Как проголосовать в Outlook

Обновлено: 21.11.2024

Функция Голосование позволяет отправить запрос, а получатели проголосуют за него. Когда получатели ответят своим голосом, вы сможете просмотреть как отдельные голоса, так и все голоса.

Есть три основных области функции Голосование.

Чтобы максимально повысить эффективность вашего сообщения о голосовании, при его составлении учитывайте следующее.

Ограничьте сообщения для голосования одним вопросом в сообщении.

Несмотря на то, что получатель может включить сообщение в свой голос, лучше сделать запрос достаточно простым, чтобы доступные варианты служили достаточным ответом без приложенного объяснения.

Если вы создаете настраиваемые варианты ответа, рекомендуется ограничить количество вариантов от трех до пяти.

Чтобы убедиться, что ваши получатели знают, как ответить, в своем сообщении вы должны указать, что Голосование Кнопка будет отображаться в самом дальнем левом углу Сообщения tab. После того, как они нажмут кнопку ГОЛОСОВАНИЕ, появится раскрывающееся меню с доступными вариантами голосования.

Создание сообщения о голосовании

Функция Голосование в Outlook 2007 позволяет отправить сообщение с запросом голоса получателя. Получатель затем голосует, используя выбранные вами варианты.

Создание сообщения о голосовании: кнопки голосования по умолчанию

В Outlook предусмотрено три предустановленных варианта голосования: Одобрить/Отклонить, Да/Нет и Да/Нет/Возможно. р>

На панели инструментов Стандартная нажмите НОВОЕ ПОЧТОВОЕ СООБЩЕНИЕ
Появится новое почтовое сообщение.

Выберите вкладку Параметры

ПРИМЕЧАНИЕ. В вашем сообщении не будет видимых изменений.

В текстовом поле Кому введите адреса получателей сообщения о голосовании

В текстовом поле Тема введите строку темы сообщения

В теле сообщения введите сообщение для голосования.
СОВЕТ. Рекомендуется сообщить получателям, как отдать свой голос.

Нажмите ОТПРАВИТЬ

Создание сообщения о голосовании: настраиваемые кнопки голосования

Если предварительно определенные параметры голосования не соответствуют вашим потребностям, Outlook позволяет создать собственные параметры голосования, которые лучше подходят для вашего вопроса.
ПРИМЕР: Если ваш вопрос был "Где бы вы предпочли встретиться?" вы можете настроить варианты голосования: «В кампусе» и «Вне кампуса».

На панели инструментов Стандартная нажмите НОВОЕ ПОЧТОВОЕ СООБЩЕНИЕ
Появится новое почтовое сообщение.

В разделе Параметры голосования и отслеживания в текстовом поле Использовать кнопки голосования введите желаемый вариант ответа

ПРИМЕЧАНИЕ. Разделяйте каждый вариант точкой с запятой.

Нажмите ЗАКРЫТЬ

ПРИМЕЧАНИЕ. В вашем сообщении не будет видимых изменений.

Нажмите ОТПРАВИТЬ

Отдать свой голос

Когда вы получили сообщение для голосования, вы можете просто проголосовать или проголосовать и ответить на его тему.

Голосование: без печатного ответа

Перейдите к нужному сообщению для голосования и дважды щелкните его

Появится диалоговое окно.

Чтобы отправить ответ без ввода текста, выберите Отправить ответ сейчас

Нажмите OK
Голос отправлен.

Голосование: печатный ответ

Перейдите к нужному сообщению для голосования и дважды щелкните его

Появится диалоговое окно.

Чтобы отправить свой ответ с напечатанным ответом, выберите Изменить ответ перед отправкой

Нажмите ОК

В теле сообщения введите ответ

Нажмите ОТПРАВИТЬ
Голос отправлен.

Подсчет голосов

Просмотр всех голосов позволяет увидеть, сколько респондентов проголосовало за каждый из указанных вариантов; по сути, это позволяет вам подсчитывать голоса без необходимости просматривать каждый отдельный голос отдельно.

Перейдите к нужному сообщению для голосования и дважды щелкните его

Над адресом От нажмите ПОЛОСКУ ИНДИКАТОРА ГОЛОСОВАНИЯ

Нажмите ПРОСМОТРЕТЬ ОТВЕТЫ НА ГОЛОСОВАНИЕ
Общее количество ответов в каждой категории отображается над полем получателя/ответа.

Чтобы вернуться к сообщению, закройте окно Просмотр ответов на голосование

Была ли эта статья полезной? Да Нет

Подключиться к УВЭК

Университет Висконсина – О-Клэр

В Microsoft Outlook легко создать сообщение, в котором используются кнопки голосования, чтобы задавать получателям вопросы с определенным и ограниченным набором ответов. Когда получатели отвечают с помощью кнопок голосования, вы можете либо автоматически занести результаты голосования в таблицу Outlook, либо экспортировать ответы на лист Excel.

Добавить кнопки для голосования

Если вы зашифруете сообщение Outlook, содержащее кнопки для голосования, получатели сообщения не смогут их увидеть. В настоящее время эта функция не поддерживается.

Создайте сообщение электронной почты, ответьте или перешлите полученное сообщение.

На вкладке "Параметры" в группе "Отслеживание" нажмите "Использовать кнопки голосования".

Выберите один из следующих вариантов:

Одобрить; Отклонить
Используйте, когда вам нужна авторизация для действия. Например, вы можете отправить запрос по электронной почте нескольким получателям с просьбой утвердить предложение по проекту.

Да;Нет
Используйте, когда вам нужно либо да, либо нет. Это хороший способ провести быстрый опрос.

Да;Нет;Возможно
Используйте, если не хотите ограничивать выбор вариантами «да» и «нет». Этот вариант голосования предлагает альтернативный ответ.

Пользовательские
Используйте для создания собственных имен кнопок голосования. Например, вы можете попросить своих коллег выбрать один из трех дней недели для повторяющегося еженедельного собрания персонала.

Пользовательская кнопка голосования

Если вы выбрали пользовательскую кнопку голосования, сделайте следующее:

В диалоговом окне "Свойства" в разделе "Параметры голосования и отслеживания" установите флажок "Использовать кнопки голосования".

Используйте параметры кнопок по умолчанию или удалите параметры по умолчанию, а затем введите нужный текст и используйте точку с запятой для разделения имен кнопок.

Нажмите "Закрыть".

Важно! Если вы примените разрешения управления правами на доступ к данным (IRM) к сообщению (вкладка «Параметры» > команда «Разрешение»), получатель не увидит параметры голосования.

Получатели могут голосовать в области чтения или в открытом сообщении. В области чтения щелкните строку Нажмите здесь, чтобы проголосовать в заголовке сообщения, а затем выберите нужный вариант. В открытом сообщении на вкладке "Сообщение" в группе "Ответить" нажмите "Голосовать", а затем выберите нужный вариант.

Отправитель может видеть все ответы в таблице. В одном из ответных сообщений нажмите строку Отправитель ответил в заголовке сообщения, затем нажмите Просмотреть ответы на голосование.

Просмотрите ответы на вопросы голосования

Откройте исходное сообщение с кнопками для голосования, которое вы отправили. Это сообщение обычно находится в папке "Отправленные".

На вкладке "Сообщение" в группе "Показать" нажмите "Отслеживание".

Примечание. Отслеживание не отображается, пока хотя бы один получатель сообщения электронной почты не ответит своим голосом.

Отслеживание и печать результатов

Когда вы создаете и отправляете электронное письмо с кнопками для голосования другим пользователям, вы можете отслеживать и распечатывать результаты. Вы можете либо быстро скопировать результаты голосования в пустой документ Word или новое электронное письмо, либо скопировать их в Excel, чтобы иметь возможность работать с данными позже.

В Outlook в папке "Отправленные" откройте отправленное вами сообщение электронной почты, содержащее опрос для голосования.

Нажмите "Сообщение" > "Отслеживание".

Совет. Кнопка "Отслеживание" не появляется, пока не будет подан хотя бы один голос.

Чтобы распечатать результаты, выполните одно из следующих действий:

Для быстрой печати нажмите Alt + Print Screen (PrtScrn) на клавиатуре, а затем выполните одно из следующих действий.

В Word нажмите Пустой документ, а затем нажмите Вставить.

В Outlook нажмите «Главная» > «Новый адрес электронной почты», а затем нажмите «Вставить».

Нажмите «Файл» > «Печать», укажите принтер и нажмите «Печать».

Чтобы отсортировать результаты данных и работать с ними в Excel, сначала сделайте следующее:

Нажмите "Сообщение" > "Отслеживание".

На клавиатуре нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, а затем нажмите и перетащите мышь, чтобы выбрать все имена и ответы в списке.

На клавиатуре нажмите Ctrl + C.

Откройте Excel и выберите Пустая книга.

Щелкните правой кнопкой мыши верхнюю левую ячейку и выберите "Вставить".

Чтобы настроить столбцы в соответствии с текстом, поместите курсор между заголовками столбцов и дважды щелкните.

Нажмите «Файл» > «Печать», укажите принтер и нажмите «Печать».

Если вам нужно задать вопрос своим коллегам, отлично подойдет функция голосования в Outlook.

Отправить опрос

Вы можете добавить кнопки голосования в сообщение электронной почты во время его создания.

В окне нового сообщения перейдите на вкладку "Параметры".
Нажмите кнопку "Использовать кнопки голосования".

Это меню содержит несколько вариантов голосования по умолчанию. Если вам подходит вариант «Утвердить/Отклонить», «Да/Нет» или «Да/Нет/Возможно», выберите один из них. В противном случае вы можете заполнить свои собственные ответы.

Откроется окно свойств. В группе параметров «Голосование и отслеживание» уже выбран параметр «Использовать кнопки голосования», поэтому нам просто нужно заполнить параметры.

Убедитесь, что все варианты разделены точкой с запятой.

Сообщение отправлено. Когда получатели откроют сообщение, указанные вами варианты будут доступны для голосования.

Отслеживание голосов

Как только начнут поступать голоса, вы сможете проверить, кто проголосовал за какой вариант.

Отображается папка "Отправленные", в которой отображаются все отправленные вами сообщения.

Сообщения с опросом открываются в отдельном окне.

Откроется окно отслеживания, где вы можете увидеть, кто уже ответил, и какой ответ они дали.

БЕСПЛАТНЫЙ краткий справочник

Бесплатно для распространения с нашей благодарностью; мы надеемся, что вы рассмотрите наше платное обучение.

Кнопки голосования в Outlook – это полезная функция, с помощью которой можно легко собирать решения ваших коллег или друзей с помощью сообщений электронной почты. Эта статья поможет вам с легкостью добавлять и использовать кнопки голосования в Microsoft Outlook.

Чтобы добавить кнопки голосования в сообщение электронной почты, выполните следующие действия:

1. В окне "Сообщение" на вкладке "Параметры" в группе "Отслеживание" нажмите кнопку "Использовать кнопки голосования":

2. Выберите один из следующих вариантов:

Утвердить; Отклонить — если вы хотите только утвердить или отклонить.
Да; Нет. Если вам нужно только однозначный ответ "да" или "нет", это лучший выбор.
Да; Нет; Может быть. Этот вариант голосования предлагает получателям третий вариант.
Пользовательский. – Нажмите эту команду, чтобы создать собственные названия кнопок голосования.

Если вы выберете "Пользовательский", откроется диалоговое окно "Свойства":

Введите свои варианты в текстовое поле «Использовать кнопки голосования». Следуйте шаблону предложенных вариантов; просто разделите варианты точкой с запятой.

После того, как вы примените кнопку голосования, над заголовком сообщения появится сообщение Вы добавили кнопки голосования в это сообщение:

Сообщение будет содержать добавленные вами варианты:

Примечание. Максимальное количество кнопок для голосования – 32. Если в сообщении содержится более 32 кнопок для голосования, Outlook отбрасывает их все без предупреждения пользователя.

Как показать результаты голосования

Для некоторых сообщений Outlook может быть полезно добавить Голосование, чтобы собирать голоса ваших коллег или друзей (см. Как добавить и использовать кнопку голосования в Outlook).

Используйте @упоминания, чтобы привлечь чье-то внимание в Outlook

Время от времени, когда вы отправляете электронное письмо своим коллегам, например, протокол собрания, в котором вы просите кого-то что-то сделать. Outlook предлагает одну функцию @mentions, которая может помочь:

Как автоматически архивировать электронные письма в Outlook

Если ваша учетная запись Microsoft Exchange имеет строгие ограничения по размеру, она очень быстро заполняется ответами и пересылкой электронных писем с вложениями. Когда ваш почтовый ящик Outlook переполняется, вы не можете получать новые электронные письма, не удаляя старые. Чтобы предотвратить переполнение папки «Входящие» и при этом сохранить историю беседы, вы можете переместить старые элементы в отдельный файл данных Outlook (archive.pst).Вы можете архивировать электронные письма вручную или использовать функцию автоархивации в Outlook, которая автоматически перемещает старые объекты в архив. Вы можете настроить расписание и поведение автоархивации для более удобной работы с Outlook.

Читайте также: