Как отправить электронную почту в Outlook

Обновлено: 21.11.2024

Выберите адрес электронной почты Outlook, с которого вы хотите отправить

Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.

Что нужно знать

  • Выберите От в заголовке нового сообщения Outlook, ответа или пересылки.
  • Выберите другой адрес электронной почты.
  • Выберите адрес или введите его и нажмите "ОК".

В этой статье объясняется, как отправить электронное письмо с любым адресом отправителя в Outlook для Office 365, Outlook 2019, 2016, 2013 и 2010.

Как отправить электронное письмо с любым адресом отправителя в Outlook

Когда вы создаете новое сообщение в Outlook, адрес электронной почты, который вы использовали для входа в Outlook, отображается в поле "От". Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты и вы хотите использовать адрес электронной почты, не связанный с учетной записью, которую вы открыли в Outlook, отредактируйте поле «От» сообщения и введите любой адрес электронной почты, который вы хотите.

Чтобы использовать любой адрес электронной почты в поле "От" сообщения, которое вы создаете в Outlook:

Начать с нового сообщения, ответить или переслать в Outlook.

Перейдите в область заголовка сообщения и выберите От.

Если в области заголовка не отображается поле "От", перейдите в "Параметры" и в группе "Показать поля" выберите "От".

Выберите другой адрес электронной почты.

Если адрес электронной почты появится в списке, выберите адрес и перейдите к шагу 6.

В текстовом поле "От" введите адрес электронной почты, который должен отображаться в поле "От".

Выберите ОК.

Составьте сообщение и выберите Отправить.

Что может произойти, когда вы отправляете с пользовательским адресом отправителя в Outlook

Обратите внимание, что в стандартах электронной почты разрешено свободное редактирование поля "От". В зависимости от сервера исходящей (SMTP) электронной почты, используемого для учетной записи электронной почты Outlook по умолчанию, и адреса, который вы используете в поле «От», может произойти ряд вещей:

  • Сервер, такой как Gmail, позволит вам отправлять почту с пользовательского адреса в Gmail, если этот адрес настроен для отправки в их собственных настройках.
  • Если адрес не настроен для отправки в Gmail, Gmail изменяет адрес в поле "От" на тот, который используется в учетной записи, которую вы настроили в Outlook. Адрес, используемый в поле "От" в Outlook, сохраняется в строке заголовка X-Google-Original-From.
  • Сервер исходящей почты может отправить сообщение, но почтовый сервер получателя может отклонить его, поскольку сервер не настроен на отправку сообщений с использованием адреса, указанного в поле "От". Вы получите электронное письмо с уведомлением об ошибке доставки.

Что делать, если не удается отправить сообщение с использованием пользовательского адреса отправителя?

Если у вас возникли проблемы с доставкой сообщения при использовании другого адреса отправителя в Outlook, у вас есть два варианта:

Как отправлять электронную почту с адреса электронной почты, отличного от вашего, в Exchange Online: функции «Отправить как» и «Отправить от имени».

Отправить как

В большинстве случаев вариант "Отправить как" подходит для делегирования доступа к почтовому ящику или отправки с ролевого адреса:

  • Позволяет пользователю или группе (т. е. спискам рассылки) отправлять электронную почту из собственного почтового ящика, который, как представляется, приходит с другого адреса электронной почты.
  • Ответы отправляются на адрес электронной почты "Отправить как".
  • Если вы отправляете сообщение из общего почтового ящика, копия отправленного сообщения попадает в папку "Отправленные" в общем почтовом ящике. Если вы добавили общий почтовый ящик в качестве дополнительного почтового ящика в свой собственный Outlook, отправленный элемент появится в папке «Отправленные» вашего собственного почтового ящика. При необходимости вы можете переместить сообщение в «правильную» папку «Отправленные».
  • Работает при отправке как внутренней, так и внешней электронной почты, отображая адрес электронной почты "Отправить как" в поле "От".

Членам общих почтовых ящиков предоставляется разрешение «Отправить как», после чего они могут отправлять почту в качестве основного адреса электронной почты этого почтового ящика.

Как «Отправить как» другой адрес электронной почты

Предполагая, что у вас есть права «Отправить как» для адреса электронной почты, выберите адрес «Отправить как» при составлении электронного письма. Ответы отправляются на адрес "Отправить как".

Окна Outlook

  1. Перейдите на вкладку "Параметры", выберите "От" > "Дополнительные параметры", чтобы отобразить поле От в новом электронном письме.
  2. Нажмите кнопку "От" и выберите "Другой адрес электронной почты":

Примечание. Если вы не видите адрес в глобальном списке адресов, вам может потребоваться вручную обновить автономный список адресов. Нажмите на вкладку «Отправить/получить» в Outlook, а затем «Группы отправки/получения». Выберите «Загрузить адресную книгу».., затем «ОК» и дождитесь завершения синхронизации перед повторной попыткой добавить адрес.

Outlook для Mac

Отправка с дополнительного адреса или псевдонима в настоящее время не поддерживается в Outlook для Mac.

Веб-приложение Outlook

Нажмите кнопку "От", чтобы открыть раскрывающееся меню с адресами электронной почты, из которых вы можете выбрать "Отправить как":

Если адрес не отображается в списке, автоматически нажмите «Другой адрес электронной почты». ', затем введите адрес вручную в поле "От".

Мобильное приложение Outlook (iOS)

Откройте новое сообщение электронной почты и нажмите стрелку рядом с вашим адресом электронной почты в верхней части экрана, чтобы открыть раскрывающееся меню и выбрать адрес "Отправить как":

Отправить от имени

Мы не рекомендуем использовать этот параметр. Это дает кому-то полные права на управление вашим почтовым ящиком. Это позволяет им отправлять электронную почту от вашего имени прямо из вашего почтового ящика — это может быть настроено администратором исключительно как «Отправить от имени», но пользователи могут использовать Outlook для делегирования доступа одному или нескольким пользователям. Делегирование доступа дает права на отправку от имени, доступ к папкам в почтовом ящике этого пользователя и меняет способ получения приглашений на собрания пользователем.

  • Работает только с электронной почтой, которая перенаправляется внутри внутри среды Exchange Online (электронная почта Exchange to Exchange). Это не действует на электронную почту, которая перенаправляется извне через Интернет. Внешние получатели не увидят адрес Отправлено от имени в поле "От" — они увидят фактический адрес электронной почты отправителя.
  • Ответы отправляются на адрес Отправить от имени (хотя получатели в среде Exchange Online также увидят отображаемый фактический адрес отправителя).
  • Сообщения, отправленные от имени, попадают в папку "Отправленные" почтового ящика отправителя.
  • Владелец почтового ящика должен предоставить разрешения другим людям, прежде чем он сможет Отправить от их имени.

ПРИМЕЧАНИЕ. Разрешения "Делегированный доступ" и "Отправить как" могут привести к конфликту при совместном использовании: если вы предоставите кому-либо и разрешение "Делегированный доступ", и "Отправить как", функция "Отправить как" перестанет работать.

Если вы делегируете права доступа к своему почтовому ящику, кандидату автоматически предоставляются права «Отправить от имени».

Электронные письма занимают большую часть нашей личной и профессиональной жизни. Согласно статистике исследовательской компании Radicati Group, в мире насчитывается более 2,6 миллиарда пользователей электронной почты. Вы, вероятно, один из них.

У вас есть множество вариантов служб электронной почты. Одной из популярных программ электронной почты является Microsoft Outlook. Если вы только начинаете работать с Outlook и никогда раньше им не пользовались, вам может быть интересно, как отправить электронное письмо.

Если вы новичок в использовании Outlook или вам просто нужно освежить знания, это руководство может помочь. В нем вы узнаете, как составить электронное письмо и отправить его. Мы также рассмотрим некоторые основы работы с электронной почтой, такие как форматирование сообщения и прикрепление файлов к электронному письму.

Руководство по использованию Inbox Zero Mastery (бесплатная электронная книга)

Прежде чем продолжить изучение Microsoft Outlook, обязательно скачайте нашу бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Он содержит стратегии организации папки "Входящие" и полезные советы по более эффективному управлению всей входящей электронной почтой.

Теперь давайте углубимся в материал о том, как составить электронное письмо с помощью Outlook.

Как составить электронное письмо с помощью Outlook (видео)

В приведенном выше скринкасте показано, как составить электронное письмо в MS Outlook и отправить его. Или ознакомьтесь с подробными письменными инструкциями, которые помогут вам создать первое сообщение электронной почты.

Шаг 1. Откройте Microsoft Outlook

Прежде чем вы научитесь отправлять электронную почту с помощью Outlook, вам нужно открыть его.

Итак, откройте Microsoft Outlook на рабочем столе. В большинстве случаев это означает щелчок по значку Outlook. Откроется Microsoft Outlook:

Часть экрана под вкладками "Файл", "Главная", "Отправить/получить" и т. д. называется лентой.

Важно: Microsoft предлагает несколько текущих версий Outlook. Внешний вид и функциональность вашего экрана могут незначительно зависеть от используемой версии и ее настройки.

Вы заметите, что Outlook автоматически открывается в папке "Входящие". Поскольку это новая учетная запись Outlook, у нас не так много входящих сообщений электронной почты.

Также обратите внимание, что основная часть параметров меню под параметрами вкладки называется лентой.

Шаг 2. Создайте новое сообщение Outlook

Следующий шаг в отправке вашего первого сообщения с помощью MS Outlook — научиться создавать новое электронное письмо.

Чтобы создать новое сообщение электронной почты Microsoft Outlook, выберите параметр «Новое электронное письмо» в крайнем левом углу ленты Microsoft Outlook на вкладке «Главная». Окно «Новые сообщения» появляется на вкладке «Сообщение MS Outlook»:

Начните свое сообщение, заполнив информацию заголовка в окне "Новые сообщения".

Шаг 3. Заполните информацию в заголовке

Первое, что вам нужно заполнить в окне "Новые сообщения", – это информация в заголовке электронного письма. Он состоит из следующих полей:

  • Из раскрывающегося списка. Это поле содержит адрес электронной почты, с которого вы отправляете сообщение электронной почты. (Примечание. Если ваша учетная запись Outlook привязана только к одной учетной записи электронной почты, это поле не появится.)
  • К. Поле «Кому» содержит адрес или адреса электронной почты, на которые вы отправляете сообщение электронной почты.
  • Копия. В этом поле вы можете указать дополнительных получателей электронной почты.
  • Тема. Поле «Тема» содержит краткое описание темы вашего письма.

Для начала убедитесь, что информация в поле "От" указана правильно. По умолчанию в этом поле указан текущий адрес электронной почты, который вы используете в Microsoft Outlook. Если вы используете более одного адреса электронной почты в Microsoft Outlook, вы увидите стрелку вниз справа от слова От. Эта стрелка позволяет вам переключить поле «От» на другой адрес электронной почты, если вы нажмете на нее. Вот что происходит, когда вы нажимаете стрелку вниз:

Если MS Outlook привязан к нескольким адресам электронной почты, вы можете переключаться между адресами в поле От.

Далее вам нужно указать, кому вы отправляете электронное сообщение, используя поле "Кому". Вы можете сделать это одним из двух способов:

  1. Введите адрес электронной почты в поле. Если адресов электронной почты несколько, разделите их запятой.
  2. Нажмите поле «Кому», чтобы выполнить поиск контактов электронной почты. Выберите контакты, которым вы хотите отправить сообщение, в диалоговом окне «Выбрать имена: контакты».

Вот диалоговое окно "Выбор имен: контакты":

Используйте диалоговое окно Select Names Contacts, чтобы добавить адреса электронной почты из адресной книги MS Outlook.

Вам также необходимо заполнить поле Тема перед отправкой сообщения электронной почты. В этом поле введите краткое описание содержания письма. В приведенном ниже руководстве обсуждаются темы электронных писем, но многие принципы применимы и к другим электронным письмам:

2.Как скопировать кого-то в MS Outlook (Копия, СК)

Вам не нужно копировать кого-либо в сообщение электронной почты, чтобы отправить его, но MS Outlook дает вам возможность копировать или слепо копировать дополнительных получателей, если вы хотите.

От контактов, скопированных (Cc) в сообщении электронной почты, обычно не ожидается ответа. Они получают сообщение только в информационных целях. Например, вы можете скопировать важную записку вашего босса.

Контакты, скопированные вслепую (СК) в сообщении электронной почты, не видны другим получателям сообщения. От них также не ожидается ответа. Вы можете использовать эту опцию, если вам нужно сохранить конфиденциальность информации об электронной почте получателя.

Чтобы скопировать получателей в свою электронную почту, либо введите их адреса электронной почты в поле «Копия», либо щелкните поле «Копия», чтобы выбрать контакты в диалоговом окне «Выбрать имена: контакты».

Вы также можете получить доступ к диалоговому окну "Выбрать имена: контакты" из поля "Копия" в MS Outlook.

Кроме того, вы можете использовать диалоговое окно "Выбрать имена: контакты", чтобы указать получателей, которые копируются в сообщение вслепую. Вместо того, чтобы щелкать поле «Кому» или «Копия» в диалоговом окне, используйте поле «СК».

Шаг 4. Создайте новое сообщение с помощью MS Outlook

После того как вы заполнили информацию в заголовке электронной почты, вы готовы научиться составлять электронное письмо. Это содержание вашего сообщения.

Просто введите сообщение в поле под информацией заголовка:

Введите содержимое электронной почты в окне "Новые сообщения".

Чтобы узнать, как написать эффективное электронное письмо, ознакомьтесь с этими руководствами:

После того как вы написали свое сообщение, вы еще не закончили. Чтобы максимизировать его эффективность, вы должны использовать некоторые функции форматирования Outlook. Рассмотрим их подробнее:

1. Как отформатировать сообщение.

Microsoft Outlook поддерживает основные инструменты форматирования текста, общие для других продуктов Microsoft. Вы можете найти их на ленте на вкладке «Формат текста»:

Параметры форматирования текста находятся на вкладке «Формат текста» в MS Outlook.

Вот краткий обзор некоторых доступных функций форматирования Microsoft Outlook:

  • шрифт
  • размер
  • жирный шрифт
  • курсив
  • подчеркнуть
  • цвет шрифта
  • выровнять шрифт
  • нумерованный список
  • маркированный список
  • меньше отступ
  • больше отступ
  • цитировать
  • удалить форматирование
  • перечеркнуть
  • двойное зачеркивание
  • верхний индекс
  • подстрочный индекс
  • маленькие заглавные
  • все заглавные
  • скрыто

Примечание. Многие из этих параметров форматирования также можно найти на вкладке "Сообщение" в разделе "Форматирование" на ленте.

Чтобы использовать один из инструментов форматирования, выделите текст, который хотите отформатировать, с помощью курсора. Затем выберите параметр форматирования на ленте, который вы хотите применить к тексту.

В приведенном ниже примере я применил к тексту курсив и нумерованный список:

Вы можете отформатировать сообщение электронной почты с помощью MS Outlook.

Внимание! Outlook использует HTML для создания большинства параметров форматирования текста. Если получатель сообщения использует систему электронной почты, которая поддерживает только обычный текст, он не сможет увидеть примененное вами форматирование.

2. Как удалить форматирование текста в Microsoft Outlook

MS Outlook также позволяет быстро и легко удалять форматирование текста. Вы можете сделать это, если вам нужно отправить сообщение в формате обычного текста. Вот пример:

Вы можете удалить форматирование текста в MS Outlook с помощью значка "Очистить все форматирование".

Чтобы удалить форматирование текста, выделите текст, форматирование которого требуется изменить, и щелкните значок «Очистить все форматирование» на ленте. Форматирование исчезло.

3. Как прикрепить файл или элемент к сообщению электронной почты MS Outlook

Вы можете легко прикрепить к сообщению файл или элемент, используя значок "Прикрепить файл" или значок "Прикрепить элемент". Эти значки находятся на вкладке "Сообщение":

Используйте значок "Прикрепить файл" или "Прикрепить элемент", чтобы прикрепить файл или элемент к сообщению электронной почты MS Outlook.

Или на вкладке "Вставка" вы найдете значок "Прикрепить файл" и значок Outlook:

На вкладке "Вставка" значок "Элемент Outlook" позволяет прикреплять к новому сообщению другие сообщения электронной почты.

Чтобы прикрепить к сообщению файл или элемент, поместите курсор в сообщение. Щелкните значок и выберите элемент для прикрепления с вашего ПК или из появившегося списка. Элемент прикреплен под строкой темы:

Вложенный файл отображается под строкой темы электронной почты Microsoft Outlook.

4 . Как вставить ссылку в сообщение электронной почты MS Outlook

Вы также можете вставить ссылку в сообщение электронной почты на вкладке "Вставка" с помощью значка "Ссылка".

Поместите курсор в сообщение, куда вы хотите добавить ссылку. Щелкните значок ссылки. Откроется диалоговое окно «Вставить гиперссылку»:

Используйте значок "Ссылка", чтобы вставить гиперссылку в сообщение электронной почты Outlook.

Введите URL-адрес ссылки, которую вы хотите добавить, в поле «Адрес». Если текст, который вы хотите отобразить, отличается от URL-адреса, введите его в поле Текст для отображения. Нажмите «ОК». Ссылка вставляется в тело вашего сообщения:

Вы можете вставлять гиперссылки непосредственно в текст сообщения электронной почты MS Outlook.

Внимание! Outlook использует HTML для вставки ссылки. Если человек, получивший сообщение, использует систему электронной почты, которая поддерживает только обычный текст, он не сможет увидеть примененную вами ссылку.

5 . Как добавить фотографию в сообщение Outlook

Вы также можете добавить фотографию или графическое изображение в тело сообщения на вкладке "Вставка" с помощью значков "Изображения" или "Изображение в Интернете". Вот диалоговое окно «Вставить изображение»:

Вы можете вставлять изображения в тело сообщения электронной почты MS Outlook.

Еще один способ вставить изображение в сообщение Outlook — использовать значок "В сети" (рядом со значком "Изображения"). Этот значок позволяет выбрать изображение с компьютера для вставки в сообщение электронной почты. Значок «В сети» открывает поиск изображений Bing.

Внимание! Многие онлайн-изображения защищены авторским правом. Обязательно проверяйте информацию об авторских правах на любом изображении перед его использованием.

Чтобы добавить изображение, поместите курсор в сообщение, где вы хотите разместить изображение. Щелкните значок и выберите изображение. Выбранное изображение появится в вашем сообщении электронной почты:

Вы можете вставить изображение в текст сообщения электронной почты.

Внимание! Outlook использует HTML для отображения изображений в сообщениях. Если человек, получивший сообщение, использует систему электронной почты, которая поддерживает только обычный текст, он не сможет увидеть изображение в вашем сообщении.

Примечание. Изображение отображается в исходном размере. Перетащите края изображения, чтобы изменить его размер.

Вкладка "Формат" может открыться автоматически, и вы сможете отформатировать только что добавленное изображение.

6 . Как добавить изображение подписи

Один из способов сделать ваше электронное письмо более профессиональным — добавить профессиональный шаблон подписи. Профессиональные шаблоны подписей доступны через Envato Elements и Envato GraphicRiver.

Чтобы добавить профессиональное изображение подписи из шаблона, нажмите значок "Подпись" на вкладке "Сообщение". В раскрывающемся меню нажмите Подписи. Появится диалоговое окно «Подписи и канцелярские принадлежности»:

Используйте значок "Вставить изображение" в диалоговом окне "Подписи и канцелярские принадлежности", чтобы добавить изображение подписи в сообщение электронной почты.

Если у вас есть более одной учетной записи электронной почты, прикрепленной к вашей электронной почте Microsoft Outlook, вам придется использовать поле Выбрать подпись для редактирования, чтобы выбрать, какую подпись вы редактируете.

Нажмите в поле под надписью «Редактировать подпись» и щелкните значок «Вставить изображение». Выберите изображение в диалоговом окне «Вставить изображение» и нажмите кнопку «ОК». Подпись будет автоматически добавляться ко всем исходящим сообщениям электронной почты.

Приведенный выше шаблон подписи основан на шаблоне подписи электронной почты 1127 от Envato GraphicRiver — больше не доступен.

В приведенной ниже статье содержится дополнительная информация о шаблонах подписей:

Шаг 5. Просмотрите свое сообщение

После того как вы закончите свое сообщение, внимательно проверьте его, чтобы убедиться в отсутствии ошибок или опечаток. Ошибки в деловой или личной электронной почте могут произвести плохое впечатление. Вот некоторые из областей, которые вы должны проверить:

  1. Полнота. В письме написано все, что должно быть? Если требуется действие, поймет ли получатель, что делать? Является ли цель сообщения ясной и понятной?
  2. Тон. Читателю легко неправильно понять тон вашего сообщения. Если вы можете, рекомендуется попросить друга или коллегу прочитать сообщение. Спросите их, заставляет ли сообщение показаться вам сердитым или расстроенным. Если они считают, что это так, измените свое сообщение.
  3. Орфография и грамматика. На вкладке «Обзор» есть значок «Правописание и грамматика». Используйте эту программу проверки для поиска ошибок, но имейте в виду, что программы проверки иногда пропускают ошибки в использовании слов. Так что рекомендуется также перечитывать свою электронную почту.
  4. Точность. Верны ли данные в вашей информации? Дважды проверьте написание имен людей и предметов. Если есть номер телефона или почтовый адрес, убедитесь, что это правильно. Обратите особое внимание на десятичные точки в числах, особенно если они включают цифры в долларах.
  5. Форматирование. Правильное форматирование может сделать вашу электронную почту более удобной для чтения. Обязательно используйте преимущества форматирования, такие как жирный шрифт, курсив, нумерованные или маркированные списки.
  6. Вложения. Если ваше сообщение должно включать прикрепленные файлы, действительно ли файлы прикреплены к сообщению? Если нет, прикрепите их сейчас.

Шаг 6. Отправьте сообщение электронной почты Outlook

После того как вы внимательно просмотрели свое сообщение, вы готовы его отправить.Нажмите кнопку «Отправить» в левом верхнем углу окна «Новое сообщение». Ваше сообщение отправлено.

Если вы решите не отправлять свое сообщение, у вас есть другие варианты. Вы можете:

  • Удалить сообщение.
  • Сохранить сообщение как черновик.

У него есть инструкции, как сделать и то, и другое:

1. Как сохранить сообщение как черновик

Чтобы сохранить сообщение как черновик, перейдите на вкладку "Файл". Нажмите «Сохранить». Неотправленное сообщение сохраняется в папке "Черновики".

В следующий раз, когда вы откроете письмо, щелкните папку «Черновики». Дважды щелкните свое сообщение, чтобы открыть его.

2. Как удалить сообщение электронной почты Microsoft Outlook

Если вам действительно не нравится ваше неотправленное сообщение, вы можете не сохранять его. Просто нажмите X в правом верхнем углу окна «Новое сообщение», чтобы закрыть его. Система предложит: Хотите сохранить изменения? Нажмите кнопку "Нет".

Окно «Новое сообщение» закроется, а черновик сообщения электронной почты будет удален.

Дополнительные полезные советы и стратегии по работе с электронной почтой

Не забудьте подписаться на информационный бюллетень Tuts+ Business и получить нашу бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Он содержит стратегии организации папки "Входящие" и полезные советы по более эффективному управлению всей входящей электронной почтой.

Заключение

Теперь, когда вы узнали, как отправлять электронные письма с помощью Microsoft Outlook, вы готовы начать использовать Outlook. Вы также узнали некоторые основы Outlook, например, как отформатировать сообщение, как сохранить сообщение для отправки позже и как прикрепить файл к сообщению электронной почты. Итак, вперед. Отправьте первое сообщение Outlook сегодня!

поиск меню

Урок 2. Отправка и получение электронной почты

Введение

Представление «Почта» — это представление по умолчанию для Outlook 2010, которое вы будете использовать для управления сообщениями электронной почты.

В этом уроке вы узнаете, как использовать представление "Почта" для отправки и получения сообщений электронной почты. Мы также объясним, как использовать окно «Написать», добавить подпись, настроить автоматический ответ и многое другое. Если у вас нет большого опыта работы с электронной почтой, ознакомьтесь с нашим руководством по электронной почте 101, прежде чем продолжить этот урок.

Просмотр почты

При открытии Outlook 2010 по умолчанию выбирается представление почты. Скорее всего, именно в этом режиме вы будете проводить много времени в Outlook, поэтому важно ознакомиться с интерфейсом.

Нажимайте кнопки в интерактивном ниже, чтобы узнать больше об использовании представления почты в Outlook 2010.

Маркеры, категории и флаги

Если у вас много электронных писем, вы можете пометить их тегами, чтобы упростить их упорядочение. Вы можете помечать сообщения как прочитанные или непрочитанные, включать их в разные категории или добавлять пометки.

Параметры перемещения и правила

Команда "Переместить" переместит текущее выбранное сообщение в папку.

Правила позволяют создать новое правило для входящих сообщений электронной почты. Правила могут помочь вам упорядочивать электронные письма по мере их поступления. Например, если вы всегда перемещаете электронные письма от определенного человека в папку, вы можете создать правило, чтобы делать это автоматически.

Быстрые действия

Если вы обнаружите, что часто выполняете одну и ту же команду в представлении «Почта» — например, отправляете групповое электронное письмо определенной команде, — вы можете создать ярлык для этой команды в быстрых действиях.

Ответить, Ответить всем и Переслать

Нажмите «Ответить» или «Ответить всем», чтобы ответить на выбранное сообщение. Нажмите «Переслать», чтобы отправить сообщение другому пользователю.

Удалить

Команда "Удалить" переместит выбранное сообщение в папку "Удаленные".

Новое письмо

Нажмите команду «Новое электронное письмо», чтобы открыть окно «Создать». Отсюда вы можете писать и отправлять сообщения электронной почты.

Панель чтения

Текущее выбранное сообщение появится в правой части области просмотра, также известной как область чтения.

Текущие сообщения

Сообщения электронной почты в выбранной папке будут отображаться в центре панели просмотра.

Непрочитанные сообщения будут выделены жирным шрифтом.

Нажмите на сообщение, чтобы просмотреть его в области чтения.

Папки

Нажмите для перехода между разными папками на панели навигации.

Количество непрочитанных сообщений будет отображаться рядом с каждой папкой.

Фильтр электронной почты

Вы можете использовать фильтры, чтобы найти определенное электронное письмо.

Например, если вы искали электронное письмо с вложением, вы можете применить фильтр "Есть вложения".

Избранное

Вы можете сохранить наиболее часто используемые папки в качестве Избранного, которое появится в верхней части панели навигации.

Отправить/получить все папки

Нажмите команду «Отправить/получить все папки» на панели быстрого доступа, чтобы проверить наличие новых сообщений электронной почты.

Панель поиска

Если вы ищете определенное электронное письмо, вы можете найти его с помощью панели поиска.

Отправка электронных писем

Когда вы пишете электронное письмо, вы будете использовать окно "Создать". Здесь вы добавите адрес электронной почты получателя (получателей), тему и тело электронного письма, которое является самим сообщением. Вы также сможете добавлять различные типы форматирования текста и вложения.

Чтобы отправить электронное письмо:

  • Нажмите на ленте команду «Создать электронное письмо». Появится окно «Создать».

Составление нового сообщения электронной почты

Нажимайте кнопки в интерактивном окне ниже, чтобы ознакомиться с окном "Написать".

Исходный текст сообщения

Если вы отвечаете на сообщение или пересылаете его кому-то другому, исходное сообщение будет скопировано в окно "Создать" под текстом вашего сообщения.

Тело представляет собой фактический текст сообщения электронной почты.

Вложения

Здесь появятся все файлы, прикрепленные к электронному письму.

Тема

В теме должно быть указано, о чем письмо.

Сохраняйте тему краткой, но дайте получателям разумное представление о содержании сообщения.

Копия: Поле

Копия означает "копия". Это используется, когда вы хотите отправить электронное письмо кому-то, кто не является основным получателем. Это помогает держать этого человека «в курсе», давая ему понять, что ему, вероятно, не нужно отвечать на сообщение.

Вы можете добавить получателей в поле Копия: так же, как и в поле Кому:.

Кому: Поле

Каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо, вы добавляете получателей в поле Кому:. Получатели — это люди, которым вы отправляете электронное письмо. Вам нужно будет ввести адрес электронной почты для каждого получателя, разделенный точкой с запятой.

Вы также можете нажать кнопку Кому. команда для выбора контактов из списка контактов.

От: Поле

Поле From: указывает, кто отправляет сообщение.

Если у вас есть несколько учетных записей в Outlook, нажмите команду "От", чтобы выбрать учетную запись, которую вы будете использовать для отправки сообщения.

Если вы удовлетворены своим сообщением, нажмите «Отправить», чтобы отправить его получателям.

Вкладки ленты

В окне "Создание" есть специальные вкладки на ленте, в том числе "Сообщение", "Вставка", "Параметры" и "Формат текста".

Вкладка "Сообщение" содержит наиболее часто используемые команды для окна "Написать".

Параметры форматирования

Форматирование позволяет изменить внешний вид сообщения. Например, вы можете изменить стиль, размер и цвет шрифта, а также добавить ссылки.

Если вы знакомы с Microsoft Word, эти параметры форматирования должны показаться вам знакомыми. Перейдите на вкладку «Формат текста» на ленте, чтобы просмотреть дополнительные параметры форматирования.

Адресная книга

Нажмите команду «Адресная книга», чтобы выбрать получателей из списка контактов.

Включить группу

Команды в группе "Включить" позволяют быстро прикрепить файл, отправить встречу в календаре или добавить собственную подпись к сообщению.

Флаги

Если письмо срочное, вы можете пометить его флажком, чтобы получатели знали, что нужно быстро отвечать.

Обязательно используйте флаги осторожно. Многие люди склонны злоупотреблять флагами в Outlook, что значительно снижает их эффективность.

Больше возможностей с почтой

После того как вы познакомитесь с основами просмотра почты, вы сможете начать пользоваться его наиболее полезными функциями с помощью этих дополнительных советов.

Подпись – это необязательный блок текста, который появляется в конце каждого отправляемого вами электронного письма. Если вы отправляете много сообщений электронной почты, подписи могут сэкономить вам много времени. Кроме того, это хороший способ поделиться своим названием и дополнительной контактной информацией, например номером телефона, с новыми контактами.

    В окне «Создать» найдите и выберите команду «Подпись» на ленте, затем выберите «Подписи». из раскрывающегося меню.

Нажатие подписи.

Добавление новой подписи

Добавление имени подписи

Сохранение новой подписи

Добавление пользовательской подписи

Добавленная подпись

Чтобы установить автоматический ответ:

Если вы не сможете отвечать на свои сообщения в течение нескольких дней, можно легко настроить автоматический ответ (также известный как ответ в отпуске), который будет автоматически отвечать на любые получаемые вами сообщения. Ответ об отпуске обычно включает дату, когда вы планируете вернуться, и контактную информацию, пока вы недоступны.

На вкладке "Файл"

Нажатие на автоматические ответы

Настройка автоматического ответа

Автоматический ответ

Отключение автоматических ответов

Вы не сможете использовать эту функцию без учетной записи Microsoft Exchange, которая обычно используется только на рабочем месте.

Чтобы использовать проверку орфографии:

  • Каждый раз, когда вы составляете электронное письмо, важно убедиться, что в нем нет орфографических и грамматических ошибок.Некоторые орфографические ошибки будут обнаруживаться автоматически, когда вы пишете свое сообщение, что должно показаться вам знакомым, если вы когда-либо использовали функцию проверки орфографии в Microsoft Word. Ознакомьтесь с нашим руководством по этикету и безопасности электронной почты, чтобы узнать больше о передовых методах использования электронной почты для общения на рабочем месте.

Исправление орфографических ошибок в окне "Написать"

Чтобы распечатать сообщения электронной почты

Если вам нужно сослаться на важное сообщение или задокументировать его вдали от компьютера, распечатайте сообщение электронной почты.

На вкладке "Файл"

Нажатие "Печать" в представлении Backstage

Печать сообщения электронной почты

Читайте также: