Как сделать автофильтр в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Автофильтр в Excel используется для фильтрации различных типов желаемых данных в диапазоне данных или столбце, это встроенная кнопка, которая доступна на вкладке «Главная» в разделе редактирования, или мы также можем использовать клавиатуру. сочетание клавиш CTRL + SHIT + L, использование этой функции облегчает работу любому пользователю, поскольку можно отфильтровать только необходимые данные.

Автофильтр в Excel

Автофильтр Excel – это простой способ преобразовать значения в столбцах Excel в специальные фильтры на основе содержимого ячейки. Автофильтр в Excel позволяет нам фильтровать наши данные по желанию в одном, двух или более столбцах одновременно.

Excel AutoFilter позволяет нам нарезать и нарезать наши данные в соответствии с нашими требованиями. Мы можем фильтровать на основе нашего выбора из списка или искать те конкретные данные, которые мы хотим найти. Строки, не соответствующие критериям фильтров, будут скрыты.

Проще говоря, автофильтр в Excel позволяет нам просматривать определенные строки в Excel, скрывая при этом другие строки. Когда Excel AutoFilter добавляется к заголовку строки, он дает нам раскрывающееся меню в строке заголовка. Он предоставляет нам несколько параметров фильтрации, которые мы обсудим в этом разделе.

Параметры фильтра в автофильтре в Excel

Автофильтр в Excel позволяет нам просматривать определенные строки в Excel, скрывая другие строки. Когда Excel AutoFilter добавляется к заголовку строки, он дает нам раскрывающееся меню в строке заголовка.

Автофильтр в Excel предоставляет несколько вариантов фильтрации, например:

Первые четыре — это количество фильтров, а остальные — текстовые фильтры.

2 способа включить автофильтр в Excel

Автоматический фильтр в Excel можно использовать двумя способами:

<р>1. На вкладке данных нажмите «Фильтр» в разделе «Сортировка и фильтрация»

Эти параметры используются для указания отображаемых строк книги Excel.

Как использовать автоматические фильтры Excel?

Давайте изучим использование автофильтров Excel на нескольких примерах:

Что касается веб-сайта, посвященного недвижимости, у них также есть данные для различных типов недвижимости: «жилая, коммерческая», а также у них есть определенные брокеры и фотографы, которые нажимали на изображения для этих объектов недвижимости. Компания также ведет учет снимков, сделанных фотографом.

Задача состоит в том, чтобы найти, в каком городе число изображений равно 33, и у брокера Prateek есть это свойство.

С помощью автоматического фильтра Excel мы удалили наши данные, и данные, которые не соответствуют нашим критериям, т. е. количество изображений, отличное от 33, или брокер, отличный от Prateek, скрыты.

У нас есть нужные данные такими, какими мы хотели их видеть.

В классе учителя некоторые учащиеся получили оценки на ежегодных экзаменах. Учитель хочет знать, кто из учеников набрал по математике более 50 баллов, а их сумма превышает 300.

В продолжение примера 2 мы также можем использовать пользовательский фильтр.

Но сначала, что такое пользовательский фильтр?

Пользовательский фильтр — это параметр в фильтрах Excel, который позволяет нам задавать определенные условия для получения наших значений. Например, в примере 2 условие отмечено выше 50 по математике или выше 300 по сумме баллов.

Давайте изучим пользовательский фильтр на примере 2.

Напишите 50 в поле, где есть текст «больше чем».

У нас есть результат, где оценки по математике выше 50, а сумма выше 300.

Что следует помнить об автофильтре в Excel

Нажмите на заголовок строки, чтобы вставить фильтр.
Фильтр скрывает данные, не соответствующие критериям.
Мы можем удалить фильтр одним из двух способов, чтобы использовать фильтр и вернуть данные в исходный формат.

Советы по расширению поиска

При поиске данных вы можете использовать "?" для представления любого отдельного символа или "*" для представления последовательности символов.

Например, чтобы найти все элементы, относящиеся к велосипедам, введите «*велосипеды» в поле поиска. Фильтр отобразит все элементы, содержащие слово "велосипеды", например туристические, шоссейные и горные велосипеды.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.

Отфильтровав информацию на листе, вы сможете быстро находить значения. Вы можете фильтровать один или несколько столбцов данных. С помощью фильтрации вы можете контролировать не только то, что вы хотите видеть, но и то, что вы хотите исключить. Вы можете фильтровать на основе вариантов, которые вы делаете из списка, или вы можете создавать специальные фильтры, чтобы сосредоточиться именно на тех данных, которые вы хотите видеть.

Вы можете искать текст и числа при фильтрации с помощью поля поиска в интерфейсе фильтра.

При фильтрации данных целые строки скрываются, если значения в одном или нескольких столбцах не соответствуют критериям фильтрации. Вы можете фильтровать числовые или текстовые значения или фильтровать по цвету для ячеек, к фону или тексту которых применено цветовое форматирование.

Выберите данные, которые вы хотите отфильтровать

На вкладке "Данные" в группе "Сортировка и фильтр" нажмите "Фильтр".

Нажмите стрелку в заголовке столбца, чтобы отобразить список, в котором вы можете выбрать фильтр.

Примечание. В зависимости от типа данных в столбце Microsoft Excel отображает в списке числовые или текстовые фильтры.

Фильтрация путем выбора значений или поиска

Выбор значений из списка и поиск — самые быстрые способы фильтрации. Если щелкнуть стрелку в столбце с включенной фильтрацией, все значения в этом столбце появятся в списке.

<р>1. Используйте поле поиска, чтобы ввести текст или числа для поиска

<р>2. Установите и снимите флажки, чтобы отображались значения, найденные в столбце данных

<р>3. Используйте расширенные критерии, чтобы найти значения, соответствующие определенным условиям

Чтобы выбрать по значениям, в списке снимите флажок (Выбрать все). Это удалит галочки со всех флажков. Затем выберите только нужные значения и нажмите кнопку "ОК", чтобы просмотреть результаты.

Чтобы выполнить поиск по тексту в столбце, введите текст или цифры в поле поиска. При желании вы можете использовать подстановочные знаки, такие как звездочка (*) или вопросительный знак (?). Нажмите ENTER, чтобы увидеть результаты.

Фильтровать данные, указав условия

Указав условия, вы можете создавать собственные фильтры, которые сужают данные именно так, как вы хотите. Вы делаете это, создавая фильтр. Если вы когда-либо запрашивали данные в базе данных, это покажется вам знакомым.

Наведите указатель мыши на числовые фильтры или текстовые фильтры в списке. Появится меню, позволяющее фильтровать по различным условиям.

Выберите условие, а затем выберите или введите критерии. Нажмите кнопку "И", чтобы объединить критерии (то есть два или более критериев, которые должны выполняться оба), и кнопку "Или", чтобы потребовать выполнения только одного из нескольких условий.

Нажмите "ОК", чтобы применить фильтр и получить ожидаемые результаты.

Дальнейшие шаги

Поэкспериментируйте с фильтрами текстовых и числовых данных, попробовав множество встроенных тестовых условий, таких как "Равно", "Не равно", "Содержит", "Больше" и "Меньше".Дополнительные сведения см. в разделе Фильтрация данных в диапазоне или таблице.

Примечание. Некоторые из этих условий применяются только к тексту, а другие — только к числам.

Создайте настраиваемый фильтр, использующий несколько критериев. Дополнительные сведения см. в разделе Фильтрация по расширенным критериям.

В Excel 2007 и более поздних версиях вам следует создать таблицу Excel из ваших данных и использовать ее встроенные функции фильтрации. Если вы используете таблицу Excel, вы можете перейти к следующему разделу «Фильтровать один столбец».

Примечание. Инструкции по работе с автофильтром в Excel 2003 см. в разделе Основы автофильтра в Excel 2003

Если ваши данные не находятся в таблице Excel, выполните следующие действия, чтобы подготовить список для автофильтра.

Добавить заголовки. В строке непосредственно над данными введите заголовок для каждого столбца. В показанном здесь примере данные начинаются со второй строки листа, а заголовки — с первой.
Нет пустых строк или столбцов. Вы можете оставить пустые ячейки в строке или столбце, но убедитесь, что в базе данных нет полностью пустых строк или столбцов.
Отдельно. В идеале база данных должна храниться на листе, где нет других данных. Если это невозможно, держите базу данных отдельно от других данных на листе, по крайней мере, с одной пустой строкой в конце базы данных и пустым столбцом справа. Если база данных не запускается в ячейке A1, убедитесь, что над ней есть пустая строка, а слева — пустой столбец.

2. Включите фильтрацию

В Excel 2007 и более поздних версиях, если вы используете таблицу Excel, она имеет встроенные функции фильтрации. Если ваши данные не находятся в таблице Excel, выполните следующие действия, чтобы добавить автофильтр.

Выберите ячейку в базе данных.
На ленте Excel перейдите на вкладку "Данные" и нажмите "Фильтр".

Справа от заголовка каждого столбца появляется стрелка раскрывающегося списка.

Отфильтровать один столбец

Установив таблицу Excel или автофильтр, вы можете начать фильтровать отдельные столбцы. Вы можете фильтровать только по одному столбцу, например "Клиент", или по двум и более столбцам.

Например, чтобы отфильтровать определенного клиента, выполните следующие действия:

Нажмите на стрелку раскрывающегося списка справа от заголовка "Клиент".
В списке "Клиенты" нажмите "Выбрать все", чтобы снять все флажки.
Установите флажок рядом с клиентом, которого вы хотите отфильтровать, например, MegaStore.
Нажмите "ОК", чтобы увидеть отфильтрованный список.

В отфильтрованном листе вы увидите некоторые изменения:

видны только строки для выбранного клиента — остальные строки клиентов скрыты
номера строк для отфильтрованных строк отображаются синим шрифтом.
стрелка раскрывающегося списка в столбце "Клиент" заменена символом фильтра с маленькой стрелкой.

Отфильтровать два столбца

После того как вы отфильтровали один столбец, вы можете уточнить отфильтрованные результаты, отфильтровав два или более столбца.

Например, после фильтрации определенного покупателя выполните следующие действия, чтобы добавить фильтр продуктов:

Нажмите стрелку раскрывающегося списка справа от заголовка "Продукт".
Примечание. При фильтрации другого столбца вы можете не увидеть полный список продуктов — вы увидите только продукты для отфильтрованных записей.
В списке продуктов нажмите «Выбрать все», чтобы снять все флажки.
Установите флажок или несколько флажков для продуктов, которые вы хотите отфильтровать, например бананы и виноград.
Нажмите "ОК", чтобы увидеть отфильтрованный список.

Очистить автофильтр

После применения одного или нескольких фильтров вы можете:

Чтобы сэкономить время, вы можете

Очистить определенный фильтр

Чтобы очистить определенный фильтр и оставить другие фильтры включенными:

Нажмите стрелку раскрывающегося списка в заголовке столбца, где вы хотите очистить фильтр.
Нажмите «Очистить фильтр из [название столбца]».

Очистить все фильтры

Вместо очистки определенного фильтра вы можете удалить все фильтры из таблицы Excel за один шаг:

Выберите ячейку в таблице.
На ленте Excel перейдите на вкладку «Данные» и в группе «Сортировка и фильтр» нажмите «Очистить».
Примечание. Это также удалит примененные вами параметры сортировки.

Добавить кнопку «Очистить все» в QAT

Если вы тратите много времени на очистку фильтров, упростите эту задачу — поместите кнопку «Очистить все» на панель быстрого доступа (QAT). В этом видео показаны шаги.

Фильтр с окном поиска

Вместо прокрутки длинного списка элементов при фильтрации столбца таблицы Excel используйте функцию поиска, чтобы найти определенные текстовые строки.

Посмотрите это короткое видео, чтобы узнать, как отфильтровать столбец с помощью встроенного окна поиска. Эта функция была представлена в Excel 2010. Под видео есть письменные инструкции.

Используйте окно поиска

В этом примере мы будем использовать окно поиска для поиска названий продуктов, содержащих "am".

Чтобы использовать поле поиска при фильтрации, выполните следующие действия:

Нажмите на стрелку раскрывающегося списка справа от заголовка столбца, по которому вы хотите отфильтровать.
В поле поиска введите один или несколько символов, по которым вы хотите отфильтровать — на снимке экрана ниже в поле поиска находится "am".
По мере ввода список названий товаров будет автоматически фильтроваться, чтобы отображались совпадающие элементы.
Когда в списке появятся нужные элементы, нажмите кнопку "ОК" или нажмите клавишу ВВОД, чтобы применить фильтр к листу
- ИЛИ нажмите "Отмена" или нажмите клавишу Esc, чтобы закрыть раскрывающийся список фильтров и вернуться на лист без применения фильтра.

Фильтр пустых ячеек

Если в столбце есть пустые ячейки, раскрывающийся список в ячейке заголовка покажет один дополнительный элемент -- (Пробелы) -- в конце списка элементов.

Чтобы отображались только строки с пустыми ячейками в этом столбце, снимите флажки с других элементов в списке.

Фильтр для самых высоких и самых низких значений

Если столбец содержит числа, вы можете отфильтровать, чтобы найти самые высокие или самые низкие числа в этом столбце. В этом примере вы отфильтруете 5 самых низких значений в столбце «Итого».

Числовые фильтры

Текстовые фильтры

Примечание. Результаты представляют собой самые высокие или самые низкие значения для всего списка, а не для текущего отфильтрованного списка. Если другие столбцы также отфильтрованы, вы можете увидеть меньше элементов, чем указано.

Фильтр условного форматирования цвета

Помимо фильтрации текста или чисел, вы можете фильтровать по цвету заливки ячейки, даже если этот цвет был применен условным форматированием.

Нажмите стрелку в заголовке столбца, к которому вы применили условное форматирование.
В раскрывающемся списке нажмите «Фильтровать по цвету» и выберите цвет, который вы использовали для фильтрации по цвету условного формата.

Фильтр по цвету диапазона дат

Вы можете отфильтровать список дат для диапазона дат, используя фильтр между датами, как показано в следующем разделе. При использовании этого метода вам придется вводить даты в настройках фильтра каждый раз, когда вы хотите использовать другой диапазон дат.

В этом видео показано, как добавить условное форматирование к ячейкам даты, чтобы цвет шрифта немного изменился в зависимости от даты начала и окончания, введенной на листе. Затем вы можете использовать параметр «Фильтровать по цвету», чтобы отобразить только даты в указанном диапазоне.

Это второй метод, показанный в этом видео, начиная с отметки 2:00

Фильтр для определенного диапазона дат

Если столбец содержит даты, вы можете фильтровать, чтобы найти конкретную дату или диапазон дат, или динамический диапазон дат. В этом примере вы отфильтруете заказы, полученные в январе 2011 г.

Фильтр для динамического диапазона дат

Если столбец содержит даты, вместо поиска определенного диапазона дат вы можете отфильтровать динамический диапазон дат, например «Прошлая неделя», «Следующий месяц» или «Завтра». В этом примере вы отфильтруете заказы, полученные в январе 2011 г.

Обновить автофильтр

Когда вы открываете книгу позже, автофильтры не обновляются автоматически. Например, если вы использовали фильтр динамической даты, такой как «Вчера», результаты правильного дня не будут отображаться в отфильтрованной таблице, когда вы откроете файл на следующий день. Или, если в таблицу были добавлены новые данные, они не будут автоматически фильтроваться.

Чтобы увидеть обновленные отфильтрованные результаты, вы можете повторно применить фильтр.

Выберите любую ячейку в отфильтрованной таблице.
На ленте Excel перейдите на вкладку «Данные» и в группе «Сортировка и фильтр» нажмите «Применить повторно».

Это обновит все динамические фильтры в таблице, а также пересмотрит результаты для любых новых или измененных данных.

Вы можете создать макрос для обновления фильтра и настроить его запуск при открытии файла.

Удалить отфильтрованные строки

После применения фильтра вы можете удалить отфильтрованные строки.

Сначала сделайте резервную копию файла — на всякий случай.
В отфильтрованной таблице выберите ячейки в одном из столбцов.
На вкладке "Главная" ленты нажмите стрелку под командой "Удалить".
Нажмите "Удалить строки таблицы".

Проверьте результаты

Как только вы удалите строки, очистите фильтр и проверьте результаты:

Создать собственный фильтр

Некоторые параметры автофильтра в раскрывающихся списках заканчиваются тремя точками, например «Начинается с».

Эти фильтры, а также параметр "Пользовательский фильтр" открывают окно "Пользовательский автофильтр". Там вы можете ввести один или два критерия, чтобы создать настраиваемый фильтр.

Чтобы отфильтровать по одному критерию:

В первом раскрывающемся списке выберите вариант, например "начинается с".
В текстовом поле введите значение, затем нажмите "ОК".

На приведенном ниже снимке экрана пользовательский фильтр находит записи, в которых имя клиента начинается с буквы "М".

Чтобы отфильтровать по двум критериям:

В первом раскрывающемся списке выберите вариант, например "начинается с".
В текстовом поле введите значение, затем нажмите "ОК".
Выберите оператор "И" или "Или"
В первом раскрывающемся списке выберите вариант, например "заканчивается на".
В текстовом поле введите значение, затем нажмите "ОК".

имя клиента начинается с буквы "М".
ИЛИ имя клиента заканчивается на "Магазин".

Получить образец файла

Базовый автофильтр. Нажмите здесь, чтобы загрузить заархивированную книгу с основными примерами методов автофильтра Excel. . Заархивированный файл имеет формат xlsx и не содержит макросов

Диапазон дат: загрузите образец файла для примера автофильтра для диапазона дат. Заархивированный файл имеет формат xlsx и не содержит макросов

Читайте также: