Как создать таблицу Excel в Word

Обновлено: 21.11.2024

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Word для Microsoft 365 для Mac Excel 2021 Word 2021 Excel 2021 для Mac Word 2021 для Mac Excel 2019 Word 2019 Excel 2019 для Mac Word 2019 для Mac Excel 2016 Word 2016 Excel 2016 для Mac Word 2016 для Mac Excel 2013 Word 2013 Excel 2010 Word 2010 Еще. Меньше

Вы создали список контактов и других данных, которые хотите использовать для слияния почты Word. Если вашим источником данных является существующая электронная таблица Excel, вам просто нужно подготовить данные для слияния. Но если ваш источник данных представляет собой файл с разделителями табуляции (.txt) или файл со значениями, разделенными запятыми (.csv), вам сначала нужно импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.

Шаг 1. Настройте источник данных в Excel

Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, пропустите этот шаг. Если источником данных является файл .txt или .csv, используйте мастер импорта текста, чтобы настроить данные в Excel.

После успешного импорта файла .txt или .csv перейдите к шагу 2.

Выберите Данные > Из текста/CSV.

Выберите нужный файл .txt или .csv и нажмите кнопку «Импорт».

В окне предварительного просмотра выберите Преобразовать данные.

Выберите почтовый индекс, почтовый индекс или другой столбец для форматирования.

Выберите Преобразование > Тип данных: и выберите Текст.

Выберите Заменить текущий.

При необходимости повторите шаги 5–7.

Выберите Закрыть и загрузить.

Перейдите в меню "Файл" > "Сохранить как" и сохраните под другим именем.

Excel 2016. Выберите Данные > Получить внешние данные > Из текста.

Выберите нужный файл .txt или .csv и нажмите кнопку «Импорт».

В мастере импорта текста на панели Исходный тип данных выберите С разделителями.

Выберите «Мои данные имеют заголовки» над панелью предварительного просмотра, если файл имеет заголовки, а затем нажмите «Далее».

На панели "Разделители" установите флажок, соответствующий разделителю (табуляции или запятой), который используется в данных, и нажмите "Далее".

В разделе "Предварительный просмотр данных" выберите столбец, содержащий почтовые индексы или почтовые индексы, а в разделе "Формат данных столбца" выберите "Текст".

Примечание. Каждый раз, когда вы применяете формат данных — Общий, Текст или Дата — к столбцу, название формата отображается в заголовке таблицы для этого столбца.

При необходимости повторите шаг 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и формат данных, который вы хотите применить.

Выберите «Готово».

В диалоговом окне "Импорт данных" примите значение по умолчанию "Существующий лист" и адрес ячейки, а затем нажмите "ОК".

Внимание! Адрес ячейки в диалоговом окне "Импорт данных" показывает текущую выбранную ячейку. Данные импортируются, начиная с указанного адреса ячейки.

Сохраните электронную таблицу под новым именем файла.

Шаг 2. Подготовьте источник данных

В источнике данных Excel, который вы будете использовать для списка рассылки в слиянии почты Word, убедитесь, что вы правильно форматируете столбцы числовых данных. Отформатируйте столбец с числами, например, чтобы он соответствовал определенной категории, такой как валюта.

Если вы выберете процент в качестве категории, имейте в виду, что процентный формат будет умножать значение ячейки на 100. Отформатируйте столбец процентов как текст, если вы хотите избежать этого коэффициента умножения.

Почтовые индексы или почтовые индексы должны быть отформатированы как текст, чтобы сохранить данные во время слияния. Если это не было сделано при импорте, отформатируйте его сейчас.Ведущие нули, например 00399, в кодах удаляются во время слияния, если они не отформатированы как текст.

Выберите столбец, содержащий почтовые индексы, почтовые индексы или другие данные для форматирования.

Перейдите на главную и в группе "Число" щелкните стрелку вниз в поле "Числовой формат", а затем выберите параметр в списке (например, "Текст").

Убедитесь, что вы добавили соответствующий символ до или после поля слияния. Например, вот как выглядят валюта и процентные значения, если вы опустите символы.

Если вы включите символы, числа будут иметь больше смысла.

В документе слияния вы добавляете символы до или после полей слияния следующим образом:

См. также

Важным шагом в процессе слияния почты Word является настройка и подготовка источника данных. Вы можете использовать существующий источник данных Excel или создать новый, импортировав файл со значениями, разделенными табуляцией (.txt) или запятыми (.csv). После настройки и подготовки источника данных вы можете выполнить слияние с помощью динамического обмена данными (DDE) с мастером пошаговой слияния или методом слияния вручную.

Если вы не используете существующий источник данных Excel для слияния, вы можете использовать список контактов или адресную книгу в файле .txt или .csv. Мастер импорта текста проведет вас через шаги, чтобы получить данные из файла .txt или .csv в Excel.

На вкладке "Данные" выберите "Из текста/CSV".

Выберите нужный файл .txt или .csv и нажмите «Импорт».

В мастере импорта текста на панели Исходный тип данных выберите С разделителями.

Установите флажок «Мои данные содержат заголовки» над панелью предварительного просмотра, если импортируемый файл имеет заголовки, а затем нажмите «Далее».

На панели "Разделители" установите флажок, соответствующий разделителю (табуляции или запятой), который используется в ваших данных, а затем нажмите "Далее".

Совет. На панели предварительного просмотра данных показано, как будут выглядеть результаты в виде таблицы.

Доступны следующие форматы: "Общий", "Текст" и "Дата". Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, название формата появляется в заголовке таблицы для этого столбца.

Столбец, содержащий числовые данные, такие как, например, процентное значение или значение валюты, можно отформатировать только после импорта файла. Дополнительную информацию см. в подразделе "Форматирование числовых данных в Excel" ниже.

Выберите «Готово».

По завершении сохраните источник данных с новым именем файла.

Формат числовых данных в Excel

Отформатируйте любые числовые данные, такие как проценты или денежные значения, в любом новом или существующем источнике данных в Excel, который вы собираетесь использовать в слиянии почты Word. Чтобы сохранить числовые данные, отформатированные в процентах или валюте во время слияния, следуйте инструкциям в разделе "Шаг 2. Использование динамического обмена данными (DDE) для слияния".

Откройте источник данных Excel.

Выберите столбец, который вы хотите отформатировать.

На вкладке "Главная" в группе "Число" щелкните стрелку вниз в поле "Числовой формат (общий)", а затем выберите параметр в списке.

При необходимости повторите шаги 2 и 3.

По завершении выберите Сохранить.

Если у вас есть источник данных Excel, содержащий отформатированные числа, такие как проценты и денежные значения, некоторые числовые данные могут не сохранить свое форматирование во время слияния. Вы получите нужные результаты слияния и сможете сохранить формат числовых данных в Excel с помощью DDE.

Примечание. Если вы решите не использовать DDE, следуйте инструкциям в разделе Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты.

Откройте Word, выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».

В разделе "Общие" установите флажок "Подтверждать преобразование формата файла при открытии".

На вкладке "Рассылки" выберите "Начать слияние" > "Пошаговый мастер слияния".

На панели слияния в разделе "Выбрать получателей" выберите "Использовать существующий список".

В разделе Использовать существующий список выберите Обзор, а затем откройте отформатированную электронную таблицу.

В диалоговом окне "Подтверждение источника данных" установите флажок "Показать все" и выберите "Рабочие листы MS Excel через DDE (*.xls)" > "ОК".

В диалоговом окне Microsoft Excel выберите «Вся электронная таблица» > «ОК».

Когда откроется диалоговое окно "Получатели слияния", нажмите "ОК".

Продолжить работу с письмом, сообщением электронной почты, ярлыком или конвертом.

Совет. Вы можете запретить Word получать запросы при каждом открытии файла данных. После подключения к списку рассылки выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно». В разделе Общие снимите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

Если вы создали список контактов в электронной таблице Excel, важно отформатировать все почтовые индексы или почтовые индексы в виде текста, чтобы избежать потери данных. Если вы импортируете в новую электронную таблицу какие-либо контакты из текстового файла (.txt) или файла со значениями, разделенными запятыми (.csv), мастер импорта текста может помочь вам импортировать и форматировать данные.

Шаг 1. Настройте источник данных в Excel

Если вы уже используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, перейдите к шагу 2 в этом разделе. Если источником данных является файл .txt или .csv, содержащий, например, ваши контакты Gmail, используйте мастер импорта текста, чтобы настроить данные в Excel.

Откройте Excel и на вкладке "Данные" выберите "Из текста".

Выберите нужный файл .csv или .txt, а затем выберите «Получить данные».

В мастере импорта текста нажмите "Далее".

В разделе "Разделители" установите флажок, соответствующий разделителю, разделяющему каждый элемент ваших данных (например, табуляцию или запятую). Затем нажмите «Далее».

Совет. Панель предварительного просмотра выбранных данных показывает, как результаты будут выглядеть в формате таблицы.

В окне предварительного просмотра выбранных данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы или почтовые индексы. Затем в поле Формат данных столбца выберите Текст.

При необходимости повторите шаг 5, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и формат данных, который вы хотите применить.

Примечание. Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, название формата появляется в заголовке таблицы для этого столбца.

Нажмите "Готово".

В диалоговом окне "Импорт данных" выберите, куда Excel поместить ваши данные, и нажмите "ОК".

Примечание. Сохраните электронную таблицу под новым именем файла.

Шаг 2. Форматирование числовых данных в электронной таблице Excel

Чтобы обеспечить передачу почтового индекса или почтового индекса при слиянии без потери нулей, отформатируйте столбец, содержащий эти коды, как текст.

Откройте электронную таблицу и выберите столбец, содержащий почтовые индексы или почтовые индексы.

На вкладке "Главная" в поле "Формат" выберите Текст.

Майкл Крайдер

Майкл Крайдер
Писатель

Майкл Крайдер – опытный журналист в области технологий с десятилетним стажем. Пять лет он писал для Android Police, и его работы публиковались в Digital Trends и Lifehacker. Он лично освещал такие отраслевые мероприятия, как Consumer Electronics Show (CES) и Mobile World Congress. Подробнее.

Подобно арахисовому маслу и шоколаду, текстовый процессор с некоторыми базовыми функциями работы с электронными таблицами представляет собой фантастическую комбинацию. Если вы хотите, чтобы в обычный текстовый документ была встроена довольно простая обработка чисел, Microsoft Word поможет вам благодаря встроенной функциональности родственной программы Excel.

Реализация электронных таблиц Excel в Word, по сути, встраивает крошечную копию программы прямо в середину вашего еженедельного информационного бюллетеня для клуба Booster. При редактировании раздела документа Excel у вас есть доступ ко всем элементам управления Excel, как если бы вы использовали Excel в отдельном окне. Вы можете добавлять стандартные ячейки с текстом и числовыми значениями, а также, что особенно важно, формулы, которые применяются только к мини-окну Excel.

Чтобы вставить таблицу Excel в Word 2016, щелкните вкладку «Вставка» в верхней части окна, а затем нажмите кнопку «Таблица». Нажмите кнопку "Таблица Excel" в раскрывающемся меню.

Вот простой пример. Я заполнил стандартные ячейки выдуманными значениями продаж Stanley Sprocket и использовал одну из наиболее распространенных формул суммирования для ячеек в последнем столбце. Итак, для значения «Годовой итог» для «Космических звездочек» в ячейке F2 я использую формулу «сумма (B2: E2)», чтобы сложить все четыре значения в строке и автоматически получить итоговое значение. В этой встроенной версии программы вы можете использовать любую формулу Excel, которая вам нравится.

Это снимок экрана Word, но меню и элементы управления из Excel появляются при редактировании встроенной электронной таблицы.

В электронных таблицах Excel практически бесконечное количество строк и столбцов, но это нецелесообразно, когда вы используете эти данные в виде таблицы в документе Word. Чтобы изменить количество видимых строк и столбцов, щелкните и перетащите опорные точки, черные квадраты, которые появляются в каждом углу и средней точке поля вокруг электронной таблицы Excel.

Когда вы закончите редактирование этих значений, вы можете щелкнуть любую другую часть документа Word, и форматирование по умолчанию вернется к базовой таблице, подходящей для печати или распространения в форматах только для чтения, таких как PDF. Здесь вы можете настроить ширину и высоту таблицы, чтобы она лучше соответствовала форматированию документа Word, не изменяя количество видимых столбцов или строк.

Чтобы снова начать редактирование электронной таблицы, дважды щелкните в любом месте внутри нее, чтобы вернуть элементы управления Excel.

Также можно встроить существующий файл Excel, что удобно, если вы пытаетесь поделиться уже накопленными данными. В таблице «Вставка» нажмите кнопку «Объект» (маленький квадрат с синей рамкой под разделом «Текст»):

В появившемся окне нажмите «Создать из файла», затем нажмите «Обзор», чтобы найти и открыть электронную таблицу Excel на жестком диске вашего компьютера. У вас также есть несколько других вариантов здесь.Выбор параметра «Связать с файлом» сохраняет электронную таблицу, которую вы видите в Word, связанной с фактической электронной таблицей Excel, при условии, что они хранятся в тех же местах, что и при их связывании. Изменения, которые вы делаете в одном месте, отражаются в другом. Вы также можете выбрать параметр «Отображать как значок», чтобы электронная таблица отображалась в виде простого значка в документе Word, по которому можно щелкнуть, чтобы открыть электронную таблицу в Excel.

Когда закончите, просто нажмите "ОК", чтобы вставить электронную таблицу.

В зависимости от форматирования Word вам может потребоваться изменить его размер или отредактировать, чтобы все было видно.

› Как добавлять формулы в таблицы в Microsoft Word
› Как связать или встроить лист Excel в документ Word
› Как суммировать строки и столбцы в Microsoft Word
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
› Что означает XD и как вы его используете?
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11

Самый простой способ вставить диаграмму из электронной таблицы Excel в документ Word — использовать команды копирования и вставки.

Вы можете изменить диаграмму, обновить ее и изменить дизайн, не выходя из Word. При изменении данных в Excel можно автоматически обновить диаграмму в Word.

В Excel выберите диаграмму, а затем нажмите Ctrl+C или выберите Главная > Копировать.

В документе Word нажмите или коснитесь того места, где должна появиться диаграмма, и нажмите Ctrl+V или выберите Главная > Вставить.

Примечание. Диаграмма связана с исходной электронной таблицей Excel. Если данные в электронной таблице изменяются, диаграмма обновляется автоматически.

Обновить диаграмму

В Word выберите диаграмму.

Выберите Дизайн диаграмм или Дизайн инструментов для работы с диаграммами > Данные > Обновить данные.

Вы можете изменить дизайн или данные для диаграммы в Word.

Примечание. Вы не можете редактировать диаграмму, которая была вставлена как изображение, но вы можете настроить ее. Выберите диаграмму, а затем выберите параметр в разделе Формат изображения или Формат инструментов для работы с рисунками.

Редактировать диаграмму в Word

Выберите диаграмму.

Перейдите в раздел Дизайн диаграмм или Дизайн инструментов для работы с диаграммами > Данные > Редактировать данные и выберите один из следующих вариантов:

Выберите «Редактировать данные», чтобы изменить диаграмму в Word.

Выберите «Редактировать данные в Excel».

Примечание. В Word 2010 диаграмма открывается в Excel для редактирования.

Вы также можете изменить диаграмму в Word, используя любую из четырех кнопок, которые появляются при выборе диаграммы.

Параметры макета
Выберите способ взаимодействия объекта с текстом вокруг него.

Элементы диаграммы
Добавляйте, удаляйте или изменяйте элементы диаграммы, такие как заголовок, легенда, линии сетки и метки данных.

Стили диаграмм
Установите стиль и цветовую схему для диаграммы.

Фильтры диаграммы
Редактируйте, какие точки данных и имена отображаются на диаграмме.

Нажмите любую кнопку, чтобы просмотреть доступные параметры.

Существует пять вариантов вставки диаграммы Excel в Word. В двух вариантах встраивается копия всей книги, в двух других диаграмма остается связанной с исходной книгой, а не встраивается, а в одном диаграмма преобразуется в изображение. Если ни один из этих вариантов не соответствует вашим требованиям, вы также можете выбрать Специальная вставка.

В Excel выберите диаграмму, которую вы хотите вставить в Word, а затем нажмите Ctrl+C или выберите Главная > Копировать.

В Word выберите Главная и в списке Вставка выберите один из пяти вариантов вставки.

Примечание. Наведите указатель мыши на кнопку, чтобы прочитать описание параметра.

Использовать целевую тему и встроить книгу

Соответствует теме Word

Встраивает копию книги Excel в диаграмму. Диаграмма не остается связанной с исходной книгой. Чтобы обновить диаграмму автоматически, измените данные во встроенной книге.

Сохранить исходное форматирование и внедрить книгу

Сохраняет тему Excel

Использовать целевую тему и данные ссылки

Это параметр вставки по умолчанию (Ctrl+V).

Соответствует теме Word

Сохраняет связь диаграммы с исходной книгой. Чтобы автоматически обновить диаграмму, измените данные в исходной книге.Вы также можете выбрать Инструменты для работы с диаграммами > Дизайн > Обновить данные.

Сохранить исходное форматирование и связать данные

Сохраняет тему Excel

Сохраняет связь диаграммы с исходной книгой. Чтобы автоматически обновить диаграмму, измените данные в исходной книге. Вы также можете выбрать «Инструменты для диаграмм» > «Дизайн» > «Обновить данные».

Становится картинкой

Вы не можете обновлять данные или редактировать диаграмму, но можете настроить внешний вид диаграммы. В разделе Работа с рисунками выберите Формат.

Основные различия между связанными объектами и внедренными объектами заключаются в том, где хранятся данные и как вы обновляете данные после их вставки в документ Word.

Связанный объект
Информация из объекта, связанного в Word, хранится в исходном файле и может быть обновлена при изменении исходного файла. Используйте связанные объекты, если важен размер файла.

Встроенный объект
Информация из объекта Excel, который вы внедряете в Word, не изменяется при изменении исходного файла Excel. После внедрения объект больше не является частью исходного файла и не будет отражать внесенные изменения.

Выберите «Вставка» > «Текст» > «Объект».

Выберите Создать из файла > Обзор и найдите файл, который хотите вставить в документ Word.

Выберите один из следующих вариантов:

Чтобы добавить файл как связанный объект, выберите Связать с файлом, а затем нажмите кнопку ОК.

Чтобы добавить файл как внедренный объект, выберите Отобразить как значок, а затем нажмите кнопку ОК.

Создайте рабочий лист Microsoft Excel в файле Word, чтобы упростить организацию данных и поддержку документа. Microsoft Office 2010 предоставляет инструменты из командных лент Excel и Word для формулирования и редактирования данных листа Excel в одном файле Word. Щелчком мыши вы можете переключаться между набором инструментов в каждой программе, чтобы настроить данные Excel и Word для анализа.

Панель быстрого доступа

Шаг 1

Откройте программу Word 2010, чтобы отобразить пустой документ.

Шаг 2

Нажмите стрелку на панели быстрого доступа, расположенной в верхней части экрана, чтобы открыть список параметров, а затем нажмите «Дополнительные команды», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Word».

Шаг 3

Нажмите кнопку раскрывающегося списка под «Выбрать команды из», чтобы отобразить список, а затем нажмите «Все команды», чтобы отобразить расширенный список на панели прокрутки.

Шаг 4

Прокрутите список вниз, выберите команду "Электронная таблица Excel", чтобы выбрать ее, а затем нажмите кнопку "Добавить", чтобы скопировать ее на панель "Настройка панели быстрого доступа".

Шаг 5

Нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Параметры Word» и добавить эту командную кнопку на панель быстрого доступа. Кнопка "Электронная таблица Excel" отобразит крошечный символ Excel перед пустым рабочим листом.

Шаг 6

Щелкните в документе Word, куда вы хотите вставить рабочий лист Excel.

Шаг 7

Нажмите кнопку "Таблица Excel", чтобы открыть встроенную пустую таблицу в документе Word.

Шаг 8

Дважды щелкните таблицу, чтобы преобразовать ее в рабочий лист Excel. Лента команд Word преобразуется в ленту команд Excel.

Шаг 9

Щелкните команды Excel, чтобы сформулировать или изменить данные. Введите свои данные на листе.

Шаг 10

Щелкните за пределами рабочего листа Excel, чтобы просмотреть его в виде таблицы в этом документе Word. Лента команд Excel будет преобразована в ленту команд Word.

Шаг 11

Сохраните этот документ Word, нажав клавиши «Ctrl-S» на клавиатуре, чтобы открыть диалоговое окно «Сохранить как». Введите имя файла и щелкните предпочтительный тип файла в раскрывающемся списке. Нажмите кнопку "Сохранить", чтобы закрыть диалоговое окно.

Вставить лист Excel

Шаг 1

Откройте программу Word 2010, чтобы отобразить пустой документ.

Шаг 2

Перейдите на вкладку "Вставка" на командной ленте, нажмите кнопку "Таблица", чтобы открыть список, а затем нажмите "Таблица Excel", чтобы вставить таблицу в документ Word.

Шаг 3

Нажмите и перетащите таблицу в нужное место в документе Word.

Шаг 4

Дважды щелкните таблицу, чтобы преобразовать ее в рабочий лист Excel. Лента команд Word будет преобразована в ленту команд Excel.

Шаг 5

Введите, сформулируйте или измените данные на листе с помощью команд Excel.

Шаг 6

Щелкните за пределами рабочего листа, чтобы вернуться на ленту команд Word и работать в документе Word.

Читайте также: