Как сделать журнал в Excel

Для многих CPA, которые используют Excel по лицензии Microsoft Office, приложение для работы с электронными таблицами может оказаться привлекательным выбором для тестирования журнальных записей. Excel может выполнять любое количество автоматизированных методов аудита (CAAT) без каких-либо дополнительных затрат, кроме лицензии Office или платы за подписку.

Прежде чем продолжить, важно отметить, что работа аудиторов включает в себя суждение. Процедуры, описанные в этой статье, представляют собой лишь один из многих способов проведения проверки журнальных записей. Как правило, аудиторы должны учитывать множество факторов (например, контрольную среду, доступность данных клиента, позволяющих использовать CAAT) при выполнении проверки журнальных записей во время аудиторских заданий.

ПРИМЕР EXCEL

Помня об этих предостережениях, давайте перейдем к примеру. Представьте себе бухгалтерскую практику под названием Just4this Example Accounting, которая предоставляет налоговые и аудиторские услуги малым и средним предприятиям. 10 специалистов фирмы не обучены использованию специализированного аудиторского программного обеспечения для применения CAAT, но команда имеет доступ к Microsoft Office и активно использует Excel.

Один из клиентов фирмы, NotReal Manufacturing Co. Inc., проходит аудит финансовой отчетности за 2019 год. Владельцы NotReal Manufacturing рассматривают возможность продажи компании в ближайшие несколько лет; следовательно, для них важен устойчивый рост доходов. Однако за последние два года в отрасли клиента наблюдался экономический спад, а также снижение выручки и прибыли.

Команда Just4this Example Accounting провела мозговой штурм возможных подходов к тестированию бухгалтерских проводок и оценила способность бухгалтерской системы клиента генерировать соответствующие данные для использования CAAT. В частности, аудиторской группе удалось получить пробные балансы по состоянию на 31 декабря 2018 г. и 31 декабря 2019 г., а также список всех бухгалтерских проводок за 2019 год в формате Microsoft Excel.

Обратите внимание, что вы можете скачать первоначальный файл, полученный от клиента, и окончательный файл после того, как аудиторская группа прошла процедуры проверки журнальных записей. Возможно, вам будет полезно открыть оба файла и следовать им, продолжая читать статью.

ПРОВЕРКА ПОЛНОТЫ ДАННЫХ В ЖУРНАЛЕ

Давайте проследим за процессом, который команда Just4This Example использовала бы для этого взаимодействия. Первый шаг — убедиться, что заполнение записей журнала завершено. Для этого аудиторская группа пересчитывает значения пробного баланса каждой учетной записи за 2019 год и сравнивает их с пробным балансом за 2019 год, предоставленным клиентом.Если расхождений нет, команда может сделать разумный вывод о том, что данные проводки в журнале полны.

Для пересчета пробного баланса за 2019 г. команда использует информацию о пробном балансе за 2018 г., а также дебетовые и кредитовые проводки журнала за 2019 г. В файле Excel, полученном от клиента, аудиторская группа начинает со вставки столбцов в пробный баланс, добавляя формулы для расчета общего влияния дебета и кредита из журнала проводок для каждой учетной записи пробного баланса и пересчет сумм пробного баланса за 2019 год.

Чтобы вставить три новых столбца между столбцами "2018 ТБ" и "2019 ТБ", команда выбирает столбцы D, E и F, щелкает правой кнопкой мыши и выбирает "Вставить" . Это добавляет три столбца (новые столбцы D, E и F). Затем команда вводит новые заголовки столбцов «Дебеты в журнале», «Кредиты в журнале» и «Пересчитанный 2019 ТБ» в ячейках D1, E1 и F1 соответственно, как показано на снимке экрана «Пересчет пробных балансов» ниже.< /p>

Формулы в каждом столбце имеют следующий формат, который специально показывает формулы, используемые в строке 2:

Столбец D: =СУММЕСЛИ('Данные JE 2019'!A:A,A2,'Данные JE 2019'!F:F)

Столбец E: =СУММЕСЛИ('Данные JE 2019'!A:A,A2,'Данные JE 2019'!G:G)

Столбец F: =D2-E2+C2

Затем команда сравнивает пересчитанный пробный баланс за 2019 год с исходным пробным балансом за 2019 год, предоставленным для аудита. Для этого команда добавляет формулу в столбец H (строки 2–45) и добавляет заголовок для этого столбца в ячейку H1 («Проверка TB 2019»), как показано на снимке экрана «Добавление столбца отклонений» ниже.< /p>

В столбце отклонения показаны нули для всех учетных записей, поэтому команда делает вывод, что данные записи в журнале полны. Обратите внимание, что некоторые различия в учетных записях могут отображать истинный ноль в виде тире, а другие могут отображать его как «0,00» или «(0,00)». Вероятно, это связано с небольшими различиями в округлении между перерасчетом и предоставленным пробным балансом, но окончательные отклонения по-прежнему считаются нулевыми.

Еще одна проверка, выполняемая аудиторской группой, — это суммирование всех дебетов и кредитов, чтобы убедиться, что они сбалансированы. Чтобы добавить итоги, команда добавляет формулу =СУММ(C2:C45) в ячейку C47, а затем копирует формулу ячейки в ячейки D47–H47, как показано на снимке экрана «Суммирование и балансировка дебета и кредита» ниже.

Общая сумма дебетов равна общей сумме кредитов для данных журнала. Пробные балансы за 2018 и 2019 годы также показывают чистую нулевую сумму. Оба предоставляют дополнительные доказательства того, что данные записи в журнале полны.

Еще один тест, который можно выполнить, – это суммирование дебета и кредита для каждой отдельной записи в журнале, чтобы убедиться, что дебеты равны кредитам для каждой записи. Однако, поскольку общая сумма дебета и кредита уже определена как равная, мы пропустим тест для этого примера.

ВЫБЕРИТЕ ЗАПИСИ ЖУРНАЛА ДЛЯ ПРОВЕРКИ

Затем аудиторская группа выбирает отдельные записи журнала для тестирования. Важно отметить, что существует несколько способов отбора образцов. В то время как некоторые выборки являются целевыми (например, на основе сумм в долларах), другие требуют выбора случайных записей журнала для тестирования (также известного как непредсказуемость при проверке записей журнала).

Выбор целевых записей журнала может основываться на нескольких критериях и должен учитывать риски мошенничества, выявленные в ходе аудита. Ниже приведен неисключительный список целевых тестов журнальных записей:

• Значительное влияние на доллар в отчете о прибылях и убытках. Выберите записи журнала, влияние которых на отчет о прибылях и убытках превышает пороговое значение. Пороговое значение определяется аудиторской группой и обычно связано с существенностью аудита.
• Записи журнала с округленными числами. Выберите записи журнала с округленными числами. Округленные числа обычно указывают на запись в журнале, сделанную вручную, или на оценку.
• Анализ закона Бенфорда: выберите (количество) записей в журнале, которые не соответствуют закону первых цифр (т. е. закону аномальных чисел).
• Необычные комбинации учетных записей: выберите записи журнала, которые имеют необычную (нетипичную для этого клиента) комбинацию учетных записей.
• Необычные даты записи в журнале. Выберите записи в журнале, которые были подготовлены (опубликованы) в праздничные или выходные дни, например.
• Необычный автор записи в журнале: выберите записи в журнале, которые были подготовлены сотрудником, который обычно делает (не должен) их составлять.

Основываясь на выявленных рисках мошенничества и доступных данных журнальных записей, аудиторская группа принимает решение о выборе журнальных записей с использованием критериев, указанных в первом, втором и пятом пунктах списка выше.

ОЦЕНКА ЗАПИСЕЙ В ЖУРНАЛЕ

Чтобы оценить влияние записи в журнале (в долларах) на доход, команде необходимо рассчитать влияние каждой записи в отчете о прибылях и убытках. В таблице данных журнала команда добавляет новый столбец "Влияние на отчет о прибылях и убытках" и показывает дебет или кредит только для счетов отчета о прибылях и убытках (т. е. для балансовых счетов расчет возвращает нули).

В нашем примере счета отчета о прибылях и убытках имеют номера 40 000 и выше.

Столбец H: =IF(A2>=40000,F2-G2,0), как показано на снимке экрана «Оценка влияния записи журнала» ниже.

В столбце H показано влияние на отчет о прибылях и убытках (дебет и кредит) для всех записей журнала. Сумма столбца H представляет собой чистую прибыль за 2019 год, как показано на снимке экрана «Влияние отчета о прибылях и убытках» ниже.

Затем команда переходит к выбору записей в журнале.

ЗАПИСИ В ЖУРНАЛЕ, ИМЕЮЩИЕ ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ ВЛИЯНИЕ НА ОТЧЕТ О ПРИБЫЛАХ

Аудиторская группа решает проверить все бухгалтерские записи, влияние которых на отчет о прибылях и убытках превышает 10 000 долларов США. Способ увидеть дебет или кредит на счетах отчета о прибылях и убытках состоит в том, чтобы отфильтровать их в столбце H на листе журнальных проводок. Однако это покажет каждую позицию для каждой записи журнала, что может быть не самым эффективным подходом. Другой способ — суммировать столбец H сначала по номеру записи в журнале. Для этого аудиторская группа создает сводную таблицу данных записей журнала следующим образом:

• Щелкните в любом месте журнала — внесите данные в таблицу на соответствующем листе.
• Выберите вкладку "Вставка" и щелкните значок сводной таблицы.
• В диалоговом окне "Сводная таблица" сохраните настройки по умолчанию и нажмите "ОК".

В этот момент появляется новый лист с созданной сводной таблицей. Примечание. Это лист теста А в окончательном файле Excel, доступном для загрузки вместе с онлайн-версией этой статьи. Теперь аудиторской группе необходимо выбрать данные журнальных записей для включения в сводную таблицу. Созданный лист имеет поля сводной таблицы с правой стороны. Команда тащит «Журнал №». к строкам и "Влияние отчета о прибылях и убытках" к значениям , как показано на снимке экрана "Перетаскивание к строкам и значениям" ниже.

Это создает представление с общим влиянием каждой записи журнала на отчет о прибылях и убытках. Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в столбце B, выберите "Сортировка" , затем "Сортировать от меньшего к большему", как показано на снимке экрана "Сортировка суммы влияния отчета о прибылях и убытках" ниже.

Команда просматривает результат, просматривая верхнюю и нижнюю часть отсортированного списка, и отмечает, что три записи журнала, № 48, № 609 и № 610, стоят более 10 000 долларов США, как показано на снимке экрана. Воздействие более 10 000 долларов». Эти три записи станут частью выбранного образца для тестирования.

ЗАПИСИ В ЖУРНАЛЕ С ОКРУГЛЕННЫМИ ЦИФРАМИ

Чтобы выбрать записи журнала с округленными числами более 10 000 долларов США, аудиторская группа должна выполнить несколько шагов, используя функцию фильтрации в таблице данных записей журнала:

• Добавьте новую формулу в столбец I ("Округленные числа") и скопируйте ее во все строки: =ЕСЛИ(F2>10000,ЕСЛИ(F2-ОКРУГЛ(F2,-3)=0,"Истина","Ложь "),"Ложь") . Эта формула оценивает числа в столбце F ("Дебет") и возвращает True, если круглое число превышает 10 000 долларов США.
• Выберите вкладку ДАННЫЕ и щелкните значок фильтра.Убедитесь, что курсор находится в первой строке таблицы; не имеет значения, в каком столбце есть данные.
• Значки фильтра отображаются в каждом столбце первой строки (заголовка) таблицы. Группа по взаимодействию выбирает фильтр в столбце I («Округлые числа»), снимает флажок «Ложь» и нажимает «ОК». В полученном отфильтрованном списке отображаются только записи журнала с круглыми числами более 10 000 долларов США, как показано на снимке экрана "Элементы, отвечающие критериям отбора" ниже.

Команда обнаруживает, что несколько записей журнала соответствуют критериям отбора: № 15, № 189, № 339, № 495, № 609 и № 610. Команда также отмечает, что две записи, № 609 и № 610 уже были определены в ходе теста на значительное влияние на отчет о прибылях и убытках.

ЗАПИСИ В ДНЕВНИКЕ, СДЕЛАННЫЕ В ПРАЗДНИКИ

Группа аудиторов также хочет проверить, не публиковались ли какие-либо записи журнала в дни больших праздников. Основные праздники в 2019 году: 01.01.2019, 21.01.2019, 18.02.2019, 27.05.2019, 04.07.2019, 02.09.2019, 14.10.2019. , 11.11.2019, 28.11.2019, 29.11.2019 и 25.12.2019. Чтобы сопоставить эти даты с записями журнала, команда делает следующее: помечает столбец M как «Праздники», нажимает Ctrl+G и переходит к ячейке M4201, а затем перечисляет праздники в порядке дат в ячейках M4201-M4211, как показано на рисунке. скриншот "Список праздников" ниже.

В ходе этого процесса отбора группа аудиторов получает ряд записей в журнале: № 57, № 120, № 121, № 310, № 311, № 312, № 390, № 478, № 479, № 549, № 550, № 609 и № 610. Некоторые из этих записей кажутся обычными и могут не требовать каких-либо специальных действий (кроме объяснения того, почему они были размещены в праздничный день) ; Таким образом, аудиторская группа решает дополнительно исследовать только бухгалтерские проводки, влияющие на отчет о прибылях и убытках: № 311, № 390, № 478, № 609 и № 610. Группа снова отмечает, что записи № 609 и № . 610 уже отобраны для тестирования в других тестах.

НЕПРЕДСКАЗУЕМОСТЬ ТЕСТИРОВАНИЯ ЖУРНАЛЬНЫХ ЗАПИСЕЙ

Помимо целевого тестирования журнальных записей также ожидается, что аудиторская фирма будет выбирать случайные журнальные записи для тестирования. Такой процесс выбора может быть относительно простым. Например, команда выбирает следующие записи, просматривая список записей журнала и случайным образом выбирая некоторые из них для тестовой выборки: № 41, № 119, № 176, № 305 и № 480.

ЗАВЕРШИТЬ ПРОЦЕДУРЫ АУДИТА ДЛЯ ОТДЕЛЬНЫХ ЗАПИСЕЙ В ЖУРНАЛЕ

После того как аудиторская группа выбрала записи журнала для тестирования, она предпринимает шаги для завершения процедур. Команда запрашивает у клиента соответствующую документацию и пояснения. Две журнальные записи, выбранные для тестирования, имеют несколько красных флажков, связанных с ними: № 609 и № 610. Команда получила соответствующую информацию и сделала необходимые выводы, связанные с тестированием журнальных записей, оценила влияние этих результатов и, если необходимости, выполнил дополнительные процедуры тестирования.

В заключение, как показывает этот пример использования, специалисты Just4this Example Accounting смогли успешно применить CAAT для проверки журнальных записей с помощью Microsoft Excel и без необходимости в специализированном программном обеспечении. Использование Microsoft Excel предлагает малым и средним аудиторским фирмам альтернативу, которую следует учитывать при выполнении проверки журнальных записей или других CAAT во время аудита.

Об авторах

Стандарт аудита

Секция практики частных компаний и Ресурсный центр планирования преемственности

Секция практики частных компаний (PCPS) – это секция добровольного членства для CPA, которая предоставляет фирмам-членам целевые инструменты и ресурсы для управления практикой, включая Ресурсный центр планирования преемственности, а также сильный коллективный голос в профессии CPA. . Посетите центр корпоративной практики PCPS.

Раздел IMTA и учетные данные CITP

Секция управления информацией и обеспечения технологий (IMTA) поддерживает членов AICPA, которые предоставляют услуги в области информационной безопасности и киберрисков, конфиденциальности и управления ИТ-рисками, бизнес-аналитики и новых технологий. CPA также могут получить сертификат сертифицированного специалиста по информационным технологиям (CITP), который демонстрирует, что у человека есть опыт, чтобы консультировать организации о том, как максимально использовать информационные технологии для управления своим бизнесом. Доступ к инструментам и ресурсам IMTA включен в членство в AICPA.

Декабрь. 5–8, Нэшвилл, Теннесси.

Digital CPA предназначен для практиков, интересующихся технологиями и их влиянием на бухгалтерский учет. Вместе мы меняем бизнес-модели, трансформируем сферы деятельности и внедряем инновации в профессии.

6–9 июня, Лас-Вегас

Узнайте последние новости о технологиях и тенденциях аудита, формирующих профессию бухгалтера. Практический симпозиум и конференция Tech+, а также NAAATS – две из девяти конференций, которые входят в число обязательных для посещения конференций года по бухгалтерскому учету.

Серия Streamlined Excel Reporting включает четыре веб-трансляции, которые пошагово продемонстрируют, как создавать и использовать сводные таблицы для повышения производительности и эффективности работы финансового специалиста.

Этот шаблон записи в журнале Руководство по записям в журнале Записи в журнале — это строительные блоки бухгалтерского учета, от отчетов до аудиторских записей в журнале (которые состоят из дебетовых и кредитовых записей), которые помогут вам создать правильно отформатированные записи в журнале и предоставить руководство для того, что главная книга Главная книга В бухгалтерском учете Главная книга (GL) представляет собой запись всех прошлых транзакций компании, организованных по счетам. Счета Главной книги (GL) должны выглядеть так.

Вот предварительный просмотр шаблона записи в журнале CFI:

Загрузить бесплатный шаблон

Введите свое имя и адрес электронной почты в форму ниже или просто нажмите на эту ссылку, чтобы скачать бесплатный шаблон записи журнала прямо сейчас!

Ввод записей журнала

Журнал — это официальная бухгалтерская запись компании обо всех транзакциях. Бухгалтерские операции Бухгалтерские операции относятся к любой деловой активности, которая приводит к прямому влиянию на финансовое положение и финансовую отчетность компании, которые задокументированы в хронологическом порядке. В то время как большинство современных компаний используют бухгалтерское программное обеспечение для ведения журнальных записей, в прошлом журналы были основным способом записи транзакций. Хотя это уже не является обычным явлением, понимание того, как делать записи в журнале вручную, по-прежнему важно при изучении основ бухгалтерского учета.

Для каждой отдельной записи в журнале дебет и кредит должны быть равны для поддержания баланса в уравнении бухгалтерского учета. Уравнение бухгалтерского учета — это основной принцип бухгалтерского учета и фундаментальный элемент баланса. Активы = Обязательства + (активы = обязательства + собственный капитал). Поэтому при ведении журнальных записей вам необходимо учитывать четыре фактора:

• На какие аккаунты влияет транзакция
• Увеличение или уменьшение каждой учетной записи
• Насколько изменился каждый аккаунт
• Обеспечение сбалансированности бухгалтерского уравнения

Лучший способ запомнить, как делать записи в журнале и как это влияет на каждую учетную запись, — это попрактиковаться. Эту идею можно распространить на все основы бухгалтерского учета, поскольку необходимо соблюдать множество правил бухгалтерского учета.

Без надлежащих бухгалтерских записей финансовые отчеты компании могут быстро оказаться в беспорядке и с множеством неточностей. Используйте шаблон записи в журнале CFI, чтобы практиковаться и поддерживать точность своих записей в журнале.

Пример записи в журнале — покупка инвентаря

Купленный инвентарь стоимостью 75 000 долларов США за 5 000 долларов США наличными и оставшиеся 70 000 долларов США на счете.

Инвентарь DR 75 000

CR Кредиторская задолженность 70 000

Посмотрите наш шаблон записи журнала, чтобы увидеть больше примеров записей журнала!

Больше бесплатных шаблонов

Дополнительные ресурсы можно найти в нашей библиотеке бизнес-шаблонов, где можно загрузить множество бесплатных шаблонов моделирования в Excel, презентаций PowerPoint и документов Word.

Сертификат финансового аналитика

Стать сертифицированным аналитиком по финансовому моделированию и оценке (FMVA)® Стать сертифицированным аналитиком по финансовому моделированию и оценке (FMVA)® Сертификат CFI по финансовому моделированию и оценке (FMVA)® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере . Зарегистрируйтесь сегодня! пройдя онлайн-курсы по финансовому моделированию и программу обучения CFI!

Читайте также:

  
• Linkedin что это за программа и нужна ли она для андроида
  
• Программа сравнения файлов
  
• Как включить библиотеку в Visual Studio c
  
• Программы для решения математических задач для Android
  
• Водитель сдает экзамен по информатике