Как сделать разметку в word
Обновлено: 20.11.2024
На наших писательских семинарах писатели отправляют свои работы по электронной почте. Члены группы используют инструменты редактирования и разметки Microsoft Word, чтобы замечать ошибки и оставлять отзывы и предложения. Затем размеченный документ возвращается автору. В этой статье описывается, как использовать для этой цели средства редактирования и разметки Microsoft Word. Если вы хотите использовать только базовые инструменты редактирования и обратной связи, в конце этой статьи есть краткий обзор. Нажмите здесь, чтобы перейти к краткому обзору.
Чтобы начать, выполните следующие действия:
<р>1. Настройте информацию о пользователе. Это сообщит автору, который сделал редакционные комментарии.В меню «Инструменты» выберите «Параметры». Затем выберите Информация о пользователе. Введите имя, которое вы хотите отображать вместе с вашими изменениями, в поле «Имя».<р>2. Отображение значков разметки на панели инструментов. Это сделает все параметры разметки доступными на панели инструментов.
В меню «Вид» выберите параметр «Панели инструментов». Затем выберите параметр Рецензирование, чтобы включить его. (Когда включена опция Рецензирование, рядом с ней будет стоять галочка.) Параметры отслеживания появятся на панели инструментов. Это маленькие желтые значки. У одного есть стрелка влево, у другого — стрелка вправо, у третьего — «X» поверх него и т. д. Весь этот ряд значков связан с функциями разметки, отслеживания и просмотра в Word. Наведите курсор на каждый значок, чтобы отобразить его функцию.<р>3. Выберите параметры отображения разметки. Это позволяет вам определить способ отображения ваших правок и комментариев при разметке документа.
В меню "Инструменты" выберите "Параметры". Затем выберите «Отслеживать изменения». Выберите способ отображения исправлений, т. е. только цветной, полужирный или подчеркнутый и т. д. Вам решать, как они должны отображаться.
Далее установите флажок «Использовать всплывающие подсказки в печати и Интернете» (выноски комментариев будут отображаться только в режиме «Веб-макет» или «Печать макета» — эти параметры находятся в меню «Вид») и «Показать линии, соединяющиеся с Текстовый вариант. Наконец, выберите «Левая граница» для параметра «Измененные строки».
Разметка документа
<р>1. Включите функцию отслеживания. Вам придется делать это каждый раз, когда вы хотите разметить документ.Либо включите отслеживание, перейдя на панель инструментов и нажав на маленький желтый значок, который выглядит как документ с красным текстом. Или вы можете нажать Ctrl + Shift + E. Когда вы закончите разметку документа, не забудьте снова нажать комбинацию клавиш (или значок на панели инструментов), чтобы отключить отслеживание. Вы узнаете, что опция отслеживания включена, если увидите буквы TRK в строке состояния внизу экрана.
ПРИМЕЧАНИЕ. Вы также можете включить или выключить отслеживание, щелкнув правой кнопкой мыши, когда курсор находится над всплывающей подсказкой редактирования или комментария. Вы также можете принимать и удалять правки Reviewer таким же образом.
После включения параметра отслеживания любые изменения, которые вы вносите в документ, будут отображаться "в выбранном вами цвете" и в виде "выносок" на правом поле.
ПРИМЕЧАНИЕ. «Выноски» отображаются справа от текста только в том случае, если вы находитесь в макете печати, в противном случае они отображаются в рамке внизу экрана. Чтобы перейти к макету печати, откройте меню «Вид» и выберите «Макет печати», прежде чем приступать к разметке документа.<р>2. Внесение правок и добавление комментариев
Чтобы отобразить изменения, которые вы вносите в документ, у вас должна быть включена разметка. Для этого выберите параметр «Разметка» в меню «Вид».
Чтобы внести изменения, просто щелкните курсором в том месте, где вы хотите внести изменения, и начните печатать. Если вы хотите что-то удалить, просто сделайте это. Программа будет отмечать изменения цветом по мере их внесения, а в правом поле появится всплывающая подсказка, указывающая на изменение (это происходит только в том случае, если вы делаете комментарий или что-то удаляете - добавленные слова просто выделяются в тексте цветом).< /блочная цитата>Если вы хотите прокомментировать что-то в тексте, используйте мышь, чтобы выделить текст, на который вы ссылаетесь, а затем перейдите на панель инструментов и нажмите на маленькую желтую иконку со звездочкой в левом верхнем углу. ручной уголок. (Если вы наведете курсор мыши на этот значок, появится надпись «Новый комментарий».) На правом поле документа появится всплывающая подсказка, в которой вы можете ввести свой комментарий.После внесения всех изменений и комментариев по редактированию отключите функцию отслеживания изменений, снова нажав Ctrl + Shift + E.Краткий обзор
Если вы хотите только разметить документ и добавить комментарии, выполните два простых шага:
Шаг 1. В меню «Вид» выберите «Панели инструментов/Рецензирование».
Новый набор новых значков будет отображаться в верхней части экрана, небольшой желтый прямоугольник и две красные и синие стрелки (одна указывает влево, а другая вправо). Вы можете нажать на желтое поле, чтобы ввести комментарий в позиции курсора. Вы можете нажать на одну из стрелок, чтобы перейти к следующей (ранее введенной) разметке.Шаг 2. Нажмите следующую комбинацию клавиш: Ctrl+Shift+E.
В нижней части экрана появятся буквы TRK. Это означает, что отслеживание разметки включено, и все, что вы вводите в документ, будет отображаться в цвете. Нажмите те же три клавиши в комбинации, чтобы снова отключить отслеживание.
Отслеживание изменений — это функция, встроенная в Microsoft Word, которая отслеживает все изменения, внесенные в документ, и позволяет вам оставлять комментарии. Когда функция отслеживания изменений включена, внесенные вами изменения выделяются и отображаются разными цветами или стилями, чтобы отделить их от исходного текста.
Это особенно полезно для документов с несколькими авторами или редакторами, которые могут просматривать и утверждать (или отклонять) изменения друг друга.
Как включить отслеживание изменений в Microsoft Word
Чтобы включить отслеживание изменений, нажмите на вкладку "Обзор", а затем нажмите на значок над кнопкой "Отслеживание изменений". Чтобы отключить отслеживание изменений, просто щелкните этот значок еще раз. Вы также можете включить или выключить отслеживание изменений, щелкнув стрелку меню "Отслеживание изменений" и выбрав "Отслеживание изменений" в списке.
Если включена функция отслеживания изменений, вы можете оставить изменения в документе, просто набрав или отредактировав их, как обычно. Изменения будут отформатированы иначе, чем остальная часть документа, и будут содержать пометку на полях, указывающую на то, что изменение было внесено.
Например, если вы удалите абзац с включенным параметром "Отслеживание изменений", удаленный абзац останется видимым, но будет отображаться красным шрифтом с зачеркиванием, чтобы вы не перепутали его с оставшимся текстом.
Текст, который вы отредактировали или удалили, будет иметь другой цвет и формат, чем остальная часть документа. Крисси Монтелли/Инсайдер
Как создавать и удалять комментарии к отслеживанию изменений
Чтобы оставлять комментарии в документе, не добавляя к тексту, с помощью мыши выделите текст, который вы хотите прокомментировать, а затем нажмите «Новый комментарий» на вкладке «Рецензирование». На полях документа появится пузырь, содержащий ваше имя и назначенный вам цвет. Когда появится всплывающая подсказка, введите свой комментарий.
Чтобы ответить на комментарий, просто нажмите "Ответить" рядом с комментарием, на который хотите ответить, и введите свой ответ. Когда закончите, вы можете щелкнуть в любом месте за пределами всплывающей подсказки.
Все ваши комментарии в документе будут окрашены в один и тот же цвет, что позволит вам отличать ваши собственные комментарии от чужих. Крисси Монтелли/Инсайдер
Есть два способа удалить комментарий. Нажмите на комментарий, который хотите удалить. Если вы хотите пока сохранить комментарий в документе, но хотите указать, что он уже рассмотрен, нажмите «Решить» в пузыре комментария. Комментарий по-прежнему будет отображаться на полях документа, но теперь будет отображаться серым цветом, что отличает его от других комментариев.
Если вы хотите полностью удалить комментарий, не оставив его следов в документе, щелкните комментарий, а затем щелкните значок над надписью «Удалить» на вкладке «Рецензирование». Он находится рядом со значком «Новый комментарий».
Как принять или отклонить изменения
После того как в документ были внесены изменения, вы можете либо принять, либо отклонить изменения. Для этого щелкните правой кнопкой мыши часть документа, которая была изменена. В появившемся меню нажмите «Принять», если хотите сохранить изменение, или «Отклонить», если хотите отклонить его.
Внешний вид раздела может измениться в зависимости от вашего выбора, но он будет соответствовать остальной части документа после того, как вы закончите работу и отключите отслеживание изменений.
Вы можете принять или отклонить изменение, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав нужный вариант в появившемся меню. Крисси Монтелли/Инсайдер
Как скрыть все изменения и комментарии
Вы можете контролировать, какие изменения и комментарии вы видите, настроив параметры разметки.
На вкладке "Рецензирование" рядом с пунктом "Отслеживание изменений" есть раскрывающееся меню с четырьмя вариантами, которые показывают различные уровни изменений, внесенных в документ.
- В разделе "Все пометки" отображаются все изменения и комментарии, внесенные с момента включения функции "Отслеживание изменений".
- "Простая разметка" покажет упрощенную версию изменений и комментариев, представленную примечаниями на полях документа, а не видимым форматированием.
- "Без пометок" скроет все пометки изменений и комментарии, но сохранит изменения.
- При выборе варианта "Исходный" документ будет отображаться в том виде, в котором он изначально выглядел до включения функции "Отслеживание изменений".
Параметры разметки позволяют просматривать все изменения, упрощенные изменения, отсутствие изменений или исходный формат документа. Крисси Монтелли/Инсайдер
Вы также можете настроить типы отображаемых изменений, нажав «Показать разметку». Откроется меню с галочками рядом с различными параметрами. Если опция отмечена, она будет включена в разметку. Чтобы установить или снять флажок с параметра, просто нажмите на него.
Это позволяет вам настроить видимые вам изменения, включая комментарии конкретных пользователей и внешний вид всплывающих подсказок комментариев (или "выносок", как они называются в списке).
Как пользоваться панелью рецензирования
Если вы хотите последовательно просмотреть все изменения, внесенные в документ, вы можете сделать это с помощью панели просмотра. Рядом с кнопкой «Отслеживание изменений» нажмите «Панель просмотра». Если вы хотите, чтобы панель отображалась сбоку экрана, нажмите «Вертикально»; если вы предпочитаете, чтобы он располагался внизу экрана, выберите параметр "Горизонтально".
В зависимости от ваших предпочтений появится панель рецензирования, содержащая все изменения и комментарии, внесенные в документ. Общее количество изменений также появится в верхней части панели просмотра. Чтобы закрыть панель просмотра, снова нажмите "Панель просмотра".
Панель рецензирования показывает все изменения и комментарии, сделанные в документе, так что вы можете просмотреть их последовательно. Крисси Монтелли/Инсайдер
Допустим, кто-то просит вас вычитать или совместно работать над документом. Если у вас есть печатная копия, вы можете использовать красную ручку, чтобы вычеркивать предложения, отмечать орфографические ошибки и добавлять комментарии на полях. Word позволяет делать все это в электронном виде с помощью функций отслеживания изменений и комментариев.
Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше об отслеживании изменений и добавлении комментариев.
Отслеживание изменений
При включении функции отслеживания изменений каждое изменение, которое вы вносите в документ, будет отображаться в виде цветной разметки. Если вы удалите текст, он не исчезнет; вместо этого текст будет зачеркнут. Если вы добавите текст, он будет подчеркнут. Это позволяет вам увидеть изменения, прежде чем сделать их постоянными.
Если рецензентов несколько, каждому будет присвоен свой цвет разметки.
Чтобы включить отслеживание изменений:
- На вкладке "Обзор" нажмите команду "Отслеживание изменений".
Ваши отслеживаемые изменения могут отличаться от приведенных выше, в зависимости от настроек разметки вашего компьютера.
Просмотр изменений
Отслеживаемые изменения — это просто предлагаемые изменения. Чтобы стать постоянными, их нужно принять. С другой стороны, первоначальный автор может не согласиться с некоторыми отслеживаемыми изменениями и отклонить их.
Чтобы принять или отклонить изменения:
- Выберите изменение, которое хотите принять или отклонить.
Чтобы принять все изменения сразу, нажмите стрелку раскрывающегося списка «Принять», затем выберите «Принять все». Если вы больше не хотите отслеживать свои изменения, вы можете выбрать «Принять все» и «Остановить отслеживание».
Параметры просмотра отслеживания изменений
Если у вас много отслеживаемых изменений, они могут отвлекать, если вы пытаетесь прочитать документ.К счастью, Word предоставляет несколько способов настройки отображения отслеживаемых изменений:
- Простая разметка. Здесь показана окончательная версия без встроенных пометок. На левом поле появятся красные маркеры, указывающие, где было внесено изменение.
- Все пометки: здесь показана окончательная версия со встроенными пометками.
- Без пометок: показывает окончательную версию и скрывает все пометки.
- Исходный вариант: показывает исходную версию и скрывает все пометки.
Чтобы скрыть отслеживаемые изменения:
- На вкладке "Рецензирование" нажмите команду "Отобразить для проверки" справа от команды "Отслеживание изменений".
Вы также можете щелкнуть маркер в левом поле, чтобы переключиться между простой разметкой и полной разметкой.
Помните, что скрытие «Отслеживание изменений» — это не то же самое, что просмотр изменений. Вам все равно нужно будет принять или отклонить изменения перед отправкой окончательной версии документа.
Чтобы показать исправления во всплывающих подсказках:
Большинство редакций отображаются встроенными, то есть помечается сам текст. Вы также можете выбрать отображение исправлений во всплывающих подсказках, что перемещает большинство исправлений к правому полю. Удаление встроенных пометок может облегчить чтение документа, а всплывающие подсказки также предлагают более подробную информацию о некоторых пометках.
Чтобы вернуться к встроенным пометкам, выберите «Показать все исправления в тексте» или «Показать только комментарии и форматирование во всплывающих подсказках».
Комментарии
Иногда вам может понадобиться добавить комментарий, чтобы оставить отзыв, а не редактировать документ. Хотя он часто используется в сочетании с отслеживанием изменений, вам не обязательно включать отслеживание изменений, чтобы добавлять комментарии.
Чтобы добавить комментарии:
- Выделите текст или поместите точку вставки в то место, где должен появиться комментарий.
Чтобы удалить комментарии:
Чтобы удалить все комментарии, щелкните стрелку раскрывающегося списка "Удалить" и выберите "Удалить все комментарии в документе".
Сравнение документов
Если вы редактируете документ, не отслеживая изменения, по-прежнему можно использовать такие функции рецензирования, как «Принять» и «Отклонить». Вы можете сделать это, сравнив две версии документа. Все, что вам нужно, это исходный документ и измененный документ (документы также должны иметь разные имена файлов).
В этом руководстве показано, как использовать функцию «Отслеживание изменений» в Microsoft Word. Отслеживание изменений помогает нам редактировать документы, отслеживая вставки, удаления, замены и изменения формата. Word называет эти изменения разметками.
Термин Отслеживание изменений обычно используется как для правок, так и для комментариев, поэтому в этом руководстве также используется инструмент комментариев Word.
Мы рассмотрим одиннадцать тем:
Это руководство также доступно в виде видео на YouTube, где показаны все шаги в режиме реального времени.
Посмотрите более 100 других руководств по программному обеспечению для письма на моем канале YouTube.
Изображения ниже взяты из Word для Microsoft 365 (ранее Office 365). Эти шаги также будут работать для Word 2021, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010. Однако ваш интерфейс может немного отличаться в этих более старых версиях программного обеспечения.
Как включить и отключить отслеживание изменений
Как показать и скрыть изменения отслеживания
Вы можете управлять отображением комментариев и правок с помощью меню "Отображать для просмотра" и "Показать пометки" в группе "Отслеживание" на ленте.
(A) Простая разметка отображает отредактированную версию контента без видимых встроенных правок. Однако правки обозначаются вертикальной чертой на левом поле.
Например, если вы удалите предложение, оно не появится на экране. Вместо этого на левом поле появится вертикальная линия, показывающая, что в этом месте было внесено изменение.
Если вы хотите увидеть изменения, выберите вертикальную линию, чтобы переключиться на All Markup.
(B) All Markup отображает все изменения и комментарии. Этот вид лучше всего подходит для большинства работ по редактированию и корректуре.
Вертикальная линия, подобная той, что показана в простой разметке (см. рис. 4), появится в левой части экрана, указывая на то, что в этом месте было внесено изменение.
Выберите эту строку, чтобы переключиться на простую разметку.
(C) Без разметки отображается отредактированная версия контента без каких-либо видимых правок или комментариев.
(D) Оригинал отображает исходную версию контента без каких-либо правок или комментариев.
- Выберите раскрывающееся меню «Показать разметку», чтобы выбрать, какие функции будут отображаться в Track Changes.
Я рекомендую отображать все комментарии и правки (т. е. вставки и удаления и изменения форматирования) и выбирать «Показывать только комментарии и форматирование в выносках» для большей части работы по редактированию и корректуре, чтобы ваши вставки и удаления отображались в тексте.
Важное примечание. В оставшихся разделах отображается отслеживание изменений в представлении «Все пометки».
Как удалить текст с отслеживанием изменений
Как вставить текст с отслеживанием изменений
Как заменить текст с отслеживанием изменений
Как изменить форматирование с отслеживанием изменений
Форматирование включает стиль шрифта, размер шрифта, цвет шрифта, курсив, полужирный шрифт, подчеркивание, надстрочные и нижние индексы, отступы, выравнивание и поля.
Как принять или отклонить изменения отслеживания
Правки, созданные с помощью Track Changes, должны быть приняты, прежде чем они станут частью вашего документа. Вы можете принять или отклонить правки по отдельности или все сразу в тексте или на ленте, воспользовавшись одним из трех способов, указанных ниже.
Первый способ: принять или отклонить правки по отдельности из текста
Метод второй: принять или отклонить правки по отдельности с ленты
Третий способ: принять или отклонить все изменения
Если вы не очень уверены в опыте своих рецензентов, я настоятельно предостерегаю вас от принятия или отклонения всех правок без предварительной проверки точности каждой из них.
Как вставлять комментарии
Вы можете использовать инструмент "Комментарии" с включенным или отключенным параметром "Отслеживание изменений".
Первый способ: вставка комментариев внутри текста
- Выберите и щелкните правой кнопкой мыши текст, который вы хотите соединить с комментарием. (Кроме того, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте, где вы хотите, чтобы комментарий был связан, не выделяя конкретный текст.)
- Выберите «Новый комментарий» в контекстном меню.
Ваш курсор автоматически переместится во всплывающую подсказку для комментариев.
Второй способ: вставка комментариев с ленты
- Выберите текст, который хотите связать с комментарием. (Кроме того, вы можете поместить курсор в любое место, где вы хотите, чтобы комментарий был связан, не выделяя конкретный текст.)
- Нажмите кнопку «Новый комментарий» в группе «Комментарии».
Ваш курсор автоматически переместится во всплывающую подсказку для комментариев.
- Введите свой комментарий во всплывающую подсказку (см. рис. 15).
Как отвечать на комментарии и разрешать комментарии
Вы можете отвечать на комментарии или разрешать комментарии в тексте или во всплывающей подсказке для комментариев.
Когда вы разрешаете комментарий, он становится серым, но по-прежнему виден.
Первый способ: ответьте на комментарий и разрешите его в тексте
Метод второй: ответ и разрешение комментариев из всплывающей подсказки
- Выберите комментарий.
- Нажмите кнопку "Ответить" или "Решить". (Эти кнопки не появятся, пока вы не выберете комментарий.)
- Если вы выбрали «Ответить», ваш курсор переместится в новую всплывающую подсказку с комментарием, где вы сможете ввести свой ответ. Если вы выбрали «Решить», комментарий будет затенен.
Совет для профессионалов: выберите "Открыть заново", если хотите превратить разрешенный комментарий в неразрешенный комментарий.
Как удалить комментарии
Есть три способа удалить комментарии по отдельности или все сразу.
Первый способ: удаление отдельных комментариев из контекстного меню
Второй способ: удаление отдельных комментариев с ленты
Третий способ: удалить все комментарии
Как открыть и закрыть панель просмотра
На панели рецензирования (с надписью "Редакции") отображаются все комментарии и исправления, выбранные в раскрывающемся меню "Показать пометки" в группе "Отслеживание" на ленте, а также общее количество этих комментариев и пометок в документе.
Панель рецензирования не обязательна для отслеживания изменений, но может быть полезна, когда вам нужно найти конкретную правку или посмотреть, сколько правок или комментариев содержится в документе.
Панель просмотра появится обычно в левой части экрана.
Связанные ресурсы
Теперь, когда вы ознакомились с основами использования отслеживания изменений в Word, вы можете изучить некоторые дополнительные темы. Вот несколько вариантов для начала:
Читайте также: