Как просматривать заметки в Word

Обновлено: 21.11.2024

Длинные документы могут иметь сотни или даже тысячи пометок, что может сделать поиск индивидуальных отзывов довольно трудоемким. В сегодняшнем руководстве показано, как быстро просматривать комментарии и правки определенных рецензентов в Microsoft Word.

Во-первых, мы будем использовать Отслеживание изменений для просмотра комментариев и правок от конкретных рецензентов. Затем мы будем использовать панель навигации для просмотра комментариев (но не правок) от определенных рецензентов.

Это руководство также доступно в виде видео на YouTube, где показаны все шаги в режиме реального времени.

Посмотрите более пятидесяти других видео о Microsoft Word и Adobe Acrobat на моем канале YouTube.

Обратите внимание, что эти шаги предназначены для Word для Office 365, Word 2019 и Word 2016. Эти шаги аналогичны для Word 2013 и Word 2010.

Использовать отслеживание изменений для просмотра комментариев и правок от конкретных рецензентов

Инструменты отслеживания обеспечивают максимальный контроль над комментариями и изменениями, которые вы видите от конкретных рецензентов.

<р>1. Выберите вкладку «Вид» и убедитесь, что документ настроен на «Макет печати» для лучшего просмотра.

<р>2. Выберите вкладку "Обзор".

<р>3. Выберите раскрывающееся меню «Отобразить для просмотра», а затем выберите «Вся разметка».

<р>4. Выберите раскрывающееся меню «Показать разметку» и отметьте параметры, которые хотите просмотреть: «Комментарии», «Вставки и удаления» и/или «Форматирование».

<р>5. Выберите «Выноски», а затем выберите нужный вариант просмотра: «Показать исправления в выносках», «Показать все исправления в строке» или «Показать только комментарии и форматирование в выносках». (Мое личное предпочтение — «Показывать только комментарии и форматирование в выносках».)

<р>6. Выберите раскрывающееся меню «Конкретные люди». Отмените выбор имен рецензентов, чьи комментарии и правки вы не хотите видеть. (В качестве альтернативы вам, возможно, придется выбрать имена рецензентов, чьи комментарии и правки вы хотите видеть, если они не выбраны.)

Комментарии и изменения от рецензента или выбранных вами рецензентов теперь будут отображаться в документе.

Когда вы закончите…

<р>7. Вернитесь к разделу «Конкретные пользователи» в раскрывающемся меню «Показать исправления» и выберите «Все рецензенты», чтобы отобразить все комментарии и правки.

Использовать навигацию для просмотра комментариев от конкретных рецензентов

Если вам нужно просмотреть только комментарии определенных рецензентов (а не правки), используйте панель навигации для быстрого перемещения по документу.

<р>1. Выберите вкладку «Вид» и убедитесь, что документ настроен на «Макет печати» для лучшего просмотра.

<р>2. Выберите вкладку "Главная".

<р>3. Выберите «Найти» в группе «Редактирование», чтобы открыть панель навигации.

Совет для профессионалов. Пользователи Windows могут нажать Ctrl + F, чтобы напрямую открыть панель навигации.

<р>4. Выберите увеличительное стекло.

<р>5. Выберите «Комментарии» и проверьте имена рецензентов, чьи комментарии вы хотите просмотреть.

<р>6. Используйте стрелки навигации для перемещения вверх и вниз по комментариям в документах. (Комментарии не будут отображаться на самой панели навигации.)

Когда вы закончите…

<р>7. Нажмите X в текстовом поле, чтобы вернуть представление комментариев всем рецензентам.

В моем следующем учебном пособии по Microsoft Word мы рассмотрим, как выполнять поиск в комментариях, не запуская поиск по всему документу.

Теперь, когда макет печати является основным видом редактирования в Microsoft Word, панель «Примечания» была несколько забыта, но теперь она является домом для деталей в сносках и концевых сносках.

Перейти к панели заметок

Перейдите на вкладку "Ссылки" и выберите "Показать примечания".

Панель «Примечания» доступна только в веб-макете или режиме черновика (на вкладке «Вид»). В представлении «Структура» выбор «Показать заметки» переключит Word в режим «Черновик». В режиме «Макет печати» выбор «Показать примечания» просто перемещает курсор к следующим сноскам без панели «Примечания».

Теперь в нижней части окна документа есть панель "Примечания" со списком сносок и концевых сносок в документе.

На панели «Примечания» могут отображаться только сноски или концевые сноски, но не то и другое одновременно. Если в документе есть оба типа заметок, вас спросят, какие из них вы хотите отобразить. Чтобы переключиться между сносками и концевыми сносками, нажмите «Показать примечания» еще раз, чтобы скрыть отображение, и нажмите еще раз, чтобы снова отобразить примечания и снова получить запрос.

Да, это громоздко и в этом нет необходимости. Microsoft пошла по простому пути, вместо того чтобы заставлять панель примечаний работать как со сносками, так и с концевыми сносками одновременно.

Более того, помимо стандартного отображения всех сносок в раскрывающемся списке есть несколько интересных опций. Здесь вы настраиваете разделительные линии и переключаете отдельную заметку между сноской и концевой сноской.

Изменить разделительную линию

Не нравится эта короткая разделительная линия между документом и сносками/концевыми сносками? Вы можете изменить его, хотя это вряд ли очевидно. См. раздел Удаление или изменение разделительной линии для сносок и концевых сносок

Перейдите к панели заметок и раскрывающемуся списку, чтобы увидеть параметры разделителя:

Вы работаете с документом Microsoft Word и не можете понять, как просмотреть все комментарии одновременно.

В этой статье показано, как просмотреть все комментарии в документе Word одним нажатием кнопки.

Как отобразить все строки комментариев в документе Word

Следуйте этим 4 простым шагам, чтобы просмотреть все комментарии:

Хотите видеть только комментарии, а не все изменения?

Если в вашем документе Microsoft Word полно отслеживаемых изменений, комментариев и обновлений форматирования, и вы хотите очистить воздух для комментариев, выполните следующие действия:

Нужен лучший способ совместной работы над документами Microsoft Word?

Вы работаете над документом Word со своей командой, каждый из вас добавляет комментарии и отслеживает изменения. Затем вы понимаете, что два человека одновременно работали над одним и тем же документом, и у вас больше нет всех изменений в одном файле.

Вы начинаете гуглить «Как объединить документы Word с комментариями?» и думаете, что должен быть лучший способ!

Используйте специализированные инструменты, такие как Simul Docs, которые помогут вам беспрепятственно работать над документами Microsoft Word с вашей командой.

Simul Docs – это простой в использовании инструмент, позволяющий отслеживать документ Word по мере того, как ваша команда вносит в него изменения. Автоматическое сохранение новых версий при каждом открытии и редактировании документа, отслеживание всех изменений (даже если вы забыли включить отслеживание изменений).

Simul также распознает, когда два человека редактируют документ одновременно, сохраняя изменения каждого человека в отдельной «ветви», чтобы никто не переопределял работу.

Затем вы можете «объединить» эти две ветки одним нажатием кнопки. Внесение изменений обоих авторов в один и тот же документ, что позволяет легко определить различия. Это так просто!

Вы можете отображать и скрывать комментарии с помощью вкладки "Рецензирование" на ленте в Microsoft Word. Если вы добавляете комментарии в документ Word, они по умолчанию отображаются в области разметки с правой стороны страницы. Если вы хотите показать или скрыть комментарии, вам необходимо управлять отображением разметки. Имейте в виду, что скрытые комментарии могут отображаться коллегой или клиентом.

Область разметки отображается в режиме макета печати (представлении по умолчанию в Word) всякий раз, когда документ содержит комментарии, и его внешним видом можно управлять с помощью параметров на вкладке «Рецензирование» на ленте. Разметка по умолчанию установлена на Простая разметка с отображаемыми комментариями. Если область разметки не отображается справа, нажмите «Показать комментарии» в группе «Комментарии». Отслеживаемые изменения также отображаются в области разметки.

В этой статье мы предполагаем, что используются параметры разметки по умолчанию (хотя вы можете изменить отображение разметки с помощью параметров отслеживания изменений).

Хотите узнать больше о Microsoft Word? Посетите наш виртуальный класс или курсы Word в реальном времени >

Скрытие комментариев с помощью функции "Отображение для проверки"

Чтобы скрыть комментарии в области разметки с помощью функции "Отображение для проверки":

Перейдите на вкладку "Обзор" на ленте.
В группе "Отслеживание" нажмите "Отобразить для просмотра". Появится раскрывающееся меню.
Выберите «Без пометок» или «Исходный», чтобы скрыть область пометок, включая комментарии.

При нажатии кнопки Показать для просмотра появляется следующее раскрывающееся меню:

Когда вы нажимаете Показать для проверки, у вас есть следующие варианты:

Простая разметка, отображающая область разметки с комментариями и исправлениями. Если выбрать «Простая разметка», а затем нажать «Показать комментарии» в группе «Комментарии», область разметки появится или исчезнет (если нет отслеживаемых изменений). Если справа нет области разметки, комментарии отображаются в виде облачков с текстом, по которым можно щелкнуть, чтобы отобразить комментарий.
Все пометки: отображается область пометок со всеми комментариями или исправлениями, а также линии с их расположением в тексте.
Без разметки: область разметки скрыта, поэтому комментарии и исправления скрыты.
Оригинал, который скрывает область разметки, а также любые изменения, внесенные в документ. В отношении комментариев этот параметр аналогичен параметру «Без разметки».

В следующем примере выбран параметр «Простая разметка», а также параметр «Показать комментарии» в группе «Комментарии» (представление «Макет печати» в Word 365):

В следующем примере выбран параметр «Простая разметка», а параметр «Показать комментарии» не выбран в группе «Комментарии» (представление «Макет печати» в Word 365):

Комментарии отображаются по-разному в зависимости от выбранного представления. Как правило, вы меняете представления, используя вкладку «Вид» на ленте. Если вы выберете режим черновика, комментарии отображаются в виде инициалов рецензента в квадратных скобках и выделяются фоновым цветом. Вы можете навести указатель мыши на текст, чтобы просмотреть комментарий во всплывающем окне. В режиме чтения комментарии отображаются в виде всплывающих окон справа от текста. Просто нажмите на всплывающее окно, чтобы просмотреть комментарий.

Скрытие комментариев с помощью функции «Показать разметку»

Чтобы скрыть комментарии с помощью функции "Показать разметку":

Перейдите на вкладку "Обзор" на ленте.
В группе "Отслеживание" нажмите "Показать разметку". Появится раскрывающееся меню.
Выберите Комментарии, чтобы отменить выбор комментариев.

Раскрывающееся меню «Показать разметку» содержит следующие параметры:

Показ комментариев

Чтобы отобразить комментарии в области разметки:

Перейдите на вкладку "Обзор" на ленте.
В группе "Отслеживание" нажмите "Отобразить для просмотра". Появится раскрывающееся меню.
Выберите «Простая разметка» или «Все разметки», чтобы отобразить область разметки, включая комментарии.
Нажмите «Показать разметку». Появится раскрывающееся меню.
Убедитесь, что выбран параметр "Комментарии".
Если вы выбрали «Простая разметка», в группе «Комментарии» выберите «Показать комментарии» в группе «Комментарии».

Просмотр всех комментариев с помощью панели просмотра

Чтобы просмотреть все комментарии независимо от вида:

Перейдите на вкладку "Обзор" на ленте.
В группе "Отслеживание" нажмите "Панель просмотра". Появится раскрывающееся меню.
Выберите горизонтальное или вертикальное отображение. Появится панель рецензирования, в которой будут отображаться комментарии и исправления.

Вы можете снова нажать кнопку "Панель просмотра" на ленте, чтобы скрыть панель просмотра.

Скрытие разметки — это не то же самое, что принятие изменений или удаление комментариев. Вы должны принять или отклонить изменения и удалить комментарии в документе Word перед отправкой окончательной версии.

Подпишитесь, чтобы получать больше статей, подобных этой

Была ли эта статья полезной для вас? Если вы хотите получать новые статьи, присоединяйтесь к нашему списку адресов электронной почты.

Читайте также: