Как перенести контакты из Outlook в Outlook

Обновлено: 21.11.2024

Существует множество причин, по которым пользователю может понадобиться экспортировать свои контакты из Outlook; использовать эти контакты в слиянии почты; создать список приглашенных на конкретное мероприятие; или импортировать их для использования в другом приложении (например, в личной электронной почте или CRM).

Независимо от причины существуют разные способы экспорта контактов в зависимости от пользовательской версии Microsoft Outlook и Outlook Web. Возьмем, к примеру, пользователя, которому нужно экспортировать свои контакты из Outlook, чтобы отправить заметку о маркетинговых сообщениях с помощью стороннего инструмента электронной почты.

Первое, что вам нужно сделать, это установить, какую версию Outlook (вам нужно будет войти в свою учетную запись Microsoft, чтобы получить доступ к этому ресурсу) использует пользователь. Используйте приведенные ниже ссылки, чтобы перейти к соответствующему разделу этого сообщения для конкретной версии Exchange:

Экспорт контактов из Office 365
Экспорт контактов из Outlook 2013/2016
Экспорт контактов из Outlook для Mac 2016
Экспорт контактов из Outlook Web App

Экспорт контактов из Office 365

Если пользователь использует Office 365, выполните следующие действия, чтобы экспортировать его контакты:

Нажмите плитку "Люди" в Office 365.

Вы увидите список своих контактов, включая: имя, адрес электронной почты и т. д.
Выберите контакты, которые хотите экспортировать.
Выберите раскрывающуюся вкладку "Управление" и выберите "Экспортировать контакты".

Выберите формат экспорта>Microsoft Outlook CSV.

После завершения экспорта файл CSV можно использовать для импорта контактов в большинство сторонних приложений.

Экспорт контактов из Outlook 2013/2016

Если пользователь использует Outlook 2013/2016, он может выполнить следующие действия для экспорта своих контактов:

В клиенте Outlook нажмите "Файл".

Выберите «Экспорт в файл» > «Далее».
Выберите «Значения, разделенные запятыми» > «Далее».
Выберите папку «Контакты» > «Далее».

Выберите место для сохранения этого CSV-файла > Далее > Готово.

Экспорт контактов из Outlook для Mac 2016

Если пользователь использует Outlook для Mac 2016, вы можете выполнить следующие действия, чтобы экспортировать его контакты в файл .olm:

Инструменты > выберите папку контактов > нажмите "Экспорт".

Выберите элементы для экспорта > Контакты.

Подробнее об экспорте контактов из Outlook 2016 для Mac можно прочитать здесь.

Экспорт контактов из Outlook Web App (OWA)

В настоящее время Microsoft не поддерживает экспорт контактов с помощью собственного Outlook Web App. Вместо этого пользователи должны установить клиентскую версию Outlook, чтобы экспортировать свои контакты, и следовать соответствующим инструкциям выше.

В качестве альтернативы Messageware предлагает эту функцию через свой продукт OWA Desktop, предоставляя пользователям возможность экспортировать контакты без установки клиентского приложения Outlook.

Вот как пользователь может экспортировать свои контакты с помощью OWA Desktop:

Нажмите на OWA Desktop Commander на панели задач и выберите >Импорт и экспорт.

Выберите формат, в котором вы хотите экспортировать контакты.

Выберите место, куда вы хотите сохранить экспорт.

Помимо экспорта контактов, OWA Desktop предоставляет функциональные возможности веб-почты OWA на рабочем столе пользователя, отражая возможности Outlook на рабочем столе, но с дополнительным преимуществом тонкого клиента. Как и в OWA на рабочем столе, нет необходимости входить в систему каждый раз, когда пользователь хочет просмотреть или отправить сообщение или получить доступ к своему календарю. Оповещения о новых сообщениях и встречах с доступом к расширенным функциям одним щелчком мыши предоставляются пользователю в режиме реального времени, предоставляя пользователям все функции, которые они ожидают и зависят от Outlook.

По тем или иным причинам может возникнуть необходимость перенести всю адресную книгу электронной почты с одного компьютера на другой. Первая мысль, которая, должно быть, пришла вам в голову, это перепечатать всю адресную книгу и другие важные данные электронной почты и сохранить их отдельно в новой системе. Но, к счастью, у нас есть простой способ перенести все данные Outlook из одной системы в другую.

В этом блоге я предоставлю вам пошаговые инструкции по переносу вашей личной адресной книги (PAB) с одного компьютера на другой.

Знакомство с адресной книгой Outlook

Если в вашей системе правильно установлен и настроен MS Outlook, у вас есть адресная книга Outlook по умолчанию. Эта адресная книга Outlook, обычно известная как автономная адресная книга, содержит наборы папок контактов Outlook. Вы можете подумать, что автономная адресная книга — это физическая адресная книга, но это не так. По сути, это виртуальная концепция, поэтому автономная адресная книга — это просто представление основных папок контактов.

Автономная адресная книга имеет персонализированный просмотр папок контактов и ничего более, поэтому она не может работать независимо. Еще один факт об автономной адресной книге заключается в том, что Outlook не сохраняет файлы автономной адресной книги, которых нет в вашем хранилище данных.

Как перенести адресную книгу Outlook из одной системы в другую?

Теперь, когда мы знаем все об адресной книге Outlook, давайте перейдем к главному и обсудим, как перенести адресную книгу Outlook из одной системы в другую.

После того, как вы успешно выполните вышеупомянутые шаги, у вас будет файл автономной адресной книги в вашей системе. Итак, речь шла о переносе файла автономной адресной книги, но если вы столкнулись с проблемами с Outlook PST, такими как повреждение или повреждение, вы можете обратиться к ядру для восстановления Outlook PST. Это автоматизированный инструмент, который может восстанавливать, восстанавливать и восстанавливать поврежденные файлы PST за несколько простых шагов.

Окончательная обертка

Перенос адресной книги из одной системы в другую в Outlook — довольно простая задача. Все, что вам нужно, это осторожно использовать опцию импорта и экспорта для передачи. Сначала адресная книга экспортируется в виде файла CSV, а затем этот файл импортируется в новую программу электронной почты. Надеюсь, этот блог помог вам успешно перенести автономную адресную книгу.

Могут быть разные причины, по которым вы можете захотеть перенести контакты в свою адресную книгу Outlook. Например, вам досталась внешняя база данных со списком контактов, или вы выполняете миграцию с другого почтового сервера, или, возможно, вы настраиваете новую учетную запись. Какой бы ни была причина, Outlook предоставляет простой способ импортировать все ваши контакты за один раз.

Подготовить контакты для импорта в Outlook

Microsoft Outlook позволяет импортировать контакты из файлов двух типов: PST и CSV.

PST (таблица личного хранилища). Это специальный формат файла для хранения данных в Outlook, клиенте Exchange и другом программном обеспечении Microsoft. В PST-файле контакты уже имеют правильный формат и не требуют дополнительных изменений.

CSV (значения, разделенные запятыми). Если вы храните свою контактную информацию в Excel или другой программе для работы с электронными таблицами или экспортируете свои контакты из другого поставщика услуг электронной почты, такого как Gmail или Yahoo Mail, они, как правило, будут в файле .csv, который можно импортировать в Outlook с помощью нескольких настроек:

Если контактная информация содержит некоторые символы, которых нет в английском алфавите, например Арабский, кириллический, китайский или японский, такие контакты могут быть импортированы некорректно. Чтобы предотвратить возможные проблемы, экспортируйте контакты в файл CSV UTF-8, если такая возможность вам доступна, или преобразуйте CSV в UTF-8 с помощью Excel.
Убедитесь, что значения в файле CSV разделены запятыми. В зависимости от вашей локали по умолчанию устанавливается другой разделитель списка. Например, во многих европейских странах разделителем списка по умолчанию является точка с запятой. Но Outlook поддерживает только запятую в качестве разделителя полей, поэтому перед импортом CSV-файла в Outlook необходимо заменить точку с запятой или любой другой разделитель запятыми.

В приведенных ниже руководствах вы найдете подробные инструкции по экспорту контактов в файл CSV:

В простейшей форме ваш CSV-файл может выглядеть следующим образом:

Как импортировать контакты в Outlook из файла CSV

Чтобы импортировать контакты из CSV-файла в Outlook 2019, Outlook 2016 или Outlook 2013, выполните следующие действия:

По завершении нажмите Далее.

Как обрабатывать повторяющиеся контакты:

Заменить дубликаты импортированными элементами. Выберите этот вариант, если информация в CSV-файле является более полной или актуальной, чем информация в Outlook.
Разрешить создание дубликатов (по умолчанию). Если вы не хотите потерять ни единого бита информации, разрешите Outlook создавать повторяющиеся элементы, просматривать их и объединять сведения об одном и том же человеке в один элемент.
Не импортировать повторяющиеся элементы. Этот вариант можно выбрать, если вы хотите импортировать только новые контакты и оставить все существующие контакты нетронутыми.

На левой панели в разделе От вы увидите имена столбцов из вашего CSV-файла.
На правой панели в разделе Кому вы увидите стандартные поля контактов Outlook.

Если имя столбца в CSV-файле точно соответствует полю Outlook, столбец сопоставляется автоматически и отображается в разделе Сопоставлено из.

Если имя столбца не соответствует какому-либо полю Outlook, вам придется выполнить сопоставление вручную. Для этого перетащите столбец с левой панели и поместите его рядом с соответствующим полем на правой панели. Например, в нашем импортированном CSV-файле есть столбец с именем Должность, и мы сопоставляем его с полем Должность. Чтобы найти совпадение, щелкните знак «плюс» рядом с подходящим полем на правой панели, чтобы развернуть его.

Чтобы убедиться, что все ваши контакты в формате CSV были импортированы в Outlook, нажмите значок Люди на панели навигации, чтобы просмотреть список контактов.

Как импортировать контакты в Outlook из файла PST

В некоторых случаях вам может понадобиться импортировать контакты из файла PST, а не из CSV. Это особенно полезно, когда:

Вы переносите контакты из одной учетной записи Outlook в другую.
Вы перемещаете контакты с одного компьютера на другой.
Вы хотите перенести все элементы Outlook, включая сообщения электронной почты, контакты, встречи и задачи.

В этом случае сначала необходимо экспортировать контакты в файл PST, а затем импортировать их в новую учетную запись или на ПК с помощью мастера Импорт и экспорт, описанного в предыдущем разделе.

Вот шаги для импорта контактов в Outlook из PST-файла:

В разделе Выберите папку для импорта выберите Файл данных Outlook, если вы хотите полностью импортировать PST. Или разверните его и выберите для импорта только конкретную подпапку, в нашем случае Контакты.
Если в области навигации в данный момент выбрана целевая учетная запись/почтовый ящик, вы можете выбрать параметр Импортировать элементы в текущую папку. В противном случае установите флажок Импортировать элементы в ту же папку в и выберите почтовый ящик или файл данных Outlook, в который следует импортировать контакты.
По завершении нажмите "Готово".

Outlook сразу начнет импорт контактов. Когда окно выполнения исчезнет, импорт будет завершен.

Как импортировать контакты в Outlook Online

Как и в случае с Outlook для настольных ПК, для импорта контактов в Outlook Online вам потребуется файл CSV. Для достижения наилучших результатов файл должен иметь кодировку UTF-8, корректно работающую для всех языков.

Чтобы импортировать контакты в Outlook Online, выполните следующие действия:

Если файл .csv содержит какие-либо контакты, которые уже существуют в вашей учетной записи Outlook, будут созданы повторяющиеся элементы, но ни один из существующих контактов не будет заменен или удален.

Вот как можно импортировать контакты в настольный компьютер Outlook и в Интернете. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Вас также может заинтересовать

11 комментариев к "Как импортировать контакты в Outlook из файлов CSV и PST"

Из-за недавней директивы Google, запрещающей доступ к учетным записям GMail из менее безопасных почтовых приложений, таких как Outlook 2010, и указания на то, что Outlook 2019 является приемлемым, я купил и установил Outlook 2019. Перед установкой Outlook 2019 я не экспортировать любые файлы, такие как PST-файлы, которые Outlook 2010 создавал на протяжении многих лет. После установки я смог связать свою учетную запись электронной почты с Outlook 2019, используя процесс «Файл — Настройки учетной записи — Учетные записи электронной почты — Электронная почта — Создать». Я также смог импортировать файл данных, который я использовал в качестве картотеки в течение многих лет, используя аналогичный процесс маршрута «Файл — Настройки учетной записи — Файлы данных — Добавить». Я ожидал, что этот файл данных будет содержать мой список контактов, который будет заполнять адресную книгу. Это не так. Я искал решения и рассматривал возможность удаления Outlook 2019, но я не уверен, что Outlook 2010 по-прежнему будет работать после всех системных изменений. Поэтому я был очень рад увидеть ваш процесс импорта контактов с использованием файлов .csv и .pst. Я точно следовал инструкциям, пока не расширил файл данных; папки с контактами не было. Учитывая недавнюю позицию Google в отношении безопасности учетной записи, можно ожидать, что многие будут проходить через тот же процесс, что и я. Я был бы очень признателен за любой совет, который вы могли бы дать мне о том, как найти и импортировать мой список контактов.

Когда я пытаюсь импортировать CSV-файл в Outlook (настольная версия), в инструкциях предлагается выбрать папку «Контакты» в качестве папки назначения. Папки назначения "контакты" нет. Где их разместить?

В правом верхнем углу моей страницы нет пункта УПРАВЛЕНИЕ>ИМПОРТ КОНТАКТОВ? Как мне это сделать?

Я получаю следующую ошибку: этот файл данных Outlook (.pst) уже используется в текущем профиле. Не могли бы вы помочь мне сделать этот файл доступным для распространения среди зарегистрированных членов, чтобы я мог отправлять массовые электронные письма членам. Спасибо. Л

У меня есть три PST-файла, которые нужно загрузить в Outlook 2019 для рассылки групповых электронных писем. Пожалуйста, как мне сделать это шаг за шагом, пожалуйста. Спасибо. Лиз

Что сказала Нина 25.09.2020. Без этого пост бесполезен

Приношу свои извинения за то, что не ответил на вопросы Нины ранее.

Я опубликовал снимок экрана с образцом CSV-файла в разделе "Подготовка контактов к импорту в Outlook". Этот файл был экспортирован из настольного Outlook с ручным сопоставлением полей, чтобы включить только основную информацию. Если вы продолжите по умолчанию, то в файле .csv будет 92 столбца. Дополнительные сведения см. в разделе Как экспортировать контакты из Outlook.

Если контакты экспортируются из Outlook Online или Gmail, столбцы могут немного отличаться, и вам может потребоваться выполнить сопоставление вручную, как описано в шаге 7 раздела "Импорт контактов в Outlook из CSV-файла".

Это ошибка, которую я получаю при попытке импортировать CSV-файл в Outlook.

В переводчике произошла файловая ошибка при попытке установить карту поля.
Файл "C:\Users\chmoe\AppData\Roaming\Comma Deparated Values.ADR" заблокирован. Это может быть связано с тем, что диск заблокирован, файл доступен только для чтения, используется другой программой или у вас нет разрешения на использование сетевого пути.

Как разблокировать или изменить сетевой путь?
Спасибо.

Я импортировал PST-файл в приложение Outlook для ПК, и список контактов обновился, но когда я составляю электронное письмо, контакты не заполняются автоматически в строке получателя.

Не могли бы вы опубликовать пример файла csv. формат, совместимый с загрузкой в Outlook? А также когда пытаюсь экспортировать контакты посмотреть какой то csv. похоже, он не показывает мне, где файл был сохранен. Спасибо!

Я опубликовал снимок экрана с файлом .csv, содержащим самые основные контактные данные, в разделе "Подготовка контактов для импорта в Outlook". На практике ваш файл .csv, скорее всего, будет содержать гораздо больше столбцов, какие столбцы вы выбираете при экспорте контактов.

У вашего Outlook может быть довольно обширная база контактов. Может наступить время, когда вам нужно будет экспортировать эти контакты Outlook (возможно, даже вместе с некоторыми другими элементами почтового ящика). В этой статье я покажу вам, как экспортировать контакты из Outlook в файлы CSV, PST и VCF.

Причины

Может быть много причин, по которым кто-то может захотеть экспортировать контакты из Outlook. Это может быть:

импортировать их в другой почтовый клиент, например Gmail;
управлять ими в Excel (например, массово редактировать контакты и импортировать их обратно в Outlook);
перенести их (вместе с другими типами элементов) на другой аккаунт/компьютер/устройство;
создайте их резервную копию.

Вы можете задаться вопросом, какая разница. Позвольте мне объяснить.

В зависимости от цели экспорта вам могут потребоваться разные форматы целевых файлов. И задача становится еще более сложной, если вы хотите завершить этот процесс для более чем одного пользователя.

Так, например, если вы хотите перенести свои собственные контакты в другой почтовый клиент, проще всего экспортировать контакты в CSV — этот простой формат файла поддерживается практически любым клиентом. Вы также можете экспортировать отдельные контакты в vCard (формат файла VCF).

В случае ручной миграции нескольких пользователей (например, с Exchange Server на Microsoft 365) или резервного копирования данных почтового ящика контакты Outlook — это лишь небольшая часть общей картины. В обоих сценариях вы можете экспортировать контакты Outlook и другие элементы почтового ящика в формат PST. Вы не только сможете экспортировать все виды элементов Outlook, но также сможете легко автоматизировать этот процесс для нескольких почтовых ящиков.

Экспорт контактов Outlook в CSV

В Outlook есть функция, позволяющая легко экспортировать контакты в файлы CSV. Вот как это использовать:

В Outlook перейдите на вкладку "Файл".

Выберите «Значения, разделенные запятыми» (CSV) в качестве типа выходного файла и нажмите «Далее».

Теперь выберите папку, которую хотите экспортировать. По умолчанию ваши контакты будут в папке «Контакты». Имейте в виду, что нет возможности включать подпапки, и ваши контактные группы недоступны для выбора. Выбрав папку для экспорта, снова нажмите кнопку "Далее".

Теперь вам нужно указать место экспорта. Когда вы закончите, нажмите «Далее» в последний раз.

Это последнее окно мастера экспорта в файл. Кнопка Map Custom Fields позволяет указать альтернативные имена столбцов. Это может быть полезно, если вы хотите ограничить количество экспортируемых полей или если целевой почтовый клиент требует определенного формата CSV. Однако в большинстве случаев в его использовании нет необходимости. Нажмите Готово, чтобы начать экспорт данных Outlook.

Помимо импорта выходного CSV-файла в почтовые клиенты, вы также можете просматривать и редактировать его в Excel или Блокноте.

Экспорт контактов Outlook в PST

Имейте в виду, что использование PST-файлов для резервного копирования и переноса — это скорее обходной путь, чем рекомендуемая практика.

Один пользователь

Сначала перейдите на вкладку "Файл" в Outlook.

Нажмите «Открыть и экспортировать», а затем «Импорт/экспорт».

В мастере импорта и экспорта нажмите «Экспорт в файл» и продолжите, нажав «Далее».

Выберите файл данных Outlook (.pst) в качестве типа выходного файла и нажмите "Далее".

Теперь либо перейдите к определенной папке (например, "Контакты"), либо выберите экспорт всего содержимого почтового ящика, щелкнув свой адрес электронной почты. Параметр «Фильтр» позволяет экспортировать только выбранные элементы на основе, например, слов, найденных в теме или теле сообщения, отправителя, категории, размера или другого значения, найденного в любом из полей контакта. Когда закончите, нажмите «Далее».

На последнем шаге мастера экспорта вы можете выбрать целевое расположение вашего PST-файла и выбрать один из трех вариантов, касающихся дубликатов. Нажмите Готово, чтобы экспортировать данные Outlook в PST.

Несколько пользователей

Есть два наиболее распространенных способа экспорта элементов почтовых ящиков (включая контакты Outlook) нескольких пользователей.

Во-первых, необходимо войти в каждый почтовый ящик отдельно и использовать мастер импорта и экспорта Outlook. Это не только требует много времени, но и может противоречить политике конфиденциальности компании.

Второй способ заключается в использовании PowerShell и командлета New-MailboxExportRequest. Таким образом, вы можете использовать простой скрипт для массового экспорта данных почтового ящика. В этой статье представлено пошаговое руководство по использованию New-MailboxExportRequest. Основным недостатком является то, что этот командлет недоступен в Exchange Online, поэтому вы сможете использовать его только в локальных средах Exchange.

Экспорт контакта Outlook в vCard

Визитная карточка, как следует из названия, – это виртуальная визитная карточка. В то время как файлы CSV обеспечивают наилучший способ управления контактами, vCard предлагают более удобный интерфейс, включающий такие параметры, как заполнитель для изображения и дополнительные примечания.

Может показаться неожиданным, но мастер импорта и экспорта Outlook позволяет импортировать vCard, но не позволяет экспортировать их из Outlook. К счастью, это легко сделать из папки «Контакты».

Перейдите в папку "Контакты" и откройте контакт, который вы хотите экспортировать в vCard.
В окне с открытым контактом перейдите в Файл.

И, наконец, нажмите «Сохранить как» и выберите целевое местоположение. Убедитесь, что для конечного файла задано расширение по умолчанию (.vcf).

Экспорт контактов GAL

Если вы используете рабочую или учебную учетную запись, велика вероятность того, что большинство ваших контактов вообще не находятся в папке "Контакты". Они могут находиться в GAL (глобальный список адресов). Если вы хотите экспортировать их в CSV или PST, вам может потребоваться сначала импортировать эти контакты глобального списка адресов в папку «Контакты».

Примечание. Прежде чем экспортировать контакты из глобального списка адресов, рекомендуется ненадолго остановиться и спросить себя, почему вы хотите это сделать. Пока ваш почтовый клиент подключен к почтовому серверу, адреса GAL должны быть доступны для вас. Однако их копирование на локальный диск сопряжено с некоторыми рисками:

Если какая-либо контактная информация изменится в Active Directory, ваша локальная копия не будет отражать эти изменения.
Контакты содержат личную информацию. Хотя их добавление в Outlook не обязательно сопряжено с какими-либо рисками, их экспорт может в конечном итоге привести к утечке данных. Я не эксперт по защите данных, но все это не соответствует GDPR.

После того, как вы ответили на эти вопросы и все еще хотите продолжить, вот как добавить контакты GAL в список контактов Outlook:

Сначала перейдите в папку "Контакты". Затем перейдите в раздел Главная > Адресная книга.

Затем убедитесь, что поле адресной книги указывает на ваш глобальный список адресов, и выделите все контакты, которые вы хотите экспортировать. Если вы хотите экспортировать все контакты из глобального списка адресов, щелкните первую запись, удерживайте клавишу Shift и щелкните последнюю запись. Выделив все нужные контакты, выберите «Файл» > «Добавить в контакты».

Все выделенные вами контакты должны быть добавлены в папку «Контакты». Теперь вы можете использовать любой из методов, упомянутых в этой статье, для их экспорта.

Надежность миграции и резервного копирования PST

Если единственной целью экспорта контактов Outlook и других элементов почтового ящика является миграция или резервное копирование данных, методы, упомянутые в статье, могут оказаться не такими надежными, как вам нужно. Любая резервная копия лучше, чем ее отсутствие, но достаточно ли этого?

Файлы CSV максимально далеки от масштабируемости, а файлы PST, как правило, крайне ненадежны. В следующем руководстве показаны все плюсы и минусы создания резервной копии PST, чтобы вы могли легко решить, подходит ли вам это решение или вам нужно другое решение:

Читайте также: