Как сделать автозамену в Excel

Обновлено: 20.11.2024

Применимость: Office 2019, 2016, 2013; Office 365 и стандартный.

Вот вопрос, который мы получили несколько дней назад:

В настоящее время я использую Excel 2016 на своем компьютере с Windows 10. Поскольку я довольно быстро печатаю, я часто случайно делаю немало орфографических ошибок. По какой-то причине я ожидал, что Excel будет проверять орфографию при вводе в ячейку. Если я правильно помню, Word автоматически исправляет ваши опечатки в документах, поэтому я ожидаю, что Excel будет вести себя аналогично, или я ошибаюсь? Мне кажется, что программа проверки правописания Excel 2016 не работает... Есть идеи?

Хороший вопрос. Автоматическая проверка орфографии действительно является одной из ключевых возможностей пакета Office. Что касается проверки текста, между Excel и Word (или PowerPoint и OneNote) есть фундаментальная разница. Оказывается, Excel не имеет возможности автоматически исправлять орфографию и грамматику при вводе текста в электронной таблице, если вы специально не включили эту функцию в параметрах автозамены (см. ниже, как это сделать); тогда как Word и PowerPoint автоматически исправляются при вводе. Начнем с Excel.

Как запустить проверку орфографии в Excel?

Во-первых, средство проверки орфографии Excel находится на вкладке "Рецензирование".

Чтобы проверить текст на рабочем листе, выполните следующие действия:

  1. Откройте книгу и перейдите к листу.
  2. На ленте откройте вкладку "Обзор".
  3. Нажмите на правописание.
  4. Ваш лист будет проанализирован на наличие ошибок, и Excel предложит исправления в диалоговом окне "Правописание".
  5. В случае ложных срабатываний вы можете добавить в словарь соответствующие слова или термины.
  6. Того же результата можно добиться, нажав кнопку F7.
  7. После этого нажмите OK.
  8. Сохраните свою работу по мере необходимости.

Включить автокоррекцию в Excel

Диалоговое окно "Правописание", которое мы только что рассмотрели в предыдущем разделе, также позволяет активировать действие автозамены. Автозамена автоматически изменяет ваш контент в соответствии с правилами, которые вы определили в разделе «Параметры» >> «Правописание».

Некоторые из правил автоисправления, которые вы можете определить:

  • Автоматическое использование заглавных букв в предложении.
  • Капитализация дней
  • Исправление случайного нажатия Caps Lock.
  • И любые автоматические замены текста, которые у вас могут быть.

Примечание. Помните, что функция автозамены не запускается автоматически в Excel, ее нужно вызывать самостоятельно. Вот почему Excel не может проверять орфографию при вводе текста.

Проверка орфографии с помощью макросов VBA

Возможно, вы захотите включить или отключить автокоррекцию проверки орфографии в макросах Word и Excel VBA.

Включить замену текста в VBA:
Отключение замены текста в VBA:

Проверка орфографии в Word и PowerPoint

Несколько пользователей спросили о возможностях автоматического написания слов в других приложениях пакета Microsoft Office. В этом разделе мы продолжим и рассмотрим, как параметры проверки орфографии работают в Microsoft PowerPoint и Word.

Проверки вручную

  1. Откройте файл Word или PowerPoint, который вы хотите проверить.
  2. Вы всегда можете найти параметр "Правописание и грамматика" на вкладке "Рецензирование" в группе "Правописание".

  1. Это проверит весь документ на наличие орфографических ошибок.
  2. Кроме того, вы можете сделать это, просто нажав клавишу F7, которая выполнит ту же работу.

Включить проверку орфографии в Excel

Как упоминалось выше, Word автоматически проверяет содержимое и грамматику по мере их ввода. Если по какой-либо причине эта возможность не включена в вашей системе, выполните следующие действия.

  1. Нажмите «Параметры» в меню «Файл».
  2. В открывшемся всплывающем окне выберите Проверка правописания.
  3. В разделе "При исправлении орфографии и грамматики в Word/Excel" отметьте нужные параметры и нажмите "ОК".

Отключение автоматической проверки

Если по какой-либо причине вы хотите отключить автоматические исправления орфографии и грамматики при вводе документа, просто снимите первые два флажка в разделе, выделенном в разделе выше.

macOS

Если вы используете Excel на macOS, возможности функции проверки орфографии не отличаются от версии для Windows. Вот как настроить правописание

  1. Откройте книгу в Microsoft Excel для Mac.
  2. Перейдите на вкладку "Обзор".
  3. Нажмите кнопку Правописание.
  4. Excel просканирует ваш лист на наличие орфографических ошибок.
  5. После обнаружения вы можете либо «Пропустить один раз», «Пропустить все», «Добавить новые слова в свой словарь» или «Изменить на основе предложения».
  6. Автозамена также доступна в качестве опции.

Примечание. Чтобы определить правила автозамены на Mac, выполните следующие действия. В верхней ленте Office для macOS нажмите Excel, затем выберите «Настройки», а затем выберите «Автозамена». Теперь приступайте к определению необходимых правил автозамены для замены ошибочного текста. Как и в версии для Windows, Excel поставляет правила для исправления распространенных ошибок при вводе заглавных букв и гиперссылок, а также для определения пользовательских правил.

В случае возникновения вопросов, не стесняйтесь оставлять комментарии 🙂

1 мысль о «Как проверить орфографию в Excel 2019/365 и 2016 (автоматически и вручную)?»

Я использую Excel 2010 и хочу автоматически исправить/обновить всю таблицу слов (большинство из которых написаны с ошибками). "Изменить все" не работает. F7 работает как положено. Что я упускаю?

Excel имеет множество функций, предназначенных для облегчения ввода данных. Например, автозамена по умолчанию включена для исправления опечаток. Однако у вас есть возможность включать и отключать другие типы исправлений, если хотите. Например, вы можете использовать автозамену для исправления слов с ошибками и ошибок в написании заглавных букв при вводе с помощью предварительно настроенных исправлений.

В этой статье мы покажем вам, как включать и отключать параметры автозамены в Excel. Кроме того, мы сообщим вам, как добавить другие слова в предварительно настроенный список исправлений автозамены.

Как включить или отключить автозамену в Excel на ПК

Чтобы включить или отключить параметры автозамены Excel, выполните следующие действия на компьютере:

Как включить или отключить автозамену в Excel на iPad

Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы включить или отключить параметры автозамены на iPad:

Как включить или отключить автозамену в Excel на iPhone

Чтобы включить или отключить параметры автоматического исправления Excel, выполните следующие действия на своем iPhone:

Как включить или отключить автозамену в Excel на Android

Чтобы включить или отключить функцию автозамены в Excel, выполните следующие действия на устройстве Android:

Как включить или отключить автозамену в Excel 365

Вот как включить или отключить параметры автоматического исправления Excel в Excel 365:

Дополнительные часто задаваемые вопросы

Как добавить собственные слова в автозамену Excel?

Вот как добавить запись автозамены:

<р>1. Откройте «Excel» и таблицу, в которой вы работаете.

<р>2. Выберите «Файл», затем «Параметры».

<р>3. В диалоговом окне «Параметры Excel» выберите «Правописание» на левой панели.

<р>4. Нажмите кнопку "Параметры автозамены...".

<р>5. В поле «Заменить» введите текст, который вы хотите заменить, например «Америка».

<р>6. В поле «С» введите исправление, например, «Америка».

<р>7. Нажмите «Добавить», затем «ОК».

<р>8. Повторите процесс, чтобы добавить дополнительные слова.

Excel автоматически исправляет ваши ошибки

Функция автозамены в Excel помогает защитить данные от ошибок, исправляя слова с часто встречающимися ошибками. Кроме того, в нем есть набор других ошибок, которые вы можете запрограммировать на автокоррекцию, например, случайное использование клавиши Caps Lock. В любой момент вы можете добавить в список свои собственные слова и исключения и решить, какие типы исправлений включить или отключить.

Какие еще функции Excel вы считаете полезными для поддержки ввода данных? Расскажите нам в разделе комментариев.

Автозамена — отличная возможность, предоставляемая в Excel Microsoft Office. Эта функция может автоматически исправлять распространенные слова с ошибками или заканчивать короткую фразу до полного предложения или даже отображать полную форму аббревиатуры. Эта опция не только исправит написание слов, но и автоматически исправит заглавные буквы в первом слове после точки.

Как выбрать параметр автозамены в Excel (простые и легкие шаги)

Чтобы выбрать вариант автозамены в Excel, следуйте приведенным ниже инструкциям.

    После открытия Microsoft Excel перейдите в меню «Файл» и выберите «Параметры», как показано на снимке экрана.

Здесь опция автозамены в Excel включена по умолчанию. Если вы хотите снять флажок с автозамены, снимите флажок «Заменять текст при вводе». Затем, после снятия этого флажка, теперь не будет отображаться опция автозамены excel для написания. Например, если вы введете «ehr», оно будет отображаться как «ehr», а не как «her».

Функция «Заменять текст при вводе» предназначена только для включения автоматического исправления орфографии только в написанном тексте перед нажатием кнопки «Ввод».

Вкладка "Параметры автозамены"

В этом окне есть множество опций, позволяющих установить или снять их отметку; по умолчанию они отмечены, и если вы хотите снять их или не хотите их использовать, мы можем снять флажок Excel Флажок Excel Флажок в Excel — это квадратное поле, используемое для представления параметров (или вариантов) пользователю выбирать из. читать дальше.

1) Исправить две начальные заглавные буквы: если вы отключите или снимите флажок для этого, вы не сможете исправить первые начальные заглавные буквы.

2) Делать первые буквы предложений заглавными: этот параметр автоматически делает первую букву предложения заглавной. Отключив этот параметр, вы не сможете в следующий раз использовать параметр автоматического использования заглавных букв.

3) Использовать заглавные буквы в названиях дней: при выборе этого параметра названия дней недели будут автоматически писаться с заглавной буквы.

4) Правильное случайное использование клавиши Caps Lock: Иногда между словами случайно используются заглавные буквы. Этот параметр полезен для исправления этих слов или предложений.

Примеры

Если я наберу «ehr» в Excel и нажму Enter, слово автоматически изменится на «her», как показано на снимке экрана ниже.

На приведенном выше снимке экрана написано "ehr" после того, как я нажму кнопку "Ввод", а затем оно автоматически изменится на "her". Это показано на снимке экрана ниже.

Не все варианты написания автоматически исправляются с помощью этой функции, как я уже говорил ранее, в этой функции есть некоторый список слов, которые автоматически исправляются.

В этом примере орфография учителя написана неправильно, функция не идентифицирует ее и не исправит автоматически. Теперь мы можем добавить орфографию в список, а потом ее можно будет исправить. Это можно показать ниже.

Правописание исправлено.

Пошаговый процесс добавления правописания в список выглядит следующим образом.

Теперь нам нужно добавить пользовательский текст для замены текста. Это можно сделать, написав слово с ошибкой в ​​текстовом поле «заменить» и исправьте написание в поле «с». Это показано ниже.

Напишите слово, которое нужно заменить, в поле «заменить», а слово, которым оно заменяется, — в поле «на». Теперь нажмите кнопку ДОБАВИТЬ, а затем нажмите «ОК». Затем снова нажмите «ОК» в главном окне «Проверка». Пользовательский текст будет добавлен в список. Теперь добавленный текст можно использовать в следующий раз. Неправильное написание слова теперь исправлено до правильного написания.

Снимок экрана для этого будет таким, как показано ниже.

Здесь мы видим, что текст был исправлен. Правильное написание можно увидеть в выделенной ячейке.

Использование

  • Основная цель этой функции — исправить написание слов в предложении, если они написаны неправильно.
  • Следующая функция заключается в том, что первая буква каждого слова в предложении автоматически становится заглавной. Мы можем отключить эту опцию, как обсуждалось выше.
  • Являясь частью функции автоматического использования заглавных букв, этот параметр автоматически делает заглавными первую букву каждого слова дня недели.
  • Иногда мы случайно пишем заглавные буквы между словами. С помощью этой функции заглавные буквы также можно преобразовать в строчные.
  • С помощью этой опции первые два начальных слова также можно сделать заглавными. Эту функцию можно даже отключить, как обсуждалось выше.
  • Мы даже можем добавить пользовательские варианты написания, которые могут быть неправильно написаны в пространстве текстового поля замены, поскольку в этом списке есть только некоторые слова.
  • Не только символы слов, в которых пользователь думает, что он их часто и в любом случае использует, но и не хотят ошибаться в написании. В этом случае эти символы можно добавить в список, чтобы их нельзя было пропустить.

Например, символ CopyRight © можно использовать с текстом «(c)».

Недостатки

Недостаток этой функции в том, что она не исправляет все написанные слова; у него есть некоторый список слов, показанный в окне, если вы заметили, некоторые наиболее распространенные слова присутствуют в списке. Также есть еще один вариант добавления вашего текста для исправления. Это показано на снимке экрана ниже.

На приведенном выше снимке экрана есть возможность добавить пользовательские варианты написания для автоматического исправления написания, написать неправильно написанное слово в текстовом поле замены и правильное написание в поле «с». После ввода текста нажмите «ОК», а затем еще раз нажмите «ОК» в окне «Проверка». Теперь вы можете использовать пользовательские слова для автоматического исправления слов с ошибками.

Важные моменты, которые следует помнить

  • Эта функция имеет только список слов для автоматического исправления правописания.
  • По умолчанию применяется в Microsoft Excel; по требованию мы можем отключить эту функцию.
  • Это происходит автоматически. Некоторые нежелательные изменения также могут произойти из-за этой опции автоматической функции. Затем нам нужно отключить опции, которые не нужны в данный конкретный момент времени, чтобы наша работа не прерывалась.

Рекомендуемые статьи

Это руководство по автозамене в Excel. Здесь мы узнаем, как использовать автозамену в Excel вместе с практическими примерами и загружаемым шаблоном Excel. Вы можете узнать больше об Excel из следующих статей –

Excel AutoCorrect предназначен для автоматического исправления слов с ошибками по мере ввода, но на самом деле это больше, чем просто исправление. Вы можете использовать эту функцию, чтобы преобразовать аббревиатуры в полный текст или заменить короткие коды более длинными фразами. Он может даже вставлять галочки, маркеры и другие специальные символы на лету без необходимости доступа к чему-либо. Это руководство научит вас делать все это и многое другое.

Параметры автозамены Excel

Чтобы иметь больший контроль над тем, как Excel выполняет автоисправление на ваших листах, откройте диалоговое окно Автозамена:

  • В Excel 2016, Excel 2013 и Excel 2010 нажмите Файл Параметры, выберите Правописание на левой панели и нажмите Параметры автозамены.
  • В Excel 2007 нажмите кнопку Office >Параметры >Правописание >Параметры автозамены.

Появится диалоговое окно Автозамена, и вы сможете переключаться между 4 вкладками, чтобы включить или отключить определенные исправления.

Автозамена

На этой вкладке можно просмотреть список типичных опечаток, орфографических ошибок и символов, которые автозамена использует по умолчанию. Вы можете изменить и удалить любую из существующих записей, а также добавить свои собственные. Кроме того, вы можете включить или отключить следующие параметры.

Первая опция управляет логотипом автозамены (молнией), который появляется после каждого автоматического исправления:

  • Показать кнопки параметров автозамены: показывает или скрывает логотип автозамены.

Обратите внимание, что кнопка автозамены в любом случае не отображается в Excel, а снятие этого флажка предотвращает появление молнии в Word и некоторых других приложениях.

Следующие 4 параметра управляют автоматической коррекцией заглавных букв:

  • Исправить две начальные заглавные буквы: вторая заглавная буква заменяется строчной.
  • Заглавная первая буква предложения – первая буква после точки (точка) становится заглавной.
  • Названия дней писать заглавными буквами — говорит само за себя
  • Правильное случайное использование клавиши cAPS LOCK: исправляет слова, в которых первая буква строчная, а остальные прописные.

Последняя опция включает или отключает все автоматические исправления:

  • Заменять текст при вводе — включает и выключает автозамену.

Советы и примечания:

  • Текст, включенный в формулы и гиперссылки, не корректируется автоматически.
  • Каждое изменение, внесенное вами в параметры автозамены Excel, применяется ко всем книгам.
  • Чтобы предотвратить автоматическое использование заглавных букв после некоторых аббревиатур или акронимов, заканчивающихся точкой, добавьте их в список исключений. Для этого нажмите кнопку Исключения…, введите аббревиатуру в поле Не использовать заглавные буквы после и нажмите кнопку Добавить.
  • Чтобы не исправлять 2 начальные заглавные буквы, например "ID", нажмите Исключения, перейдите на вкладку INitial CAps, введите слово под Don' неверно и нажмите Добавить.

Автоформат при вводе

На этой вкладке вы можете отключить следующие параметры, которые включены в Excel по умолчанию:

  • Пути Интернета и сетевые пути с гиперссылками – превращает текст, представляющий URL-адреса и сетевые пути, в интерактивные гиперссылки. Чтобы отключить автоматическое создание гиперссылок в Excel, снимите этот флажок.
  • Включить новую строку и столбцы в таблицу. Как только вы введете что-либо в столбец или строку, смежную с вашей таблицей, такой столбец или строка будут автоматически включены в таблицу. Чтобы остановить автоматическое расширение таблиц, снимите этот флажок.
  • Заполнять формулы в таблицах для создания вычисляемых столбцов. Снимите этот флажок, если вы хотите запретить автоматическое копирование формул в таблицах Excel.

Действия автозамены

По умолчанию дополнительные действия отключены. Чтобы включить их, установите флажок Включить дополнительные действия в контекстном меню, а затем выберите в списке действие, которое хотите включить.

Для Microsoft Excel доступно только действие Дата (XML), которое открывает календарь Outlook в указанную дату:

Чтобы активировать действие, щелкните правой кнопкой мыши дату в ячейке, выберите пункт Дополнительные действия с ячейкой и нажмите Показать мой календарь:

Математическая автозамена

Эта вкладка управляет автоматической вставкой специальных символов в уравнения Excel (вкладка Вставка > группа Символы > Уравнение):

Обратите внимание, что математические преобразования работают только в уравнениях, но не в ячейках. Однако существует макрос, который позволяет использовать автозамену математических функций за пределами математических областей.

Как отключить автозамену в Excel

Может показаться странным, но автозамена в Excel не всегда полезна. Например, вы можете захотеть вставить код продукта, например "1-ANC", но он каждый раз автоматически заменяется на "1-CAN", поскольку Excel считает, что вы написали слово "can" с ошибкой.

Чтобы предотвратить все автоматические изменения, вносимые автозаменой, просто отключите ее:

  1. Откройте диалоговое окно Автозамена, нажав Файл >Параметры >Правописание >Параметры автозамены.
  2. В зависимости от того, какие исправления вы хотите остановить, снимите следующие флажки на вкладке Автозамена:
    • Снимите флажок Заменять текст при вводе, чтобы отключить все автоматические замены текста.
    • Снимите некоторые или все флажки, управляющие автоматическим вводом заглавных букв.

Как отключить автозамену определенных слов

Во многих случаях вы можете не останавливать автозамену в Excel полностью, а отключить ее для определенных слов. Например, вы можете запретить Excel изменять (c) на символ авторского права ©.

Чтобы остановить автоматическое исправление определенного слова, вам нужно сделать следующее:

  1. Откройте диалоговое окно Автозамена (Файл >Параметры >Правописание >Параметры автозамены).
  2. Выберите запись, которую хотите отключить, и нажмите кнопку "Удалить".

На снимке экрана ниже показано, как отключить автозамену (c):

Вместо удаления вы можете заменить (c) на (c). Для этого введите (c) в поле С и нажмите «Заменить».

Если вы решите вернуть автозамену (c) авторскому праву в будущем, все, что вам нужно будет сделать, это открыть диалоговое окно Автозамена и поставить © в поле С коробка снова.

Аналогично можно отключить автозамену для других слов и символов, например, запретить замену (R) на ®.

Совет. Если у вас возникли трудности с поиском интересующей записи в списке автозамены, введите слово в поле Заменить, и Excel выделит соответствующую запись.

Как отменить автозамену в Excel

Иногда может потребоваться запретить автозамену определенной записи только один раз. В Microsoft Word вы просто нажмете Ctrl + Z, чтобы отменить изменение. В Excel это удаляет все значение ячейки, а не отменяет исправление. Есть ли способ отменить автозамену в Excel? Да, вот как вы можете это сделать:

  1. Введите пробел после автоматически исправленного значения.
  2. Не делая ничего другого, нажмите Ctrl + Z, чтобы отменить исправление.

Например, чтобы отменить автозамену (c) на авторское право, введите (c), а затем пробел. Excel выполнит автокоррекцию, и вы сразу же нажмете Ctrl + Z, чтобы вернуть (c) обратно:

Как добавить, изменить и удалить запись автозамены

В некоторых случаях может потребоваться расширить стандартный список орфографических ошибок, используемый функцией автозамены Excel. В качестве примера давайте посмотрим, как мы можем заставить Excel автоматически заменять инициалы (JS) полным именем (Джон Смит).

  1. Нажмите Файл >Параметры >Правописание >Параметры автозамены.
  2. В диалоговом окне Автозамена введите текст для замены в поле Заменить и текст для замены в поле На коробка.
  3. Нажмите кнопку "Добавить".
  4. Дважды нажмите "ОК", чтобы закрыть оба диалоговых окна.

В этом примере мы добавляем запись, которая автоматически заменит "js" или "JS" на "John Smith":

Если вы хотите изменить какую-либо запись, выберите ее в списке, введите новый текст в поле С и нажмите кнопку "Заменить":

Чтобы удалить запись автозамены (предустановленную или собственную), выберите ее в списке и нажмите "Удалить".

Примечание. Excel использует список автозамены совместно с некоторыми другими приложениями Office, такими как Word и PowerPoint. Таким образом, любые новые записи, добавленные вами в Excel, будут работать и в других приложениях Office.

Как вставлять специальные символы с помощью автозамены

Чтобы Excel автоматически вставлял галочку, маркер или какой-либо другой специальный символ, просто добавьте его в список автозамены. Вот как:

  1. Вставьте нужный специальный символ в ячейку (вкладка Вставка >Символы, группа >Символы).
  2. Выберите вставленный символ и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать его.
  3. Нажмите Файл >Параметры >Правописание >Параметры автозамены.
  4. В диалоговом окне Автозамена выполните следующие действия:
    • В поле С введите текст, который вы хотите связать с символом.
    • В поле Заменить нажмите Ctrl + V и вставьте скопированный символ.
  5. Нажмите кнопку Добавить.
  6. Дважды нажмите ОК.

На приведенном ниже снимке экрана показано, как можно создать запись автокоррекции для автоматической вставки маркера в Excel:

Теперь всякий раз, когда вы вводите bullet1 в ячейку, он сразу же заменяется маркером:

Совет. Обязательно используйте какое-нибудь уникальное слово для названия вашей записи. Если вы используете распространенное слово, вам часто нужно отменить автокоррекцию не только в Excel, но и в других приложениях Office.

Вот как вы используете, настраиваете и останавливаете автозамену в Excel. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Читайте также: