Как обновить раскрывающийся список в Excel
Обновлено: 21.11.2024
Раскрывающиеся списки — очень полезные инструменты в Microsoft Excel, особенно для создания форм или предоставления рекомендаций другим пользователям.
Существует множество различных способов создания раскрывающегося списка, и, соответственно, существуют также различные методы, которые вам могут понадобиться для редактирования этих списков, если вы хотите внести изменения.
Если ваш список основан на таблице Excel, то этот процесс невероятно прост — просто добавьте или удалите элементы из таблицы, и Excel автоматически обновит раскрывающийся список.
Однако, если раскрывающийся список основан на диапазоне ячеек, именованном диапазоне или был введен вручную, потребуется несколько дополнительных шагов.
Вот как отредактировать раскрывающийся список в Excel в каждом случае с помощью программного обеспечения на вашем ПК или компьютере Mac.
Ознакомьтесь с продуктами, упомянутыми в этой статье:
MacBook Pro (от 1299,99 долларов США в Best Buy)
Lenovo IdeaPad 130 (от 299,99 долларов США в Best Buy)
Как редактировать раскрывающийся список в Excel на основе диапазона ячеек
<р>1. Перейдите к рабочему листу или области текущего рабочего листа, где находятся элементы списка, а затем добавьте или удалите нужный элемент. <р>2. Выберите ячейку, содержащую раскрывающийся список, затем в меню "Данные" в верхней части экрана нажмите "Проверка данных" и снова выберите "Проверка данных" в меню. <р>3. На вкладке «Настройки» всплывающего меню в разделе «Источник» настройте диапазон ячеек, чтобы включить новую ячейку, в которую вы ввели данные, или исключить ту, из которой вы их удалили. Затем нажмите OK, чтобы сохранить изменения.Как редактировать раскрывающийся список в Excel на основе именованного диапазона
<р>1. Добавьте в список новый элемент или удалите ненужный. <р>2. Перейдите на вкладку "Формулы" и выберите "Диспетчер имен". <р>3. Выберите именованный диапазон, на котором основан ваш раскрывающийся список, и отредактируйте формулу «Ссылки», чтобы либо включить ячейку, которую вы только что добавили, либо исключить ту, которую вы удалили. Затем нажмите "Закрыть", чтобы сохранить изменения, и "Да" для подтверждения.Как отредактировать раскрывающийся список в Excel, введенный вручную
<р>1. На вкладке «Данные» нажмите «Проверка данных». <р>2. На вкладке настроек всплывающего окна в разделе «Источник» добавьте или удалите элементы списка по мере необходимости, убедившись, что все элементы разделены запятой и ничем другим. Затем нажмите OK, чтобы сохранить изменения.
В этом руководстве мы пойдем немного дальше, и вы узнаете, как редактировать раскрывающееся меню и изменять параметры, предлагаемые в списке.
На самом деле это очень просто!
См. видеоруководство и расшифровку ниже:
Здесь я использую два разных примера, чтобы показать, как работает редактирование раскрывающегося меню, чтобы вы знали два способа, как это сделать. Первым будет длинный список.
Я покажу более короткий позже и буду использовать списки, которые мы вместе создали в предыдущем уроке.
Как редактировать более длинный раскрывающийся список в Excel
Итак, вот более длинное — месяцы года.
Допустим, мы хотим внести изменения в первый вопрос и использовать вместо него, например, "Какой ваш любимый летний месяц?". Наши пункты теперь включают месяцы, которые не имеют значения — для этого вопроса подойдет список из трех летних месяцев. Что нам нужно сделать, так это отредактировать список в соответствии с этим.
Нажмите на ячейку, содержащую раскрывающийся список, который вы хотите изменить — это ячейка со списком месяцев.
Далее перейдите на вкладку «Данные». В разделе «Инструменты данных» перейдите к «Проверка данных».
В появившемся всплывающем окне перейдите на вкладку «Настройки» и щелкните поле «Источник».
Excel направит вас к расположению исходных ячеек для этого раскрывающегося списка. В данном случае это лист «Месяцы». Наш список состоит из параметров, сохраненных в диапазоне ячеек от A1 до A12.
Если мы хотим отредактировать раскрывающееся меню, нам нужно удалить информацию в поле «Источник». Выделите его и нажмите «Удалить». Теперь выберем только нужные нам месяцы — летние месяцы июнь, июль и август.
Вы также можете заметить, как изменилась информация в разделе «Источник». Теперь список состоит из данных, содержащихся в ячейках с A6 по A8.
Перепроверьте, все ли правильно, и подтвердите, нажав OK.
Та-да!
Выпадающее меню было отредактировано, и там только те три опции, которые мы хотели показать.
Вы можете использовать эти шаги для редактирования списка любым удобным для вас способом. В раскрывающемся меню будут отображаться только элементы, присутствующие в ячейках, которые вы включили в качестве источника.
Как редактировать более короткий раскрывающийся список в Excel
А теперь мы можем взглянуть по-другому — как отредактировать более короткий список, содержащий только «Да» и «Нет». Возможно, мы захотим расширить меню и добавить в список «Может быть».
Мы выполним первые несколько шагов, как в предыдущем примере, — щелкните ячейку с раскрывающимся списком, перейдите к «Данные», затем «Проверка данных». Как видите, источником здесь является не диапазон ячеек, а конкретный текст, так что ничего страшного, если вы просто наберете «Может быть» в конце строки и не забудете отделить запятой.
Добавьте параметр, нажмите «ОК» и все — проще простого, верно?
Второй список обновлен.
Если вы нашли это руководство полезным, поставьте нам лайк и подпишитесь, чтобы получать больше видео от EasyClick Academy. Ознакомьтесь с другими руководствами, которые помогут вам быстро и легко использовать Excel!
Сэнди Риттенхаус
Сэнди Риттенхаус
Писатель
С ее B.S. В области информационных технологий Сэнди много лет проработала в ИТ-индустрии в качестве руководителя проекта, руководителя отдела и руководителя отдела управления проектами. Она узнала, как технологии могут обогатить как профессиональную, так и личную жизнь, используя правильные инструменты. И со временем она поделилась этими предложениями и практическими рекомендациями на многих веб-сайтах. Имея за плечами тысячи статей, Сэнди стремится помочь другим использовать технологии в своих интересах. Подробнее.
Раскрывающиеся списки в Excel упрощают ввод данных, но иногда вам может потребоваться отредактировать этот список. Вы можете добавлять или удалять элементы из раскрывающегося списка независимо от того, как вы его создали.
Возможно, вы использовали таблицу, именованный диапазон ячеек или ручную настройку раскрывающегося списка. Мы покажем вам, как отредактировать список соответствующим образом.
Редактировать раскрывающийся список из таблицы
Преимущество использования таблицы в Excel для раскрывающегося списка заключается в том, что список автоматически обновляется при внесении изменений в таблицу.
Чтобы добавить элемент, перейдите к последней строке в столбце, нажмите Enter или Return, введите новый элемент списка и снова нажмите Enter или Return.
При выборе раскрывающегося списка вы увидите дополнительный элемент в выборе.
Чтобы удалить элемент, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите "Удалить" > "Строки таблицы". Это удаляет элемент из таблицы и списка.
Если вы просто удалите текст в ячейке, в раскрывающемся списке останется место. Таким образом, если вы не можете удалить всю строку, потому что это повлияет на другие данные вашей таблицы, вы можете удалить текст в ячейке, а затем переместить оставшиеся элементы вверх, чтобы заполнить пустую ячейку.
Редактировать раскрывающийся список из диапазона ячеек
Вы можете использовать диапазон ячеек или именованный диапазон для элементов раскрывающегося списка, что очень удобно. Вот как добавлять и удалять элементы из списка.
Добавить элемент в диапазон ячеек
Чтобы добавить элемент списка, просто введите его под существующими элементами. Вы можете изменить порядок элементов по своему усмотрению, но вам потребуется обновить источник списка, поскольку диапазон ячеек расширился.
Выберите ячейку, содержащую раскрывающийся список, перейдите на вкладку "Данные" и выберите "Проверка данных" в разделе "Инструменты данных" на ленте.
В поле «Источник» либо обновите ссылки на ячейки, чтобы включить добавления, либо перетащите через новый диапазон ячеек на листе. Нажмите «ОК», чтобы применить изменение.
При необходимости установите флажок внизу, если вы используете список более чем в одном месте и хотите обновлять его везде.
Добавить элемент в именованный диапазон
Если вы используете именованный диапазон для элементов списка, вы можете использовать описанный выше метод, чтобы добавить элемент в список. Однако это не приведет к обновлению именованного диапазона для включения дополнительного элемента. Вместо этого обновите именованный диапазон.
Перейдите на вкладку "Формулы" и выберите "Диспетчер имен" в разделе "Определенные имена" на ленте.
Когда откроется Диспетчер имен, выберите именованный диапазон и обновите ссылки на ячейки в поле «Относится к» внизу. Вы можете вручную настроить ссылки на ячейки или просто перетащить их на свой лист. Нажмите на галочку слева от этого поля, чтобы сохранить изменения, и нажмите «Закрыть».
Ваш раскрывающийся список автоматически обновляется и включает новый элемент списка.
Удалить элемент из диапазона
Используете ли вы именованный диапазон для раскрывающегося списка или диапазон ячеек без имени, удаление элемента из списка работает одинаково.
Чтобы удалить элемент списка в диапазоне ячеек, щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Удалить".
При появлении запроса выберите «Сдвинуть ячейки вверх» и нажмите «ОК».
Если вы просто выделите ячейку и удалите в ней текст, вы увидите пустое место в списке, как показано ниже. Приведенный выше метод устраняет это пространство.
Редактировать раскрывающийся список вручную
Если вы вводили элементы списка вручную в поле проверки данных, а не ссылались на таблицу или диапазон ячеек, вы можете просто добавить или удалить элементы списка в том же месте.
Выберите ячейку с раскрывающимся списком, перейдите на вкладку "Данные" и выберите "Проверка данных" в разделе "Инструменты данных" на ленте.
В поле Источник добавьте в список новые элементы списка или удалите те, которые вам больше не нужны. Нажмите «ОК», и ваш список будет обновлен.
Тот факт, что вы добавляете раскрывающийся список для ввода данных в Excel, не означает, что вы не можете вносить в него изменения при необходимости. В качестве другого варианта вы можете настроить пользовательские списки в Excel для использования в любое время.
- › Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
- › Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
- › Как установить Google Play Маркет в Windows 11
- ›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
- › Что означает XD и как вы его используете?
- › Как восстановить метки панели задач в Windows 11
В MS Excel мы обычно создаем раскрывающийся список для ежедневной работы. По умолчанию мы можем добавить новые данные в ячейку среди диапазона исходных данных, тогда относительный выпадающий список будет автоматически обновляться. Но если мы добавим новые данные в ячейку ниже исходного диапазона данных, относительный раскрывающийся список не может быть обновлен. В этой статье я покажу, как создать раскрывающийся список с автоматическим обновлением в Excel.
Загрузить рабочую тетрадь
3 способа автоматического обновления раскрывающегося списка в Excel
1. Автоматическое обновление выпадающего списка в Excel с использованием функций СМЕЩ и СЧЁТ
Допустим, у нас есть список типов платежей. Используя этот список, есть раскрывающийся список, в котором мы можем выбрать варианты оплаты.
Теперь, если мы добавим новые данные в заданный список, выпадающий список не будет обновляться автоматически.
Теперь наша задача — создать выпадающий список с автообновлением, чтобы если какие-то данные в списке обновились, то и выпадающий список тоже обновлялся.
Шаг 1. Открытие проверки данных на вкладке "Данные"
Шаг 2. На вкладке «Настройки» выберите следующие действия:
Шаг 3. Теперь добавьте новые элементы в список и автоматически найдите их в раскрывающемся списке
2. Динамический раскрывающийся список в Excel путем определения имени и использования таблицы
Есть еще один способ создать автоматически обновляемый раскрывающийся список в Excel, указав имя и таблицу использования. Мы увидим этот процесс на том же примере выше.
Шаг 1. Сначала выберите исходную таблицу, а затем щелкните параметр "Определить имя" на вкладке "Формулы".
Шаг 2. Далее вы увидите новое окно. Введите имя в текстовое поле «Имя». Здесь мы введем «Payment_Types» и убедимся, что диапазон правильный. Нажмите кнопку "ОК".
Шаг 3. Щелкните ячейку в исходном диапазоне. А затем нажмите вкладку «Вставить» на ленте. После этого нажмите кнопку «Таблица» на панели инструментов
Шаг 4. В окне «Создать таблицу» отметьте нужный вариант заголовков.
Далее нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить настройку
Шаг 5. Теперь создайте раскрывающийся список, используя выбранные данные, и задайте источник как
Шаг 6. Теперь добавьте в список дополнительные элементы, и они будут автоматически добавлены в раскрывающийся список
3. Выпадающий список автоматического обновления в Excel с помощью функции ДВССЫЛ
В последнем методе вместо использования именованного диапазона в источнике проверки данных. Мы также можем использовать функцию ДВССЫЛ в поле «Источник» и ссылаться на имя таблицы и столбца. В этом разделе мы рассмотрим, как мы можем сделать то же самое, что и метод 2, используя другую функцию.
Шаг 1. Теперь снова откройте окно "Проверка данных" и запишите приведенную ниже формулу в поле "Источник".
=ДВССЫЛ("Типы_платежей")
Шаг 2. Теперь добавьте в список дополнительные элементы, и они будут автоматически добавлены в раскрывающийся список
Важность списков динамической проверки данных
Сделав списки проверки данных динамическими, вам не нужно беспокоиться об обновлении раскрывающихся списков каждый раз, когда вы вносите изменения в исходные данные. Это не только сэкономит ваше время, но и добавит душевного спокойствия в ваш день.
Примечания
Как редактировать раскрывающийся список на основе именованного изменения
Чтобы отредактировать раскрывающийся список на основе именованного изменения, нам необходимо выполнить следующие действия:
- Выберите лист с именованным диапазоном для раскрывающегося списка.
- Выполните любое из следующих действий в соответствии с вашими потребностями:
1. Чтобы добавить элемент, перейдите в конец списка и введите новый элемент.
2. Чтобы удалить элемент, нажмите "Удалить". - Откройте Формулы > Диспетчер имен
- В поле "Диспетчер имен" щелкните диапазон названий, который нужно обновить.
- Нажмите в поле Ссылается на, а затем на листе выберите все ячейки, содержащие записи для раскрывающегося списка.
- Нажмите "Закрыть", а затем нажмите "Да", чтобы сохранить изменения.
- Выберите лист с данными для раскрывающегося списка.
- Выполните одно из следующих действий:
1. Чтобы добавить элемент, перейдите в конец списка и введите новый элемент.
2. Чтобы удалить элемент, нажмите "Удалить". - На листе, к которому вы применили раскрывающийся список, выберите ячейку с раскрывающимся списком.
- Выберите Данные > Проверка данных.
- На вкладке "Параметры" щелкните поле "Источник", а затем на листе с элементами раскрывающегося списка выберите все ячейки, содержащие эти элементы. Вы увидите, что указанный диапазон в поле «Источник» будет меняться по мере выбора.
- Чтобы обновить все ячейки, к которым применен тот же раскрывающийся список, установите флажок Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками.
Как редактировать раскрывающийся список на основе диапазона ячеек
Заключение
Вот несколько способов создания раскрывающегося списка с автоматическим обновлением в Excel. Я показал все методы с соответствующими примерами, но может быть много других итераций. Я также обсудил основы используемых функций. Если у вас есть какой-либо другой способ добиться этого, поделитесь им с нами.
Читайте также: