Как сохранить документы в Word

Обновлено: 26.06.2024

Когда вы создаете новый документ в Word, вам необходимо знать, как его сохранить, чтобы иметь доступ к нему и редактировать его позже. Как и в предыдущих версиях Word, вы можете сохранять файлы на свой компьютер. При желании вы также можете сохранять файлы в облаке с помощью OneDrive. Вы даже можете экспортировать документы и обмениваться ими непосредственно из Word.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как сохранять документы Word и делиться ими.

Сохранить и сохранить как

Word предлагает два способа сохранения файла: Сохранить и Сохранить как. Эти параметры работают одинаково, но с некоторыми важными отличиями.

Сохранить: при создании или редактировании документа вы будете использовать команду "Сохранить", чтобы сохранить изменения. Вы будете использовать эту команду большую часть времени. Когда вы сохраняете файл, вам нужно будет только выбрать имя файла и местоположение в первый раз. После этого вы можете нажать кнопку Сохранить, чтобы сохранить его с тем же именем и в том же месте.
Сохранить как. Эта команда используется для создания копии документа с сохранением оригинала. При использовании функции "Сохранить как" вам потребуется выбрать другое имя и/или местоположение для скопированной версии.

О OneDrive

Большинство функций Microsoft Office, включая Word, предназначены для сохранения и обмена документами в Интернете. Это делается с помощью OneDrive, который представляет собой онлайн-хранилище для ваших документов и файлов. Если вы хотите использовать OneDrive, убедитесь, что вы вошли в Word со своей учетной записью Microsoft. Ознакомьтесь с нашим уроком «Понимание OneDrive», чтобы узнать больше.

Чтобы сохранить документ:

Важно сохранять документ всякий раз, когда вы начинаете новый проект или вносите изменения в существующий. Раннее и частое сохранение может предотвратить потерю вашей работы. Вам также нужно обратить особое внимание на то, где вы сохраняете документ, чтобы его было легко найти позже.

Вы также можете получить доступ к команде "Сохранить", нажав Ctrl+S на клавиатуре.

Использование «Сохранить как» для создания копии

Если вы хотите сохранить другую версию документа, сохранив оригинал, вы можете создать копию. Например, если у вас есть файл с именем "Отчет о продажах", вы можете сохранить его как "Отчет о продажах 2", чтобы иметь возможность редактировать новый файл и по-прежнему обращаться к исходной версии.

Для этого нажмите кнопку "Сохранить как" в представлении Backstage. Как и при первом сохранении файла, вам нужно будет выбрать, где сохранить файл, и дать ему новое имя.

Чтобы изменить место сохранения по умолчанию:

Если вы не хотите использовать OneDrive, вас может расстроить тот факт, что OneDrive выбран в качестве расположения по умолчанию при сохранении. Если вы считаете это неудобным, вы можете изменить место сохранения по умолчанию, чтобы этот компьютер был выбран по умолчанию.

Автовосстановление

Word автоматически сохраняет документы во временной папке, пока вы над ними работаете. Если вы забыли сохранить изменения или произошел сбой Word, вы можете восстановить файл с помощью автовосстановления.

Чтобы использовать автовосстановление:

Откройте Word. Если будут найдены автоматически сохраненные версии файла, панель DocumentRecovery появится слева.
Нажмите, чтобы открыть доступный файл. Документ будет восстановлен.

По умолчанию Word выполняет автосохранение каждые 10 минут. Если вы редактируете документ менее 10 минут, Word может не создать автоматически сохраненную версию.

Если вы не видите нужный файл, вы можете просмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Выберите вкладку «Файл», нажмите «Управление версиями», затем выберите «Восстановить несохраненные документы».

Экспорт документов

По умолчанию документы Word сохраняются в формате файла .docx. Однако могут быть случаи, когда вам нужно использовать другой тип файла, например документ PDF или Word 97-2003. Документ легко экспортировать из Word в файлы различных типов.

Чтобы экспортировать документ в виде файла PDF:

Экспорт вашего документа в виде документа Adobe Acrobat, широко известного как файл PDF, может быть особенно полезен, если вы предоставляете общий доступ к документу кому-то, у кого нет Word. Файл PDF позволит получателям просматривать, но не редактировать содержимое вашего документа.

Если вам нужно отредактировать файл PDF, Word позволяет преобразовать файл PDF в редактируемый документ. Прочтите наше руководство по редактированию PDF-файлов для получения дополнительной информации.

Чтобы экспортировать документ в другие типы файлов:

Вам также может быть полезно экспортировать документ в другие типы файлов, например в документ Word 97-2003, если вам нужно поделиться с людьми, использующими более старую версию Word, или в файл .txt, если вам нужен обычный текст. версия вашего документа.

Вы также можете использовать раскрывающееся меню "Тип файла" в диалоговом окне "Сохранить как", чтобы сохранять документы в различных типах файлов.

Общий доступ к документам

Word упрощает обмен документами и совместную работу над ними с помощью OneDrive. В прошлом, если вы хотели поделиться файлом с кем-то, вы могли отправить его как вложение электронной почты. Несмотря на удобство, эта система также создает несколько версий одного и того же файла, что может быть сложно упорядочить.

Когда вы делитесь документом из Word, вы фактически предоставляете другим доступ к тому же файлу. Это позволяет вам и людям, с которыми вы делитесь, редактировать один и тот же документ без необходимости отслеживать несколько версий.

Чтобы поделиться документом, его нужно сначала сохранить в OneDrive.

Чтобы поделиться документом:

Нажимайте кнопки в интерактивном ниже, чтобы узнать больше о различных способах предоставления общего доступа к документу.

редактировать горячие точки

Настройки ссылки

Здесь вы можете выбрать, кому разрешен доступ к вашему файлу, разрешить ли вам редактирование, а также указать дату истечения срока действия файла.

Введите имя или адрес электронной почты

Введите здесь имя или адрес электронной почты человека, которому вы хотите поделиться своим файлом.

Добавить сообщение

Если вы хотите добавить к файлу сообщение, введите его здесь.

Нажмите "Отправить", чтобы отправить файл получателям.

Скопировать ссылку

Нажмите «Копировать ссылку», чтобы скопировать URL-адрес, который можно отправить другим по электронной почте, в сообщениях или любым другим способом.

Перспективы

Если вы предпочитаете использовать Outlook, нажмите здесь, чтобы отправить файл по электронной почте.

Отправить копию

Вы можете использовать этот параметр, если хотите отправить копию, чтобы получатель не редактировал тот же файл, что и вы.

Если вы написали бестселлер или создали информационный бюллетень, вы, вероятно, захотите сохранить его где-нибудь, чтобы снова получить к нему доступ для печати или отправки по электронной почте. Вы также можете начать документ, но хотите закончить его позже.

В этом руководстве объясняется, как сохранить документ в Microsoft Word Office 365. Некоторые шаги могут немного отличаться в зависимости от вашей версии Word. Подробную информацию о других версиях см. на веб-сайте службы поддержки Microsoft.

Вам понадобится:

Вы можете сохранять документ в любой момент во время его ввода, и рекомендуется сохранять каждые несколько минут. Таким образом, если ваш компьютер выйдет из строя до того, как вы закончите сочинение, вы не потеряете то, что напечатали.

Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы сохранить документ

Шаг 1. Создайте новый документ в Word и введите текст.

Шаг 2. Нажмите «Файл» в левом верхнем углу экрана.

Шаг 3. В меню выберите "Сохранить".

Шаг 4. Появится диалоговое окно «Сохранить». Вверху и слева в списке параметров папки будет отображаться папка, в которой вы будете сохранять документ. Если вы хотите изменить эту папку, перейдите по папкам в левой части диалогового окна, чтобы выбрать папку, в которой вы хотите сохранить документ.

< бр />

Шаг 5. Word автоматически присвоит вашему документу имя на основе первых нескольких слов текста. Если вам не нравится указанный, после того, как вы выбрали папку назначения, введите имя для своего документа в поле «Имя файла». Придумайте название, которое будет кратким, но позволит вам снова легко найти документ.

Не беспокойтесь об изменении того, что находится в поле под надписью "Сохранить как тип". Это редко нужно менять. Это позволяет вам выбрать тип формата, который будут иметь все документы, созданные с этими настройками.

Шаг 6. После того, как вы ввели название документа, нажмите «Сохранить».

< бр />

Шаг 7. Теперь у вашего документа будет имя, которое будет отображаться в самом верху экрана документа. Если вы внесете изменения в свой документ, а затем сохраните их после того, как он был сохранен первоначально, диалоговое окно больше не появится. Он просто сохранит ваши изменения без отображения каких-либо визуальных уведомлений.

Шаг 8. Меню «Сохранить как», ссылка на которое находится в левой части диалогового окна «Файл» под «Сохранить», используется для сохранения существующего документа под другим именем. Это полезно, если вы внесли изменения в документ, а затем хотите сохранить изменения, но при этом сохранить исходный документ в исходном формате и под исходным именем.

Сохранение в OneDrive

Сохранение документа в OneDrive означает, что вы можете получить к нему доступ из любого места — на работе, дома или в пути.

<р>1. Перейдите в меню «Файл» (вверху слева), затем выберите «Сохранить как».

<р>2. Выберите OneDrive, чтобы получить доступ к документу из любого места.

Сохраняйте личные файлы в OneDrive — Personal, а рабочие файлы — в OneDrive вашей компании.

MS Word или Microsoft Word — это программное обеспечение, используемое для создания таких документов, как отчеты, PDF-файлы, документы с изображениями, задания и т. д. Microsoft предоставляет такие функции, как добавление изображений, добавление визуальных эффектов, добавление диаграмм и графиков и т. д. в Word файл.

Сохранение документа

Сохранение документа — это очень важный шаг, который необходимо выполнить сразу после добавления содержимого в документ. Это делается для предотвращения потери данных, которая может произойти из-за отключения электроэнергии или сбоя системы. MS Word предоставляет несколько способов сохранить файл или документ с именем или без имени, указанным пользователем.

Способ 1. Сохранение файла с помощью меню «Файл»

Чтобы сохранить документ с помощью параметров, предоставляемых MS Word в меню "Файл", выполните следующие действия:

Шаг 1. Нажмите на меню "Файл".

Шаг 2. Нажмите кнопку "Сохранить" или "Сохранить как".

Шаг 3. Выберите место, где вы хотите сохранить файл.

Шаг 4. Укажите имя файла или используйте имя по умолчанию.

Шаг 5. Нажмите кнопку "Сохранить"

Способ 2. Использование сочетаний клавиш

MS Word позволяет нам использовать сочетания клавиш, если мы не хотим проходить через процесс нажатия на меню «Файл» и выбора «Сохранить». Шаги, чтобы сделать то же самое, приведены ниже:

Шаг 1. Используйте клавиши «CTRL + S», чтобы войти в меню «Сохранить как» после создания нового файла.

Шаг 2. Выполните шаги, начиная с шага 3 – шага 5, приведенные в способе 1.

Примечание. Этот ярлык позволит сохранить файл с новым именем только один раз, все остальные разы он просто перезапишет существующий файл.

Сохранение файла с новым именем:

Чтобы сохранить существующий файл с новым именем, будет использоваться Сохранить как. Кнопка «Сохранить» просто перезапишет существующий файл с тем же именем.

Способ 3. Сохранение документа при закрытии

Иногда мы можем забыть сохранить наш файл после внесения изменений в его содержимое, а затем попытаться закрыть файл, MS Word не позволит пользователю сделать это, предоставив всплывающее окно для сохранения файла при закрытии.

Шаг 1. Добавьте содержимое в новый или существующий файл.

Шаг 2. Закройте файл с помощью кнопки "Закрыть" в правом верхнем углу окна.

Шаг 3. Выберите вариант «Сохранить» во всплывающем окне.

Шаг 4. Далее следуйте инструкциям по сохранению файла, как описано в предыдущих методах.

Примечание. Этот параметр используется только для предотвращения потери контента и не является рекомендуемым методом. Используйте два других метода, чтобы сохранить файл.

После того как вы создали новый документ или внесли изменения в существующий документ, вам необходимо сохранить его, чтобы эти изменения сохранились. Вы также можете сохранить копию существующего документа, используя новое имя, новое местоположение или другой тип файла.

Сохранить новый документ

Когда вы впервые сохраняете новый документ, вам нужно дать ему имя и указать Word, где его сохранить.

Поскольку у документа еще нет имени или местоположения, появится экран Сохранить как.

OneDrive, папка облачного хранилища, доступная для всех компьютеров и мобильных устройств, которые вы подключили к своей учетной записи Office 365.
Сайт SharePoint, если вы являетесь частью организации, которая его использует.
Выберите «Этот компьютер», чтобы сохранить файл локально в папке «Документы».
Нажмите "Обзор", чтобы открыть диалоговое окно, в котором вы можете просмотреть папки, диски и общие сетевые ресурсы вашего компьютера.

Файл сохраняется, и его можно безопасно закрыть, чтобы вы могли открыть его позже.

Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить.

Автосохранение документов

Если вы сохранили документ в Интернете, у вас будет возможность автоматически сохранять изменения.

Сохранить прогресс

Поскольку вы продолжаете работать в Word, вам нужно будет периодически сохранять все изменения, которые вы вносите. Таким образом, вы не потеряете всю свою работу в случае неожиданного сбоя.

Нажмите Ctrl + S или перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Сохранить".

Сохранить как новый файл и/или папку

Иногда вам может понадобиться сделать копию существующего документа, сохранив его в новом месте и/или под новым именем.

Документ сохраняется в новом месте с новым именем.Исходный файл автоматически закрывается, поэтому вы можете сразу начать работу с новым.

Сохранить в различных форматах файлов

Word обычно сохраняет свои файлы как документы Word, но вы можете сохранять свои проекты Word и как файлы других форматов.

В раскрывающемся списке отображаются различные типы файлов, в которых можно сохранить документ.

Копия файла сохраняется в новом формате.

Распространенные форматы файлов Word
Документ Word (.docx)	Это формат по умолчанию для документов Word.
Документ Word с поддержкой макросов (.docm)	Это версия стандартного типа файлов Word, поддерживающая макросы, которые позволяют для автоматизации небольших задач.
Документ Word 97-2003 (.doc)	Документы в этом формате могут быть прочитаны всеми предыдущими версиями Word , но не хватает некоторых дополнительных функций. Они также больше, чем файлы .docx, и более подвержены повреждению.
PDF (.pdf)	PDF сохраняет документ так, как он появляются при печати и могут быть переданы в электронном виде для просмотра на многих типах устройств.
Веб-страница (.htm, .html)	Этот формат создает страницы, которые можно загружать в Интернет и просматривать в браузере.
Rich Text (.rtf)	Этот базовый формат может быть открыт практически любым текстовый редактор и сохраняет основное форматирование шрифта.
Обычный текст (.txt)	Этот простой тип файла сохраняет только текст без форматирования или макета страницы.< /td>

БЕСПЛАТНЫЙ краткий справочник

Бесплатно для распространения с нашей благодарностью; мы надеемся, что вы рассмотрите наше платное обучение.

Читайте также: