Как сортировать в Word

Обновлено: 06.07.2024

В документе может потребоваться упорядочить список отдельных элементов строки, группу абзацев из нескольких строк или ряды элементов в таблице в алфавитном или числовом порядке. Word позволяет сортировать строки и абзацы текста документа и строки табличной информации в логически определенные последовательности.

Необходимо обучение работе с Microsoft Word, мы предлагаем обучение на месте по всей стране и общедоступные курсы Word в Лос-Анджелесе.

Сортировка списков и абзацев

По умолчанию Word сортирует весь активный документ при сортировке стандартного текста. Текст разделяется на отдельные элементы сортировки при каждом возврате, а элементы сортируются по букве (буквам) или слову (словам), которые появляются в начале каждого.

Если вы хотите отсортировать только часть документа, например список или группу абзацев, выделите нужный текст перед началом процесса сортировки. Затем на вкладке «Главная» в группе «Абзац» нажмите «Сортировка». Word открывает диалоговое окно «Сортировка текста», в котором вы определяете нужные параметры сортировки.

Метод

Чтобы отсортировать списки и абзацы:

При желании выберите текст, который необходимо включить в сортировку.

На вкладке "Главная" в группе "Абзац" выберите "Сортировка".

Сортировка таблиц

Вы можете сортировать строки данных таблицы по любому столбцу в таблице. Вы можете очень быстро выполнить сортировку таблицы по одному столбцу в таблице. Поместите точку вставки в столбец, который вы хотите отсортировать, затем в разделе Работа с таблицами на вкладке Макет в группе Данные нажмите Сортировка. В диалоговом окне "Сортировка" нажмите кнопку "Сортировка по возрастанию" или "Сортировка по убыванию", укажите, есть ли в списке строка заголовка или строка без заголовка, а затем нажмите кнопку "ОК".

Чтобы отсортировать всю таблицу, наведите указатель на таблицу, пока не появится маркер перемещения таблицы (+). Щелкните маркер перемещения таблицы, чтобы выбрать таблицу, которую требуется отсортировать. В разделе «Работа с таблицами» на вкладке «Макет» в группе «Данные» нажмите «Сортировка». В диалоговом окне «Сортировка» нажмите кнопку «Сортировать по» и выберите столбец, по которому вы хотите выполнить сортировку, затем нажмите кнопку «Сортировать по возрастанию» или «Сортировать по убыванию». Вы также должны выбрать, есть ли в вашем списке строка заголовка или нет строки заголовка. Когда вы это сделаете, Word сразу же отсортирует таблицу по выбранному вами столбцу.

Метод

Чтобы отсортировать таблицу по одному столбцу:

Выделите в документе весь столбец, по которому нужно выполнить сортировку.
В разделе "Абзац" на вкладке "Главная" в группе "Данные" нажмите "Сортировать".
Решите, хотите ли вы сортировать по возрастанию или по убыванию
В области В моем списке есть выберите кнопку параметра Строка заголовка, если таблица содержит строку заголовка.
Нажмите "ОК".

Обучение работе с Microsoft Word на месте

Благодаря нашей сети местных инструкторов мы проводим выездное обучение по Word по всей стране. Ознакомьтесь с нашими отзывами о Word или узнайте стоимость обучения работе с Word на месте.

< бр />

Амелия Григгс

Амелия Григгс
Писатель

Амелия Григгс – специалист по дизайну и разработке учебных программ, преподаватель, писатель и "автор". Ей нравится исследовать, проектировать и разрабатывать всевозможные учебные материалы, решать проблемы, помогать другим и обучать их лучшему пониманию технологий, писать обучающие статьи, вести блог и сочинять художественные рассказы. Подробнее.

Microsoft Word упрощает упорядочение текста по алфавиту независимо от того, находится ли этот текст сам по себе, в виде списка или части таблицы. Давайте посмотрим, как это делается.

Как расположить абзацы или одноуровневые списки в алфавитном порядке

Сортировка текста по алфавиту работает одинаково независимо от того, находится ли текст в отдельных абзацах или в реальном списке (маркированном или пронумерованном). Однако следует отметить, что Word может обрабатывать только одноуровневый список. Если вы сортируете список с несколькими уровнями, он по-прежнему сортирует каждую строку в алфавитном порядке и может изменить порядок всего списка.

Сначала выделите текст, который хотите отсортировать. Здесь мы просто используем текст, где каждое слово представляет собой отдельный абзац, но процедура такая же, если вы выбираете элементы в маркированном или нумерованном списке.

Перейдите на вкладку "Главная" на ленте Word и нажмите кнопку "Сортировать".

Открывается окно "Сортировка текста". В параметрах сортировки выберите «Абзацы» в первом раскрывающемся списке, а затем выберите «Текст» в раскрывающемся списке «Тип». Нажмите «По возрастанию», чтобы отсортировать от А до Я, или «По убыванию», чтобы отсортировать от Я до А. Когда вы все настроите, нажмите кнопку «ОК».

И точно так же ваш текст расположен в алфавитном порядке.

Как расположить в алфавитном порядке не первое слово

Давайте рассмотрим другой пример. Скажем, каждый элемент в вашем списке состоит из нескольких слов, и вы хотите отсортировать их по алфавиту не по первому слову. Самым простым примером этого может быть список имен, в котором мы хотим отсортировать по фамилии, а не по имени.

Выделите текст.

Перейдите на вкладку "Главная" на ленте Word и нажмите кнопку "Сортировать".

В окне "Сортировка текста" нажмите кнопку "Параметры".

В окне "Параметры сортировки" выберите вариант "Другое". В поле справа удалите все существующие символы, а затем один раз нажмите клавишу пробела. Когда закончите, нажмите «ОК».

Вернувшись в окно «Сортировка текста», выберите «Word 2» в раскрывающемся списке «Сортировать по», а затем нажмите кнопку «ОК».

Вот результат:

Вы даже можете сортировать по нескольким словам за один раз. Предположим, у вас есть список с фамилией, расположенной впереди, как на следующем рисунке.

Вы хотите расположить этот список в алфавитном порядке по фамилии, но затем вы также хотите выполнить вторую алфавитную сортировку по имени. Без проблем. Выбрав список, снова нажмите кнопку «Сортировать» на ленте.

В окне «Сортировка текста» выберите «Слово 2» в раскрывающемся списке «Сортировать по», а затем выберите «Слово 1» в первом раскрывающемся списке «Затем по». (Там даже есть место для еще одного слоя, если он вам понадобится.)

Когда вы закончите, у вас будет хорошо отсортированный список, который выглядит так.

Как расставить текст в таблице по алфавиту

В следующем примере предположим, что у вас есть таблица, и вы хотите расположить строки в алфавитном порядке в соответствии с текстом в определенном столбце. В нашем случае мы используем таблицу с некоторой информацией о различных городах, и мы хотим отсортировать в алфавитном порядке штат, который является нашим четвертым столбцом.

Сначала выберите всю таблицу.

Перейдите на вкладку "Главная" на ленте Word и нажмите кнопку "Сортировать".

В окне "Сортировка" в раскрывающемся меню "Сортировать по" выберите столбец, по которому вы хотите выполнить сортировку. В нашем случае мы выбираем «Состояние», потому что Word извлек этот дескриптор из строки заголовка.

В этом примере мы не будем усложнять и будем сортировать только по штату, но если вы хотите добавить второй уровень сортировки (в нашем случае мы можем захотеть сортировать по городу после сортировки по штату), вы можете выберите его в раскрывающемся меню «Затем».

Нажмите «ОК», когда все настроите.

И вот снова наша таблица, на этот раз отсортированная в алфавитном порядке по столбцу "Штат".

› Как расположить данные в алфавитном порядке в Microsoft Excel
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
› Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11
› Что означает XD и как вы его используете?

Сортировка текста по номерам или по алфавиту создает общепонятный порядок.

Если вы хотите, чтобы в вашем списке или абзацах было легко ориентироваться и чтобы они были удобными для пользователя, реорганизация списка в алфавитном или числовом порядке позволит вашим читателям быстро находить то, что они ищут, и быстро выполнять поиск по списку.

Какие у вас параметры сортировки?

Microsoft Word позволяет сортировать список по тексту, по числу или по дате, по возрастанию или по убыванию.

В этом посте мы покажем вам, как сортировать список по номерам или по алфавиту.

Как сортировать списки в Microsoft Word

Примечание. Если вы сортируете весь документ с заголовками, обязательно выберите «Строка заголовков» в разделе «Мой список есть», чтобы убедиться, что они также не отсортированы.

< /p>

Теперь вы успешно отсортировали список, абзац или документ в Microsoft Word.

Если вы внесете какие-либо изменения в текст документа, Microsoft не будет автоматически пересортировать списки за вас. Важно отсортировать документ на последнем этапе перед сохранением или отправкой файла, чтобы убедиться, что он отсортирован правильно.

Ищете лучший способ совместной работы в документах Microsoft Word?

При работе с несколькими людьми над одним и тем же документом Word вы можете быстро просмотреть старые версии, чтобы вычислить, кто внес какие изменения, где и когда.

Если у каждого из вас нет специального дня или временного интервала для редактирования, вы также можете случайно работать над одним и тем же документом Word в одно и то же время. У вас остается две версии одного и того же файла и мучительная задача их объединения, не тратя впустую 2 часа драгоценных оплачиваемых часов.

Прежде чем вы прокрутите страницу дальше, мы хотели бы познакомить вас с решением, которое вы искали, познакомьтесь с Simul Docs.

Simul Docs был создан, чтобы сделать вашу жизнь проще.

Чтобы сделать совместную работу над документом Word удобной и безболезненной.

Simul Docs управляет для вас контролем версий. Контроль версий означает, что они не только будут автоматически сохранять каждый новый документ после внесения изменений (немалое достижение, только с помощью этой функции вы больше никогда не сохраните поверх документа другого автора), но и Simul присваивает каждому документу номер версии, соответствующий дате последнего редактирования.

Это позволяет легко увидеть, какой документ является последним файлом и когда он последний раз редактировался.

< /p>

Чтобы добавить изюминку в этот и без того приятный инструмент, Simul также помещает имя автора рядом с сохраненным документом, чтобы вы сразу знали, когда он был сохранен, сколько ему лет И кто его создал. Звучит много, но для Simul это несложно, и это то, что они любят делать, делая вашу совместную жизнь намного проще.

Теперь, чтобы не показаться слишком самодовольным, Simul также имеет целую кучу других интересных функций, которые могут помочь вашей команде лучше сотрудничать.

Подумайте об отслеживаемых изменениях: они включаются автоматически, каждое новое изменение отслеживается и сохраняется. Вы буквально больше никогда не пропустите редактирование. Удивительно!

Тогда Simul упрощает слияние одним нажатием кнопки.

< /p>

Если над документом одновременно работают два члена команды, Simul поддержит вас. Simul позволит внести изменения, сохранит каждую версию как новый документ и сообщит вам, что есть два новых обновления для вашего обзора. После просмотра вы можете принять или отклонить изменения каждого автора и нажать «объединить». Сделанный. Документы объединены!

Simul действительно упрощает совместную работу, и это инструмент, который сэкономит ваше время и нервы.

Базовая сортировка в Word 2013 очень проста: нужно просто выбрать список текста, нажать кнопку «Сортировка», а затем выбрать «По возрастанию» или «По убыванию». Однако при сортировке нескольких столбцов или таблиц все становится немного сложнее.Есть несколько приемов и относительно неизвестных методов, которые могут сэкономить ваше время и облегчить эту задачу.

Сортировка нескольких столбцов

Сортировка нескольких столбцов — это тот же процесс, что и сортировка списка: просто нажмите кнопку «Сортировать». Word автоматически выделяет все столбцы и последовательно сортирует их в указанном вами порядке.

Прием: при сортировке столбцов по отдельности (то есть при обработке каждого столбца как независимого списка) вы должны выделять текст в каждом столбце отдельно — по одному — и затем нажимать кнопку «Сортировка».

Кроме того, необходимо указать данные, которые вы сортируете: текст, даты или числа. Хорошая новость заключается в том, что Word обычно знает формат данных и выбирает его за вас.

Приручение сортировки таблиц

Сортировка всех столбцов данных внутри таблицы не работает так же, как списки или столбцы. Если просто нажать кнопку Сортировать, поверьте, происходят очень странные вещи.

Для таблиц необходимо выделить всю таблицу, что открывает две новые вкладки на ленточной панели: «Дизайн» и «Макет». Нажмите Макет > Сортировать; выберите столбец, по которому вы хотите выполнить сортировку, в поле «Сортировать по»; установите флажок «По возрастанию» или «По убыванию», затем нажмите ОК.

Подсказка: выделение текста вручную может быть утомительным. Вместо этого попробуйте следующее: наведите курсор на первый столбец таблицы (над таблицей и за ее пределами). Когда появится черная стрелка, щелкните один раз, затем, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните над оставшимися столбцами, пока не будет выделена вся таблица.

Сортировка одного столбца внутри таблицы немного сложнее. Например: нажмите столбец, который нужно отсортировать, затем нажмите Макет > Сортировать. Выделенный столбец, который вы только что выбрали, автоматически отображается в поле "Сортировать по", а также автоматически выбираются тип (текст) и порядок (по возрастанию).

Секретное предупреждение: на этом этапе, если вы просто нажмете ОК, вся таблица будет переупорядочена, но не отсортирована на самом деле. Выбранный столбец сортируется в указанном вами порядке (иногда), но другие столбцы в таблице просто перестраиваются случайным образом, что приводит к беспорядку.

Что теперь! Нажмите Отменить и читайте дальше.

Следующий шаг, к сожалению, не интуитивно понятен. Для правильной работы Word требуется несколько сортировок. Во-первых, необходимо установить флажок Сортировать только столбцы в разделе Макет > Сортировка > Параметры > Параметры сортировки. Но как только вы установите этот флажок, затем нажмите ОК и еще раз ОК, выбранный вами столбец будет переупорядочен, но не отсортирован. Теперь вам нужно отсортировать его снова, потому что Word не может (или не будет) выполнять эту функцию за один шаг.

Секретный прием. Попробуйте следующее: поместите курсор в верхнее правое поле (за пределами таблицы) и, когда появится черная стрелка, щелкните один раз. Word отображает столбец из маленьких серых прямоугольников (предназначенных для добавления нового столбца). Теперь нажмите Макет > Сортировка > Параметры > Параметры сортировки и установите флажок Сортировать только столбцы. Нажмите ОК, а затем еще раз ОК. Ничего не меняется (или так кажется), но теперь установлен флажок «Сортировать только столбцы», что необходимо для продолжения.

И теперь это работает. Щелкните столбец, который нужно отсортировать — в данном случае центральный столбец (как описано выше), — затем просто нажмите Сортировать > ОК. На этом шаге центральный столбец сортируется в алфавитном порядке по возрастанию, а данные в остальной части таблицы не перестраиваются.

Хитрость: представьте, что после того, как вы отсортировали таблицу, вы решили поставить свой родной штат Калифорния на первое место в списке. Вместо ручной корректировки данных вы можете быстро переместить любую строку вверх или вниз с помощью простого сочетания клавиш. Поместите курсор на строку Калифорния. Нажимайте Shift+Alt+Стрелка вверх до тех пор, пока Калифорния не переместится в первую строку (или Shift+Alt+Стрелка вниз, чтобы переместить строку вниз).

Примечание. Флажок «Сортировать только столбцы» остается установленным до тех пор, пока вы не выйдете из Word, после чего он возвращается к значению по умолчанию «снят». Таким образом, вы должны повторять эти последние два шага, чтобы сортировать один столбец в таблице из нескольких столбцов каждый раз, когда вы открываете Word.

Читайте также: