Как сохранить таблицу в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Используйте это действие, чтобы преобразовать файл Excel XLSX или CSV в таблицу данных Catalytic. Вы также можете использовать это действие, чтобы перезаписать или добавить данные электронной таблицы в существующую таблицу данных Catalytic.

Случай использования

Обычным применением этого действия является настройка триггера рабочего процесса и электронной почты, который получает вложения файлов Excel. В этом сценарии действие преобразует вложение в таблицу данных для использования в последующих задачах.

Как настроить это действие

В зависимости от того, как настроено действие, оно может:

  1. Сохранить данные электронной таблицы в новую таблицу.
  2. Перезаписать существующую таблицу данными электронной таблицы.
  3. Добавить данные электронной таблицы в существующую таблицу.
  • Чтобы сохранить данные электронной таблицы в новую таблицу, оставьте поля Таблица данных и Перезаписать существующую таблицу пустыми.
  • Чтобы сохранить и скопировать данные электронной таблицы в существующую таблицу и перезаписать данные этой таблицы, укажите таблицу данных и установите для параметра Перезаписать существующую таблицу значение true.
  • Чтобы сохранить и скопировать данные электронной таблицы в существующую таблицу и добавить к данным этой таблицы, укажите таблицу данных и установите для параметра Перезаписать существующую таблицу значение false.

При сохранении электронной таблицы в новую таблицу или перезаписи существующей таблицы действие сохраняет все данные электронной таблицы в таблицу.

При добавлении данных это действие копирует данные строки между электронной таблицей и существующей таблицей данных для столбцов с совпадающими именами. Если в электронной таблице есть столбцы, которых нет в существующей таблице данных, действие создает новые столбцы в дополнение к добавлению данных. Если в существующей таблице есть столбцы, которых нет в электронной таблице, к добавленным строкам в этих столбцах добавляются нулевые значения.

Поля для этого действия

Файл электронной таблицы

  • Это файл Excel или электронная таблица CSV, которую вы хотите сохранить в таблице. Используйте ссылку поля на файл, загруженный в предыдущей задаче или экземпляре.

Лист

  • Введите имя или номер рабочего листа в электронной таблице. Введите число для выбора по порядку рабочего листа. Если лист не существует, он будет создан. - По умолчанию листы Excel имеют имена «Лист1», «Лист2» ​​и т. д. Введите номер для выбора в порядке листа, первый лист начинается с 1 .

Номер строки заголовка

При сохранении в новую таблицу введите номер строки, определяющий имена столбцов файла Excel. Например, первая строка в электронных таблицах часто является заголовком для каждого столбца с таким названием, как «Идентификатор пользователя» или «Дата рождения».

Если добавить заголовки столбцов, они станут заголовками в таблице данных Catalytic. Если оставить это поле пустым, результирующая таблица данных будет содержать только номера столбцов в качестве заголовков.

Начальная строка

  • Номер строки, с которой следует начать извлечение данных из электронной таблицы. Если оставить пустым, по умолчанию используется первая строка.
    • Например, если в качестве начальной строки задано значение 5, строки 1–4 не сохраняются в таблице.

    Таблица данных

    • Выберите стол из списка всех столов, доступных в вашей команде. Список включает только те таблицы, на просмотр которых у вас есть разрешение.
      • Вы также можете ссылаться на таблицу, хранящуюся в поле. Измените раскрывающийся список слева на Использовать таблицу через поле, затем выберите любое поле, которое является частью процесса. Узнать больше.
      • При необходимости можно напрямую ввести идентификатор таблицы. Измените раскрывающийся список слева на Использовать таблицу по идентификатору, а затем введите идентификатор вручную. Узнать больше.

      Перезаписать существующую таблицу

      • Выберите True или False из раскрывающегося списка, чтобы заменить или добавить данные электронной таблицы в идентификатор таблицы.
        • Выберите True, чтобы перезаписать существующую таблицу данными электронной таблицы.
        • Выберите False и укажите таблицу данных, чтобы добавить строки в эту таблицу.
        • Выберите False и не указывайте таблицу данных, чтобы создать новую таблицу данных с именем, заданным в имени поля вывода.

        Сохранить форматирование

        • По умолчанию это действие извлекает исходные необработанные данные из ячеек. Вы можете выбрать, следует ли извлекать отображаемое значение или необработанные данные. Например, в ячейке финансового формата отображается $(12 345,67), но исходное значение равно -12 345,67.
          • Выберите True, чтобы извлечь отформатированное отображаемое значение. Например, ячейка в финансовом формате, содержащая $(12 345,67) .
          • Выберите False, чтобы извлечь необработанные данные ячеек. Например, -12 345,67 .

          Имя выходного поля

          • При создании новой таблицы введите имя поля, в котором должна быть сохранена таблица данных.
            • Если для параметра Перезаписать существующую таблицу задано значение False или оно пустое, потребуется эта конфигурация.
            • Если для параметра «Перезаписать существующую таблицу» установлено значение «Истина», это поле не требуется.

            Что это выведет?

            Ожидаемый результат — либо новая таблица данных, содержащая информацию, хранящуюся в исходном файле, либо существующая таблица данных обновляется, чтобы содержать значения, хранящиеся в этом файле.

            Допустим, вы уже настроили стиль таблицы. Вы можете сохранить таблицу как шаблон Excel для сохранения пользовательского стиля/формата таблицы. Пожалуйста, сделайте следующее:

            <р>1. Перейдите на лист, на котором находится таблица с пользовательским стилем, щелкните правой кнопкой мыши имя листа на панели вкладок «Лист» и выберите «Переместить» или «Копировать» в контекстном меню. Смотрите скриншот:

            <р>2. В открывшемся диалоговом окне «Переместить или скопировать» установите флажок «Создать копию», выберите (новая книга) в раскрывающемся списке «В книгу» и нажмите кнопку «ОК». Смотрите скриншот:

            И теперь лист, содержащий таблицу с пользовательским стилем, скопирован в новую книгу.

            <р>3. В новой книге нажмите Файл (или кнопку Office) > Сохранить как.

            Примечание. Перед сохранением в виде шаблона Excel рекомендуется удалить все содержимое, кроме таблицы с пользовательским стилем, в новой книге.

            <р>4. В открывшемся диалоговом окне «Сохранить как» введите имя пользовательского стиля таблицы в поле «Имя файла», выберите «Шаблон Excel» (*.xltx) в раскрывающемся списке «Сохранить как тип» и нажмите кнопку «Сохранить». Смотрите скриншот:

            Теперь таблица с пользовательским стилем сохранена как шаблон Excel.

            Примечание: вы можете применить шаблон Excel, нажав «Файл» (или кнопку Office) > «Создать» > «Личные» (или «Мои шаблоны») и выбрав шаблон Excel. Затем вы можете напрямую изменять данные в таблице или легко копировать стиль таблицы с помощью Format Painter.

            Сохранить пользовательский стиль/формат таблицы с сохранением в качестве записи автотекста

            На самом деле неудобно сохранять таблицу с пользовательским стилем в качестве шаблона Excel и повторно использовать в других книгах. Этот метод представит утилиту AutoText Kutools for Excel для сохранения таблицы с пользовательским стилем в качестве записи автотекста для повторного использования.

            Kutools for Excel — включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная пробная версия на 30 дней, кредитная карта не требуется! Бесплатная пробная версия сейчас!

            Kutools for Excel — объединяет более 300 расширенных функций и инструментов для Microsoft Excel

            <р>1. Нажмите Kutools > Вставить > Автотекст, чтобы активировать панель автотекста.

            <р>2. Выберите таблицу с пользовательским стилем, нажмите кнопку (Добавить) на панели Автотекст. Смотрите скриншот ниже:

            <р>3. Во всплывающем диалоговом окне «Новый автотекст» введите имя для новой записи автотекста в поле «Имя», выберите группу автотекста из раскрывающегося списка «Группа» и нажмите кнопку «Добавить». См. снимок экрана выше:
            И теперь таблица с пользовательским стилем сохранена как запись автотекста. И вы можете повторно использовать эту таблицу с собственным стилем в любой книге в любое время.

            Примечание. Вы можете повторно использовать эту таблицу с пользовательским стилем, выбрав ячейку на целевом листе и щелкнув запись автотекста на панели автотекста. Смотрите скриншот:

            После вставки таблицы с пользовательским стилем на лист вы можете изменить данные непосредственно в таблице или легко скопировать стиль таблицы с помощью Format Painter.

            Kutools for Excel — включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная пробная версия на 30 дней, кредитная карта не требуется! Получить сейчас

            Демонстрация: сохранение пользовательского стиля/формата таблицы в Excel

            Kutools for Excel включает в себя более 300 удобных инструментов для Excel, которые можно бесплатно попробовать без ограничений в течение 30 дней. Загрузите и получите бесплатную пробную версию прямо сейчас!

            Хотя Excel является основным инструментом для анализа данных, многие отчеты по-прежнему создаются с помощью других инструментов, таких как Microsoft PowerPoint или Word.

            Это также означает, что вам часто приходится помещать данные из рабочего листа Excel в эти другие инструменты.

            В таких случаях вам может понадобиться преобразовать таблицы Excel в изображения, чтобы их можно было просто скопировать и вставить в эти инструменты отчетности.

            Несмотря на то, что существует встроенный метод сохранения диаграмм Excel в виде изображений, к сожалению, встроенного способа сохранения таблицы Excel в виде изображения нет.

            Но это действительно легко сделать.

            В этом уроке я покажу вам, как преобразовать таблицу Excel в изображение, используя различные методы.

            Оглавление

            Скопируйте таблицу и вставьте изображение на рабочий лист

            Немногие знают об этом, но в Excel есть функция, позволяющая выбрать любой диапазон ячеек и быстро преобразовать их в изображение (прямо на листе)

            Получив это изображение, вы можете сохранить его в своей системе или напрямую скопировать и вставить в такие инструменты, как MS PowerPoint или MS Word.

            Позвольте мне показать вам, как это сделать.

            Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите создать изображение этой таблицы:

            Ниже приведены шаги для сохранения этой таблицы в виде изображения:

            Это преобразует выбранный вами диапазон данных в изображение и поместит это изображение прямо на рабочий лист.

            Если вы хотите поместить это изображение в PowerPoint или Microsoft Word, вы можете просто скопировать изображение и вставить его туда (простая операция Control-C и Control-V).

            Кроме того, вы можете щелкнуть изображение правой кнопкой мыши и сохранить его в своей системе (чтобы использовать его позже).

            Лично я считаю, что это самый быстрый способ преобразовать таблицу Excel (или любой диапазон ячеек) в изображение.

            Когда вы закончите копирование и вставку изображения (или сохраните его в своей системе), просто выберите его и нажмите клавишу удаления, чтобы удалить его.

            В некоторых случаях я обнаружил, что этот метод дает изображение, которое иногда не покрывает всю таблицу (или иногда покрывает область, превышающую стол). в основном это происходит, когда вы используете экран с разрешением, отличным от рекомендуемого. если этот метод не работает для вас, вы можете использовать следующий метод

            Скопируйте таблицу и сохраните ее как изображение в PowerPoint/Word

            Если вы хотите скопировать таблицу из Excel и вставить ее как изображение в Microsoft PowerPoint или Microsoft Word, есть еще один быстрый способ сделать это.

            В этом методе мы просто копируем данные в Excel и при вставке в PowerPoint или Word преобразуем их в изображение.

            Ниже приведены шаги для этого:

            1. Выберите диапазон ячеек в таблице, в который вы хотите скопировать изображение.
            2. Скопируйте ячейки (используйте Control + C или Command + C или щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать").
            3. Откройте слайд PowerPoint (или страницу MS Word), куда вы хотите вставить эти данные в виде изображения.
            4. Вставьте скопированную таблицу (используйте Control + V для Windows или Command + V для Mac). На этом этапе таблица Excel вставляется как таблица, а не как изображение.
            5. Нажмите значок на основе параметров, который появляется в нижней правой части таблицы, которую вы только что вставили.
            6. Выберите вариант Изображение (U).

              7. Вышеуказанные шаги преобразуют вставленную таблицу в изображение.

              Как и любое изображение, его можно обрезать, изменить его размер и разместить в любом месте слайда PowerPoint или страницы документа Word.

              Копировать и вставить в MS Paint

              Еще один популярный способ сохранить таблицу Excel в виде изображения — скопировать таблицу и просто вставить ее в MS Paint (в Windows).

              При этом MS Paint автоматически преобразует скопированные данные в изображение (сохраняя все форматирование и цвета)

              Ниже приведены шаги для сохранения таблицы Excel в виде изображения:

              1. Выберите диапазон, который вы хотите преобразовать в изображение.
              2. Скопируйте эти данные
              3. Откройте MS Paint (для этого просто введите Ms paint в строке поиска в левой нижней части окна Windows).
              4. Вставьте изображение (можно использовать Control-V)
              5. Измените размер изображения, если хотите
              6. Выберите параметр «Файл» в MS Paint.
              7. Нажмите "Сохранить как".
              8. Выберите формат, в котором вы хотите сохранить изображение.
              9. Выберите расположение в вашей системе.

                10. Это снова очень быстрый способ преобразовать таблицу Excel в изображение. На самом деле многие люди предпочитают этот метод, так как им удобнее использовать MS Paint.

                обратите внимание, что при копировании и вставке диапазона ячеек из Excel в Ms Paint он преобразуется в изображение, но это не сработает, если вы сделаете то же самое в PowerPoint или MS Word.

                Когда вы копируете диапазон ячеек в Excel и вставляете его в PowerPoint/Word, он основывается на нем как на таблице, а не как на изображении (но есть способ преобразовать эту таблицу в изображение прямо в PowerPoint/Word). ).

                Давайте посмотрим, как это сделать.

                Использование инструментов "Ножницы" (или любого другого инструмента для захвата экрана)

                И, конечно же, можно использовать инструмент для создания снимков экрана, например Snipping Tool (встроенный в Windows), или любой другой инструмент, например Snagit, для захвата области с таблицей и сохранения ее в виде изображения.

                Лично я предпочитаю использовать первые два метода, описанные в этом руководстве (поскольку они быстрые и эффективные).

                Если мне нужно захватить дополнительную область рядом с таблицей Excel, я могу использовать этот метод с помощью внешних инструментов, таких как Snipping или Snagit.

                Например, если вы хотите захватить ленту вместе с таблицей Excel, лучше всего использовать этот метод.

                Еще одно преимущество использования такого инструмента, как Snagit, заключается в том, что вы можете аннотировать изображения (где вы можете добавлять текст или создавать стрелки или поля для выделения определенных разделов).

                Итак, вот четыре простых и быстрых способа сохранить таблицу Excel в виде изображения.

                У Майка есть стиль таблицы, который он любит использовать для форматирования своих таблиц с определенным цветом, рамкой и т. д. Однако он не знает, как сохранить этот стиль таблицы, чтобы использовать его в следующий раз. он создает новый рабочий лист. Вместо этого он обнаруживает, что ему приходится каждый раз заново создавать стиль таблицы. Майк интересуется, есть ли способ сохранить стиль таблицы, чтобы он мог использовать его во многих книгах.

                Excel позволяет создавать собственные стили таблиц, выполнив следующие общие действия:

                1. Отобразить вкладку "Главная" на ленте.
                2. Выберите инструмент «Форматировать как таблицу» в группе «Стили». Excel отображает различные форматы, которые вы можете использовать.
                3. Прокрутите варианты до самого низа.
                4. Выберите параметр «Новый стиль таблицы». Excel отображает диалоговое окно «Новый стиль таблицы». (См. рис. 1.)

                Рис. 1. Диалоговое окно "Новый стиль таблицы".

                Ваш новый стиль определен, и его можно будет использовать для баланса текущего сеанса Excel. (Вы можете увидеть его в верхней части стилей в разделе «Пользовательский», когда щелкаете инструмент «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная» ленты.) Если вы хотите, чтобы стиль был доступен в будущих сеансах Excel, Лучше всего сохранить книгу как шаблон. Для этого нажмите Ctrl+F12, чтобы отобразить диалоговое окно «Сохранить как», и используйте раскрывающийся список «Тип файла», чтобы указать, что вы сохраняете шаблон.

                После сохранения в качестве шаблона вы можете впоследствии создавать новые рабочие книги на основе этого шаблона, что означает, что настраиваемый стиль таблицы (наряду с любыми другими настройками) будет доступен для использования.

                ExcelTips – это экономичное обучение работе с Microsoft Excel. Этот совет (4868) относится к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.

                Биография автора

                На его счету более 50 научно-популярных книг и множество журнальных статей. Аллен Уайатт является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнайте больше об Аллене.

                БОЛЬШЕ ОТ АЛЛЕНА

                Обозначение тысяч и миллионов

                При работе с очень большими числами на листе вы можете захотеть, чтобы числа отображались в сокращенном виде с .

                Предотвращение нажатия Enter в форме

                Если вы создаете форму с помощью Word, скорее всего, вы не хотите, чтобы пользователь испортил макет формы с помощью .

                Основным методом округления значений является использование в формулах функции ОКРУГЛ. Вот введение в это .

                Экономьте время и повышайте производительность Excel! Автоматизируйте практически любую рутинную задачу и сэкономьте часы, дни, а может быть, и недели. Затем узнайте, как заставить Excel делать то, что вы считали просто невозможным! Освоение расширенных макросов Excel никогда не было проще. Ознакомьтесь с Excel 2010 VBA и макросами сегодня!

                Дополнительные советы по Excel (лента)

                Имитация прописных букв в Excel

                Word предоставляет гораздо более широкий спектр инструментов и параметров форматирования, чем в Excel. Например, когда дело доходит до .

                Избавление от отрицательных нулевых сумм

                Вы когда-нибудь видели рабочий лист, в котором перед некоторыми нулевыми значениями стоит отрицательный знак? Для этого есть причина.

                Установка ширины и высоты ячейки с помощью клавиатуры

                Ненавижу отрывать руки от клавиатуры? Вот несколько способов отказаться от мыши и при этом отрегулировать высоту .

                Подписаться

                БЕСПЛАТНАЯ СЛУЖБА. Получайте подобные советы каждую неделю в ExcelTips, бесплатном информационном бюллетене по повышению эффективности. Введите свой адрес и нажмите "Подписаться".

                Читайте также: