Как назначить повторяющуюся встречу в Outlook

Обновлено: 21.11.2024

Повторяющиеся мероприятия — важная часть календаря Outlook. Будь то еженедельная встреча один на один с вашим руководителем или обзорная встреча всего отдела, которая проводится во второй вторник каждого месяца, повторяющиеся события позволяют легко создать событие один раз, а сервер заполнит все остальное. серии.

Ключевым элементом информации, который позволяет повторяющимся событиям "расширяться" до отдельных вхождений, является правило повторения. Правило определяет, как часто событие повторяется, и как долго. API-интерфейсы Outlook REST моделируют правила повторения в свойстве повторения ресурса событий.

Каждое повторение состоит из двух частей: модели повторения (как часто) и диапазона повторения (как долго).

Шаблоны повторения

Первая часть повторения — это шаблон. Указывает, как часто событие повторяется. Например, событие может повторяться «каждые 3 дня», «каждый четверг» или «22 июля каждого года». Шаблон представлен в API ресурсом recurrencePattern.

В зависимости от типа шаблона определенные поля шаблона recurrencePattern являются обязательными, необязательными или игнорируются.

Примечание. Даже если поле игнорируется, оно все равно проверяется. Если для поля задан список возможных значений, использование значения за пределами разрешенного набора приведет к ошибке, даже если это поле будет проигнорировано.

Давайте рассмотрим каждый из возможных типов шаблонов.

Ежедневно

Шаблон ежедневного повторения заставляет событие повторяться в зависимости от количества дней между каждым событием.

Соответствующие свойства

< td>Должен быть установлен на ежедневно .

Свойство	Релевантность	Описание
интервал	Обязательный	Указывает количество дней между каждым вхождением.
type	Обязательный

Примеры

Повторять это событие каждый день

Повторять это событие каждые три дня

Еженедельно

Шаблон еженедельного повторения заставляет событие повторяться в один и тот же день или дни недели в зависимости от количества недель между каждым набором событий.

Соответствующие свойства

Свойство	Релевантность	Описание
daysOfWeek	Обязательный	Указывает, в какие дни недели происходит событие.
firstDayOfWeek	Необязательно	Указывает, какой день считается первым днем недели. Значение по умолчанию: Воскресенье .
interval	Обязательный	Указывает количество недель между каждым набором вхождений.
тип	Обязательный	Должен быть установлен еженедельно .

Примеры

Повторять это мероприятие каждый четверг

Повторять это мероприятие каждые два понедельника и вторника

Абсолютный ежемесячный доход

При использовании абсолютного месячного шаблона событие повторяется в один и тот же день месяца (например, 15-го числа) в зависимости от количества месяцев между каждым событием.

Соответствующие свойства

Свойство	Релевантность	Описание
dayOfMonth	Обязательный	Указывает, в какой день месяца происходит событие.
интервал	Обязательный	Указывает количество месяцев между каждым вхождением.
type	Обязательный	Должен быть установлен absoluteMonthly .< /td>

Примеры

Повторять это мероприятие 15 числа каждого месяца

Повторять это мероприятие ежеквартально (каждые 3 месяца) 7-го числа

Относительный месяц

Относительный месячный шаблон приводит к тому, что событие повторяется в один и тот же день недели в том же относительном положении в месяце в зависимости от количества месяцев между каждым событием. Например, "каждую вторую среду месяца".

Соответствующие свойства

< td>Необязательно

Свойство	Релевантность	Описание
daysOfWeek	Обязательный	Указывает, в какие дни недели может произойти событие. Относительные ежемесячные события происходят только один раз в месяц, поэтому, если указано более одного значения, событие приходится на первый день, который удовлетворяет шаблону.
index	Указывает, в какой из разрешенных дней, указанных в daysOfsWeek, происходит событие, считая с первого экземпляра в месяце. Возможные значения: первое, второе, третье, четвертое и последнее. Значение по умолчанию: first .
interval	Обязательно	Указывает количество месяцев между каждым вхождением.
type	Обязательный	Должно быть установлено значение relativeMonthly .

Примеры

Повторять это мероприятие во вторую среду каждого месяца

Повторять это мероприятие в первый четверг или пятницу каждого месяца

Абсолютно ежегодно

При использовании абсолютного ежегодного шаблона событие повторяется в один и тот же месяц и день (например, 15 апреля) в зависимости от количества лет, прошедших между каждым событием.

Соответствующие свойства

< /таблица>

Пример

Повторяйте это мероприятие ежегодно 15 апреля

Относительно годовой

Относительный годовой шаблон приводит к тому, что событие повторяется в один и тот же день недели в том же относительном положении в определенном месяце в зависимости от количества лет между каждым событием. Например, "каждую последнюю среду ноября".

Соответствующие свойства

Свойство	Релевантность	Описание
dayOfMonth	Обязательно	Указывает, в какой день месяца происходит событие.
месяц	Обязательно	Указывает, в каком месяце происходит событие.
интервал	Обязательно	Указывает количество лет между каждым событием .
type	Обязательный	Должен быть установлен absoluteYearly .

< td>Необязательно

Свойство	Релевантность	Описание
daysOfWeek	Обязательный	Указывает, в какие дни недели может произойти событие. Относительные ежегодные события происходят только один раз в год, поэтому, если указано более одного значения, событие приходится на первый день, который удовлетворяет шаблону.
index	Указывает, в какой из разрешенных дней, указанных в daysOfsWeek, происходит событие, считая с первого экземпляра в месяце. Возможные значения: первое, второе, третье, четвертое и последнее. Значение по умолчанию: first .
месяц	Обязательный	Указывает, в каком месяце происходит событие.
interval	Обязательный	Указывает количество лет между каждым вхождением.
type	Обязательно	Должно быть установлено в relativeYearly .

Примеры

Повторяйте это мероприятие ежегодно в последнюю среду ноября

Диапазоны повторения

Вторая часть повторения — это диапазон. Это определяет, как долго шаблон повторяется. Например, событие может закончиться после 10 повторений, к определенной дате или может не иметь конца. Диапазон представлен в API ресурсом recurrenceRange.

В зависимости от типа диапазона определенные поля recurrenceRange являются обязательными или игнорируются.

Примечание. Даже если поле игнорируется, оно все равно проверяется. Если для поля задан список возможных значений, использование значения за пределами разрешенного набора приведет к ошибке, даже если это поле будет проигнорировано.

Давайте рассмотрим каждый из возможных типов диапазонов.

Нумерованный диапазон

Пронумерованный диапазон приводит к тому, что событие происходит фиксированное количество раз (в зависимости от шаблона) с даты начала.

Соответствующие свойства

< td>Должно быть установлено числовое значение .

Свойство	Релевантность	Описание
число вхождений	Обязательный	Указывает количество вхождений. Должно быть положительным целым числом.
recurrenceTimeZone	Необязательно	Указывает часовой пояс для свойства startDate. Если не указано, используется часовой пояс события.
startDate	Обязательно	Указывает дату начала применения шаблон. Значение startDate ДОЛЖНО соответствовать значению даты свойства start ресурса события. Обратите внимание, что первое вхождение собрания может не состояться в эту дату, если оно не соответствует шаблону.
тип	Обязательно

Примеры

Повторить это событие 10 раз

Диапазон дат окончания

Диапазон дат окончания приводит к тому, что событие происходит во все дни, которые соответствуют применимому шаблону между датой начала и датой окончания.

Соответствующие свойства

< td>Указывает часовой пояс для свойств startDate и endDate. Если не указано, используется часовой пояс события. < td>Должен быть установлен в endDate.

Свойство	Релевантность	Описание
endDate	Обязательный	Указывает дату прекращения применения шаблона. Обратите внимание, что последнее событие собрания может не состояться в эту дату, если оно не соответствует шаблону.
recurrenceTimeZone	Необязательно
startDate	Обязательно	Указывает дату начала применения шаблон. Значение startDate ДОЛЖНО соответствовать значению даты свойства start ресурса события. Обратите внимание, что первое вхождение собрания может не состояться в эту дату, если оно не соответствует шаблону.
тип	Обязательно

Примеры

Повторите это событие с 1 июля 2017 г. по 31 июля 2017 г.

Нет конечного диапазона

Диапазон без конца приводит к тому, что событие происходит во все дни, соответствующие применимому шаблону, после даты начала.

Соответствующие свойства

< td> Должно быть установлено значение noEnd .

Свойство	Релевантность	Описание
recurrenceTimeZone	Необязательно	Указывает часовой пояс для свойства startDate. Если не указано, используется часовой пояс события.
startDate	Обязательно	Указывает дату начала применения шаблон. Значение startDate ДОЛЖНО соответствовать значению даты свойства start ресурса события. Обратите внимание, что первое вхождение собрания может не состояться в эту дату, если оно не соответствует шаблону.
тип	Обязательно

Примеры

Повторить это событие с 15 мая 2017 года навсегда

Использование шаблонов и диапазонов для создания повторяющихся событий

Теперь, когда мы рассмотрели шаблоны и диапазоны по отдельности, давайте посмотрим, как они работают вместе и как взаимодействуют с начальными и конечными свойствами события.

Создание правила повторения

Чтобы создать правило повторения, необходимо указать шаблон и диапазон. Любой тип шаблона может работать с любым типом диапазона. Вот несколько примеров.

Примеры

Встречи с 13:00 до 13:30 каждый понедельник, начиная с 4 сентября 2017 года и до конца года.

Требование "каждый понедельник" легко выполняется с помощью шаблона еженедельного повторения.
Требование "до конца года" указывает на тип диапазона повторения endDate.

Поскольку 31 декабря 2017 года приходится на воскресенье, последнее вхождение в этой серии будет в понедельник, 25 декабря.

Встречи с 14:00 до 15:00 в первый четверг каждого второго месяца, начиная с 29 августа 2017 г.

Требование "первый четверг каждого второго месяца" достигается при использовании относительного месячного шаблона. Часть "каждый второй месяц" указывает, что интервал должен быть установлен равным 2 .
Поскольку дата окончания не требуется, можно использовать тип диапазона noEnd.

Поскольку значение startDate находится после первого четверга августа, первое вхождение этой серии будет в сентябре.

Повторяющаяся встреча – это встреча, которая происходит несколько раз. Добавляя повторение к встрече, вы можете дублировать информацию о встрече, не создавая новую встречу.

Добавить повторение к новой или существующей встрече

Чтобы создать или добавить повторение встречи в календаре:

Перейдите к календарю на панели навигации.
На ленте выберите "Новая встреча" или откройте существующую встречу в календаре, чтобы добавить в нее информацию о повторении.
В группе "Параметры" на ленте внутри встречи нажмите "Повторение". Откроется окно «Повторение встречи».
Выберите время начала и окончания встречи в раскрывающихся списках.
Укажите, как часто вы хотите, чтобы встреча повторялась, установив переключатель рядом с одним из следующих вариантов:
- Ежедневно: если встреча повторяется каждый день, каждые несколько дней или каждый будний день.
- Еженедельно: если встреча повторяется в одни и те же дни в течение нескольких недель или каждые несколько недель.
- Ежемесячно: если встреча повторяется в один и тот же день месяца каждый месяц или несколько месяцев.
- Ежегодно: если встреча повторяется в один и тот же день года каждый год или несколько лет.
Укажите особенности повторения встречи:
- Для ежедневных повторений выберите, хотите ли вы, чтобы встреча повторялась каждый день или каждые несколько дней, или хотите, чтобы она повторялась только в будние дни.
- Для еженедельных повторений выберите, хотите ли вы, чтобы встреча повторялась каждую неделю или каждые несколько недель. Также установите флажки рядом с днями недели, в которые вы хотите, чтобы встреча повторялась.
- Для ежемесячных повторений выберите, хотите ли вы, чтобы встреча повторялась в один и тот же день в каждом месяце или каждые несколько месяцев, или хотите, чтобы она повторялась в определенный день месяца (например, во второе воскресенье).
- Для ежегодных повторений выберите, хотите ли вы, чтобы встреча повторялась в один и тот же день каждый год или каждые несколько лет, или хотите, чтобы она повторялась в определенный день месяца, например, в первое воскресенье июля.
Выберите диапазон времени, в течение которого событие будет повторяться. Выберите дату начала, щелкнув раскрывающийся список и щелкнув дату в календаре.
- Для повторяющихся событий без даты окончания, например годовщины или дня рождения, оставьте переключатель рядом с параметром "Без даты окончания" выбранным.
- Для событий, которые происходят определенное количество раз, выберите переключатель рядом с "Завершить через:" и введите количество раз, когда это произойдет в поле "Вхождения".
- Для других событий выберите дату окончания, щелкнув раскрывающееся меню и нажав дату в календаре.
Нажмите [ОК]. В окне «Встреча» сведения о повторении будут отображаться под полем «Местоположение».
Когда вы закончите редактирование остальной части встречи, нажмите "Сохранить и закрыть".

Изменить или удалить информацию о повторении

Чтобы изменить или удалить информацию о повторении встречи:

Дважды щелкните встречу в календаре, чтобы открыть ее. Появится всплывающее окно с вопросом, хотите ли вы открыть только это вхождение встречи или открыть серию встреч.
Выберите «Открыть серию» и нажмите [ОК].
В группе "Параметры" на ленте нажмите "Повторение". Откроется окно «Повторение встречи».
Чтобы отредактировать, измените любые данные по желанию и нажмите [ОК].
Чтобы предотвратить повторение встречи, нажмите [Удалить повторение].
После редактирования встречи нажмите [Сохранить и закрыть].

Ключевые слова: повторяющееся событие календаря, повторяющееся событие календаря, повторяющаяся встреча, повторяющаяся встреча, повторяющееся событие, повторяющиеся события, повторяющиеся события, повторяющиеся встречи, копирование встречи, копирование встречи, копирование события

Поделиться этой публикацией

Ресурсы блога

Cedarville предлагает более 150 академических программ для выпускников, студентов и онлайн-студентов. Седарвиль известен своим библейским мировоззрением, академическими успехами, целенаправленным ученичеством и подлинной христианской общиной.

Университет Седарвилля

для Слова Божьего и свидетельства об Иисусе Христе

Вы можете отправить приглашение на встречу одному или нескольким людям. Outlook отслеживает, кто принимает запрос, и резервирует время в вашем календаре для собрания. Когда вы создаете приглашение на собрание, вы можете добавлять вложения, указывать место и использовать Помощник по планированию, чтобы выбрать лучшее время для собрания.

Назначить встречу

Создайте приглашение на встречу одним из следующих способов:

В папке "Входящие" выберите "Новые элементы" > "Собрание" или используйте сочетание клавиш Ctrl + Shift + Q.

В календаре выберите Новая встреча или используйте сочетание клавиш Ctrl + Shift + Q.

В сообщении электронной почты в папке "Входящие" нажмите кнопку "Ответить на собрании".

Добавьте участников одним из двух способов:

Добавьте участников в строку «Кому» приглашения на собрание и перейдите к шагу 4.

Если вы используете учетную запись Microsoft 365 или Exchange, используйте Помощник по планированию, чтобы просмотреть расписания участников.

В помощнике по планированию щелкните поле под своим именем и введите имя или адрес электронной почты участника или нажмите кнопку "Добавить участников", чтобы открыть адресную книгу.

Нажмите значок рядом с именем участника в Помощнике по планированию, чтобы пометить определенного участника как обязательного участника, необязательного участника или ресурса. Когда вы начнете вводить имя участника, Outlook предложит вам варианты на основе людей, с которыми вы встречались или недавно переписывались по электронной почте. Выберите имя из списка, чтобы добавить участника.

Добавьте тему встречи, время начала и время окончания, а также место.

В Outlook 2016 и Outlook для Microsoft 365 вы можете начать вводить название местоположения, например Четвертая кофейня или Конференц-зал 23, и Outlook будет искать расположение совпадает. Выберите одно из предложений, чтобы выбрать это местоположение, или продолжайте печатать, чтобы ввести другое местоположение.

Совет. Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange или учетную запись электронной почты Microsoft 365, нажмите «Помощник по планированию», затем нажмите «Поиск помещений», чтобы проверить наличие и зарезервировать помещения. Дополнительные сведения см. в разделе Использование помощника по планированию и средства поиска помещений для совещаний в Outlook.

Чтобы прикрепить файл к приглашению на собрание, в меню "Вставка" выберите "Прикрепить файл", затем выберите файл, который хотите добавить.

Если вы не хотите, чтобы это собрание повторялось, нажмите "Отправить". В противном случае см. статью Повторение собрания.

Если вы используете Outlook для iOS, ваше мобильное устройство может напомнить вам, когда вам нужно уйти, чтобы вовремя прийти на встречу.

Включите время выхода

В Outlook для iOS выберите «Настройки» > «Время уйти».

Выберите поддерживаемую учетную запись, а затем используйте ползунок, чтобы включить время до выхода.

Запретить участникам пересылать встречу

Если вы используете Microsoft 365, при создании приглашения на собрание вы можете запретить участникам собрания пересылать приглашение на собрание другим людям. Эта новая возможность доступна клиентам Current Channel после обновления до версии 1808.

Перед отправкой приглашения на собрание выберите "Параметры ответа" > "Разрешить переадресацию", чтобы разрешить участникам пересылать приглашение на собрание.

Нажмите «Собрание» > «Повторение».

Примечание. Используйте сочетание клавиш Ctrl+G, чтобы запланировать регулярное повторение собрания.

Выберите параметры нужного шаблона повторения, а затем нажмите "ОК".

Примечание. Когда вы добавляете шаблон повторения в приглашение на собрание, вкладка "Собрание" меняется на "Серия собраний".

Чтобы отправить приглашение на собрание, нажмите "Отправить".

Добавить человека в существующую встречу

Вы можете добавить другого участника к существующей встрече.

Если вы являетесь владельцем встречи:

Дважды щелкните, чтобы открыть собрание, затем используйте строку «Кому» или помощник по планированию, чтобы добавить одного или нескольких участников к собранию.

Нажмите «Отправить», а затем выберите один из следующих вариантов:

Отправлять обновления только добавленным или удаленным участникам.

Отправлять обновления всем участникам.

Если вы не являетесь владельцем встречи

Откройте приглашение на встречу. В группе Ответить на ленте выберите Ответить, а затем Переслать. Добавьте одного или нескольких получателей в приглашение на собрание.

Нажмите «Отправить». Владелец собрания получит уведомление о том, что вы перенаправили приглашение на собрание другому лицу. Дополнительные сведения см. в разделе Переадресация встречи.

Заканчивайте встречи досрочно

Если вы используете Outlook для Microsoft 365, теперь Outlook может завершать собрания на несколько минут раньше. Это может помочь вам сократить время на дорогу между встречами. Вы можете выбрать разную продолжительность для совещаний менее одного часа и совещаний более одного часа.

Выберите «Файл» > «Параметры» > «Календарь» > «Параметры календаря».

Установите флажок Завершать встречи и собрания досрочно.

Используйте раскрывающиеся списки, чтобы выбрать количество минут для встреч менее одного часа и одного часа или дольше, а затем нажмите "ОК".

Не знаю, как у вас, а у меня много встреч, которые регулярно повторяются. Я, например, определенно не хочу помещать их в свой календарь по одному, это заняло бы много времени. Этот тип встречи называется «повторяющейся встречей», и его очень легко настроить, если вы знаете, где нажимать в Microsoft Outlook.

Повторяющаяся встреча отлично подходит, если вы хотите напомнить себе о регулярных задачах, таких как оплата счетов в установленный срок, занятия спортом вашего ребенка и многое другое. Я использую эту функцию, чтобы добавлять дни рождения в свой календарь и даже как напоминание о том, когда мне нужно отправить информационный бюллетень.

Важно помнить, что встреча в Outlook предназначена не только для тех случаев, когда вам физически нужно куда-то пойти, например на прием к врачу, ее также можно использовать для распределения конкретных задач, которые необходимо выполнить в определенные дни.

Чтобы создать повторяющуюся встречу, выполните следующие действия:

Найдите в представлении календаря день и время, когда вы хотите добавить повторяющуюся встречу, и щелкните ее один раз левой кнопкой мыши.

Появится синяя полоса
Дважды щелкните временной интервал, чтобы открыть окно «Без названия — назначение»:

При двойном щелчке, чтобы открыть окно, время начала и время окончания были заполнены для вас на основе временного интервала в календаре, который вы дважды щелкнули.
Теперь вы можете добавить тему, например Оплатить счет за телефон
В разделе «Местоположение» вы можете оставить это поле пустым, если это не относится к конкретной встрече, которую вы настраиваете, ИЛИ введите адрес или место для этой повторяющейся встречи.
Убедитесь, что время начала и время окончания указаны правильно как для даты, так и для времени. Если это не так, просто нажмите на значок календаря, чтобы настроить даты, или на раскрывающееся меню, чтобы настроить время.
Далее вы должны выбрать, как отображать это время в календаре, просто вы будете заняты или вас не будет в офисе, используйте раскрывающееся меню, чтобы выбрать соответствующий вариант.
Теперь нажмите кнопку "Повторение" на ленте.

Появится диалоговое окно «Повторение встречи».

Теперь вы можете указать шаблон повторения, например. ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно. Я выберу Ежемесячно
Теперь вы можете выбрать, хотите ли вы, чтобы встреча всегда происходила в один и тот же день месяца или каждый третий вторник. Я выбираю 21-й день каждого месяца.
Далее можно указать диапазон повторения. Вы хотите, чтобы встреча бесконечно продолжалась в вашем календаре или ее нужно останавливать после определенного количества вхождений? Сделайте свой выбор из вариантов
Нажмите "ОК", чтобы вернуться к окну встречи.
Теперь в окне отображаются сведения о повторении.

Теперь нажмите "Сохранить и закрыть" на ленте.
Перейдите в своем календаре к следующей дате, когда должна состояться встреча, и убедитесь, что она отображается в вашем календаре.
Вы создали повторяющуюся встречу.

Теперь вы увидите повторяющуюся встречу в своем календаре в указанный вами период времени. По умолчанию вы также получите напоминание в этот день в окне «Напоминания». Щелкните здесь для получения дополнительных статей, касающихся Microsoft Outlook.

Читайте также: