Как сохранить черновик в Outlook

Обновлено: 21.11.2024

Я хотел бы продолжить знакомить вас с общими шаблонами электронной почты и рассказать вам несколько приемов, как создавать и управлять черновиками в Outlook, а затем использовать их в качестве шаблонов для ваших сообщений. Сначала я покажу вам, как создать новый черновик, найти или изменить его папку, а также удалить и восстановить ваши черновики. Затем я научу вас преобразовывать черновики в шаблоны и делиться ими с другими.

Создание и использование черновиков Outlook

Начнем с самого начала. Что такое черновик? Например, вы создавали сообщение и случайно закрыли окно Новое электронное письмо. Это незаконченное сообщение станет черновиком. Или, скажем, вы что-то написали, перечитали и подумали: «Я могу лучше». Вы сохраняете это незавершенное письмо, чтобы закончить позже — это ваш черновик.

Итак, черновик — это неотправленное электронное письмо. Теперь давайте посмотрим, как управлять черновиками в Outlook и для чего их можно использовать.

Как сохранить черновик в Outlook

Вряд ли есть что-то проще, чем создать черновик. Чтобы сохранить черновик в Outlook, нужно выполнить всего 3 шага:

Откройте новое электронное письмо или создайте ответ на любое сообщение.
Напишите свой текст, добавьте ссылки, форматирование и изображения, если это необходимо.
Сохранить это письмо (нажав значок Сохранить или закрыв окно).

Вот и все :) Это незаконченное письмо будет сохранено как черновик в вашем Outlook.

Но как найти черновики в Outlook? Вы можете увидеть их все в папке Черновики на Панель навигации:

Совет. Если у вас слишком много папок и подпапок в панели навигации и у вас нет времени проверять, где находится папка Черновики в Outlook, просто введите «черновики» в поле < em>Поиск и откроется нужная папка:

Дважды щелкните любой черновик, и он станет электронным письмом, которое вы можете продолжить редактировать или отправить.

Совет. Вы можете включить автоматическое сохранение создаваемых вами электронных писем и установить временные рамки для автосохранения в параметрах Outlook. Перейдите в раздел Файл -> Параметры -> Почта и установите/снимите флажки с необходимых параметров в разделе «Сохранить сообщения». группа:

Я же говорил, проще не бывает :)

Как удалить черновик

Может случиться так, что черновиков слишком много и некоторые из них были созданы случайно, а значит, в них нет необходимости. Как избавиться от ненужных сквозняков? Без труда! Есть несколько способов удалить черновик в Outlook:

Перейдите в папку Черновики и наведите курсор на ненужный черновик. С правой стороны вы увидите значок корзины, просто нажмите на него, и черновик сразу же будет удален:
Если есть несколько черновиков, от которых нужно избавиться, выделите их (или используйте Ctrl+A, чтобы выбрать все черновики), щелкните правой кнопкой мыши любой из них и выберите Удалить в меню выпадающий список:

Вы также можете сделать это старомодным способом — перетащив ненужные черновики в папку Удаленные.

Как восстановить удаленные черновики в Outlook

Восстановление черновиков ничем не отличается от восстановления сообщений. Есть также несколько способов:

Вы можете использовать кнопку Отменить (или сочетание клавиш Ctrl + Z) в Outlook и получить последнее удаленное сообщение.
Поскольку черновик — это просто электронное письмо, после удаления он попадает прямо в папку Удаленные. Итак, откройте Удаленные, найдите нужные черновики и переместите их в нужную папку в Outlook:
Или, что еще проще, выберите черновик(ы) для восстановления, перетащите его в нужную папку.
Однако если вы уже очистили папку Корзина, вы все равно можете восстановить удаленные сообщения. Нажмите «Восстановить элементы, недавно удаленные из этой папки», выберите элементы для извлечения и верните их одним щелчком мыши:

Имейте в виду, что как только вы отправите черновик, он будет преобразован в отправленное электронное письмо и больше не будет доступен.Черновик — это электронное письмо, которое нужно отправить, поэтому, когда вы наконец отправите его, вы фактически потеряете черновик со всем его содержимым.

Немного разочаровывает, правда? Но что, если я скажу вам, что есть способ сохранить черновик и использовать его в качестве шаблона для исходящих сообщений? Хотели бы вы знать, как вы можете сделать свои черновики шаблонами Outlook, чтобы они не терялись, не удалялись и могли использоваться так долго, как вы хотите? Продолжайте читать ;)

Использование черновиков Outlook в качестве шаблонов электронной почты

Если вам нужен черновик для повторного использования, чтобы вы могли вставлять предварительно сохраненный идеально отформатированный текст столько раз, сколько вам нужно, у меня есть для вас решение. Позвольте представить вам наши общие шаблоны электронной почты — простую, но очень эффективную надстройку Outlook, которая поможет вам сделать вашу переписку по электронной почте такой быстрой и легкой, как никогда раньше.

Приведу пример работы этой надстройки, чтобы вы поняли и разделили мое волнение по этому поводу. Представьте себе следующую ситуацию — ваша компания только что запустила акцию о вашем новом продукте, и отзывы отличные! Каждый день многие пользователи отправляют вам электронные письма с просьбами предоставить дополнительную информацию и специальные ссылки для совершения покупки со специальной скидкой.

Поначалу вы можете быть в восторге от такого отзыва, но очень скоро вам надоест перепечатывать или копировать один и тот же текст снова и снова. Вот черновик решения для общих шаблонов электронной почты.

Во-первых, вам нужно создать черновик будущего ответа: написать текст, раскрасить, вставить изображение и добавить ссылку.

Вот черновик. Но как использовать его для будущих ответов? Просто! Сохраните его как шаблон.

Похоже, ничего сложного, правда? Я скажу вам больше, как только я проведу вас через весь процесс и покажу, насколько это легко и быстро, вы больше не захотите писать повторяющиеся электронные письма вручную ;)

Создайте папку для своих шаблонов

Чтобы общие шаблоны электронной почты могли «видеть» ваши черновики, вам необходимо поместить их в отдельную папку в Outlook, а затем подключить ее к надстройке. Для начала создайте новую папку и поместите туда свои будущие шаблоны.

Вы можете создать несколько папок и поместить в каждую из них разные наборы черновиков или поделиться определенной папкой с определенными людьми.

Теперь вам нужно добавить эту папку в общие шаблоны электронной почты.

Подключить папку черновиков к общим шаблонам электронной почты

Как только папка будет готова и заполнена черновиками, давайте подключим ее к надстройке, чтобы сделать их шаблонами. Итак, запустите общие шаблоны электронной почты, выберите папку на панели надстройки, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Подключить папку Outlook»:

Затем найдите нужную папку с вашими черновиками, добавьте ее, и она станет доступна как новая папка с маленькой буквой О на значке:

Если вы развернете эту папку, вы увидите все созданные вами черновики.

Совет. Если вы не видите никаких последних обновлений или новых созданных шаблонов, сначала попробуйте обновить свои данные.

Общий доступ к подключенным папкам внутри команды

Если ваши товарищи по команде тоже хотят использовать созданные вами шаблоны, нет необходимости отправлять им контент и заставлять их выполнять те же действия, что и при создании и добавлении черновиков в общие шаблоны электронной почты. Вы можете просто поделиться своими черновиками с остальными членами вашей команды. Это займет не более нескольких минут, позвольте мне провести вас через этот процесс:

Запустите общие шаблоны электронной почты и создайте новую команду.
Подключите папку Outlook с черновиками, чтобы загрузить общие шаблоны. вашей команде и установите желаемый уровень разрешений для всех.
Теперь давайте предоставим другим доступ к вашей специальной папке с черновиками. Найдите папку с вашими черновиками в Панель навигации, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите Свойства:
Перейдите на вкладку Разрешения и нажмите значок Добавить:
Откроется диалоговое окно Добавить пользователей. Здесь вы выбираете и добавляете учетные записи, с которыми хотите поделиться черновиками. Когда все будут добавлены, нажмите OK, чтобы вернуться к свойствам папки.

Вы увидите только что добавленные учетные записи с уровнем разрешений "Нет". В этом случае ваши товарищи по команде все равно не увидят ваши черновики и не смогут ими воспользоваться. Встаньте на нужную учетную запись, откройте раскрывающийся список Уровень разрешений и выберите Рецензент или выше.

Еще один шаг — сделать папку Outlook доступной для всех. Но недостаточно открыть папку черновиков, которой вы хотите поделиться, вам нужно поделиться своим почтовым ящиком Outlook. Легче сделать, чем сказать, см.:

Примечание. Не беспокойтесь, другие не смогут получить доступ к вашему аккаунту и электронной почте, если вы включите параметр Папка видна. Он просто позволяет надстройке проверять структуру ваших папок, не более того.

Если вы забудете добавить учетную запись пользователя в свойства папки или не установите уровень разрешений, ваш товарищ по команде получит следующее уведомление:

В этом случае вы переходите к шагу 4, и через минуту ваш коллега уже настроен.

Видишь? Это не ракетостроение, упражнение простое и понятное. Отныне ваши товарищи по команде могут использовать созданные вами черновики в качестве шаблонов.

Заметки на память

Есть несколько вещей, на которые я должен обратить внимание, чтобы вы не запутались при работе с черновиками шаблонов:

Надеюсь, мне удалось убедить вас в том, что черновики легко создавать и использовать в качестве шаблонов, и вы попробуете наши общие шаблоны электронной почты :) Если у вас есть какие-либо отзывы, которыми можно поделиться, оставьте несколько слов в Комментарии. И, конечно же, следите за обновлениями, скоро появятся новые уроки ;)

Вас также может заинтересовать:

4 комментария к "Как использовать черновики Outlook в качестве шаблонов электронной почты"

Не отображается ни в папке черновиков, ни в папке отправленных, ничего, и интересно, действительно ли сообщение было отправлено и кому!

Я где-то читал, что использовать инструмент шаблона для этой проблемы нехорошо, insetad лучше черновик и, возможно, сохранить в другой папке, я точно не помню. Каков ваш опыт в этом? Спасибо.

Весь смысл черновика в том, чтобы ПРОДОЛЖАТЬ его, но когда кто-то это делает, как только вы начинаете отправлять дебильное сообщение «невозможно отправить, потому что он был изменен»
В ЭТОМ СУТЬ ЧЕРНОВИКА

Я использую Office 365, и у меня нет возможности подключить папку черновиков.

Я хотел отправить снимок экрана, но не знал, как его прикрепить.

Оставить комментарий

Microsoft и логотипы Office являются товарными знаками или зарегистрированными товарными знаками корпорации Microsoft. Google Chrome является товарным знаком Google LLC.

Вы можете сохранить черновик сообщения электронной почты в Outlook в папку "Черновики". Папка «Черновики» в Outlook — это почтовая папка, в которой вы сохраняете составленные, но неотправленные электронные письма. Как и папка «Исходящие», это место для временного хранения электронной почты. Если вы начнете создавать новое электронное письмо в Outlook и нажмете кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа, копия электронного письма до этого момента будет сохранена в папке «Черновики». Это полезно, если вы должны отказаться от создания длинного электронного письма после его запуска.

Чтобы сохранить черновик электронной почты в Outlook после того, как вы начнете его составлять, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа в окне «Сообщение». Либо щелкните вкладку «Файл» на ленте окна «Сообщение». Затем нажмите команду «Сохранить». Затем сообщение появляется в папке «Черновики» на панели «Папка» в Outlook.

Изображение пользователя, сохраняющего черновик электронной почты в Outlook.

Чтобы просмотреть содержимое папки «Черновики» в Outlook, при необходимости щелкните значок «Почта» на панели навигации. Затем щелкните папку «Черновики» на панели папок. Сохраненные черновики писем появятся справа.

Чтобы продолжить создание сохраненного сообщения электронной почты в этой папке, дважды щелкните любой из этих черновиков электронной почты, чтобы повторно открыть их в окне «Сообщение». Когда вы будете готовы отправить его, просто нажмите кнопку «Отправить» в окне «Сообщение».

Кроме того, чтобы удалить черновик сообщения электронной почты из папки «Черновики» в Outlook, щелкните его, чтобы выбрать. Затем нажмите клавишу «Del» или «Удалить» на клавиатуре или нажмите кнопку «Удалить» в группе кнопок «Удалить» на вкладке «Главная» на ленте. Выполнение любого действия затем отправляет его в папку «Удаленные».

Инструкции по сохранению черновика электронной почты в Outlook

Чтобы сохранить электронное письмо в папке «Черновики» в Outlook во время его создания, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа в окне «Сообщение».
Кроме того, нажмите вкладку "Файл" на ленте окна "Сообщение", а затем нажмите команду "Сохранить".
После этого сообщение появится в папке "Черновики" на панели "Папка".
Чтобы просмотреть содержимое папки «Черновики» в Outlook, при необходимости щелкните значок «Почта» на панели навигации.
Затем щелкните папку «Черновики» на панели папок.
Сохраненные черновики писем появятся справа.
Чтобы продолжить создание сохраненного черновика электронной почты в этой папке, дважды щелкните любой из этих черновиков электронной почты, чтобы повторно открыть их в окне «Сообщение».
Чтобы отправить его, нажмите кнопку "Отправить" в окне "Сообщение".
Кроме того, чтобы удалить черновик сообщения электронной почты из папки "Черновики" в Outlook, щелкните его, чтобы выбрать.
Затем нажмите клавишу "Del" или "Удалить" на клавиатуре или нажмите кнопку "Удалить" в группе кнопок "Удалить" на вкладке "Главная" на ленте.
Выполнение любого действия затем отправляет его в папку «Удаленные».

Видеоурок о сохранении черновиков писем в Outlook

В следующем видеоуроке под названием "Использование папки "Черновики"" показано, как сохранить черновик электронной почты в Outlook. Этот видеоурок взят из нашего полного руководства по Outlook под названием «Освоение Outlook Made Easy v.2019 и 365».

Сохранение черновика сообщения в Outlook в Интернете: обзор

Вы можете сохранить черновик сообщения в Outlook в Интернете, если вы не сможете закончить создание сообщения электронной почты до того, как будете готовы его отправить. Outlook в Интернете автоматически сохраняет любое новое сообщение электронной почты, которое вы создаете, как черновик. Программа пытается сохранять черновики сообщений каждые три минуты. В разделе "Папки" есть папка "Черновики", в которой будут храниться все незавершенные сообщения электронной почты, созданные вами.

Если вы работаете над новым сообщением электронной почты и хотите вручную сохранить черновик сообщения в Outlook в Интернете, нажмите направленную вниз стрелку «Дополнительные действия» в нижней группе команд под полем текста сообщения, чтобы открыть дополнительные выборы. Затем вы можете нажать «Сохранить черновик», чтобы сохранить сообщение электронной почты. Вы также можете щелкнуть точки «Дополнительные команды» в верхней части панели создания сообщения и выбрать команду «Сохранить черновик». Это заменяет любые черновики, автоматически сохраняемые Outlook в Интернете. В правом нижнем углу панели создания электронной почты отображается время последнего сохранения черновика сообщения.

Сохранение черновика сообщения в Outlook в Интернете — инструкции: изображение пользователя, сохраняющего черновик сообщения в Outlook в Интернете.

Чтобы открыть черновик сообщения и продолжить работу с ним, щелкните папку «Черновики» на панели «Папки». На панели «Входящие» найдите сообщение, с которым хотите работать, и щелкните его, чтобы открыть сообщение на панели «Чтение».

Если у вас есть черновик электронной почты, который вы больше не хотите отправлять, вы можете щелкнуть папку «Черновики» и открыть сообщение. Затем нажмите кнопку «Отменить» внизу сообщения. Появится всплывающее окно «Отменить сообщение». Вы можете нажать «Отменить», чтобы удалить сообщение, или нажать «Не удалять», чтобы вернуться к сообщению и продолжить редактирование по мере необходимости. Кроме того, вы можете найти сообщение в папке «Черновики», щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать «Удалить», чтобы отправить сообщение в папку «Удаленные».

Когда вы «Отбрасываете» черновик сообщения, он помещается в папку «Удаленные» и остается там до тех пор, пока папка не будет очищена или пока не пройдет 30 дней. Это полезно, если вы решите вернуться и продолжить работу с отклоненным черновиком сообщения позже.

Сохранение черновика сообщения в Outlook в Интернете: инструкции

Outlook в Интернете автоматически сохраняет черновики электронных писем каждые три минуты.
Чтобы вручную сохранить черновик сообщения электронной почты, нажмите направленную вниз стрелку "Дополнительные действия" под полем текста сообщения и выберите "Сохранить черновик".
Чтобы открыть черновик сообщения, нажмите папку "Черновики".
Если папка содержит только один черновик сообщения, она открывается автоматически.
В противном случае выберите сообщение, которое нужно открыть, и щелкните его, чтобы продолжить создание сообщения.
Чтобы удалить черновик сообщения, найдите его в папке «Черновики» и откройте его. Нажмите «Удалить» внизу сообщения.
Нажмите «Отменить» во всплывающем окне подтверждения, чтобы удалить сообщение.
Кроме того, вы можете открыть папку "Черновики", щелкнуть сообщение правой кнопкой мыши и выбрать "Удалить".
Все отклоненные черновики сообщений отправляются в папку «Удаленные».

Сохранение черновика сообщения в Outlook в Интернете: видеоурок

В следующем видеоуроке под названием "Сохранение черновиков сообщений" показано, как сохранить черновик сообщения в Outlook в Интернете. Этот видеоурок является частью нашего полного курса обучения Outlook в Интернете под названием "Освоение Outlook в Интернете Made Easy v.2016"

Microsoft Outlook включает несколько вариантов сохранения сообщения электронной почты. Например, полученное вами сообщение можно сохранить в папке в виде файла на вашем компьютере, а сообщение, которое вы составляете, можно сохранить как черновик и закончить позже.

Переместить/скопировать в папку

Чтобы переместить сообщение в папку, вы можете перетащить его на место. Вы также можете использовать этот метод:

Нажмите на заголовок сообщения, которое хотите переместить.
Перейдите на вкладку "Главная".
Нажмите кнопку "Переместить".
Выберите имя папки, в которую вы хотите поместить сообщение. Если нужной папки нет в списке в меню "Переместить", нажмите "Другая папка" и в диалоговом окне "Переместить элементы" выберите нужную папку.

Примечание. Если вы хотите скопировать сообщение в другую папку, используйте команду Копировать в папку. выбор меню из подменю «Переместить».

Сохранить полученное сообщение как файл

Перейдите на вкладку "Файл".
Нажмите "Сохранить как".
В списке "Сохранить в" выберите место, где вы хотите сохранить файл.
В поле Имя файла введите имя файла.
В списке Тип файла выберите нужный тип файла.

Изменить формат файла по умолчанию для сохранения сообщений

Outlook 2016 поддерживает Unicode, стандарт кодирования символов, который позволяет представлять большинство письменных языков мира с помощью одного набора символов. Если вы работаете в многонациональной организации или обмениваетесь сообщениями и элементами с людьми, использующими Outlook на компьютерах с другими языками, вы можете воспользоваться поддержкой Unicode в Outlook.

Если вы хотите сохранять сообщения в кодировке Unicode по умолчанию, сделайте следующее:

Сохранить полученное сообщение как документ Microsoft Word

Outlook 2016 не может сохранить сообщение непосредственно в виде файла документа Microsoft Word. Однако вы можете скопировать содержимое сообщения в документ Word.

Вы можете скопировать только тело сообщения или также включить информацию заголовка. Информация в заголовке включает информацию об отправителе, кому, копии и строке темы.

Скопируйте текст сообщения

Откройте сообщение или щелкните текст сообщения в области чтения.
Нажмите Ctrl+A, чтобы выделить все сообщение.
Нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать содержимое в буфер обмена Windows.
Откройте документ Word.

Сохранить заголовок и тело

Примечание. На этом шаге информация заголовка помещается в тело сообщения, чтобы вы могли скопировать их на последующих шагах. На самом деле вы не будете пересылать сообщение.

Если вы не открыли сообщение в отдельном окне, на вкладке "Главная" в группе "Ответить" нажмите "Переслать".
Если вы уже открыли сообщение в отдельном окне, на вкладке "Сообщение" в группе "Ответить" нажмите "Переслать".

Нажмите Ctrl+A, чтобы выделить все сообщение.
Нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать содержимое в буфер обмена Windows.
Откройте документ Word.
Нажмите Ctrl+V, чтобы вставить содержимое из буфера обмена Windows в документ.
Перейдите на вкладку "Файл".
Нажмите "Сохранить".
Вы можете закрыть окно Outlook, содержащее скопированное содержимое сообщения.

Сохранение полученного сообщения в виде файла PDF или XPS

Вы не можете напрямую сохранить сообщение в виде файла PDF в Outlook 2016. Однако вы можете использовать информацию в разделе Сохранение полученного сообщения как документа Microsoft Word, чтобы сохранить свое сообщение в Word, а затем сохранить новый документ в виде файла PDF.

Сохранить сообщение как шаблон

Используйте шаблоны электронной почты для отправки сообщений, содержащих информацию, которая не меняется от сообщения к сообщению. Вы можете составить и сохранить сообщение как шаблон, а затем использовать этот шаблон. Добавьте любую новую информацию перед отправкой шаблона в виде сообщения.

Совет. Дополнительные сведения об использовании шаблонов см. в разделе Отправка сообщения электронной почты на основе шаблона.

Сочетание клавиш Чтобы создать сообщение, нажмите Ctrl+N.

По умолчанию шаблоны сохраняются в следующих папках:

Сохранение черновика сообщения, которое вы хотите закончить позже

По умолчанию любое сообщение, которое вы создаете, но не отправляете, автоматически сохраняется в папке "Черновики". Вы можете вернуться в Outlook позже и найти неотправленное сообщение.

Чтобы вручную сохранить черновик сообщения, выполните одно из следующих действий:

Чтобы вернуться к сохраненному черновику и продолжить создание сообщения, выполните следующие действия:

В Почте на панели папок (Панель папок: столбец в левой части окна Outlook, содержащий папки для каждого представления, например «Почта» или «Календарь». Щелкните папку, чтобы отобразить элементы в папке. Ранее область навигации в более ранних версиях), нажмите "Черновики", а затем дважды щелкните сообщение.

Изменить временной интервал или место для сохранения черновиков

По умолчанию незаконченные сообщения сохраняются в папке "Черновики" каждые три минуты. Вы можете изменить этот временной интервал или местоположение.

Читайте также: