Как создать счет в Excel
Обновлено: 20.11.2024
Приступим.
Создание пользовательского шаблона счета в Excel 2016: общая картина
Мы разобьем построение нашего шаблона счета в Excel 2016 на несколько разных задач:
- Форматирование таблицы в Excel: добавление границ и изменение размера столбцов
- Добавление меток и форматирование заголовков
- Добавление формул для итогов и промежуточных итогов
- Форматирование чисел
- Защита электронной таблицы
- Сохранение таблицы в качестве шаблона
В целом это может показаться сложным, но сами задачи просты, если выполнять их шаг за шагом.
Форматирование таблицы счетов: добавление границ и изменение размера столбцов
Форматирование счета потребует изменения размеров столбцов и использования границ и инструмента контура. Созданная вами таблица будет определять точки ввода данных. Сначала потренируемся на паре.
Начните с изменения размера столбца A до 12 единиц. Выберите столбец A, затем нажмите Главная, Формат, Ширина столбца и введите 12.
Далее создайте блок, выбрав диапазон ячеек A6:C10. Выберите вкладку Главная, откройте меню Границы и выберите Толстые внешние границы. Создайте еще один блок, выбрав диапазон ячеек A12:C16, затем повторите те же шаги, чтобы применить толстую внешнюю границу.
Теперь, когда вы знаете, как работает инструмент границы и контура, мы создадим в электронной таблице дополнительные поля для хранения информации. В некоторых из этих полей будут использоваться другие стили границ и размеры столбцов.
Увеличьте размер столбцов E и F до 13 единиц. Измените размер столбца G на 15 единиц.
Далее мы создадим блок из диапазона ячеек F6:F13 и применим толстую границу, но на этот раз только к левому краю. Выберите диапазон ячеек, затем нажмите меню Границы, затем Стиль линии и выберите толстую линию.
Откройте меню Границы и выберите Левая граница.
Теперь мы знаем, как применять границы в различных стилях и макетах. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы оформить границы для остальной части счета-фактуры.
Блокировать диапазоны ячеек
Стиль границы
Добавление меток и форматирование заголовков
Следующим шагом является ввод меток для каждого адреса ячейки с соответствующим выравниванием и размером шрифта. Вот несколько образцов этикеток. При необходимости вы можете заменить каждый ярлык своим собственным.
Ярлыки
Адрес ячейки
Выравнивание
Размер шрифта
Создайте блок из диапазона ячеек A18:F18. На вкладке «Главная» откройте меню Стили ячеек и выберите нужный стиль для заголовков. Я выбрал оранжевый 60% — Акцент 2.
На этом этапе ваш счет должен выглядеть следующим образом.
Добавление формул для расчета итогов и промежуточных итогов
Пришло время оживить ваш счет. Это означает добавление формул, которые помогут вам рассчитать стоимость ваших товаров и услуг. В вашем счете, скорее всего, потребуется условная функция, основанная на стоимости выбранного продукта или услуги.
Формула Если(Условие, Значение 1, Значение 2) возвращает значение на основе условия. Если условие истинно, то выдается значение 1. Если условие ложно, то создается значение 2.
Первая формула, которую мы введем, вычисляет сумму. Для таблицы детализированных сборов мы хотим рассчитать сумму, умножив количество (A19) на цену за единицу (E19). Но мы хотим сделать это только в том случае, если строка заполнена. В противном случае наша формула создаст ошибку.Чтобы избежать этого, мы присваиваем ячейке количества (F19) пустое значение, если ячейка количества пуста.
В ячейке F19 введите =ЕСЛИ(A19=""",",A19*E19). Перейдите к заполнению диапазона ячеек F20:F28 формулой.
Создайте формулу для промежуточного итога. В ячейке F29 введите =СУММ(F19:F28)
Чтобы создать формулу для налога, перейдите в ячейку F30 и введите =F29*0,50. Обменяйте 0,50 на любую местную налоговую ставку.
Введите формулу для расчета «Оплатить эту сумму» в ячейке F32. Введите =F29+F30+F31
Форматирование чисел
Далее отформатируйте правый столбец как валюту. Выберите F19:F32, затем нажмите $ (формат номера счета) в главном меню в разделе «Число».
Проделайте то же самое для E19:E28.
Добавление защиты электронной таблицы
Теперь, когда формат и формулы вашего счета-фактуры завершены, вы хотите заблокировать определенные ячейки, чтобы они не были случайно изменены, что нарушит ваш счет. Вы можете сделать это, включив защиту в своей электронной таблице. Перед включением защиты необходимо разблокировать ячейки, в которые вы хотите вводить данные.
Выберите диапазоны ячеек A17:E28. Перейдите на ленту Главная и нажмите Формат. Найдите Заблокировать ячейку. Если он включен, щелкните его, чтобы отключить.
Повторите те же действия для следующих адресов и диапазонов ячеек.
Нажмите меню Формат, а затем Защитить лист. По умолчанию будут отмечены «Защитить рабочий лист и содержимое заблокированных ячеек», «Выбрать заблокированные ячейки» и «Выбрать разблокированные ячейки». Установка пароля необязательна и в данном случае действительно не нужна. Убедитесь, что выбраны эти настройки, и нажмите ОК.
Теперь ваша электронная таблица будет заблокирована для редактирования, за исключением строк, которые вы разблокировали для ввода данных. Если вы когда-нибудь захотите внести изменения в свою электронную таблицу, нажмите Формат, а затем Снять защиту с листа…
Все, что вам осталось сделать сейчас, это сохранить свой счет в качестве шаблона, а затем испытать его. Нажмите Файл > Сохранить как… > щелкните в поле списка типов, затем выберите Шаблон Excel (*.xltx), затем нажмите Сохранить.
Каждый раз, когда вам нужно создать новый счет, вы можете просто запустить шаблон и ввести свои данные. Конечно, вам может понадобиться настроить свой счет в соответствии с вашими конкретными потребностями и требованиями, но теперь, когда вы знаете основы форматирования и формул, сделать это не составит труда.
Если вы новичок в Excel или хотите освежить в памяти основные функции популярной электронной таблицы, обязательно ознакомьтесь с нашей предыдущей статьей, в которой подробно описаны основы, которые должен знать каждый новый пользователь Excel.
Маршалл Ганнелл
Маршалл Ганнелл
Писатель
Маршалл — писатель с опытом работы в сфере хранения данных. Он работал в Synology, а совсем недавно был директором по маркетингу и техническим писателем в StorageReview. В настоящее время он работает техническим писателем по API/программному обеспечению в Токио, Япония, управляет VGKAMI и ITEnterpriser и тратит то немногое свободное время, которое у него есть, на изучение японского языка. Подробнее.
Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, выполняющим работу для нескольких компаний, или представляете компанию, планирующую предоставить кредитную линию своим клиентам, вам потребуется счет-фактура. Создать индивидуальный счет в Excel несложно. Вы будете готовы отправить свой счет и получить оплату в кратчайшие сроки.
Использование шаблона счета
Создать простой счет в Excel относительно просто. Создайте несколько таблиц, установите несколько правил, добавьте немного информации, и все готово. Кроме того, существует множество веб-сайтов, которые предоставляют бесплатные шаблоны счетов, созданные настоящими бухгалтерами. Вы можете использовать их вместо этого или даже загрузить один, чтобы использовать его в качестве вдохновения, когда вы создаете свой собственный.
Excel также предоставляет собственную библиотеку шаблонов счетов, которые вы можете использовать. Чтобы получить доступ к этим шаблонам, откройте Excel и перейдите на вкладку «Файл».
Здесь выберите «Новый» и введите «Счет» в строку поиска.
Нажмите Enter, и появится коллекция шаблонов счетов.
Просмотрите доступные шаблоны, чтобы найти тот, который вам нравится.
Создание простого счета в Excel с нуля
Чтобы создать простой счет в Excel, нам нужно сначала понять, какая информация требуется. Для простоты мы создадим счет, используя только информацию, необходимую для получения платежа. Вот что нам нужно:
- Информация о продавце
- Имя
- Адрес
- Номер телефона
- Название компании
- Адрес
Приступим.
Сначала откройте пустой лист Excel. Первое, что мы собираемся сделать, это избавиться от линий сетки, предоставив нам чистый лист Excel для работы. Для этого перейдите на вкладку «Вид» и снимите флажок «Сетка» в «Показать». раздел ".
Теперь давайте изменим размер некоторых столбцов и строк. Это даст нам дополнительное место для более длинной информации, такой как описания предметов. Чтобы изменить размер строки или столбца, нажмите и перетащите.
По умолчанию высота строк составляет 20 пикселей, а ширина столбцов – 64 пикселя. Вот как мы рекомендуем оптимизировать строки и столбцы.
- Столбец A: 385 пикселей.
- Столбец B: 175 пикселей.
- Столбец C: 125 пикселей.
В строке 1 будет ваше имя и слово «Счет». Мы хотим, чтобы эта информация была сразу же видна получателю, поэтому мы оставляем немного больше места, чтобы увеличить размер шрифта этой информации, чтобы она привлекла внимание получателя.
Столбец A содержит большую часть важной (и потенциально объемной) информации в счете-фактуре. Это включает информацию о покупателе и продавце, описание товара и способ оплаты. Столбец B содержит конкретные даты перечисленных элементов, поэтому для него не требуется столько места. Наконец, столбец C будет включать номер счета-фактуры, дату счета-фактуры, индивидуальную цену каждого перечисленного товара и общую сумму к оплате. Эта информация также короткая по объему, поэтому для нее не требуется много места.
Настройте свои строки и ячейки в соответствии с предложенными спецификациями, и давайте начнем с добавления нашей информации!
В столбце A, строке 1 введите свое имя. Увеличьте размер шрифта (около 18 пунктов) и сделайте текст жирным, чтобы он выделялся.
В столбце B, строке 1 введите "Счет", чтобы сразу было понятно, что это за документ. Мы рекомендуем использовать шрифт 28pt, используя все заглавные буквы. Не стесняйтесь придать ему более светлый цвет, если хотите.
В столбце A, строках 4, 5 и 6 мы вводим наш адрес и номер телефона.
В столбце B, строках 4 и 5 введите «ДАТА:» и «СЧЕТ:» жирным шрифтом и выровняйте текст по правому краю. Столбец C, строки 4 и 5 — это место, где вы будете вводить фактическую дату и номер счета.
Наконец, для последней части основной информации мы введем текст "Счет на:" (выделенный полужирным шрифтом) в столбце A, строке 8. Ниже, в строках 9, 10 и 11, мы введите информацию о получателе.
Теперь нам нужно составить таблицу со списком наших товаров, дат выполнения и конкретных сумм. Вот как мы это настроим:
Сначала мы объединим столбцы A и B в строке 14. Это будет заголовком для элементов списка (столбец A, строки 15–30) и даты выполнения (столбец B, строки 15–30). После того, как вы объединили столбцы A и B в строке 14, придайте ячейке границу. Вы можете сделать это, перейдя в раздел «Шрифт» на вкладке «Главная», выбрав значок границы и выбрав желаемый тип границы. Сейчас мы будем использовать «Все границы».
Проделайте то же самое для ячейки C14. Не стесняйтесь затенять свои ячейки, если хотите. Мы сделаем светло-серый. Чтобы заполнить ячейки цветом, выберите ячейки, нажмите стрелку рядом со значком «Цвет заливки» в разделе «Шрифт» на вкладке «Главная» и выберите цвет в раскрывающемся меню.
В первой выделенной ячейке введите «ОПИСАНИЕ» и выровняйте текст по центру. Для C14 введите «СУММА» с выравниванием по центру. Жирный текст для обоих. Теперь у вас есть заголовок таблицы.
Мы хотим убедиться, что у нас достаточно большая таблица для перечисления всех наших элементов. В этом примере мы будем использовать шестнадцать рядов. Дайте или возьмите столько, сколько вам нужно.
Перейдите к нижней части того места, где будет ваша таблица, и задайте для первых двух ячеек в строке нижнюю границу.
Теперь выделите ячейки C15–29 и задайте для них левую и правую границы.
Теперь выберите ячейку C30 и задайте для нее левую, правую и нижнюю границы. Наконец, мы добавим в нашу таблицу раздел «Общая сумма». Выделите ячейку C31 и задайте ей границы вокруг всей ячейки. Вы также можете придать ему оттенок цвета, чтобы он выделялся. Обязательно пометьте его словом «ВСЕГО» в ячейке рядом с ним.
Это завершает структуру нашей таблицы. Теперь давайте установим некоторые правила и добавим формулу для завершения.
Мы знаем, что даты выполнения будут указаны в столбце B, строки 15–30. Идите вперед и выберите эти ячейки. Выбрав все из них, щелкните поле «Формат номера» в разделе «Число» на вкладке «Главная».
После выбора появится раскрывающееся меню. Выберите вариант «Короткая дата». Теперь, если вы введете число, например 12/26, в любую из этих ячеек, она автоматически переформатируется в версию с краткой датой.
Аналогичным образом, если вы выделите ячейки C15-30, в которые будет помещена сумма нашего товара, и выберете опцию «Валюта», а затем введите сумму в эти ячейки, она будет переформатирована, чтобы отразить эту сумму.
Чтобы автоматически добавить все отдельные суммы и отразить их в созданной нами ячейке «Сумма», выберите ячейку (в данном примере C31) и введите следующую формулу:
Теперь, если вы введете (или удалите) любое число в отдельных ячейках суммы, оно автоматически отразится в ячейке суммы.
Это сделает вашу работу более эффективной в долгосрочной перспективе.
Двигаясь дальше, введите текст "Способ оплаты:" в A34.
Информация, которую вы указываете рядом с ней, находится между вами и получателем. Наиболее распространенными формами оплаты являются наличные, чек и банковский перевод. Иногда вас могут попросить принять денежный перевод. Некоторые компании даже предпочитают вносить прямой депозит или использовать PayPal.
Теперь последний штрих: не забудьте поблагодарить своего покупателя или клиента!
Начните рассылать счета и получать оплату!
- › Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
- › Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
- ›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
- › Что означает XD и как вы его используете?
- › Как восстановить метки панели задач в Windows 11
- › Как установить Google Play Маркет в Windows 11
Таблицы Google, Документы Google, Microsoft Excel и Microsoft Word — все в порядке. Но когда дело доходит до программы Microsoft Excel, владельцы малого бизнеса могут без проблем создавать шаблоны счетов в Excel для своих клиентов.
В Excel вы можете создать свой шаблон или подготовить счет с помощью загруженного шаблона в Excel.
Из этого раздела руководства по выставлению счетов вы узнаете, как:
Оглавление
Создание счета с помощью шаблона Excel (Windows)
Вы, как владелец малого бизнеса, можете использовать персонализированные шаблоны счетов из программы Excel, чтобы создать профессиональный счет в Интернете в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Выполнив эти действия, вы научитесь создавать счета в программе Excel.
Откройте программу Excel
Чтобы создать бесплатный шаблон счета в Excel для заказов на покупку, вам нужно будет открыть программу Excel на своем ПК.
Поиск шаблонов
Когда вы запускаете программу Excel на своем компьютере, найдите шаблоны счетов Excel в верхней части окна. Чтобы сузить варианты, введите «счет-фактура», чтобы получить шаблоны счетов-фактур Excel. Перед исследованием ваш компьютер должен быть подключен к Интернету.
Выберите предпочтительный шаблон
После просмотра нескольких шаблонов счетов в Excel у вас должен быть тот, который будет вам полезен. В программе Microsoft Excel есть ряд шаблонов для счетов.
Вы найдете пустые шаблоны счетов-фактур для доставки, обслуживания, продажи и других видов деятельности.
Из различных шаблонов счетов Excel выберите тот, который подходит для вашего бизнеса в качестве решения для выставления счетов, и загрузите шаблон. После того, как вы загрузили шаблон, вам нужно открыть его.
Открыть шаблон
После того, как вы сделали выбор, просмотрите бесплатный шаблон счета в Excel и нажмите «Создать», чтобы открыть пустой шаблон счета или загрузить счета. Шаблон откроется в новом окне.
Персонализация шаблона
Выбрав простой шаблон счета-фактуры, вы можете открыть новую электронную таблицу с шаблоном и приступить к его персонализации.
Простой шаблон счета-фактуры должен содержать необходимые сведения о счете, чтобы показать клиенту, что он должен видеть для своевременной оплаты.
Таким образом, выписки по счетам должны содержать:
- Название и логотип вашей компании
- Контактные данные вашей компании, включая имя, адрес, адрес электронной почты и номер телефона.
- Контактная информация вашего клиента
- Номер счета-фактуры согласно форме счета-фактуры
- Дата создания счетов
- Подробное описание услуг или продуктов, поставляемых клиенту, с почасовой оплатой и отработанными часами, если применимо.
- Итог расходов и услуг
- Общая сумма, подлежащая уплате клиентом по счетам, включая скидки и налоговые сборы, если применимо (например, налог на товары и услуги, НДС и налог с продаж).
- Ваши условия и правила оплаты, включая условия оплаты, которые вы принимаете
Сохранить счет
При заполнении бесплатного шаблона счета или формы счета необходимой и необходимой платежной информацией по проектам сохраните черновик бесплатного шаблона счета в виде электронной таблицы на своем ПК.
Предпочтительнее сохранить его как документ Xls, чтобы при необходимости его можно было отредактировать в другое время.
Кроме того, сохраняйте в формате PDF, если хотите отправить счета клиентам, чтобы их не мог редактировать другой человек.
Отправить счет
Отправляйте счета своим клиентам по электронной почте или распечатывайте счета и отправляйте их бесплатно по почте. Не забудьте добавить дружеские заметки, которые произведут впечатление на клиента.
Создание счета с помощью шаблона Excel (Mac)
Чтобы создавать и отправлять счета с помощью бесплатного шаблона счета Excel на компьютере Mac, выполните следующие действия:
Откройте программу Excel
Поиск шаблонов
Чтобы сузить область поиска, вы найдете строку поиска в верхней части компьютера. Нажмите на нее и введите ключевое слово «счет-фактура», затем нажмите клавишу ВВОД для поиска.
Выберите предпочитаемый счет
Скачать шаблон
Персонализация шаблона
Во все поля шаблонов добавьте следующую информацию:
- Логотип вашей компании
- Контактная информация о вашей компании, включая название компании, адрес, адрес электронной почты и номер телефона.
- Контактные данные вашего клиента
- Дата выставления счета
- Номер счета-фактуры
- Четкое описание выполненных вами работ с почасовой или фиксированной оплатой, если применимо, или количество товаров, поставленных один за другим.
- Итого по услугам
- Ваши условия и правила оплаты, а также способы оплаты, которые вы принимаете. Включите плату за просрочку платежа, если это применимо и согласовано с клиентом.
- Общая сумма с налоговой ставкой и скидкой, если применимо.
Сохранить счет
Отправить счет
Создание счета в Excel с нуля
С помощью этих шагов вы сможете научиться готовить счета для шаблона заказа на покупку с нуля:
Запустить новую таблицу Excel
Первым шагом в этом процессе является открытие новой программы Excel на вашем ПК, щелкнув пустую книгу.
Создать заголовок счета-фактуры
Небольшие предприятия должны убедиться, что их счет легко идентифицировать, когда клиент увидит его для оплаты денег. Соответствующий заголовок состоит из:
- Логотип вашей компании
- Контактные данные вашей компании
- Уникальный номер счета-фактуры
- Дата выставления счета
Включить информацию о клиенте
Сведения о клиенте, которому вы отправляете счет, должны быть указаны в счете. Малые предприятия должны убедиться, что у вас есть название компании, логотип и адрес контактного лица или организации, которой вы выставляете счет, адрес электронной почты и номер телефона.
Укажите дату платежа
Каждый шаблон счета для Excel, который вы отправляете, должен иметь срок оплаты, чтобы это не повлияло на ваш денежный поток. Для ясности полностью запишите дату. Например, «Платеж должен быть произведен до 20 августа 2018 года». Иногда написание кратких форм может сбивать с толку и может привести к задержке платежа.
Подробно опишите предоставляемые услуги
Для ясности подробно опишите услуги и прайс-лист, примерно предлагаемый клиенту, в шаблоне счета за услуги. Если возможно, разделите задачу на строки и столбцы и укажите почасовую ставку вместе с количеством часов, которые вы отработали. У вас должен быть промежуточный итог по перечисленным услугам.
Добавить промежуточный итог
Преимущество подготовки счетов с помощью программы Excel заключается в том, что функции самой программы могут помочь вам с математическими задачами. С помощью функции СУММ программы Excel вы можете суммировать все платежи в платежном цикле.
Например, если вы суммируете даты столбцов из ячеек с 6 по 8, все, что вам нужно сделать, это ввести эту формулу в ячейку C9: =СУММ(C4: C8).
Укажите условия оплаты
Способы оплаты, правила оплаты за просрочку платежа и другие платежные реквизиты, которые должен знать клиент, должны быть указаны в нижней части счета, что является правильным способом создания бесплатного шаблона счета для Excel.
Microsoft и Google предоставляют шаблоны через Excel, Word, Google Docs и Google Spreadsheets, которые могут самым простым способом обосновать ваши требования к выставлению счетов.
Он также предлагает вам сохранить шаблоны в соответствии с вашими требованиями, чтобы вам не приходилось тратить время на ненужные задачи.
Независимо от того, какой формат, функции или систему вы выберете для своего шаблона счета, все, что вы выберете в качестве шаблона счета для Excel или Word, должно соответствовать вашим бизнес-требованиям.
Просто убедитесь, что все, что вы создаете в Word или Excel, выглядит профессионально и соответствует вашему фирменному стилю. С помощью Word и Excel вы можете получать полностью профессиональные счета, которые помогут поддерживать имидж вашего бренда.
Джил Патель – основатель InvoiceOwl, а также главный куратор и автор контента, размещенного на этом сайте. Благодаря идеалам качества, приверженности и настойчивости он верит в создание прочных деловых отношений с клиентами.
В этой статье описывается, как автоматизировать создание счетов в Excel. Если вы спешите, просто загрузите файл Excel.
Вот как выглядит таблица. Если вы выберете номер клиента из раскрывающегося списка в ячейке E6, Excel автоматически заполнит информацию о клиенте. Если вы выберете номер продукта в одном из раскрывающихся списков в ячейках с A13 по A31, Excel автоматически заполнит информацию о продукте.
Ниже мы объясним, как мы автоматизировали ввод информации о продукте. Те же приемы использовались для информации о клиенте.
<р>1. На странице Продукты введите информацию о продукте.<р>2. На листе "Счет" выберите ячейки с A13 по A31.
<р>3. На вкладке "Данные" в группе "Инструменты данных" нажмите "Проверка данных".<р>4. В поле Разрешить нажмите Список.
<р>5. Щелкните поле "Источник" и выберите диапазон A2:A5 на листе "Товары". <р>6. Вручную измените 5 на 1048576 (или любое другое большое число), чтобы включить больше ячеек. Теперь вы можете добавлять столько новых товаров, сколько хотите.<р>8. Выберите ячейку B13 и введите формулу, показанную ниже.
Объяснение. Если ячейка A13 пуста, формула возвращает пустую строку. Если нет, функция ВПР ищет номер продукта (1001) в крайнем левом столбце диапазона $A:$C (столбцы от A до C) на листе «Продукты» и возвращает значение в той же строке из второго столбца ( col_index_num установлено значение 2).
<р>9. Выберите ячейку C13 и введите формулу, показанную ниже.Объяснение. Эта формула почти такая же, как и предыдущая. На этот раз он возвращает значение в той же строке из третьего столбца (col_index_num имеет значение 3).
<р>10. Выберите ячейку E13 и введите формулу, показанную ниже.Объяснение. Если ячейка A13 пуста, формула возвращает пустую строку. Если нет, возвращается произведение цены и количества.
<р>11. Чтобы скопировать формулы в другие ячейки, выберите диапазон B13:E13 и перетащите его вниз к строке 31. Воспользуйтесь средством форматирования, чтобы восстановить форматирование.Читайте также: