Как синхронизировать Outlook и Gmail
Обновлено: 15.05.2024
Электронная почта, календарь и контактные данные регулярно синхронизируются между вашей учетной записью Google и Microsoft Outlook с помощью Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO).
Однако некоторые типы данных не синхронизируются, а некоторые функции Outlook работают иначе при использовании GWSMO. Данные также могут немного отличаться в некоторых продуктах Google Workspace, таких как Gmail.
Частота синхронизации
Данные синхронизируются каждый раз, когда ваши пользователи запускают Outlook, и по следующему расписанию:
- Электронная почта — каждую минуту
- Календарь — каждые 10 минут или сразу после создания или получения приглашения на встречу.
- Контакты – каждые 20 минут.
- Глобальный список адресов – каждые 24 часа.
- Заметки — каждые 60 минут или сразу после создания или изменения заметки.
- Задачи – каждые 2 часа.
Синхронизированные данные
| Почтовые данные в вашем старом профиле Outlook | Импортируются в ваш профиль Google Workspace в Outlook | Можно использовать в Outlook с помощью GWSMO | Синхронизируется с Google Workspace | Заметки |
|---|---|---|---|---|
| Сообщения электронной почты | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Состояние электронной почты (прочитано и непрочитано) | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Удаленные элементы | ✔ | ✔< /td> | ✔ | Импорт необязателен. |
| Папки и подпапки | ✔ | ✔ | ✔ | Папки Outlook сопоставляются с ярлыками Gmail. Подпапки отображаются как вложенные ярлыки. |
| Подпапки, вложенные в папку «Входящие» (и другие системные папки) | ✔ | ✔ | Gmail не вкладывает ярлыки в папку "Входящие", "Отправленные" или другие системные ярлыки. Вместо этого ярлыки отображаются как Входящие/имя_папки. | |
| Нежелательная почта | ✔ | ✔ | ✔ | Импорт необязателен. Нежелательная почта помечается как Спам в Gmail. |
| Черновики | ✔ | ✔ | ||
| Вложения | ✔ | ✔ | ✔ | Вложения размером более 25 МБ не синхронизировать с Gmail. |
| Исполняемые вложения | Запрещено в Gmail. | |||
| Сообщения в папках почтового ящика | ✔ | ✔ | ||
| Уровни важности | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Флаги сообщений | ✔ | ✔ | ✔ | Флажки отображаются в Gmail в виде звездочек. |
| Даты последующих действий и напоминания (используются с флажками) | ✔ | Не импортируется и не синхронизируется с Gmail, но может использоваться в Outlook после импорта. | ||
| Значки со стрелками, обозначающие ответы и переадресованные сообщения | ✔ | ✔ | Появляется для сообщений, на которые вы отвечаете или пересылаете в Outlook, но не синхронизируется с Gmail или другими клиентами Outlook. | |
| Правила | ✔ | Не импортируется и не синхронизируется, но c быть воссоздан в Outlook. Вы можете создать в Gmail эквивалентные фильтры, применимые к обоим интерфейсам. | ||
| Подписи | ✔ | Не импортируются и не синхронизируются, но могут быть воссозданы в Outlook и Gmail. | ||
| Сообщения POP | ✔ | Сообщения почтового протокола POP в основной почтовый ящик импортируются из старого профиля и синхронизируются с Gmail (может быть нежелательно). Сообщения POP, которые приходят после импорта, не синхронизируются. | ||
| Учетная запись POP или IMAP | ✔ | Настройки учетной записи не импортируются , но вы можете воссоздать учетную запись в своем профиле Google Workspace. | ||
| Определения категорий | ✔ | ✔ | < td>Категории недоступны в Gmail.||
| Назначение категорий | ✔ | Не импортируется, но вы можете классифицировать сообщения в Outlook после импорта. | ||
| Отправка S/MIME | Отправка S/MIME недоступна в GWSMO. |
| Личные контактные данные в вашем старом профиле Outlook | Импортируются в ваш профиль Google Workspace в Outlook | Можно использовать в Outlook с GWSMO | Синхронизируется с Google Workspace | Заметки |
|---|---|---|---|---|
| Личные контакты в Контактах< /td> | ✔ | ✔ | ✔ | Включает все поля (например, File As, изображения , или заметки). |
| Личные контакты не в Контактах | ✔ | Для синхронизации контакты должны находиться в Контактах Outlook папке или в подпапке Контакты. | ||
| Несколько папок контактов | ✔ | ✔ | Папки контактов из Outlook не синхронизируются с Google Рабочее пространство. Вместо этого все контакты отображаются в Google Contacts. Вы можете организовать свои контакты с помощью ярлыков в Google Contacts. | |
| Расширенное форматирование в заметках | ✔ | ✔ | < td>Расширенное форматирование сохраняется в Outlook, только если вы не обновляете контакты из своей учетной записи Google.||
| Личная рассылка или списки рассылки | ✔ | ✔ | Ваши списки рассылки из Outlook не синхронизируются с Google Workspace. Вы по-прежнему можете отправить список из Gmail, создав группу Google. | |
| Заметки размером более 16 КБ | ✔ | ✔< /td> | Эти заметки усекаются в Google Workspace, но полная заметка остается в Outlook. | |
| Флажки, даты и напоминания о последующих действиях | < td >✔✔ | Флаги недоступны в Google Контактах. | ||
| Определения категорий | ✔ | ✔ | Категории недоступны в Google Контактах. | |
| Назначение категорий | ✔< /td> | ✔ | Категории недоступны в Google Контактах. | |
| Определяемые пользователем поля для контакта | ✔ | ✔ | ||
| Вложения | ✔ | ✔ | Вложения не недоступно в Google Контактах. |
К полю "Примечания" контакта добавляется фраза "Не удалось синхронизировать вложения". Вложение по-прежнему доступно в Outlook.
Похожие темы
Каталог вашего домена доступен в Outlook, если он включен администратором домена. Узнайте больше о настройке каталога и управлении им.
Outlook показывает атрибуты, соответствующие полям, назначенным контакту в Google Workspace Directory.
Пользовательские атрибуты не будут видны.
Глобальный список адресов не синхронизирует псевдонимы электронной почты, поэтому функция проверки имен Outlook не может их найти.
| Заметки Outlook в вашем старом профиле Outlook | Импорт в ваш профиль Google Workspace в Outlook | Можно использовать в Outlook с GWSMO | Синхронизируется с Google Docs | Заметки |
|---|---|---|---|---|
| Заметки (вверху -level Notes) | ✔ | ✔ | ✔ | Заметки Outlook синхронизируются с обычным текстовые файлы, хранящиеся в Документах. |
| Заметки (в подпапках) | ✔ | ✔ | ✔< /td> | Подпапки Notes в Outlook синхронизируются с папками в Docs. |
| Назначение категорий | ✔ | ✔ | Категории недоступны в Документах. |
| Задачи Outlook в вашем старом профиле Outlook | Импорт в ваш профиль Google Workspace в Outlook | Можно использовать в Outlook с GWSMO | Синхронизируется с Google Tasks | Заметки |
|---|---|---|---|---|
| Задачи | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Примечания в задачах | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Сроки выполнения | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Статус задачи отмечен как завершенный | ✔ | ✔ | ✔ | Пометка задачи как выполненной в Outlook означает ее отметку в Google Tasks. |
| Другой статус задачи (выполняется или отложен) | ✔ | < td >✔Недоступно в Google Tasks. | ||
| Напоминания | ✔ | ✔ | Недоступно в Google Tasks. | |
| Даты начала | ✔ | ✔ | Нет доступно в Google Tasks. | |
| Назначение категорий | ✔ | ✔ | Недоступно в Google Tasks. | |
| Папки верхнего уровня в Tasks | ✔ | ✔< /td> | Отображается как отдельные списки задач в Google Tasks. | |
| Подпапки в задачах | ✔ | ✔ | В Google Tasks есть только списки задач верхнего уровня. Задачи в подпапках Outlook синхронизируются с родительским списком в Google Tasks. |
| Данные журнала Outlook в вашем старом профиле Outlook | Импорт в ваш профиль Google Workspace в Outlook | Возможно используется в Outlook с GWSMO | Синхронизируется с Google Docs | Заметки |
|---|---|---|---|---|
| Записи журнала< /td> | ✔ | ✔ |
Похожие темы
Google, Google Workspace и связанные с ними знаки и логотипы являются товарными знаками Google LLC. Все остальные названия компаний и продуктов являются товарными знаками компаний, с которыми они связаны.
После установки приложений Office вы можете настроить G Suite Gmail в Outlook.Сначала войдите в консоль администратора Google и подтвердите свои настройки.
Примечание. Ссылки на контент Google предоставляются для удобства и могут быть изменены без предварительного уведомления.
Подтвердите настройки в консоли администратора Google
В консоли администратора Google выберите Приложения > G Suite.
Убедитесь, что для Календаря, Каталога, Диска и Документов и Gmail статус службы включен для всех.
В разделе Приложения > G Suite > Настройки для Gmail > Дополнительные настройки убедитесь, что выбран параметр Включить синхронизацию G Suite для Microsoft Outlook.
На странице "Безопасность администратора Google" убедитесь, что выбран параметр "Включить доступ через API".
Убедитесь, что в разделе Приложения > G Suite > Настройки каталога выбран параметр Включить общий доступ к контактам.
В разделе Приложения > G Suite > Настройки Диска и Документов убедитесь, что выбран параметр Разрешить пользователям доступ к Google Диску с помощью Drive SDK API.
Установите G Suite Sync для Microsoft Outlook
На странице "Установка GSSMO" разверните Я устанавливаю GSSMO самостоятельно. Выберите страницу загрузки GSSMO.
На странице загрузки G Suite выберите «Загрузить G Suite Sync», выберите «Выполнить», а затем нажмите «Да», чтобы разрешить приложению вносить изменения.
По завершении установки нажмите «Закрыть».
В диалоговом окне входа в Google войдите в Google G Suite Sync, используя свои учетные данные G Suite, а затем нажмите "Продолжить".
Выберите свою учетную запись, а затем выберите Разрешить.
В разделе "Создать профиль G Suite в Microsoft Outlook" снимите флажок "Импортировать данные из существующего профиля", а затем выберите "Создать профиль".
На странице подтверждения установки выберите Запустить Microsoft Outlook.
На странице подтверждения Microsoft 365 выберите Принять и запустить Outlook.
После того, как ваши контакты, календарь и электронная почта будут синхронизированы с Outlook, нажмите "Закрыть".
Прежде чем вы сможете настроить G Suite Gmail в Outlook, сначала войдите в консоль администратора Google и подтвердите несколько настроек.
В G Suite убедитесь, что Календарь, Каталог, Диск и Документы и Gmail включены для всех.
Убедитесь, что в расширенных настройках Gmail выбран параметр «Включить синхронизацию G Suite для Microsoft Outlook».
Затем в разделе "Безопасность" убедитесь, что выбран параметр "Включить доступ через API".
Убедитесь, что в настройках каталога выбран параметр «Включить общий доступ к контактам».
И, наконец, в настройках Диска и Документов убедитесь, что выбран параметр Разрешить пользователям доступ к Google Диску с помощью Drive SDK API.
Теперь вы готовы установить G Suite Sync для Microsoft Outlook.
На странице "Установка GSSMO" разверните Я устанавливаю GSSMO самостоятельно. Выберите страницу загрузки GSSMO. Выберите Загрузить G Suite Sync. Выберите «Выполнить». Выберите «Да», чтобы разрешить приложению вносить изменения. Дождитесь окончания загрузки и установки. Выберите Закрыть.
Войдите в Google G Suite Sync, используя свои учетные данные G Suite, а затем Продолжить. Выберите свою учетную запись. Прокрутите вниз и выберите Разрешить.
Не устанавливайте флажок Импортировать данные из существующего профиля, поскольку вы не собираетесь импортировать данные в этот аккаунт. Выберите Создать профиль. Выберите Запустить Microsoft Outlook. Затем примите и запустите Outlook.
Вы видите, что ваши контакты, календарь и электронная почта синхронизируются с Outlook. По завершении выберите Закрыть. Теперь вы можете видеть свою электронную почту, календарь и контакты, если они у вас есть.
Вы готовы начать использовать G Suite Gmail в Outlook, пока ваша компания переходит на Microsoft 365.
Если ваша учетная запись Google используется для работы, учебы или другой группы, вы можете использовать Google Workspace Sync для Microsoft Outlook (GWSMO) для синхронизации своей учетной записи с Outlook. Затем вы можете получить доступ к синхронизированной информации (Gmail и другие продукты Google Workspace, такие как Google Диск) в Outlook на любом устройстве, где вы используете свою учетную запись Google. Вы откроете Outlook, как и раньше, и будете использовать его для управления большей частью своих данных.
Если вы не хотите использовать Outlook и хотите перенести данные из Outlook в свою учетную запись Google, используйте вместо этого наш продукт Google Workspace Migration for Microsoft Outlook (GWMMO).
Шаг 1. Решите, включать ли умные функции и персонализацию
Если ваш администратор разрешает, вы решаете, могут ли интеллектуальные функции в Gmail, Google Chat и Meet, а также функции персонализации в других продуктах Google использовать данные из Gmail, Chat и Meet. Для работы некоторых функций, таких как автоматическая сортировка в Gmail, интеллектуальные функции и персонализация должны быть включены до переноса данных. Узнайте больше о включении и отключении интеллектуальных функций и персонализации.
Шаг 2. Установите и настройте GWSMO
Во-первых, вам необходимо установить GWSMO и войти в свой аккаунт Google. Затем вы можете импортировать данные из существующего профиля Outlook или из PST-файла, содержащего данные, экспортированные из Outlook, в свой аккаунт Google.
Шаг 3. Установите профиль по умолчанию в Outlook
Outlook может автоматически открывать ваш профиль Google Workspace, упрощая использование GWSMO.
Шаг 4. Узнайте, что синхронизируется
Электронная почта, события календаря и контакты регулярно синхронизируются между Google Workspace и Outlook. Некоторые другие типы данных не синхронизируются или имеют другой формат в определенных продуктах Google Workspace, таких как Gmail.
Шаг 5. Узнайте, чем отличается использование GWSMO
Некоторые функции Outlook недоступны или могут работать не так, как вы ожидаете, при использовании Outlook с GWSMO. Для получения подробной информации перейдите по ссылке:
Шаг 6. Ознакомьтесь с веб-интерфейсом Google Workspace
Ознакомьтесь с различиями при доступе к своему аккаунту Google в Outlook, а не через веб-интерфейс Google Workspace. Вы также можете просмотреть сведения о том, что нужно настроить, если вы решите использовать веб-интерфейс Google Workspace.
Примечание. Некоторые функции Google Workspace аналогичны Outlook, но другие работают немного иначе. Изучите приведенные ниже статьи, чтобы узнать, в каких случаях вместо этого следует использовать Outlook.
Google, Google Workspace и связанные с ними знаки и логотипы являются товарными знаками Google LLC. Все остальные названия компаний и продуктов являются товарными знаками компаний, с которыми они связаны.
Если вы здесь, ваша компания может продолжать использовать продукты Microsoft, такие как Outlook, но вы можете одновременно использовать Gmail и другие продукты G Suite. Если это так, на самом деле есть очень удобный способ синхронизации вашей учетной записи Gmail с Outlook.
Если вы переходите с Outlook и продуктов Microsoft на G Suite, вы также можете легко перенести все свои предыдущие сообщения и информацию.
Читайте дальше, чтобы узнать, как синхронизировать Outlook с Gmail.
Оглавление
Настройка Outlook для синхронизации с Gmail
Во-первых, давайте рассмотрим, как настроить Outlook для работы с Gmail. Это удобно, если вы хотите полагаться на Gmail для большинства целей электронной почты, но хотите использовать организационные функции или макет пользовательского интерфейса Outlook.
Прежде чем вы сможете начать процесс синхронизации, вам нужно настроить несколько параметров в Gmail, чтобы обеспечить бесперебойную работу с Outlook. Ваш первый шаг — активация протокола IMAP для вашей учетной записи Gmail. Это причудливое название стандартного протокола электронной почты, который позволяет вам получать доступ к сообщениям и управлять ими.
Вот как это сделать:
- Войдите в свою учетную запись Gmail.
- Нажмите на значок шестеренки и перейдите в "Настройки".
- Перейдите на вкладку "Пересылка и POP/IMAP".
- Выделите доступ к IMAP и убедитесь, что установлен флажок «Включить IMAP». Если он уже отмечен, вам не нужно ничего делать.
- Нажмите «Сохранить изменения». Это внизу экрана.
Выполнив этот шаг, вы можете добавить свою учетную запись Gmail на платформу Outlook. Для этого выполните следующие действия:
С этого момента вы должны быть готовы использовать Outlook с вашей учетной записью Gmail!
Как перенести сообщения и/или контакты из Outlook в Gmail
Теперь давайте обратим внимание на другое направление; что, если вы хотите перенести свои сообщения и/или контакты из Outlook в Gmail?
Во-первых, рекомендуется проверить папки "Спам" и "Удаленные" на наличие сообщений, которые вы действительно хотите сохранить; переместите их в папку «Входящие», чтобы они не потерялись при переходе. Перенос контактов и перенос сообщений выполняется по одному и тому же общему процессу, поэтому вы можете обращаться к этим шагам независимо от того, что вам нужно.
Сократите время ответа электронной почты вашей команды на 42,5 % с помощью EmailAnalytics
- 35–50 % продаж приходится на продавца, ответившего первым.
- Отслеживание в течение часа увеличивает ваши шансы на успех в 7 раз.
- В среднем профессионал тратит 50 % своего рабочего дня на электронную почту.
- Войдите в свою учетную запись Gmail.
- Нажмите на значок шестеренки, затем выберите "Настройки".
- В разделе "Настройки" нажмите вкладку "Аккаунты и импорт".
- Прокрутите вниз до пункта «Импортировать почту и контакты». Если вы уже импортировали в эту учетную запись раньше, вместо этого вы можете увидеть опцию «Импортировать с другого адреса». Выберите этот вариант в любом случае.
- Начните следовать инструкциям. Во всплывающем окне вас спросят: «Из какой учетной записи вы хотите импортировать данные?» Введите свой полный адрес электронной почты Outlook и нажмите «Продолжить». На этом этапе вам может быть предложено войти в другую учетную запись электронной почты.
- Нажмите "Продолжить". В следующем поле содержится только основная информация.
- Проверьте разрешения и нажмите Да, когда закончите. Затем вам нужно будет подтвердить некоторые разрешения, предоставив Google доступ к вашей учетной записи Outlook. Просмотрите их, если хотите узнать больше или беспокоитесь о своей конфиденциальности.
- Выберите параметры. Здесь вы решите, что именно вы хотите импортировать.Вы сможете импортировать контакты, импортировать почту или импортировать новую почту в течение следующих 30 дней. Выберите те варианты, которые наиболее подходят для ваших нужд.
- Выберите «Начать импорт», затем нажмите «ОК». В этот момент начнется процесс миграции. Вам не нужно предоставлять какую-либо дополнительную информацию или предпринимать какие-либо действия.
Обратите внимание, что процесс миграции может занять некоторое время в зависимости от размера вашей учетной записи и количества импортируемых записей. И под временем, я подразумеваю время — для более крупных аккаунтов может потребоваться буквально несколько дней. Вы заметите, что сообщения поступают постепенно, поэтому не паникуйте, если вы видите одни, а другие нет. Дайте ему время и постарайтесь начать процесс переноса ближе к вечеру в пятницу, чтобы вам не пришлось ждать и путаться, которые могут возникнуть.
Как синхронизировать контакты Outlook с Gmail
Процесс, описанный в предыдущем разделе, работает очень хорошо. Это надежно. Это просто. Это доступно каждому. Но есть одна проблема: это одноразовый ход. Если вы продавец, который полагается на электронную почту и использует несколько разных учетных записей, вам может потребоваться нечто большее. Вместо того, чтобы просто переносить свои контакты из Outlook в Gmail, вам нужно «синхронизировать» свои контакты между Outlook и Gmail; другими словами, всякий раз, когда вы добавляете новый контакт в свою учетную запись Outlook, он автоматически добавляется в Gmail, и наоборот.
К сожалению, ни в Outlook, ни в Gmail нет встроенных функций, позволяющих это сделать. Если вы хотите, чтобы ваши списки контактов автоматически синхронизировались друг с другом, вам понадобится стороннее дополнение или приложение.
Вы можете использовать надстройку GO Contact Sync Mod с открытым исходным кодом, созданную специально для этой цели. С его помощью вы можете почти автоматически переносить изменения контактов из одной учетной записи в другую. Поскольку это открытый исходный код, он бесплатный и не требует каких-либо дополнительных условий.
- Синхронизация удаления, которая синхронизирует ваши удаленные контакты, поэтому, если вы удалите контакт из Outlook, он будет удален в Gmail, и наоборот.
- Подсказка об удалении, которая предложит вам принять решение вручную при попытке синхронизировать удаленный контакт между учетными записями (чтобы вы могли принять индивидуальное решение).
- Синхронизировать контакты, что позволит вам синхронизировать новые контакты между учетными записями.
- Синхронизировать заметки, что позволит вам синхронизировать отдельные заметки между учетными записями.
- Синхронизировать встречи, что позволит вам синхронизировать данные календаря между учетными записями.
Ниже вам нужно будет выбрать некоторые параметры конфигурации. Настройки по умолчанию будут работать для большинства пользователей, но вы можете выбрать, будет ли программа запускаться при запуске, будет ли она автоматически синхронизироваться и как часто она будет синхронизироваться.
Максимально эффективное использование Gmail
Теперь, когда вы знаете, как синхронизировать Outlook с Gmail, пришло время повысить эффективность работы электронной почты. Если вы новый пользователь G Suite и впервые привыкаете к Gmail, или если вы используете Gmail целую вечность и вам интересно использовать весь его потенциал, мы создали инструмент, разработанный специально для вас. чтобы помочь вам максимально повысить эффективность и производительность: EmailAnalytics.
С помощью EmailAnalytics вы можете автоматически отслеживать свои учетные записи Gmail (или учетные записи ваших сотрудников) и получать десятки показателей, которые помогут вам лучше понять свои привычки электронной почты, начиная с того, как часто вы отправляете сообщения в течение дня и в течение дня. неделю, к среднему времени ответа электронной почты на входящие сообщения. Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня и начните изучать подробные визуальные данные, которые помогут вам лучше писать электронные письма.
Читайте также:
- Как удалить тире между словами в Word
- Как установить аргументы командной строки в Visual Studio
- Как удалить выделение из AutoCAD
- Как разделить слова в слове, если они слиплись в тексте
- Как сделать эффект разбитого стекла в фотошопе