Формат двоичного файла Microsoft Excel с расширением .xls, называемый XLS или MS-XLS, был форматом по умолчанию, используемым для электронных таблиц в Excel до Microsoft Office 2003. Этот формат также называется форматом двоичного файла обмена. (BIFF) в технической документации Microsoft. Это описание формата в первую очередь предназначено для версии 8 BIFF (BIFF8), представленной в Excel 97 в 1997 г. Несмотря на то, что он не может поддерживать новейшие функции приложения Excel, BIFF8 по-прежнему доступен в качестве альтернативы стандартизированному формату XLSX/OOXML. как ISO/IEC 29500, для сохранения файлов электронных таблиц в Excel. По состоянию на конец 2019 года в документации по форматам файлов, поддерживаемым в Excel, от Microsoft перечислены два варианта формата XLS с различием между «форматом двоичного файла Excel 5.0/95» и «форматом двоичного файла Excel 97-Excel 2003». Они соответствуют BIFF5 и BIFF8 соответственно. Дополнительные сведения о версиях BIFF см. в примечаниях ниже.
Несмотря на то, что формат XLS является частным, с 2007 года на него распространяется действие Microsoft Open Specification Promise. Спецификация, выпущенная в 2007 году, доступна как Спецификация формата двоичных файлов Microsoft Office Excel 97-2007 [*.xls]. С 2008 года структура формата XLS, используемая с версии Excel 97, постоянно обновляется в [MS-XLS].
Структура файла XLS с 1993 года (BIFF5/Excel 5.0) представляет собой составной файл OLE (связывание и встраивание объектов), как указано в [MS-CFB]. CFB обеспечивает структуру, подобную файловой системе, в файле для хранения произвольных потоков данных, специфичных для приложения. Он состоит из хранилищ, потоков и подпотоков. Каждый двоичный поток или подпоток записывается как серия двоичных записей. Файл XLS должен содержать один поток рабочей книги, который имеет один подпоток Globals с по крайней мере одним подпотоком листа, который может быть подпотоком рабочего листа, подпотоком листа диаграммы, подпотоком листа макросов или подпотоком листа диалога. Эти потоки и подпотоки используют кодирование BIFF8 для компонентных двоичных записей. Подпоток имеет запись BoF (начало файла), которая включает индикатор версии BIFF. Следовательно, для распознавания версии BIFF можно использовать обязательный подпоток Globals Workbook. Файл XLS в кодировке BIFF8 (или BIFF5) начинается следующим образом, все значения задаются в том виде, в котором они встречаются в физическом файле, например, при просмотре с помощью утилиты дампа Hex:
После подпотока Globals Workbook фактические данные, хранящиеся в подпотоках для листов, диаграмм, макросов и т. д., будут сохранены также в формате BIFF8.
Формат XLS был заменен в качестве формата по умолчанию для Microsoft Excel, начиная с Excel 2007, на XLSX/OOXML, основной формат электронных таблиц на основе XML семейства Office Open XML (OOXML).
| Опыт LC или существующие фонды | Сотрудники библиотеки, создающие электронные таблицы как часть в своих обязанностях обычно используют формат XLSX. По состоянию на конец 2020 года в цифровых коллекциях Библиотеки Конгресса насчитывается более 389 000 файлов с расширением .xls общим размером более 226 гигабайт. Соответствующие цифры для расширения .xlsx составляют более 685 000 файлов общим размером более 722 гигабайт. Эти файлы поступают из нескольких разных источников. Некоторые из них могут быть наборами данных, приобретенными отдельно или в качестве дополнений к опубликованным статьям. Другими источниками являются заархивированные веб-сайты и файлы, полученные Отделом рукописей в коллекциях «документов» от отдельных лиц или организаций. |
|---|
| Предпочтение LC | Для работ, приобретенных для ее коллекций, список Заявления о рекомендуемых форматах Библиотеки Конгресса для наборов данных включает XLS (.xls) в качестве предпочтительного формата для наборов данных. |
|---|
Факторы устойчивого развития
Очень широко используется. Рынок электронных таблиц, отрывок из главы 8 книги Стэна Дж. Либовица Победители, проигравшие и Microsoft: конкуренция и антимонопольное законодательство в сфере высоких технологий (2001), показал, что рыночная доля Excel в продажах электронных таблиц программное обеспечение неуклонно росло в течение десятилетия между 1988 и 1997 годами. Доля Excel в долларах превысила долю Lotus 1-2-3 в 1993 году и к 1997 году составила 90%.Таким образом, когда была представлена версия формата XLS BIFF8, Excel доминировал на рынке программного обеспечения для работы с электронными таблицами. Excel продолжает оставаться лидером на рынке профессиональных электронных таблиц. См., например, «Является ли Excel лучшим доступным программным обеспечением для работы с электронными таблицами?», вопрос 2018 года с ответами от Quora. Большинство новых электронных таблиц, созданных с помощью Excel, будут иметь формат XLSX/OOXML по умолчанию, но ряд активных пользователей электронных таблиц предпочитают использовать форматы XLS или XLSB для более быстрой загрузки и сохранения.
Существующие документы электронных таблиц в открытом Интернете содержат примерно одинаковое количество документов в двоичном формате XLS и формате XLSX на основе XML. Поиск Google в декабре 2019 года в сети США по типу файла дал: .xls, 8 450 000; .xlsx, 7 630 000; .ods, 154 000. Составители этого ресурса признают, что поиск в Интернете не является надежным показателем принятия форматов файлов электронных таблиц на начальном этапе (создания) жизненного цикла контента. Большинство электронных таблиц являются частными, а те из них, которые размещены в Интернете, скорее всего, будут преобразованы в формат, который, как считается, наиболее удобен для целевой аудитории.
Все основные приложения для работы с электронными таблицами могут импортировать файлы в версии BIFF8 формата XLS. Сюда входят: LibreOffice Calc, Apache OpenOffice Calc, Quattro Pro (теперь часть Corel WordPerfect Office), Google Sheets и Apple Numbers. См. также таблицу поддерживаемых форматов в программах для работы с электронными таблицами из Википедии.
Двоичный формат XLS, особенно BIFF8, относительно часто появляется в списках допустимых форматов для архивирования данных. Например, см. рекомендации Библиотеки Конгресса, Службы данных Великобритании, Национального архива Австралии и Национального архива США (NARA). В этом контексте обычно предполагается, что данные как таковые хранятся на рабочем листе в виде прямоугольной сетки со столбцами, представляющими переменные/измерения, и строками, представляющими столбцы. Обратите внимание, что рекомендуемая практика для архивирования наборов данных всегда требует «кодовой книги» или другой документации, которая объясняет как объем, так и контекст для сбора данных и описания для каждой переменной, но не предполагает, что такие метаданные будут в том же файле, что и данные. Например, см. руководство из архива данных Великобритании, DMPtool Центра курирования Калифорнийского университета и цифрового репозитория Dryad.
На странице XLS по адресу fileformats.archiveteam.org перечислены некоторые программные библиотеки с открытым исходным кодом, доступные для манипулирования файлами в двоичном формате, который используется в качестве собственного формата Microsoft Excel 97, 2000, 2002 и Office Excel 2003. Вооруженный MS Office 97-2003 устаревшие/двоичные форматы (doc, xls, ppt, . ) также перечисляют программные библиотеки. «Пакеты» Python для работы с файлами .xls перечислены в разделе «Работа с файлами Excel в Python». Составители этого ресурса не определили, в какой степени какое-либо программное обеспечение, указанное в этих ресурсах, активно поддерживается. Комментарии приветствуются.
FreeXL — это библиотека с открытым исходным кодом для извлечения достоверных данных из электронной таблицы Excel (.xls); это программное обеспечение полностью игнорирует детали пользовательского интерфейса. См. FreeXL: другие инструменты и библиотеки для получения списка программного обеспечения, поддерживающего формат XLS, составленного автором FreeXLS.
Подпадает под действие обещания Microsoft Open Specification Promise, в соответствии с которым Microsoft «безоговорочно обещает» не предъявлять никаких претензий к тем, кто создает, использует и продает соответствующие реализации любой спецификации, на которую распространяется обещание (при условии, что те, кто принимает обещание, воздерживаются от подачи в суд на Microsoft за нарушение патентных прав в связи с реализацией Microsoft защищенной спецификации).
Новые функции, представленные в XLS, могут быть защищены патентом. Однако принципы совместимости Microsoft указывают, что «Microsoft также предоставит список любых своих патентов, которые охватывают любые расширения, и предоставит патентные лицензии на разумных и недискриминационных условиях». По состоянию на ноябрь 2019 года инструмент карты патентов, предоставленный Microsoft, указывает на отсутствие патентов, представляющих интерес для пользователей спецификации [MS-XLS] или спецификации [MS-CFB], на которой она основана.
Варианты хранения метаданных на уровне документа в файле XLS описаны в дополнительной спецификации [MS-OSHARED]. Файл XLS должен включать набор свойств сводной информации, который может включать следующие необязательные описательные свойства: заголовок, автор, тема (описание), ключевые слова, комментарии. См. 2.3.3.2.1.1 PIDSI. Файл XLS может содержать дополнительный набор свойств (известный как сводная информация о документе) с фиксированным набором свойств, включая имена менеджеров и компаний. Также разрешены пользовательские или настраиваемые свойства. См. также 2.3.3 Хранение наборов свойств.
Спецификация [MS-XLS] не поддерживает встраивание метаданных во внешнюю схему.
Факторы качества и функциональности
Конкретного набора факторов для оценки качества и функциональности формата электронной таблицы не разработано. Поскольку в некоторых электронных таблицах в качестве основной функции используется отчет для печати или просмотра, а другие в основном являются контейнерами для табличных данных, выбранные факторы для оценки форматов текста и наборов данных имеют значение. В целом функциональные возможности, поддерживаемые в файле XLS, аналогичны функциям, поддерживаемым в файле XLSX, за исключением того, что функции, добавленные в Excel с 2007 г., как описано в документе [MS-XLSX]: Расширения Excel (.xlsx) для файла Office Open XML SpreadsheetML Формат может не поддерживаться.
BIFF8 была первой кодировкой для формата XLS, которая поддерживала Юникод и хранилась как UTF-16LE (т. е. как UTF-16 с прямым порядком байтов). Наборы символов для предыдущих версий BIFF основывались на «кодовых страницах» Windows.
Конкретного набора факторов для оценки качества и функциональности формата электронной таблицы не разработано. Ожидается, что после загрузки в приложение для работы с электронными таблицами, поддерживающее формат XLS, функциональные возможности электронной таблицы в формате XLS будут идентичны функциям в формате XLSX/OOXML.
Максимальное количество строк для файла XLS — 65 535. Максимальное количество столбцов — 255. Максимальные размеры файла XLSX — 1048 576 строк и 16 384 столбца. Новые функции, добавленные в Microsoft Excel с 2007 года, не обязательно поддерживаются в формате XLS. Примеры включают срезы временной шкалы (представлены в 2013 г.) и типы данных Excel для акций и географии (представлены в 2019 г.).
Обозначения типов файлов и идентификаторы форматов
Примечания
Ранние форматы XLS, использовавшиеся в Excel 2.0 (1987 г.) – Excel 4.0 (1992 г.), допускали использование только одного листа. Соответствующие форматы файлов представляли собой одиночные потоки BIFF.
- BIFF2 для Excel 2.0 (1987 г.)
- BIFF3 для Excel 3.0 (1990 г.)
- BIFF4 для Excel 4.0 (1992 г.)
Обратите внимание, что расширение .xlw использовалось для поддержки многостраничных «рабочих областей», начиная с Excel 3.0. Однако файл .xlw не содержал пользовательских данных; он использовался для настройки представления пользовательского интерфейса Excel листов компонентов. См. Расширение файла .xlw | ReviverSoft для более подробной информации.
В BIFF5 была введена новая структура; файл XLS теперь представлял собой одну рабочую книгу с одним или несколькими отдельными рабочими листами. Ряд потоков, включая потоки BIFF для отдельных рабочих листов, хранятся в контейнере Microsoft Compound File Binary File. Составители этого ресурса экспериментировали с сохранением электронных таблиц в виде файлов XLS в текущих версиях Excel. Во всех случаях полученный файл имел версию 3 CFB (MS-CFB3). Комментарии приветствуются. В BIFF7 и более ранних версиях запись в потоке BIFF имеет ограничение длины в 2084 байта, включая поля типа записи и длины записи.
- BIFF5 для Excel 5.0 (1993 г.) и Excel 95 (1995 г.)
- BIFF7 предназначался для параметра, доступного в Excel 97. Спецификация Microsoft 2007 г. для формата двоичных файлов Microsoft Office Excel 97-2007 (*.xls) гласит: «Для улучшения обратной совместимости в Excel 97 имеется параметр сохранения типа файла: Microsoft Excel Рабочая книга 97 и 5.0/95. Когда рабочая книга сохраняется с использованием этого типа файла, Excel записывает два полных потока книг. Первый поток в файле — это формат Microsoft Excel 5.0/95 (BIFF5/BIFF7), а второй — Формат Microsoft Excel 97 (BIFF8). Запись DSF, которая появляется только в потоке BIFF8, указывает, что файл является файлом двойного потока. Чтобы различать два потока, поток BIFF5/BIFF7 называется Книга , а поток BIFF8 называется Workbook."
- BIFF8 для Excel 98 (1998) — Excel 2003. В BIFF8 длина записи BIFF ограничена 8 228 байтами, включая поля типа записи и длины записи. Как отмечалось выше, в Excel 97 появился формат BIFF8 в опции файла с двойным потоком. Это описание формата в первую очередь относится к варианту BIFF8 формата XLS.
Обратите внимание, что BIFF12 используется в другом формате двоичного файла, с использованием другого файла-контейнера и расширения файла .xlsb. Он доступен в качестве альтернативы XLSX на основе XML, начиная с Excel 2007. См. MS-XLSB.
Microsoft Excel Starter 2010 – это программа для работы с электронными таблицами, предназначенная для повседневных задач, таких как настройка бюджета, ведение списка адресов или отслеживание списка дел. Excel Starter является частью Microsoft Office Starter 2010 и предварительно загружен на ваш компьютер.
Excel Starter 2010 внешне очень похож на Microsoft Excel 2010. Если вы не знакомы с интерфейсом ленты или представлением Backstage, Excel Starter дает вам возможность привыкнуть к новому интерфейсу перед обновлением до Excel 2010.
Excel Starter отличается от полной версии Excel тем, что включает медийную рекламу и не поддерживает расширенные функции полной версии Excel.Если вам нужны дополнительные функции, вы можете перейти на Excel 2010 прямо из Excel Starter 2010. Просто нажмите «Купить» на вкладке «Главная» на ленте.
Что вы хотите сделать?
Откройте Excel Starter и осмотритесь
Откройте Excel Starter с помощью кнопки "Пуск" в Windows.
Нажмите кнопку «Пуск» . Если Excel Starter не входит в список программ, которые вы видите, нажмите «Все программы», а затем нажмите «Microsoft Office Starter».
Нажмите Microsoft Excel Starter 2010.
Появится начальный экран Excel Starter с пустой электронной таблицей. В Excel Starter электронная таблица называется рабочим листом, а рабочие листы хранятся в файле, который называется рабочей книгой. В рабочих книгах может быть один или несколько рабочих листов.
<р>1. Столбцы (обозначенные буквами) и строки (обозначенные цифрами) составляют ячейки вашего рабочего листа.
<р>2. При нажатии на вкладку «Файл» открывается представление Backstage вашей книги, в котором вы можете открывать и сохранять файлы, получать информацию о текущей книге и выполнять другие задачи, не связанные с содержимым книги, такие как ее печать или отправка. его копию по электронной почте.
<р>3. На каждой вкладке ленты отображаются команды, сгруппированные по задачам. Вы, вероятно, будете проводить большую часть своего времени, используя вкладку «Главная», когда вводите и форматируете данные. Используйте вкладку «Вставка», чтобы добавить на лист таблицы, диаграммы, изображения или другие графические объекты. Используйте вкладку «Макет страницы» для настройки полей и макета, особенно для печати. Используйте вкладку "Формулы" для выполнения расчетов с данными на листе.
<р>4. Панель сбоку от окна Excel Starter содержит ссылки на справку и ярлыки для шаблонов и картинок, чтобы дать вам преимущество при создании рабочих книг для определенных задач, таких как управление списком участников или отслеживание расходов. На панели также отображается реклама и ссылка для приобретения полнофункциональной версии Office.
Создать новую книгу
При создании книги в Microsoft Excel Starter 2010 вы можете начать с нуля или использовать шаблон, в котором часть работы уже сделана за вас.
Нажмите «Файл», а затем «Создать».
Если вы хотите начать с эквивалента пустой сетки, нажмите Пустая книга.
Excel Starter открывает пустую книгу или шаблон, чтобы вы могли добавить свои данные.
Сохранить книгу
Когда вы прерываете работу или уходите, вы должны сохранить свой рабочий лист, иначе вы потеряете свою работу. Когда вы сохраняете рабочий лист, Excel Starter создает файл, называемый рабочей книгой, который хранится на вашем компьютере.
Нажмите кнопку "Сохранить" на панели быстрого доступа.
(Сочетание клавиш: нажмите CTRL+S.)
Если эта книга уже была сохранена в виде файла, любые внесенные вами изменения немедленно сохраняются в книге, и вы можете продолжить работу.
Если это новая книга, которую вы еще не сохранили, введите для нее имя.
Нажмите "Сохранить".
Введите данные
Чтобы работать с данными на листе, сначала нужно ввести эти данные в ячейки листа.
Нажмите ячейку и введите данные в эту ячейку.
Нажмите клавишу ВВОД или TAB, чтобы перейти к следующей ячейке.
Совет. Чтобы ввести данные в новую строку в ячейке, введите разрыв строки, нажав ALT+ВВОД.
Чтобы ввести ряд данных, таких как дни, месяцы или прогрессивные числа, введите начальное значение в ячейке, а затем в следующей ячейке введите значение, чтобы создать шаблон.
Например, если вам нужны серии 1, 2, 3, 4, 5, введите 1 и 2 в первые две ячейки.
Выберите ячейки, содержащие начальные значения, а затем перетащите маркер заполнения через диапазон, который вы хотите заполнить.
Совет. Чтобы заполнить поля в порядке возрастания, перетащите их вниз или вправо. Чтобы заполнить в порядке убывания, перетащите вверх или влево.
Чтобы это выглядело правильно
Вы можете отформатировать текст и ячейки, чтобы лист выглядел так, как вы хотите.
Чтобы обтекать текст в ячейке, выберите ячейки, которые нужно отформатировать, а затем на вкладке "Главная" в группе "Выравнивание" нажмите "Обтекание текстом".
Чтобы настроить ширину столбца и высоту строки так, чтобы они автоматически соответствовали содержимому ячейки, выберите столбцы или строки, которые вы хотите изменить, а затем на вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат".
В разделе "Размер ячейки" нажмите "Автоподбор ширины столбца" или "Автоподбор высоты строки".
Совет. Чтобы быстро настроить размер всех столбцов или строк на листе, нажмите кнопку "Выбрать все", а затем дважды щелкните любую границу между заголовками двух столбцов или строк.
Чтобы изменить шрифт, выберите ячейки, содержащие данные, которые вы хотите отформатировать, а затем на вкладке "Главная" в группе "Шрифт" выберите нужный формат.
Чтобы применить форматирование чисел, щелкните ячейку, содержащую числа, которые вы хотите отформатировать, а затем на вкладке "Главная" в группе "Число" выберите "Общие" и выберите нужный формат.
Дополнительную информацию о вводе и форматировании данных см. в разделе Краткое руководство: форматирование чисел на листе.
Копировать, перемещать или удалять данные
Команды «Вырезать», «Копировать» и «Вставить» можно использовать для перемещения или копирования строк, столбцов и ячеек. Чтобы скопировать, нажмите CTRL+C, чтобы использовать команду «Копировать». Чтобы переместить, нажмите CTRL+X, чтобы использовать команду «Вырезать».
Выберите строки, столбцы или ячейки, которые нужно скопировать, переместить или удалить.
Чтобы выбрать строку или столбец, щелкните заголовок строки или столбца.
<р>2. Заголовок столбца
Чтобы выбрать ячейку, щелкните ячейку. Чтобы выбрать диапазон ячеек, нажмите и перетащите или нажмите и используйте клавиши со стрелками, удерживая нажатой клавишу SHIFT.
Нажмите CTRL+C, чтобы скопировать, или CTRL+X, чтобы вырезать.
Если вы хотите удалить строку или столбец, нажмите клавишу DELETE, когда выбрана строка или столбцы, чтобы очистить содержимое, оставив пустую строку или ячейку. Чтобы удалить строку или столбец, щелкните правой кнопкой мыши заголовок строки или столбца и выберите "Удалить строку" или "Удалить столбец".
Примечание. Excel отображает анимированную движущуюся рамку вокруг ячеек, которые были вырезаны или скопированы. Чтобы отменить перемещение границы, нажмите ESC.
Поместите курсор туда, куда вы хотите скопировать или переместить ячейки.
Чтобы скопировать или переместить строку или столбец, щелкните заголовок строки или столбца после того места, где вы хотите вставить строку или столбец, которые вы скопировали или вырезали.
Чтобы скопировать или переместить ячейку, щелкните ячейку, в которую вы хотите вставить скопированную или вырезанную ячейку.
Чтобы скопировать или переместить диапазон ячеек, щелкните верхнюю левую ячейку области вставки.
Вставьте данные в новое место.
Для строк или столбцов щелкните правой кнопкой мыши заголовок строки или столбца в новом месте, а затем выберите команду "Вставить".
Для ячейки или диапазона ячеек нажмите CTRL+V. Ячейки, которые вы скопировали или вырезали, заменят ячейки в новом месте.
Дополнительную информацию о копировании и вставке ячеек см. в разделе Перемещение или копирование ячеек и их содержимого
Изменить порядок
Когда вы сортируете информацию на листе, вы можете видеть данные так, как вам нужно, и быстро находить значения.
Выберите данные, которые вы хотите отсортировать
Используйте команды мыши или клавиатуры, чтобы выбрать диапазон данных, например A1:L5 (несколько строк и столбцов) или C1:C80 (один столбец). Диапазон может включать заголовки, которые вы создали для идентификации столбцов или строк.
Чтобы выполнить сортировку всего двумя щелчками мыши, нажмите "Сортировка и фильтр", а затем нажмите любую из кнопок "Сортировка".
Выберите одну ячейку в столбце, по которому вы хотите выполнить сортировку.
Нажмите верхнюю кнопку, чтобы выполнить сортировку по возрастанию (от А до Я или от меньшего числа к большему).
Нажмите нижнюю кнопку, чтобы выполнить сортировку по убыванию (от Z до A или от большего числа к меньшему).
Отфильтровать лишнюю информацию
Отфильтровав информацию на листе, вы сможете быстро находить значения. Вы можете фильтровать один или несколько столбцов данных. Вы контролируете не только то, что хотите видеть, но и то, что хотите исключить.
Выберите данные, которые вы хотите отфильтровать
На вкладке "Главная" в группе "Правка" нажмите "Сортировка и фильтр", а затем нажмите "Фильтр".
Нажмите стрелку в заголовке столбца, чтобы отобразить список, в котором вы можете выбрать фильтр.
Примечание. В зависимости от типа данных в столбце Excel Starter отображает в списке числовые или текстовые фильтры.
Расчет данных с помощью формул
Формулы — это уравнения, с помощью которых можно выполнять вычисления, возвращать информацию, управлять содержимым других ячеек, тестовыми условиями и т. д. Формула всегда начинается со знака равенства (=).
Описание
Прибавляет 5 к произведению умножения 2 на 3.
Использует функцию SQRT для возврата квадратного корня из значения в A1.
Возвращает текущую дату.
Проверяет ячейку A1, чтобы определить, содержит ли она значение больше 0.
Выберите ячейку и начните вводить
В ячейке введите знак равенства (=), чтобы начать формулу.
Заполните оставшуюся часть формулы
Используйте мышь, чтобы выбрать другие ячейки (вставив оператор между ними). Например, выберите B1 и введите знак плюс (+), выберите C1 и введите +, а затем выберите D1.
Введите букву для выбора из списка функций рабочего листа. Например, если ввести "а", отобразятся все доступные функции, названия которых начинаются с буквы "а".
Завершите формулу
Чтобы завершить формулу, в которой используется комбинация чисел, ссылок на ячейки и операторов, нажмите клавишу ВВОД.
Чтобы завершить формулу, использующую функцию, введите необходимую информацию для функции и нажмите клавишу ВВОД. Например, для функции ABS требуется одно числовое значение — это может быть введенное вами число или выбранная вами ячейка, содержащая число.
Составьте диаграмму
Диаграмма – это визуальное представление ваших данных. Используя такие элементы, как столбцы (в столбчатой диаграмме) или линии (в линейной диаграмме), на диаграмме отображаются ряды числовых данных в графическом формате.
Графический формат диаграммы упрощает понимание больших объемов данных и взаимосвязей между различными сериями данных. Диаграмма также может отображать общую картину, чтобы вы могли анализировать данные и находить важные тенденции.
Выберите данные для диаграммы.
Совет. Данные должны располагаться в строках или столбцах, с метками строк слева и метками столбцов над данными — Excel автоматически определяет наилучший способ отображения данных на диаграмме.
На вкладке "Вставка" в группе "Диаграммы" выберите нужный тип диаграммы, а затем щелкните подтип диаграммы.
Совет. Чтобы просмотреть все доступные типы диаграмм, щелкните, чтобы открыть диалоговое окно "Вставить диаграмму", а затем нажимайте стрелки для прокрутки типов диаграмм.
Когда вы наводите указатель мыши на любой тип диаграммы, во всплывающей подсказке отображается его название.
Дополнительную информацию о любых типах диаграмм см. в разделе Доступные типы диаграмм.
Печать
Перед печатью рабочего листа рекомендуется просмотреть его, чтобы убедиться, что он выглядит так, как вам нужно. При предварительном просмотре листа в Excel он открывается в представлении Microsoft Office Backstage. В этом представлении перед печатью можно изменить параметры и макет страницы.
Чтобы напечатать часть рабочего листа, щелкните лист и выберите диапазон данных, которые хотите напечатать. Чтобы напечатать весь рабочий лист, щелкните его, чтобы активировать.
Нажмите «Файл», затем нажмите «Печать».
Сочетание клавиш Можно также нажать CTRL+P.
Примечание Окно предварительного просмотра отображается черно-белым, независимо от того, содержит ли ваш документ цвет, если только вы не используете принтер, поддерживающий цветную печать.
Нажмите "Печать".
Поделиться по электронной почте или в Интернете
Иногда вам может понадобиться поделиться своей книгой с другими. Если вы делитесь книгой с кем-то, у кого также есть Excel, вы можете отправить свою книгу в виде вложения к сообщению электронной почты. Получатель может открыть книгу в Excel для работы с ней.
Примечание. Использование команд для отправки вложений электронной почты требует, чтобы на вашем компьютере была установлена программа электронной почты, например Windows Mail.
Если вы хотите, чтобы получатель увидел книгу, а не редактировал ее, вы можете отправить снимок книги в виде файла PDF или XPS.
Перейдите на вкладку "Файл", а затем нажмите "Сохранить и отправить".
Нажмите «Отправить по электронной почте».
Выполните одно из следующих действий:
Чтобы отправить книгу в виде файла Excel, нажмите "Отправить как вложение".
Чтобы отправить книгу в виде снимка, нажмите «Отправить как PDF» или «Отправить как XPS».
Ваша программа электронной почты отправляет вам сообщение электронной почты с вложенным файлом указанного типа. Напишите свое электронное письмо, а затем отправьте его.
В качестве альтернативы отправке книги можно сохранить ее в Windows Live OneDrive. Таким образом, у вас есть единственная копия книги, доступная для других. Вы можете отправить людям ссылку на книгу, где они смогут ее просмотреть и даже отредактировать в своем веб-браузере (если вы дадите им разрешение).
Перейдите на вкладку "Файл", а затем нажмите "Сохранить и отправить".
Нажмите "Сохранить в Интернете".
Нажмите «Войти», введите свой идентификатор Windows Live ID и пароль и нажмите «ОК».
Если вы используете Hotmail, Messenger или Xbox Live, у вас уже есть идентификатор Windows Live ID. Если у вас его нет, нажмите «Зарегистрировать новую учетную запись», чтобы создать новый идентификатор Windows Live ID.
Выберите папку в OneDrive и нажмите «Сохранить как». Введите имя файла и нажмите Сохранить.
Теперь документ сохранен в OneDrive. В OneDrive вы можете разрешить пользователям просматривать и редактировать содержимое ваших папок. Если вы хотите поделиться книгой, вы отправляете ссылку на нее по электронной почте.
Дополнительные сведения о хранении документов в OneDrive см. в статье Сохранение документа в OneDrive из Office.
Начиная с Excel 2007, Microsoft представила ряд новых форматов файлов, заменяющих .xls. Каждый из этих новых форматов имеет различную функциональность и использование. Важно быть знакомым с различными форматами, особенно если вы регулярно работаете с большими документами. В этом техническом обновлении подробно описаны расширения файлов, доступные в Excel, и когда AMT рекомендует их использовать. Вы можете увидеть разницу между двумя наиболее часто используемыми форматами файлов, загрузив файлы ниже и наблюдая, как долго они открываются.
Эти файлы не содержат реальных данных. Пожалуйста, не стесняйтесь дублировать данные, чтобы увеличить размер файла и посмотреть, как это повлияет на время загрузки файла.
Что такое расширение файла Excel?
Расширение файла Excel
Формат файла Excel
Описание
Когда использовать это расширение Excel
Это основная замена прежнего двоичного формата .xls. В целях повышения безопасности этот формат не поддерживает макросы Excel. В основе этого формата лежит ZIP-архив XML-документов.
Формат Excel по умолчанию, если в вашей модели не используются макросы.
книга Excel с поддержкой макросов
Точно так же, как .xlsx, но с возможностью поддержки макросов Excel.
Формат Excel по умолчанию, если в вашей модели используются макросы.
Двоичная книга Excel
Книга Excel с поддержкой макросов. Информация о файле хранится в двоичном формате, а не в виде документов XML.
Этот формат файла примерно в два раза быстрее, чем .xlsx, при открытии и сохранении книг Excel. Это особенно полезно для очень больших файлов (более 10 МБ). Это расширение файла не может использоваться приложениями, отличными от Excel, такими как Bloomberg и Capital IQ, поэтому, если эти системы обращаются к вашему файлу Excel, этот формат файла не следует использовать.
Шаблон рабочей книги Excel.
Этот формат следует использовать, если стандартный файл Excel используется в качестве отправной точки для других книг Excel.
Excel с поддержкой макросов
шаблон
Шаблон рабочей книги Excel
с поддержкой макросов.
Этот формат следует использовать, если стандартный файл Excel используется в качестве отправной точки для других книг Excel и содержит макросы.
Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникли проблемы с просмотром или доступом к этой статье.
В этой главе книги-образца вы научитесь работать с файлами рабочих книг и шаблонами рабочих листов Excel 2003, а также узнаете, как создавать, называть и настраивать рабочие листы в рабочей книге.
Эта глава из книги
Эта глава из книги
Эта глава из книги
В этой главе
- Начало проекта с одним из примеров книг Excel.
- Создание пустой книги.
- Сохранение и открытие файлов книги.
- Создание собственных шаблонов рабочих листов.
- Создание, присвоение имен и настройка листов в книге.
Каждый файл, создаваемый в Excel, представляет собой рабочую книгу, состоящую из одного или нескольких рабочих листов. Вы можете создавать книги с нуля, выбрав создание пустой книги, или вы можете использовать любой из множества шаблонов книг Excel, чтобы создать свою собственную книгу, а затем настроить ее в соответствии со своими потребностями. Вы даже можете добавлять рабочие листы в рабочую книгу для размещения дополнительных данных. В этой главе вы узнаете, как работать с файлами книг Excel, а также добавлять, удалять и изменять порядок листов в книге.
Начнем с шаблона книги Excel
Каждый раз, когда вы запускаете Excel, открывается пустая рабочая книга, поэтому вы можете сразу начать вводить данные. Однако вы можете сэкономить значительное количество времени, создав новую книгу на основе одного из множества шаблонов, включенных в Excel. В Excel есть шаблоны для создания отчетов о расходах, счетов-фактур, заказов на покупку, отчетов о прибылях и убытках и других часто используемых рабочих листов. Каждый шаблон разработан профессионально и содержит формулы и функции, необходимые для выполнения необходимых расчетов. Вместо того, чтобы начинать с нуля, вы можете открыть шаблон книги, а затем настроить книгу или, если книга именно то, что вам нужно, просто начать добавлять свои данные.
Чтобы открыть шаблон Excel, который был установлен вместе с программой Excel, выполните следующие действия:
Откройте меню "Файл" и выберите "Создать". Появится панель задач New Workbook, как показано на рис. 3.1.
Рисунок 3.1. Чтобы сэкономить время, используйте один из примеров шаблонов электронных таблиц Excel.
В разделе "Шаблоны" нажмите "На моем компьютере". Появится диалоговое окно "Шаблоны".
Перейдите на вкладку Решения для электронных таблиц. Excel отображает небольшую коллекцию шаблонов электронных таблиц, как показано на рис. 3.2.
Рисунок 3.2 Чтобы сэкономить время, используйте один из примеров шаблонов электронных таблиц Excel.
Выберите нужный шаблон и нажмите кнопку ОК. Excel установит выбранный шаблон, а затем откроет его, чтобы вы могли начать работу. (При появлении запроса вставьте установочный компакт-диск Excel или Office и нажмите кнопку ОК.)
Если у вас есть подключение к Интернету, вы можете подключиться к Microsoft Templates Home и получить десятки других полезных шаблонов как для домашних, так и для бизнес-приложений. На главной странице шаблонов представлены шаблоны для всех приложений Microsoft Office, включая Excel, Word, Access и PowerPoint. Каждый шаблон отмечен значком программы, которая использовалась для его создания, поэтому вы можете определить, какие шаблоны предназначены исключительно для Excel. Панель задач «Новая книга» Excel обеспечивает легкий доступ к этим шаблонам, как показано на следующих шагах:
Откройте меню "Файл" и выберите "Создать". Появится панель задач "Новая книга".
Прокрутите страницу вниз и щелкните нужную категорию шаблонов, как показано на рис. 3.3, чтобы отобразить список подкатегорий, включая количество шаблонов, доступных в каждой подкатегории.
Щелкните ссылку нужной подкатегории, чтобы отобразить список доступных шаблонов, как показано на рис. 3.4. Обратите внимание, что значок рядом с именем каждого шаблона указывает на приложение, которое использовалось для его создания: Excel, Word, Access или PowerPoint.
Рисунок 3.3. При подключении к Интернету вы можете получать шаблоны онлайн.
Рисунок 3.4. На главной странице шаблонов представлены шаблоны для всех приложений Office.
Нажмите на ссылку нужного шаблона, чтобы проверить его перед загрузкой (копированием). В веб-браузере отображается предварительный просмотр шаблона, как показано на рис. 3.5.
Рисунок 3.5. На главной странице шаблонов можно предварительно просмотреть шаблон перед его открытием.
Нажмите «Загрузить сейчас». Появится Лицензионное соглашение с конечным пользователем, уведомляющее вас о ваших правах и обязанностях при использовании этого шаблона.
Прочитайте лицензионное соглашение и (при условии, что вы согласны) нажмите «Принять». При первой загрузке шаблона Microsoft отображает другой экран, поясняющий, что для использования шаблона необходимо загрузить элемент управления ActiveX.
Если появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы разрешить запуск элемента управления ActiveX на вашем компьютере, убедитесь, что элемент управления лицензирован Microsoft, а затем нажмите «Да», чтобы подтвердить загрузку. После этого вы вернетесь на веб-страницу.
Нажмите «Продолжить». Ваш веб-браузер загружает шаблон и открывает его в Excel, как показано на рис. 3.6, чтобы вы могли начать использовать его или изменить его.
Рисунок 3.6. Excel открывается и отображает шаблон, который вы выбрали для загрузки.
На панели задач "Новая книга" в разделе "Шаблоны" есть параметр "На моих веб-сайтах". В большинстве случаев вы можете смело игнорировать эту опцию. Однако если вы настраиваете веб-сайты в Windows и эти сайты содержат дополнительные шаблоны Excel, вы можете использовать параметр «На моих веб-сайтах» для быстрого доступа к этим шаблонам из Excel.
Читайте также:
