Как ограничить текст в ячейке в Excel
Обновлено: 06.07.2024
Иногда может потребоваться ограничить количество символов, которое пользователь может ввести в ячейку. Например, вы хотите ограничить до 10 символов, которые можно ввести в ячейку. В этом руководстве вы узнаете, как ограничить количество символов в ячейке в Excel.
- Ограничить длину символов в ячейке
- Настроить входное сообщение для ограничения длины текста
- Установить предупреждение об ошибке для ограничения длины текста.
Ограничить длину символов в ячейке
<р>1. Выберите диапазон, в котором вы будете ограничивать записи даты, с указанием длины символов.
< бр />
<р>2. Нажмите «Проверка данных» в группе «Инструменты данных» на вкладке «Данные».
< бр />
<р>3. В диалоговом окне «Проверка данных» выберите элемент «Длина текста» в раскрывающемся списке «Разрешить». См. следующий снимок экрана:
< бр />
<р>4. В раскрывающемся списке Данные: вы получите множество вариантов и выберите один, см. следующий снимок экрана:
(1) Если вы хотите, чтобы другие могли вводить только точное количество символов , говорит 10 символов, выберите элемент, равный элементу.
(2) Если вы хотите, чтобы количество вводимых символов не превышало 10, выберите пункт меньше.
(3) Если вы хотите, чтобы количество вводимых символов было не менее 10, выберите пункт больше.
Теперь пользователи могут вводить только текст с ограниченным количеством символов в выбранных диапазонах.
Легкий запрет на ввод специальных символов, цифр или букв в ячейку/выбор в Excel
С помощью Kutools for Excel's Prevent Typing вы можете легко ограничить типы символов в ячейке или выбор в Excel. Полнофункциональная бесплатная пробная версия на 30 дней!
А. Запретить ввод специальных символов, таких как *, ! и т. д.;
Б. Запретить ввод определенных символов, таких как цифры или определенные буквы;
С. Разрешить вводить только определенные символы, такие как цифры, буквы и т. д. по мере необходимости.
Настроить входное сообщение для ограничения длины текста
< бр />
Проверка данных позволяет нам установить входное сообщение для ограничения длины текста, кроме выбранной ячейки, как показано ниже:
< бр />
Теперь вернитесь к рабочему листу и щелкните одну ячейку в выбранном диапазоне с ограничением длины текста, появится подсказка с заголовком и содержанием сообщения. См. следующий снимок экрана:
Установить предупреждение об ошибке для ограничения длины текста
< бр />
Еще один альтернативный способ сообщить пользователю, что ячейка ограничена длиной текста, — это установить ошибку alter. Предупреждение об ошибке будет показано после того, как вы введете неверные данные. Смотрите скриншот:
< бр />
Теперь, если текст, который вы ввели в ячейку, недействителен, например, он содержит более 10 символов, появится диалоговое окно предупреждения с предустановленным заголовком предупреждения и сообщением. См. следующий снимок экрана:
Демонстрация: ограничение длины символов в ячейках с входным сообщением и предупреждением
Kutools for Excel включает в себя более 300 удобных инструментов для Excel, которые можно бесплатно попробовать без ограничений в течение 30 дней. Загрузите и получите бесплатную пробную версию прямо сейчас!
Один щелчок, чтобы предотвратить ввод повторяющихся данных в один столбец/список
По сравнению с настройкой проверки данных по одному, утилита Kutools for Excel Prevent Duplicate поддерживает пользователей Excel для предотвращения дублирования записей в списке или столбце одним щелчком мыши. Полнофункциональная бесплатная пробная версия на 30 дней!
Проверка данных — это инструмент в Excel, который можно использовать для ограничения того, что пользователь может вводить в ячейку. Это отличный инструмент для создания форм или чего-то еще, где вы хотите гарантировать, что ошибочные значения не будут введены в электронную таблицу.
Разделы:
Что такое проверка данных в Excel?
Вот простой пример проверки данных, используемой для создания раскрывающегося меню, которое позволяет пользователю выбрать значение для ввода в ячейку:
Если вы попытаетесь ввести значение, не входящее в этот список, вы получите следующее сообщение об ошибке:
Как добавить проверку данных в ячейку
Типы проверки данных и способы их использования
Самое сложное в проверке данных — понять, что вводить в поле "Источник", особенно для пользовательского типа.
В следующих разделах я рассмотрю все различные типы проверки данных и покажу вам, как правильно ограничить ввод значений в ячейки. Различные типы находятся в раскрывающемся меню Разрешить:
Любое значение — разрешить ввод любого значения в ячейку
Это параметр по умолчанию для любой ячейки в Excel, и это означает, что вы можете вводить в эту ячейку что угодно.
Если вы хотите полностью удалить проверку данных из ячейки, вы можете выбрать этот параметр, который аналогичен нажатию кнопки "Очистить все" в левом нижнем углу окна.
Целое число – разрешить ввод в ячейку только целых чисел
Это позволяет ограничить ввод в ячейку числом, не имеющим десятичных разрядов, но находящимся между двумя другими целыми числами.
Вы можете ограничить ввод в ячейку числом от 1 до 5 или от 500 до 1000 или любым другим значением, если это целое число.
Поместите наименьшее число, которое вы хотите разрешить, в поле "Минимум" и наибольшее число, которое вы хотите разрешить, в поле "Максимум" следующим образом:
Это говорит о том, что наименьшее число, которое вы можете поместить в ячейку, равно 1, а самое большое — 5.
Настройкой по умолчанию для целых чисел является ограничение ввода значением между двумя числами. Если вы хотите изменить это, просто измените параметр в раскрывающемся меню «Данные»:
Десятичный: разрешить ввод в ячейку только чисел, включая числа с десятичными знаками
Это похоже на приведенный выше пример с целым числом, за исключением того, что теперь мы можем помещать в ячейку числа с десятичными знаками.
Например, теперь мы можем разрешить пользователю вводить в ячейку такие числа, как 1,5, 3,33 или 100,23434, но по-прежнему ограничивать наименьшее и наибольшее числа, которые разрешено вводить в ячейку.
Теперь давайте введем 1,5 в поле "Минимум" и 5,5 в поле "Максимум".
После того как мы нажмем OK, мы сможем ввести в ячейку любое число от 1,5 до 5,5.
Это означает, что мы можем сделать что-то вроде этого:
Настройкой по умолчанию для десятичных чисел является ограничение ввода значением между двумя числами. Если вы хотите изменить это, просто измените параметр в раскрывающемся меню «Данные»:
Список — ограничение ввода в ячейку предопределенным списком значений (включая список раскрывающегося меню)
Это одно из самых крутых применений проверки данных, поскольку оно позволяет разместить раскрывающееся меню в ячейке Excel. Это делает так, что пользователь может поместить значение только из списка в ячейку.
Это также пример, который использовался в начале руководства, чтобы показать вам, как использовать проверку данных.
Вот экран, используемый для создания списка:
Если вы хотите, чтобы в ячейке было раскрывающееся меню, обязательно установите флажок «Раскрывающееся меню в ячейке». Если вы этого не сделаете, пользователь все равно будет ограничен тем, что он может ввести в ячейку, он просто не увидит меню или что-либо, что показывает ему, что он может ввести в ячейку.
Существует много способов создать список, но каждый из них связан с тем, что вы указываете в поле "Источник".
Вы можете ввести диапазон ячеек, содержащих список значений:
Или вы можете просто ввести список значений непосредственно в поле Источник:
Обратите внимание, что вам не нужно заключать текст в кавычки. Вам просто нужно отделить каждое значение запятой. То же самое работает и с числами:
Вы также можете использовать здесь текст и числа вместе или даже ссылаться на диапазон ячеек из другого рабочего листа для списка, точно так же, как если бы вы ссылались на ячейки из другого рабочего листа в формуле.
Это одна из наиболее часто используемых функций проверки данных, поскольку она позволяет показать пользователю, что он может ввести в ячейку, не добавляя беспорядка в электронную таблицу.
Дата – ограничить ввод в ячейку датой
Эта функция позволяет ограничить ввод в ячейку датой, а затем ограничить даты, которые можно вводить в ячейку.
Заполните поля Дата начала и Дата окончания датой в формате, понятном Excel, или ссылкой на ячейку с датой и все:
Настройкой по умолчанию для дат является ограничение ввода значением между двумя датами. Если вы хотите изменить это, просто измените параметр в раскрывающемся меню «Данные»:
Время — ограничить ввод ячейки временем
Время работает так же, как дата, в том смысле, что оно ограничивает время, которое пользователь может ввести в ячейку. Кроме того, он ограничивает ввод в ячейку только значением времени, поэтому вам необходимо убедиться, что вы вводите время в формате, понятном Excel.
Введите время в поле Время начала и Время окончания:
Обратите внимание, что мой Excel использует AM и PM, но 24-часовой формат также будет работать без проблем.
Настройкой по умолчанию для параметра времени является ограничение ввода значением между двумя временами. Если вы хотите изменить это, просто измените параметр в раскрывающемся меню «Данные»:
Длина текста. Ограничьте ввод в ячейку текстом и контролируйте его длину
Это довольно просто; он позволяет вам ограничить количество символов, которые можно ввести в ячейку, и ограничивает эти символы текстовыми символами, включая большинство обычных символов, которые может использовать пользователь, включая цифры и знаки препинания.
Давайте поставим 5 для минимума и 10 для максимума:
Это означает, что мы должны поместить в ячейку минимум 5 символов, но не можем поместить в ячейку более 10 символов.
Обратите внимание, что пробелы учитываются при подсчете символов.
Настройкой длины текста по умолчанию является ограничение количества символов, которое может быть введено числом между двумя числами. Если вы хотите изменить это, просто измените параметр в раскрывающемся меню «Данные»:
Пользовательский — ограничить ввод в ячейку любыми данными в Excel
Здесь проверка данных становится сложной, но в то же время она может быть наиболее полезной.
Здесь у вас есть только одно поле для работы, поле Формула.
В это поле необходимо ввести формулу или функцию, которая возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. То есть формула должна быть логической формулой, которая всегда будет возвращать только ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Вы можете помещать функции в функции и сложные математические вычисления или просто проверять множество разных ячеек одновременно. Например, вы можете сделать ввод в ячейку разрешенным только тогда, когда две другие ячейки достигают определенного значения:
Это говорит о том, что Excel разрешает ввод в ячейку ТОЛЬКО в том случае, если ячейка D2 содержит число больше 1, а ячейка D3 содержит число больше 5.
Это очень простой пример, но вы можете поместить практически любую формулу, которая проверяет что угодно, в проверку данных, чтобы предотвратить ввод значения или определенных значений в ячейку; эти более сложные примеры будут рассмотрены в других руководствах.
Ссылки на ячейки при проверке данных
Все поля, требующие ввода для проверки данных, также могут ссылаться на ячейку на листе или на другом листе в той же книге. Маленькая кнопка справа от полей ввода при нажатии сворачивает окно, чтобы вам было легче выбирать ячейки на листе. После нажатия кнопки она будет выглядеть так:
Нажмите кнопку справа или красный крестик, чтобы закрыть окно и вернуться к предыдущему.
Удалить проверку данных
Чтобы удалить проверку данных, просто выберите нужную ячейку или ячейки, перейдите в окно проверки данных (вкладка "Данные" > "Проверка данных") и нажмите кнопку "Очистить все" в нижнем левом углу окна:
Помощь при вводе данных в ячейку
Вы можете создать сообщение, которое появляется, когда пользователь выбирает ячейку с проверкой данных. Это сообщение позволяет сообщить пользователю, что и когда он может вводить значение в ячейку. По сути, вы можете ввести здесь все, что хотите.
Перейдите в окно "Проверка данных", а затем на вкладку "Входящее сообщение":
Это очень полезно, когда вы используете проверку данных, которая не является раскрывающимся меню, потому что в противном случае пользователь может не знать, что можно ввести в ячейку.
Вот пример для нашего примера проверки пользовательских данных выше:
Это сообщение появляется только тогда, когда вы выбираете ячейку, а не когда вы просто наводите указатель мыши на ячейку:
Пользовательские сообщения об ошибках
Пользовательские сообщения об ошибках – это отличная штука, позволяющая изменить стандартное сообщение об ошибке на любое другое. Сообщение об ошибке появляется, когда пользователь пытается ввести недопустимое значение в ячейку, использующую проверку данных.
Вот сообщение об ошибке по умолчанию:
Хотя это хорошо, поскольку сообщает пользователю, что происходит, это не помогает ему понять, что ему нужно делать.
Перейдите в окно "Проверка данных", а затем на вкладку "Предупреждение об ошибке":
Здесь вы можете выбрать, какой значок вы хотите использовать для своей ошибки (подробнее об этом ниже):
Затем вы можете ввести заголовок и сообщение:
Теперь давайте посмотрим на наше сообщение, когда мы пытаемся ввести неверное значение:
Обратите внимание, что на этот раз нам разрешено продолжать ввод значения, даже если это не должно быть разрешено в ячейке. Это потому, что мы выбрали сообщение об ошибке в стиле предупреждения. Очень важно помнить, что при изменении параметра «Стиль» вы меняете не только значок, но и функциональность сообщения об ошибке.
Опция «Информация» также позволяет нам сохранить неверное значение после того, как оно всплыло:
Единственный способ, который фактически остановит ввод неверных значений, — это стиль Stop:
Примечания
Вау, как вы видите, существует множество вариантов ограничения ввода данных в ячейку в Excel, и мы даже не коснулись более сложных возможностей.
У вас могут быть динамически обновляемые списки, сложные формулы, ограничивающие, какой текст может размещаться в ячейке, ограничения на количество пробелов в ячейке и вообще все, что вы можете придумать.
Вы даже можете создавать полезные сообщения, которые появляются при выборе ячейки, полезные сообщения об ошибках или разрешить ввод неправильных значений в ячейку после отображения предупреждения.
Проверка данных — отличный инструмент для обеспечения целостности данных в ваших книгах, особенно когда вы отправляете их другим людям, которые должны правильно вводить данные!
Объедините это с защитой ячеек и рабочих листов, и вы сможете создавать надежные файлы Excel.
Обязательно загрузите книгу Excel для этого руководства, чтобы увидеть множество примеров проверки данных в действии.
Вопрос? Спросите об этом на нашем форуме Excel
Курс Excel VBA — от новичка до эксперта
200+ видеоуроков 50+ часов обучения 200+ руководств Excel
С помощью этого онлайн-курса станьте мастером VBA и макросов в Excel и узнайте, как автоматизировать все свои задачи в Excel. (Опыт работы с VBA не требуется.)
Курс VBA — от новичка до эксперта
Подпишитесь на еженедельные уроки
БОНУС: подпишитесь сейчас, чтобы загрузить нашу электронную книгу Top Tutorials!
Ссылка на наши 15 лучших учебных пособий была отправлена вам, проверьте свою электронную почту, чтобы загрузить ее!
(Если вы не видите электронное письмо, проверьте папку "Спам" или "Промоакции" и обязательно добавьте нас в список контактов, чтобы получать наши электронные письма в будущем.)
Курс Excel VBA — от новичка до эксперта
200+ видеоуроков
50+ часов видео
200+ руководств по Excel
С помощью этого онлайн-курса станьте мастером VBA и макросов в Excel и узнайте, как автоматизировать все свои задачи в Excel. (Опыт работы с VBA не требуется.)
В Excel допустимое количество символов в одной ячейке составляет 32767. Однако вы можете установить собственное ограничение на количество символов для текстовой ячейки с помощью проверки данных. Допустим, вы хотите ограничить длину имени в ячейке B2 до 5 символов.
<р>1.Выберите ячейку или диапазон данных (здесь ячейка B2), к которым вы хотите применить правило проверки данных, и на ленте выберите Данные > Проверка данных.
Теперь для ячейки B2 создается правило проверки данных. Если вы введете имя, длина которого превышает 5 символов (например, Майкл), появится сообщение об ошибке.
Установить ограничение на количество символов в Google Таблицах
Чтобы установить ограничение на количество символов в Google Таблицах, используйте пользовательскую формулу (с функцией LENGTH) в разделе "Проверка данных".
<р>1. Выберите ячейку (здесь B2) или диапазон данных, к которым вы хотите применить правило проверки данных, и в меню выберите Данные > Проверка данных.
=ДЛИНА(B2)
В этом руководстве показано, как ограничить минимальное количество символов, которое можно ввести в ячейку с помощью Excel или VBA
СПОСОБ 1. Ограничьте минимальное количество символов в ячейке с помощью встроенной опции Excel
Выберите ячейку > вкладка «Данные» > группа «Инструменты данных» > нажмите «Проверка данных» > «Проверка данных» > выберите вкладку «Настройки» > выберите «Длина текста» > выберите «больше или равно» > «Введите число» > нажмите «ОК».
| 1. Выберите ячейку, в которой вы хотите ограничить пользователей возможностью ввода только минимального количества символов. Примечание: в этом примере мы выбираем ячейку B2. |  |
| 2. Выберите вкладку «Данные». |  |
| 3. Нажмите «Проверка данных» в группе «Инструменты данных». 4. Выберите «Проверка данных». |  |
| 5. Выберите вкладку «Настройки». 6. Выберите Длина текста в поле Разрешить ввод. 7. Выберите больше или равно в поле ввода данных. 8. Введите минимальное количество символов, которое пользователь может ввести в выбранную ячейку. 9. Нажмите OK Примечание: в этом примере мы применяем условие, которое не разрешает ввод менее пяти символов в выбранную ячейку. |  |
СПОСОБ 2.Ограничить минимальное количество символов в ячейке с помощью формулы
Выберите ячейку > вкладка «Данные» > группа «Инструменты данных» > нажмите «Проверка данных» > «Проверка данных» > выберите вкладку «Настройки» > выберите «Пользовательский» > «Введите формулу» > нажмите «ОК».
Читайте также: