Как сделать ценники в excel пошаговая инструкция

Обновлено: 21.11.2024

Мы покажем вам, как печатать этикетки из Excel с помощью функции слияния и Microsoft Word.

Excel — невероятно удобный инструмент для организации списка рассылки, но он не так хорош, когда дело доходит до фактической печати этикеток. Ввод всей информации, которую вы уже ввели, займет много времени, но, к счастью, вы можете съесть свой пирог и съесть его. Сегодня мы покажем вам, как создавать и печатать адресные этикетки из Excel с небольшой помощью Microsoft Word и функции слияния.

Печать этикеток из Excel — это просто

Хотя встроенные функции Excel не подходят для создания этикеток, преимущество пакета Microsoft Office заключается в его кросс-совместимости. Если у вас установлены оба приложения, вы можете быстро и автоматически импортировать данные из электронной таблицы Excel в Word и организовать их отображение для печати.

Прежде чем мы начнем, стоит отметить две вещи. Во-первых, несмотря на то, что руководство будет посвящено меткам адресов, его можно изменить для работы с любой меткой. Во-вторых, вам нужно будет правильно настроить столбцы в Excel, чтобы сделать это максимально плавным. Мы обсудим это на первом шаге:

Как печатать этикетки из Excel

Прежде чем вы сможете создавать ярлыки в Excel, вам понадобится существующий список рассылки в приложении. Если у вас его нет, вы можете создать его прямо сейчас.

    Подготовьте список рассылки

Важно помнить, что вы должны создать заголовок столбца, указав информацию, которая будет содержаться в каждом заголовке. Это поможет вам позже сопоставить ваши поля с правильными столбцами.

Например, в нашем случае мы будем использовать поля: название объекта, название оператора, адрес, город, штат, почтовый индекс и страну. Если вы используете ярлыки для списка рассылки, вы можете включить ярлыки заголовков, такие как имя, фамилия и должность.

После того, как все будет подготовлено с правильными заголовками столбцов, вы можете сохранить свою работу и перейти к следующему шагу, чтобы создать ярлыки из Excel.

Откройте вкладку «Рассылки» на ленте Word и выберите «Начать слияние > Ярлыки…». Функция слияния писем позволит вам легко создавать ярлыки и импортировать в них данные из приложения для работы с электронными таблицами.

Если они не совпадают точно, ничего страшного. В нашем случае, например, «Имя свойства» и «Имя оператора» заменяют имя и фамилию. Когда закончите, нажмите «ОК».

Если вас это устраивает, нажмите «ОК». В противном случае вам может потребоваться снова изменить поля.

AddressBlock теперь будет отображаться во всех ваших ярлыках.

Снова откройте вкладку «Рассылки» и нажмите «Завершить и объединить», затем «Редактировать отдельные документы…».

После импорта всех ваших адресов вы, наконец, можете распечатать этикетки и отправить почту. Не забудьте сохранить документ на случай, если вам понадобится перепечатать какой-либо из них.

Дополнительно: как объединить текстовые ячейки в Excel

Если вы провели много времени в Excel, вы знаете, как тяжело создавать большие электронные таблицы только для того, чтобы понять, что их нужно корректировать. К счастью, это не всегда должно занимать много времени. Вы можете использовать команду объединения для объединения текстовых ячеек в Excel без потери данных.

Дополнительно: как сделать страницу альбомной в Word

В большинстве случаев при создании документа Word требуется альбомная или книжная ориентация. Однако иногда вам нужен альбомный формат одной страницы — например, для отображения изображения. Однако сделать это не так просто, как можно было бы ожидать. В результате мы собираемся показать вам, как сделать одну страницу альбомной в Word, используя пару приемов.

Если вы хотите создавать и печатать этикетки любого типа, обратите внимание на Microsoft Word и Excel. Вы можете сохранить данные этикетки в Excel, а затем получить эти данные в Word, чтобы сохранить или распечатать этикетки.

В этом руководстве вы узнаете, как создать электронную таблицу этикеток в Excel, совместимую с Word, настроить этикетки, а также сохранить или распечатать их.

1. Введите данные для ваших этикеток в электронную таблицу Excel

Первый шаг — создать электронную таблицу Excel с данными вашей этикетки. Вы назначите соответствующий заголовок каждому полю данных, чтобы можно было получить заголовки в Word.

Для следующего примера мы создадим электронную таблицу со следующими полями:

  • Имя
  • Фамилия
  • Улица
  • Город
  • Штат
  • Почтовый индекс

Чтобы приступить к созданию электронной таблицы Excel:

  1. Запустите Microsoft Excel на компьютере с Windows или Mac и создайте новую электронную таблицу.
  2. На экране электронной таблицы Excel выберите первую ячейку в первой строке и введите Имя.

  1. Выберите первую ячейку в столбце B и введите фамилию. Аналогичным образом добавьте адрес улицы, город, штат и почтовый индекс в первые строки столбцов C, D, E и F соответственно.
  2. Теперь добавьте данные под каждым только что созданным заголовком. Ваша таблица должна выглядеть примерно так:

  1. После добавления данных сохраните таблицу, выбрав Файл вверху.
  2. Нажмите «Сохранить» на левой боковой панели.
  3. Выберите Обзор на панели справа.

  1. Выберите папку для сохранения таблицы, введите имя таблицы в поле Имя файла и нажмите Сохранить в нижней части окна.

Теперь ваша электронная таблица Excel готова.

2. Настройка меток в Word

Второй шаг – настроить размеры ярлыков в Word. Существует несколько предопределенных макетов этикеток, которые вы можете выбрать. При желании вы даже можете создать собственный ярлык с нестандартными размерами.

  1. Запустите Microsoft Word на компьютере с Windows или Mac и создайте новый пустой документ.
  2. На экране редактирования документа выберите вкладку Рассылки на верхней панели инструментов.
  3. На вкладке "Рассылки" выберите "Начать слияние", а затем в меню выберите "Ярлыки".

  1. В открывшемся окне выберите поставщика этикеток в раскрывающемся меню Поставщики этикеток. Затем выберите тип этикетки в списке Номер продукта. Наконец, нажмите кнопку ОК.

  1. Если вы хотите создать собственную метку, нажмите кнопку "Новая метка" и укажите размеры метки в следующем окне.
  1. Теперь ваш макет этикетки настроен, и оставьте этот документ открытым в Word.

3. Перенесите данные Excel в документ Word

Теперь, когда ваши ярлыки настроены, импортируйте данные, сохраненные в электронной таблице Excel, в документ Word. Для этого не нужно открывать Excel.

  1. Не закрывая документ Word, выберите вкладку "Рассылки" вверху.
  2. На вкладке "Рассылки" выберите "Выбрать получателей" и выберите "Использовать существующий список". Вы сообщаете Word, что хотите использовать готовый список для ярлыков.

  1. В открывшемся окне проводника перейдите к папке, содержащей электронную таблицу Excel, созданную ранее. Дважды щелкните таблицу, чтобы импортировать ее в документ Word.

  1. Word откроет окно выбора таблицы. Здесь выберите лист, содержащий данные этикетки.
  2. Отметьте флажок Первая строка данных содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку ОК.

4. Добавление меток из Excel в документ Word

Теперь вам нужно указать поля, которые вы хотите использовать в своих ярлыках.

  1. Убедитесь, что вы все еще находитесь в документе с этикетками в Word.
  2. Выберите вкладку «Рассылки» вверху, а затем в разделе «Запись и вставка полей» выберите параметр «Блокировка адреса».

  1. В открывшемся окне "Вставить блок адреса" нажмите кнопку "Сопоставить поля".

  1. Word открывает окно «Поля сопоставления». Здесь убедитесь, что каждое поле в блоке «Обязательно для адреса» соответствует соответствующему полю в вашей электронной таблице. Например, в поле "Адрес 1" следует использовать адрес улицы из таблицы и т. д.

  1. Нажмите "ОК", чтобы закрыть окно.
  2. Вернувшись к окну "Вставить адресный блок", вы можете просмотреть свой ярлык. Убедитесь, что этот предварительный просмотр представляет фактические этикетки, которые вы хотите создать. Затем выберите ОК в нижней части окна.

  1. В документе Word вы заметите, что первая метка теперь говорит .
  2. Выберите вкладку "Рассылки" вверху, а затем выберите "Обновить ярлыки".

5. Создание ярлыков из Excel в документе Word

Теперь в Word есть все данные, необходимые для создания ярлыков. Теперь вы закончите процесс, и Word отобразит фактические данные для каждой метки:

  1. На вкладке "Рассылки" в Word выберите параметр "Завершить и объединить", а затем в меню выберите "Редактировать отдельные документы".
  1. В открывшемся окне выберите «Все» и выберите «ОК».

  1. Теперь в документе Word должны отображаться все ваши ярлыки с их индивидуальными данными.

Теперь вы можете сохранить этот документ с этикетками, создать из него PDF-файл или физически распечатать документ (этикетки).

6. Сохранить ярлыки Word, созданные из Excel, в формате PDF

Вам не нужно использовать сторонний инструмент для сохранения документа этикетки Word в формате PDF:

  1. Выберите вкладку "Файл" в верхней части окна Word.
  2. На боковой панели слева выберите Сохранить как.
  3. На правой панели выберите «Обзор».

  1. Выберите папку для сохранения PDF-файла, введите имя для PDF-файла в поле Имя файла, выберите PDF в раскрывающемся меню Тип файла и выберите Сохранить.

7. Печать этикеток Word, созданных из Excel

Вы можете распечатать этикетки прямо из Word. Убедитесь, что ваш принтер подключен к компьютеру, когда вы выполняете печать:

  1. Выберите вкладку "Файл" в верхней части окна Word.
  2. Выберите «Печать» на левой боковой панели.

  1. Выберите принтер в меню «Принтер» на правой панели, а затем выберите «Печать» вверху.

И все готово.

Как вы можете видеть выше, Word и Excel помогают создавать практически все виды этикеток на компьютерах с Windows и Mac. Если это помогло вам создать нужный тип меток в Excel, сообщите нам об этом в комментариях ниже.

Махеш помешался на технологиях с тех пор, как десять лет назад у него появился первый гаджет. За последние несколько лет он написал ряд технических статей для различных онлайн-изданий, включая, помимо прочего, MakeTechEasier и Android AppStorm. Прочитать полную биографию Махеша

Понравился ли вам этот совет? Если это так, загляните на наш собственный канал на YouTube, где мы рассказываем о Windows, Mac, программном обеспечении и приложениях, а также предлагаем множество советов по устранению неполадок и видео с практическими рекомендациями. Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться!

Microsoft Excel — это более удобный инструмент, чем мы думаем и знаем. Он может сделать много вещей в один миг и без каких-либо хлопот. Это непростая задача — попытаться напечатать этикетки на бумаге, размер которой выходит за рамки стандартной документации в реальной жизни. Поверьте, в мире есть много людей, которые борются с этой проблемой. Тем не менее, правильное пошаговое руководство и некоторая практика сделают эту задачу за вас, ребята. Excel может быть слишком удобен в этом отношении благодаря своему формату электронной таблицы, который идеально подходит для хранения контактной и адресной информации пользователя.

Функции Excel, формулы, диаграммы, форматирование, создание информационной панели Excel и др.

Excel упрощает работу с Microsoft Word при печати почтовых этикеток.Он предоставляет функции, позволяющие создавать этикетки и предварительно просматривать их перед печатью. Используя функцию слияния писем с Microsoft Word, вы можете аккуратно выполнить эту задачу и легко распечатать почтовые ярлыки прямо из Excel.

Как печатать этикетки из Excel?

Давайте посмотрим, как мы можем распечатать почтовые ярлыки из Excel, на нескольких примерах.

Вы можете скачать это руководство по печати этикеток из шаблона Excel здесь – Как печатать этикетки из шаблона Excel

  • Создайте новый файл Excel с именем «Печать этикеток из Excel» и откройте его.
  • Добавьте данные на этот лист. Поскольку мы хотим создать почтовые ярлыки, убедитесь, что каждый столбец посвящен каждому ярлыку. Бывший. Приветствие, Имя, Фамилия, Адрес, Город, Штат, Почтовый индекс — это должны быть столбцы, и в эти столбцы должна быть введена соответствующая информация. Смотрите скриншот ниже:

  • Как показано на снимке экрана, ваши данные должны быть представлены по одной записи в каждом столбце. Это помогает правильно управлять этикетками и печатать их.
  • Сохраните файл после ввода данных и закройте его.

Как я упоминал ранее, мы собираемся использовать файл Excel в Word. Обязательно установите некоторые параметры формата файла в Microsoft Word, чтобы вы могли использовать в нем файл excel. По сути, этот шаг помогает обеспечить плавное преобразование между Word и Excel.

  • Откройте файл Word. Щелкните > Файл. Выберите > Параметры (в нижней части левой панели).
  • Появится новая панель параметров. Нажмите > Дополнительно. В разделе "Дополнительные настройки" прокрутите вниз до раздела "Общие настройки".
  • Убедитесь, что установлен флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии, а затем нажмите OK. Посмотрите на скриншот ниже.

  • В пустом документе Word выберите > Рассылки, выберите > Начать слияние, выберите > Ярлыки.

  • Откроется новая панель под названием «Параметры метки». При этом выберите Поставщики этикеток как Avery US Letter, Номер продукта как 5160 Address Labels. Затем нажмите ОК. Смотрите скриншот ниже.

Кроме того, обратите внимание на кнопку «Новая метка»… с ее помощью вы можете создавать собственные метки с нестандартными размерами.

Теперь давайте соединим рабочий лист, который на самом деле содержит данные этикеток, с этими этикетками, а затем распечатаем его.

Обучение Excel (21 курс, более 9 проектов) 21 онлайн-курс | 9 практических проектов | 110+ часов | Поддающийся проверке сертификат об окончании | Пожизненный доступ
4,9 (10 080 оценок)

  • Перейдите на вкладку «Рассылка» > «Выбрать получателей» (отображается в группе «Начать слияние»)> «Использовать существующий список». Появится новое окно выбора источника данных.

  • Перейдите к папке, в которой хранится файл Excel, во всплывающем окне «Выбор источника данных». Выберите файл, в котором хранятся ярлыки, и нажмите "Открыть".

  • Появится новое всплывающее окно с названием «Подтвердить источник данных». Нажмите "ОК", чтобы сообщить системе, что вы хотите использовать источник данных.

  • Снова появится всплывающее окно с названием «Выбор таблицы». Нажмите OK, чтобы выбрать таблицу на листе Excel для меток.

На этом шаге хорошо отформатированные заголовки столбцов будут иметь смысл. Если вы считаете, что некоторым меткам не назначены правильные столбцы, вы можете изменить их. Это так просто.

  • Выберите первую запись в документе и нажмите «Блок адреса» (она появится в поле «Записать и вставить поля» в разделе «Рассылки»).
  • Выберите подходящий формат, в котором должно отображаться имя получателя. Это позволит присвоить первой записи имя из нашего списка вместе с адресом.

  • Выберите «Поля сопоставления» в разделе «Написать и вставить поле».

  • Выберите соответствующие заголовки столбцов для обязательных полей. Когда закончите, нажмите OK.

  • Нажмите «Обновить метки», которые отображаются на панели «Запись и вставка».
  • После того, как вы нажмете «Обновить метки», все имена вместе с адресными данными будут занимать позиции каждой записи в документе одну за другой, и в конечном итоге каждая запись будет обновлена.

Мы почти закончили и подошли к последнему этапу печати этикеток с именами для нашего списка рассылки. После этого шага вы увидите почтовые ярлыки на новом листе Word и распечатаете их.

  • В правой части панели "Рассылки" вы можете увидеть раскрывающийся список "Завершить и объединить". Нажмите на нее, чтобы просмотреть доступные варианты.

  • В появившемся раскрывающемся списке нажмите и выберите «Редактировать отдельные документы».

  • Теперь появится новая панель с названием «Объединить в новый документ». Выберите «Все» в разделе «Объединить записи» и нажмите «ОК», чтобы объединить всю информацию из листа Excel с почтовыми ярлыками Word.

  • Откроется новый документ с ярлыками, в котором все почтовые ярлыки вставлены один за другим в нужном вам формате. Смотрите скриншот ниже.

Вы можете предоставить распечатку этих наклеек и использовать их в своих рассылках. Это значительно упрощает вашу задачу, не так ли?

Что нужно помнить

  • Убедитесь, что вы используете по одному столбцу для каждого ярлыка в Excel; это сработает тогда и только тогда.
  • При подключении файла Word и Excel убедитесь, что в качестве поля выбрано правильное имя столбца, чтобы результирующая метка была отформатирована соответствующим образом и не было обнаружено никаких различий.

Рекомендуемые статьи

Это руководство о том, как печатать этикетки из Excel. Здесь мы обсуждаем шаги по печати этикеток из Excel вместе с примерами и загружаемым шаблоном Excel. Вы также можете прочитать следующие статьи, чтобы узнать больше –

Мы можем создать или распечатать список рассылки с помощью Microsoft Excel, чтобы поддерживать его организованность. В этом руководстве мы узнаем, как использовать слияние для создания этикеток из данных Excel, настроить документ Word, создавать собственные этикетки и легко печатать этикетки.

Рисунок 1. Как создать почтовые ярлыки в Excel

Шаг 1. Подготовьте список адресов для создания меток в Excel

  • Сначала мы введем заголовки для нашего списка, как показано ниже.

Рисунок 2. Заголовки для слияния

Совет. Вместо того, чтобы создавать один столбец с именем, разделите его на несколько частей: заголовок, имя, отчество, фамилия.

  • Далее мы заполним наши данные (отформатируйте столбец Почтовый индекс, чтобы ввести цифры в виде текста)

Рисунок 3. Создание этикеток из электронной таблицы Excel

  • Мы выберем список адресов, включая заголовки столбцов, и перейдем к формулам. В группе «Определенные имена» мы нажимаем «Определить имя».

Рисунок 4. Определение имени для почтовых ярлыков из Excel

  • Мы введем имя нашего списка адресов в поле Имя.

Рисунок 5. Список адресов имен для маркировки в Excel

  • После того, как мы закончим, мы сохраним нашу таблицу Excel.

Шаг 2. Настройте документ для слияния в Word

  • Мы откроем пустой документ Word в Ms Word 2007, 2010, 2013 или 2016.

Рисунок 6. Пустой документ Word для преобразования меток Excel в Word

  • Переходим на вкладку «Рассылки», выбираем «Начать слияние» и нажимаем «Пошаговый мастер слияния».

Рисунок 7. Как сделать ярлыки из Excel

  • Теперь мы увидим панель слияния в правой части экрана.

Рисунок 8. Панель слияния для создания почтовых ярлыков

  • Мы выберем «Ярлыки» и нажмем «Далее: ссылка на начальный документ».
  • Мы выберем Изменить макет документа, потому что хотим создать новый лист почтовых ярлыков (мы также можем щелкнуть «Начать» из существующих документов или использовать текущий документ, если хотим добавить в существующий список ярлыков).
  • Далее мы нажмем «Параметры ярлыка».

Рисунок 9. Excel в метки для слияния

  • В диалоговом окне параметров ярлыка мы выберем необходимые параметры, в том числе;
    • Информация о принтере
    • Выберите поставщика этикеточных листов в информации о этикетке.
    • Введите номер продукта, указанный на упаковке этикеток.

    Рисунок 10. Настройка размера меток для преобразования Excel в метки Word

    • Далее мы нажмем «Подробнее» и отформатируем метки по желанию.

    Рисунок 11. Формат размера меток для создания меток в Excel

    • Мы нажмем OK, чтобы вернуться к диалоговому окну параметров меток. Мы нажмем OK, чтобы вернуться к окну слияния, а затем нажмем Далее:Выбрать получателей

    Рисунок 12. Как сделать почтовые ярлыки

    Шаг 3. Соедините лист с ярлыками

    • Мы перейдем к выбору получателей и выберем использование существующего списка.

    Рисунок 13. Как создавать этикетки в Excel

    • Далее мы нажмем кнопку «Обзор» и найдем наш рабочий лист Excel.

    Рисунок 14. Как создавать адресные метки

    • Мы выберем определенное имя для нашего списка адресов, отметим «первая строка данных содержит заголовки столбцов» и нажмем «ОК».

    Рисунок 15. Создание адресных меток из Excel

    Шаг 4. Добавьте получателей для рассылки

    • В окне "Получатели слияния" мы снимаем флажки рядом с именами получателей, которых мы не хотим использовать в наших ярлыках. Здесь мы можем отфильтровать список получателей, чтобы удалить пробелы, или отсортировать по определенной категории, например по региону.
    • Проверив список, мы нажмем OK.

    Рисунок 16. Как создавать этикетки в Excel

    • На панели слияния мы нажмем «Далее: расставить ярлыки».

    Рисунок 17. Расположение адресных меток из Excel

    Шаг 5 – Организуйте расположение ярлыков с адресами.

    • На панели слияния мы нажмем Блок адреса.

    Рисунок 18. Таблицы Excel для подписей

    • В диалоговом окне "Вставить блок адреса" мы нажимаем на нужные параметры и проверяем результат в разделе предварительного просмотра, прежде чем нажать "ОК".

    Рисунок 19. Создание этикеток из электронной таблицы Excel

    • После того, как мы закончим, мы нажмем "ОК", а на панели слияния нажмите "Далее: Предварительный просмотр ярлыков".

    Рисунок 20. Предварительный просмотр меток для создания адресных меток из электронной таблицы Excel

    Шаг 6. Предварительный просмотр почтовых ярлыков

    • Мы будем нажимать стрелки вправо или влево на панели слияния, чтобы увидеть, как будут выглядеть ярлыки рассылки.

    Рисунок 21. Предварительный просмотр ярлыков для создания почтовых ярлыков из Excel

    • Нажав на стрелки, мы найдем предварительный просмотр в нашем документе Word.

    Рисунок 22. Панель предварительного просмотра для почтовых ярлыков

    • Если мы хотим изменить тип, цвет или размер шрифта, мы выделим предварительный просмотр, перейдем на вкладку "Главная" и изменим по желанию.

    Рисунок 23. Формат адресных меток

    • После того, как мы будем удовлетворены, мы нажмем «Далее: завершить объединение».

    Шаг 7. Распечатайте этикетки

    • Мы нажмем «Печать» на панели слияния.

    Рисунок 24. Печать этикеток из Excel

    • Мы решим, следует ли печатать все или отдельные этикетки.

    Рисунок 25. Как печатать этикетки из Excel

    Шаг 8. Сохраните ярлыки для последующего использования

    Мы можем сохранить ярлыки, чтобы использовать их в будущем. Для этой функции у нас есть два варианта.

    А. Мы можем нажать кнопку «Сохранить» и сохранить документ Word обычным способом. Документ слияния будет сохранен и подключен к исходному файлу Excel в формате «как есть». Использование этого формата означает, что все будущие дополнения к нашему файлу Excel будут быстро отражаться в слиянии.

    Б. Если мы это сделаем, когда в следующий раз мы откроем документ, MS Word спросит, куда мы хотим объединить файл данных Excel. Мы нажмем Да, чтобы объединить ярлыки из Excel в Word.

    Рисунок 26. Печать этикеток из Excel

    (Если мы нажмем «Нет», Word разорвет соединение между документом и файлом данных Excel.)

    С. Кроме того, мы можем сохранить объединенные метки как обычный текст. Когда мы используем этот формат, Excel сохранит наши этикетки как обычный текстовый документ без ссылки на исходный файл Excel. Для этого на панели слияния мы нажмем «Редактировать отдельные ярлыки».

    Рисунок 27. Печать этикеток из Excel

    а. В диалоговом окне «Объединить в новый документ» мы укажем метки, которые хотим объединить, и нажмем «ОК».

    Рис. 28. Сохранение слияния в виде текста

    б. Затем сохраните документ как обычный документ Word.

    Мгновенное подключение к эксперту Excel

    В большинстве случаев проблема, которую вам нужно решить, будет более сложной, чем простое применение формулы или функции. Если вы хотите сэкономить часы исследований и разочарований, попробуйте наш онлайн-сервис Excelchat! Наши эксперты по Excel доступны круглосуточно и без выходных, чтобы ответить на любой вопрос, который у вас может возникнуть. Мы гарантируем подключение в течение 30 секунд и индивидуальное решение в течение 20 минут.

    Читайте также: