Как сделать букву в word

Обновлено: 20.11.2024

Используете ли вы Word в офисе или дома, одной из задач, для которых вы, вероятно, пользуетесь чаще всего, является написание писем. Если вы работаете в крупной корпорации или в юридической конторе, у вас, вероятно, есть причудливый фирменный бланк и шаблон, созданный каким-нибудь корпоративным ИТ-специалистом. Но если у вас небольшой офис или вы домашний пользователь, вы являетесь ИТ-специалистом, и вам нужно знать, как настроить шаблон для создания писем. 1 В этой статье объясняется, как настроить такой шаблон либо для печати на фирменном бланке, либо для печати бланка вместе с письмом.

Важное примечание. Эта статья написана для Word 2007 и более поздних версий, в которых используется лента. Если вы используете Word 2003 или более раннюю версию, см. соответствующую статью для версий панели инструментов. В обеих статьях используются одни и те же принципы, и обе требуют знаний о том, как работать с верхними и нижними колонтитулами, привязанными объектами и стилями, чтобы выполнять следующие инструкции. Информацию по этим темам можно найти в конкретных статьях (например, «Максимальное использование верхних и нижних колонтитулов»), ссылки на которые даны повсюду. Снимки экрана ниже, новые для версий Ribbon, были сделаны в Word 2010; вкладки ленты и другие функции будут очень похожи в других версиях ленты.

Бланк для одностраничного письма

В этом разделе вы научитесь создавать или использовать фирменные бланки, похожие на приведенный ниже пример:

Рис. 1. Простой фирменный бланк

Новые пользователи часто начинают с ввода фирменного бланка в верхней части основного документа. Но верхнее поле шириной 1 дюйм по умолчанию может поместить этот бланк слишком далеко вниз, и если вы измените верхнее поле, оно будет слишком маленьким на странице 2. Более того, когда вы создаете новый документ, точка вставки будет находиться в начале страницы. бланке вместо того, где вы хотите начать письмо. Поэтому правильное место для фирменного бланка находится в заголовке документа.

Любой текст, который вы помещаете в заголовок, появляется на каждой странице документа, и вам не нужно, чтобы фирменный бланк был на ваших вторых листах. К счастью, Word позволяет вам иметь другой заголовок только для первой страницы любого документа, и чуть позже мы увидим, как это сделать. На данный момент, вот как настроить шаблон письма для коротких (одностраничных) писем, используя настройки полей Word по умолчанию (1 дюйм вокруг, с полями верхнего и нижнего колонтитула 0,5 дюйма).

Печать собственного фирменного бланка

Точка вставки теперь находится в области заголовка документа. Область заголовка, обозначенная пунктирной линией, представляет собой область в пределах верхнего поля. Верхний и нижний колонтитулы находятся в другом «слое» от основного документа; когда вы находитесь в области заголовка, любой текст, который есть в теле документа, будет затемнен. Когда вы вернетесь к основной части документа, текст заголовка будет затемнен.

Рисунок 2. Панель заголовка

Когда панель верхнего колонтитула активирована, вы также можете получить доступ к панели нижнего колонтитула. Всякий раз, когда вы находитесь в области верхнего или нижнего колонтитула, контекстные инструменты верхнего и нижнего колонтитула | Отображается вкладка «Дизайн». Как мы увидим, эта вкладка ленты содержит ряд полезных функций для создания верхнего и нижнего колонтитула.

Рис. 3. Инструменты верхнего и нижнего колонтитула | Вкладка "Дизайн"

Рис. 4. Типовой фирменный бланк небольшой юридической фирмы

Важное примечание: Word 2007 и более поздние версии предоставляют встроенные верхние и нижние колонтитулы — строительные блоки — простые и очень необычные, — которые можно вставлять из галерей, доступ к которым осуществляется нажатием кнопок «Верхний и нижний колонтитулы» в разделе «Верхний и нижний колонтитулы». Группа нижнего колонтитула в инструментах верхнего и нижнего колонтитула | вкладку «Дизайн» или вкладку «Вставка». Вы не должны использовать их! Даже тот, который называется «Пустой», включает в себя «управление содержимым», в котором вы должны вводить текст. Это может быть очень запутанным. Еще больше сбивает с толку то, что если вы вставили один из этих стандартных блоков верхнего или нижнего колонтитула, а затем хотите добавить номер страницы, и если вы выберете один из стандартных блоков из галереи номеров страниц, он заменит верхний или нижний колонтитул, который вы ранее вставленные (и на которые вы, возможно, уже потратили значительные усилия). Вы можете избежать этих проблем, создав фирменный бланк непосредственно в заголовке, используя те же методы редактирования и форматирования, которые вы использовали бы в теле документа.

По умолчанию стили верхнего и нижнего колонтитула имеют центральную позицию табуляции в центре строки и правую позицию табуляции на правом поле. (Если вы не знакомы с этими терминами, см. статью «Настройка вкладок или как предотвратить перемещение абзацев с вкладками при вставке между документами».) Если вы изменили боковые поля документа, вам потребуется переместите эти позиции табуляции, чтобы они были в истинном центре и на новом правом поле. Проще всего это сделать с помощью линейки. Вы можете использовать эти встроенные позиции табуляции для размещения текста слева, в центре и справа от заголовка.

Независимо от того, насколько глубоким вы сделаете свой заголовок, и независимо от настройки верхнего поля, заголовок не будет (за исключением очень особых обстоятельств) перекрывать тело документа; это будет толкать его вниз. Поэтому нет необходимости изменять верхнее поле, чем мы воспользуемся позже.

Создание заголовка для фирменного бланка

Если ваше письмо будет напечатано на фирменном бланке (предварительно напечатанном бланке), все, что вам нужно сделать, это убедиться, что основная часть вашего документа не будет накладываться на печать. Если фирменный бланк ограничен верхним (верхним) и нижним (нижним) колонтитулами бумаги, это относительно просто. Если фирменный бланк включает элементы по бокам страницы, см. раздел «Более сложные фирменные бланки» ниже. Для другого обсуждения этой темы см. Как сделать разные поля на первой странице. �

Для одностраничных писем проще всего увеличить верхнее поле настолько, чтобы очистить бланк. В этом методе нет ничего плохого, за исключением того, что это не то, что вам нужно делать, когда у вас длинные письма. Поэтому вам будет лучше следовать следующей процедуре.

На листе фирменного бланка измерьте расстояние от верхней части до точки под печатной частью, где вы хотите, чтобы ваше письмо начиналось; не забудьте оставить некоторую «передышку», потому что буква будет начинаться с установленного вами верхнего поля. Допустим, размер равен 2″.

Поля заголовка по умолчанию в Word составляют 0,5 дюйма, а верхнее поле по умолчанию — 1 дюйм. Это дает полдюйма для заголовка, но заголовок может быть настолько глубоким, насколько вы хотите; он подтолкнет тело документа вниз, чтобы освободить место для себя. (Но глубокий заголовок на странице 1 не должен влиять на верхнее поле на странице 2, где ваш заголовок может быть только одной строкой.) Итак, что вам нужно сделать, это добавить достаточное количество пробелов после абзаца заголовка, чтобы он выдвигал верхнюю часть. поле вниз до отметки 2 дюйма (в диалоговом окне «Абзац» используйте счетчик рядом с «Интервал: после:» или введите прямо в поле). Это может потребовать некоторых проб и ошибок, но поможет, если вы знаете, что в дюйме 72 точки. Абзац заголовка в Word 2007 и более поздних версиях) набран шрифтом 11 pt и находится уже на полдюйма от верхнего края. Таким образом, если вы умножите 1,5″ на 72 и вычтете 12 (с учетом межстрочного интервала), вы получите 96 пунктов, что оказывается примерно правильным. Протестируйте, вернувшись к документу и посмотрев на строку состояния, чтобы увидеть, какое значение имеет значение «В» для верхней строки. (Если в строке состояния не отображается «В», щелкните правой кнопкой мыши строку состояния и выберите «Вертикальное положение страницы», чтобы включить его.)

Если в нижней части фирменного бланка есть печать, требующая большего нижнего поля, используйте тот же метод для увеличения нижнего колонтитула: добавьте интервал перед абзацем нижнего колонтитула, чтобы поднять текст документа вверх. Обратите внимание, однако, что нижнее поле шириной 1,5 дюйма является обычным для деловых писем, и этого достаточно для размещения большинства предпечатных нижних колонтитулов.

Бланк для многостраничного письма

Независимо от того, используете ли вы предварительно напечатанный фирменный бланк или создаете фирменный бланк как часть своего письма, вы можете столкнуться с проблемой, что делать, если ваше письмо состоит из более чем одной страницы. Независимо от того, вставили ли вы свой фирменный бланк в верхний колонтитул или просто сделали более глубокие поля для его размещения, вам не нужны фирменные бланки или более глубокие поля на второй странице. Пользователи иногда идут на экстраординарные шаги, чтобы решить эту проблему, но процедура на самом деле довольно проста. Следующие шаги описывают наиболее эффективный способ сделать это, и это не обязательно тот способ, которым вы захотите сделать это в первый раз (я расскажу об этом в конце).

Для многих писем, особенно личных, будет достаточно простого номера страницы, но в Word 2007 и более поздних версиях получить простой номер страницы абсурдно сложно. Избегайте галереи номеров страниц. Все номера страниц, простые или причудливые, используются в качестве строительных блоков и заменят любой другой контент, который у вас есть в верхнем или нижнем колонтитуле. Единственный способ вставить только номер страницы в верхний или нижний колонтитул, не уничтожая другой контент, — это выбрать «Текущая позиция». Если вам нужен причудливый номер страницы, продолжайте, но если все, что вам нужно, это просто номер, вы можете легко вставить его в любое место (даже в тело документа) с помощью сочетания клавиш Alt+Shift+P.< /p>

Рис. 5. Галерея номеров страниц

Когда вы вставляете номер страницы (независимо от того, как вы это делаете), он будет отображаться как «1», но на самом деле это поле < PAGE >, которое будет обновляться на каждой странице (когда вы закончите шаблон, первое место, где он появится, будет на второй странице, поэтому будет указано «2».

Если вам не нужно ничего в верхнем колонтитуле, кроме номера страницы, вы, вероятно, захотите расположить его по центру или поместить на правом поле; Самый простой способ сделать это — отцентрировать или выровнять по правому краю весь абзац заголовка, но если у вас отображается линейка, вы увидите, что в Word предусмотрены две позиции табуляции — центральная в центре строки и правая. один справа — как часть стиля заголовка. 2 Вы можете использовать их для создания более сложного заголовка. Возможно, вы хотите, чтобы оно включало дату и имя получателя письма, а также номер страницы, например:

Джон Доу 2, 19 марта 2004 г.

Вы можете использовать поле CreateDate для автоматической вставки даты. Будьте осторожны с использованием кнопки «Дата и время» на ленте, так как это вставляет поле «Дата», которое будет обновляться каждый раз, когда вы открываете документ, а это редко то, что вам нужно. В поле CreateDate вставляется дата создания документа, и она никогда не будет обновляться (сам шаблон всегда будет отражать собственную дату создания, и поле в вашем документе может не обновляться до тех пор, пока вы не напечатаете, но оно будет отражать создание документа дата).

Если вы используете печатный фирменный бланк, который начинается на 0,75 дюйма от верха листа, вы можете захотеть, чтобы заголовок второй страницы также находился в этом месте. В этом случае установите поле заголовка на 0,75 дюйма, используя счетчик рядом с «Заголовок сверху» в группе «Позиция» в инструментах верхнего и нижнего колонтитула | Вкладка «Дизайн». Если вы сделаете это, вам нужно будет увеличить верхнее поле, скажем, до 1,5″. Это уменьшит количество места, которое вам нужно будет добавить к абзацу заголовка на странице 1 (как описано выше).

Чтобы изменить верхнее поле, выберите вкладку «Макет страницы», нажмите «Поля» в группе «Параметры страницы» и выберите «Пользовательские поля». Откроется диалоговое окно «Параметры страницы» (показано ниже на рис. 6). Другой способ открыть это диалоговое окно — использовать средство запуска диалогового окна (маленькая стрелка в правом нижнем углу) в группе «Параметры страницы». Но проще всего его открыть, дважды щелкнув верхнюю часть горизонтальной линейки.

Рис. 6. Диалоговое окно "Параметры страницы"

Когда вы вернетесь к панели заголовка, только что настроенный заголовок исчезнет. На его месте будет заголовок первой страницы. Здесь вы будете создавать свой фирменный бланк. Однако Word запомнит созданный вами заголовок и будет использовать его всякий раз, когда ваше письмо достигает второй страницы.

Я признал, что этот порядок создания не интуитивно понятен, поскольку требует, чтобы вы начинали со страницы 2. Новички часто относятся к этому скептически или смущаются. Если вы сомневаетесь, что ваш заголовок был сохранен, введите разрыв страницы вручную (Ctrl+Enter), чтобы убедиться, что заголовок все еще там (не забудьте нажать Backspace, чтобы удалить разрыв страницы перед сохранением шаблона). Или вам может быть удобнее начать с двух страниц текста, чтобы вы могли увидеть, как он будет выглядеть с установленными верхними и нижними колонтитулами. Для этой цели вы можете вставить какой-нибудь фиктивный текст.

Более сложный бланк

Как вы уже видели, наличие другого верхнего и нижнего колонтитула на первой странице позволяет фактически создать другое верхнее и/или нижнее поле на первой странице. Но что, если вам нужно увеличить левое или правое поле для размещения элементов фирменного бланка сбоку страницы? Здесь вам нужно проявить творческий подход.

Стандартный способ добиться этого – текстовое поле или рамка без полей с тремя рамками на полях, привязанная к абзацу заголовка. Другими словами, когда точка вставки находится в области заголовка, нарисуйте текстовое поле или рамку сбоку страницы.

Чтобы вставить текстовое поле, выберите вкладку "Вставка". В группе «Текст» нажмите «Текстовое поле», чтобы открыть меню, и выберите «Нарисовать текстовое поле». Перетащите мышь, чтобы нарисовать текстовое поле примерно нужного размера.

В ленточных версиях Word гораздо сложнее вставить фрейм (хотя в некоторых случаях фреймы удобнее). Если у вас включена вкладка «Разработчик», вы можете найти кнопку «Вставить рамку» в инструментах «Устаревшие формы» в разделе «Устаревшие инструменты» в группе «Элементы управления», но для упрощения использования вам потребуется добавить кнопку на панель быстрого доступа. Для этого щелкните правой кнопкой мыши QAT и выберите «Настроить панель быстрого доступа». В диалоговом окне «Настройка панели быстрого доступа» выберите «Команды не в категории ленты» и прокрутите вниз до «Вставить горизонтальную рамку». Щелкните Добавить>>, чтобы добавить его в QAT. Когда вы используете кнопку «Вставить рамку», вы получаете рамку по умолчанию заданного размера, которую вы можете перетаскивать, чтобы изменить размер.

Для этой цели не имеет большого значения, используете ли вы текстовое поле или фрейм; используйте то, что вам удобнее. Вам не нужно точно определять размер и положение при первой вставке; вы можете настроить его позже. Идея состоит в том, чтобы текстовое поле или рамка перекрывали область тела документа ровно настолько, чтобы отодвигать текст письма от печатного бланка. Это может потребовать некоторых проб и ошибок.Текст будет автоматически обтекать рамку; чтобы он обтекал текстовое поле, вам, возможно, придется изменить обтекание текстового поля с «Перед текстом» или «Нет» (по умолчанию в некоторых версиях Word) на «Квадрат».

При выборе текстового поля контекстные инструменты рисования | Отобразится вкладка Формат. Выпадающий список Wrap Text в группе Arrange позволит вам изменить стиль обтекания. Нажмите «Положение», затем «Дополнительные параметры макета», чтобы указать точное положение. Вы можете перетащить текстовое поле до нужного размера, наблюдая за измерениями в группе Размер или изменить их непосредственно в полях счетчика. Или вы можете щелкнуть кнопку запуска диалогового окна в группе «Размер», чтобы открыть диалоговое окно «Макет», которое позволяет вам определить размер, положение и стиль обтекания текстового поля в одном месте. По умолчанию текстовое поле имеет черный контур. Чтобы удалить его, нажмите кнопку «Контур фигуры» в группе «Стили фигур» в меню «Средства рисования» | вкладку «Формат» и выберите «Без контура».

При выборе фрейма контекстная вкладка ленты не отображается. Вместо этого дважды щелкните границу фрейма или щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Формат фрейма», чтобы открыть диалоговое окно «Рамка», в котором можно задать размер, положение и стиль обтекания фрейма. По умолчанию рамка будет иметь рамку, которую необходимо удалить: на вкладке «Главная» щелкните стрелку рядом с правой нижней кнопкой в группе «Абзац» (в Word 2013 и более поздних версиях эта кнопка называется «Границы», в Word 2007 и более поздних версиях). 2010, по умолчанию это Нижняя граница, но меняется на то, что вы использовали в последний раз). В меню выберите Без рамки.

После того как вы удалили рамку из фрейма или контур из текстового поля, они станут невидимыми, пока они не будут выбраны. Чтобы упростить поиск и работу, включите отображение границ текста, установив флажок «Показать границы текста» в разделе «Показать содержимое документа» в дополнительных параметрах Word (Кнопка Office | Параметры Word | Дополнительно в Word 2007; Файл | Параметры | Дополнительно в Word 2010 и более поздних версиях).

Если вы копируете настоящие фирменные бланки с элементами сбоку, вам нужно будет более точно определить размер и размещение текстового поля или рамки, а также отформатировать текст внутри них. Вам также нужно быть более осторожным при настройке «Расстояние от текста», чтобы оставить пространство между этим текстом и телом письма. Немного потренировавшись, вы сможете получить результаты, подобные показанным на рис. 7.

Рисунок 7. Пример фирменного бланка с боковыми элементами

Одно предостережение относительно этого типа макета: отступы слева и выступы не работают, если они используются рядом с текстовым полем или фреймом. Другой подход к этому типу макета состоит в том, чтобы использовать стили с отступом (вместо текстового поля/фрейма) на первой странице письма, возвращаясь к обычным стилям без отступа на странице 2. Это потребует всегда разрешать разрыв абзаца между две страницы, однако.

Основная часть письма

Word содержит ряд встроенных стилей, которые вы можете использовать в своем письме. К ним относятся дата, приветствие, основной текст, закрытие и подпись, которые вы можете настроить по своему усмотрению. Вы можете добавить внутренний адрес, строку темы, список копий и приложения. Вы можете сэкономить много времени, тщательно настроив эти стили.

Поскольку в теле вашего письма все равно будет один пустой абзац, примените к нему стиль Дата. Если вы отправляете большинство писем в тот же день, когда их составляете, вы можете сэкономить еще больше времени, вставив в этот абзац поле CreateDate (см. «Назначение даты»). Оставите ли вы абзац пустым или попросите Word заполнить дату за вас, вы можете заставить Word настроить следующий абзац за вас. В диалоговом окне «Изменить стиль» измените «Стиль следующего абзаца» на «Внутренний адрес» (или как вы назвали стиль, который вы используете для этой цели). Теперь, когда вы нажмете Enter в конце абзаца «Дата», вы окажетесь в новом абзаце, отформатированном в стиле «Внутренний адрес».

Подобным образом установите следующий стиль для внутреннего адреса: «Приветствие» (или «Строка темы», если она обычно содержится в ваших письмах). Следующий стиль приветствия должен быть основным текстом.

Возможно, вы захотите создать пустые абзацы во всех этих стилях, которые вы можете просто щелкнуть и ввести. Независимо от того, делаете вы это или нет, вы можете ввести свое дополнительное закрытие (стиль закрытия) и подпись (стиль подписи), за которым следует пустой абзац, отформатированный в стиле «Вложения» или «Список копий», если вы часто их используете.

1 Если вы никогда не создавали какой-либо шаблон, вы можете сначала прочитать эту статью, в которой объясняются основы.

2 Если вы изменили левое и правое поля, вам нужно будет переместить эти позиции табуляции так, чтобы они находились в центре и на новом правом поле.

3 Чтобы удалить границу текстового поля, перейдите на вкладку «Цвета и линии» диалогового окна «Формат текстового поля» и выберите «Нет линии» для цвета линии.Чтобы удалить рамку из фрейма, выберите «Нет» в диалоговом окне «Границы и заливка» или «Без границы» в палитре «Границы» на панели инструментов «Форматирование».

Авторские права на эту статью принадлежат Сюзанне С. Барнхилл, 2002, 2004, 2008, 2014, 2018.

Слияние почты — это функция Microsoft Word, помогающая упростить создание персонализированных писем, наклеек, конвертов, электронных писем и каталогов. Поскольку слияние не входит в число наиболее часто используемых функций MS Word, некоторые пользователи могут не знать, как выполнять слияние в Word для создания писем, наклеек и конвертов.

Если вы пытаетесь сэкономить время, затрачиваемое на ручную персонализацию каждого письма, ярлыка или других документов, вам может пригодиться слияние. Даже если вы никогда не пытались создать письмо слиянием, этот процесс довольно прост, и мы проведем вас через каждый шаг ниже.

Как создавать письма слияния

В Microsoft Word есть мастер, который поможет вам создать письма слияния. Мастер запросит письмо, которое вы хотите использовать, и получателей письма по пути, поэтому убедитесь, что у вас есть список получателей, готовый для вставки. Если нет, ничего страшного, вы всегда можете добавить список получателей вручную.

Откройте документ Word и введите свое сообщение. Уберите персонализированные элементы (например, название, имя, город и т. д.). А пока вы можете просто оставить пустое место для вставки этих элементов, например так:

Когда ваш шаблон будет готов, выберите «Рассылки» > «Начать слияние» > «Пошаговый мастер слияния» на верхней ленте.

Вдоль правой границы окна MS Word появится новая панель. Это мастер, который проведет вас через весь процесс. В качестве первого шага вам нужно выбрать тип документа, над которым вы работаете. Выберите «Письма» и нажмите «Далее: начальный документ».

В следующем шаге вам нужно будет выбрать документ, который вы хотите использовать для слияния.
Если вы уже ввели текст для своего письма, выберите Использовать текущий документ.
Если хотите использовать готовый шаблон, выберите Начать с шаблона. Выбрав исходный документ, нажмите «Выбрать получателей».

Следующим шагом является выбор получателей. Предполагая, что у вас есть лист Excel, заполненный данными получателя, вы можете импортировать данные, выбрав параметр «Использовать существующий файл» и выбрав «Обзор» в следующем разделе.

Перейдите к листу, содержащему список получателей, с помощью проводника, выберите лист и выберите Открыть.

Выбрав лист, вы увидите окно "Выбрать таблицу". Выберите соответствующую таблицу (таблицы). Обязательно установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов, если это верно для ваших данных, и нажмите кнопку ОК.

Далее вы увидите список получателей, которых Word будет использовать при слиянии. Если все выглядит хорошо, выберите ОК.

Добавив лист Excel, выберите "Далее: написать письмо".

Теперь вы готовы добавить заполнители в свое письмо. Наведите курсор туда, куда вы хотите добавить заполнитель, и выберите Дополнительные элементы на панели слияния.

Откроется диалоговое окно «Вставить поле слияния», в котором вы можете выбрать соответствующий заполнитель и нажать «Вставить», чтобы добавить его в свое письмо.

После того как вы вставите все поля слияния, выберите "Далее: Предварительный просмотр писем".

Это покажет вам предварительный просмотр всех писем, созданных с помощью слияния. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели слияния для переключения предварительного просмотра писем.

Выберите «Далее». Завершите слияние. На следующем шаге выберите «Печать» (если вы хотите распечатать все письма) или «Редактировать отдельные письма» > «Все» (если вы собираетесь объединить письма в один документ).

Как создавать ярлыки для слияния

Всегда рекомендуется аккуратно составлять список рассылки на листе Excel, чтобы у вас не возникло головокружения, когда вам понадобятся чьи-то данные для рассылки. Однако, если вы хотите распечатать этикетки, компиляция листа Excel не поможет. Вместо этого вам потребуется создать метки слияния в MS Word.

Если у вас уже есть лист Excel с информацией о рассылке, вы можете перейти к следующему шагу. Если нет, организуйте свой список рассылки на листе Excel. Добавьте несколько заголовков (имя, фамилия, адрес и т. д.) и отсортируйте список.
Переключитесь на MS Word. Используйте мастер для создания этикеток. Откройте пустой документ и выберите «Рассылки» > «Выбрать слияние» > «Пошаговый мастер слияния».

Выберите «Ярлыки», а затем «Далее: начальный документ».

На следующем экране выберите Изменить макет документа. Затем выберите Параметры этикетки, чтобы задать номер продукта и марку этикетки.

После того, как вы нажмете OK, вы увидите метки, обведенные контуром вашего документа. Если вы этого не сделаете, перейдите в раздел «Дизайн таблицы» > «Границы» и выберите «Просмотреть линии сетки».

Вернитесь на вкладку "Рассылки" в MS Word и выберите "Выбрать получателей" > "Использовать существующий список".

Перейдите к файлу Excel, содержащему список рассылки. Выберите файл и выберите Открыть.

Вы увидите окно выбора таблицы. Если в вашей книге несколько листов, вы увидите здесь несколько элементов. Выберите тот, который содержит ваш список рассылки. Установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку ОК.

MS Word импортирует список рассылки. Выберите адресный блок. Посмотрите на превью справа.

Если это не так, как вы хотите, выберите «Сопоставить поля». Убедитесь, что все сведения соответствуют соответствующему заголовку на листе, и нажмите кнопку ОК.

Посмотрите на предварительный просмотр еще раз. Если все выглядит хорошо, выберите ОК.

Теперь вы увидите на ярлыке. Перейдите в раздел «Рассылки» > «Обновить ярлыки», чтобы добавить их ко всем ярлыкам.

Теперь ярлыки готовы к объединению. Перейдите в раздел Рассылки > Завершить и объединить > Редактировать отдельные документы.

Появится небольшое всплывающее окно. Выберите «Все», а затем «ОК».

Как создавать конверты для слияния

Создание конвертов для слияния в основном такое же, как и для этикеток, но с некоторыми изменениями.

Снова нажмите «Рассылки» > «Начать слияние» > «Пошаговый мастер слияния», но на этот раз выберите «Конверты», а затем нажмите «Далее: начальный документ снизу».

Вас попросят выбрать начальный документ. Выберите Параметры конверта, чтобы выбрать размер конверта и положение адреса доставки/возврата (см. следующий шаг), а затем выберите Далее: выберите получателей.

Когда вы выбираете параметры конверта, вы увидите небольшое всплывающее окно. Выберите нужный размер конверта, а также выберите шрифт и место для доставки и обратного адреса.

Следующим шагом мастера является выбор получателей. Выберите «Использовать существующий список» (при условии, что у вас уже есть лист Excel, содержащий данные получателя), и нажмите «Обзор», чтобы найти файл. Выберите соответствующий файл и нажмите «Далее: упорядочить конверт».

На следующем экране выберите Блок адресов, просмотрите предварительный просмотр, чтобы убедиться, что он выглядит так, как вы хотите, и нажмите ОК.

Теперь на конверте появится значок .

Выберите «Далее». Предварительный просмотр конвертов. Вы увидите тот же предварительный просмотр, который вы видели на предыдущем шаге, но в вашем документе. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели мастера для переключения между конвертами.

Теперь ваши конверты готовы к объединению. Нажмите «Далее». Завершите слияние.

На следующем экране вы увидите параметр «Редактировать отдельные конверты». Выберите его, выберите «Все», чтобы объединить все записи, и нажмите «ОК».

Теперь вы увидите, что все конверты объединены в один документ.

Массовая печать и электронная почта стали проще

Слияние почты может сэкономить массу времени, которое вы в противном случае потратили бы на настройку своих писем, этикеток или конвертов. Однако это не все, что вы можете сделать с помощью MS Word. Вы также можете создавать поздравительные открытки, буклеты и каталожные карточки.

Слияние почты существует уже некоторое время, но если вы хотите повысить эффективность своих процессов, в Microsoft Office 2019 появились некоторые полезные функции, на которые стоит обратить внимание.

Арджун – независимый писатель из Индии. Поработав аналитиком по фондовому рынку, Арджун решил заняться тем, чем он был увлечен, — технологиями. Он с энтузиазмом рассказывает и объясняет, как решать повседневные технические проблемы. Его областью знаний является Windows, и он отлично разбирается во всем, что связано с Excel. Прочитать полную биографию Арджуна

Понравился ли вам этот совет? Если это так, загляните на наш собственный канал на YouTube, где мы рассказываем о Windows, Mac, программном обеспечении и приложениях, а также предлагаем множество советов по устранению неполадок и видео с практическими рекомендациями. Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться!

Деловое письмо — это документ, который используется для официальной переписки между организацией и ее клиентами, сотрудниками, партнерами или другими заинтересованными сторонами. Официальность делового письма часто зависит от бренда компании, цели письма и отношений между отправителем и получателем. В любом случае важно понимать правила написания деловых писем, чтобы вы могли корректировать их в соответствии со своими потребностями.

Выбор формата и шаблона

Решите, будет ли ваше письмо отправлено получателю в печатном виде или в формате электронной почты. Это будет зависеть от цели письма и получателя. Деловые письма можно отправлять клиентам с коммерческими предложениями, излагая ключевые моменты предложения. Их также можно использовать для предоставления справки для сотрудника. Выясните, как получателю понравится информация, которую вы отправляете, и придерживайтесь этого формата.

В Microsoft Word доступны шаблоны деловых писем, которые можно использовать для форматирования содержимого. В большинстве случаев деловые письма имеют блочный формат, что означает, что весь текст выравнивается по левому краю страницы. Письмо одинарное, с двойным интервалом между абзацами. Двойной пробел также известен как возврат каретки, и его можно сделать, нажав «Ввод» на клавиатуре.

Настройка полей

В большинстве шаблонов деловых писем поля письма устанавливаются равными 1 дюйму со всех сторон страницы. В некоторых случаях вам может потребоваться настроить поля вашего делового письма.Например, если ваше деловое письмо сопровождает другие документы, такие как предложение о продаже или электронные таблицы с разными полями, вы можете отрегулировать поля письма, чтобы они соответствовали остальным документам, чтобы получатель выглядел одинаково.

Выбор шрифтов

Шрифты подразделяются на две категории: с засечками и без засечек. Шрифты с засечками имеют небольшой выступающий штрих, прикрепленный к более крупным линиям. Примерами шрифтов с засечками являются Times New Roman, Garamond и Bookman Old Style. Шрифты с засечками обычно лучше подходят для печатных материалов. Большинство компаний используют Times New Roman.

В шрифтах без засечек нет маленьких выступающих штрихов на больших строках букв. Примерами шрифтов без засечек являются Arial, Helvetica и Verdana. Как правило, для онлайн-материалов лучше использовать шрифты без засечек. Независимо от того, выберете ли вы шрифт с засечками или без засечек, лучше избегать новых шрифтов, таких как Comic Sans или шрифтов с курсивом, поскольку их может быть трудно читать, и они могут показаться непрофессиональными.

Выбранный вами размер шрифта может зависеть от объема содержания вашего письма и других материалов, которые вы отправляете вместе с ним. Сопоставьте другие материалы, если это возможно, для согласованности. Чаще всего деловые письма пишутся шрифтом размером 10 или 12 пунктов.

Подготовка к написанию

Начните деловое письмо со своей контактной информации, включая ваше имя, должность, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Используйте строки с одинарным пробелом, а затем двойной пробел перед датой.

Запишите дату в формате месяц, день, год. Добавьте еще один двойной пробел, а затем напишите контактную информацию получателей. Начните с имени, должности, названия компании, адреса, телефона и электронной почты через один интервал.

После этого добавьте двойной пробел и напишите приветствие. В деловых письмах обычно используется «Кому» или «Уважаемый», за которым следует полное имя или должность плюс фамилия. В деловых письмах после имени используйте двоеточие, а не запятую, как в личных письмах.

Передача сообщения в основных абзацах

Введите двойной пробел и начните писать основные абзацы. Они должны быть одинарными, с двойным интервалом между каждым абзацем. Держите содержание кратким и ясным. Укажите причину письма, дополнительную информацию и призыв к действию, если это необходимо.

Завершение соответствующим приветствием

Добавьте еще один двойной пробел и завершите письмо соответствующим завершением, например "С уважением" или "Спасибо за уделенное время". Введите несколько двойных пробелов, чтобы оставить место для подписи, а затем введите свое полное имя. Если вы печатаете письмо, вы можете подписать его синими или черными чернилами. Если вы отправляете письмо по электронной почте, вместо этого вы можете использовать электронную подпись.

Если вы отправляете вместе с письмом дополнительные документы, вы можете удвоить пробел после своего имени и написать «Приложения». После этого в следующей строке укажите названия документов, которые вы отправляете.

Воплотите свои идеи в жизнь с помощью дополнительных настраиваемых шаблонов и новых возможностей для творчества при подписке на Microsoft 365.

Произведите неизгладимое впечатление с помощью шаблонов писем для Microsoft Word

Хотите ответить на объявление о вакансии? Хотите выразить сердечную благодарность? Начните с бесплатного шаблона письма от Microsoft. Шаблон письма в Word прост в использовании, со встроенными рекомендациями по содержанию и оформлению.

Существует множество шаблонов писем на любой вкус: от формального делового письма для клиентов до дружеского личного письма для бабушки. Формат письма, разработанный специально для писем, которые сложно написать, таких как рекомендательные письма или письма об увольнении, особенно полезен. Следуйте правильному формату письма с помощью этих шаблонов писем, которые включают образец текста, который можно настроить или изменить в соответствии с вашими потребностями. Эти шаблоны писем содержат образец текста, который можно настроить или изменить в соответствии с вашими потребностями.

Существует также ряд бесплатных шаблонов писем с сообщениями о здоровье и льготах, подходящих для медицинских учреждений и малого бизнеса. И какая коллекция шаблонов писем была бы полной без шаблона письма Деду Морозу? Вашим детям это понравится.

Используйте шаблон письма Word, чтобы выразить свою мысль и произвести неизгладимое впечатление. Ознакомьтесь с коллекцией прямо сейчас.

Читайте также: