Как сохранить Excel в pdf на одной странице

Обновлено: 07.07.2024

Мы стараемся, чтобы наши статьи были максимально точными. Если вы заметили какие-либо несоответствия или устаревшую информацию, сообщите нам об этом.

Когда вы пытаетесь создать PDF-файл с помощью novaPDF и выбираете печать всей книги из Microsoft Excel, каждый лист будет сохранен как отдельный файл PDF.

Это происходит из-за того, что один (или несколько) листов в вашей книге имеют разные настройки dpi для печати. Из-за этого Excel предполагает, что каждый отдельный лист нужно отправлять на печать отдельно, поэтому он таким же образом отправит его на принтер PDF, который предложит создать PDF-файл из каждого листа.

Чтобы все отдельные листы были напечатаны в одном файле PDF (а не в нескольких PDF-файлах), вам необходимо установить одинаковое значение DPI для печати для всех них.
Чтобы установить значение DPI для каждой отдельной страницы, выполните следующие действия:

Откройте книгу Excel
Выберите лист, для которого вы хотите установить DPI.
В Microsoft Excel перейдите в раздел «Макет страницы» и нажмите кнопку «Развернуть» в диалоговом окне «Параметры страницы» (в Microsoft Excel 2003 или более ранней версии выберите «Файл» -> «Параметры страницы»).
В разделе "Качество печати" введите значение DPI, которое вы хотите иметь для своего документа (обратите внимание, что это значение DPI вам также придется установить для каждого отдельного листа), и нажмите OK.
novaPDF спросит вас, где сохранить PDF-файл, и (если это указано) откроет PDF-файл после его создания. Вам придется повторить эти шаги для каждого отдельного листа в книге.

Описанный выше метод рекомендуется, если у вас разные настройки печати для каждой страницы (например, если для каждой страницы задан верхний и нижний колонтитулы). Однако если у вас одинаковые параметры печати для каждого листа в книге, вы можете изменить параметры страницы для всех листов одновременно. Обратите внимание, что при использовании этого метода у вас будут одинаковые настройки для всех листов, включая верхний и нижний колонтитулы.

Чтобы установить одинаковые параметры настройки страницы для всех отдельных листов Excel:

Откройте книгу Excel
Щелкните правой кнопкой мыши вкладку любого из листов, которые есть в вашей рабочей области (по умолчанию вкладки листов называются Лист1, Лист2, . )
Выберите параметр «Выбрать все листы» (который выберет все листы в рабочей области. Вы можете сказать, что они выбраны, если все вкладки листа имеют белый фон, как у активной вкладки листа).
В Microsoft Excel перейдите в раздел «Макет страницы» и нажмите кнопку «Развернуть» в диалоговом окне «Параметры страницы» (в Microsoft Excel 2003 или более ранней версии выберите «Файл» -> «Параметры страницы»). Установите качество печати на желаемое значение DPI и нажмите OK, чтобы Excel зафиксировал тот факт, что все страницы имеют одинаковые настройки печати. Важно нажать кнопку OK, даже если вы ничего не меняете, потому что это «сообщит» Excel, что все листы имеют одинаковые параметры настройки страницы.
Нажмите «Файл», затем «Печать» и посмотрите, нравится ли вам, как страницы будут отображаться при печати в формате PDF. Если у вас нет никаких изменений в параметрах печати, выберите параметр «Печать всей книги» в разделе «Настройки» и novaPDF в разделе «Имя принтера» и нажмите «Печать», чтобы создать файл PDF.
novaPDF спросит вас, где сохранить PDF-файл, и (если это указано) откроет PDF-файл после его создания.

novaPDF включает параметр слияния (объединения) PDF-файлов, поэтому другим способом печати нескольких отдельных листов Excel в один PDF-файл является использование собственного параметра слияния novaPDF. Это позволит вам распечатать первый лист в PDF-документе, а затем распечатать все остальные листы этой книги в том же PDF-файле.

< бр />

Ванн Висенте

Ванн Висенте
Писатель

Ванн Висенте уже четыре года пишет о технологиях, уделяя особое внимание объяснениям, ориентированным на обычных потребителей. Он также работает специалистом по цифровому маркетингу на региональном веб-сайте электронной коммерции. Он инвестирует в интернет-культуру, социальные сети и то, как люди взаимодействуют с Интернетом. Подробнее.

Сохранение электронной таблицы Excel в формате PDF может привести к путанице, а готовый файл часто выглядит не так, как мы хотим. Вот как можно сохранить лист в виде читаемого чистого PDF-файла.

Файлы Excel в формате PDF

Во многих случаях может потребоваться сохранить документ Excel в формате PDF, а не в виде электронной таблицы. Например, если вы хотите отправить только определенную часть большого листа или не хотите, чтобы его можно было редактировать. Однако преобразование файла Excel в формат PDF может оказаться сложной задачей.

Мы часто не думаем об электронных таблицах Excel как о документах с границами, страницами и полями. Однако, когда дело доходит до преобразования этих файлов в PDF-документы, которые можно читать, распечатывать или распространять среди других, вы должны помнить об этом. Ваш файл должен быть удобочитаемым и понятным, без случайных случайных столбцов на других страницах или размеров ячеек, которые слишком малы для чтения.

Вот как превратить электронную таблицу в презентабельный PDF-документ, пригодный для печати.

Настройка страницы

Если вы используете Office 2008 или более позднюю версию, перейдите на вкладку "Макет страницы". Здесь вы увидите несколько параметров, сгруппированных в разделе «Параметры страницы». Вот первые три:

Поля: размер пробела между краем документа и первой ячейкой.
Ориентация: хотите ли вы, чтобы готовый файл был альбомной или книжной ориентации.
Размер: размер страницы готового документа.

В основном они работают так же, как и в документе Word, поэтому устанавливайте их в зависимости от того, как вы хотите, чтобы ваш готовый PDF-файл выглядел. Обратите внимание, что большинство электронных таблиц Excel более удобочитаемы в альбомной ориентации, чем в книжной, если только у вас очень мало столбцов. На листах, сохраненных в книжной ориентации, столбцы, как правило, выходят за пределы конечной области печати, что может затруднить навигацию по документу и его чтение.

Кроме того, в окончательный макет можно добавить верхний и нижний колонтитулы. Щелкните стрелку в правом нижнем углу раздела «Параметры страницы», затем щелкните вкладку «Верхний/нижний колонтитул». Вы можете выбрать один из вариантов, сгенерированных Office, или создать свой собственный с помощью функции «Настроить».

У вас также есть возможность изменить фон распечатки. Для этого нажмите кнопку «Фон» в разделе «Параметры страницы». Вы можете выбрать изображение на своем ноутбуке или в облаке, и это изображение будет расположено на листе мозаикой.

Определение области печати и подгонки

Затем вам нужно определить, какая область будет преобразована в PDF, а также сколько строк и столбцов будет на каждой странице.

Первый способ определить область – выбрать все нужные ячейки в документе с помощью щелчка и перетаскивания. После этого перейдите в «Параметры страницы» > «Область печати» > «Установить область печати». Это создаст тонкую серую линию вокруг всей области, которая будет напечатана. Когда вы создаете свой PDF-файл, все, что находится за пределами этой области, не будет включено. Вы также можете ввести ячейки вручную, щелкнув стрелку в нижнем левом углу и выбрав Листы > Область печати.

Как и в Microsoft Word, вы также можете создавать разрывы страниц для сегментации разных таблиц. Эти разрывы страниц могут быть как горизонтальными, так и вертикальными. Перейдите к ячейке, в которую вы хотите поместить разрыв страницы, щелкните вкладку «Разметка страницы» на ленте и выберите «Параметры страницы» > «Разрывы страниц» > «Вставить разрыв страницы». Это создаст разрыв прямо над и слева от вашей текущей ячейки.

Еще одна важная вещь, которую необходимо сделать, — определить параметр "Масштабировать по размеру". Справа от «Параметры страницы» вы увидите три параметра: «Ширина», «Высота» и «Масштаб». Параметры «Ширина» и «Высота» позволяют вам установить, на скольких страницах будут отображаться строки или столбцы вашей таблицы. Например, если у вас много строк, но всего несколько столбцов, идеальным вариантом будет установка ширины на одну страницу. Масштаб, с другой стороны, будет определять общее изменение размера всей области печати.

Параметры листа

Последнее меню, на которое следует обратить внимание, — это «Параметры листа». Это настройки, которые влияют на внешний вид вашего окончательного печатного листа. Чтобы получить доступ ко всем параметрам листа, нажмите стрелку в левом нижнем углу разделов «Параметры листа».

Вот обзор различных настроек, которые вы можете сделать в этом меню:

Печатать заголовки. Вы можете зафиксировать определенные строки и столбцы таблицы на месте, чтобы они отображались на каждой странице, например в заголовках и метках.
Линии сетки: здесь можно указать, следует ли отображать линии сетки, которые представляют собой линии между ячейками, которые появляются, когда на них не нарисована граница.
Заголовки. Это позволяет отображать заголовки, которые представляют собой фиксированные буквенные (A, B, C) и числовые (1, 2, 3) метки на осях X и Y электронных таблиц Excel.
Комментарии, примечания и ошибки. Здесь отображаются встроенные комментарии, примечания и предупреждения об ошибках в окончательном документе.
Порядок печати. Здесь вы можете указать, следует ли создавать документ сначала вниз или вправо.

В этом меню можно перейти к экрану предварительного просмотра перед печатью, где можно увидеть окончательный вариант документа. Вы также можете перейти на экран с помощью сочетания клавиш Ctrl+P.

Сохранение или печать в формате PDF

Если ваш документ правильно отформатирован и готов к работе, вы можете создать PDF-файл двумя способами.

Чтобы сохранить файл в формате PDF в Excel, откройте диалоговое окно «Сохранить как» и выберите PDF в раскрывающемся меню «Тип файла». Кроме того, вы можете перейти к Экспорт > Экспорт в XPS/PDF. Отсюда у вас есть несколько вариантов. Вы можете решить, следует ли оптимизировать файл для Стандартного или Минимального, что будет определять окончательное качество и размер документа. Затем вы можете нажать «Параметры», чтобы выбрать область для публикации:

Выделение: выбранные вами текущие ячейки.
Активные листы: текущий лист, в котором вы находитесь.
Все рабочие книги: все рабочие книги в текущем файле, над которым вы работаете.
Таблица. Определенная таблица, созданная вами в Microsoft Excel.

Вы также можете полностью игнорировать установленную область печати.

Вы также можете распечатать файл в формате PDF. У Microsoft есть встроенный PDF-принтер под названием Microsoft Print to PDF, который вы можете выбрать в раскрывающемся меню принтера. Если у вас есть другой накопитель PDF, например Adobe PDF, Foxit или PDF Xchange, вы также можете использовать один из них. Прежде чем нажимать «Печать», просмотрите предварительный просмотр печати, чтобы убедиться, что все выглядит правильно.

› Как импортировать данные из PDF в Microsoft Excel
› Как сделать круговую диаграмму в Microsoft Excel
› Как преобразовать CSV-файл в Microsoft Excel
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Что означает XD и как вы его используете?
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11

< /p>

Как сохранить каждый лист книги в виде отдельного PDF-файла в Excel?

В Excel вы можете сохранить активный лист как файл PDF, но пытались ли вы когда-нибудь сохранить каждый лист книги как отдельный файл PDF? Теперь я расскажу об уловках, позволяющих быстро сохранять каждый лист книги в виде отдельного PDF-файла одновременно.

Сохраните каждый лист книги в виде отдельного файла PDF с помощью Kutools for Excel

Преобразуйте несколько книг в файл PDF с помощью Kutools for Excel

Одновременное сохранение одного листа в виде файла PDF с помощью команды "Сохранить как"

В Excel вы можете одновременно сохранить только текущий лист в виде файла PDF с помощью функции «Сохранить как».

<р>1.Включите лист и нажмите кнопку «Файл» или «Офис» > «Сохранить как». Смотрите скриншот:

<р>2. В диалоговом окне «Сохранить как» выберите папку для сохранения файла PDF, укажите имя в текстовом поле «Имя файла» для PDF и выберите PDF из раскрывающегося списка «Сохранить как тип». Смотрите скриншот:

<р>3. Нажмите «Сохранить», после чего текущий лист будет сохранен как файл PDF.

С помощью метода «Сохранить как» вы можете сохранить только один лист в виде файла PDF за раз, что слишком утомительно, если требуется сохранить много листов в виде отдельных файлов PDF. Однако вы можете использовать утилиту Kutools for Excel's Split Workbook, чтобы быстро разделить книгу, а затем сохранить каждый лист в виде отдельного файла PDF.

Сохраните каждый лист книги в виде отдельного файла PDF с помощью Kutools for Excel

Утилита Kutools for Excel's Split Workbook может разделить каждый лист книги на отдельные и независимые файлы и сохранить их в виде текста, PDF, xls, xlsx или csv.

После бесплатной установки Kutools for Excel сделайте следующее:

<р>1. Включите книгу, каждый лист которой вы хотите сохранить в виде отдельного файла PDF, и нажмите Kutools Plus > Рабочая книга > Разделить рабочую книгу. Смотрите скриншот:

<р>2. В диалоговом окне «Разделить рабочую книгу» вы можете выбрать листы, которые хотите сохранить в формате PDF, из списка имен рабочих листов, по умолчанию выбраны все листы, и установите флажок «Указать формат сохранения», затем в раскрывающемся списке ниже выберите PDF (*.pdf). ). Смотрите скриншот:

Совет. Если установлены флажки Пропускать скрытые листы и Пропускать пустые листы, скрытые листы и пустые листы не будут разделены.

<р>3. Затем нажмите «Разделить» и в появившемся диалоговом окне выберите папку для размещения файлов PDF. Смотрите скриншот:

<р>4. Нажмите «ОК». Теперь все листы книги сохраняются в виде отдельных PDF-файлов.

Разделить книгу на отдельные файлы PDF/Excel/TET/

Экспортировать выборку в файл PDF с помощью Kutools for Excel

Если вы хотите сохранить выбор рабочего листа в виде файла PDF, вы также можете установить Kutools for Excel и использовать его утилиту «Экспорт диапазона в файл» для обработки этого задания.

После бесплатной установки Kutools for Excel сделайте следующее:

<р>1. Выберите диапазон, который вы хотите сохранить в формате PDF, и нажмите Kutools Plus > Импорт и экспорт > Экспорт диапазона в файл. Смотрите скриншот:

<р>2. В диалоговом окне «Экспорт диапазона в файл» отметьте PDF в разделе «Формат файла» и выберите нужные параметры в разделе «Параметры рабочей книги», затем выберите место для сохранения. Смотрите скриншот:

Совет. Если вы установите флажок Открыть файл после экспорта, PDF-файл будет открыт после экспорта.

<р>3. Нажмите «ОК». Затем укажите имя экспортируемого PDF-файла в появившемся диалоговом окне «Экспорт диапазона в файл» и нажмите кнопку «ОК».

До сих пор выбор был экспортирован в виде файла PDF и сохранен в указанном каталоге для сохранения.

Преобразование нескольких книг в файл PDF с помощью Kutools for Excel

Если вы хотите преобразовать несколько книг в файлы PDF, вы также можете использовать Kutools для конвертера форматов файлов Excel.

После бесплатной установки Kutools for Excel сделайте следующее:

<р>1. Включите книгу и нажмите Kutools Plus > Рабочая книга > Конвертер форматов. Смотрите скриншот:

<р>2. В диалоговом окне конвертера форматов файлов выполните следующие действия:

A: выберите параметр «Книга Excel в PDF» в раскрывающемся списке «Тип»;

B: выберите книги из файла или папки, нажав кнопку «Плюс»;

C: выберите папку для вывода преобразованных файлов PDF.

<р>3. Нажмите «ОК». Затем несколько книг преобразуются в файлы PDF. И в то же время создается новая рабочая книга с некоторой информацией об этом преобразовании.

С помощью конвертера форматов файлов Kutools for Excel вы также можете использовать его для преобразования нескольких файлов между xls и xlsx.

По умолчанию при сохранении файла Excel в формате PDF сохраняется только первый рабочий лист. Однако вы можете выбрать несколько листов для сохранения в формате PDF. Предположим, у вас есть следующий файл Excel с тремя листами (Лист 1, Лист 2 и Лист 3) с одинаковыми данными.

Выберите все рабочие листы, которые вы хотите сохранить в формате PDF. Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните вкладки каждого листа, который вы хотите сохранить (Лист 1 и Лист 2).

Выберите «Создать документ PDF/XPS» и нажмите «Создать PDF/XPS».

В окне поиска введите (1) имя и (2) место назначения для файла, а затем (3) нажмите «Опубликовать».
По умолчанию новый файл PDF имеет то же имя и место назначения, что и исходный файл Excel.

В результате файл PDF сохраняется со всеми рабочими листами (Лист 1 и Лист 2), выбранными в файле Excel. Каждый лист начинается с новой страницы в файле PDF.

Сохранить копию PDF

Другой способ добиться того же результата – изменить тип файла при сохранении.

Выберите все рабочие листы, которые вы хотите сохранить в формате PDF. Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните вкладки каждого листа, который нужно сохранить (например, Лист 1 и Лист 2).

Результат такой же, как и в предыдущем методе: новый файл PDF создается из листов Excel.

Сохранить несколько таблиц Google в формате PDF

Как и рабочую книгу Excel, файл Google Sheets можно сохранить в формате PDF.

Выберите в меню «Файл» > «Загрузить» > «Документ PDF» (.pdf).

В окне "Печать" (1) в разделе "Экспорт" выберите "Книга". (2) Отметьте Лист 1 и Лист 2 для выбора и (3) нажмите Применить. Наконец (4) нажмите Экспорт.

Новый PDF-файл с выбранными листами из файла Google Таблиц теперь сохраняется под тем же именем в папке «Загрузки».

Читайте также: