Как сохранить лист в Excel как отдельный документ
Обновлено: 21.11.2024
Если у вас есть книга Excel с большим количеством рабочих листов, нет простого способа разделить каждый из этих листов на отдельные файлы Excel и сохранить их отдельно.
Это может понадобиться, если вы создаете таблицы для разных месяцев, регионов или продуктов/клиентов и хотите быстро получить отдельную книгу для каждой таблицы (в виде файла Excel или PDF-файла).
Несмотря на то, что вручную можно разделить листы на отдельные книги, а затем сохранить их, это неэффективно и чревато ошибками.
В этом руководстве я дам вам простой код VBA, который вы можете использовать для быстрого (за несколько секунд) разделения всех рабочих листов на отдельные файлы, а затем сохранения их в любой указанной папке.
Это руководство охватывает:
Разделить каждый рабочий лист на отдельный файл Excel
Предположим, что у вас есть рабочая тетрадь, как показано ниже, где у вас есть рабочий лист для каждого месяца.
Чтобы разделить эти листы на отдельный файл Excel, вы можете использовать следующий код VBA:
Перед использованием приведенного выше кода VBA необходимо убедиться в нескольких вещах:
- Создайте папку, в которую вы хотите поместить все полученные файлы.
- Сохраните основной файл Excel (со всеми необходимыми рабочими листами в виде отдельных файлов) в этой папке.
После того, как вы это сделаете, вы можете поместить приведенный выше код VBA в файл и запустить код.
Приведенный выше код написан таким образом, что он выбирает расположение папки, используя путь к файлу (в котором выполняется код). Вот почему важно сначала сохранить файл в папке, а затем использовать этот код.
Как работает код VBA. В приведенном выше коде используется простой цикл For Next, который проходит по каждому рабочему листу, создает копию рабочего листа в рабочей книге Excel, а затем сохраняет эту рабочую книгу Excel в указанной папке (которая является то же, что и основной файл со всеми листами).
Ниже приведены шаги для размещения этого кода VBA в книге Excel (они будут одинаковыми для всех других методов, показанных в этом руководстве):
Куда поместить этот код?
Ниже приведены шаги по размещению кода в редакторе Visual Basic, где его можно будет выполнить:
Поскольку вы поместили код VBA в книгу Excel, вам необходимо сохранить его в формате .XLSM (это формат с поддержкой макросов). Это гарантирует, что макрос будет сохранен и будет работать, когда вы откроете этот файл в следующий раз.
Обратите внимание, что я использовал строки Application.ScreenUpdating = False и Application.DisplayAlerts = False в коде, чтобы все происходило в бэкенде и не было видно вещи, происходящие на вашем экране. После запуска кода, разделения листов и их сохранения, мы возвращаем им значение TRUE.
Рекомендуется создать резервную копию основного файла (в котором есть листы, которые вы хотите разделить). Это гарантирует, что вы не потеряете свои данные в случае, если что-то пойдет не так или если Excel решит работать медленно или давать сбой.
Разделить каждый рабочий лист и сохранить как отдельный PDF-файл
Если вы хотите разделить рабочие листы и сохранить их как файлы PDF вместо файлов Excel, вы можете использовать следующий код:
В чем нужно убедиться, прежде чем использовать этот код:
- Создайте папку, в которую вы хотите поместить все полученные файлы.
- Сохраните основной файл Excel (со всеми необходимыми рабочими листами в виде отдельных файлов) в этой папке.
Приведенный выше код разделяет каждый лист в файле Excel и сохраняет его в формате PDF в той же папке, где вы сохранили основной файл Excel.
Разделить только те рабочие листы, которые содержат слово/фразу, на отдельные файлы Excel
Если у вас много листов в книге и вы хотите разделить только те листы, которые содержат определенный текст, вы также можете это сделать.
Например, предположим, что у вас есть файл Excel с данными за несколько лет, и каждый лист в файле имеет номер года в качестве префикса. Примерно так, как показано ниже:
Теперь предположим, что вы хотите разделить все листы на 2020 год и сохранить их в виде отдельных файлов Excel. Для этого нужно как-то проверить название каждого рабочего листа и разделить и сохранить только те листы, которые имеют номер 2020, а остальные оставить нетронутыми.
Это можно сделать с помощью следующего кода макроса VBA:
В приведенном выше коде я использовал переменную TexttoFind, которой вначале было присвоено значение «2020».
Затем код VBA использует цикл For Next в VBA для просмотра каждого рабочего листа, а затем проверяет имя функции INSTR каждого рабочего листа.Эта функция проверяет, есть ли в имени рабочего листа слово 2020 или нет. Если это так, он вернет номер позиции, в которой находит этот текст (в данном случае это 2020).
И если он не находит искомый текст, он возвращает 0.
Это используется с условием IF Then. Поэтому, если имя листа содержит текстовую строку 2020, оно будет разделено и сохранено как отдельный файл. А если этой текстовой строки нет, условие ЕСЛИ не будет выполнено и ничего не произойдет.
По умолчанию при сохранении файла Excel в формате PDF сохраняется только первый рабочий лист. Однако вы можете выбрать несколько листов для сохранения в формате PDF. Предположим, у вас есть следующий файл Excel с тремя листами (Лист 1, Лист 2 и Лист 3) с одинаковыми данными.
- Выберите все рабочие листы, которые вы хотите сохранить в формате PDF. Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните вкладки каждого листа, который вы хотите сохранить (Лист 1 и Лист 2).
- Выберите «Создать документ PDF/XPS» и нажмите «Создать PDF/XPS».
- В окне поиска введите (1) имя и (2) место назначения для файла, а затем (3) нажмите «Опубликовать».
По умолчанию новый файл PDF имеет то же имя и место назначения, что и исходный файл Excel.
В результате файл PDF сохраняется со всеми рабочими листами (Лист 1 и Лист 2), выбранными в файле Excel. Каждый лист начинается с новой страницы в файле PDF.
Сохранить копию PDF
Другой способ добиться того же результата – изменить тип файла при сохранении.
- Выберите все рабочие листы, которые вы хотите сохранить в формате PDF. Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните вкладки каждого листа, который нужно сохранить (например, Лист 1 и Лист 2).
Результат такой же, как и в предыдущем методе: новый файл PDF создается из листов Excel.
Сохранить несколько таблиц Google в формате PDF
Как и рабочую книгу Excel, файл Google Sheets можно сохранить в формате PDF.
- Выберите в меню «Файл» > «Загрузить» > «Документ PDF» (.pdf).
- В окне "Печать" (1) в разделе "Экспорт" выберите "Книга". (2) Отметьте Лист 1 и Лист 2 для выбора и (3) нажмите Применить. Наконец (4) нажмите Экспорт.
Новый PDF-файл с выбранными листами из файла Google Таблиц теперь сохраняется под тем же именем в папке «Загрузки».
поиск меню
Урок 4. Сохранение и совместное использование книг
Введение
Каждый раз, когда вы создаете новую книгу в Excel, вам необходимо знать, как ее сохранить, чтобы иметь к ней доступ и редактировать ее позже.Как и в предыдущих версиях Excel, вы можете сохранять файлы локально на свой компьютер. Но в отличие от более ранних версий Excel 2016 также позволяет сохранять книгу в облаке с помощью OneDrive. Вы также можете экспортировать книги и делиться ими с другими непосредственно из Excel.
Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о сохранении и совместном использовании книг в Excel.
О OneDrive
Каждый раз, когда вы открываете или сохраняете книгу, у вас будет возможность использовать OneDrive – службу онлайн-хранилища файлов, включенную в вашу учетную запись Microsoft. Чтобы включить этот параметр, вам необходимо войти в Office. Чтобы узнать больше, посетите наш урок «Знакомство с OneDrive».
Сохранить и сохранить как
Excel предлагает два способа сохранения файла: Сохранить и Сохранить как. Эти параметры работают одинаково, но с некоторыми важными отличиями:
- Сохранить. При создании или редактировании книги вы будете использовать команду "Сохранить", чтобы сохранить изменения. Вы будете использовать эту команду большую часть времени. Когда вы сохраняете файл, вам нужно будет только выбрать имя файла и местоположение в первый раз. После этого вы можете просто нажать кнопку «Сохранить», чтобы сохранить его с тем же именем и в том же месте.
- Сохранить как. Эта команда используется для создания копии книги с сохранением оригинала. При использовании функции "Сохранить как" вам потребуется выбрать другое имя и/или местоположение для скопированной версии.
Чтобы сохранить книгу:
Важно сохранять книгу всякий раз, когда вы начинаете новый проект или вносите изменения в существующий. Раннее и частое сохранение может предотвратить потерю вашей работы. Вам также нужно обратить особое внимание на то, где вы сохраняете книгу, чтобы ее было легко найти позже.
Вы также можете получить доступ к команде "Сохранить", нажав Ctrl+S на клавиатуре.
Использование «Сохранить как» для создания копии
Если вы хотите сохранить другую версию книги, сохранив оригинал, вы можете создать копию. Например, если у вас есть файл с именем "Данные о продажах", вы можете сохранить его как "Данные о продажах 2", чтобы иметь возможность редактировать новый файл и по-прежнему обращаться к исходной версии.
Для этого нажмите кнопку "Сохранить как" в представлении Backstage. Как и при первом сохранении файла, вам нужно будет выбрать, где сохранить файл, и дать ему новое имя.
Чтобы изменить место сохранения по умолчанию:
Если вы не хотите использовать OneDrive, вас может расстроить тот факт, что OneDrive выбран в качестве расположения по умолчанию при сохранении. Если вам неудобно каждый раз выбирать «Компьютер», вы можете изменить место сохранения по умолчанию, чтобы по умолчанию был выбран «Компьютер».
Автовосстановление
Excel автоматически сохраняет ваши книги во временной папке, пока вы над ними работаете. Если вы забыли сохранить изменения или произошел сбой Excel, вы можете восстановить файл с помощью автовосстановления.
Чтобы использовать автовосстановление:
- Откройте Excel. Если будут найдены автоматически сохраненные версии файла, появится панель DocumentRecovery.
- Нажмите, чтобы открыть доступный файл. Книга будет восстановлена.
По умолчанию Excel автоматически сохраняет данные каждые 10 минут. Если вы редактируете книгу менее 10 минут, Excel может не создать автоматически сохраненную версию.
Если вы не видите нужный файл, вы можете просмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Просто выберите вкладку «Файл», нажмите «Управление версиями», затем выберите «Восстановить несохраненные книги».
Экспорт книг
По умолчанию книги Excel сохраняются в формате файла .xlsx. Однако могут быть случаи, когда вам нужно использовать другой тип файла, например книгу PDF или Excel 97-2003. Книгу легко экспортировать из Excel в файлы различных типов.
Чтобы экспортировать книгу в виде файла PDF:
Экспорт вашей книги в виде документа Adobe Acrobat, обычно известного как файл PDF, может быть особенно полезен, если вы делитесь книгой с кем-то, у кого нет Excel. PDF-файл позволит получателям просматривать, но не редактировать содержимое вашей книги.
По умолчанию Excel экспортирует только активный лист. Если у вас есть несколько рабочих листов и вы хотите сохранить их все в одном файле PDF, нажмите «Параметры» в диалоговом окне «Сохранить как». Появится диалоговое окно «Параметры». Выберите «Вся книга» и нажмите «ОК».
Всякий раз, когда вы экспортируете книгу в формате PDF, вам также необходимо подумать о том, как данные вашей книги будут отображаться на каждой странице PDF, точно так же, как при печати книги. Посетите наш урок «Макет страницы и печать», чтобы узнать больше о том, что следует учитывать перед экспортом книги в формате PDF.
Чтобы экспортировать книгу в другие типы файлов:
Вам также может быть полезно экспортировать книгу в другие типы файлов, например в книгу Excel 97–2003, если вам нужно поделиться с людьми, использующими более старую версию Excel, или в файл .CSV, если вам нужен простой -текстовая версия вашей книги.
Вы также можете использовать раскрывающееся меню "Тип файла:" в диалоговом окне "Сохранить как", чтобы сохранять книги в различных типах файлов.
Общий доступ к книгам
Excel упрощает совместное использование и совместную работу над книгами с помощью OneDrive. В прошлом, если вы хотели поделиться файлом с кем-то, вы могли отправить его как вложение электронной почты. Несмотря на удобство, эта система также создает несколько версий одного и того же файла, что может быть сложно упорядочить.
Когда вы делитесь книгой из Excel, вы фактически предоставляете другим доступ к тому же файлу. Это позволяет вам и людям, с которыми вы делитесь, редактировать одну и ту же книгу без необходимости отслеживать несколько версий.
Чтобы поделиться книгой, ее нужно сначала сохранить в OneDrive.
После того как вы создали книгу, вам нужно сохранить ее, если вы хотите использовать ее снова. Кроме того, если вы вносите изменения в книгу, вам нужно ее сохранить. Вы даже можете сохранить копию существующей книги под новым именем, в другом месте или с использованием другого типа файла.
Сохранить книгу
После того как вы создали новую книгу, вам необходимо сохранить ее, если вы хотите использовать ее снова.
Нажмите Ctrl + S, чтобы быстро сохранить книгу.
Если вы впервые сохраняете книгу, появится экран "Сохранить как".
- OneDrive: сохранение в облачном хранилище Microsoft, чтобы вы могли открыть лист на другом компьютере.
- SharePoint: сохраните книгу на подключенном сервере SharePoint.
- Этот компьютер: сохраните в локальном хранилище на вашем компьютере.
- Обзор: открывает диалоговое окно, в котором вы можете просмотреть папки, диски и общие сетевые ресурсы вашего компьютера.
Автосохранение книг
Если файл Excel сохраняется в Интернете, автоматически включается функция автосохранения в левом верхнем углу. Однако это можно изменить по мере необходимости.
-
Нажмите кнопку-переключатель «Автосохранение», чтобы включить или выключить эту функцию.
Сохранить прогресс
Поскольку вы продолжаете работать в Excel, вам нужно время от времени сохранять любые изменения, которые вы вносите.
Нажмите Ctrl + S, чтобы быстро сохранить книгу.
Старайтесь сохранять свой прогресс каждые 10 минут; таким образом вы не потеряете важные изменения в случае аварии.
Сохранить как новый файл и/или папку
Иногда может потребоваться сделать копию существующей книги и сохранить ее под новым именем. Использование и изменение содержимого существующей книги часто может сэкономить вам много времени.
Сохранить в различных форматах файлов
Excel обычно сохраняет свои файлы как рабочие книги Excel, но вы также можете сохранять информацию в файлах других форматов. Например, иногда вам может понадобиться сохранить данные в виде файла со значениями, разделенными запятыми, или файла CSV, чтобы вы могли импортировать их в другую программу.
Тип файла по умолчанию – файл XLSX Excel, но в этом меню вы можете выбрать один из множества других форматов файлов.
Типы файлов, которые обычно сохраняются в Excel
| Тип файла | Расширение | Описание |
|---|---|---|
| CSV | . csv | Текстовый файл с разделителями-запятыми, часто используемый для импорта/экспорта данных. |
| Книга Excel | .xlsx | Формат файлов Excel по умолчанию на основе XLM, используемый с Excel 2007. |
| Excel 97-2003 Workbook | .xls | Файлы Excel из Excel 2003 и более ранних версий. |
| Шаблон Excel с поддержкой макросов | .xlsm | Шаблон Excel, который содержит макросы. |
| Шаблон Excel | .xltx | Файлы шаблонов Excel. |
| Portable Document Format, формат, который сохраняет форматирование документа и позволяет обмениваться файлами. | ||
| Интернет Страница | .html | Веб-страница, сохраненная в виде папки и содержащая файл .htm и вспомогательные файлы, например изображения. |