Как называется программа, входящая в состав Word и упрощающая процесс создания и форматирования

Обновлено: 20.11.2024

Под форматированием документа понимается способ размещения документа на странице (то, как он выглядит и визуально организован), а также такие аспекты, как выбор шрифта, его размер и представление (например, полужирный или курсив), интервалы, поля и т. д. выравнивание, столбцы, отступы и списки. По сути, механика того, как слова появляются на странице. Хорошо оформленный документ является последовательным, правильным (с точки зрения соответствия всем заявленным требованиям) и легко читаемым.

Визуальная привлекательность документа влияет на читателя и на то, как он воспринимает информацию, поэтому в любом письме или документации важно обращать внимание на форматирование. Форматирование также делает информацию более доступной для читателя за счет создания и маркировки разделов (заголовков), выделения ключевых слов или идей (жирным шрифтом, курсивом или списками) и создания хорошего впечатления (профессиональный внешний вид, выбор шрифта, подходящего для типа документа). ).

Существует множество способов форматирования технического или профессионального документа. В заданиях могут указываться требования к форматированию, но если стиль не указан, сохраняйте четкий и согласованный формат во всем документе.

Особенно при объединении работы нескольких членов команды такие детали, как небольшие различия в размере шрифта или межстрочном интервале, легко упустить, но эти незначительные несоответствия снижают общий профессионализм вашего документа. Небрежное форматирование плохо отразится на ваших способностях, и ваша аудитория может потерять доверие к вашему сообщению.

Несколько стандартов, которые следует использовать в большинстве лабораторных документов, если не указано иное:

11-12 пт. шрифт в едином стиле, включая заголовки, нижние колонтитулы и визуальные метки.
Шрифт 14 pt для заголовков разделов (и "Memo" или другой ярлык документа в заголовке)
Стандартный профессиональный шрифт (например, Times New Roman, Cambria, Calibri)
Одинарный или 0,15-строчный интервал без отступа в первой строке абзаца.
Дополнительный разрыв строки между абзацами
Основной текст с выравниванием по левому краю
Номера страниц в правом нижнем углу (начиная с первой страницы основного текста, т. е. не с титульной страницы или оглавления)
1 дюйм. поля

В разделе «Написание общих технических документов» подробно описывается содержание документов, которые вы, вероятно, будете писать на первом курсе разработки. Вам следует просмотреть их, чтобы определить, какая информация должна быть включена в заголовки, титульные страницы и т. д. Каждое руководство по содержанию демонстрирует общее форматирование, которое вы можете увидеть в документе такого типа, но это не полные шаблоны для форматирования.

Использование встроенных функций Microsoft Word может помочь сохранить правильное форматирование, даже если вам нужно внести изменения в документ.

Для всех уравнений и вычислений следует использовать редактор формул Word (дополнительную информацию о форматировании уравнений, рисунков и таблиц см. в разделе Эффективное использование графики и визуальных элементов).
Все разрывы страниц должны использовать параметр разрыва страницы в Word. Это гарантирует, что правильный интервал будет поддерживаться независимо от изменений в окружающем тексте или типе файла.
Во многих стилях цитирования в списке литературы используются выступающие отступы. В Word есть возможность сделать отступ для всех строк абзаца, кроме первой. Это доступно в разделе «Параметры абзаца» и должно использоваться для всех списков ссылок, для которых требуются висячие отступы. Этот параметр сохранит отступ при изменении размера текста или шрифта.
Используйте функцию форматирования списка, чтобы убедиться, что интервалы и выравнивание одинаковы во всем документе. Обратите внимание, что когда списки занимают более одной строки, текст остается выровненным по вертикали.

Если преподаватель предоставил вам шаблон Word, используйте его для создания документа. Шаблоны можно применить позже, но это может быть сложнее. Сохраните шаблон как документ, используя желаемое имя файла, затем начните редактировать и добавлять содержимое. В шаблонах часто используются функции, упрощающие добавление таблиц, рисунков и оглавления.

Если шаблон не предоставлен, вы можете использовать стиль для форматирования документа. Word имеет множество встроенных стилей, которые можно изменять и сохранять. Стиль — это набор форматирования, который автоматически применяется к документу при его создании и изменении. Вполне вероятно, что стиля с именно теми характеристиками, которые вы ищете, не будет, но, потратив несколько минут на обновление стиля, вы сэкономите время позже, позволив легко добавить оглавление, настроить метки рисунков и таблиц, и легко переходить от раздела к разделу с помощью функции Outline. Использовать эти функции необязательно, но они могут оказаться полезными, особенно для лабораторных отчетов.

How-To Geek создал серию уроков Microsoft Word: Document Formatting Essentials по созданию документов в Word.

Дополнительная информация об использовании абзацев, разделов и символов в стилях подробно описана в статье «Шесть советов по лучшему форматированию в Microsoft Word».

В разделе "Дополнительные ресурсы" ниже приведены ссылки на дополнительную информацию об эффективном использовании Word для форматирования. Если вы не знаете, как использовать функцию, или тратите слишком много времени на ручное внесение изменений в форматирование, не бойтесь поискать в Google, как что-то сделать. Word — одна из самых широко используемых программ в мире; в Интернете есть много ресурсов и руководств о том, как его использовать. Помните, что многие аналогичные функции форматирования также доступны в Документах Google.

Если вы хотите отформатировать текст в Microsoft Word, вы можете сделать это вручную, выбрав шрифт, размер, цвет, выравнивание и другие атрибуты, но вам часто будет проще применить форматирование с помощью стилей документа Word.

Что такое форматирование документа Word с помощью стилей? Стиль – это сочетание форматирования Word, которое можно применять снова и снова, как рисовать. Вы можете использовать и изменять встроенные стили Word, а также создавать свои собственные.

Использование стилей для форматирования документов в Word имеет несколько преимуществ:

Последовательность. Вы будете уверены, что все заголовки, подзаголовки, абзацы и таблицы имеют правильное форматирование.
Скорость. Применение стиля быстрее, чем применение всего форматирования по отдельности. А если вам нужно изменить какое-либо форматирование документа, например размер шрифта, вам достаточно изменить определение стиля, чтобы изменить форматирование всего текста, помеченного этим стилем.
Навигация. Стили представляют собой автоматические закладки. Когда вы включаете панель навигации, вы можете щелкать заголовки и подзаголовки на панели, чтобы перейти к нужному месту в документе.
Оглавление. Всего несколькими щелчками мыши вы можете вставить оглавление, используя встроенные стили заголовков и подзаголовков.

См. мой учебник по Word Tables of Contents по адресу:

По большей части стили документов Word работают одинаково в версиях для Windows и Mac.

Как упростить форматирование документа Word с помощью стилей (видеоскринкаст)

Посмотрите этот обучающий видеоролик, чтобы узнать, как форматировать документ Word с помощью стилей. Или прочитайте подробное письменное руководство, которое следует ниже.

Вы можете продолжить работу, используя свой собственный документ, или, если хотите, загрузите zip-файл, прилагаемый к этому руководству. Он содержит документ под названием Lunar Laser Ranging.docx, который является общедоступным исследовательским документом, а также тестовый документ под названием Merging Styles.docx. Начните это руководство с документом Lunar на экране.

1. Как применить встроенные стили абзаца в Word

В Word есть два основных типа стилей форматирования документов Word:

Стили абзаца. Они применяются как минимум ко всему абзацу и содержат форматирование абзаца (выравнивание, отступы и т. д.) и форматирование символов (шрифт, цвет и т. д.).
Стили символов. Они могут применяться всего к одной букве и содержат только форматирование символов.

Прежде чем применять какие-либо стили документа Word, перейдите на вкладку «Вид» в Windows и включите панель навигации. Это отобразит встроенные стили заголовков для навигации по документу.

Панель навигации занимает то же место, что и панель поиска и миниатюр

Чтобы использовать те же функции на Mac, щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой боковой панели и выберите "Панель схемы документа".

На Mac панель схемы документа аналогична панели карты документа в Windows

Вернитесь на вкладку "Главная" и обратите внимание на раздел "Стиль" справа. (Если окно узкое, раздел будет просто значком.) Щелкните внутри заголовка документа в самом верху («Лунарная наука и лунная лазерная локация»); не надо ничего выделять. Наведите указатель мыши на некоторые стили, чтобы увидеть предварительный просмотр, затем щелкните стиль заголовка, чтобы применить его.

В Windows наведите указатель мыши на стили, чтобы увидеть предварительный просмотр

Стиль заголовка не отображается на панели навигации, но стили заголовков отображаются под ним.

Нажмите внутри первого заголовка сразу под заголовком (1 «Введение»), затем нажмите «Заголовок 1» в области «Стиль». Не только текст форматируется, но и введение отображается в области навигации. Вы также можете использовать сочетание клавиш: Ctrl-Alt-1 (Windows) или Command-Option-1 (Mac).

Сочетания клавиш для заголовков 1, 2 и 3: Ctrl-Alt-1, 2 и 3 (Windows) или Command-Option-1, 2 и 3 (Mac)

Прокрутите документ вниз и примените Заголовок 1 к остальным заголовкам первого уровня:

2 Лунная наука
3 новых ретрорефлектора на Луне
Обзор и цели

Вернитесь на страницу 2, затем начните применять Заголовок 2 к подзаголовкам (первый – "Момент инерции жидкостного сердечника").

Каждый отформатированный заголовок отображается на панели навигации под элементом "Заголовок 1".

Стили заголовков отображаются в виде вложенного сворачиваемого списка на панели навигации или карты

2. Изменение встроенного стиля абзаца в Word

Именно здесь вступает в игру удобство использования стилей для форматирования документов в Word. Чтобы изменить форматирование всего текста, отформатированного как Заголовок 1, нет необходимости выделять каждую строку текста и применять форматирование Word по отдельности. Самый простой способ — переформатировать один из них, а затем использовать его для обновления стиля. Это изменит все остальные заголовки, помеченные как Заголовок 1.

Выберите один из них и измените шрифт, размер и цвет. Также вставьте выровненный по левому краю табулятор на ¼” (щелкните внутри линейки). Заголовок должен выглядеть примерно так:

Стили абзацев содержат форматирование абзаца, например вкладки, в дополнение к форматированию символов

В разделе «Стиль» щелкните правой кнопкой мыши заголовок 1 и во всплывающем меню выберите «Обновить заголовок 1 в соответствии с выбранным».

Если вы измените форматирование текста, помеченного стилем, вы можете использовать форматирование Word для переопределения стиля

Теперь либо прокрутите документ вниз, чтобы увидеть другие элементы заголовка 1, либо просто щелкните их на панели навигации. Все они имеют обновленное форматирование Word.

Если вы хотите повторить это снова, обновите стиль заголовка 2.

3. Как создать и применить стиль символов в Word

Если вы хотите отформатировать повторяющийся текст внутри абзаца, используйте стиль символов. Это можно сделать с помощью панели «Стили».

В этом документе есть два изображения с пометкой «Рис. 1» и «Рис. 2”. Мы отформатируем только эти метки. Выберите «Рис. 1 (а)» и сделайте его полужирным курсивом. Оставьте текст выделенным, а в Windows щелкните стрелку вниз в правом нижнем углу раздела «Стили», чтобы отобразить панель «Стили». В левом нижнем углу панели нажмите кнопку "Новый стиль".

На панели «Стили» в Windows отображается более длинный список доступных стилей, а также кнопки для создания и изменения стилей

На Mac есть отдельный значок на ленте для Диспетчера стилей, который находится сразу справа от раздела Стили. Кнопка «Новый стиль» будет четко обозначена в верхней части панели.

На Mac Диспетчер стилей имеет те же функции, что и панель «Стили» в Windows

В диалоговом окне "Новый стиль" присвойте ему имя "Рисунок", установите для параметра "Тип стиля" значение "Символ", затем нажмите "ОК".

Самый простой способ создать новый стиль – отформатировать текст, а затем использовать его в качестве примера для стиля

Имя стиля теперь отображается на панели и в разделе «Стили» на ленте. Обратите внимание, что у него есть значок «а», указывающий на то, что это стиль символов.

Применить: выберите «(b)» в заголовке, затем щелкните имя стиля рисунка на панели или ленте, чтобы применить его. Прокрутите вниз, затем примените стиль к «Рис. 2».

4. Использование ваших стилей в другом документе Word

Если вы хотите использовать измененные или пользовательские стили документа Word в другом документе, вам необходимо внести их. Самый простой способ сделать это — скопировать и вставить форматирование Word.

Переключиться на Объединение стилей.docx. Обратите внимание, что это обычный неформатированный текст.

Поскольку стили являются частью документа, вам необходимо импортировать измененные или пользовательские стили в другие документы

Вернитесь к исходному документу, нажмите заголовок, затем нажмите «Формат по образцу» на вкладке «Главная».

Вы можете использовать Format Painter для копирования и вставки форматирования Word между документами

Переключитесь на другой документ, затем выберите заполнитель заголовка. Теперь он соответствует лунному документу. Повторите процесс со стилями «Заголовок 1», «Заголовок 2» и «Рисунок». Вы также можете использовать сочетания клавиш для Format Painter: Ctrl-Shift-C (Windows) или Command-Shift-C (Mac), чтобы скопировать форматирование из выделенного исходного текста, и Ctrl-Shift-V (Windows) или Command- Shift-V (Mac), чтобы применить форматирование к новому тексту.

Работа со стилями для лучшего форматирования документов в Microsoft Word

Теперь вы понимаете, почему стили так хороши: применить стиль быстрее, чем применять несколько атрибутов форматирования документа, гораздо меньше вероятность человеческой ошибки, а навигация по документу осуществляется автоматически.

Кроме того, при изменении внешнего вида стиля в Microsoft Word весь текст, отформатированный с использованием этого стиля, немедленно изменится. А самый простой способ использовать измененные или пользовательские стили в другом документе — вставить форматирование Word из одного документа в другой.

Чтобы узнать больше о работе с Microsoft Word, изучите следующие руководства:

Примечание редактора. Этот пост был первоначально опубликован в 2014 году. Он был полностью переработан нашими сотрудниками, чтобы сделать его актуальным, точным и актуальным, при особой поддержке Лоры Спенсер.

Хотя Excel – это приложение Microsoft Office, наиболее известное своими возможностями работы с электронными таблицами, иногда вам может понадобиться электронная таблица в бизнес-отчете или другом документе Word. Вы можете создать электронную таблицу Excel в любом файле Word, внедрив ее как объект в документ. Word упрощает этот процесс, предлагая два метода создания электронных таблиц. Доступ к этому параметру можно получить из меню «Вставить таблицу» или меню «Вставить объект».

Используйте функцию вставки объекта

Запустите Word и откройте документ, в который вы хотите добавить электронную таблицу.

Выберите вкладку «Вставка» и щелкните стрелку раскрывающегося списка «Объект» в группе «Текст». Нажмите "Объект".

Выберите вариант рабочего листа из списка Тип объекта, например "Лист Microsoft Excel 97-2003", и нажмите "ОК". Word создает новую пустую электронную таблицу на текущей странице. Введите данные, которые вы хотите использовать в электронной таблице. Щелкните за пределами рабочего листа, когда закончите. Дважды щелкните таблицу, чтобы продолжить редактирование.

Можно также вставить существующую электронную таблицу. Выберите вкладку «Вставка» и щелкните стрелку раскрывающегося списка «Объект» в группе «Текст». Нажмите «Объект» и выберите вкладку «Создать из файла». Нажмите кнопку «Обзор», найдите существующую электронную таблицу Excel, которую вы хотите добавить, и нажмите «Вставить». Выберите, хотите ли вы создать ссылку на файл Excel или отобразить электронную таблицу в виде значка, если хотите, и нажмите "ОК".

Использование меню «Вставить таблицу»

Запустите Word и откройте документ, в который вы хотите добавить электронную таблицу.

Выберите вкладку "Вставка" и нажмите раскрывающееся меню "Таблица".

Нажмите "Таблица Excel". Word создает новую пустую электронную таблицу на текущей странице.

Введите данные, которые вы хотите использовать в электронной таблице. Щелкните за пределами рабочего листа, когда закончите. Дважды щелкните таблицу, чтобы продолжить редактирование.

Формальные письма могут упростить передачу основного сообщения большой группе, но их очевидное отсутствие персонализации может подорвать их эффект. Функции слияния почты Microsoft Word превращают стандартные письма в документы, которые читаются как индивидуальная переписка.По сравнению с процессом подготовки отдельных писем для передачи одного набора информации многим людям, слияние экономит время и усилия, создавая массовые рассылки с этикетками или конвертами.

Упрощенные массовые коммуникации

Когда вы несете ответственность за отправку письменного или электронного сообщения каждому члену группы, вы можете создать файл шаблона и отредактировать его вручную, добавив имена, адреса и другие индивидуальные данные. Однако количество времени и усилий, необходимых для создания каждого письма по одному, может оказаться пугающим, особенно для большого списка, с которым вы часто общаетесь. Вместо того, чтобы печатать контактную информацию и приветствия в фотокопированном бланке письма, обратите внимание на возможности слияния почты Microsoft Word, чтобы упростить процесс отправки единого сообщения с персонализированными данными.

Типографика, форматирование и графика

Файл, который вы создаете в качестве основного документа слияния, может в полной мере использовать все функции форматирования, которые вы регулярно используете в Microsoft Word. Вам не нужно изучать новое приложение, чтобы создать структурированный набранный файл, который станет основой вашего проекта. Добавьте таблицы, типографский стиль, цветовые элементы, графику и другие экспонаты, созданные в Word или динамически связанные из других приложений Microsoft Office. Любой стиль или визуальный элемент, который вы включаете непосредственно в основной документ, появляется в каждой настроенной итерации объединенного результата.

Координация в Microsoft Office

После того как вы создадите базовое письмо, вы добавите поля слияния, которые определяют, где будет отображаться каждая часть персонализированной информации. Имена этих полей слияния соотносятся с именами полей в документе со списком, который вы создаете в Microsoft Excel, Microsoft Access или с помощью формы, встроенной в процесс слияния почты в Word. Если вы разбиваете свои исходные данные на наименьшие значимые единицы информации, вы увеличиваете гибкость исходного материала. Например, вместо того, чтобы настраивать поле, содержащее полные имена, разбейте имя на составные части: вежливое обращение, имя, отчество и фамилию. Эта деконструкция позволяет вам объединить титул и фамилию в приветствии письма, обращаться к получателю по имени в заключительном абзаце и использовать фамилию, чтобы включить упоминание семьи человека в другом месте вашего текста.

Условные параметры

Помимо персонализации каждой версии вашего документа для предполагаемого получателя, вы можете увеличить потенциал настройки проекта с помощью условных параметров, которые изменяют то, как слияние обрабатывает ваши данные, в зависимости от других указанных вами условий. Настройте поле, которое инициирует процесс слияния, чтобы пропустить запись, если ее набор данных содержит числовое значение ниже определенного порога. Поле, в котором используется выражение «если», оценивает два значения и изменяет процесс слияния в зависимости от способа их сравнения, изменяя часть сообщения в зависимости от того, внес ли член списка доноров больше или меньше определенной суммы. Некоторые типы полей позволяют на лету добавлять ответ, который переопределяет общее сообщение конкретным. Эти условные параметры повышают гибкость процесса слияния.

Читайте также: