Как обновить ссылку в word из excel

Обновлено: 03.07.2024

Поддержка продукта для платформы Creative Solutions Accounting закончилась 30 сентября 2020 г.

Записать CS
Расчет заработной платы
Управление взаимодействием
Решение для бухгалтерского учета клиентов
Финансовый анализ CS

Содержимое центра справки и инструкций для платформы Creative Solutions Accounting может быть устаревшим, и вы используете его на свой страх и риск.

Связанные документы Excel и Word, созданные в формате Office 2010 и выше (*.xlsx, *.docx), не обновляются после повтора транзакций документов.

Ссылка в документе Word не обновляется автоматически, чтобы отразить расположение файла нового задания. При открытии документа Word вы можете получить сообщение:

Документ с таким названием уже открыт. Вы не можете открыть два документа с одинаковым именем, даже если документы находятся в разных папках. Чтобы открыть второй документ, либо закройте текущий открытый документ, либо переименуйте один из документов.

Этот объект поврежден или больше недоступен

Microsoft задокументировала эту проблему со связыванием документов Excel и Word, созданных в формате Office 2010 и выше.

Выполните следующие действия, чтобы соответствующим образом обновить документ:

Шаги, описанные ниже, изменены по сравнению с предыдущим поведением в соответствии с предложением Thomson Reuters.

В Engagement CS откройте документ Word, содержащий ссылки на документ Excel.
Открыв документ Word, выберите «Файл» > «Сохранить как» и сохраните документ Word с типом файла *.doc. Сохраните документ в месте, отличном от текущего документа, например на рабочем столе вашего компьютера.
Закройте документ Word.
Удалите текущий документ Word из окна дерева Engagement CS. Чтобы удалить документ, щелкните правой кнопкой мыши документ Word в окне "Дерево" и выберите "Удалить".
Добавьте документ Word с расширением *.doc в качестве внешнего документа в Engagement CS. Чтобы добавить внешний документ, выберите «Файл» > «Создать» > «Документ» > вкладка «Внешний». Если вы хотите перенести этот конкретный документ вперед для следующего задания, убедитесь, что в диалоговом окне Новый документ задания — Свойства для параметра «Включить» выбрана процедура «Переместить вперед». Закройте документ Word.
После добавления документа Word откройте документ Excel, а затем откройте документ Word.
При открытии документа Word вы можете получить сообщение: Документ с таким именем уже открыт. Вы не можете открыть два документа с одинаковым именем, даже если документы находятся в разных папках. Чтобы открыть второй документ, либо закройте текущий открытый документ, либо переименуйте один из документов. Нажмите OK для сообщения.
Щелкните правой кнопкой мыши ссылку в документе Word и выберите "Связанный объект листа" и "Ссылки".
В диалоговом окне Ссылки нажмите кнопку "Изменить источник" и перейдите к связанному документу Excel в текущем задании.
Ссылка в документе Word будет обновлена правильно.

В будущем для повтора связанных документов Word они должны быть в формате *.doc. Если вы скопируете документ *.doc из одного задания и вставите его в другое, Microsoft Word обновит документ до расширения *.docx. Таким образом, после копирования/вставки необходимо выполнить описанные выше шаги.

Автоматическое обновление встроенных и связанных объектов — чрезвычайно мощная функция Microsoft Word, но она может быть скучной для большого документа. Блокировка ссылки предотвращает обновление объекта исходным файлом приложения, например файлом электронной таблицы Excel.

Вы можете создать ссылку во время работы в Word или в другом приложении. Вы уже видели несколько способов встраивания объектов:

В списке выберите Объект, чтобы открыть диалоговое окно Объект.

Разница в том, что вы должны установить флажок "Ссылка на файл" или кнопку выбора "Вставить ссылку" или выбрать "Ссылка сюда" во всплывающем меню перетаскивания.

Word может обновлять ссылки двумя способами, автоматически и вручную:

Чтобы указать, как будут обновляться ссылки, выполните следующие действия:

<р>1. Выберите «Связанный объект рабочего листа» -> «Ссылки». во всплывающем меню, чтобы отобразить диалоговое окно «Ссылки»:

<р>2. В диалоговом окне «Ссылки» перечислены все ссылки в активном документе Word. Выберите один или несколько. Чтобы выбрать несколько ссылок, щелкните один раз первую ссылку, нажмите клавишу CTRL, а затем щелкните один раз каждую из других ссылок, которые вы хотите изменить. Если у вас есть несколько ссылок и вы хотите выбрать их все, нажмите один раз на верхнюю ссылку, нажмите клавишу Shift, а затем один раз нажмите на последнюю ссылку в списке.

<р>3. Выберите «Автоматически» для автоматических ссылок или выберите «Вручную» для ручных ссылок. Вы можете указать разные параметры для разных ссылок.

Настройкой по умолчанию является автоматическое обновление всех ссылок при изменении информации в исходном файле, но вы можете указать любой метод для любой ссылки.

Вы можете заблокировать и разблокировать ссылку в диалоговом окне "Ссылки". Однако вы также можете заблокировать ссылку, выбрав ссылку и нажав Ctrl+F11; разблокируйте ссылку, нажав Ctrl+Shift+F11.

Вместо того, чтобы блокировать ссылку, почему бы не установить для нее значение Вручную, а затем просто не обновлять ее, чтобы случайно не обновить ее вручную. Если, например, вы нажимаете Ctrl+A, чтобы выделить весь документ, а затем нажимаете F9, чтобы обновить оглавление, индекс и перекрестные ссылки, вы также обновляете разблокированные ссылки вручную.

Как преобразовать SmartArt в фигуры в Word

Многие полезные функции в Word (например, в Excel и других приложениях Microsoft Office) исчезают из версии в версию, из патча в патч. Функция «Преобразовать в фигуры» также исчезла.

Представление основного документа

Основной документ Word позволяет создавать перекрестные ссылки на элементы нескольких документов; создавать индексы, оглавления и списки, охватывающие несколько документов; легко назначать последовательную нумерацию страниц, заголовков и другое форматирование для нескольких документов; и т.д.
Книга идеально подходит для функции главного документа. Каждая глава может быть вложенным документом, а элементы, общие для всей книги, могут содержаться в самом главном документе.

Как складывать, вычитать, умножать и делить ячейки в таблице Word

Большинство людей знают, что Word предназначен для написания текстов, иногда содержащих таблицы, а Excel предназначен исключительно для таблиц и вычислений для них. Но что, если вам нужно создать таблицу Word с формулой. Вам нужно создать таблицу в Excel и вставить ее в Word? Нет, не знаешь. Вы можете создавать формулы в Word для выполнения простых арифметических вычислений, таких как сложение, вычитание, умножение или деление.

Несколько недель назад я написал статью о связывании файлов Excel с PowerPoint. В то время как PowerPoint, вероятно, является приложением, которое я использую чаще всего (после Excel, конечно), на третьем месте будет Word. Если, как и я, вы регулярно создаете документы Word или используете стандартные шаблоны, то привязка файлов Excel непосредственно к документу Word может сэкономить много времени.

Хотя основной процесс такой же, как в PowerPoint, метод реализации немного отличается.

Связывание книги Excel с документом Word

Связать книгу Excel с документом Word очень просто. Просто скопируйте диапазон из Excel. Затем в Word нажмите Главная -> Вставить (маленькая стрелка). Существуют различные варианты, по умолчанию мы можем щелкнуть значки Вставить ссылку и сохранить форматирование или Вставить ссылку и объединить форматирование.

Но если мы нажмем Специальная вставка…, появится еще больше возможностей. Нажмите Вставить ссылку и выберите тип вставки.Наконец, нажмите ОК, чтобы вставить содержимое Excel в документ Word с выбранными параметрами.

Обратите внимание на количество доступных вариантов вставки. Мне особенно нравится Неформатированный текст, так как его можно использовать для добавления переменной информации в стандартное предложение.

В Word при выборе любой связанный текст будет выделен серым цветом (если только не были изменены настройки в Word). Смотрите скриншот ниже.

Коды полей

Одним из ключевых отличий от PowerPoint является наличие кодов полей. Это метод, с помощью которого Word вставляет связанные документы и другие динамические параметры.

Вы можете просмотреть код за кодом поля, нажав Ctrl+F9, чтобы просмотреть все коды полей, или Shift+F9, чтобы отобразить только выбранный код поля. На снимке экрана ниже показан пример кода поля.

С помощью кодов полей можно добиться гораздо большего, но это выходит за рамки этой статьи.

Обновить и изменить ссылки

Преимущество связывания документов заключается в том, что после их создания вы можете быстро обновить связанные значения.

Обновить ссылку при открытии

При открытии документа Word у вас будет возможность обновить документ данными из связанных файлов.

Обновление по требованию

Если вы хотите обновить только одну ссылку, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите в меню Обновить ссылку.

В подменю Связанный объект рабочего листа (как показано выше) есть дополнительные параметры для редактирования, открытия и преобразования ссылок.

Обновление с помощью опции «изменить ссылки»

Этот параметр доступен в меню Связанный объект листа, как показано выше, или на ленте Файл -> Информация -> Редактировать ссылки на файлы (он находится внизу правом углу, но только после сохранения документа Word).

Откроется окно "Ссылки", в котором представлены различные параметры для обновления, редактирования и разрыва ссылок.

Мои главные советы

Используйте именованные диапазоны. Добавление строк и столбцов на лист не изменит ссылку на ссылку в Word. Например, если Word связан с ячейкой A1, то вы вставите новый столбец в начале, ячейка A1 станет ячейкой B1. Но Word по-прежнему ссылается на ячейку A1. Теперь это будет неправильная ячейка. Именованный диапазон помогает обеспечить отображение в документе правильного диапазона.
Word не узнает, если вы измените имя или путь связанного файла (исключение см. в пункте 3 ниже). Необходимо убедиться, что самая последняя версия файла Excel всегда имеет то же имя файла и путь к файлу, чтобы Word мог его найти.
Самый быстрый способ изменить источник файла Excel — открыть и файлы Excel, и связанные файлы Word. Затем сохраните файл Excel с новым путем или именем файла. В этом случае Word автоматически обновит ссылку на файл.

Автоматизируйте Excel, чтобы сэкономить время и перестать выполнять работу, которую могла бы выполнять обученная обезьяна.

Не забывайте:

Если вы нашли этот пост полезным или у вас есть лучший подход, оставьте комментарий ниже.

Вам нужна помощь в адаптации этого к вашим потребностям?

Я предполагаю, что примеры в этом посте не совсем соответствуют вашей ситуации. Мы все используем Excel по-разному, поэтому невозможно написать пост, который удовлетворит потребности всех. Потратив время на изучение методов и принципов, изложенных в этом посте (и в других местах на этом сайте), вы сможете адаптировать его к своим потребностям.

Читайте другие блоги или смотрите видео на YouTube по той же теме.Вы получите гораздо больше пользы, найдя собственные решения.
Спросите «Excel Ninja» в вашем офисе. Удивительно, какие вещи знают другие люди.
Задайте вопрос на форуме, таком как Mr Excel, или в сообществе Microsoft Answers. Помните, что люди на этих форумах обычно отдают свое время бесплатно. Поэтому постарайтесь сформулировать свой вопрос, убедитесь, что он четкий и лаконичный. Перечислите все, что вы пробовали, и предоставьте скриншоты, сегменты кода и примеры книг.
Используйте Excel Rescue, моего партнера-консультанта. Они помогают решить небольшие проблемы с Excel.

Что дальше?
Пока не уходите, в Excel Off The Grid есть чему поучиться. Ознакомьтесь с последними сообщениями:

Связать файл Excel с документом Word, чтобы документ обновлялся при изменении данных Excel

Джеймс Маршалл — профессиональный журналист, освещающий вопросы, связанные с технологиями и устранением неполадок компьютеров. Он также имеет опыт работы с Microsoft Word, Apple Pages и другими текстовыми процессорами.

Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.

В этой статье

Перейти к разделу

Что нужно знать

Ссылка: копирование ячеек. Щелкните правой кнопкой мыши "Связать и использовать целевые стили" или "Связать и сохранить исходное форматирование" в Word.
Встроить: в Word выберите «Вставка» > «Объект» > «Объект» > «Создать из файла» > «Обзор» > выберите файл Excel > «ОК».
Встраивание электронной таблицы. В Word выберите «Вставка» > «Таблица» > «Таблица Excel».

В этой статье объясняются два способа отображения данных Excel в Word.

Инструкции относятся к Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010, Excel для Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 и Excel 2010.

Как связать Excel с Word

Чтобы вставить любую часть рабочего листа Excel в документ Word:

Мэдди Прайс / Lifewire

Откройте документ Word, в котором будет отображаться рабочий лист.

Откройте рабочий лист Excel, содержащий данные, которые вы хотите связать с документом Word.

В Excel выберите и скопируйте диапазон ячеек для включения. Если вы планируете вставить в лист дополнительные столбцы или строки, выберите весь лист.

Чтобы выделить весь лист, выберите ячейку, расположенную в верхнем левом углу на стыке номеров строк и букв столбцов.

В документе Word поместите курсор туда, куда вы хотите вставить связанную таблицу.

Нажмите правой кнопкой мыши и выберите "Связать и использовать целевые стили" или "Связать и сохранить исходное форматирование".

Стили назначения используют форматирование таблицы Word по умолчанию, благодаря чему таблица обычно выглядит лучше. Сохранить исходное форматирование использует форматирование из книги Excel.

Данные Excel вставляются непосредственно в документ Word, где находился курсор. Если в исходный файл Excel вносятся изменения, документ Word автоматически обновляется с учетом этих изменений.

Что происходит, когда вы связываете Excel с Word

Связывание файла Excel с документом Word гарантирует, что документ Word будет обновляться каждый раз при изменении данных в файле Excel. Он работает как односторонний канал связи, который переносит обновленные данные Excel в связанный документ Word. Связывание листа Excel также уменьшает размер файла Word, поскольку данные не сохраняются в документе Word.

Связывание листа Excel с документом Word имеет несколько ограничений:

Если файл Excel перемещается, необходимо восстановить связь с документом Word.
Если вы планируете перенести файл Word или использовать его на другом компьютере, вы должны перенести файл Excel вместе с ним.
Вы должны редактировать данные на листе Excel. Это не проблема, если вам не нужны разные форматы электронных таблиц в документе Word.

Как встроить электронную таблицу Excel в Word

Процесс встраивания рабочего листа Excel в документ Word практически аналогичен связыванию с рабочим листом Excel.Для этого требуется несколько дополнительных кликов, но в документ переносятся все данные с рабочего листа, а не только выбранный диапазон.

Есть два способа встроить лист Excel в Word. Первый — внедрить рабочий лист как объект. Второй — вставить таблицу.

При встраивании листа Word использует форматирование листа Excel. Убедитесь, что данные на листе выглядят так, как вы хотите, чтобы они отображались в документе Word.

Встроить лист Excel как объект

Чтобы внедрить лист Excel в качестве объекта:

Откройте документ Word.

Перейдите на вкладку "Вставка".

Выберите «Объект» > «Объект». В Word 2010 выберите «Вставка» > «Объект».

В диалоговом окне "Объект" выберите вкладку "Создать из файла".

Нажмите "Обзор", затем выберите лист Excel, содержащий данные, которые вы хотите внедрить.

Выберите ОК.

< /p>

Рабочий лист Excel встроен в документ Word.

Как встроить таблицу Excel

В качестве альтернативы можно вставить рабочий лист Excel в виде таблицы. Этот метод вставляет рабочий лист так же, как если бы вы внедрили его как объект. Разница в том, что он открывает пустой рабочий лист Excel для заполнения. Выберите этот метод, если вы еще не создали файл Excel.

Чтобы вставить лист Excel в виде таблицы в Word:

Откройте документ Word.

Поместите курсор туда, куда вы хотите вставить рабочий лист Excel.

Перейдите на вкладку "Вставка" и выберите "Таблица".

Выберите Таблицу Excel.

Этот пункт меню открывает пустой лист Excel, который можно заполнить данными. Либо введите новые данные, либо вставьте данные из другой таблицы.

Когда вы вставляете и заполняете новый рабочий лист Excel, у вас есть файл Excel, который вы можете обновить в любое время. Данные в таблице Word автоматически обновляются в соответствии с данными в файле Excel.

В Excel выберите вкладку «Вставка» > «Текст» > «Объект» > «Создать из файла». Затем выберите Обзор, чтобы найти файл Word > Вставить > ОК.

Чтобы создать этикетки в Word из списка Excel, откройте пустой документ Word > выберите Рассылки > Начать слияние > Ярлыки > выберите марку и номер продукта для этикеток. Затем выберите «Выбрать получателей» > «Использовать существующий список» > перейдите к списку адресов Excel > «ОК». Добавьте поля слияния почты, чтобы завершить слияние.

Читайте также: