Как пользоваться почтой Outlook

Обновлено: 20.11.2024

Миллионы людей используют Microsoft Outlook, но сколько из них действительно пользуются его функциями? Кого-то обилие кнопок и вкладок может оттолкнуть, может показаться запутанным и сложным. Но это прекрасно, просто большинство людей не используют его эффективно.

Вот 10 функций, о которых большинство людей не знает, но которые могут изменить весь ваш опыт работы с Outlook:

1. Планирование электронных писем

Иногда я работаю допоздна, но не всегда хочу, чтобы клиенты об этом знали. У вас могут быть новости, блог или статья, о которых вы не хотите, чтобы люди знали до следующего дня, но тогда у вас не будет времени, чтобы начать отправлять обновления. Outlook позволяет вам написать электронное письмо и запланировать его отправку.

Как: после того, как вы написали письмо, перейдите в раздел Параметры>Отложить доставку и установите флажок Не доставлять раньше, а затем введите дату и время. вы хотите, чтобы сообщение удерживалось до. Нажмите «Закрыть», а затем отправьте электронное письмо. Оно не будет отправлено раньше указанного вами времени.

Совет: с мая 2020 г. те же функции доступны в веб-почте Microsoft Office 365.

2. Создавайте новые встречи, встречи, задачи и контакты в одном окне.

Если вы, как и я, часто переключаетесь между контактами, календарем и электронной почтой, эта функция вам очень понравится. Это позволяет вам создать новую задачу или встречу, не выходя из почтового ящика.

Как: на главной странице электронной почты нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой "Новый адрес электронной почты". Затем вы просто выбираете, какой элемент вы хотите добавить: контакт, встречу и так далее. Вы также можете получить доступ к тому же списку, щелкнув правой кнопкой мыши значок Outlook на панели «Пуск».

Совет для профессионалов: быстро создайте новую встречу в календаре, включающую содержимое сообщения электронной почты, перетащив сообщение электронной почты на значок календаря в Outlook.

3. Быстро отправляйте похожие электронные письма с помощью Quick Parts

Если вы регулярно отправляете подобные электронные письма, например, чтобы пригласить людей на мероприятие, Quick Parts позволяет сохранить текст электронного письма (или его части). Затем вы можете вставить его в будущие сообщения. Кроме того, если вы сохраните его как автотекст, то в следующий раз, когда вы начнете писать тот же контент, Outlook предложит вам оставшийся текст, и вы сможете просто нажать Enter, чтобы вставить текст.

Как: написав электронное письмо, выделите текст, который хотите сохранить. Перейдите на вкладку Вставка (верхняя строка меню). Нажмите Экспресс-блоки, а затем Сохранить выделенное в галерее экспресс-блоков. Затем вы можете дать ему имя для удобства, а в раскрывающемся списке Галерея вы можете сохранить его как Quick Part или как Auto text, который автоматически предложит его в следующий раз, когда вы начнете вводить начало предложения. .

4. Сочетания клавиш

Нам нравятся сочетания клавиш, и есть несколько полезных, которые следует знать при использовании Outlook:

Переключиться на почту: CTRL+1
Переключиться на календарь: CTRL+2
Переключиться на контакты: CTRL+3
Переключиться на задачи: CTRL+4
Назначить новую встречу: CTRL+SHIFT+A
Создайте новый контакт: CTRL+SHIFT+C
Начать новое сообщение: CTRL+SHIFT+M
Отправить сообщение: ALT+S
Ответить на сообщение: CTRL+R

Если вы раньше не пользовались сочетаниями клавиш, настоятельно рекомендуем выучить несколько — вы будете удивлены, насколько они ускорят ваш день!

5. Посмотрите на это по-своему

Большинство людей используют представление папки "Входящие" по умолчанию, но есть и другие способы просмотра, которые могут вам больше подойти.

Как: в Windows нажмите вкладку Вид (верхняя панель инструментов), а затем Изменить вид. Вы должны увидеть несколько предустановленных представлений на выбор. Если вы хотите сделать еще один шаг, вы можете нажать Просмотр настроек, где вы можете добавить столбцы, отсортировать электронные письма, изменить шрифт и многое другое. Выбрав нужные параметры, вы можете сохранить представление.

6. Просмотр сообщений по-своему

Мне это очень нравится. Вы можете настроить способ отображения определенных электронных писем. Например, вместо полужирного шрифта мои непрочитанные электронные письма выделены зеленым цветом. Еще более полезным является то, что любые электронные письма, содержащие определенное слово (в заголовке или теле), выделяются синим цветом. Это действительно помогает мне, когда я ищу определенные электронные письма. Например, мы организуем мероприятие под названием Tech Talks. Я могу сразу просмотреть электронные письма, относящиеся к мероприятию, что очень полезно.

Вы можете выделить электронные письма от своего начальника ярким цветом, чтобы вы их заметили, или электронные письма, в которых вы только копируетесь (а не адресованы напрямую), в более светлом цвете.

Совет: вы можете сделать то же самое с встречами в календаре, например, сделать все онлайн-собрания Microsoft Teams фиолетовыми, а все встречи с вашим начальником — ярко-красными!

7. Общий доступ к календарям

Общий доступ к календарям может сэкономить время и улучшить командную работу. В SpiderGroup у большинства из нас есть доступ по крайней мере к одному другому человеку в офисе, в то время как многие из нас имеют общий доступ к нашим календарям со всеми. Полезно видеть, какие свободные места есть у людей, особенно когда вам нужно записаться на встречу!

Как: Чтобы поделиться своим календарем с кем-то, войдите в свой календарь и нажмите Поделиться календарем. Введите контакт, с которым вы хотите поделиться своим календарем. В раскрывающемся меню сведений вы можете выбрать, хотите ли вы, чтобы они видели только доступность или полную информацию (вы все равно можете заблокировать личные встречи, если хотите), или даже хотите, чтобы они могли помещать элементы прямо в ваш календарь. Наконец, нажмите Отправить. Получатель примет ваш запрос и получит доступ к вашему календарю.

8. Эффективное управление задачами

Задачи определенно относятся к тем элементам, которые используются не в полной мере. Как и в случае с календарями, списками задач также можно делиться. Еще лучше вы можете делегировать задачи людям в вашей команде. Это здорово, если вы работаете над проектом с одним или несколькими людьми, потому что вы можете назначать определенные задачи определенным людям и получать уведомления о их завершении. Каждый может видеть, насколько они близки к завершению и есть ли какие-то еще не начатые.

Как: сначала создайте задачу (Задача > Новая задача). Введите столько деталей, сколько хотите: тему, дату начала, дату выполнения, статус и так далее. В строке меню выберите Назначить задачу, введите имя того, кому вы хотите назначить задачу, и нажмите Отправить. Получатель может принять или отклонить задачу, а вы будут уведомлены об их ответе. Если вы также установите оба флажка при отправке задачи, вы сохраните обновленную копию задачи в своем списке задач, а также получите отчет о состоянии, когда задача будет завершена.

Совет для профессионалов: Microsoft Office 365 включает приложение "To Do", которое автоматически включает все задачи, которые есть в Outlook, а также помеченные электронные письма и Планировщик! Все ваши задачи в одном представлении с возможностью планировать и систематизировать их.

9. Создание правил и управление ими

Элемент правил Outlook помогает расставлять приоритеты и упорядочивать электронные письма в соответствии с вашими потребностями. Примеры того, что вы можете сделать, включают в себя: размещение электронных писем от определенного человека в отдельной папке. Вы можете захотеть, чтобы информационные бюллетени отправлялись в папку «Читать позже», когда у вас есть время побыть в тишине. Возможно, вы захотите навсегда удалить электронные письма от определенного человека (возможно, от этого определенного человека, который отправляет общие электронные письма, от которых вы не можете отказаться). Вы можете пересылать определенные электронные письма кому-то еще в команде или иметь папки, специфичные для определенных проектов. Вы также можете получить оповещение на свой телефон, например, если вы ждете чего-то срочного.

Как: для управления и создания новых правил перейдите в раздел Правила>Управление правилами и предупреждениями>Новое правило. Здесь вы можете выбрать тип правила, которое вы хотите применить, затем нажмите Далее, чтобы добавить дополнительные сведения, например, является ли это правилом для определенных людей или субъектов, снова нажмите Далее и добавьте детали того, что вы хотите, чтобы произошло к этим электронным письмам. Вы можете изменить правила в любое время, выполнив тот же процесс, не нажимая Новое правило.

Совет для профессионалов. Используя функцию Microsoft Power Automate в Office 365 (также известную как Flow), вы можете автоматизировать свои электронные письма. Например, если вы получаете ежедневный выбор тортов в свой почтовый ящик, вы можете создать некоторую автоматизацию, чтобы поделиться им. с остальной частью вашего офиса через Microsoft Teams.

10. Поиск

Прошли те времена, когда вам приходилось разбивать все ваши электронные письма на отдельные папки, чтобы у вас была надежда найти их снова. Функция поиска в Outlook значительно улучшилась, и теперь вы можете найти любой контент, основываясь всего на нескольких словах.

Как: вы можете просто ввести критерии поиска в строку поиска в верхней части окна Outlook, но если вы хотите быстро получить нужный результат, вот несколько основных советов по поиску:

добавьте "от:" или "кому:" перед поиском, чтобы найти электронные письма от определенного человека

Если вам нужно вложение электронной почты, попробуйте добавить ' hasattachment:yes'

ищете неуловимое электронное письмо, которое, как вы знаете, пришло вчера, попробуйте "получено: вчера"

Если вам не хватает места в папке "Входящие", вы можете найти все большие электронные письма, выполнив поиск "messagesize:enormous"

Просто хотите просмотреть все электронные письма, на чтение которых вы еще не нашли время, попробуйте "read:no"

Это лишь некоторые из наших фаворитов, но если вы хотите узнать больше или вам нужна помощь по любому из вышеперечисленных вопросов, не стесняйтесь обращаться к нам.

В этом руководстве вы познакомитесь с основами использования электронной почты Microsoft Outlook. Вы не только узнаете, как составить и отправить свое первое электронное письмо, эти учебные пособия по Outlook покажут вам, как эффективно организовать свой почтовый ящик Outlook.

Если вы только начали использовать Microsoft Outlook или вам нужно освежить свои навыки работы с Outlook, это исчерпывающее руководство по работе с электронной почтой Microsoft Outlook поможет вам. В Outlook также есть много полезных функций, которые не только помогут вам создавать и отправлять электронные письма, но и помогут вам более эффективно использовать вашу электронную почту.

Как использовать Outlook, чтобы быть более продуктивным

Используете ли вы Microsoft Outlook для своей рабочей или личной электронной почты, вы, вероятно, тратите много времени каждый день на электронную почту. Эти исчерпывающие руководства по Microsoft Outlook покажут вам, как максимально эффективно использовать вашу систему электронной почты. Понимание того, на что способна ваша система электронной почты Outlook, – это первый шаг к экономии времени и повышению эффективности работы.

Ознакомьтесь с одним из этих подробных руководств по Outlook для начинающих. Или добавьте это руководство в закладки, чтобы приступить к изучению каждой полезной темы, когда у вас будет время.

Узнайте, как отправить электронное письмо с помощью Microsoft Outlook, из этого пошагового видео и руководства. Мы также рассмотрим, как составить электронное письмо.

Правила Outlook могут быть ключевым инструментом для организации почтового ящика. Из этого руководства вы узнаете, как настроить правила в Outlook.

В вашей папке входящих сообщений Microsoft Outlook беспорядок? Из этого пошагового видео и руководства вы узнаете, как повысить эффективность Outlook.

Вы получаете много задач по электронной почте Outlook? Держите задачи и другие встречи под рукой, научившись пользоваться календарем Microsoft Outlook.

Ваши контакты Microsoft Outlook – важная часть вашей электронной почты. Из этого руководства вы узнаете, как добавлять контакты в Outlook и многое другое.

Нужно ли вам узнать, как отправлять большие файлы по электронной почте в MS Outlook? Это руководство поможет вам обойти ограничение размера вложения Outlook.

Вы думаете об использовании Microsoft Outlook? Узнайте, что такое Outlook, и узнайте, как его использовать, из этого краткого руководства.

Были ли у вас случаи исчезновения электронных писем из Outlook? Узнайте, как найти недостающие электронные письма, из этого короткого видео + руководства.

Нужно ли вам знать, как получить электронную почту в Outlook? Из этого руководства вы узнаете, как восстановить удаленные и заархивированные электронные письма.

Если вам нужно научиться создавать резервные копии электронной почты Outlook, это руководство для вас. Вы познакомитесь с несколькими различными методами резервного копирования Outlook.

Знаете ли вы, что в Outlook можно создать правило для автоматической фильтрации сообщений электронной почты? Узнайте, как фильтровать электронные письма в Outlook, из этого короткого видео и руководства.

Тратьте меньше времени на электронную почту с помощью ярлыков Outlook. Имейте больше времени для остальной части вашей работы. Изучите наиболее распространенные сочетания клавиш Outlook в этом руководстве.

Ваша учетная запись электронной почты Microsoft уязвима. Если вы занимаетесь бизнесом (или даже если вы им не занимаетесь), вас должно волновать, как отправить защищенное электронное письмо в Outlook.

Вы с трудом выполняете задачи по управлению проектами? Используя OneNote и Outlook вместе, вы сможете лучше управлять своими задачами.

Ваша учетная запись электронной почты Outlook является важной частью вашего бизнеса. Из этого руководства вы узнаете, как в полной мере воспользоваться преимуществами безопасности Outlook.

Интересно, как настроить подпись в Outlook? Узнайте, как изменить подпись Outlook, из этого видео и руководства.

Узнайте, как быстро настроить сообщение об отсутствии на работе в Microsoft Outlook, из этого руководства и видео.

Не загромождают ли нежелательные электронные письма ваш почтовый ящик? В этом руководстве вы узнаете, как архивировать электронные письма в Outlook, а также как удалять электронные письма в Outlook.

Подпишитесь ниже, и мы еженедельно будем присылать вам по электронной почте сводку всех новых руководств по бизнесу. Никогда не упускайте возможность узнать о следующем большом событии.

В этой статье мы расскажем, как эффективно использовать электронную почту Outlook. Таким образом, вы можете без проблем использовать учетную запись электронной почты. Microsoft Outlook — выдающийся почтовый клиент, который подходит как для бизнеса, так и для частных лиц. Его простой дизайн и уникальные функции облегчают управление электронной почтой.

Microsoft Outlook управляет несколькими учетными записями электронной почты пользователя. Вы можете отправлять, получать, пересылать, удалять электронные письма и т. д. Кроме того, он предлагает календари, задачи и контакты. Вы можете назначать встречи, начинать онлайн-встречи, составлять список обязательных действий.

Все вышеперечисленные функции делают Microsoft Outlook идеальной утилитой для бизнеса. Более того, если вы не хотите использовать эти функции, вы можете использовать их как простой почтовый клиент. Таким образом, как отдельные лица, так и организации могут эффективно использовать электронную почту Outlook.

Как эффективно использовать электронную почту Outlook

Электронная почта Microsoft Outlook поддерживает множество инструментов, повышающих производительность бизнеса и частных лиц. Однако большинство функций применимы не ко всем.В этом руководстве по электронной почте Outlook вы изучите только основные функции для эффективного использования электронной почты Outlook.

1. Настройте учетную запись

Первым шагом в обучении эффективному использованию электронной почты Outlook является настройка учетной записи электронной почты в Microsoft Outlook. Вы можете использовать программное обеспечение только после входа в систему со своим адресом электронной почты. Процесс добавления учетной записи электронной почты прост. Для входа в систему вам нужен только активный идентификатор электронной почты. Чтобы настроить учетную запись в Microsoft Outlook, выполните следующие действия.

2. Создать и отправить электронное письмо

Основной функцией почтового клиента является отправка и получение электронной почты. Все остальные операции будут позже. Создание электронной почты — это ответ на вопрос, как использовать электронную почту Outlook. Во-первых, вы должны научиться создавать электронные письма и использовать дополнительные функции.

Сначала нажмите значок "Новая электронная почта" в строке меню.

Кому — в этом поле вы указываете адрес электронной почты, на который хотите отправить электронное письмо

Копия. Этот параметр позволяет отправить копию одного и того же сообщения электронной почты на несколько адресов электронной почты.

Тема. Введите тему письма или причину, по которой вы его отправляете.

Тело — это основное содержание электронного письма. Вы должны написать фактическое сообщение электронной почты.

Отправить. Наконец, нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить электронное письмо.

Формат текста. С помощью этой опции вы можете изменить формат текста электронной почты.

Прикрепить файл — эта кнопка позволяет добавить файлы или медиафайлы по электронной почте.

Прикрепить элемент. С помощью этого параметра вы можете добавить визитную карточку, календарь или другие элементы Outlook.

Подпись — добавьте текст, логотип, изображение внизу сообщения электронной почты, включив Подпись.

3. Управление почтой "Входящие" в Outlook

Макет Microsoft Outlook по умолчанию состоит из трех столбцов. В левом столбце есть папки почтового ящика, такие как «Входящие», «Черновики», «Отправленные», «Исходящие», «Архив», «Корзина» и т. д. В среднем столбце вы можете увидеть все электронные письма, доступные в выбранной папке. Правый столбец содержит содержимое сообщения электронной почты. Вы также можете просмотреть электронное письмо в новом окне, дважды щелкнув любое письмо.

Опция поиска. Эта опция поможет вам найти конкретное электронное письмо. Он доступен в средней колонке.

Удалить — эта кнопка находится в верхней строке меню и появляется при выборе сообщения электронной почты. Вы можете удалить или переместить письмо в корзину.

Ответить. Эта кнопка позволяет вам напрямую ответить на электронное письмо. Он отображается в правом столбце.

Переслать. С помощью этой кнопки вы можете пересылать важные электронные письма на несколько адресов электронной почты.

Выше приведены некоторые основные параметры, которые необходимо знать, чтобы научиться эффективно использовать электронную почту Outlook.

4. Загрузите данные почтового ящика

В Microsoft Outlook 2016 есть функция, с помощью которой вы можете перенести элементы почтового ящика в свою систему. Он позволяет загружать элементы почтового ящика, календарь, контакты, задачи, архив и папки. Вы можете использовать эту функцию для защиты ценных элементов электронной почты. Вы можете экспортировать файлы электронной почты Outlook в форматах PST и CSV. Ниже приведены шаги по переносу элементов почтового ящика.

Вы также можете использовать Outlook Converter для преобразования сообщений электронной почты Outlook в другие форматы файлов или переноса почтовых ящиков Outlook в другие учетные записи службы электронной почты.

Все приведенные выше инструкции являются лучшим руководством по использованию электронной почты Outlook.

Заключение

Надеюсь, в статье содержится вся необходимая информация о том, как эффективно использовать электронную почту Outlook. Microsoft Outlook — идеальный инструмент для бизнеса из-за его многочисленных функций. Программное обеспечение может управлять несколькими учетными записями электронной почты, но большинство пользователей не используют все функции. Итак, в этой статье в основном рассматриваются только полезные функции Microsoft Outlook. Спасибо за чтение этого полезного руководства. Чтобы узнать больше об обновлениях, связанных с Outlook, регулярно посещайте этот блог справки MS Outlook.

Электронная почта – широко используемая форма связи. Это может быть полезным рабочим инструментом, который может повысить эффективность вашей работы в офисе, но он также может отнимать слишком много времени и энергии. Экономия даже небольшого количества времени на электронной почте может помочь вам переключить внимание на другие важные задачи, что приведет к экономии времени в течение рабочего дня. В этой статье мы рассмотрим несколько полезных и простых в применении советов, которые помогут вам максимально эффективно использовать электронную почту Microsoft Outlook.

Советы по использованию электронной почты Outlook

Электронная почта — важная часть профессионального общения в офисе.Если в вашей организации используется Microsoft Outlook, изучение способов его эффективного использования будет важно для вашего профессионального развития, поскольку эти навыки позволят вам легко организовывать встречи с коллегами и отправлять электронные письма. Вы сможете с легкостью произвести впечатление на своих коллег и руководителя на новой работе, используя эти функции. Возможно, вы даже сможете научить своих коллег пользоваться этими инструментами.

Используйте эти советы, чтобы максимально эффективно использовать имеющиеся в вашем распоряжении инструменты для повышения эффективности на рабочем месте:

Эффективно обрабатывайте сообщения.

Отозвать или отменить отправку электронной почты.

Очистите свой почтовый ящик одним щелчком мыши.

Создайте шаблоны электронных писем для общих ответов.

Запланируйте отправку писем в будущем.

Используйте свой календарь Outlook как эксперт.

Эффективно обрабатывайте сообщения

Лучший способ начать упорядочивать непослушный почтовый ящик Outlook — разработать систему организации. Outlook позволяет организовать вашу электронную почту в систему папок, чтобы упростить навигацию. Организационная система будет мотивировать вас работать с входящей почтой и облегчит сортировку непрочитанных сообщений.

Вы можете сегментировать свою электронную почту по категориям, с которыми вы будете иметь дело по-разному. Например, вы можете классифицировать сообщения как «самые важные», «сделать позже», «внешняя почта» или «приглашения на встречи». Используйте Outlook для создания правил для каждого входящего электронного письма, чтобы оно автоматически сортировалось в папку, которую вы создаете для каждой категории сообщений. Например, вы можете переместить все приглашения на встречи в папку «приглашения на встречи», а затем создать правило, чтобы все приглашения автоматически попадали в эту папку.

Если вы используете мобильное устройство, не забудьте настроить телефон на синхронизацию почты из созданных вами папок, чтобы случайно не пропустить сообщение.

Отозвать или отменить отправку письма

Нет ничего хуже, чем осознавать, что допустили опечатку или ошибку сразу после того, как нажали кнопку «Отправить» в электронном письме. Функция отзыва Outlook прекрасно подходит для такого рода ситуаций. Просто научитесь вспоминать сообщения электронной почты в Outlook, и вы сможете избежать досадных ошибок при работе с электронной почтой.

Чтобы отменить отправку или отозвать уже отправленное электронное письмо, откройте папку "Отправленные" и дважды щелкните электронное письмо, которое хотите отозвать. Затем щелкните раскрывающееся меню «Действия», а затем «Отозвать это сообщение». Появится окно отзыва, в котором вы сможете выбрать между удалением непрочитанных версий электронной почты или заменой их обновленной версией электронной почты. Вы также можете выбрать получение отчета о неудачном или успешном отзыве сообщения для каждого получателя.

Единственным потенциальным недостатком этой функции является то, что вы не можете отозвать электронное письмо после того, как его открыл получатель. Кроме того, функция отзыва будет работать только в том случае, если получатель также использует Outlook. Если они используют Gmail или другое почтовое приложение, вы не сможете отозвать электронное письмо, но вы все равно можете отправить сообщение об отзыве. Просто добавьте примечание о том, что получатель должен игнорировать первое электронное письмо и вместо этого ссылаться на информацию в самом последнем электронном письме. Вы можете добавить «срочно» в строку темы последнего электронного письма, чтобы побудить получателя сначала открыть это письмо.

Чтобы избежать случайной отправки неправильного электронного письма, вы также можете настроить отправку электронных писем с небольшой задержкой. Таким образом, если вы вспомните сразу после отправки, что забыли что-то включить или обнаружите ошибку, вы все равно сможете предотвратить отправку электронного письма или обновить его.

Чтобы отложить получение электронной почты с помощью Microsoft Outlook, перейдите в раздел «Файл» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Оттуда выберите «Новое правило» и начните с «Пустого правила». Обязательно пропустите условия, чтобы охватить все ваши исходящие сообщения. Затем выберите "Отложить доставку на несколько минут" в "Шаг 1" и укажите количество минут, на которое должно быть отложено каждое сообщение.

Приведите в порядок свой почтовый ящик одним щелчком мыши

Очищение папки "Входящие" с большим количеством непрочитанных сообщений может занять много времени и сил, особенно после возвращения с работы из командировки или отпуска, когда сообщения накапливаются. К счастью, вы можете установить автоматическое сообщение об отсутствии на работе, когда вы находитесь в отпуске или имеете минимальный доступ к своему почтовому ящику. Это деликатно сообщит получателям, что они не должны ожидать от вас немедленного ответа, и может перенаправить их к одному из ваших коллег для решения неотложных ситуаций, пока вас нет в офисе.

Тем не менее, функция очистки Outlook, представленная в версии Outlook 2010, позволяет очистить папку "Входящие" одним щелчком мыши. Эта функция удаляет все сообщения, которые позже реплицируются в ветке электронной почты (или в беседах электронной почты с несколькими ответами). Это позволяет вам просматривать одну чистую ветку электронной почты, а не несколько писем из цепочки по отдельности, что экономит ваше время при сканировании и работе с непрочитанными сообщениями.

Чтобы использовать функцию очистки Outlook, нажмите кнопку "Очистить" при просмотре папки "Входящие", затем выберите параметр "Очистить папку" в раскрывающемся меню.

Поначалу этот инструмент может быть немного пугающим, если вы беспокоитесь о потере сообщений, но инструмент не удалит ни одно сообщение, которое не будет реплицировано позже в цепочке. Кроме того, вы всегда можете найти все свои удаленные сообщения в папке «Удаленные».

Создайте шаблоны электронных писем для общих ответов

Если вы часто переписываете одно и то же сообщение или отвечаете на один и тот же вопрос снова и снова, Outlook может помочь вам сэкономить время, создав шаблон электронной почты. Использование функции «Быстрые части» Outlook может помочь вам перестать постоянно вводить одно и то же или сортировать старые сообщения, чтобы копировать и вставлять текст, который вы вводили ранее.

Создать шаблон с помощью «Быстрых частей» очень просто. В следующий раз, когда вы обнаружите, что печатаете что-то, что вы, вероятно, повторите позже, выделите соответствующий текст и щелкните вкладку «Вставить». В раскрывающемся меню «Вставка» выберите «Сохранить выделение в галерее быстрой части». Дайте тексту описательное имя, которое поможет вам запомнить его позже, затем нажмите «ОК».

Теперь шаблон сохранен для использования в будущем. Чтобы добавить текст в будущее сообщение электронной почты, щелкните вкладку «Вставить», когда курсор находится в теле черновика электронной почты, затем выберите «Быстрые части» и щелкните конкретный текст, который вы хотите вставить. Предварительно написанный текст автоматически появится в теле черновика электронной почты. Вы даже можете настроить текст шаблона по мере необходимости в будущих сообщениях.

Планирование доставки писем в будущем

Одной из наиболее недооцененных функций Outlook является возможность планировать доставку электронной почты в будущем. Узнав, как запланировать отправку электронной почты в Outlook, вы поможете вашим сообщениям оказаться в верхней части папки "Входящие" вашего получателя первым делом с утра или в любое время, когда он, скорее всего, проверит свои сообщения.

Таким образом, даже если вы напишете сообщение как раз тогда, когда все остальные уходят из офиса в 17:00, электронное письмо поступит в папку "Входящие" получателя в 9:00 или в то время, когда вы запланируете его доставку. Или, может быть, вы знаете, что коллега в отпуске и не будет в офисе до следующей недели. В этом случае вы можете запланировать получение своего сообщения электронной почты на то время, когда ваш коллега вернется в офис, чтобы ваше сообщение было в верхней части их непрочитанных сообщений.

Запланируйте доставку электронной почты на более позднее время, используя функцию Outlook "Доставка в будущем". После того, как вы написали электронное письмо, но перед его отправкой, нажмите «Параметры», а затем «Отложить доставку». Оттуда появится диалоговое окно «Свойства». В разделе «Параметры доставки» установите флажок рядом с «Не доставлять раньше», а затем установите флажок, который включает эту функцию. Оттуда вы можете выбрать конкретную дату и время, когда вы хотите, чтобы электронное письмо было доставлено. Затем закройте окно и отправьте электронное письмо, как обычно. Электронное письмо будет отправлено только после даты и времени «Не доставлять раньше».

Используйте свой календарь Outlook как эксперт

Хотя большинство людей думают об электронной почте, когда думают о Microsoft Outlook, в Outlook есть много других функций, которые могут облегчить вашу жизнь и повысить эффективность повседневных задач. Календарь Outlook — это отличный способ организовать свое время и держать свое расписание под рукой, чтобы вы могли получить к нему доступ, когда вам это нужно. Вы можете использовать функцию календаря Outlook для отслеживания встреч, собраний, рабочих задач и многого другого. Вы даже можете использовать календарь, чтобы создать список дел, чтобы организовать свое время.

Использование Outlook вдвойне удобно, поскольку вы, скорее всего, получаете большинство приглашений на встречи и запросы на встречи по электронной почте. Если вы пользуетесь календарем Outlook, вам не придется открывать отдельное приложение, чтобы посмотреть, доступны ли вы в определенное время, или добавить что-то в свое расписание. Научитесь перемещаться по календарю Outlook на профессиональном уровне, и вы быстро станете более организованным.

Во-первых, обратите внимание, что по умолчанию для календаря выбран режим просмотра "Месяц". Вы должны увидеть текущую дату, выделенную на экране, отображающем весь календарный месяц. Вы также должны иметь возможность переходить к другим месяцам с этого экрана. Однако есть несколько способов настроить календарь так, чтобы он был готов к использованию каждый раз, когда вы его открываете. Вы можете установить календарь со следующими настройками, а не по месяцам:

Настройка дня показывает события одного дня.

Настройка рабочей недели отображает пять дней рабочего графика или с понедельника по пятницу.

В представлении «Расписание» встречи на каждый день отображаются в виде столбцов, чтобы вы могли легко увидеть дублирующиеся обязательства и потенциальные конфликты.

Вы также можете добавить другие элементы в свой календарь Outlook:

Встречи. В встречах участвуете только вы и еще один человек, и обычно назначается кто-то за пределами вашей организации.

Встречи. В собраниях участвует группа людей, и обычно они распределяются внутри компании. Как организатор встречи вы можете запланировать время и место встречи и разослать приглашения по электронной почте.

Задачи: вы можете создать задачу, чтобы создать блок времени в своем календаре, когда вы планируете работать самостоятельно для выполнения определенных заданий. Заблокировав это время, вы можете быть уверены, что случайно не запланируете встречу или встречу на то время, когда вам нужно работать.

Читайте также: