Как сохранить почту из Outlook на компьютер

Обновлено: 06.07.2024

Ваша учетная запись электронной почты, вероятно, содержит много важных данных, и вы можете потерять не только почту. Вы можете потерять свои контакты, важные вложения электронной почты и даже календарные даты, если что-то пойдет не так. Читайте дальше, чтобы узнать, как создавать резервные копии электронной почты Outlook.

Для большинства ваших файлов создать резервную копию так же просто, как перенести данные с компьютера на резервный диск. Однако при создании резервных копий электронной почты все становится немного сложнее, поскольку они не сохраняют ваши данные на вашем устройстве. В этой статье мы покажем вам, как сделать резервную копию электронной почты Outlook, чтобы защитить ее от нежелательного удаления.

Ключевые выводы:

Microsoft Outlook позволяет легко экспортировать сообщения электронной почты, контакты, календарь и многое другое.
Типы файлов MSG и PST идеально подходят для долговременного хранения почты.
На вашем компьютере есть папка «Файлы Outlook», в которой хранятся ваши резервные копии.

Существует множество вариантов хранения сообщений электронной почты Outlook, и выбор файлов от CSV до файлов OST может стать ошеломляющим. Однако, если вы хотите экспортировать их для личной резервной копии, файлы PST и MSG — хороший выбор. Первый лучше подходит для хранения целых папок и учетных записей электронной почты, а второй можно использовать для сохранения отдельных писем.

Единственный способ автоматически сохранять сообщения электронной почты Outlook на свой компьютер без стороннего программного обеспечения — это использовать настройки «автоматического архивирования». Вы можете получить к нему доступ, зайдя в «файл», щелкнув вкладку «параметры», а затем перейдя в раздел «дополнительно». Однако он будет сохранять только старые электронные письма, и каждый раз, когда он будет архивировать ваши электронные письма, будет создаваться новый файл PST.

Вы можете сохранять электронные письма Outlook на жесткий диск с помощью встроенной функции «экспорт в файл». Однако это создаст файл PST, который вам нужно будет импортировать в Microsoft Outlook, если вы хотите получить доступ к электронной почте. Если вы хотите просмотреть свою почту на своем компьютере, не импортируя ее, вам следует вместо этого использовать либо метод «сохранить как», либо метод перетаскивания.

Да, экспортируя сообщения электронной почты Outlook в файл PST, вы можете загрузить все сразу. Это будет включать даже вложенные папки, хотя некоторые метаданные, например свойства папки, могут быть потеряны. Затем вы можете переместить этот файл резервной копии Outlook на другой компьютер или сохранить его в облаке до тех пор, пока вам не понадобится восстановить электронную почту.

Если вы используете один физический диск для хранения резервной копии, в конечном итоге произойдет сбой. Однако при наличии избыточной системы хранения, такой как NAS или онлайн-хранилище, файл резервной копии будет работать, если Outlook не перестанет поддерживать файлы PST.

Как сделать резервную копию электронной почты Outlook простым способом

В большинстве версий Microsoft Outlook есть возможность экспортировать все в файл, и — за исключением Outlook 2010 и веб-приложения, которые используют немного другие системы — есть стандартный набор шагов, которые вы можете использовать. Это даст вам файл Outlook PST, который вы сможете добавить в онлайн-резервную копию или на внешний жесткий диск.

Нажмите кнопку "Файл" в верхнем левом углу экрана.

Выберите «открыть и экспортировать» из списка в левой части окна. Вы можете пропустить этот шаг, если используете более старую версию, чем Outlook 2013.

Нажмите кнопку «Импорт/Экспорт», чтобы открыть мастер импорта и экспорта.

В мастере импорта и экспорта выберите «Экспорт в файл» и нажмите «Далее».

Сначала выберите создание «Файла данных Outlook (PST)» и выберите папку или учетную запись, резервную копию которой хотите создать. Затем вы можете выбрать, куда вы хотите поместить его, и добавить пароль.

Нажав кнопку "Готово", перейдите в папку, в которой вы сохранили резервную копию, и убедитесь, что она там есть.

Где находится мой файл данных Microsoft Outlook?

При экспорте электронной почты Outlook файл данных помещается в папку «Файлы Outlook» в ваших документах. Вы можете изменить это, но это также место, где Outlook будет искать файлы резервных копий. Здесь стоит сохранить копию, чтобы упростить импорт файла.

Восстановление резервной копии из PST-файла Microsoft Outlook

Чтобы восстановить электронную почту из резервной копии, перейдите на вкладку «Открыть и экспортировать» и выберите «Открыть файл данных Outlook» или «Импорт/экспорт». Первый позволит вам получить доступ к своим электронным письмам и переместить их обратно в папку «Входящие», а второй позволит вам импортировать файл PST в новую учетную запись.

Альтернативные способы резервного копирования электронной почты Outlook

Несмотря на то, что создать файл PST с помощью инструментов, предоставляемых Microsoft, несложно, его можно использовать только для резервного копирования всей папки, и вы не можете получить доступ к электронным письмам по отдельности. К счастью, есть два других решения, позволяющих сохранять отдельные электронные письма, к которым можно получить доступ в любое время.

Метод перетаскивания

Один из быстрых способов сделать резервную копию нескольких писем в Outlook — использовать метод «перетаскивания».

Для этого метода вам потребуется открыть и Outlook, и Проводник Windows.

Выберите адрес электронной почты, для которого хотите создать резервную копию. Если вы хотите выбрать несколько писем, удерживайте нажатой клавишу «control».

Перетащите выбранные электронные письма в папку, в которой вы хотите их сохранить.

Команда «Сохранить как»

Вы также можете создать резервную копию сообщения электронной почты с помощью команды «Сохранить как».

Выберите письмо, которое хотите сохранить, и нажмите «Файл» в левом верхнем углу.

Нажмите «сохранить как» в списке слева, чтобы открыть окно «сохранить как».

Перейдите туда, куда вы хотите поместить резервную копию, и нажмите "Сохранить".

Убедитесь, что файл находится там, где вы ожидаете.

Заключительные мысли

Возможность создания резервной копии — отличный инструмент для защиты ваших данных, и Microsoft Outlook позволяет вам легко это сделать. Процесс экспорта не сложен и будет работать практически в любой версии Outlook. Однако это не единственная служба электронной почты, которая позволяет создавать резервные копии. Другие поставщики услуг электронной почты, такие как Gmail от Google, также позволяют экспортировать данные, чтобы вы могли добавить все в свою резервную копию.

После того как у вас будет файл резервной копии, вам следует подумать, где вы собираетесь его хранить. Одним из решений является использование хорошего внешнего жесткого диска с большим количеством дешевого хранилища, но файлы PST довольно малы. Более надежным решением является использование бесплатного поставщика облачных хранилищ или онлайн-службы резервного копирования, чтобы защитить ваши данные от сбоя жесткого диска и других физических угроз.

Вы создали резервную копию электронной почты Outlook? Вы использовали один из этих методов? Дайте нам знать ваши мысли в разделе комментариев ниже. Спасибо, что прочитали.

8 мыслей о том, как сделать резервную копию электронной почты Outlook в 2022 году: защитить свою почту

Очень важно делать резервные копии всей почты Outlook, поскольку существует вероятность потери данных Outlook при повреждении или повреждении файла Outlook. Следовательно, лучший способ сделать резервную копию данных Outlook — создать резервную копию с помощью программного обеспечения для резервного копирования почты.

Если я еще не пытался это сделать, это кажется лучшей и самой простой пошаговой процедурой, которую я когда-либо видел.

Привет! Спасибо за публикацию. Вы знаете, как настроить автоматическое резервное копирование, чтобы каждый раз не делать это вручную? Спасибо.

Мой Outlook не выглядит так… нет боковой панели с надписью «файл». Я «обновился» до каждого Outlook, как было предложено. Как узнать, какая у меня версия Outlook?
Когда они лишили меня возможности архивировать электронные письма и вложения на жестком диске, я хотел нанести им удар. Все еще делаю…

Несмотря на то, что это просто, нет возможности выбрать, где сохранить файл, как в инструкциях.

Этот метод создает резервную копию только данных электронной почты, а не учетной записи электронной почты с учетными данными. Перед восстановлением вам необходимо сначала создать аналогичную учетную запись.

Большинство современных компаний используют электронную почту для общения. Потеря доступа к электронной почте или, что еще хуже, к целым учетным записям электронной почты может иметь разрушительные последствия. Резервное копирование электронной почты Outlook – один из лучших способов обрести душевное спокойствие, зная, что электронные письма хранятся в нескольких местах на вашем устройстве и их нельзя легко потерять.

В этой статье мы объясним, как создавать резервные копии электронной почты Outlook несколькими способами.

Как сделать резервную копию и экспортировать все сообщения электронной почты Outlook

Один из самых быстрых способов резервного копирования всех ваших сообщений электронной почты Outlook – это использование встроенного формата файлов .pst. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange используют файлы PST исключительно для хранения электронной почты, контактной информации и адресов, а также событий календаря. Статический файл PST можно использовать в качестве резервной копии ваших текущих сообщений электронной почты и контактной информации Outlook, и Outlook сможет получить к ним доступ даже в автономном режиме.

Вот как сделать резервную копию ваших писем в PST-файле:

Как получить доступ к экспортированным сообщениям электронной почты Outlook

После того как вы экспортировали файлы, вам может быть интересно, как получить к ним доступ позже. Outlook позволяет легко открывать резервные копии и восстанавливать электронные письма до сохраненной точки времени. Вот что вам нужно сделать:

Теперь у вас есть доступ к резервным копиям электронной почты.

Как быстро сохранить одно электронное письмо Outlook

Иногда вам не хочется сохранять все электронные письма и снова открывать Outlook, когда вам нужно только одно или несколько конкретных писем. К счастью, есть несколько быстрых способов сохранить одно электронное письмо из Outlook.

Способ 1 – прямое сохранение в папку

Способ 2. Сохранить как TXT или HTML

Откройте письмо, которое хотите сохранить, в Outlook.
Выберите «Файл», затем выберите «Сохранить как».
Откроется Проводник. Выберите путь, по которому вы хотите сохранить электронную почту. В нижней части проводника щелкните стрелку рядом с «Сохранить как тип». Выберите «Только текст», чтобы сохранить сообщение в формате .txt, или «HTML», чтобы сохранить электронное письмо в виде файла .html.
После сохранения электронное письмо можно открыть в текстовом редакторе (например, в Блокноте), если оно находится в формате .txt или в браузере, если он сохранен как .html.

При сохранении электронного письма таким образом никакие вложения не сохраняются, поэтому обязательно загрузите их, при необходимости переименуйте и сохраните вместе с электронным письмом для последующего доступа.

Способ 3 – использовать снимок экрана для сохранения изображения

Вы также можете использовать программное обеспечение для захвата экрана, чтобы сохранить содержимое электронной почты в виде изображения. Этот метод может быть полезен для ссылки на содержимое электронного письма в других формах связи, поскольку изображения легко прикрепляются к электронным письмам и другим сообщениям.

Если вы используете Windows, более новые версии поставляются с предустановленным программным обеспечением для захвата экрана, которое называется Snipping Tool (на старых устройствах) и Snip & Sketch. Кроме того, вы можете использовать кнопку Print Screen на клавиатуре, а затем вставить изображение в Paint.

Для устройств Mac процесс аналогичен. Используйте сочетание клавиш Ctrl + Command + 4, чтобы открыть встроенную функцию захвата экрана, а затем перетащите перекрестие выбора, чтобы закрыть область письма, чтобы сохранить его.

Для Linux вы можете найти набор доступных для загрузки программ для захвата экрана, которые можно использовать для сохранения электронной почты в виде изображения. Кроме того, модели на основе GNOME имеют встроенную утилиту для создания снимков экрана в меню «Приложения» > «Аксессуары». Некоторые версии ОС Linux реагируют на нажатие кнопки Print Screen на клавиатуре, как и в системах Windows.

Как экспортировать все адреса электронной почты в Outlook?

Если вы хотите экспортировать свой список контактов (который содержит адреса электронной почты ваших контактов, а также другую информацию), вы можете выполнить шаги, аналогичные тому, как вы экспортируете электронные письма. Однако контактная информация может храниться в другом формате файла, более удобном для пользователя, и может быть открыта в Excel для быстрой обработки и редактирования. Вот что вам нужно сделать:

Экспортированный CSV-файл можно открыть в Excel. Он отобразит большую таблицу с контактной информацией. Вероятно, у вас будет много пустых ячеек, и это совершенно нормально. Вы можете использовать Excel для редактирования данных, хотя добавление дополнительного содержимого может сделать его нечитаемым для Outlook, если вам потребуется импортировать файл позже.

Вы можете использовать этот файл на другом устройстве или в почтовом сервисе для импорта контактной информации.

Как сохранить несколько писем Outlook на свой компьютер?

Если вы хотите сохранить более одного письма за раз, но вам не нужна вся библиотека электронной почты, вы можете выбрать несколько писем для одновременного сохранения. Вот что вам нужно сделать:

Откройте Outlook.
Выберите сообщения, которые хотите сохранить. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, нажимайте на письма, чтобы выбирать их по одному, или удерживайте нажатой клавишу Shift, чтобы выбрать группу писем между первым и вторым щелчком мыши.
Выберите "Файл" > "Сохранить как".
В диалоговом окне перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить электронные письма, назовите файл по своему усмотрению и выберите «Только текст» в качестве формата для сохранения.
Outlook сохранит все выбранные электронные письма в одном файле .txt. Для доступа к ним можно использовать текстовый редактор.

Если вы хотите сохранить их в отдельных файлах .txt, вам нужно сохранить каждое электронное письмо отдельно. Дополнительные подключаемые модули Outlook, доступные в Интернете, могут расширить эту функцию, чтобы сохранять электронные письма в отдельных форматах .txt или альтернативных файлах.

Новый взгляд на Outlook

Благодаря встроенной функции экспорта Outlook вы можете создавать резервные копии и восстанавливать электронные письма, если вы потеряете доступ к своей учетной записи электронной почты из-за потери пароля или взлома. Общение в Интернете стало настолько распространенным явлением, что регулярное резервное копирование электронной почты в течение нескольких минут может избавить вас от головной боли, связанной с поиском потерянных файлов.

Как часто вы экспортируете электронные письма Outlook? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.

Сохранение сообщений электронной почты полезно для резервного копирования, совместного архивирования связанных сообщений о проектах/делах или для использования других инструментов поиска, отличных от встроенных возможностей поиска Outlook. Следуйте этим инструкциям, чтобы узнать, как сохранять электронные письма вне Outlook.

Как сохранить электронные письма из Outlook 2019, 2016 и 2013:

В главном окне Outlook выберите письма, которые хотите сохранить.
Примечание. Выберите несколько писем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, когда вы выбираете их мышью (или используйте Ctrl-A, чтобы выбрать их все)
Перетащите их на рабочий стол.

Таким образом, электронные письма сохраняются в собственном формате Outlook (файлы .msg). Если щелкнуть их на рабочем столе, они откроются в Outlook.

Если вы не хотите сохранять электронные письма в формате Outlook, вы можете сохранить их в формате HTML или даже в виде обычного текста:

В главном окне Outlook выберите письма, которые хотите сохранить.
Примечание. Выберите несколько контактов, удерживая нажатой клавишу Ctrl и выбирая их мышью (или используйте Ctrl + A, чтобы выделить их все).
Выберите «Файл» (вкладка вверху), затем «Сохранить как».
Выберите формат и нажмите "Сохранить".

Выбор формата является наиболее важной частью, потому что то, что вы хотите сделать с электронной почтой после этого, влияет на формат сохранения. Из пяти поддерживаемых Outlook форматов (HTML, MHT, TXT, OFT и MSG) только OFT и MSG поддерживают сохранение любых вложений вместе с электронной почтой. Оба они могут быть открыты в Outlook, поскольку они являются собственными форматами Outlook. OFT обычно используется для шаблонов, так что копию часто используемого электронного письма можно сохранить на рабочем столе и дважды щелкнуть, когда вам нужно отправить копию этого электронного письма. MSG — это собственный формат Outlook, и если вы перемещаете электронные письма с одного компьютера на другой, оба этих формата должны иметь Outlook на этом компьютере, чтобы читать электронную почту. Другие форматы не требуют Outlook и могут быть прочитаны либо в браузере, либо в текстовом редакторе, таком как Блокнот.

Если это для поиска (скажем, для юридического раскрытия информации), вам, вероятно, лучше сохранить электронные письма в виде отдельных PDF-файлов, а затем выполнять поиск по ним. Надстройка «Сохранить как PDF» сделает это. Более того, надстройка «Сохранить как PDF Pro» возьмет ваши электронные письма и сохранит их все в один длинный файл PDF, либо в виде портфолио в формате PDF, либо в простом формате электронной почты 1, вложения 1, электронной почты 2, вложения 2 и т. д. . Тогда все, что вам нужно сделать, это использовать функцию поиска в программе для чтения PDF-файлов.

В любом случае Outlook не поддерживает автоматическое сохранение сообщений электронной почты по мере их поступления или одновременное сохранение сообщений электронной почты в нескольких папках. Для этого вам понадобится надстройка, такая как наша надстройка для сохранения вложений. Он сохраняет электронные письма, а также вложения. Чтобы узнать, как сохранять электронные письма Outlook с помощью надстройки, следуйте этим инструкциям:

Как автоматически сохранять электронные письма из Outlook с помощью нашей надстройки:

В Outlook нажмите кнопку Sperry Software.
Перейдите на вкладку Общие настройки 1 в надстройках для сохранения вложений
Установите флажок Автоматически, чтобы начать обработку электронной почты автоматически.
Выберите папку Outlook (например, папку "Входящие").
Выберите папку Windows, в которой будут храниться сохраненные электронные письма, на следующей вкладке (на вкладке Общие настройки 2)
Отметьте параметр Включить сохранение сообщений электронной почты (на вкладке Особые настройки)
Выберите один из пяти настраиваемых форматов (MSG, TXT, HTML, EML и TNEF).

Надстройка также поддерживает сканирование всех папок электронной почты Outlook и последующее сохранение электронной почты в папках Windows с сохранением структуры папок Outlook на жестком диске. Для этого следуйте этим инструкциям:

Как массово сохранять электронные письма из Outlook:

Нажмите значок Sperry Software на главной панели инструментов Outlook.
Перейдите на вкладку Утилиты в надстройках для сохранения вложений
Нажмите кнопку Обработать сейчас…
Выберите папку Outlook (или несколько папок Outlook)
Нажмите кнопку Обработать сейчас, чтобы начать сохранять электронные письма.

Все это может быть хорошо, но что, если вам нужно сохранить электронные письма от этого отправителя (или с этой темой) в эту папку , и письма от этого отправителя в эту папку Windows? Для такого рода автоматизации вам понадобится надстройка Attachment Save Pro, которая сохраняет электронные письма и/или вложения на основе созданных вами правил.

Нужна дополнительная информация?

Не стесняйтесь также общаться с нами, нажав на значок «Живой чат». Мы постараемся ответить на все вопросы, на которые сможем.

Электронная почта – эффективный способ общения. Ведение бизнеса, отправка корреспонденции друзьям и родственникам, совершение покупок в интернет-магазинах — вот лишь некоторые функции, которые нам помогают выполнять электронные письма. Кроме того, важно сохранить их для дальнейшего использования. Вот почему важно знать, как сохранить электронное письмо в Outlook .

С одной стороны, любой пользователь может открыть Microsoft Outlook, ввести ключевое слово в поле поиска и найти то, что нужно. Это правда. Тогда зачем нужно сохранять электронные письма из Outlook? Допустим, во время полета нет доступа к интернету или необходимо сохранить письма Outlook в виде файлов и поделиться ими с коллегами. В этих и других случаях не всегда получается выполнить нужное из-за переадресации писем. Следовательно, информация о том, как сохранять электронные письма Microsoft Outlook, пригодится.

Различные способы сохранения электронной почты Outlook

Помимо общего доступа, может потребоваться сохранить все электронные письма из Outlook в следующих случаях:

Для регулярного резервного копирования важной информации, хранящейся в электронных письмах;
Чтобы импортировать их в другой аккаунт;
Чтобы сохранить их на втором ПК;
Для переноса данных с ПК на Mac;
Для передачи сообщений Outlook в другую программу-клиент электронной почты;
Для передачи электронной корреспонденции в суд или для судебного разбирательства по электронной почте.

Самый простой способ сохранить электронные письма и папки Outlook

Самый полный и простой способ сохранения сообщений и папок Outlook — это использование средства извлечения данных Outlook, которое называется Data Extraction Kit for Outlook. Это позволяет сохранять электронные письма Outlook, контакты, встречи, вложения и другие элементы в отдельные файлы разных форматов, которые затем можно использовать в других приложениях.

Программное обеспечение позволяет указать выходной формат перед экспортом, и пользователь может комбинировать настройки. Например, сохраняйте сообщения Outlook в форматах EML, MSG (двоичный), MSG (текст), TXT или HTML.
Извлечение данных Outlook доступно для бесплатной пробной версии, не теряйте времени, скачайте его здесь и проверьте, как работает эта замечательная утилита.

Как сохранить резервную копию определенных папок Outlook

Какой бы ни была цель, тем, кто хочет знать, как сохранять электронные письма из Outlook 2019–2007, следует начать с нажатия на кнопку Файл в левом углу в верхней части интерфейса Outlook.

Затем найдите Импорт и экспорт и нажмите на него.

Нажав на опцию Экспорт в файл → Далее, нужно будет выбрать учетную запись и папки для экспорта, после чего будет получен файл .pst.

Тогда способ сохранения электронной почты в Outlook 2013 зависит от дальнейшего использования. Необходимо выбрать между форматами .pst и CSV, затем нажать кнопку Далее. Осталось сделать пару шагов: выбрать учетную запись и папки для сохранения, а также указать, где хранить экспортируемый файл. Нажав Готово, процесс будет запущен.

Веб-приложение Microsoft Outlook: есть отличия?

Пользователям Outlook нравится удобство веб-приложения. Следовательно, логично, что возникает необходимость сохранять электронные письма из веб-приложения Outlook. Однако необходимо помнить, что интернет-приложение имеет иной набор функций по сравнению с клиентом Microsoft Outlook, установленным на ПК.

Те, кто хочет знать, как сохранять электронные письма Outlook в формате pdf или в любом другом формате, должны иметь в виду, что эта функция недоступна при использовании веб-приложения, например Outlook 365. Однако вы можете загружать электронные письма в локально установленное приложение Outlook. .

Дополнительные возможности электронной почты Outlook

Для сохранения заархивированных сообщений электронной почты в автономной версии Outlook предусмотрена простая процедура. Как описано выше, в зависимости от версии клиента, установленного у пользователя, необходимо экспортировать файлы в формате .pst. При этом есть возможность использовать фильтры, чтобы сохранять только те электронные письма, которые необходимы.

Чтобы сохранить электронную почту Outlook как отдельный файл:

Выберите электронную почту, которую вы хотите экспортировать.
Выберите меню "Файл" > "Сохранить как".
Выберите место для сохранения файла MSG и подтвердите сохранение.

Выбранное электронное письмо Outlook будет сохранено в двоичный файл MSG, который можно открыть только в Microsoft Outlook. Вы также можете импортировать файл MSG обратно в Outlook, используя метод перетаскивания.

Действительно важно знать, как сохранять электронные письма Outlook на флэш-накопитель. Однако не менее важно знать, как защитить эти данные. Поэтому не стоит игнорировать функцию настройки шифрования. Таким образом, можно защитить сохраненные электронные письма паролем. После сохранения PST-файла вы уже знаете, как сохранить электронную почту Outlook на жесткий диск, так как файл можно легко скопировать или отправить на жесткий диск, компакт-диск или даже загрузить в файлообменник.

Microsoft Outlook — это удобное программное обеспечение, которое помогает людям планировать свое расписание, следить за повестками дня, а также осуществлять переписку и общение. Использование всех функций и возможностей дает возможность получить максимальную отдачу от программного обеспечения. Наслаждайтесь удобством и не забывайте создавать резервные копии важной информации и электронных писем.

Читайте также: