Как создать контакт в Outlook
Обновлено: 06.07.2024
Вы можете собирать и упорядочивать информацию о людях, сохраняя новые контакты в своей адресной книге. Контакты похожи на электронные карты, которые сохраняют контактную информацию человека. Контакт может быть таким же простым, как имя и адрес электронной почты, или содержать дополнительную информацию, такую как почтовый адрес, несколько телефонных номеров и изображение профиля.
Вы сами решаете, какая информация будет добавляться, обновляться и удаляться в карточку контакта.
После того как вы сохранили кого-то в качестве контакта, вы можете ввести первые несколько букв его имени в сообщение электронной почты, и Outlook подставит вам его адрес электронной почты. Или с помощью нескольких щелчков мыши вы можете позвонить этому человеку, даже не просматривая его номер телефона.
Откройте сообщение, чтобы имя человека отображалось в одной из следующих строк: From:, To:, Cc: или Bcc:.
Щелкните правой кнопкой мыши соответствующее имя и выберите "Добавить в контакты Outlook".
В открывшемся окне введите данные, которые хотите сохранить.
Примечание. Outlook вставляет адрес электронной почты контакта в поле "Электронная почта", а любую другую информацию о контакте, доступную в сообщении, - в соответствующие поля. Если контакт находится в вашей организации, это, вероятно, включает его должность, отдел, номер телефона и офис.
Выберите Сохранить.
Нажмите "Люди" в нижней части экрана.
В меню "Файл" выберите "Новый контакт" или нажмите Ctrl+N.
Совет. Чтобы создать контакт из другой папки Outlook, нажмите Ctrl+Shift+C.
Введите имя и любую другую информацию, которую вы хотите указать для контакта.
Если вы хотите немедленно создать другой контакт, выберите «Сохранить и создать» (таким образом вам не придется начинать заново для каждого контакта).
Чтобы добавить еще один контакт из той же компании, нажмите стрелку вниз рядом с кнопкой "Сохранить и создать", а затем выберите "Контакт из той же компании".
Когда вы закончите вводить новые контакты, нажмите "Сохранить и закрыть".
Вы можете сохранить для кого-то несколько номеров телефонов, адресов электронной почты или почтовых адресов.
Если вы еще не добавили контакт, создайте новый контакт. В противном случае откройте существующий контакт.
Нажмите стрелку вниз рядом с адресом электронной почты, любым полем номера телефона или служебным адресом, а затем выберите один из других вариантов в раскрывающемся списке. Например, чтобы добавить второй адрес электронной почты, выберите Электронная почта 2. Чтобы добавить номер телефона TTY/TDD, нажмите стрелку рядом с любым из полей телефона и выберите TTY/TDD.
Если у вас есть изображение человека, сохраненное на вашем компьютере (или в другом месте), вы можете использовать его в его контактной информации.
Нажмите значок изображения в новом поле контакта.
Найдите изображение, которое хотите использовать, в поле "Добавить изображение контакта" и нажмите "ОК".
Импорт контактов из файла .csv или .pst Файл .csv содержит контакты, которые вы экспортировали в текстовый файл, где каждая часть информации о контакте разделена запятой (.csv означает "значение, разделенное запятой"). .
PST-файл — это файл, экспортированный из Outlook в формат, который может прочитать другой компьютер, на котором запущен Outlook.
Получить контакты из Excel Вы можете использовать мастер импорта и экспорта, чтобы импортировать контактную информацию, сохраненную в файле Excel, например в формате .xlsx или .xls.
Вы сами решаете, какая информация будет добавлена в карточку контакта. Вы можете обновлять и удалять информацию по своему усмотрению.
Чтобы изменить представление имен в карточке контакта
На вкладке "Файл" выберите "Параметры" > "Люди" .
В разделе «Имена и регистрация» выполните следующие действия:
В списке заказов "Полное имя" по умолчанию выберите вариант.
Первый (средний) Последний
Молли Н. Демпси
Первая Последняя1 Последняя2
Молли Джонс Демпси
В списке по умолчанию "Файл как" выберите вариант.
Выберите контакт, который вы хотите изменить, щелкните правой кнопкой мыши и в карточке контакта измените или обновите информацию по своему усмотрению.
Выберите «Сохранить и закрыть» > «Файл» > «Закрыть».
Чтобы добавить добавочный номер
На карточке контакта в разделе Номера телефонов выберите Бизнес.
Примечание. Не выбирайте стрелку раскрывающегося списка рядом с ящиком «Рабочий», «Рабочий факс» или «Мобильный телефон». Выберите фактическую коробку.
В диалоговом окне "Проверить номер телефона" введите сведения о телефоне, включая поле "Добавочный номер".
В меню "Файл" выберите "Создать" и нажмите "Контакт".
Сочетание клавиш Чтобы создать контакт, нажмите Ctrl+Shift+C.
Введите имя контакта.
Введите информацию, которую вы хотите включить в контакт.
Чтобы указать, как должно отображаться имя контакта в строке "Кому" сообщения, введите имя в поле "Отобразить как".
Чтобы ввести несколько записей в поле, например несколько номеров телефонов или адресов электронной почты, нажмите стрелку вниз рядом с полем.
Если у вас есть несколько почтовых адресов для контакта, установите флажок Это почтовый адрес, чтобы указать, какой адрес будет использоваться во время слияния.
Совет. Вы можете быстро создать еще один контакт с той же информацией о компании. В текущем контакте в меню "Действия" нажмите "Новый контакт из той же компании".
Вы можете создать новый контакт из существующего контакта, используя существующий контакт в качестве шаблона, а затем при необходимости изменив любую информацию.
В приложении "Контакты" в представлении "Визитные карточки" щелкните контакт, который вы хотите использовать в качестве шаблона.
Примечание. Вы также можете выполнить эту процедуру в представлениях "Адресные карточки" и "Подробные адресные карточки".
Нажмите CTRL+C, а затем нажмите CTRL+V.
В поле "Обнаружен повторяющийся контакт" выберите параметр "Добавить новый контакт".
При сохранении контакта или электронной визитной карточки с тем же именем или адресом электронной почты, что и у уже существующих в папке «Контакты», Microsoft Outlook отображает диалоговое окно с вариантами добавления дубликата контакта в качестве нового контакта. или обновите существующий контакт новой информацией из дубликата контакта. Дополнительную информацию см. в статье Разрешение или удаление повторяющихся контактов.
Новый контакт появится в режиме визитных карточек рядом с скопированным контактом.
Дважды щелкните новый контакт, чтобы открыть его, а затем при необходимости измените информацию.
Нажмите "Сохранить и закрыть".
Откройте или просмотрите сообщение электронной почты, содержащее имя, которое вы хотите добавить в свой список контактов.
Щелкните правой кнопкой мыши имя отправителя, которого вы хотите сделать контактом, и выберите "Добавить в контакты" в контекстном меню.
Примечание. В Outlook нет возможности автоматически добавлять контактную информацию в Контакты или адресную книгу, когда вы отвечаете контакту.
При сохранении электронной визитной карточки, полученной в сообщении электронной почты, создается новый контакт. Если у вас уже есть контакт с таким именем, вы можете сохранить дубликат как новый контакт или обновить исходный.
В открытом сообщении щелкните карточку правой кнопкой мыши, а затем выберите "Добавить в контакты" в контекстном меню. Новый контакт откроется в контактной форме.
На вкладке "Контакт" в группе "Сохранить" нажмите "Сохранить и закрыть".
Если у вас уже есть контакт с таким именем, Outlook обнаружит дубликат. Выполните одно из следующих действий:
Выберите Добавить новый контакт. Это создает дубликат контакта, включая контактную форму и электронную визитную карточку.
Выберите Обновить информацию. Перечислены существующие повторяющиеся контакты. Дважды щелкните контакт, чтобы обновить его, а затем обновите информацию в контактной форме и сохраните ее.
Новая контактная информация теперь сохраняется в приложении "Контакты" и доступна в виде электронной визитной карточки, а также в других представлениях. Вы можете вносить изменения в контактную информацию как до, так и после ее сохранения. Чтобы внести изменения в карточку после ее сохранения, см. инструкции в разделе Создание электронных визитных карточек.
Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши прикрепленный файл .vcf в заголовке сообщения, чтобы открыть контекстное меню и добавить контакт или выбрать другие параметры.
Если вы нажмете кнопку «Сохранить и создать» в контактной форме, открытый контакт будет сохранен, и откроется новая пустая контактная форма.
Для этой функции требуется учетная запись Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 или Exchange Server 2007. Большинство домашних и личных учетных записей не используют Microsoft Exchange.
Откройте общую папку, в которой вы хотите создать контакт.
Если список папок не отображается, откройте меню «Перейти» и выберите «Список папок».
Нажмите «Общие папки», а затем выберите папку, которую хотите открыть.
Если папка, которую вы хотите открыть, находится в другой папке, нажимайте знак "плюс" (+) рядом с каждой вложенной папкой, пока не найдете нужную папку.
В меню "Файл" выберите "Создать" и нажмите "Контакт".
Введите имя нового контакта.
Введите информацию, которую вы хотите включить в контакт.
Чтобы указать, как должно отображаться имя контакта в строке "Кому" сообщения, введите имя в поле "Отобразить как".
Чтобы ввести несколько записей в поле, например несколько типов телефонных номеров или адресов, нажмите стрелку вниз рядом с полем.
Если у вас есть несколько почтовых адресов для контакта, установите флажок Это почтовый адрес, чтобы указать, какой адрес будет использоваться во время слияния.
Нажмите "Сохранить и закрыть" .
Новый контакт можно создать только в папке "Контакты". Например, вы не можете создать новый контакт в почтовой папке.
Если вы постоянно отправляете электронные письма одному и тому же человеку, имеет смысл добавить их в список контактов, чтобы они всегда были в пределах вашей досягаемости. Подобно отправке вложений, в Outlook этот процесс относительно прост. Вы можете добавлять контакты прямо из электронной почты, с нуля, из файла, Excel и многого другого. В этом руководстве мы объясним, как это сделать.
Добавление контакта Outlook из сообщения электронной почты
Чтобы добавить контакт из сообщения Outlook, сначала нужно открыть сообщение, чтобы имя человека отображалось в строке "От", "Кому", "Копия" или "СК". Затем вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши имя и выбрать параметр «Добавить в контакты Outlook». В открывшемся окне вы можете заполнить все данные, которые хотите сохранить. Outlook автоматически заполнит адрес электронной почты контакта в ящике электронной почты и другую информацию о контакте, полученную из сообщения электронной почты. Вы можете завершить процесс, нажав Сохранить.
Добавление контакта с нуля
Хотя добавление контакта из сообщения электронной почты — это самый простой способ сделать что-либо, вы также можете добавить контакт с нуля. Для этого вы можете щелкнуть значок «Люди» сбоку экрана, где находится список ваших учетных записей. Затем вы можете щелкнуть параметр «Новый контакт» в верхней части боковой панели и добавить свой контакт вручную, введя информацию, которую хотите включить. Когда закончите, нажмите Сохранить и закрыть.
Другие способы добавления контактов
Как и во многих других случаях в Office 365, контакт можно добавить несколькими способами. В качестве альтернативного способа добавления контактов в Outlook вы можете импортировать контакты из файла .CSV или .PST. Файл .CSV обычно содержит контакты, экспортированные в текстовый файл, где каждая контактная информация разделена запятой. Тем временем файл .PST экспортируется из Outlook и может перемещать ваши контакты между компьютерами. Вот как это можно сделать.
- Выберите «Файл» на ленте вверху.
- Выберите «Открыть и экспортировать».
- Выберите «Импорт/экспорт».
- Чтобы импортировать файл .CSV или .PST, выберите «Импорт из другой программы или файла» и нажмите «Далее».
- Выберите вариант
- В поле "Импорт файла" перейдите к файлу контактов и выберите его двойным щелчком.
Выбрав этот параметр, вы можете выбрать папку для сохранения контактов. Обязательно выберите учетную запись, которую вы используете, выберите ее подпапку и выберите «Контакты». После этого вы можете нажать «Готово».
После того как вы добавили контакт любым из описанных выше способов, вы можете сделать с ним так много всего. Вы полностью контролируете, какая информация добавляется к нему. Вы можете изменить фотографию своего контакта, изменить способ отображения имен, обновить информацию, добавить добавочные номера и т. д.
Вы даже можете переслать карточку контакта коллегам, щелкнув карточку, выбрав группу «Действия» на вкладке контактов и выбрав параметр «Как контакт Outlook» в меню списка пересылки. Вы нашли это руководство полезным? Дайте нам знать в комментариях ниже.
Если вы регулярно отправляете электронные письма группе людей, например вашей проектной команде или любительскому футбольному клубу, однократное усилие по созданию группы электронной почты для списка рассылки многократно окупится в будущем. Microsoft Outlook предлагает группу контактов для управления списками контактов с несколькими личными контактами, группами электронной почты с десятками членов команды или списками рассылки с тысячами подписчиков.
Количество контактов, которые можно добавить в группу электронной почты после выхода Outlook 2007, не ограничено.
Чтобы создать новую группу контактов, выполните следующие действия:
1. Откройте диалоговое окно «Группа контактов», чтобы создать новый список рассылки для Outlook, выполнив одно из следующих действий:
-
В представлении «Контакты» на вкладке «Главная» в группе «Создать» нажмите кнопку «Новая группа контактов»:
2. В диалоговом окне группы контактов:
- В поле «Имя» введите желаемое имя группы электронной почты (имя может содержать пробелы).
- На вкладке "Контактная группа" в группе "Участники" щелкните список "Добавить участников" и выберите способ добавления участника:
- Если вы хотите добавить существующего участника из контактов Outlook или из адресной книги, выполните следующие действия:
- В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в свою группу контактов:
Вы можете добавлять имена из разных адресных книг в одну и ту же группу контактов в Outlook.
3. Когда вы закончите добавлять контакты в группу контактов, на вкладке "Группа контактов" в группе "Действия" нажмите кнопку "Сохранить и закрыть":
Теперь вы можете отправить электронное письмо в список контактов, группу электронной почты или список рассылки несколькими щелчками мыши:
- Создайте новое сообщение электронной почты.
- В поле "Кому", "Копия" или "Скрытая копия" начните вводить имя группы контактов и используйте автозаполнение или нажмите кнопку "Кому", "Копия" или "СК" перед полем адреса и выберите имя группы электронной почты из список.
Благодаря группам контактов вы можете обращаться с несколькими контактами, такими как личный список контактов, внутренняя группа электронной почты или общедоступный список рассылки, как с одним контактом. Кроме того, если вы используете поле «СК», ваши получатели получат ваше сообщение как обычное сообщение электронной почты и не смогут видеть других членов контактной группы.
Общий доступ к группам контактов в Outlook
Пользователи Exchange Server или подписчики Microsoft 365 Business могут предоставить общий доступ к папке контактов другому лицу внутри и за пределами организации, если совместное использование списков контактов поддерживается политиками общего доступа организации. Если у вас нет учетной записи Exchange Server или политики вашей организации не разрешают общий доступ к папкам контактов, Microsoft Outlook не предлагает параметр «Общий доступ к контактам». Однако вы можете поделиться списками контактов, группами электронной почты или списками рассылки, создав группу контактов, прикрепив ее к сообщению электронной почты, отправив сообщение электронной почты и импортировав его.
Как сделать скрытую копию в Outlook
Адреса электронной почты в поле "Скрытая копия" не видны получателям, указанным в полях "Кому" и "Копия", и друг другу. Включите поле Bcc (скрытая копия) в окне сообщения Outlook и добавьте ее/его адрес в Bcc, чтобы отправить копию сообщения электронной почты получателю, которая не должна быть видна другим получателям.
Отправка визитной карточки в каждом новом сообщении
vCard, также известная как электронная визитная карточка в Outlook, содержит контактную информацию, аналогичную бумажным визитным карточкам. Вы можете обмениваться электронными визитными карточками в формате vCard через MMS или мгновенные сообщения и отправлять их в виде вложения электронной почты. Если вы общаетесь с большим количеством новых людей и хотите, чтобы у них была ваша контактная информация или контактная информация другого человека, вы можете отправлять свою визитную карточку в каждое электронное письмо. Это позволяет получателям быстро и без ошибок вводить информацию в свою адресную книгу, импортируя вашу электронную визитную карточку из вложения.
Контактная группа, известная в предыдущих версиях Microsoft Outlook как список рассылки, представляет собой объединение адресов электронной почты в группу. Сообщение, отправленное в контактную группу, отправляется всем получателям, указанным в группе. Вы можете включать группы контактов в сообщения электронной почты, приглашения на собрания, запросы задач и в другие группы контактов.
Не существует максимального количества имен, которые можно включить в группу контактов.
Создать контактную группу
- Создайте группу контактов с новыми именами или именами в адресной книге
- В приложении "Контакты" на вкладке "Главная" в группе "Создать" нажмите "Новая группа контактов".
- В поле "Имя" введите имя контактной группы.
- На вкладке "Группа контактов" в группе "Участники" нажмите "Добавить участников", а затем нажмите "Из контактов Outlook", "Из адресной книги" или "Новый контакт электронной почты".
- Если вы добавляете новый контакт электронной почты, введите информацию о человеке в диалоговом окне "Добавить нового участника". Если вы добавляете участника из контактов Outlook или адресной книги, выполните следующие действия:
- В раскрывающемся списке "Адресная книга" выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в группу контактов.
- В списке имен щелкните нужные имена, а затем щелкните Участники. В одну и ту же группу контактов можно добавлять имена из разных адресных книг.
- Проделайте это для каждого человека, которого хотите добавить в группу контактов, а затем нажмите кнопку "ОК". Группа контактов будет сохранена в папке "Контакты" под именем, которое вы ей дали.
- Создайте группу контактов, скопировав имена из сообщения электронной почты
- В сообщении, из которого вы хотите скопировать имена, щелкните имена в поле "Кому" или "Копия".
- Щелкните правой кнопкой мыши выбранное и выберите "Копировать".
- В Почте на вкладке "Главная" в группе "Создать" нажмите "Новые элементы", затем нажмите "Другие элементы", а затем нажмите "Контактная группа".
- В поле "Имя" введите имя контактной группы.
- На вкладке "Группа контактов" в группе "Участники" нажмите "Добавить участников", а затем выберите "Из контактов Outlook" или "Из адресной книги".
- В нижней части диалогового окна "Выбрать участников" в поле "Участники" щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Вставить".
ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы добавить участника в контактную группу, не обязательно быть в вашей адресной книге. Имя и адрес электронной почты участника включаются при копировании и вставке из исходного сообщения электронной почты.
Добавить группу контактов, полученную от кого-то
Получив сообщение, содержащее контактную группу, которую вы хотите использовать, вы можете сохранить ее в своих контактах.
Читайте также: