительную информацию см. в разделе Отображение или скрытие выделенных данных.
Выберите диапазон итоговых строк.
На вкладке "Главная" в группе "Редактирование" нажмите "Найти и выбрать", а затем нажмите "Перейти".
Нажмите "Перейти к специальному".
Нажмите Только видимые ячейки.
Нажмите "ОК" и скопируйте данные.
Примечание. При скрытии или удалении контура никакие данные не удаляются.
Скрыть контур
Перейдите в меню "Файл" > "Параметры" > "Дополнительно", а затем в разделе "Параметры отображения для этого листа" снимите флажок "Показывать символы контура, если применяется контур".
Удалить контур
Нажмите на рабочий лист.
На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Разгруппировать", а затем "Очистить структуру".
Важно! Если удалить структуру, когда подробные данные скрыты, строки или столбцы сведений могут остаться скрытыми.Чтобы отобразить данные, перетащите видимые номера строк или буквы столбцов рядом со скрытыми строками и столбцами. На вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат", выберите "Скрыть и показать", а затем нажмите "Показать строки" или "Показать столбцы".
Представьте, что вы хотите создать сводный отчет о ваших данных, в котором отображаются только итоги, сопровождаемые диаграммой этих итогов. В общем, вы можете сделать следующее:
Создайте сводный отчет
Обрисуйте свои данные.
Скройте сведения, щелкнув символы структуры , и , чтобы отобразить только итоги, как показано в следующем примере структуры строки:
Дополнительную информацию см. в разделе Отображение или скрытие выделенных данных.
Нарисуйте сводный отчет в виде диаграммы
Выберите сводные данные, которые вы хотите отобразить на диаграмме.
Например, чтобы отобразить только итоги Бьюкенена и Даволио, но не общие итоги, выберите ячейки с A1 по C19, как показано в приведенном выше примере.
Нажмите «Вставка» > «Диаграммы» > «Рекомендуемые диаграммы», затем перейдите на вкладку «Все диаграммы» и выберите тип диаграммы.
Например, если вы выбрали параметр "Сгруппированный столбец", ваша диаграмма будет выглядеть следующим образом:
Если вы показываете или скрываете детали в структурированном списке данных, диаграмма также обновляется, чтобы отображать или скрывать данные.
Вы можете группировать (или выделять) строки и столбцы в Excel для Интернета.
Примечание. Несмотря на то, что вы можете добавлять строки или столбцы сводки к своим данным (с помощью таких функций, как СУММ или ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГО), вы не можете применять стили или задавать положение для строк и столбцов сводки в Excel для Интернета.
Создайте структуру строк или столбцов
Контур строк в Excel Online
Первый столбец содержит ярлыки.
Строки сведений и итоговые строки сгруппированы в структуре.
Общая сумма не группируется в схеме.
Контур столбцов в Excel Online
Первая строка содержит ярлыки.
Столбцы сведений и итоговые столбцы сгруппированы в структуре.
Общая сумма не группируется в схеме.
Убедитесь, что каждый столбец (или строка) данных, которые вы хотите выделить, имеет метку в первой строке (или столбце), содержит аналогичные факты в каждом столбце (или строке) и что в диапазоне нет пробелов. строки или столбцы.
Выберите данные (включая любые итоговые строки или столбцы).
На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Группировать" > "Группировать строки" или "Группировать столбцы".
При желании, если вы хотите выделить внутреннюю вложенную группу, выберите строки или столбцы в выделенном диапазоне данных и повторите шаг 3.
Продолжайте выбирать и группировать внутренние строки или столбцы, пока не создадите все нужные уровни в структуре.
Разгруппировать строки или столбцы
Чтобы разгруппировать, выберите строки или столбцы, а затем на вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Разгруппировать" и выберите "Разгруппировать строки" или "Разгруппировать столбцы".
Показать или скрыть выделенные данные
Выполните одно или несколько из следующих действий:
Показать или скрыть подробные данные для группы
Чтобы отобразить подробные данные в группе, щелкните значок группы или нажмите клавиши ALT+SHIFT+=.
Чтобы скрыть подробные данные для группы, щелкните значок группы или нажмите клавиши ALT+SHIFT+-.
Развернуть или свернуть весь план до определенного уровня
В контурных символах щелкните номер нужного уровня. Затем подробные данные на более низких уровнях скрываются.
Например, если схема имеет четыре уровня, вы можете скрыть четвертый уровень, а остальные уровни отобразить, нажав .
Показать или скрыть все выделенные подробные данные
Чтобы отобразить все подробные данные, щелкните самый нижний уровень контурных символов. Например, если есть три уровня, нажмите .
Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите .
Нужна дополнительная помощь?
Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.
Вывод: узнайте, как использовать функции «Группы» и «Структура» Excel для быстрого скрытия и отображения строк и столбцов. Это позволяет легко сворачивать и разворачивать сводные отчеты.
Уровень навыков: начинающий
Видеоруководство
Загрузить файл Excel
Группы и контуры.xlsx (28,5 КБ)
Группировка строк или столбцов
Группы и структуры позволяют быстро скрывать и отображать строки или столбцы в электронной таблице Excel.
Функция "Группы" создает группы строк и столбцов в разделе "Заголовки" рабочего листа. Каждую группу можно развернуть или свернуть одним нажатием кнопки.
На изображении показан отчет со свернутыми строками:
А вот как это выглядит, когда строки развернуты:
Почему группы? Сделайте ваши отчеты более удобными для чтения
Группы — это быстрый способ управления строками и столбцами, которые вы часто скрываете и показываете.
Если в ваших отчетах много строк/столбцов данных, некоторым читателям они могут показаться ошеломляющими. Группы значительно упрощают пользователям ваших таблиц навигацию по сводным отчетам и просмотр только строк и столбцов подробных сведений по мере необходимости.
Как создавать группы
Чтобы создать группу, просто выберите строки или столбцы, которые вы хотите сгруппировать. Затем:
Сочетание клавиш для создания групп: Shift + Alt + → .
Уровни структуры
При создании групп вы заметите, что в верхнем левом углу электронной таблицы появятся числа в рамках. Они указывают уровни схемы.
Если щелкнуть поле с номером 1, все группы свернутся. Повторный щелчок развернет группы на первом уровне.
Если у вас есть группы внутри групп, вы увидите дополнительные пронумерованные уровни. Нажав на каждый номер, вы сможете развернуть и свернуть данные до нужного уровня. По мере того, как вы будете нажимать последующие цифры, вы сможете увидеть все больше и больше деталей схемы.
Удаление групп
Чтобы удалить группы, выполните почти тот же процесс, что и раньше. Начните с выбора строк или столбцов, которые вы хотите разгруппировать.
Сочетание клавиш для удаления групп: Shift + Alt + ← .
Если вы хотите удалить всю группировку во всех строках и столбцах одновременно, вместо того, чтобы нажимать верхнюю половину кнопки «Разгруппировать», нажмите нижнюю половину, которая показывает раскрывающееся меню. Выберите «Очистить контур» в этом меню, и все созданные вами группы исчезнут.
Использование автоматического контура
В Excel есть функция, которая группирует строки и столбцы на основе информации, полученной из формул. Например, если вы используете формулу СУММ, она сгруппирует все строки, которые складываются для этой суммы, поскольку предполагает, что данные в этих ячейках достаточно похожи, чтобы их можно было сгруппировать вместе.
Прежде чем использовать Auto Outline, убедитесь, что вы очистили все имеющиеся у вас группы с помощью функции Clear Outline, упомянутой выше. Затем перейдите на вкладку "Данные", в раскрывающемся списке "Структура", "Группа" и выберите "Автоматическая структура".
Я обнаружил, что функция Auto Outline имеет тенденцию к чрезмерному количеству группировок, которые она обычно создает. Поэтому, если вы используете Auto Outline, вы можете разгруппировать некоторые группы, если вам кажется, что это слишком много.
Еще один способ сократить количество группировок в Auto Outline — просто выбрать набор строк или столбцов перед запуском Auto Outline. Тогда он выделяет не весь лист, а только те его части, которые вам нужно сгруппировать.
Посмотрите видео выше, чтобы узнать больше об Auto Outline.
Промежуточный итог
Еще один параметр, доступный в раскрывающемся меню «Структура», — «Промежуточный итог».
Помимо группировки похожих данных, функция «Промежуточные итоги» также вставляет промежуточные итоги для этих наборов данных в любые столбцы, которые вы хотите отображать.
Подробнее о функции "Промежуточный итог" я расскажу в этом руководстве: Как использовать функцию "Промежуточный итог" и функцию "ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ" в Excel.
Заключение
Группировка и структура облегчают навигацию по отчетам и таблицам. Эти функции особенно полезны, если к ним будут обращаться другие пользователи.
Вот еще раз сочетания клавиш. Эти два я использую часто и рекомендую запомнить.
В сводной таблице или сводной диаграмме вы можете развернуть или свернуть до любого уровня детализации данных и даже для всех уровней детализации за одну операцию. Вы также можете развернуть или свернуть до уровня детализации за пределами следующего уровня. Например, начав с уровня страны/региона, вы можете расширить его до уровня города, что приведет к расширению как уровня штата/провинции, так и уровня города. Это может сэкономить время, если вы работаете со многими уровнями детализации. Кроме того, вы можете развернуть или свернуть все элементы для каждого поля в источнике данных интерактивной аналитической обработки (OLAP).
Вы также можете просмотреть сведения, которые используются для агрегирования значения в поле значения.
В сводной таблице или сводной диаграмме вы можете развернуть или свернуть данные любого уровня детализации и даже всех уровней детализации за одну операцию. Вы также можете развернуть или свернуть до уровня детализации за пределами следующего уровня. Например, начав с уровня страны/региона, вы можете расширить его до уровня города, что приведет к расширению как уровня штата/провинции, так и уровня города. Это может сэкономить время, если вы работаете со многими уровнями детализации. Кроме того, вы можете развернуть или свернуть все элементы для каждого поля в источнике данных OLAP.
Развернуть или свернуть уровни в сводной таблице
В сводной таблице выполните одно из следующих действий:
Нажмите кнопку развернуть или свернуть рядом с элементом, который вы хотите развернуть или свернуть.
Примечание. Если вы не видите кнопки развертывания или свертывания, см. раздел Отображение или скрытие кнопок развертывания и свертывания в сводной таблице в этой теме.
Дважды щелкните элемент, который нужно развернуть или свернуть.
Щелкните элемент правой кнопкой мыши, выберите "Развернуть/Свернуть" и выполните одно из следующих действий:
Чтобы просмотреть сведения о текущем элементе, нажмите "Развернуть".
Чтобы скрыть сведения о текущем элементе, нажмите "Свернуть".
Чтобы скрыть сведения обо всех элементах в поле, нажмите "Свернуть все поле".
Чтобы просмотреть сведения обо всех элементах в поле, нажмите "Развернуть все поле".
Чтобы просмотреть уровень детализации за пределами следующего уровня, нажмите "Расширить до" ".
Чтобы скрыть до уровня детализации выше следующего уровня, нажмите Свернуть до " ".
Развернуть или свернуть уровни в сводной диаграмме
В сводной диаграмме щелкните правой кнопкой мыши метку категории, для которой вы хотите отобразить или скрыть сведения об уровне, нажмите "Развернуть/свернуть" и выполните одно из следующих действий:
Чтобы просмотреть сведения о текущем элементе, нажмите "Развернуть".
Чтобы скрыть сведения о текущем элементе, нажмите "Свернуть".
Чтобы скрыть сведения обо всех элементах в поле, нажмите "Свернуть все поле".
Чтобы просмотреть сведения обо всех элементах в поле, нажмите "Развернуть все поле".
Чтобы просмотреть уровень детализации за пределами следующего уровня, нажмите "Расширить до" ".
Чтобы скрыть до уровня детализации выше следующего уровня, нажмите Свернуть до " ".
Показать или скрыть кнопки развертывания и свертывания в сводной таблице
Кнопки развернуть и свернуть отображаются по умолчанию, но вы можете скрыть их (например, если не хотите, чтобы они отображались в печатном отчете). Чтобы использовать эти кнопки для развертывания или свертывания уровней детализации в отчете, убедитесь, что они отображаются.
В Excel 2016 и Excel 2013: на вкладке "Анализ" в группе "Показать" нажмите кнопки +/-, чтобы отобразить или скрыть кнопки развертывания и свертывания.
В Excel 2010: на вкладке "Параметры" в группе "Показать" нажмите кнопки +/-, чтобы отобразить или скрыть кнопки развертывания и свертывания.
В Excel 2007: на вкладке "Параметры" в группе "Показать/скрыть" нажмите кнопки +/-, чтобы отобразить или скрыть кнопки развертывания и свертывания.
Примечание. Кнопки "Развернуть" и "Свернуть" доступны только для полей с подробными данными.
Показать или скрыть сведения о поле значения в сводной таблице
По умолчанию параметр отображения сведений о поле значения в сводной таблице включен. Чтобы другие не видели эти данные, вы можете отключить эту функцию.
Показать сведения о поле значения
В сводной таблице выполните одно из следующих действий:
Щелкните правой кнопкой мыши поле в области значений сводной таблицы и выберите "Показать подробности".
Дважды щелкните поле в области значений сводной таблицы.
Подробные данные, на которых основано поле значения, помещаются на новый лист.
Скрыть сведения о поле значения
Щелкните правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа, содержащего данные поля значений, и выберите "Скрыть" или "Удалить".
Отключить или включить параметр отображения сведений о поле значения
Нажмите в любом месте сводной таблицы.
На вкладке "Параметры" или "Анализ" (в зависимости от используемой версии Excel) на ленте в группе "Сводная таблица" нажмите "Параметры".
В диалоговом окне "Параметры сводной таблицы" перейдите на вкладку "Данные".
В разделе "Данные сводной таблицы" снимите или установите флажок "Включить отображение сведений", чтобы отключить или включить этот параметр.
Примечание. Этот параметр недоступен для источника данных OLAP.
Нужна дополнительная помощь?
Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.
В этом руководстве показано, как группировать строки в Excel, чтобы упростить чтение сложных электронных таблиц. Посмотрите, как можно быстро скрыть строки в определенной группе или свернуть всю структуру до определенного уровня.
Рабочие листы с большим количеством сложной и подробной информации трудно читать и анализировать. К счастью, Microsoft Excel предоставляет простой способ организации данных в группы, позволяющий сворачивать и разворачивать строки с похожим содержимым для создания более компактных и понятных представлений.
Как сгруппировать строки в Excel
Группировка в Excel лучше всего подходит для структурированных рабочих листов, в которых есть заголовки столбцов, нет пустых строк или столбцов, а также итоговая строка (промежуточный итог) для каждого подмножества строк. Правильно упорядочив данные, сгруппируйте их одним из следующих способов.
Автоматически группировать строки (создавать схему)
Если ваш набор данных содержит только один уровень информации, самым быстрым способом будет автоматическое группирование строк в Excel. Вот как:
- Выберите любую ячейку в одной из строк, которые вы хотите сгруппировать.
- Перейдите на вкладку Данные в группу Структура, нажмите стрелку под Группа и выберите Автосхема.
Это все!
Вот пример того, какие строки может группировать Excel:
Как показано на снимке экрана ниже, строки идеально сгруппированы, а контурные полосы, представляющие различные уровни организации данных, добавлены слева от столбца A.
Примечание. Если сводные строки расположены над группой строк сведений, перед созданием схемы перейдите на вкладку Данные > группу Структура, нажмите диалоговое окно Структура< /em> и снимите флажок «Сводные строки под подробностями».
После создания схемы вы можете быстро скрыть или отобразить детали в определенной группе, щелкнув значок минуса или плюса для этой группы. Вы также можете свернуть или развернуть все строки до определенного уровня, нажимая кнопки уровня в верхнем левом углу рабочего листа. Дополнительные сведения см. в разделе Как свернуть строки в Excel.
Как сгруппировать строки вручную
Если ваш рабочий лист содержит два или более уровней информации, функция Автоматическая структура в Excel может неправильно сгруппировать данные. В таком случае вы можете сгруппировать строки вручную, выполнив следующие действия.
Примечание. При создании структуры вручную убедитесь, что ваш набор данных не содержит скрытых строк, иначе ваши данные могут быть сгруппированы неправильно.
1. Создание внешних групп (уровень 1)
Выберите один из больших подмножеств данных, включая все строки промежуточной сводки и их строки сведений.
В приведенном ниже наборе данных, чтобы сгруппировать все данные для строки 9 (Всего по востоку), мы выбираем строки со 2 по 8.
На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку "Группа", выберите "Строки" и нажмите ОК.
Это добавит полосу в левой части рабочего листа, которая охватывает выбранные строки:
Аналогичным образом вы создаете столько внешних групп, сколько необходимо.
В этом примере нам нужна еще одна внешняя группа для региона Север. Для этого мы выбираем строки с 10 по 16 и нажимаем вкладку Данные > кнопку Группировать > Строки.
Этот набор строк теперь также сгруппирован:
Совет. Чтобы создать новую группу быстрее, нажмите сочетание клавиш Shift + Alt + Стрелка вправо, а не кнопку Группа на ленте.
2. Создание вложенных групп (уровень 2)
Чтобы создать вложенную (или внутреннюю) группу, выберите все строки сведений над соответствующей строкой сводки и нажмите кнопку Группировать.
Например, чтобы создать группу Яблоки в регионе Восток, выберите строки 2 и 3 и нажмите Группа. Чтобы создать группу Апельсины, выберите строки с 5 по 7 и снова нажмите кнопку Группировать.
Аналогичным образом мы создаем вложенные группы для регионов Север и получаем следующий результат:
3. При необходимости добавьте дополнительные уровни группировки
На практике наборы данных редко бывают полными. Если в какой-то момент на ваш рабочий лист будут добавлены дополнительные данные, вы, вероятно, захотите создать дополнительные уровни структуры.
В качестве примера давайте вставим строку Общая сумма в нашу таблицу, а затем добавим самый внешний уровень структуры. Для этого выберите все строки, кроме строки Общий итог (строки со 2 по 17), и нажмите вкладку Данные > кнопку Группировать. > Строки.
Как показано на снимке экрана ниже, наши данные теперь сгруппированы по 4 уровням:
- Уровень 1: общая сумма
- Уровень 2. Итоги по региону.
- Уровень 3. Промежуточные итоги по элементам
- Уровень 4: строки сведений
Теперь, когда у нас есть схема строк, давайте посмотрим, как это упрощает просмотр наших данных.
Как свернуть строки в Excel
Одной из наиболее полезных функций группировки Excel является возможность скрывать и отображать строки сведений для определенной группы, а также сворачивать или разворачивать всю схему до определенного уровня одним щелчком мыши.
Свернуть строки внутри группы
Чтобы свернуть строки в определенной группе, просто нажмите кнопку "минус" в нижней части панели этой группы.
Например, таким образом можно быстро скрыть все строки сведений для региона Восток, включая промежуточные итоги, и показать только Восток Итого строка:
Еще один способ свернуть строки в Excel — выбрать любую ячейку в группе и нажать кнопку "Скрыть сведения" на вкладке Данные в группе Структура:
В любом случае группа будет свернута до итоговой строки, а все строки сведений будут скрыты.
Свернуть или развернуть весь план до определенного уровня
Чтобы свернуть или развернуть все группы на определенном уровне, щелкните соответствующий номер структуры в верхнем левом углу рабочего листа.
Уровень 1 отображает наименьшее количество данных, а максимальное число расширяет все строки. Например, если ваша схема имеет 3 уровня, вы нажимаете цифру 2, чтобы скрыть 3-й уровень (строки сведений) и отобразить два других уровня (строки сводки).
В нашем примере набора данных у нас есть 4 уровня структуры, которые работают следующим образом:
- Уровень 1 показывает только Общую сумму (строка 18) и скрывает все остальные строки.
- Уровень 2 отображает Общий итог и промежуточные итоги Регион (строки 9, 17 и 18).
- Уровень 3 отображает промежуточные итоги Общая сумма, Регион и Элемент (строки 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 и 18).
- Уровень 4 показывает все строки.
На следующем снимке экрана показано, как схема свернута до уровня 3.
Как расширить строки в Excel
Чтобы развернуть строки в определенной группе, щелкните любую ячейку в видимой строке сводки, а затем нажмите кнопку "Показать подробности" на вкладке Данные в разделе Структура. группа:
Или нажмите знак "плюс" для свернутой группы строк, которую вы хотите развернуть:
Как удалить контур в Excel
Если вы хотите удалить сразу все группы строк, очистите контур. Если вы хотите удалить только некоторые группы строк (например, вложенные группы), разгруппируйте выбранные строки.
Как удалить весь контур
Перейдите на вкладку Данные > группу Структура, щелкните стрелку в разделе Разгруппировать и выберите Очистить структуру.
Примечания:
- Удаление контура в Excel не приводит к удалению данных.
- Если удалить структуру с некоторыми свернутыми строками, эти строки могут остаться скрытыми после очистки структуры. Чтобы отобразить строки, используйте любой из методов, описанных в разделе Как отобразить строки в Excel.
- После того как контур будет удален, вы не сможете вернуть его, нажав кнопку Отменить или нажав сочетание клавиш Отменить ( Ctrl + Z ). Вам придется воссоздать схему с нуля.
Как разгруппировать определенную группу строк
Чтобы удалить группировку для определенных строк, не удаляя всю структуру, выполните следующие действия:
- Выберите строки, которые нужно разгруппировать.
- Перейдите на вкладку Данные в группу Структура и нажмите кнопку Разгруппировать. Или нажмите Shift + Alt + Стрелка влево, что является ярлыком "Разгруппировать" в Excel.
- В диалоговом окне Разгруппировать выберите "Строки" и нажмите "ОК".
Например, вот как можно разгруппировать две вложенные группы строк (Промежуточный итог по яблокам и Промежуточный итог по апельсинам), сохранив при этом внешнюю группу Итог по восточному времени. :
Примечание. Невозможно одновременно разгруппировать несмежные группы строк. Вам придется повторить описанные выше шаги для каждой группы отдельно.
Советы по группировке в Excel
Как вы только что убедились, в Excel довольно легко группировать строки. Ниже вы найдете несколько полезных приемов, которые сделают вашу работу с группами еще проще.
Как автоматически рассчитать промежуточные итоги группы
Во всех приведенных выше примерах мы вставили собственные строки промежуточных итогов с формулами СУММ. Чтобы промежуточные итоги рассчитывались автоматически, используйте команду «Промежуточный итог» с выбранной вами функцией суммирования, такой как СУММ, СЧЁТ, СРЗНАЧ, МИН., МАКС. и т. д. Команда «Промежуточный итог» не только вставит итоговые строки, но и создаст схему со сворачиваемыми и расширяемыми строками. , тем самым выполняя сразу две задачи!
Применить стили Excel по умолчанию к итоговым строкам
В Microsoft Excel есть предустановленные стили для двух уровней итоговых строк: RowLevel_1 (жирный шрифт) и RowLevel_2 (курсив). Вы можете применять эти стили до или после группировки строк.
Чтобы автоматически применить стили Excel к новой структуре, перейдите на вкладку Данные > группу Структура, щелкните кнопку запуска диалогового окна Структура, затем установите флажок Автоматические стили и нажмите ОК. После этого вы создаете контур, как обычно.
Чтобы применить стили к существующему контуру, также установите флажок Автоматические стили, как показано выше, но нажмите кнопку Применить стили вместо ОК.
Вот как выглядит схема Excel со стилями по умолчанию для итоговых строк:
Как выбрать и скопировать только видимые строки
После того как вы свернули ненужные строки, вы можете скопировать отображаемые релевантные данные в другое место. Однако, когда вы выбираете видимые строки обычным способом с помощью мыши, вы фактически выбираете и скрытые строки.
Чтобы выбрать только видимые строки, необходимо выполнить несколько дополнительных действий:
-
Выберите видимые строки с помощью мыши.
В результате выбираются только видимые строки (строки, смежные со скрытыми, отмечены белой рамкой):
А теперь просто нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать выделенные строки, и Ctrl + V, чтобы вставить их куда угодно.
Как скрыть и показать контурные символы
Чтобы скрыть или отобразить полосы контура и номера уровней в Excel, используйте следующую комбинацию клавиш: Ctrl + 8 .
При первом нажатии этой клавиши контурные символы скрываются, при повторном нажатии контур снова отображается.
Символы структуры не отображаются в Excel
Если вы не видите ни символов плюса и минуса в полосах групп, ни цифр в верхней части схемы, проверьте следующую настройку в Excel:
- Перейдите на вкладку Файл в категорию Параметры Дополнительно.
- Прокрутите вниз до раздела Параметры отображения для этого рабочего листа, выберите интересующий рабочий лист и убедитесь, что установлен флажок Показать символы контура, если применяется контур.
Так вы группируете строки в Excel, чтобы свернуть или развернуть определенные разделы набора данных. Аналогичным образом вы можете группировать столбцы на своих листах. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе.
Читайте также: