Как скопировать текст из excel в word без таблицы

Обновлено: 03.07.2024

При работе с данными в Excel часто возникает необходимость скопировать некоторые таблицы из Excel в документ MS Word.

Хотя в Excel нет встроенной функции преобразования всего файла Excel в Word, вы можете легко копировать и вставлять данные из документа Excel в Word.

В этом руководстве я покажу вам несколько способов копирования данных из листа Excel в документ Word.

Это руководство охватывает:

Копировать и вставить таблицу Excel как обычный текст в MS Word

Если все, что вам нужно, это скопировать и вставить таблицу из Excel в Word, вы можете сделать это с помощью простого копирования и вставки.

Это позволяет вам получить статическую таблицу в Word, где вы можете отформатировать ее (и изменить, если хотите).

Недостаток этого метода в том, что если в данных есть формулы, он не сработает. А поскольку это статическая таблица, любые изменения, внесенные вами в Excel, не отразятся в таблице, которую вы скопировали в Word.

Но в большинстве случаев это именно то, что вам нужно.

Давайте посмотрим, как это сделать.

Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите скопировать эти данные из Excel и вставить их в Word.

Ниже приведены шаги для этого:

Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать" (или используйте сочетание клавиш Control + C в Windows или Command + C в Mac).

Откройте документ Word, куда вы хотите вставить эти данные.
Поместите курсор в то место в документе Word, где вы хотите получить эти данные.
Перейдите на вкладку "Главная" в Word и нажмите "Вставить" (или используйте сочетание клавиш Control + V).

Вышеуказанные шаги скопируют данные из Excel и вставят их как статическую таблицу в документ Word.

Получив таблицу в Word, вы можете форматировать ее и работать с ней так же, как с любой другой таблицей, которую вы вставляете в Word.

При использовании этого метода следует отметить пару моментов:

Если в таблице Excel есть формулы, они не будут скопированы. В моем примере у меня есть формулы в строке Total, но при копировании в Word это статические значения. Если вы внесете какие-либо изменения в какие-либо данные, вам также придется вручную корректировать значения формулы.
Если вы не хотите копировать форматирование из Excel и хотите использовать форматирование документа Word, вы можете использовать параметр «Использовать стиль назначения». Он появляется, когда вы нажимаете значок «Параметры вставки» после вставки таблицы в Word.

Встроить таблицу Excel в Word (как связанный объект)

В приведенном выше методе мы скопировали данные из Excel и вставили их в виде статической таблицы в Word.

Еще один вариант, который вы можете использовать, — скопировать и вставить таблицу в документ Word, сохранив при этом две таблицы связанными.

Таким образом, если вы внесете какие-либо изменения в скопированную таблицу Excel, вы увидите, что они отражаются в режиме реального времени и в таблице Word.

Это весьма полезно, когда есть вероятность, что вам, возможно, придется обновить данные в Excel, а также их нужно будет обновить в Word. Имея связанную таблицу, вам нужно только внести изменения в данные Excel, и они автоматически отразятся в таблице, которую вы скопировали в Word.

Позвольте мне показать вам, как это работает.

Предположим, у вас есть таблица, как показано ниже, и вы хотите скопировать ее из Excel в MS Word и сохранить ссылку.

Ниже приведены шаги для этого:

Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать" (или используйте сочетание клавиш Control + C).
Откройте документ Word, куда вы хотите вставить эти данные.
Поместите курсор в то место в документе Word, где вы хотите получить эти данные.
Перейдите на вкладку "Главная" в Word и нажмите раскрывающийся список "Вставить" (нажмите маленькую перевернутую стрелку под значком "Специальная вставка").

В появившихся параметрах нажмите "Специальная вставка".

В диалоговом окне "Специальная вставка" выберите параметр "Вставить ссылку".

Выберите объект рабочего листа Microsoft Excel из перечисленных вариантов.

Вышеописанные действия вставят скопированную таблицу в Word, где она по-прежнему будет связана с исходной таблицей в Excel.

Теперь, если вы внесете какие-либо изменения в таблицу в Excel, вы увидите, что то же самое отражается в таблице в Word (в режиме реального времени).

Если по какой-то причине ваши данные не обновляются в режиме реального времени, щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите параметр «Обновить ссылку».

Вот что вам нужно знать об этом методе:

Поскольку эти два файла связаны друг с другом, вам придется хранить их вместе. Если вы отправляете кому-то файл Word, вам также придется отправить ему файл Excel, иначе ссылка будет неработающей и данные в Word не будут обновляться.
Каждый раз, когда открывается файл Word, он проверяет наличие обновлений в таблице Excel. Это работает, даже если файл Excel закрыт.

Этот метод лучше всего подходит для ситуаций, когда у вас есть большой файл Excel с большим количеством вычислений/данных/панелей мониторинга. Используя этот метод, вы можете скопировать только небольшую часть файла Excel, но при этом иметь возможность обновлять таблицу при изменении значений в Excel.

Встроить таблицу Excel в Word

Это действительно полезная функция, которую предлагает MS Word. Он позволяет встраивать документ Excel как часть документа Word.

В приведенном выше методе я показал вам, как хранить файлы Excel и Word вместе и сохранять их связанными.

В этом разделе я покажу вам, как встроить файл Excel в документ Word, чтобы вам не нужно было сохранять оба файла (и только файл Word).

С точки зрения непрофессионала, вы можете открыть лист Excel и работать с ним из документа Word.

Позвольте мне показать вам, что я имею в виду.

Предположим, у вас есть таблица в Excel, как показано ниже, которую вы хотите скопировать в Word.

Ниже приведены шаги, чтобы вставить это как встроенный объект Excel в Word:

Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать" (или используйте сочетание клавиш Control + C).
Откройте документ Word, куда вы хотите вставить эти данные.
Поместите курсор в то место в документе Word, где вы хотите получить эти данные.
Перейдите на вкладку "Главная" в Word и нажмите раскрывающийся список "Вставить" (нажмите маленькую перевернутую стрелку под значком "Специальная вставка").

В появившихся параметрах нажмите "Специальная вставка".

Убедитесь, что в диалоговом окне "Специальная вставка" выбран параметр "Вставить".

Выберите объект рабочего листа Microsoft Excel из перечисленных вариантов.

Вышеуказанные шаги вставят скопированные данные из Excel в MS Word.

Но что на самом деле происходит в бэкенде MS Word, так это то, что он создает новый файл Excel (который является частью самого документа Word) и показывает вам таблицу из этого файла.

Если дважды щелкнуть таблицу, вы заметите, что она открывает файл Excel (из документа Word). Вы можете увидеть знакомый интерфейс Excel, не выходя из документа Word.

Вы можете внести любые изменения, а также использовать такие функции, как условное форматирование, и это будет отражено в таблице. Кроме того, любые формулы, которые у вас есть, будут продолжать работать.

Самое большое преимущество использования этого метода заключается в том, что вам не нужно беспокоиться о двух отдельных файлах. В отличие от предыдущего метода, в этом методе файл Excel является частью документа Word.

Таким образом, если вы сохраните файл Word или поделитесь им с кем-то еще, файл Excel останется с ним, а данные останутся нетронутыми.

С другой стороны, если вы используете несколько таких таблиц или если данные большие, это приведет к тому, что документ Word будет тяжелым (поскольку он также должен выдерживать вес встроенного файла Excel).

Копировать таблицу Excel как статическое изображение

Если вы готовите отчет и все, что вам нужно, это действительно простой способ показать какую-либо таблицу (без необходимости изменения данных), вы можете вставить эти данные в виде изображения.

Это очень легко сделать, а изображениями также проще управлять в Word (например, размещением и изменением размера).

При копировании изображений у вас также есть возможность связать изображение с таблицей в Excel. Таким образом, если вы сделаете какие-либо изменения в таблице Excel, они будут отражены в изображении таблицы в Word.

Вставка скопированной таблицы как статического изображения в Word

Предположим, у вас есть таблица в Excel, показанная ниже:

Ниже приведены действия по копированию этой таблицы и вставке ее в виде изображения в MS Word:

Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать" (или используйте сочетание клавиш Control + C).
Откройте документ Word, куда вы хотите вставить эти данные.
Поместите курсор в то место в документе Word, где вы хотите получить эти данные.
Перейдите на вкладку "Главная" в Word и нажмите раскрывающийся список "Вставить" (нажмите маленькую перевернутую стрелку под значком "Специальная вставка").
В появившихся параметрах нажмите "Специальная вставка".

Убедитесь, что в диалоговом окне "Специальная вставка" выбран параметр "Вставить".

Вышеуказанные действия вставят изображение таблицы в документ Word.

Это такое же изображение, как и любое другое, и вы можете изменять его размер и форматировать.

Вставка скопированной таблицы в виде связанного изображения в Word

Если вам нравится гибкость управления изображениями в Word, но при этом вы хотите, чтобы таблица была связана с исходным файлом Excel, вы также можете это сделать.

Предположим, у вас есть таблица в Excel, показанная ниже:

Ниже приведены шаги, чтобы скопировать эту таблицу и вставить ее как связанное изображение в MS Word:

Выберите таблицу в Excel.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать" (или используйте сочетание клавиш Control + C).
Откройте документ Word, куда вы хотите вставить эти данные.
Поместите курсор в то место в документе Word, где вы хотите получить эти данные.
Перейдите на вкладку "Главная" в Word и нажмите "Специальная вставка".

В диалоговом окне "Специальная вставка" выберите параметр "Вставить ссылку".

Вышеуказанные шаги снова дадут вам изображение, размер и формат которого можно легко изменить.

Но поскольку это связано с исходной таблицей в Excel, любые изменения в исходной таблице также отразятся на изображении.

Кроме того, помните, что, поскольку это изображение связано с исходными данными, если вы планируете поделиться этим документом Word с кем-то еще, вам также следует предоставить общий доступ к файлу Excel (на случай, если вы хотите, чтобы ссылка осталась прежней)

Если файл Excel недоступен или имя изменено, изображение будет таким же, как и любое другое обычное изображение.

Итак, вот некоторые из способов, которыми вы можете воспользоваться, чтобы скопировать таблицу для Excel и вставить ее в Word. В большинстве случаев я предпочитаю копировать и вставлять таблицы Excel в виде изображений, так как ими легче управлять. В некоторых случаях я также предпочитаю метод встраивания, который позволяет мне открывать файл Excel из самого Word.

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 Outlook для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Excel 2021 Word 2021 Outlook 2021 PowerPoint 2021 Excel 2019 Word 2019 Outlook 2019 PowerPoint 2019 Excel 2016 Word 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Excel 2013 Word 2013 Outlook 2013 PowerPoint 2013 Excel 2010 Word 2010 Outlook 2010 PowerPoint 2010 Еще. Меньше

Если вы хотите использовать диаграмму Excel или данные Excel в презентации PowerPoint, документе Word или сообщении Outlook, вы можете просто скопировать их в Excel, а затем использовать параметры вставки в других программах Office, чтобы вставить копировать контент несколькими способами.

Примечание. Инструменты для копирования данных и диаграмм Excel недоступны в Office Online. Если у вас есть настольная версия Office, щелкните Открыть в [Имя программы] в настольной программе, чтобы открыть документ и выполнить процедуры, описанные в этой статье. Если у вас нет настольной версии Office, вы можете попробовать или купить последнюю версию прямо сейчас.

Что вы хотите скопировать?

В Excel щелкните диаграмму, которую нужно скопировать в другую программу Office, и нажмите клавиши CTRL+C.

Откройте другую программу Office, щелкните место, куда вы хотите вставить диаграмму, а затем нажмите клавиши CTRL + V.

Нажмите кнопку "Параметры вставки" в нижней части диаграммы и выберите способ ее вставки:

Использовать целевую тему и встроить рабочую книгу Это обновляет форматирование диаграммы в соответствии с целевым форматированием.

Сохранить исходное форматирование и внедрить рабочую книгу Это сохраняет форматирование диаграммы без изменений.

Использовать целевую тему и связать данные Это обновляет форматирование диаграммы в соответствии с целевым форматированием и сохраняет связь диаграммы с исходным рабочим листом. (Если позже вы решите разорвать связь с диаграммой, вам потребуется скопировать ее и снова вставить как встроенную диаграмму или как изображение.) Когда данные связаны с исходным листом, данные в документе Word будут обновлять при обновлении исходного листа Excel.

Сохранить исходное форматирование и связать данные. Это сохраняет формат диаграммы в том виде, в котором она есть, и сохраняет связь диаграммы с исходным рабочим листом.(Если позже вы решите разорвать связь с диаграммой, вам потребуется скопировать ее и снова вставить как встроенную диаграмму или как изображение.) Когда данные связаны с исходным листом, данные в документе Word будут обновлять при обновлении исходного листа Excel.

Изображение Вставляет диаграмму как изображение. Диаграмму нельзя редактировать или обновлять, но вы можете заменить ее другим изображением и применить форматирование изображения.

В Excel выберите данные, которые нужно скопировать, и нажмите Ctrl+C.

Откройте другую программу Office, щелкните место, куда вы хотите вставить данные, а затем нажмите Ctrl+V.

Нажмите "Параметры вставки" рядом с данными и выберите способ их вставки.

Сохранить исходное форматирование Это сохраняет форматирование данных без изменений.

Использовать целевые стили Это обновляет форматирование данных, чтобы оно соответствовало целевому стилю. Если вы хотите сохранить линии сетки, это обычно лучший способ сделать это.

Связать и сохранить исходное форматирование Это сохраняет форматирование данных без изменений и связывает данные с исходным листом. (Если позже вы решите, что хотите отменить связь данных, вам нужно будет скопировать их и снова вставить как несвязанные данные или как изображение.) Если данные связаны с исходным листом, данные в документе Word будут обновлены. при обновлении исходного листа Excel.

Связать и использовать целевые стили Это обновляет форматирование данных в соответствии с целевым стилем и сохраняет данные связанными с исходным рабочим листом. (Если позже вы решите, что хотите отменить связь данных, вам нужно будет скопировать их и снова вставить как несвязанные данные или как изображение.) Если данные связаны с исходным листом, данные в документе Word будут обновлены. при обновлении исходного листа Excel.

Изображение Вставляет данные в виде изображения. Данные нельзя редактировать или обновлять.

Сохранить только текст. Данные вставляются как текст, причем каждая строка находится в отдельном абзаце, а значения ячеек разделяются пробелами.

Есть ли способ скопировать из Excel в Word без изменения формата (например, если вы используете размер 6 в Excel, который не поддерживается для того же шрифта в Word)?

В настоящее время я делаю int таким образом, что копирую в Excel, помещаю его в Paint, а затем копирую в Word, но более простой метод был бы ОЧЕНЬ хорош.

Вы пытаетесь вставить обычный текст (т.е. взять целевое форматирование)? Или вы хотите сохранить форматирование исходника?

Исходное форматирование. Когда я копирую, я всегда получаю целевое форматирование (за исключением случаев, когда я копирую с помощью краски, но это все равно изображение^^

В основном версия 2013 года (странно подумал, что я добавил комментарий уже несколько часов назад oO). Но также интересует в целом на случай отсутствия (или минимальной) разницы между версиями.

3 ответа 3

Самое близкое, что я могу найти (используя Office 2010; я не уверен, что он работает с более новыми версиями), — щелкнуть правой кнопкой мыши и в разделе «Параметры вставки»:

ищите значок, который выглядит как буфер обмена с изображением кисти (это должен быть значок слева на изображении выше).

Чтобы добавить к этому, вы можете быстро воспроизвести это поведение с помощью ярлыков, скопировав с помощью Ctrl-C и вставив с помощью Ctrl-V , а затем сразу же отпустив Ctrl и нажав M . Это поведение должно работать между всеми приложениями Office.

Эти инструкции предназначены для Office 2010, но точно так же работают и в Office 2013.

Обязательно задайте параметры вырезания, копирования и вставки в Word, чтобы сохранить исходное форматирование для вставки между программами. Эти настройки находятся в разделе «Файл > Параметры > Дополнительно > Вырезать, копировать и вставить».

После того, как вы установите эти настройки, вы сможете сохранить форматирование текста, скопированного из Excel. В моем примере показано, как я копирую сетку текста 3x3 с размером Calibri 6.

Который вставляет удивительно чистую таблицу в документ Word точно в том формате, в котором вы ее скопировали.

Вы можете преобразовать данные из Excel в Word, преобразовав их или скопировав и вставив. И оба эти способа сохраняют формат копирования данных, прикрепленных к таблицам Excel. Но что, если однажды вы не захотите копировать всю таблицу? Мысль о копировании содержимого в Word очень утомительна и потребует много времени для выравнивания. Итак, сегодня я покажу вам, как конвертировать содержимое из Excel в Word без таблицы

Я. Скопируйте данные из Excel в Word с помощью специальной вставки.

Например, у меня есть данные таблицы, которые я хочу преобразовать в Word.
Я скопирую содержимое из ячейки A1 в E10 и без таблицы.

1: выберите область копирования на листе Excel.

2: Откройте Word, поместите курсор туда, куда вы хотите вставить данные.
3. На вкладке "Главная" щелкните стрелку рядом со значком "Вставить". Затем выберите «Специальная вставка».

4: Появится специальное окно «Вставить», выберите «Неформулированный текст», затем нажмите кнопку «ОК» или дважды щелкните «Неформулированный текст».

И вот результат.

II. Скопируйте данные из Excel в Word с помощью инструмента «Таблица».

1: и шаг 2 аналогичны предыдущему. Вы копируете всю таблицу Excel в Word.

3: выберите всю таблицу, на вкладке "Макет" выберите "Преобразовать в текст".

4: Появится окно «Преобразовать таблицу в текст». Здесь выберите тип отображения в качестве замены для таблицы. Tab - лучший выбор в этой ситуации. Затем нажмите кнопку ОК.

Результат после этого:

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Вот как вы можете копировать содержимое из Excel в Word, не копируя всю таблицу. Лично я предпочитаю первый способ, потому что он немного проще, и оба способа не занимают намного больше времени, чем друг друга. Пожалуйста, выберите способ, который подходит вам лучше всего.
Удачи. Надеюсь увидеть вас снова в следующих постах.
-hhchi

Читайте также: