Как распечатать таблицу в excel на весь лист формата а4

Обновлено: 02.12.2024

О параметрах печати для электронной таблицы Excel часто забывают пользователи Excel, поскольку основное внимание уделяется обеспечению правильности данных в таблице. Но когда придет время создать физическую копию листа, вы можете обнаружить, что на нем нет линий сетки, сложно идентифицировать ячейки на второй странице или файл печатается на бумаге неправильного размера.

Существует несколько разных форматов бумаги, которые можно использовать для печати электронной таблицы. Выбранный размер бумаги может зависеть от размера листа, который вы печатаете, но на этот выбор также могут влиять некоторые географические предпочтения.

В некоторых частях мира принято печатать на бумаге формата Letter, а в других — на бумаге формата A4. Поэтому, если вы часто работаете с людьми в других странах, возможно, файлы Excel, которые вы получаете от них, могут быть на бумаге другого размера. Приведенные ниже шаги покажут вам, как переключиться на размер страницы A4, если это то, что вам нужно.

Как переключиться на бумагу формата A4 в Excel 2013

  1. Откройте файл Excel.
  2. Выберите вкладку "Макет страницы".
  3. Нажмите кнопку "Размер".
  4. Выберите формат A4.

Наше руководство продолжается ниже дополнительной информацией о печати листа Excel формата A4, включая изображения этих шагов.

Как печатать на бумаге формата A4 в Microsoft Excel 2013 (руководство с иллюстрациями)

В этом руководстве показано, как настроить размер страницы в Excel. Предположим, что у вас есть электронная таблица, которую нужно распечатать на бумаге формата А4, и что в вашем принтере есть бумага формата А4. Если нет, то вам нужно переключить размер страницы в соответствии с типом бумаги, на которой вы пытаетесь печатать. Например, если вы находитесь в Соединенных Штатах и ​​печатаете электронную таблицу, которая была отправлена ​​вам кем-то из другой страны, файл может иметь размер страницы A4 по умолчанию. Если на вашем принтере используется только бумага формата Letter, это может привести к ошибке, если вы не переключитесь на правильный размер страницы.

Шаг 1. Откройте электронную таблицу в Excel 2013.

Шаг 2. Откройте вкладку "Макет страницы" в верхней части окна.

Шаг 3. Нажмите кнопку «Размер», затем выберите размер страницы A4 из списка.

Затем вы можете щелкнуть вкладку «Файл» в левом верхнем углу окна, а затем нажать кнопку «Печать» в левом столбце. Вы должны увидеть, что размер страницы установлен на A4.

Обратите внимание, что Excel не будет автоматически корректировать содержимое электронной таблицы для адаптации к этому новому размеру бумаги, поэтому вам может потребоваться также настроить параметры полей и масштабирования, если некоторые из ваших данных выходят за пределы печатной страницы.< /p>

Дополнительная информация о том, как распечатать лист Excel формата A4

Действия, описанные в этой статье, предполагают, что в вашем принтере есть бумага формата A4, на которой вы хотите печатать.

Некоторые принтеры по-прежнему будут пытаться печатать на бумаге любого размера, установленного в вашем принтере, даже если он не соответствует размеру бумаги, определенному в приложении Excel. Иногда это работает нормально, но вы также можете столкнуться с листом, который распечатывается за пределами страницы, или бумагой, которая забивается в принтере.

Когда вы находитесь на вкладке "Печать" в Excel, вы можете щелкнуть размер бумаги A4 (или любой другой текущий размер бумаги) и выбрать нужный размер бумаги.

Размеры бумаги по умолчанию в Excel включают:

Есть также дополнительные размеры бумаги, которые можно щелкнуть, чтобы внести дополнительные изменения в настройки размера бумаги для вашего принтера в Excel.

Вы можете внести дополнительные изменения в документ Excel, выбрав вкладку «Макет страницы», а затем щелкнув кнопку запуска диалогового окна «Параметры страницы» в правом нижнем углу группы «Параметры страницы» на ленте. Там вы можете отформатировать настройки для своего листа Excel, будь то одна страница или несколько страниц. Это включает в себя такие вещи, как ориентация распечатываемых данных, количество распечатываемых страниц для размещения данных или масштабирование распечатываемого рабочего листа.

Если вы хотите просмотреть данные рабочего листа перед печатью файлов Excel или переходом в меню «Печать», вы можете выбрать вкладку «Вид» и выбрать один из параметров в разделе «Представления рабочей книги». К ним относятся «Обычный», «Предварительный просмотр с разрывом страницы», «Макет страницы» и «Пользовательские режимы просмотра».

Мне нравится использовать параметр Предварительный просмотр разрыва страницы, чтобы убедиться, что разрывы страниц располагаются в правильном месте. Вы всегда можете перейти в меню «Файл» > «Печать» и посмотреть там предварительный просмотр.

Даже после перехода на правильный размер бумаги у вас по-прежнему возникают проблемы с печатью электронных таблиц? Наше руководство по печати может предложить некоторые варианты настроек и функций в Excel, которые могут значительно уменьшить разочарование, связанное с печатью в этом приложении.

Дополнительная литература

Кермит Мэтьюз — писатель-фрилансер из Филадельфии, штат Пенсильвания, с более чем десятилетним опытом написания руководств по технологиям. Он имеет степень бакалавра и магистра компьютерных наук и большую часть своей профессиональной карьеры посвятил управлению ИТ.

Он специализируется на написании материалов об iPhone, устройствах Android, Microsoft Office и многих других популярных приложениях и устройствах.

Если на вашем листе много столбцов, вы можете использовать параметры "Масштабировать по размеру", чтобы уменьшить размер листа, чтобы он лучше умещался на печатной странице.

Выполните следующие действия:

Перейдите на вкладку "Макет страницы" на ленте.

В группе "Масштабировать по размеру" в поле "Ширина" выберите 1 страницу, а в поле "Высота" выберите "Автоматически". Столбцы теперь будут отображаться на одной странице, но строки могут распространяться на несколько страниц.

Чтобы распечатать лист на одной странице, выберите 1 страница в поле Высота. Имейте в виду, однако, что распечатку может быть трудно прочитать, потому что Excel сжимает данные, чтобы они соответствовали размеру. Чтобы узнать, насколько широко используется масштабирование, посмотрите на число в поле «Масштаб». Если это небольшое число, вам может потребоваться внести другие корректировки перед печатью. Например, вам может потребоваться изменить ориентацию страницы с книжной на альбомную или выбрать больший размер бумаги. Дополнительную информацию см. в разделе ниже, чтобы понять некоторые аспекты масштабирования рабочего листа для размещения на печатной странице.

Чтобы распечатать лист, нажмите CTRL+P, чтобы открыть диалоговое окно "Печать", а затем нажмите кнопку "ОК".

Для оптимального масштабирования листа важно помнить следующее:

Если на вашем листе много столбцов, вам может потребоваться изменить ориентацию страницы с книжной на альбомную. Для этого перейдите в раздел «Макет страницы» > «Параметры страницы» > «Ориентация» и нажмите Альбомная.

Рассмотрите возможность использования бумаги большего размера для размещения большого количества столбцов. Чтобы изменить размер бумаги по умолчанию, выберите «Разметка страницы» > «Параметры страницы» > «Размер» и выберите нужный размер.

Используйте команду «Область печати» (группа «Параметры страницы»), чтобы исключить любые столбцы или строки, которые не нужно печатать. Например, если вы хотите печатать столбцы от A до F, но не столбцы от G до Z, установите область печати так, чтобы она включала только столбцы от A до F.

Вы можете уменьшить или увеличить рабочий лист, чтобы он лучше помещался на печатных страницах. Для этого в разделе «Параметры страницы» нажмите кнопку запуска окна. Затем нажмите «Масштабирование» > «Настроить до» и введите процент от нормального размера, который вы хотите использовать.

Примечание. Чтобы уменьшить рабочий лист, чтобы он лучше умещался на печатных страницах, введите процентное значение меньше 100 %. Чтобы увеличить рабочий лист, чтобы он поместился на печатных страницах, введите процентное значение больше 100%.

Представление «Макет страницы» несовместимо с командой «Закрепить области». Если вы не хотите размораживать строки или столбцы на листе, вы можете пропустить представление «Макет страницы» и вместо этого использовать параметры «По размеру» на вкладке «Страница» в диалоговом окне «Параметры страницы». Для этого перейдите на вкладку «Макет страницы» и в группе «Параметры страницы» нажмите кнопку запуска диалогового окна в правом нижнем углу. При необходимости нажмите ALT+P, S, P на клавиатуре.

Чтобы напечатать рабочий лист на определенном количестве страниц, в разделе «Параметры страницы» нажмите кнопку запуска небольшого окна. Затем в разделе «Масштабирование» в обоих полях «По размеру» введите количество страниц (широких и высоких), на которых вы хотите распечатать данные рабочего листа.

Excel игнорирует ручные разрывы страниц при использовании параметра "По размеру".

Excel не растягивает данные для заполнения страниц.

Чтобы удалить параметр масштабирования, выберите «Файл» > «Печать» > «Настройки» > «Без масштабирования».

При печати рабочего листа Excel размер шрифта может отличаться от ожидаемого.

Выполните следующие действия, чтобы масштабировать лист для печати, увеличив или уменьшив размер шрифта.

На листе выберите Файл > Печать.

В разделе "Настройки" нажмите "Пользовательское масштабирование" > "Параметры пользовательского масштабирования".

Нажмите Страница и в поле Настроить на выберите процент, на который вы хотите увеличить или уменьшить размер шрифта.

Просмотрите свои изменения в режиме предварительного просмотра и, если вам нужен другой размер шрифта, повторите шаги.

Примечание. Прежде чем нажимать «Печать», проверьте настройку размера бумаги в свойствах принтера, а также убедитесь, что в принтере действительно есть бумага этого размера.Если параметр размера бумаги отличается от размера бумаги в вашем принтере, Excel настраивает распечатку в соответствии с размером бумаги в принтере, и распечатанный рабочий лист может не соответствовать вашему предварительному просмотру перед печатью

Если в режиме предварительного просмотра лист кажется уменьшенным до одной страницы, проверьте, не был ли применен параметр масштабирования, например «Вписать лист на одну страницу». Обратитесь к разделу выше, чтобы узнать, как внести коррективы.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.

Время от времени вам может понадобиться распечатать содержимое электронной таблицы, возможно, для списка посещаемости или базы данных адресов для мероприятия.

В электронных таблицах Excel нет настроек по умолчанию, чтобы они хорошо печатались на стандартной странице формата A4, как в Word, и вы, вероятно, сталкивались с проблемой печати электронной таблицы, чтобы найти строки, разделенные на несколько страниц. – частая трата бумаги и затруднение чтения информации.

Масштабируя рабочий лист в настройках страницы перед печатью, вы можете контролировать его ширину и количество страниц. Это можно сделать двумя способами:

1. Определите количество страниц для печати

Сначала откройте рабочий лист, который вы хотите распечатать

На вкладке "Макет страницы" > "Масштабировать по размеру" вы увидите ряд параметров

Есть два раскрывающихся списка: один для ширины и один для высоты. По умолчанию для них установлено значение «автоматически», но если вы нажмете здесь стрелки раскрывающегося списка, вы сможете выбрать, сколько страниц в высоту или ширину вы хотите, чтобы ваши данные были.

В этом примере мы хотим, чтобы данные умещались на одной странице формата A4, поэтому мы выберем 1 страницу в ширину и 1 страницу в высоту, как в примере ниже.

Примечание: после изменения настроек ширины и высоты вы увидите, что параметр «Масштаб» отображается серым цветом. Процентное значение будет изменено автоматически для наилучшего соответствия вашим требованиям.

2. Масштабировать данные

Кроме того, в тех же настройках группы здесь вы можете установить процент масштабирования, который по умолчанию установлен на 100%, чтобы растянуть или уменьшить ваши данные до процента от их фактического размера. Чтобы использовать этот параметр, параметры высоты и ширины должны быть установлены автоматически.

В зависимости от размера и формы ваших данных может быть лучше изменить ориентацию страницы, чтобы распечатать таблицу в альбомной, а не в книжной ориентации. Это можно сделать довольно легко:

На вкладке "Макет страницы" > группа "Параметры страницы" > "Ориентация" > выберите "Книжная" или "Альбомная"

Теперь все, что вам нужно сделать, это распечатать как обычно. Чтобы увидеть, как данные будут выглядеть на странице, сначала просмотрите предварительный просмотр перед печатью

На что следует обратить внимание:

Если вы установили какие-либо разрывы страниц вручную, они будут игнорироваться при использовании параметра "Подогнать к"

Если вы измените значения параметра «Вписать в», данные будут сжаты до указанного количества страниц. Распечатываемые данные не превышают ваших требований, но данные не будут расширяться, чтобы заполнить пустое пространство.

Если вы часто печатаете свои данные/работу в Excel, я уверен, что вы столкнулись с проблемой, когда вместо одной страницы печатается несколько страниц.

Иногда очень неприятно, что новая страница печатается только для того, чтобы вместить несколько дополнительных строк данных (что также приводит к перерасходу бумаги).

Есть несколько простых приемов, которые помогут вам распечатать данные Excel на одной странице (или на меньшем количестве страниц, если вы печатаете большой отчет).

В этом руководстве по Excel я расскажу о некоторых методах, которые можно использовать для печати листа Excel на одной странице. Вы можете использовать комбинацию этих методов, чтобы получить наилучший результат.

Итак, приступим!

Это руководство охватывает:

Проверить, сколько страниц будет напечатано (предварительный просмотр)

Прежде чем приступить к оптимизации настроек для печати работы Excel на одном листе, лучше всего проверить текущее состояние с помощью предварительного просмотра перед печатью.

Не волнуйтесь! Вам не нужно ничего печатать для этого. Вы можете просто проверить, как будет выглядеть распечатанная работа и сколько листов будет напечатано.

Это позволяет понять, что можно изменить, чтобы использовать минимальное количество бумаги, сохраняя при этом красивый и разборчивый печатный отчет.

Ниже приведены шаги по использованию предварительного просмотра печати, чтобы увидеть, как будет выглядеть окончательное задание на печать:

  1. Перейдите на вкладку "Файл".
  2. Нажмите «Параметры печати».

Или вы можете использовать сочетание клавиш Control + P (Command + P, если вы используете Mac)

Откроется страница предварительного просмотра, где вы сможете увидеть, сколько страниц будет напечатано и что будет напечатано на каждой странице.

Вы можете использовать клавиши со стрелками для перехода к следующей/предыдущей странице в режиме предварительного просмотра.

Способы разместить и распечатать лист Excel на одной странице

Теперь давайте рассмотрим некоторые методы, которые можно использовать, чтобы разместить все данные в таблице на одной странице, а затем распечатать отчет на одной странице (или меньшем количестве страниц)

Отрегулируйте ширину столбца (или высоту строки)

Во многих случаях столбцы не должны быть слишком широкими.

А поскольку это напрямую определяет, сколько данных печатается на одной странице, вы можете сэкономить много бумаги, просто уменьшив ширину столбца.

Но тогда как узнать, достаточно ли вы сделали или нет? Как узнать, насколько ширину столбца нужно уменьшить, чтобы все уместилось на одной странице?

Чтобы упростить эту задачу, вы можете использовать представление макета страницы в Excel, которое показывает вам в режиме реального времени, сколько данных будет напечатано на каждой странице вашего отчета.

Ниже приведены шаги для входа в режим макета страницы и последующего уменьшения ширины столбца:

После того, как все данные будут размещены на одной странице, вы можете распечатать ее.

В некоторых случаях вы можете обнаружить, что данные в ячейке обрезаются и отображаются не полностью. Это часто происходит при изменении ширины столбца. Вы можете исправить это, включив параметр «Перенос текста» в Excel.

Чтобы вернуться к обычному виду (и выйти из режима макета страницы), перейдите на вкладку "Вид" и выберите "Обычный".

Изменить масштаб (поместить все строки/столбцы на одной странице)

Excel имеет встроенную функцию, позволяющую изменять масштаб рабочего листа таким образом, чтобы на одной странице помещалось больше строк/столбцов.

Когда вы делаете это, он просто уменьшает все, чтобы уместить все столбцы или строки на одной странице.

Предположим, у вас есть лист, на котором при печати столбцы переходят на следующий лист.

Ниже приведены действия по уменьшению листа при печати:

  1. Перейдите на вкладку "Файл".
  2. Нажмите «Печать» (или используйте сочетание клавиш — Control + P).
  3. В окне "Печать" выберите параметр "Масштабирование" (это последний параметр слева).
  4. Нажмите на любой из вариантов:
    • По размеру листа на одной странице
    • Выделить все столбцы на одной странице
    • Подогнать все строки на одной странице

Вышеуказанные шаги позволят масштабировать лист по размеру страницы (в зависимости от выбранных вами параметров). Вы также сможете увидеть, как будут выглядеть данные в предварительном просмотре листа, который находится справа.

Функция «Уместить лист на одной странице» подходит, если у вас есть только несколько строк/столбцов, которые выходят за пределы. Если их много, использование этого параметра может привести к тому, что напечатанные данные будут слишком малы для чтения.

Это не влияет на данные рабочего листа. Он масштабирует данные только для целей печати.

Скрыть или удалить строки/столбцы

Еще один разумный способ разместить все на одной странице при печати — скрыть ненужные столбцы или строки.

У вас всегда есть возможность снова сделать их видимыми на случай, если они понадобятся вам позже, но скрытие их во время печати позволит вам оптимизировать пространство и использовать меньше страниц для печати.

Чтобы скрыть строку/столбец, просто выделите их, щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Скрыть".

Опять же, лучше сначала перейти в режим макета страницы, а затем сделать это. Это гарантирует, что вы сможете увидеть, сколько строк/столбцов вам нужно скрыть, чтобы уместить все данные на одной странице в Excel.

Изменить ориентацию страницы

Если у вас больше столбцов и строк, имеет смысл изменить ориентацию страницы во время печати.

В Excel есть две ориентации;

  • Книжная (по умолчанию в Excel) — печатается больше строк, чем столбцов.
  • Горизонтальная ориентация: печатается больше столбцов, чем строк.

Если у вас больше столбцов, чем строк (как показано ниже), вы можете изменить ориентацию страницы на Альбомную, чтобы ваши данные уместились и были напечатаны на одной странице.

Ниже приведены шаги по изменению ориентации страницы в Excel:

Теперь вы можете перейти к предварительному просмотру печати и посмотреть, как будет выглядеть напечатанный отчет.

Сочетание клавиш для открытия диалогового окна "Параметры страницы" ALT + P + S + P (нажмите эти клавиши последовательно)

Кроме того, вы также можете изменить ориентацию в окне предварительного просмотра, выбрав Альбомная ориентация в раскрывающемся списке настроек.

Изменить поля страницы

Иногда у вас просто есть один или два дополнительных столбца, которые печатаются на новой странице (или несколько дополнительных строк, которые переносятся на следующую страницу).

Небольшая настройка полей страницы может помочь вам разместить все на одной странице.

Если вам интересно, что такое поля страницы, то при печати листа Excel на каждой напечатанной странице будут пробелы по краям. Это сделано для того, чтобы данные выглядели хорошо при печати.

У вас есть возможность уменьшить это пустое пространство (поля страницы) и разместить больше данных на одной странице.

Ниже приведены действия по уменьшению полей страницы в Excel:

  1. Перейдите на вкладку "Макет страницы".
  2. В группе «Параметры страницы» нажмите «Поля».
  3. Нажмите "Сузить".

Вышеуказанные действия приведут к уменьшению поля страницы, и вы можете увидеть, что некоторые дополнительные строки/столбцы будут сжаты на той же странице.

Если вы хотите еще больше уменьшить поля страницы, выберите параметр «Поля» на ленте, а затем нажмите «Пользовательские поля». Откроется диалоговое окно «Параметры страницы», в котором можно дополнительно настроить поля.

Уменьшить размер шрифта

Еще один простой способ быстро разместить дополнительные строки/столбцы (которые в настоящее время переносятся на дополнительные листы при печати) на одной странице – уменьшить размер шрифта.

Это позволяет изменить размер нескольких столбцов, чтобы при печати они уместились на одной странице.

Это может быть полезно, когда у вас есть распечатанные данные, которые обычно помещаются в приложение — то, что вам нужно, но никто не читает или не заботится об этом.

Печать только выбранных данных (или установка области печати)

Иногда у вас может быть большой набор данных, но вы можете не захотеть печатать его все. Возможно, вы хотите напечатать только выбранные данные.

Если это одноразовая вещь, когда вы хотите быстро распечатать выбранные данные на листе, вы можете сделать это, выполнив следующий шаг:

Вышеуказанные шаги распечатают только выбранный набор данных.

Обратите внимание: если вы выбрали набор данных, который при печати не помещается на одной странице, он будет распечатан на нескольких листах. Однако вы можете изменить масштаб на «По размеру листа на одной странице», чтобы напечатать выделенное на одной странице.

Описанный выше метод удобен, когда вам нужно время от времени печатать выбранные данные.

Но вам нужно распечатать один и тот же выбор из нескольких рабочих листов, поэтому лучше установить область печати. После установки Excel будет рассматривать эту область печати как часть, предназначенную для печати, и игнорировать другие данные на листе.

  1. Выберите данные, которые вы хотите установить в качестве области печати.
  2. Перейдите на вкладку "Макет страницы".
  3. В группе "Параметры страницы" выберите параметр "Область печати".
  4. Нажмите «Установить область печати».

Теперь, когда вы пытаетесь распечатать рабочий лист, будет напечатана только область печати (и только она будет отображаться в предварительном просмотре печати).

[Бонус] Добавление разрывов страниц

Если у вас большой набор данных.очевидно, что их нельзя уместить на одной странице, а печать всех этих данных заняла бы несколько страниц.

Вы можете добавить разрывы страниц в Excel, чтобы Excel знал, где остановить печать на текущей странице и перенести оставшуюся часть на следующую страницу.

Ниже приведены шаги по добавлению разрывов страниц в Excel:

  1. Выберите ячейку, в которую вы хотите вставить разрыв страницы. Начиная с этой ячейки все будет напечатано на следующей странице.
  2. Перейдите на вкладку "Макет страницы".
  3. В группе «Параметры страницы» нажмите «Разрывы».
  4. Нажмите "Вставить разрывы страниц".

Вышеуказанные действия добавят разрыв страницы, и все, что находится до разрыва страницы, будет напечатано на одном листе, а оставшиеся данные — на других листах.

Обратите внимание, что если вы установили область печати, она будет иметь приоритет над разрывами страниц.

Итак, это различные методы, которые можно использовать для размещения данных на одной странице и печати электронной таблицы Excel на одной странице. В случаях, когда у вас много данных, может не иметь смысла печатать их на одной странице, но вы все равно можете использовать описанные выше методы, чтобы свести к минимуму использование бумаги и уместить те же данные на меньшем количестве страниц.

Читайте также: