Как пометить человека в электронной почте Outlook
Обновлено: 07.07.2024
Вы можете упомянуть кого-то в твите, используя «@», однако это довольно запутанно, потому что некоторые люди также используют это сокращение для обозначения «ответить». Некоторые клиенты Twitter теперь могут отображать обновления статуса @mention в своей ленте. Это означает, что любой, кто подпишется на вас, увидит ваше упоминание в твите.
@упоминание стало очень распространенным явлением в наши дни. Вы можете использовать его, чтобы поблагодарить, поддержать или даже заблокировать кого-то другого.
В текущем сценарии цифровизации символ «@» играет важную роль, что действительно повышает эффективность работы пользователя. Использование символа адреса электронной почты (@) широко известно как «упоминания Outlook».
В этой статье я покажу вам пошаговое руководство по использованию @mention в Outlook.
Оглавление
Что такое упоминания в Outlook?
Упоминания в Outlook – это полезная функция, которая действительно повышает эффективность и позволяет пользователю пометить адрес электронной почты человека, чтобы предупредить его.
После того, как вы отметите этого человека, адрес электронной почты этого человека, который уже был в вашем списке контактов, автоматически добавится в ветку электронной почты и получит специальное помеченное почтовое сообщение в своем почтовом ящике.
Звучит интересно, посмотрим, как это работает!
Как работает @упоминание в Outlook?
Обычно при создании содержимого электронной почты введите адрес электронной почты получателя в разделах «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», укажите тему письма и нажмите «Отправить». В этом сценарии при вводе символа «@» в теле письма открывается список контактов, перечисленных в этом конкретном адресе электронной почты.
Начните вводить без пробела, и вы получите свой адрес электронной почты и имя. Выберите нужный адрес электронной почты и нажмите клавишу «Tab», и ваш адрес электронной почты автоматически захватит поле «Кому», и в то же время имя человека удалит часть содержимого (, если адрес электронной почты используется в списке контактов с именем).
В случае, если конкретный адрес электронной почты не сохранен в вашем списке контактов, этот процесс подсвечивает адрес электронной почты из-за автоматического предложения, и вместо имени человека весь адрес электронной почты становится частью содержимого.
Ссылаться на первый адрес электронной почты изображения, используя имя контакта, а другой показывает полный адрес электронной почты.
Упоминания Outlook не работают
Функция Outlook @ не работает, для «пометки» людей в онлайн-разговоре требуется символ адреса электронной почты, за которым следует имя человека в содержимом.
Некоторые пользователи жалуются на то, что функция @mention не работает, поэтому Outlook каким-то образом отключил эту функцию.
Как включить упоминание в Outlook?
Есть шаги, которые вы можете диагностировать и легко включить упомянутую функцию в Outlook 365.
- Откройте приложение Outlook.
- Выберите «Файл» >> «Параметры» >> «Почта».
- Чтобы включить, установите флажок «Предлагать имена для упоминания, когда я использую символ @ в сообщении».
Этот шаг потребовал перезапуска Outlook. Этот шаг также дает ответы на вопрос большинства пользователей «Как отключить упоминания @ в Microsoft Outlook?».
Вы должны снять флажки с тех же параметров и перезапустить Outlook. Упомянутый параметр автоматически отключает его, но это не помешает вашему отправителю использовать и пометить ваше имя или адрес электронной почты с помощью символа электронной почты @.
Для чего нужен столбец упоминаний в Microsoft Outlook?
Будучи получателем определенных сообщений электронной почты, если кто-то отметил вас или упомянул вас в сообщении электронной почты, вы получите электронное письмо, как обычно, но есть несколько дополнительных вещей, которые требуют вашего внимания здесь.
Если ваш отправитель и вы оба используете сервер Outlook, тогда в игру вступает указанный столбец:
Вы также можете увидеть знак «@» в упомянутом столбце вашего почтового ящика. Упомянув несколько писем в папке "Входящие", вы можете отфильтровать только те сообщения, в которых кто-то упомянул вас.
Представление папки по умолчанию в Outlook теперь включает столбец «Упоминание» и подпись.
В последнем обновлении Outlook 365 профессиональный плюс, 1808, это отображение было удалено, но функция упоминания в Outlook по-прежнему работает.
Работает ли упоминание с мобильных устройств (iPhone и Android) и из веб-версии Outlook?
Прямой ответ ДА, вы можете просто обработать знак электронной почты «@», чтобы открыть ворота упомянутого, и на ваш экран придет список желаемого адреса электронной почты и человека, который позже автоматически заполнит поле «Кому». поле. См. [Изображения]
Он отлично подходит для того, чтобы отметить кого-то и вовлечь его в беседу.
И это все, по крайней мере, с точки зрения отправителя. Вы можете упомянуть столько людей, сколько хотите, а затем отправить электронное письмо, когда будете готовы.
Честно говоря, другие платформы социальных сетей WhatsUp, Facebook или даже Twitter играют важную роль в пометке.
Заключительные слова
Отличный способ выразить свою признательность – преподнести значимый и личный подарок. Упомяните их на встрече или на мероприятии. Визитные карточки — не самый эффективный способ оставаться на связи с людьми.
Упоминания Outlook — это простой способ оставаться на связи с людьми, которые вам помогли. Вы можете упомянуть любого, если у вас есть его адрес электронной почты. И, пожалуй, самое приятное то, что вы можете использовать упоминания Outlook на своем компьютере,
Считаете ли вы, что просмотр электронной почты в поисках необходимых действий занимает слишком много времени? Вас сводит с ума то, что сегодня утром вы просматриваете 178-е электронное письмо, в котором вы были скопированы в информационных целях, но от вас не требовалось ничего делать, кроме как прочитать это письмо позже?
Тайсон Расанен, системный инженер Fulcrum Group, хочет поделиться функцией, которая поможет вам в этом. и угадайте, что это не стоит ни копейки, если у вас уже есть Outlook 2016!
Вот как @упомянуть коллег в Outlook
<р>1. Откройте новое электронное письмо в Outlook 2016.
<р>3. Нажмите Enter на имени контакта. <р>4. Удалите часть имени, которую вы не хотите использовать в тексте, и нажмите "Отправить"! <р>5. После получения вашего сообщения ваш получатель будет "помечен" следующим образом!
Обратите внимание, как @Tyson выделено, что означает, что меня отметили
Теперь, если вы играете дома, вы можете заметить, что не видите символ @ в своем Outlook, и вам интересно, почему это так. Чтобы лучше использовать эту функцию, вы можете добавить столбец упоминаний в Outlook
Включить столбец @Mentions в Outlook
<р>1. В Outlook щелкните правой кнопкой мыши столбцы над электронной почтой с пометками "От", "Тема" и т. д.2. Нажмите Выбор поля.
<р>4. Теперь у вас включена колонка упоминаний! Любые сообщения, в которых вы отмечены (@’d), теперь будут отмечены символом @ рядом с ними.
Вы также можете задаться вопросом, есть ли способ, которым вы можете выбрать ТОЛЬКО просмотр электронных писем, в которых люди упомянули вас.
К счастью, это невероятно просто:
Как просмотреть только сообщения об упоминаниях
<р>1. На верхней панели нажмите «Упоминания».<р>2. Сделанный! Теперь вы должны видеть только письма, в которых вас упомянули!
Часто задаваемые вопросы
В: Нужна ли мне для этого учетная запись Office 365?
О: Нет, это работает с Outlook 2016 или более поздней версии
В: Как это выглядит для тех, кто использует клиенты без Outlook?
A: Веб-почта в Gmail, Hotmail, OWA Exchange 2010 и т. д. будет отображать @[Пользователь] в теле письма. Однако ссылки будут просто действовать как гиперссылки на их электронную почту. Исключением является портал OWA Office 365, на котором БУДЕТ отображаться символ @.
Одна из наиболее важных функций SimplyTag — помощь в применении категорий к сообщениям Outlook. Он узнает, какие категории вы применяете к каким типам сообщений, и предлагает правильную категорию для применения к сообщениям. Это означает, что в большинстве случаев для классификации сообщения достаточно нажать одну кнопку.
Кнопка SimpleTag на ленте Outlook:
Предложения по категориям¶
Когда вы выбираете сообщение в списке сообщений главного окна Outlook, SimplyTag отображает предлагаемые категории (теги) для этого сообщения на Кнопке тега одним нажатием (два левых столбца на снимке экрана выше). ). Чтобы применить к сообщению одну из этих категорий, нажмите кнопку . Все верно — достаточно одного клика!
Если вы не видите нужный тег среди кнопок тегов одним нажатием, что может произойти, когда вы только начинаете использовать SimplyTag, QuickTag, чтобы открыть окно QuickTag . Окно QuickTag позволяет применить категорию, набрав несколько букв ее имени. Все, что нужно - всего несколько нажатий клавиш. Мы рекомендуем вам поэкспериментировать и привыкнуть к использованию окна QuickTag — оно очень мощное.
Если SimplyTag не уверен в правильной категории для определенного сообщения, вы увидите «Выбрать тег» в поле предложения папки. Это может произойти в первые несколько дней после начала использования продукта. В этом случае используйте QuickTag. SimplyTag быстро научится тому, что вы делаете.
Классифицировать и архивировать за один шаг¶
Перемещение сообщений из папки «Входящи延
После того как вы классифицируете сообщение, вы захотите переместить его из папки "Входящие". Важно, чтобы папка «Входящие» была как можно меньше. У большинства пользователей SimplyTag очень мало папок. Они полагаются на категории и поиск для организации и поиска сообщений. В простейшем случае у вас будет всего одна папка «Архив». У некоторых людей их несколько, например, «Архив-Личное» и «Архив-Работа».
С помощью SimplyTag вы можете классифицировать сообщения и перемещать их из папки "Входящие" одним действием. Вот один из способов сделать это:
- Определите специальную категорию для каждой папки архива. Например, категория «MoveToArchiveWork» для папки «Archive-Work».
- Укажите Действие "Переместить в папку" для этой категории и задайте для папки значение "Архив-Работа".
- Теперь, когда вы помечаете сообщение, в дополнение к другим категориям, назначайте ему категорию «MoveTo…». Например, если вы хотите пометить сообщение категорией «ProjectA» и переместить его в «Archive-Work», назначьте ему категории «ProjectA» и «MoveToArchiveWork». Как побочный эффект назначения «MoveToArchiveWork», SimplyTag переместит это сообщение в папку «Archive-Work». Сообщение будет помечено и перемещено за один шаг.
Обязательно установите параметр не ставить теги автоматически для тегов архива.
Если вы используете учетную запись на основе PST, следите за размером файла PST. Если он становится слишком большим, создайте новый файл PST и запустите в нем новые папки архива.
Предложения папок¶
Если вы используете несколько архивных папок и определяете категории «MoveTo…», как описано выше, логика предложения категории SimplyTag будет работать и с тегами «MoveTo…». По сути, это превращает предложения тегов в предложения папок. Конечно, если вы храните файлы в нескольких папках, мы рекомендуем использовать для этого SimplyFile. SimplyFile оптимизирован для этого случая.
Классификация отправленных сообщений¶
В дополнение к категоризации сообщений в вашем почтовом ящике SimplyTag может предложить вам пометить отправляемые вами сообщения. Вы можете включить/отключить это приглашение с помощью этого параметра, расположенного на вкладке "Теги" окна "Параметры".
Автоматическая категоризация входящих сообщений¶
В версии 2 SimplyTag появилась возможность автоматически помечать входящую электронную почту тегами.
Расскажите, что вы думаете¶
SimplyTag — это забавный инструмент; и чем больше вы его используете, тем лучше он становится. Надеемся, вам понравится пользоваться SimplyTag. Расскажите нам, как это работает для вас.
Роб Вудгейт
< /p>
Роб Вудгейт
Писатель
Роб Вудгейт — писатель и ИТ-консультант с почти 20-летним опытом работы в частном и государственном секторах. Он также работал инструктором, специалистом по технической поддержке, менеджером по доставке, системным администратором и выполнял другие функции, связанные с обеспечением совместной работы людей и технологий. Подробнее.
Проблема хранения электронной почты в одном большом архиве заключается в повторном поиске определенных сообщений. Так вот, люди создают одну лишнюю папку, а потом две, а потом загружает! Используйте эти приемы вместо папок для организации архива.
Как (и зачем) помечать сообщения
Мы рекомендуем просто заархивировать вашу электронную почту. Это лучший способ организовать это. Не тратьте время на перемещение сообщений по папкам в почтовом клиенте — поместите все в одну архивную папку. Например, в Gmail просто нажмите кнопку "Архивировать".
Но если у вас нет папок, как упорядочить сообщения, чтобы их было легко найти? Ответ прост: теги.
Самое большое преимущество использования тегов вместо папок заключается в том, что вам не нужно помещать электронное письмо в одну папку. С помощью тегов вам больше не нужно решать, будет ли эта почта о проблеме поставщика в клиентском проекте отправляться в папку поставщика, папку клиента, папку проекта или папку извлеченных уроков. Вы просто добавляете соответствующие теги к электронному письму, и затем вы можете легко найти его снова, независимо от того, хотите ли вы найти электронные письма, связанные с этим поставщиком, клиентом и т. д.
Если вы переходите от системы, основанной на папках, к единому архиву, теги — это ключ к возможности последующего поиска. Вы можете пометить пакетно, поэтому, если у вас есть папка для клиента, вы можете пометить каждый элемент там именем этого клиента, прежде чем перемещать его в свой архив. Таким образом, вы можете быть уверены, что его снова легко найти.
Более того, пометки просты (почти) в каждом современном почтовом приложении. Даже если вы в конечном итоге сохраните папки, теги настолько полезны, что мы все равно рекомендуем это делать.
Категоризация в Outlook
В Outlook пометка называется «категоризацией». Вы можете создавать сколько угодно категорий, назначать им цвета, а затем применять их к чему угодно в Outlook — к сообщениям электронной почты, событиям календаря, задачам, заметкам и даже контактам. Это не только упрощает поиск, но и выделяет цветом содержимое Outlook. Например, если вы создаете категорию для проекта и назначаете ей определенный цвет, скажем, фиолетовый, вы можете пометить каждый связанный элемент этой категорией. Ничего не читая, вы будете знать, что каждое фиолетовое электронное письмо, событие календаря, задача, заметка или контакт связаны с этим проектом. Категории еще не появились в мобильном приложении Outlook, поэтому вам придется выполнять категоризацию в клиенте или веб-приложении.
При категоризации почты вы можете классифицировать все сообщения в одной папке, выбрав все сообщения электронной почты (используя сочетание клавиш Ctrl+A), а затем выбрав нужную категорию или категории. Вы даже можете изменить представление папки «Архив», чтобы она группировала почту по категориям, что будет имитировать структуру папок. Затем вы получаете преимущества тегов и преимущества просмотра папок.
Пометка в Gmail
В Gmail добавление тегов называется "маркировка" и работает как в веб-приложениях, так и в мобильных приложениях. Как и в Outlook, вы можете создать столько меток, сколько захотите (вроде — есть ограничение в 5000, после чего Google говорит, что у вас могут возникнуть проблемы с производительностью, но мало кто это делает) и назначать им цвета. Вы также можете создавать фильтры для автоматической маркировки сообщений электронной почты на основе любых критериев, которые вы хотите.
Ярлыки стали интуитивно понятной и неотъемлемой частью работы с Gmail, главным образом потому, что вы не можете добавлять папки. Итак, установите ярлыки, и вы увидите, как ваш почтовый ящик станет совершенно другим и лучшим местом.
Пометка в Apple Mail
Пометка в Apple Mail называется «пометкой». В отличие от Outlook, вы ограничены существующими семью флагами, так что от этого никуда не деться: у Apple здесь не очень хорошо получилось. Однако, в свою защиту, они сильно продвигают смарт-папки. Хотя это не так просто и быстро, как теги, существует есть система, которую вы можете использовать для группировки своей электронной почты. Мы рассмотрели смарт-папки и знаем, что они работают, но из трех почтовых приложений, которые мы рассматриваем здесь, Apple Mail меньше всего подходит для одного метода архивирования.
Начнем поиск
Используете ли вы почтовый клиент (например, Microsoft Outlook или Apple Mail), веб-интерфейс (например, Gmail или Yahoo! Mail) или почтовое приложение на своем телефоне, поиск — ваш друг. В большинстве случаев имени или тега (или их комбинации) будет достаточно, чтобы найти то, что вы ищете. Например, вы можете выполнить поиск «Joe BBQ», чтобы найти электронное письмо от Джо о барбекю, которое у него будет на следующей неделе, или «Project Alpha», чтобы найти все электронные письма с тегом «Project Alpha». Но существует множество продвинутых и простых методов поиска, которые помогут вам найти эти электронные письма, спрятанные немного глубже в куче похожих результатов.
Использование поиска Outlook
Возможности поиска в Outlook раньше были немного отрывочными, но те времена прошли. Теперь поиск в клиенте Outlook, веб-интерфейсе или мобильном приложении выполняется молниеносно быстро и точно. Тем не менее, клиент содержит самые мощные инструменты поиска, так что вам сюда, если у вас есть особенно изысканный или сложный поисковый запрос.
Окно поиска расположено над основной панелью почты и всегда доступно.
Мы уже рассказывали, как изменить места поиска из текущей папки в другие области Outlook.Вы также можете быстро найти сообщения, связанные с текущим отправителем, щелкнув правой кнопкой мыши сообщение в папке "Входящие", выбрав "Найти похожие", а затем "Сообщения в этой беседе" или "Сообщения от отправителя".
Outlook найдет все предыдущие электронные письма в цепочке или от отправителя и отобразит их.
Если вы регулярно выполняете один и тот же поиск, вы можете создать настраиваемые папки динамического поиска, чтобы выполнять один и тот же поиск каждый раз, когда вы их открываете. Они особенно полезны для поиска новых электронных писем с определенными ключевыми словами или определенными свойствами, такими как размер, вложения или категории.
Чтобы выполнить более сложный поиск, вы можете использовать опцию «Расширенный поиск». Это находится на вкладке «Поиск», которая появляется только при щелчке в поле «Поиск». На вкладке "Поиск" выберите Инструменты поиска > Расширенный поиск.
При этом открывается панель расширенного поиска, где вы можете выбрать любое количество критериев для поиска.
Используйте вкладки "Дополнительные параметры" и "Дополнительно", чтобы получить доступ к дополнительным критериям. Параметры расширенного поиска необычайно велики, в них используются свойства, о существовании которых вы почти наверняка не знали. Например, вот список «Дополнительно» > «Все поля почты», который вы можете выбрать.
Вы можете использовать расширенный поиск для извлечения любого электронного письма из вашего архива, и он делает это довольно быстро, даже со сложными запросами.
Имейте в виду, что если вы используете учетную запись электронной почты Microsoft, Outlook по умолчанию синхронизирует только почту за последние 12 месяцев, но вы можете изменить это, чтобы включить все ваши электронные письма, если хотите.
Использование поиска Gmail
Неудивительно, что поиск в Gmail быстрый и точный как в веб-интерфейсе, так и в мобильном приложении. Существует множество ключевых слов, по которым вы можете выполнять поиск, например «от», «до», «новее_чем», «старее_чем», «метка» и так далее. Вместо того, чтобы требовать, чтобы вы запоминали все это, в веб-интерфейсе есть раскрывающийся фильтр, который мы подробно рассмотрели ранее.
Использование поиска Apple Mail
Apple Mail не имеет таких возможностей расширенного поиска, как Outlook, но у него есть одно существенное преимущество — вы можете искать электронные письма с помощью Spotlight. Если вы являетесь пользователем Spotlight (а вы должны им быть), вы можете искать почту прямо оттуда. Вы также можете настроить смарт-почтовые ящики, которые чем-то напоминают динамические папки поиска Outlook.
Между тегами и поиском вы сможете довольно быстро находить большинство сообщений в любом почтовом приложении. Outlook, вероятно, имеет самую эффективную маркировку, потому что она охватывает любой элемент, а не только почту, а поиск Gmail не имеет себе равных. Apple Mail не обязательно может конкурировать ни с одним из них, но, хотя его теги не очень хороши, поиск и автоматическая фильтрация довольно хороши.
Выберите подходящее почтовое приложение и приступайте к организации!
- › Как использовать новое окно поиска Microsoft Outlook
- › Как установить Google Play Маркет в Windows 11
- › Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
- › Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
- ›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
- › Как восстановить метки панели задач в Windows 11
- › Что означает XD и как вы его используете?
Читайте также: