Как сделать отчет в word

Обновлено: 05.07.2024

Шаблон отчета Word — это настраиваемый инструмент анализа и составления отчетов, встроенный непосредственно во многие приложения Synthesis (включая Weibull++/ALTA, RGA и BlockSim).

Эта утилита предлагает настраиваемые функции создания отчетов, которые аналогичны документам Microsoft Word. Просто создайте шаблон, который может включать форматированный текст, а также вставленные функции, графики и другую графику, а затем создайте отчет непосредственно в Word. Каждый отчет может использовать данные и/или результаты четырех анализов одновременно, и вы можете сохранить любой существующий шаблон отчета, чтобы его можно было повторно использовать с любым набором данных.

Возможно, вы предпочтете использовать этот инструмент отчетности, если хотите получить более совершенный, профессионально выглядящий отчет и/или если вы хотите использовать мастер графиков для вставки графиков того же типа, которые создаются в фолио или графике диаграммы. листы.

Чтобы добавить новый шаблон отчета в существующий проект, выберите «Вставка» > «Отчеты и графики» > «Шаблон рабочего отчета».

Чтобы создать отчет в Microsoft Word, откройте шаблон и выберите "Главная" > "Отчет" > "Создать отчет" .

Многие приемы работы с шаблонами отчетов Word аналогичны рассмотренным ранее для аналитических рабочих книг, в том числе:

Использование мастера для создания нового шаблона.

Использование мастера функций для вставки данных/результатов.

Кроме того, в этой главе обсуждаются следующие темы, относящиеся к отчетам Word:

Использование панели управления шаблона отчета Word.

Использование мастера графиков для вставки графиков.

Инструменты для работы с шаблонами отчетов.

Лента шаблона отчета Word.

Другие параметры для пользовательского анализа и отчетов

Рабочие книги анализа предлагают настраиваемые функции отчетности, аналогичные Microsoft Excel (с более чем 150 встроенными функциями и полной поддержкой формул в ячейках). Аналитические книги также позволяют использовать мастер диаграмм для вставки собственных круговых, столбчатых и других типов диаграмм.

В Weibull++/ALTA и RGA у вас также есть возможность вставлять общие электронные таблицы в любой фолио данных. Эти гибкие электронные таблицы предоставляют функции, очень похожие на аналитические рабочие книги.

Если написание отчета — это не то, чем вы занимаетесь каждый день, это может быть немного сложно. Как вы должны его структурировать? Что должно быть включено? Есть некоторые основы, о которых вы должны знать, когда дело доходит до создания профессионального отчета. Это включает в себя добавление оглавления к вашему отчету, добавление номеров страниц и правильных ссылок на все ваши источники. Позвольте мне показать вам, как это эффективно сделать в Word 2013.

Введение в отчет

Вот отчет, который написал мой коллега. Несмотря на то, что это выглядит нормально, он не использовал Word эффективно. Он только что применил форматирование к заголовкам без использования каких-либо стилей заголовков. Из-за этого Word не имеет понятия о структуре этого документа, и в нем очень сложно ориентироваться. Если я перейду на вкладку «ВИД» и открою «Панель навигации», вы увидите, что она совершенно пуста.

Если я перехожу на вкладку «ССЫЛКИ» и пытаюсь вставить оглавление, я получаю сообщение о том, что необходимо применить стили, иначе записи для оглавления не будут найдены. Я нажму Отменить, чтобы удалить держатель оглавления.

Как применить стили заголовков в Word 2013?

Первое, что я сделаю, это добавлю в документ стили заголовков. Чтобы добавить стили заголовков, отметьте заголовок, к которому вы хотите применить стиль, я начну с заголовка. На вкладке "ГЛАВНАЯ" щелкните правой кнопкой мыши стиль, который хотите применить, и выберите "Обновить заголовок в соответствии с выбранным".

< бр />

Таким образом, заголовок сохраняет текущее форматирование. Далее переходим к заголовку первого уровня. Здесь я отмечу заголовок, щелкнув поле рядом с заголовком. Вместо того, чтобы отмечать все заголовки один за другим вручную, нажмите «Выбрать» — «Выбрать текст с похожим форматированием». Весь текст с таким же форматированием теперь выделен. Теперь вы можете применить стиль «Заголовок 1». Чтобы сохранить внешний вид оранжевых заголовков, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Обновить заголовок 1, чтобы он соответствовал выделенному». Теперь вы можете видеть, что все заголовки первого уровня видны на панели навигации, что упрощает навигацию.

Я продолжу добавлять стили к остальным заголовкам. Я прокручиваю вниз и выделяю жирным шрифтом текст, выбираю «Выбрать текст с похожим форматированием», щелкаю правой кнопкой мыши «Заголовок 2» и выбираю «Обновить заголовок 2, чтобы он соответствовал выделенному». Я сделаю то же самое для третьего и последнего заголовка.Как видите, по мере того, как я добавляю стили заголовков, иерархия в области навигации растет. Я нажму на стрелку, чтобы перейти к началу документа.

Как вставить сноски со ссылками в Word 2013?

С помощью панели навигации я могу легко перемещаться по документу. В этом абзаце я вижу, что мой коллега включил информацию из отчета. Сайт добавлен в виде гиперссылки. Хорошо, что он дал ссылку на источник, но в профессиональном отчете вы должны вставлять ссылки на источники в виде сносок, чтобы можно было показать больше информации и легче проверить источник. Чтобы увидеть больше информации об источнике, я открою гиперссылку, нажав клавишу CTRL на клавиатуре, а затем щелкнув ссылку.

Я помещу веб-страницу влево на моем экране, нажав клавишу Windows со стрелкой влево, затем я щелкну свой документ, а затем нажму клавишу Windows со стрелкой вправо. Теперь я вижу два окна рядом. Это работает, если вы используете Windows 7 или более позднюю версию. Чтобы вставить сноску, поместите курсор мыши после слова или заголовка, к которому вы хотите добавить сноску. Перейдите на вкладку «ССЫЛКИ» и нажмите «Вставить сноску».

Теперь вы можете указать правильную ссылку на источник в сноске. Начните с автора, в данном случае их три. Я скопирую авторов, отметив их и нажав сочетание клавиш CTRL+C. Поместите свой маркер возле сноски, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Вставить», «Сохранить только текст», затем поставьте запятую. Далее скопируйте название статьи и скопируйте и вставьте таким же образом. Сделайте заголовок курсивом, отметив его и выбрав курсив на плавающей панели, или нажмите сочетание клавиш CTRL + I. Я добавлю название издательской компании, дату и, наконец, веб-адрес. Поскольку Интернет постоянно меняется, рекомендуется указывать дату доступа к веб-странице в скобках в конце. Наконец, я удалю гиперссылку из текста, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Удалить гиперссылку».

Как создать перекрестные ссылки в Word 2013?

В следующем предложении я вижу, что мой коллега добавил ссылку на абзац позже в документе под названием Место/Канал. Чтобы правильно сослаться на раздел в документе, отметьте имя, в которое вы хотите добавить ссылку, на вкладке «ССЫЛКИ» нажмите «Перекрестная ссылка». В раскрывающемся списке «Тип ссылки» выберите, на что вы хотите ссылаться, и в данном случае это заголовок. В поле «Вставить ссылку на» выберите, какую информацию вы хотите добавить в документ. Выберите название заголовка и нажмите «Вставить».

Название заголовка теперь вставляется в качестве перекрестной ссылки, поэтому, если вы измените название своего заголовка в документе, оно также будет обновлено здесь. У вас также есть гиперссылка, встроенная в ссылку, чтобы читатель мог легко перейти к этому разделу. Чтобы помочь читателям, которые читают отчет на бумаге, хорошо также добавить номер страницы. Добавьте текст «на странице», а затем снова нажмите «Перекрестная ссылка», измените «Вставить ссылку на» на номер страницы. Снова выберите заголовок, на который вы хотите сослаться.

Теперь к ссылке добавляется номер страницы.

Как добавить номера страниц в Word 2013?

Теперь, когда мы добавили номера страниц в перекрестную ссылку, мне лучше добавить их и в отчет. Самый простой способ добавить номера страниц в документ — просто перейти на вкладку «ВСТАВИТЬ» и в разделе «Верхний и нижний колонтитулы» выбрать «Номер страницы». Здесь вы можете выбрать удобное положение и форматирование номеров страниц. Я выберу размещение номера страницы внизу страницы и выберу оформление с акцентной полосой и номером страницы в правом углу.

Как добавить свойства документа в нижний колонтитул в Word?

Теперь я хотел бы добавить некоторую информацию о документе в нижний колонтитул. Сначала я открою нижний колонтитул, просто дважды щелкнув его. Вместо того, чтобы просто написать название нашей компании, я буду использовать поле документа, таким образом, название нашей компании будет добавлено к свойствам документа. Чтобы вставить поле документа, нажмите «Информация о документе», а затем «Свойства документа».Здесь я выберу «Компания».

Я введу название нашей компании ООО «Бизнес Продуктивность ФЗ». Если вы щелкнете меню «ФАЙЛ» и развернете свойства документа, вы увидите, что название нашей компании было добавлено к информации о документе.

Далее я хочу вставить заголовок документа. Я нажму «Информация о документе», а затем «Название документа». Как видите, на самом деле он не содержит названия отчета. Вместо того, чтобы вводить заголовок здесь, я хочу связать его с заголовком на первой странице отчета, чтобы убедиться, что он обновляется, если кто-то изменит заголовок отчета. Я отмечу заголовок, щелкну правой кнопкой мыши и выберу «Копировать». Затем я нажму «ВСТАВИТЬ», «Быстрые части», «Свойство документа», а затем выберу свойство «Заголовок».

Я отмечу текст в держателе поля, щелкните правой кнопкой мыши и снова вставьте заголовок. Как вы можете видеть, если я прокрутю вниз, поле заголовка документа в нижнем колонтитуле будет автоматически обновлено.

Как вставить подпись к изображению в Word?

Если ваш отчет содержит таблицы или изображения, рекомендуется добавить подписи. Чтобы вставить подпись, отметьте изображение, снова перейдите на вкладку «ССЫЛКИ» и нажмите «Вставить подпись».

Здесь я могу выбрать метку, будь то Таблица, Рисунок или Уравнение, здесь я просто оставлю «Рисунок». Я напечатаю описание рисунка; "10 лучших приложений для смартфонов в США, 2013 г.", а затем нажмите "ОК".

Я сделаю то же самое для всех изображений в отчете.

Как вставить таблицу цифр в Word 2013?

Теперь, когда все рисунки и изображения в отчете помечены, я могу легко добавить их в список. Чтобы вставить таблицу рисунков, перейдите на вкладку «ССЫЛКИ» и выберите «Вставить таблицу рисунков», а затем нажмите «ОК».

< бр />

Список, состоящий из ссылок на все ваши рисунки в документе, будет вставлен в ваш отчет.

Как создать оглавление в Word 2013?

Теперь последний шаг. Я хочу вставить оглавление. Чтобы вставить оглавление, перейдите на нужную страницу, нажмите вкладку «ССЫЛКИ», а затем «Оглавление».

< бр />

Здесь я выберу второй дизайн. Пока вы используете стили заголовков, оглавление заполняется автоматически. Я хочу, чтобы первый абзац начинался на отдельной странице, поэтому я перейду на вкладку «ВСТАВИТЬ» и нажму «Разрыв страницы». Теперь мне нужно обновить оглавление, так как все изменилось. Я щелкну правой кнопкой мыши оглавление, выберу «Обновить поле», а затем «Обновить всю таблицу».

Ну вот, отчет готов! Теперь он больше похож на профессиональный отчет, который определенно положительно скажется на общем впечатлении читателя от документа.

Умение создавать профессиональные отчеты — это не темное искусство. Следуя некоторым простым рекомендациям, вы сможете создавать документы, которые вашей аудитории будет легче читать и понимать.

Схемы отчетов, которые мы создаем для наших клиентов, основаны на научных данных о том, как работают наш мозг и глаза, когда они взаимодействуют с информацией. Эти рекомендации основаны на тех же научных данных.

Все дело в когнитивной беглости; легкость, с которой мы обрабатываем информацию в виде слов или графических изображений, чтобы понять их значение. Наша задача — сделать этот процесс максимально коротким и простым.

Мы делимся шестью творческими рекомендациями, которые мы используем для этого в нашей работе, и которые могут помочь придать профессиональный вид вашему собственному дизайну отчета.

01. Добавьте заголовок страницы

Включение заголовка страницы в дизайн отчета — это простая, но эффективная функция. Многие отчеты теперь просматриваются в цифровом виде, а панели навигации могут помочь вашим читателям легче перемещаться по вашему контенту. Они также придают структуру странице и документу в целом, обрамляя содержимое и предоставляя читателю непротиворечивую точку отсчета.Используйте цвет или жирный шрифт, чтобы читатели могли видеть, где они находятся в отчете.

Дизайн отчета для Microsoft и EIU с панелью навигации вверху

02. Использовать столбцы для основного текста

Структура столбца, в которой расположены слова отчета, является ключевой особенностью дизайна любого письменного документа, а ширина столбца влияет на удобочитаемость.

Мы не читаем посимвольно и даже не слово за словом, а сканируем, а затем останавливаемся, чтобы подобрать группы из трех или четырех слов. Поскольку три или четыре паузы случаются до того, как это становится утомительным, мы можем решить, что ширина столбца должна быть между 9-12 словами. Это принцип.

Использование двух или трех столбцов для текста может полностью изменить внешний вид вашего отчета. Попробуйте использовать один столбец для цитат, ключевых моментов или изображений. Стоит отметить, что пустое пространство не является расточительным, но об этом позже.

Использование сетки из трех столбцов для этого отчета для Mastercard и MagnaCarta означало, что мы могли добавить привлекательные макеты, чтобы поддерживать интерес читателя на протяжении всего документа. В этом отчете для Curium Solutions используется сетка из двух столбцов. Цитаты, ключевые факты и панели функций использовались по всей сетке, чтобы обеспечить визуальный интерес.

03. Экспериментируйте со шрифтами

Прежде чем начать, подумайте о стиле шрифта (или гарнитуры), который вы хотели бы использовать. Имейте в виду, что ваш выбор повлияет на то, как ваш отчет будет воспринят читателями, а также на более прагматичный подход к дизайну, связанный с тем, насколько легко им будет его читать.

Попробуйте отказаться от стандартных шрифтов по умолчанию, например, Times New Roman и Arial. Существует множество хороших стандартных шрифтов на выбор, независимо от того, используете ли вы Mac или Windows. В Google Fonts также есть множество бесплатных коммерческих шрифтов, которые можно загрузить и использовать.

Шрифты разной насыщенности (мелкие, обычные, средние, полужирные, курсивные) особенно полезны, так как позволяют сделать дизайн отчета более изысканным. Легкие начертания эффективны для основного текста, а средние и полужирные — для заголовков.

The Design Surgery умело использует смесь шрифтов с засечками и без засечек в своем дизайне для Countrywide. Полный проект

Добавьте цвет для важной информации, такой как заголовки и сноски. Попробуйте темно-серый цвет для основного текста — он менее резкий, чем черный, и может сделать отчет более теплым и привлекательным. Не заходите слишком далеко и не переусердствуйте с яркими цветами — читатели оттолкнутся, когда потянутся к солнцезащитным очкам и таблеткам от головной боли.

04. Уменьшите размер шрифта

Вообще, 10 или 11 пунктов — это широко используемый размер по умолчанию, но в профессиональном дизайне отчетов мы чаще всего используем размер 9 пунктов, иногда снижая его до 8 пунктов. Зачастую текст размером 8 или 9 пт с большим межстрочным интервалом (известным как интерлиньяж) читается легче и быстрее, потому что наш глаз лучше видит, где начинается следующее слово или строка.

Учитывайте вероятность того, что отчет, над которым вы работаете, может быть прочитан слабовидящими молодыми или пожилыми людьми. Рекомендации по размеру точек можно найти на веб-сайтах RNIB, благотворительной организации для слепых и слабовидящих людей или Британской ассоциации доступных форматов.

В этом дизайне отчета для Heidrick & Struggles используется основной текст размером 9 пунктов с междустрочным интервалом (междустрочный интервал) 14 пунктов.

05. Используйте пустое пространство

Пробел не обязательно должен быть белым — этот термин просто относится к пространству вокруг написанного контента, и это, конечно, не пустое пространство.

Использование пустого пространства позволяет вам привлечь внимание читателей к определенному моменту или абзацу, который вы хотите выделить, а затем дает вашим читателям пространство, чтобы они могли сосредоточиться на ключевом разделе; соответственно повышается понимание.

Пустое пространство также позволяет глазам и мозгу отдыхать в определенных точках, сохраняя интерес, поскольку макеты меняются от страницы к странице, и предотвращает утомление мозга так быстро, как это могло бы произойти при просмотре целой страницы информации для обработки.

06. Подумайте о выравнивании

Выравнивание слов — это просто способ расположения строк на странице. Наиболее распространенными являются выравнивание и ранжирование влево. В первом случае столбец слов выравнивается как по правому, так и по левому краю столбца; во втором случае текст выравнивается только по левому краю.

Когда текст выравнивается по ширине, каждая строка имеет одинаковую длину, поэтому расстояние между словами меняется от строки к строке.Текст с выравниванием по ширине может выглядеть аккуратнее при меньшем размере шрифта и широких столбцах, но его труднее читать, так как начало и конец каждой строки труднее найти.

Когда текст располагается влево, интервалы между словами одинаковы по всему документу, а разнесенная длина строк облегчает чтение, поскольку наш мозг легче определяет, где начинается и заканчивается строка.

Мы советуем использовать текст с левым диапазоном в два или три столбца.

Способ оформления отчета может многое сказать о ценности, которую вы придаете своему контенту. Восприятие клиентов и, что более важно, потенциальных клиентов будет зависеть от дизайна печатных или онлайн-отчетов, которые вы создаете, а также от того, как они читаются.

Если вы хотите поговорить с нами о том, как мы можем помочь вам создать профессиональный дизайн отчета, позвоните нам по телефону 01606 276176 или напишите нам по адресу workwithus@nwc.design.

Далее Положительное отношение к дизайну коммуникаций в сфере здравоохранения: как информационный дизайн может изменить ситуацию

Представьте себе, что вы научитесь работать с новым, чуждым инструментальным шаблоном отчетности для ваших сотрудников. Знакомство со странными функциями и шагами, необходимыми для создания отчета, может оказаться громоздким и затратным по времени процессом.

Что ж, вы можете попрощаться со всеми этими проблемами --- пусть MS Word использует Windward для всех ваших потребностей в отчетности!

Windward может легко интегрироваться в MS Word и сделать его основой для гибкого создания отчетов и документов.

Поскольку ваши сотрудники хорошо знакомы с MS Word, создавать отчеты на этой платформе несложно. Больше не нужно тратить время на обучение, и весь проект или процесс отчетности становится простой прогулкой. Фактически, вам больше не нужно полагаться на разработчиков в создании отчетов для вас.

MS Word со всеми его постоянно развивающимися упрощенными функциями делает его превосходным и простым программным обеспечением. Установив Windward в MS Word, вы сможете создавать и редактировать шаблоны отчетов без участия ИТ-специалистов. Фактически, MS Word предлагает заранее определенные форматы в виде брошюр, бюджетов, отчетов о расходах и т. д. Кроме того, на ленте Windward представлен логический набор функций и команд, а раскрывающиеся галереи позволяют быстро перейти к нужным инструментам отчетности. Таким образом, вы можете размещать элементы по своему усмотрению, и они будут отображаться именно там, где вы хотите, в документе MS Word.

Кроме того, вывод можно легко персонализировать, поскольку MS Word может быстро конвертировать в PDF, HTML или другие форматы.

Программное обеспечение Windward для создания отчетов на базе MS Word совместимо с широким спектром источников данных и баз данных. Он может быть легко интегрирован для работы со многими языками программирования. Это устраняет время, затрачиваемое на преобразование исходных данных в другие новые форматы. Таким образом, вы можете попрощаться с обучением разработчиков или новым программным обеспечением.

С MS Word у руля становится довольно просто сотрудничать и совместно создавать отчеты с другими членами команды в режиме реального времени. Вы можете поделиться своими отчетами всего за несколько кликов и разрешить им редактировать или добавлять комментарии в свои отчеты. Таким образом, все могут работать вместе одновременно и делать больше, используя интерфейс MS Word (и не забывайте о функции проверки правописания, которая гарантирует безупречность ваших отчетов).

Да, вы можете отправлять отчеты в виде массовых рассылок по электронной почте, воспользовавшись функцией слияния, доступной прямо на платформе MS Word. Кроме того, вы можете включать уникальные элементы и отправлять их группе или отдельным лицам прямо из адресной книги, представленной в Word.

Еще один передовой аспект MS Word заключается в том, что он позволяет быстро добавлять водяные знаки в отчеты и документы. Таким образом, вы можете настроить и добавить водяной знак или логотип бренда в свои отчеты и защитить свой контент, придав ему профессиональный вид.

Кроме того, пространство в верхнем и нижнем колонтитулах помогает сэкономить место в других областях отчета (поэтому используйте его в полной мере).Вы также можете включать в свои отчеты номера страниц и добавлять изображения или текст, максимально используя пространство, чтобы обеспечить согласованность в документе.

Экономия времени при создании отчетов может показаться сбывшейся мечтой для многих разработчиков отчетов, и MS Word воплощает ее в жизнь. Благодаря эффективной функции «Найти и заменить» вы можете мгновенно найти определенный набор символов или слов и при необходимости заменить их альтернативой. Таким образом, редактировать отчеты в MS Word просто и быстро. Узнайте больше о сочетаниях клавиш MS Word.

Добавить ссылки на текст или изображения в отчеты MS Word можно одним щелчком мыши. Щелкнув правой кнопкой мыши, вы можете вставлять гиперссылки в свои отчеты и делать их более интерактивными. Таким образом, эти ссылки направляют конечных пользователей на другой отчет или веб-сайт, на котором есть соответствующая информация, подтверждающая, дополняющая или выделяющая ваш отчет.

Windward превращает создание отчетов в утиный суп!

Это всего лишь несколько невероятных функций, которые вы можете использовать, используя MS Word для создания отчетов. И хорошие новости: Windward легко интегрируется в MS Word и позволяет легко создавать отчеты или создавать документы.

Мы считаем, что отчеты должны быть простыми, но впечатляющими и информативными. Наш передовой механизм извлекает данные из самых разных источников и объединяет их в ваши документы и отчеты. Мы обеспечиваем создание отчетов с использованием MS Word приятным и уникальным опытом. Теперь вы можете приступить к созданию ежемесячных или еженедельных отчетов с улыбкой на лице, так как Windward здесь, чтобы упростить процесс создания отчетов.

-- Автор: Генезис А.

Если вы только что узнали о нас, мы очень рады! Попробуйте Windward с нашей 14-дневной бесплатной пробной версией и начните быстро создавать документы с помощью наших решений с низким/отсутствием кода.

Читайте также: