Как объединить нумерацию в Word

Обновлено: 21.11.2024

Алан использует функцию нумерации в Word для создания двухуровневой нумерации абзацев. Он хотел бы создать систему нумерации, объединяющую первый и второй уровни в одном и том же абзаце, чтобы нумерация отображалась как 1. а), а затем второй абзац как б), затем в) и так далее. Ему интересно, как это сделать.

Функция маркеров и нумерации в Word позволяет автоматически создавать нумерованные абзацы, в которых можно указать формат нумерации: 1. 2. 3. или a. б. в. Вкладка «Структура» в диалоговом окне «Маркеры и нумерация» упрощает эту задачу. Создание пользовательского контура может быть выполнено несколькими различными способами. Мы обсудим пару из них. Каждый вариант предполагает, что вы еще не вводили текст и начинаете с чистого, пустого документа.

Ваш первый вариант требует внесения некоторых изменений в диалоговом окне Outline Numbering.

  1. Поместите точку вставки там, где вы хотите начать абзац 1.
  2. Введите 1. (это число один, за которым следует точка).
  3. Нажмите клавишу TAB.
  4. Введите а) (это строчная буква "а", за которой следует правая скобка).
  5. Нажмите Enter.
  6. Убедитесь, что на ленте отображается вкладка "Главная".
  7. Нажмите на инструмент «Многоуровневый список» в группе «Абзац». Word отображает раскрывающийся список «Многоуровневый список».
  8. Нажмите «Определить новый многоуровневый список». Word отображает диалоговое окно «Определить новый многоуровневый список». (См. рис. 1.)

Рисунок 1. Диалоговое окно "Определить новый многоуровневый список".

Здесь вы можете ввести текст, который хотите добавить в абзац. При нажатии Enter появится следующий уровень контура, в данном случае c). Примечание. Когда вы закончите уровень схемы для своего первого числа, вам нужно будет повторить эти шаги для следующего раздела. Для этого просто поместите точку вставки в документ, где вы начнете свой второй раздел (номер 2), и повторите шаги.

Вы, наверное, заметили, что этот вариант основан на наличии совершенно нового документа. Это потому, что в Word нумерованные списки чрезвычайно «автоматизированы». Например, если у вас есть нумерованный список на странице 2, а затем вставлен другой список на странице 10, который не связан с первым, Word не знает, что они не совпадают, и автоматически вставит номера, как если бы они были одним целым. список. Это может вызвать всевозможные проблемы, которые, если их не устранить, могут полностью испортить ваш документ.

Еще один вариант, если вы хотите избежать автоматизированных аспектов нумерованных списков в Word, — использовать поле SEQ. Вы можете использовать поля SEQ для всей нумерации или для одного уровня и использовать функцию автоматической нумерации для другого. Вы можете создать поля SEQ с помощью меню. Однако в данном случае это гораздо более громоздко, чем должно быть. Вот как выполнить задачу быстрее. В этом случае мы предполагаем, что текст уже есть в документе и его нужно просто пронумеровать.

  1. Поместите точку вставки в документе там, где должна отображаться нумерация.
  2. Нажмите Ctrl+F9. Word вставляет пару фигурных скобок поля.
  3. В скобках введите следующее: SEQ \* по алфавиту \* MERGEFORMAT a
  4. Нажмите F9. Появляется буква а.

Вы можете ввести это поле для каждого нового абзаца, который нуждается в нумерации. Word отслеживает, какая буква идет следующей, и вставляет правильную, если вы нумеруете абзацы в алфавитном порядке.

Биография автора

На его счету более 50 научно-популярных книг и множество журнальных статей. Аллен Уайатт является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнайте больше об Аллене.

Как продолжить многоуровневый список в Word?

  1. Выберите текст или нумерованный список, который хотите изменить.
  2. На вкладке "Главная" в группе "Абзац" нажмите стрелку рядом с пунктом "Многоуровневый список".
  3. Разверните диалоговое окно "Многоуровневый список", нажав "Еще" в левом нижнем углу.
  4. Выберите уровень списка для изменения, выбрав его в списке.

Что такое маркированный список?

Маркированный список или маркированный список — это последовательность элементов, которым вместо цифр предшествуют символы. Ниже приведен пример такого списка. Пункт один. Пункт второй.

Что такое многоуровневый список?

Многоуровневый список — это список, состоящий более чем из одного уровня. Например, на картинке пример многоуровневого маркированного списка и многоуровневого нумерованного списка. В Microsoft Word при создании маркированного или числового списка вы можете создать новый уровень, нажав клавишу Tab.

Полный ответ -->

Что такое нумерованный список?

нумерованный список. Имя существительное.(нумерованные списки во множественном числе) Список, элементы которого пронумерованы в различных стилях, включая арабские и римские цифры.

Полный ответ -->

Как вы создаете подзаголовки в Word?

  1. Введите текст подзаголовка.
  2. Нажмите на стиль, который появится в области стилей слева от подзаголовка.
  3. На панели инструментов стилей выберите стиль, который хотите применить. Используйте «Заголовок 2» для подзаголовка первого уровня, «Заголовок 3» для подзаголовка второго уровня и т. д.

Полный ответ -->

Как быстро изменить уровень списка в Word?

рядом с кнопками списка (как показано ниже), а затем выберите Увеличить уровень списка. Сочетание клавиш для увеличения уровня списка: Tab. Сочетание клавиш для уменьшения уровня списка: Shift+Tab. Чтобы сочетание клавиш вступило в силу, курсор должен находиться в начале абзаца.

Полный ответ -->

Какой стиль маркеров используется по умолчанию?

По умолчанию в Word в качестве маркера используется маленькая точка. Вы можете изменить пулю на любой символ, который вы хотите. Вы можете изменить маркеры, выполнив следующие действия. Выберите параметр «Маркеры и нумерация» в меню «Формат».

Полный ответ -->

В чем польза многоуровневого списка?

Многоуровневые списки позволяют создавать структуру с несколькими уровнями. На самом деле любой маркированный или нумерованный список можно превратить в многоуровневый, поместив курсор в начало строки и нажав клавишу Tab, чтобы изменить уровень этой строки.

Полный ответ -->

Почему в Word не работает автоматическая нумерация?

Выберите вкладку "Правописание" на левой панели. Выберите «Параметры автозамены…». Выберите вкладку «Автоформат при вводе». Снимите флажки "Автоматические маркированные списки" и "Автоматические нумерованные списки".

Полный ответ -->

Почему моя нумерация не будет продолжаться в Word?

Выполните следующие действия, чтобы исправить эту ситуацию: Щелкните правой кнопкой мыши нумерованный список. Щелкните Задать значение нумерации. Нажмите, чтобы выбрать кнопку «Продолжить из предыдущего списка», а затем нажмите «ОК».

Полный ответ -->

Как сделать многоуровневые пронумерованные заголовки в Word?

  1. Откройте документ, в котором используются встроенные стили заголовков, и выберите первый заголовок 1.
  2. На вкладке "Главная" в группе "Абзац" выберите "Многоуровневый список".
  3. В разделе «Библиотека списков» выберите стиль нумерации, который вы хотите использовать в документе.

Полный ответ -->

Как расположить маркеры рядом?

Выделите весь текст, содержащий маркированный список или созданные вами списки. Откройте вкладку «Разметка страницы» и нажмите «Столбцы». Выберите количество отображаемых столбцов в раскрывающемся меню.

Полный ответ -->

Как удалить многоуровневый список в Word?

Ответы (4) ? Если вы выберете все абзацы, для которых использовался список, а затем нажмете «Нет», нумерация будет удалена со всех из них. Если вы использовали нумерованный стиль, вы можете применить обычный стиль к выделенным абзацам, нажав Ctrl+Shift+N.

Полный ответ -->

Как включить автоматические маркеры в Word?

  1. Выберите «Файл» > «Параметры» > «Правописание».
  2. Выберите «Параметры автозамены», а затем перейдите на вкладку «Автоформат при вводе».
  3. Установите или снимите флажок Автоматически маркированные списки или Автоматически нумерованные списки.
  4. Нажмите "ОК".

Полный ответ -->

Как вставить маркер в Word на Mac?

Поместите курсор в нужное место для маркированного или нумерованного списка. На вкладке «Главная» щелкните стрелку рядом с пунктом «Маркеры» или «Нумерация». Выберите стиль и начните печатать. Нажимайте Enter каждый раз, когда вам нужен новый маркер или номер, или дважды нажмите Enter, чтобы завершить список.

Полный ответ -->

Как исправить заголовки в Word?

Перейдите на вкладку "Главная". Щелкните правой кнопкой мыши стиль заголовка, который вы хотите изменить, в разделе «Стили» и выберите «Изменить», чтобы открыть диалоговое окно «Изменить стиль». Внесите необходимые изменения в стиль шрифта, размер шрифта или цвет заголовка в разделе «Форматирование». Вы также можете применять полужирный шрифт, курсив и эффекты подчеркивания.

Мы представили метод нумерации списков в Word, но для начинающих это знание само по себе может быть не гибким при столкновении с реальными проблемами. Поэтому необходимо снова перечислить конкретные примеры приложений, что может закрепить ранее полученные знания и углубить понимание.

Далее будут перечислены случаи, когда два нумерованных списка соединены, то есть следующий список продолжает нумероваться после предыдущего списка. Два экземпляра будут использовать одни и те же два нумерованных списка, но ситуация с продолжением нумерации будет совершенно другой. Это связано с содержанием документа. См. конкретную ситуацию ниже.

Как объединить два нумерованных списка в Word?

Пример 1:

<р>1.Если есть два списка с совершенно разными номерами, щелкните правой кнопкой мыши после номера (например, А) во втором списке, во всплывающем меню выберите Продолжить нумерацию, второй список был пронумерован после предыдущего списка. Демонстрация показана на рисунке 1:

<р>2. С этой точки зрения два списка с совершенно разными номерами также могут быть объединены и продолжать нумероваться.

Пример 2:

<р>1. Те же два списка такие же, как на рисунке 1. Разница в том, что перед документом находится список букв и цифр. Если выбрано «Продолжить нумерацию», за списком номеров не следует нумерация. Демонстрация показана на рисунке 2:

<р>2. Он нумеруется после предыдущего списка букв. Если вы хотите подключить его к списку номеров, щелкните правой кнопкой мыши за D и выберите «Установить значение нумерации» во всплывающем меню, откройте окно «Установить значение нумерации» и введите 6 на клавиатуре в поле «Установить значение для». После нажатия кнопки «ОК» исходный D изменится на F. Хотя он не изменится на 6, последовательность будет подключена. Демонстрация показана на рисунке 3:

<р>3. Щелкните правой кнопкой мыши за буквой F и выберите «Продолжить нумерацию» во всплывающем меню. В это время список букв стал списком чисел, и сразу за ним следует предыдущий список чисел. Демонстрация показана на рисунке 4:

<р>4. Вначале причиной, по которой список букв не связан с предыдущим списком номеров, является настройка Word по умолчанию. Когда мы устанавливаем значение, чтобы продолжить число, Word понимает, что мы должны подключаться не к списку букв перед документом, а к ближайшему списку чисел. Это также воплощение интеллекта Word.

Когда вы столкнетесь с подобными ситуациями в процессе редактирования документов в будущем, вы также можете повторить попытку столько раз, сколько указано выше. Возможно, после нескольких настроек Word поймет наши потребности и настроит его в соответствии с нашими требованиями.

Одним из постоянных неудобств Mail Merge является его неспособность правильно форматировать числа из электронной таблицы Excel. К счастью, есть способ это исправить. На самом деле есть три способа.

Функция слияния писем в Microsoft Word — одна из моих любимых частей программы. Он чрезвычайно мощен для создания этикеток и настраиваемых писем, электронных писем или отчетов. Как только вы научитесь его использовать, вы сможете сэкономить бесчисленное количество часов работы. К сожалению, задача научиться совладать со всеми его особенностями может доставить вам бессчетное количество головной боли.

Одним из постоянных неудобств Mail Merge является его неспособность правильно форматировать числа из электронной таблицы Excel. Например, результат продаж в Excel отображается как 100, а в Word внезапно становится 99,99999999996!

К счастью, существует не менее трех различных способов заставить числа Mail Merge выглядеть так, как они должны.

[Примечание для пользователей различных версий Microsoft Office: представленные здесь шаги относятся к Office 2016 по состоянию на август 2018 года, но шаги, необходимые для более старых и новых версий Word и Excel, очень похожи, если не идентичны.]

Первый способ избежать этой проблемы: на листе Excel вставьте столбец с формулой, которая преобразует числа или даты Excel в текстовый формат, точно такой же, как тот, который вы хотели бы отобразить в слиянии. документ.

Для этого вам нужно использовать функцию ТЕКСТ Excel, которая позволяет преобразовывать число или дату в эквивалентный текст, отформатированный именно так, как вы хотите. Недостатком является то, что вам нужно знать определенные коды форматирования. Хотя эти коды идентичны кодам, используемым в функции форматирования пользовательских чисел в Excel, большинство пользователей Excel редко видят их.

(Совет. Рекомендуется отформатировать ячейки, содержащие эти формулы, другим стилем, например, курсивом или каким-либо необычным цветом, чтобы напомнить вам, что эти числа являются просто текстом. В более старых версиях Excel эти «числа "нельзя использовать в вычислениях. В Excel 2016 их можно использовать во всех формулах, кроме агрегатных функций, таких как СУММ и СРЗНАЧ.)

Преимущество форматирования чисел и дат в виде текста заключается в том, что текст без помех переносится из Excel в документ Word Mail Merge. Ну, почти нетронутая. Параметры форматирования, такие как шрифт, размер и цвет, не учитываются.

Коды формата для функции ТЕКСТ в Excel

Эти коды для чисел, дат и времени можно использовать в функции ТЕКСТ или в пользовательских числовых форматах Excel. В качестве дополнительного бонуса их также можно использовать в «Числовых переключателях» в полях слияния Word, описанных в следующем разделе.

К сожалению, существует небольшая разница между тем, как эти коды работают в Excel и Word в Microsoft Office 2013. В Excel вы можете использовать «M» или «m» для обозначения месяцев или минут.Почти во всех случаях Excel достаточно умен, чтобы понять, о каких единицах вы говорите. Но Word не так умен, и вы должны использовать заглавную букву для обозначения месяцев. Кроме того, в Excel есть дополнительный код «МММММ», который возвращает однобуквенное сокращение для месяца (например, «J, F, M, A,…»).

Добавить в электронную таблицу несколько столбцов с функциями ТЕКСТ — это простой и прямой подход. Просто помните, что эти ячейки могут выглядеть так, как будто они содержат числа, но их нельзя использовать в функциях СУММ или СРЗНАЧ. Если вам нужно снова преобразовать их в числа, просто используйте функцию ЗНАЧ.

Вместо функции ТЕКСТ() некоторые пользователи предпочитают использовать функцию ОКРУГЛ(), чтобы обрезать лишние десятичные разряды. Как следует из названия, функция Excel ROUND() постоянно округляет число в большую или меньшую сторону до указанного вами числа знаков после запятой. Преимущество в том, что округленное число не является текстом и может использоваться для дальнейших расчетов. Во многих случаях функция ОКРУГЛ() будет хорошо работать со слиянием, но вы можете избегать ее по следующим причинам:

  1. Функция ОКРУГЛ не сохраняет знак доллара или разделитель тысяч (запятую)
  2. Функция ОКРУГЛ усекает нули в конце.
  3. Функция ОКРУГЛ иногда приводит к тому, что Mail Merge отображает неправильное количество знаков после запятой. Например, документ слияния иногда показывает 4 десятичных знака, когда функция ОКРУГЛ указала 2 или 3.

В редких случаях функция ОКРУГЛ приводит к тому, что Mail Merge показывает немного другое число. Например, вместо 1,0014 функция слияния показала 1,0013.

Хорошо. Но предположим, что вы не можете или не хотите изменять свою электронную таблицу Excel. Что ж, мы можем кое-что сделать в Word:

Второй способ заставить Mail Merge правильно отображать числа из Excel — изменить документ Word. В частности, это означает применение нужного кода числового формата к полям слияния в документе Word. (Поля слияния в основном сообщают документу Word, какой столбец в таблице Excel содержит нужные данные.) Чтобы применить формат к полю, вы должны включить числовой переключатель (ранее называемый переключателем изображения) в код поля поля.

Доступно множество кодов изображений. Вот четыре примера с соответствующими результатами:

Вот несколько примеров того, как числовые коды полей работают с данными в столбце «Продажи» в электронной таблице Excel.

Числовые переключатели для полей слияния с рассылкой


В свете того факта, что Word и Excel используют одни и те же коды форматирования, мы не могли не задаться вопросом, почему они не используют одну и ту же функцию format. Например, почему бы не сделать функцию MergeField примерно такой:

Хороший вопрос. Вам придется обратиться в Microsoft.

Примечание. Прежде чем вы начнете меня проклинать, постарайтесь запомнить, что при добавлении или изменении числового переключателя эффект может проявиться не сразу. Вам нужно либо обновить поле (щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Обновить поле»), либо нажмите кнопку «Рассылки» > «Предварительный просмотр результатов». Однажды мне пришлось сделать это 2 или 3 раза. Если вы используете мастер слияния, вам, возможно, придется вернуться на шаг назад и вернуться, чтобы увидеть эффект ваших изменений. (Почему? Опять же, вам придется обратиться к Microsoft.)

Цифровые переключатели в полях слияния работают хорошо, но мне очень сложно запомнить процесс. («Это косая черта или обратная косая черта?») Кроме того, очень легко сделать ошибку. К счастью, для некоторых пользователей есть другой способ:

Приведенные выше подходы относительно просты, но если у вас есть несколько полей, требующих форматирования, они могут привести к досрочному выходу на пенсию. По крайней мере, они требуют, чтобы вы запомнили коды форматов, которые, хотя и похожи, используются совершенно по-разному.

Гораздо более элегантное и простое решение — связать Word с книгой Excel с помощью ссылки DDE (динамический обмен данными), а не с помощью обычного, предположительно нединамического процесса связывания. Это звучит немного пугающе, но если вы достаточно умны, чтобы использовать Mail Merge, то DDE может быть проще простого. Это простой двухэтапный процесс, и первый шаг — разрешить Word открывать файл через DDE — необходимо выполнить только один раз.

[Внимание! DDE работает в Office 2016 или 2019? Динамический обмен данными — это старая технология, и похоже, что Microsoft пытается ее отключить. У меня иногда работает в этих довольно новых версиях, но в последнее время работает редко.

Чтобы настроить Word для ссылок DDE, выполните следующие действия:

  • Нажмите: «Файл» > «Параметры».
  • Перейдите на вкладку "Дополнительно" слева и прокрутите вниз до раздела "Общие".
  • Установите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

Это все для первого шага, и вам никогда не придется делать это снова. Отныне ваша копия Word может открывать множество различных типов файлов и может открывать их разными способами, включая DDE. Единственный побочный эффект вышеизложенного заключается в том, что каждый раз, когда вы открываете файл, отличный от Word, с помощью Word, программа дает вам шанс передумать. Нет проблем.

Второй и последний шаг необходимо выполнять каждый раз, когда вы выбираете источник данных для операции слияния (либо на шаге 3 мастера слияния в Word, либо после нажатия кнопки «Выбрать получателей» на ленте «Рассылки»). Расслабляться. Всего три дополнительных щелчка мыши:

  • После того, как вы выбрали файл данных, который хотите использовать, появится новое диалоговое окно «Подтверждение источника данных».
  • Тип ссылки по умолчанию — OLE, но это не то, что вам нужно.
  • В диалоговом окне "Подтверждение источника данных" установите флажок "Показать все".
  • В расширенном списке типов файлов выберите Рабочие листы MS Excel через DDE (*.xls). (Выберите этот вариант, даже если вы используете более новый формат файла Excel: *.xlsx.)
  • При появлении запроса подтвердите, что вы выбираете всю таблицу.

Жаль, что Microsoft не заменила DDE новой технологией, работающей аналогичным образом. Когда DDE работал, это было изумительно. Будем надеяться, что в ближайшем будущем появится не менее замечательная технология.

Поддерживается ли DDE в Word 2016 или 2019? Если у вас есть комментарий по этому или любому другому вопросу, связанному с форматированием номеров Mail Merge, сообщите мне об этом. Нажмите здесь, чтобы оставить анонимный комментарий.

Читайте также: