Как составить график работы в excel на месяц для подсчета часов
Обновлено: 03.07.2024
С помощью Microsoft Excel вы можете создать рабочий лист, в котором подсчитываются часы, отработанные за любую смену. Следуйте этим пошаговым инструкциям.
Чтобы рассчитать в Excel, сколько часов человек отработал, часто можно вычесть время начала из времени окончания, чтобы получить разницу. Но если рабочая смена длится полдень или полночь, простое вычитание не поможет.
Однако вы можете легко создать таблицу Excel, в которой будет правильно указано количество отработанных часов для любой смены.
Выполните следующие действия:
- В поле A1 введите Время начала.
- В поле B1 введите Тайм-аут.
- В поле C1 введите Отработанные часы.
- Выберите A2 и B2 и нажмите [Ctrl]1, чтобы открыть диалоговое окно «Формат ячеек».
- На вкладке "Число" выберите "Время" в списке "Категория", выберите "13:30" в списке "Тип" и нажмите "ОК".
- Нажмите правой кнопкой мыши на ячейку C2 и выберите "Формат ячеек".
- На вкладке "Число" выберите "Время" в списке "Категория", выберите "13:30" в списке "Тип" и нажмите "ОК".
- В ячейке C2 введите следующую формулу:
Если вы введете 23:00 в качестве времени начала и 7:00 утра в качестве времени окончания, Excel отобразит 8, правильное количество отработанных часов.
Бонусный совет по Microsoft Excel
Из статьи Сьюзен Харкинс "10 вещей, которые никогда не следует делать в Excel":
Используйте несколько ссылок. Ссылки между двумя книгами распространены и полезны. Но множественные ссылки, в которых значения в workbook1 зависят от значений в workbook2, которые ссылаются на workbook3 и т. д., трудноуправляемы и нестабильны. Пользователи забывают закрывать файлы, а иногда даже перемещают их. Если вы единственный человек, работающий с этими связанными книгами, у вас может не возникнуть проблем, но если другие пользователи просматривают и изменяют их, вы напрашиваетесь на неприятности. Если вам действительно нужно столько ссылок, вы можете подумать о новом дизайне.
Этот бонусный совет по Excel также доступен в бесплатном PDF-файле «30 вещей, которые вы никогда не должны делать в Microsoft Office».
Примечание редактора от 11 марта 2019 г. Впервые эта статья в формате Excel была опубликована в июне 2005 года. С тех пор мы добавили видеоруководство, дополнительный совет и обновили соответствующие ресурсы.< /p>
Вот быстрый и простой способ создать рабочий график в Excel с нуля.
Шаг 1. Введите имена и даты сотрудников
Вертикальная ось X предназначена для ваших сотрудников. Горизонтальная ось Y — рабочие дни. Введите информацию, как показано ниже. Оставьте пустую строку под каждым сотрудником. Эта строка будет использоваться для должностей сотрудников.
💡 Совет. Нажмите в правом нижнем углу ячейки, содержащей дату, и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите курсор на соседние ячейки, чтобы создать логическую последовательность дат.
Шаг 2. Создайте рабочие смены
Введите часы работы и соответствующие должности сотрудников под каждым рабочим днем. Конечным результатом должен быть простой, но функциональный график работы.
Шаг 3. Настройте рабочий график Excel
Чтобы упростить чтение рабочего графика, настройте его, выделив ключевую информацию жирным шрифтом или изменив границы, размер ячеек, положение текста и цвета заливки.
Поскольку существует почти безграничное количество способов настройки расписания в Excel, вы легко можете потратить пару часов на все настройки. Будьте проще.
Если вы все еще планируете использовать Excel для своего расписания, загрузите наше бесплатное расписание Excel, которое позволит вам быстро приступить к работе и сэкономить время.
Часто задаваемые вопросы
Зачем создавать график работы для своих сотрудников?
Рабочие графики — важный, если не обязательный инструмент любого менеджера. Их основная цель — информировать работников об их рабочем времени и задачах (или должности). Многие менеджеры также используют свои графики работы, чтобы проверить, адекватно ли удовлетворяются их потребности в персонале за определенный период времени.
Какую информацию должны включать рабочие графики как минимум?
Проще говоря, график работы — это список сотрудников, включающий рабочее время. Типичные графики работы рассчитаны на одну или две недели, что позволяет сотрудникам адаптировать свой личный график. Для компаний, сотрудники которых занимают разные должности, в расписании также должны быть указаны указанные должности.
Многие предприятия (например, банки, рестораны и почтовые службы) знают, какие потребности в рабочей силе будут в разные дни недели, и нуждаются в методе эффективного планирования своей рабочей силы. Вы можете использовать надстройку Excel Solver для создания штатного расписания на основе этих требований.
Спланируйте свою рабочую силу так, чтобы она удовлетворяла потребности в рабочей силе (пример)
В следующем примере показано, как можно использовать Solver для расчета потребности в персонале.
Банк Contoso обрабатывает чеки 7 дней в неделю. Количество рабочих, необходимых каждый день для обработки чеков, показано в строке 14 листа Excel, показанного ниже. Например, во вторник нужно 13 рабочих, в среду нужно 15 рабочих и так далее. Все сотрудники банка работают 5 дней подряд. Какое минимальное количество сотрудников может иметь банк, при этом удовлетворяя свои потребности в рабочей силе?
Начните с определения целевой ячейки, изменения ячеек и ограничений для вашей модели решения.
Примечание. Целевая ячейка называется целевой ячейкой в Excel 2007.
Ячейка цели — минимизировать общее количество сотрудников.
Изменение ячеек — количество сотрудников, приступающих к работе (первый из пяти дней подряд) каждый день недели. Каждая изменяющаяся ячейка должна быть неотрицательным целым числом.
Ограничения. В каждый день недели количество работающих сотрудников должно быть больше или равно требуемому количеству сотрудников. (Количество работающих сотрудников)>=(Требуются сотрудники)
Чтобы настроить модель, необходимо отслеживать количество сотрудников, работающих каждый день. Начните с ввода пробных значений количества сотрудников, которые каждый день начинают свою пятидневную смену, в диапазоне ячеек A5:A11. Например, в A5 введите 1, чтобы указать, что 1 сотрудник начинает работу в понедельник и работает с понедельника по пятницу. Введите необходимое количество рабочих на каждый день в диапазоне C14:I14.
Чтобы отслеживать количество сотрудников, работающих каждый день, введите 1 или 0 в каждую ячейку в диапазоне C5:I11. Значение 1 в ячейке указывает, что сотрудники, которые начали работать в день, указанный в строке ячейки, работают в день, связанный со столбцом ячейки. Например, 1 в ячейке G5 означает, что сотрудники, которые начали работать в понедельник, работают в пятницу; 0 в ячейке H5 означает, что сотрудники, которые начали работать в понедельник, не работают в субботу.
Чтобы вычислить количество сотрудников, работающих каждый день, скопируйте формулу =СУММПРОИЗВ($A$5:$A$11,C5:C11) из C12 в D12:I12. Например, в ячейке C12 эта формула возвращает =A5+A8+A9+A10+A11, что равно (Число, начиная с понедельника)+ (Число начиная с четверга)+(Число начиная с пятницы)+(Число начиная с субботы)+(Число начиная с воскресенья). Это общее количество людей, работающих в понедельник.
После вычисления общего количества сотрудников в ячейке A3 по формуле =СУММ(A5:A11) вы можете ввести свою модель в Solver, как показано ниже.
В ячейке цели (A3) вы хотите минимизировать общее количество сотрудников. Ограничение C12:I12>=C14:I14 гарантирует, что количество сотрудников, работающих каждый день, не меньше количества, необходимого для этого дня. Ограничение A5:A11=integer гарантирует, что количество сотрудников, начинающих работу каждый день, будет целым числом. Чтобы добавить это ограничение, нажмите «Добавить» в диалоговом окне «Параметры решателя» и введите ограничение в диалоговом окне «Добавить ограничение» (показано ниже).
Вы также можете выбрать параметры "Предполагать линейную модель" и "Предполагать неотрицательное значение" для меняющихся ячеек, щелкнув "Параметры" в диалоговом окне "Параметры решателя" и установив флажки в диалоговом окне "Параметры решателя".
Нажмите "Решить". Вы увидите оптимальное количество сотрудников на каждый день.
В этом примере требуется всего 20 сотрудников. Один сотрудник начинает работу в понедельник, трое — во вторник, четверо — в четверг, один — в пятницу, двое — в субботу и девять — в воскресенье.
Обратите внимание, что эта модель является линейной, поскольку целевая ячейка создается путем добавления изменяющихся ячеек, а ограничение создается путем сравнения результата, полученного путем сложения произведения каждой изменяющейся ячейки, умноженной на константу (1 или 0), с требуемым значением. количество рабочих.
Нужна дополнительная помощь?
Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.
Составление графика работы с ручкой и бумагой может показаться простым, но это не всегда работает в современной рабочей среде. Вы хотите, чтобы ваше расписание было легко редактировать и сразу же делиться им, и Excel отлично подходит для этого.
Независимо от того, планируете ли вы свой рабочий день или организуете команду сотрудников, эти простые шаблоны рабочего расписания в Excel помогут вам легко.
Зачем составлять рабочий график в Excel?
На первый взгляд планирование сотрудников может показаться простым. Они появляются в 9, идут домой в 5 и у них выходной. Однако это сильное упрощение, и для многих компаний реальность совсем другая.
Многие компании работают посменно, когда разные сотрудники обладают разным набором навыков. Возьмем, к примеру, ресторан. Скорее всего, вы не хотите, чтобы официант прикрывал кухню, поэтому вам нужно убедиться, что в любое время работает правильное количество людей.
Итак, зачем составлять рабочий график в Excel?
Excel позволяет составлять простые в использовании рабочие графики, которыми можно быстро поделиться со своей командой. Они четкие, краткие и могут быть быстро отредактированы, чтобы все знали, когда им следует работать.
Хотя наиболее эффективным вариантом является автоматизация рабочих графиков с помощью программного обеспечения, такого как ZoomShift, Excel является хорошей альтернативой для учета рабочего времени ваших сотрудников.
Выберите формат расписания
Рабочие графики могут быть разных форм и размеров.
Важно иметь четкое представление о том, чего вы хотите достичь с помощью своего графика. Для некоторых людей это будет означать планирование личного рабочего графика на каждый день, а для других это может означать планирование смены команды сотрудников на всю неделю.
Какое бы расписание вы ни создавали, вы должны сосредоточиться на простоте использования. Вы должны иметь возможность взглянуть на график работы и знать, кто должен быть где в какое время. Это также позволяет быстро отслеживать количество часов, затраченных на начисление заработной платы, и следить за тем, чтобы все было спланировано на неделю вперед.
Поскольку обычно используются как личные рабочие графики, так и групповые графики, мы покажем вам, как создать каждый из них в Excel.
Создание рабочего расписания в Excel
Расписание работы в Excel призвано упростить вашу жизнь, поэтому вам не нужно тратить все свое время на создание шаблона. Вот два простых шаблона, которые вы можете быстро создать, не обладая высокими навыками работы с Excel.
Кроме того, вы можете скачать наш бесплатный шаблон графика работы и сразу приступить к работе.
Личное расписание дня [Пошаговое руководство]
<р>1. Откройте Excel и создайте новую пустую таблицу <р>2. Выберите ячейки с A1 по E2 и нажмите «Объединить и центрировать» <р>3. Введите «Расписание на неделю» или как вы хотите назвать свое расписание в A1:E2 <р>4. Выберите размер шрифта и выровняйте по центру <р>5. Выберите ячейки с F1 по H2 и в раскрывающемся списке «Границы» выберите все границы <р>6. Введите «ежедневное время начала в F1», «временной интервал в F2» и «дату начала в F3» <р>7. Выделите все ячейки и измените размер по размеру текста
Расписание работы команды на неделю [Пошаговое руководство]
<р>1. Откройте Excel и создайте новую пустую таблицу <р>2. Откройте Excel и создайте новую пустую таблицу <р>3. Выберите ячейки с A1 по E2 и нажмите «Объединить и центрировать» <р>4. Введите «Расписание на неделю» или как вы хотите назвать свое расписание в A1: F2 <р>5. Выберите размер шрифта и выровняйте по центру <р>6. Выберите ячейки с F1 по H2 и в раскрывающемся списке «Границы» выберите все границы <р>7.Введите даты по оси Y и имена ваших сотрудников по оси X, оставив пробел между именами сотрудников, чтобы указать их должность <р>8. Добавьте часы работы каждого сотрудника и должность, на которой он работает <р>9. Используйте цвета заливки, чтобы настроить каждую строку в соответствии с вашими предпочтениями
Важность планирования
Независимо от того, представляете ли вы крупную компанию или частное лицо, планирование крайне важно. Вы хотите получить максимальную отдачу от своих ресурсов, а это означает максимально эффективное использование времени.
Дело не всегда в количестве времени, затраченного на работу. Важно качество рабочего времени, и благодаря правильному планированию вы можете сделать свой бизнес намного эффективнее. Независимо от того, планируете ли вы свой собственный день или составляете рабочие графики для своих сотрудников, рабочие графики могут иметь большое значение.
Пришло время обновить программное обеспечение?
Планирование может показаться мелочью, но оно может быть очень важным для вашего бизнеса. Планирование сотрудников в нужное время не только улучшит работу вашего бизнеса, но и поможет поддерживать моральный дух.
Вы не хотите переутомлять своих сотрудников и не хотите напрасно оплачивать сверхурочные часы, поэтому стоит составить правильный график.
Чтобы это произошло, используйте программное обеспечение для планирования, такое как ZoomShift. Всего за 2 доллара США на сотрудника в месяц вы избавитесь от стресса, связанного с планированием, и будете уверены, что выполняете все правильно неделя за неделей.
Узнайте, как ZoomShift может изменить ваше расписание с помощью 14-дневной бесплатной пробной версии.
Читайте также: