Как сгруппировать скрытые строки в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Большинство пользователей знакомы с тем, как скрывать строки или столбцы, но, возможно, не пытались сгруппировать строки или столбцы.

Что такое групповая функция и как ее активировать?

Функция группировки в основном «связывает диапазон (столбцы или строки, не может быть и то, и другое) вместе и позволяет свернуть их (и развернуть позже), показывая только последнюю строку или столбец». Он находится на ленте «Данные» справа в Excel 2007 и 2010.


После группировки строк или столбцов вы можете свернуть (по сути, скрыть) их, нажав поле «квадрат минус» слева. Чтобы развернуть (по сути, скрыть), нажмите «квадрат плюс».

Это пример группы строк. Квадратные кнопки слева и квадратные скобки указывают, какие строки образуют одну и ту же группу.

Использование и преимущества группировки ячеек

Первоначальная цель группировки ячеек — сгруппировать и скрыть сведения о различных частях большого файла с иерархией данных, например о бюджете. Смотри ниже. Пользователь может сгруппировать и свернуть (скрыть) все детали каждой категории бюджета одним нажатием кнопки. Этот тип удобства в один клик также является причиной того, что во многих отношениях он лучше, чем обычная функция скрытия. (Для скрытия всего требуется 3 клика. Кроме того, вы должны каждый раз выделять правильные строки или столбцы, а группировка — это просто щелчок, а одни и те же строки или столбцы каждый раз сворачиваются.) Таким образом, первое и самое большое преимущество использования группы заключается в том, что это экономит время и позволяет избежать ошибок.

Второе преимущество заключается в том, что групповая функция может иметь несколько уровней иерархии, что невозможно при обычной функции скрытия или отображения. По сути, у пользователя могут быть вложенные группы, в которых он может скрывать и отображать верхнюю группу и не влиять на последующие нижние группы. См. пример ниже.

Третье преимущество – видимость. Для усталых пользователей или когда пользователь уменьшил масштаб электронной таблицы, иногда трудно увидеть, какая строка или столбцы скрыты. Однако группа из-за развернутой кнопки «квадрат плюс» дает пользователю понять, что под ней есть дополнительные данные.

Итак, вот оно. Для тех, кто скрывает/отображает ячейки для различных целей, таких как форматирование или просто скрытие утомительных и неважных деталей, я бы определенно использовал вместо этого группу.

Единственный недостаток группировки ячеек

Одним недостатком является то, что если вы имеете дело с несколькими листами и хотите сгруппировать одни и те же строки/столбцы на нескольких листах одновременно, это практически невозможно. На самом деле вся функция группировки/разгруппировки не работает. Excel просто не позволит вам это сделать. Однако вы можете одновременно скрывать и отображать строки для нескольких рабочих листов. Это один из основных способов группировки данных вместо их сокрытия.

Похожие записи

3 человека нашли эту статью полезной Эта статья была полезной

Эта статья была полезной

3 человека нашли эту статью полезной

2 мысли на тему «Группировка или скрытие строк или столбцов в Excel»

Почему иногда невозможно сгруппировать ячейки? Есть ли определенный формат, которому мы должны следовать? У меня есть список из 452 сотрудников, которых я хочу сгруппировать, и моя проблема заключается в том, что при многоуровневой группировке я не могу сгруппировать некоторые диапазоны ячеек.

Существует несколько способов скрыть и отобразить столбцы и строки в Excel. Одна вещь, о которой вы могли не знать: вы можете одновременно скрывать и отображать более одного столбца или строки, даже если они не являются смежными. Еще лучше, если они непрерывны, вы можете использовать инструмент группировки Excel. Ниже я описал несколько способов, позволяющих сэкономить время, чтобы скрыть и отобразить столбцы и строки Excel.

Скрыть и показать столбцы и строки

  1. Выберите количество столбцов или строк, которые вы хотите скрыть (используйте клавишу Control, чтобы выбрать дополнительные несмежные столбцы или строки).
  2. Нажмите кнопку «Формат», расположенную на вкладке «Главная» в группе «Ячейки», затем выберите «Скрыть столбцы или строки» (также можно щелкнуть правой кнопкой мыши выделенный заголовок столбца или строки и выбрать «Скрыть»).
  3. Ваши столбцы и строки теперь скрыты.


Показать все столбцы или строки

  1. Нажмите кнопку «Формат», расположенную на вкладке «Главная» в группе «Ячейки», затем выберите «Показать столбцы или строки» (другой вариант — перетащить диапазон столбцов или строк, которые вы хотите отобразить, затем щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца или строки и выберите Показать).
  2. Теперь ваши столбцы и строки видны.

Скрытие и отображение столбцов и строк с помощью функции группировки

Следующие шаги ниже описывают, как использовать параметр «Группировать» в Excel для версий 2007, 2010, 2013 и 2016. Группировка работает только со смежными столбцами и строками (вместе).

Ваши столбцы и строки не только скрыты, но в Excel добавлены кнопки отображения и скрытия, которые помогут вам переключать режим просмотра:

Свернутое представление столбцов:

Чтобы отключить групповую функцию

  1. Выберите диапазон столбцов или строк, которые вы хотите разгруппировать.
  2. Нажмите кнопку "Группа" на вкладке "Данные" в группе "Структура", затем выберите
  3. Функция группировки удалена.

Понравилось ли вам это пошаговое руководство? У нас есть отличное видео, 10 функций Microsoft Excel Aha, которые вам нужно знать. Смотрите совершенно бесплатно!

У вас есть таблица Excel с несколькими неважными строками, но вы не хотите их удалять. В таком случае вы можете «скрыть» их. Существует два варианта скрытия строк (и столбцов): либо щелкните правой кнопкой мыши номер строки (или столбца) и нажмите «Скрыть», либо используйте функцию группировки, чтобы создать группу.

Функция «Скрыть» (не рекомендуется)

Многим нравится функция "Скрыть" для скрытия строк или столбцов, потому что она очень проста в использовании: (цифры соответствуют изображению)

  1. Отметьте строки или столбцы, которые вы хотите скрыть.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши номер строки или букву столбца и выберите "Скрыть".

Показать (все) скрытые строки и столбцы

К сожалению, скрытие строк и столбцов имеет один большой недостаток: скрытые строки или столбцы очень сложно увидеть. Он обозначается только тонкой двойной линией между номером строки или столбца (3). Лучший способ скрыть строки или столбцы – функция "Группировать" (4).

Итак, как отобразить все скрытые строки?

Выберите всю область, в которой вы подозреваете скрытые строки. Либо выберите весь рабочий лист в левом верхнем углу. Теперь щелкните правой кнопкой мыши слева с номерами строк (5) и нажмите «Показать».

Показать все скрытые строки и столбцы на всех листах одновременно

Хотите одновременно отображать все скрытые строки (и столбцы) на всех листах в файле Excel? Это работает почти так же, как и для одного рабочего листа, за исключением того, что вы выбираете все рабочие листы перед этим.

  1. Выбрать все листы со скрытыми строками или столбцами.
  2. Выберите все столбцы, нажав в верхнем левом углу или нажав Ctrl + A на клавиатуре.
  3. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок любого столбца (буквы A, B, C в верхней части каждого столбца), если хотите отобразить столбцы. Щелкните правой кнопкой мыши любой номер строки слева, если хотите отобразить строки.
  4. Нажмите «Показать».

Функция группировки (рекомендуется)

Группировка строк (или столбцов) имеет большое преимущество: при группировке строк отображается небольшой знак плюса. Из-за этого вы можете сразу увидеть, какие строки скрыты. С другой стороны, функция скрытия показывает только «двойную» линию, которая не очевидна, и вы можете легко ее пропустить.

Чтобы применить группировку, выполните следующие действия:

  1. Выберите строку или столбец, которые хотите сгруппировать.
  2. Нажмите «Группировать» на ленте данных. Либо используйте сочетание клавиш Alt + Shift + Стрелка вправо, чтобы установить группу, или Alt + Shift + Стрелка влево, чтобы удалить группу.

Обратите внимание: если у вас возникнут проблемы с применением, открытием, закрытием или удалением группировки, обратитесь к этим статьям:

Хотите повысить производительность в Excel?

Получите ленту профессора Excel!

Добавьте в Excel более 120 замечательных функций!

Развернуть или закрыть всю группу на всех листах одновременно

Во многих случаях требуется свернуть все группы или развернуть их. Например, перед отправкой рабочей книги вы можете закрыть все группы, чтобы рабочая книга выглядела более «аккуратной» при первом впечатлении. Для этого есть два способа.

Способ 1. Используйте макрос VBA для свертывания или расширения группировки

Следующие два макроса VBA могут либо свернуть все группы, либо развернуть их.

Используйте эти строки кода, чтобы свернуть все до уровня группировки 1 (минимум).

Если вы хотите развернуть, чтобы показать все группы, разверните уровни строк и столбцов до числа 8, как в следующем коде VBA.

Скопируйте и вставьте этот код VBA в новый модуль и нажмите кнопку воспроизведения. Если вам нужна помощь, обратитесь к этой статье.

Способ 2. Используйте «Professor Excel Tools» для группировки, разгруппировки, скрытия и отображения

Если у вас есть большой файл Excel, вы можете развернуть или закрыть все группы до одного уровня одновременно на нескольких листах. Либо разверните их до максимального уровня, либо сверните до минимального уровня. Для такой задачи мы создали функцию в нашей надстройке Excel «Professor Excel Tools».

Эта функция работает не только с группами, но и со скрытыми строками и столбцами:

  • Определите уровень группировки: минимальный, максимальный или номер уровня.
  • Показать все скрытые строки или столбцы.
  • Выберите, хотите ли вы применить это действие к строкам, столбцам или к обоим.
  • Выберите листы, для которых вы хотите использовать действие скрытия или отображения: все листы, выбранные листы или только текущий лист.

"Professor Excel Tools" можно попробовать бесплатно. Включено более 120 других замечательных функций. Вы можете скачать без регистрации.

Эта функция включена в нашу надстройку Excel «Professor Excel Tools»

В этом руководстве показано, как группировать строки в Excel, чтобы упростить чтение сложных электронных таблиц. Посмотрите, как можно быстро скрыть строки в определенной группе или свернуть всю структуру до определенного уровня.

Рабочие листы с большим количеством сложной и подробной информации трудно читать и анализировать. К счастью, Microsoft Excel предоставляет простой способ организации данных в группы, позволяющий сворачивать и разворачивать строки с похожим содержимым для создания более компактных и понятных представлений.

Как сгруппировать строки в Excel

Группировка в Excel лучше всего подходит для структурированных рабочих листов, в которых есть заголовки столбцов, нет пустых строк или столбцов, а также итоговая строка (промежуточный итог) для каждого подмножества строк. Правильно упорядочив данные, сгруппируйте их одним из следующих способов.

Автоматически группировать строки (создавать схему)

Если ваш набор данных содержит только один уровень информации, самым быстрым способом будет автоматическое группирование строк в Excel. Вот как:

  1. Выберите любую ячейку в одной из строк, которые вы хотите сгруппировать.
  2. Перейдите на вкладку Данные в группу Структура, нажмите стрелку под Группа и выберите Автосхема.

Это все!

Вот пример того, какие строки может группировать Excel:

Как показано на снимке экрана ниже, строки идеально сгруппированы, а контурные полосы, представляющие различные уровни организации данных, добавлены слева от столбца A.

Примечание. Если сводные строки расположены над группой строк сведений, перед созданием схемы перейдите на вкладку Данные > группу Структура, нажмите диалоговое окно Структура< /em> и снимите флажок «Сводные строки под подробностями».

После создания схемы вы можете быстро скрыть или отобразить детали в определенной группе, щелкнув значок минуса или плюса для этой группы. Вы также можете свернуть или развернуть все строки до определенного уровня, нажимая кнопки уровня в верхнем левом углу рабочего листа. Дополнительные сведения см. в разделе Как свернуть строки в Excel.

Как сгруппировать строки вручную

Если ваш рабочий лист содержит два или более уровней информации, функция Автоматическая структура в Excel может неправильно сгруппировать данные. В таком случае вы можете сгруппировать строки вручную, выполнив следующие действия.

Примечание. При создании структуры вручную убедитесь, что ваш набор данных не содержит скрытых строк, иначе ваши данные могут быть сгруппированы неправильно.

1. Создание внешних групп (уровень 1)

Выберите один из больших подмножеств данных, включая все строки промежуточной сводки и их строки сведений.

В приведенном ниже наборе данных, чтобы сгруппировать все данные для строки 9 (Всего по востоку), мы выбираем строки со 2 по 8.

На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку "Группа", выберите "Строки" и нажмите ОК.

Это добавит полосу в левой части рабочего листа, которая охватывает выбранные строки:

Аналогичным образом вы создаете столько внешних групп, сколько необходимо.

В этом примере нам нужна еще одна внешняя группа для региона Север. Для этого мы выбираем строки с 10 по 16 и нажимаем вкладку Данные > кнопку Группировать > Строки.

Этот набор строк теперь также сгруппирован:

Совет. Чтобы создать новую группу быстрее, нажмите сочетание клавиш Shift + Alt + Стрелка вправо, а не кнопку Группа на ленте.

2. Создание вложенных групп (уровень 2)

Чтобы создать вложенную (или внутреннюю) группу, выберите все строки сведений над соответствующей строкой сводки и нажмите кнопку Группировать.

Например, чтобы создать группу Яблоки в регионе Восток, выберите строки 2 и 3 и нажмите Группа. Чтобы создать группу Апельсины, выберите строки с 5 по 7 и снова нажмите кнопку Группировать.

Аналогичным образом мы создаем вложенные группы для регионов Север и получаем следующий результат:

3. При необходимости добавьте дополнительные уровни группировки

На практике наборы данных редко бывают полными. Если в какой-то момент на ваш рабочий лист будут добавлены дополнительные данные, вы, вероятно, захотите создать дополнительные уровни структуры.

В качестве примера давайте вставим строку Общая сумма в нашу таблицу, а затем добавим самый внешний уровень структуры. Для этого выберите все строки, кроме строки Общий итог (строки со 2 по 17), и нажмите вкладку Данные > кнопку Группировать. > Строки.

Как показано на снимке экрана ниже, наши данные теперь сгруппированы по 4 уровням:

  • Уровень 1: общая сумма
  • Уровень 2. Итоги по региону.
  • Уровень 3. Промежуточные итоги по элементам
  • Уровень 4: строки сведений

Теперь, когда у нас есть схема строк, давайте посмотрим, как это упрощает просмотр наших данных.

Как свернуть строки в Excel

Одной из наиболее полезных функций группировки Excel является возможность скрывать и отображать строки сведений для определенной группы, а также сворачивать или разворачивать всю схему до определенного уровня одним щелчком мыши.

Свернуть строки внутри группы

Чтобы свернуть строки в определенной группе, просто нажмите кнопку "минус" в нижней части панели этой группы.

Например, таким образом можно быстро скрыть все строки сведений для региона Восток, включая промежуточные итоги, и показать только Восток Итого строка:

Еще один способ свернуть строки в Excel — выбрать любую ячейку в группе и нажать кнопку "Скрыть сведения" на вкладке Данные в группе Структура:

В любом случае группа будет свернута до итоговой строки, а все строки сведений будут скрыты.

Свернуть или развернуть весь план до определенного уровня

Чтобы свернуть или развернуть все группы на определенном уровне, щелкните соответствующий номер структуры в верхнем левом углу рабочего листа.

Уровень 1 отображает наименьшее количество данных, а максимальное число расширяет все строки. Например, если ваша схема имеет 3 уровня, вы нажимаете цифру 2, чтобы скрыть 3-й уровень (строки сведений) и отобразить два других уровня (строки сводки).

В нашем примере набора данных у нас есть 4 уровня структуры, которые работают следующим образом:

  • Уровень 1 показывает только Общую сумму (строка 18) и скрывает все остальные строки.
  • Уровень 2 отображает Общий итог и промежуточные итоги Регион (строки 9, 17 и 18).
  • Уровень 3 отображает промежуточные итоги Общая сумма, Регион и Элемент (строки 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 и 18).
  • Уровень 4 показывает все строки.

На следующем снимке экрана показано, как схема свернута до уровня 3.

Как расширить строки в Excel

Чтобы развернуть строки в определенной группе, щелкните любую ячейку в видимой строке сводки, а затем нажмите кнопку "Показать подробности" на вкладке Данные в разделе Структура. группа:

Или нажмите знак "плюс" для свернутой группы строк, которую вы хотите развернуть:

Как удалить контур в Excel

Если вы хотите удалить сразу все группы строк, очистите контур. Если вы хотите удалить только некоторые группы строк (например, вложенные группы), разгруппируйте выбранные строки.

Как удалить весь контур

Перейдите на вкладку Данные > группу Структура, щелкните стрелку в разделе Разгруппировать и выберите Очистить структуру.

Примечания:

  1. Удаление контура в Excel не приводит к удалению данных.
  2. Если удалить структуру с некоторыми свернутыми строками, эти строки могут остаться скрытыми после очистки структуры. Чтобы отобразить строки, используйте любой из методов, описанных в разделе Как отобразить строки в Excel.
  3. После того как контур будет удален, вы не сможете вернуть его, нажав кнопку Отменить или нажав сочетание клавиш Отменить ( Ctrl + Z ). Вам придется воссоздать схему с нуля.

Как разгруппировать определенную группу строк

Чтобы удалить группировку для определенных строк, не удаляя всю структуру, выполните следующие действия:

  1. Выберите строки, которые нужно разгруппировать.
  2. Перейдите на вкладку Данные в группу Структура и нажмите кнопку Разгруппировать. Или нажмите Shift + Alt + Стрелка влево, что является ярлыком "Разгруппировать" в Excel.
  3. В диалоговом окне Разгруппировать выберите "Строки" и нажмите "ОК".

Например, вот как можно разгруппировать две вложенные группы строк (Промежуточный итог по яблокам и Промежуточный итог по апельсинам), сохранив при этом внешнюю группу Итог по восточному времени. :

Примечание. Невозможно одновременно разгруппировать несмежные группы строк. Вам придется повторить описанные выше шаги для каждой группы отдельно.

Советы по группировке в Excel

Как вы только что убедились, в Excel довольно легко группировать строки. Ниже вы найдете несколько полезных приемов, которые сделают вашу работу с группами еще проще.

Как автоматически рассчитать промежуточные итоги группы

Во всех приведенных выше примерах мы вставили собственные строки промежуточных итогов с формулами СУММ. Чтобы промежуточные итоги рассчитывались автоматически, используйте команду «Промежуточный итог» с выбранной вами функцией суммирования, такой как СУММ, СЧЁТ, СРЗНАЧ, МИН., МАКС. и т. д. Команда «Промежуточный итог» не только вставит итоговые строки, но и создаст схему со сворачиваемыми и расширяемыми строками. , тем самым выполняя сразу две задачи!

Применить стили Excel по умолчанию к итоговым строкам

В Microsoft Excel есть предустановленные стили для двух уровней итоговых строк: RowLevel_1 (жирный шрифт) и RowLevel_2 (курсив). Вы можете применять эти стили до или после группировки строк.

Чтобы автоматически применить стили Excel к новой структуре, перейдите на вкладку Данные > группу Структура, щелкните кнопку запуска диалогового окна Структура, затем установите флажок Автоматические стили и нажмите ОК. После этого вы создаете контур, как обычно.

Чтобы применить стили к существующему контуру, также установите флажок Автоматические стили, как показано выше, но нажмите кнопку Применить стили вместо ОК.

Вот как выглядит схема Excel со стилями по умолчанию для итоговых строк:

Как выбрать и скопировать только видимые строки

После того как вы свернули ненужные строки, вы можете скопировать отображаемые релевантные данные в другое место. Однако, когда вы выбираете видимые строки обычным способом с помощью мыши, вы фактически выбираете и скрытые строки.

Чтобы выбрать только видимые строки, необходимо выполнить несколько дополнительных действий:

    Выберите видимые строки с помощью мыши.

В результате выбираются только видимые строки (строки, смежные со скрытыми, отмечены белой рамкой):

А теперь просто нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать выделенные строки, и Ctrl + V, чтобы вставить их куда угодно.

Как скрыть и показать контурные символы

Чтобы скрыть или отобразить полосы контура и номера уровней в Excel, используйте следующую комбинацию клавиш: Ctrl + 8 .

При первом нажатии этой клавиши контурные символы скрываются, при повторном нажатии контур снова отображается.

Символы структуры не отображаются в Excel

Если вы не видите ни символов плюса и минуса в полосах групп, ни цифр в верхней части схемы, проверьте следующую настройку в Excel:

  1. Перейдите на вкладку Файл в категорию Параметры Дополнительно.
  2. Прокрутите вниз до раздела Параметры отображения для этого рабочего листа, выберите интересующий рабочий лист и убедитесь, что установлен флажок Показать символы контура, если применяется контур.

Так вы группируете строки в Excel, чтобы свернуть или развернуть определенные разделы набора данных. Аналогичным образом вы можете группировать столбцы на своих листах. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе.

Читайте также: