Как сделать переменные в word

Обновлено: 03.07.2024

Всего можно использовать до 256 полей, включая те, которые используются в документах In-Row или в книгах In-Row.

Чтобы предварительно выбрать их, нажмите Данные>Объединить поля.

Доступны три префикса:

▪ ROW_ для полей, значение которых зависит от текущей строки минут.

В общих настройках

Настройка IncludeMinutes может быть пользовательской глобальной переменной (заключенной в кавычки); затем его можно изменить вне Word.

В форме письма

Чтобы вставить глобальные переменные в форму письма, выберите Word>Создать внешний документ; при этом создается пустой документ Word™, источником данных которого является диспетчер данных QDV7; так как меню Рассылки уже выбрано, для составления письма достаточно нажать Вставить поле слияния (значок или заголовок) и выбрать глобальные переменные.

Примеры: SYS_Version_Letter, SYS_File_Creation_Date; общий итог в словах можно рассчитать в рабочей книге накладных расходов и использовать через переменную GLV_. См. Использование переменных .

В документах WBS и протоколах

В Word можно вставлять глобальные переменные. См. Документы в ряду. Значения отображаются в результирующем документе после соответствующих строк.

Чтобы удалить подраздел основного документа в соответствии со значением глобальной переменной, добавьте этот подраздел в закладки и вставьте таблицу, подобную этой:

Таким образом можно удалить из шаблона части, написанные на другом языке.

Чтобы вставить внешний документ в соответствии со значением глобальной переменной, вставьте закладку в мастер-документ в нужной точке вставки и вставьте таблицу, подобную этой:

Когда условие не выполняется, соответствующая закладка просто удаляется.

Время вставки документа/удаления подраздела с закладками зависит от общих настроек ProceedWithInsertion/RemovalOfBookmarks. См. конец документа «Как создать мастер-документ (шаблон)».

Диапазоны от BoQ и накладных листов

Предположим, область в рабочей книге BoQ или накладных расходов названа. См. Диапазон ячеек.

Чтобы связать его с закладкой, создайте таблицу, подобную этой:

По ширине страницы

Настроить высоту строки

При создании/обновлении результирующего документа таблица с размером и содержимым диапазона вставляется сразу после скрытой закладки.

Чтобы обусловить вставку, заполните два первых столбца (необязательно); если переменная содержит ожидаемое значение, область вставляется.

Чтобы автоматически регулировать ширину вставляемых ячеек, чтобы таблица расширялась до ширины страницы, установите для параметра «По ширине страницы» значение «ДА».

Чтобы отрегулировать высоту строк так, чтобы был виден весь текст, установите для параметра "Настроить высоту строки" значение "ДА". Если установлено значение NO, высота строк остается такой же, как в QDV7.

- Microsoft Word не может точно воспроизводить все форматы, доступные в Microsoft Excel. Некоторые ограничения применяются к ориентации, шрифту, цветам и т. д. Проведите несколько тестов, чтобы убедиться, что текст отображается так, как вы хотите. Функция не копирует изображения, фигуры или виджеты графического интерфейса; в Word создается таблица, в которую копируется-вставляется содержимое ячеек

– Чтобы сохранить высокую производительность, не обращайтесь к областям с более чем 2500 ячейками.

Документы из заданных баз данных

Документ, прикрепленный к набору, может включать переменные.

<р>2. Выйти из режима редактирования и вставить набор в протокол; в столбце документа Word x отображается в строке заголовка

<р>3. Нажмите «Данные»> «Word»> «Управление документами» и создайте окончательный документ; объединенный документ отображается после строки заголовка

<р>4. Чтобы изменить документ, выберите минуту и нажмите Данные>Редактировать документ в строке

ЯЗЫКОВЫЕ ЗАКЛАДКИ Применимо то, что сказано в разделе «Как создать мастер-документ (шаблон)».

КОМБИНИРОВАНИЕ С КОНТРОЛЕМ

Значение переменной может быть результатом вычисления внутри набора.

Документ в строке может обусловливать части с помощью части настроек, как и в основном документе:

В первой части таблица связывает закладки, т. е. части, с переменными, определенными на Листе 3 Списка статей. Эти переменные могут принимать значения, возвращаемые из виджетов графического интерфейса пользователя, и зависят от выбора в форме. База данных набора в /Samples/databases_of_sets дает пример; картинки вставляются в зависимости от переменных, значения которых зависят от выбора в форме.

Первая часть удаляется после вставки. Глобальные переменные не заменяются до тех пор, пока не будет опубликован окончательный документ.

ВСТАВКА ОБЛАСТЕЙ РАБОЧЕЙ КНИГИ

Чтобы вставить область книги в документ Word, вставьте закладку туда, где она будет располагаться (второй раздел), и создайте таблицу, подобную этой, в первом разделе документа:

Некоторые типы документов, такие как соглашения, заказы, счета и т. д., часто используют одни и те же заголовки, имена, адреса и т. д. в документе. Для простоты и удобства работы в Word вы можете положиться на записи автотекста и функцию автозамены, но вы не сможете обновить автоматически исправленный текст позже. К счастью, вы можете создавать настраиваемые переменные (настраиваемые свойства документа), чтобы вставлять их в документ.

Указать или изменить пользовательские переменные

Чтобы указать, изменить или удалить информацию о документе, выполните следующие действия:

1. На вкладке "Файл" нажмите "Информация".

2. На панели «Информация» щелкните раскрывающийся список «Свойства», затем выберите «Дополнительные свойства»:

3. В диалоговом окне "Дополнительные свойства" на вкладке "Пользовательские":

Выберите любую из предопределенных переменных или введите новое имя новой переменной,
Выберите тип из Текст, Дата, Число, Да или Нет,
Введите значение:

Использовать информацию о документе в документе

Чтобы использовать свойства документа, сделайте следующее:

1. Поместите курсор туда, куда вы хотите добавить информацию о документе.

2. На вкладке «Вставка» в группе «Текст» нажмите кнопку «Экспресс-блоки», затем нажмите «Поле». :

3. В диалоговом окне "Поля":

В списке имен полей выберите поле DocProperty,
В списке свойств выберите свойство, которое вы хотите вставить:

Как использовать информацию о документе

Возможно, потребуется добавить в верхний и нижний колонтитулы вспомогательные поля, такие как название документа, имя автора или ответственного лица, дату последнего изменения и т. д., чтобы выполнить некоторые требования к оформлению документации. Word предлагает простой и быстрый способ добавить информацию о документе несколькими щелчками мыши.

Как вычислять формулы в документе Word

В некоторых документах Word необходимо использовать формулы, такие как суммирование, вычитание, умножение или деление определенных значений:

Как автоматически дублировать информацию в документе Word

Многие документы Word содержат повторяющуюся информацию, особенно юридические документы, такие как контракты, соглашения, счета и т. д. Все они содержат сведения об одной или двух сторонах, которые должны повторяться два или более раз. Вы можете легко создать документ со всей необходимой информацией в одном месте и добавить специальные поля для дублирования информации:

Создание переменных полей в Word

Вы не можете просто ввести переменные Help+Manual в виде обычного текста, как в шаблоне PDF. Чтобы использовать переменные Help+Manual в ваших шаблонах Word DOCX, вам необходимо ввести переменную в поле Word.

Вы можете вводить переменные Help+Manual в любые поля Word, которые преобразуются в текст. Help+Manual найдет их и заменит значением переменной при публикации с помощью шаблона DOCX. Однако есть два типа полей, которые вы, вероятно, найдете наиболее полезными: поля комментариев и свойства документа.

Поля комментариев

Эти поля лучше всего подходят для вставки переменных внутри абзацев или других элементов. Не путайте их с функцией комментариев Word! Это для экспертной оценки и совершенно другое — переменные, введенные в комментарии Word, не будут работать.

Чтобы ввести поле комментария с помощью переменной Help+Manual в Word:

<р>1. Откройте шаблон DOCX в Word и щелкните в том месте, куда вы хотите вставить переменную.

<р>2. Выберите вкладку «Вставка» в Word, затем в группе «Текст» выберите «Экспресс-блоки» > «Поле», чтобы открыть диалоговое окно «Поле».

<р>3.Выберите «Комментарии» в поле «Имена полей:», затем введите переменную Help+Manual в поле «Новый комментарий:», используя формат .

Поля свойств документа

Вы можете увидеть примеры этих полей в некоторых стандартных шаблонах DOCX, включенных в Help+Manual. Они используются для элементов «Заголовок», «Автор», «Год», «Реферат» и «Информация о компании», отображаемых, например, на титульной странице.

Чтобы войти в поле свойств документа с помощью переменной Help+Manual в Word:

<р>1. Откройте шаблон DOCX в Word и щелкните в том месте, куда вы хотите вставить переменную.

<р>2. Выберите вкладку «Вставка» в Word, затем в группе «Текст» выберите «Экспресс-блоки» > «Свойство документа», а затем — свойство, которое вы хотите вставить.

<р>3. Это вставит элемент свойства в виде поля на страницу, содержащую поле. Затем введите переменную Help+Manual в пустое поле в формате .

У меня есть документ Word, который я использую неоднократно, но мне нужно изменить одну фразу, которая появляется в документе несколько раз. Есть ли способ сделать эту фразу переменной и обновить ее один раз вместо того, чтобы каждый раз искать в документе, чтобы обновить ее?

2 ответа 2

Я предполагаю, что вы захотите использовать сопоставленные элементы управления содержимым.

В раскрывающемся списке «Экспресс-блоки» на вкладке «Вставка» есть набор элементов, ошибочно помеченных как «Свойства документа». Это сопоставленные элементы управления содержимым, которые в основном соответствуют расширенным свойствам документа. Вот моя страница по их вставке и использованию. Это не единственный способ сделать то, что вы хотите, но он наиболее эффективен в документах формата .docx.

Этот и другие методы репликации данных описаны на странице Грега Макси "Повторяющиеся данные". Это страница, на которую ссылается Дэвид Постил в своем комментарии. Однако сопоставленные элементы управления содержимым, в отличие от других методов, просто требуют внесения изменений в одном месте, чтобы это изменение воспроизводилось во всем документе.

Можно сопоставить любые элементы управления содержимым общего назначения, но элементы в списке свойств документа представляют собой обычный текст, за исключением элемента выбора даты.

После того, как один из них будет вставлен в документ, его имя и подсказка могут быть изменены, а затем скопированы в другие места документа, где вы хотите получить информацию.

Обратите внимание, что они установлены таким образом, что изменение элемента управления в любом месте документа изменяет информацию во всех копиях. Другие методы репликации данных требуют большего внимания к обновлению копий, как при обновлении полей.

Элементы управления содержимым проще всего создавать/изменять в версиях для Windows. На Mac их сложнее настроить, но можно. Вы можете скопировать их из документа, созданного Windows, или создать их с помощью vba. Вот страница Word MVP Джона Корчока о том, как сделать это на Mac.

Таким образом, один из способов — «поместить переменную» с помощью легко идентифицируемого текста в документ и сохранить документ как шаблон. Затем используйте поиск и замену, чтобы найти «переменную» и заменить фразой.

Обычно я делаю что-то вроде того, где обычно находится фраза. А операция «найти и заменить» с «заменить все» работает одним махом.

Для сложных деловых документов я бы использовал макрос (опять же сохраненный в файле шаблона), который может обрабатывать эти вещи, а затем вызывать функцию в макросе для замены нескольких элементов. Я не могу опубликовать здесь весь процесс, но я разрабатываю формы VBA для сбора необходимой мне информации, а затем использую процедуру поиска и замены, заключенную в функцию, которую можно вызывать многократно.

В основном: вы берете документ, вводите текст в одном или нескольких местах, настраиваете макрос для выполнения тяжелой работы, а затем сохраняете его как шаблон. После этого файл шаблона открывается как копия, а затем вы запускаете макрос, который устанавливает ваш текст. Копии сохраняются как обычные документы, когда вам нужно изменить бизнес-процесс (шаблонный текст, VBA и т. д.), вы снова «сохраняете как шаблон».

VBA может выглядеть примерно так:

Объявления const для фраз вверху обычно представляют собой переменные, которые я заполняю с помощью формы. Sub с именем replacePhrases будет отображаться в диалоговом окне «Макросы» и будет макросом, который я запускаю, чтобы запустить процесс. Sub с именем replacePhrase помечен как частный, поэтому он не будет отображаться в диалоговом окне макроса; вы передаете ему пары поиска + замены текста.

Читайте также: