Как календарь Битрикс24 синхронизируется с Outlook

Обновлено: 21.11.2024

Битрикс24 — это платформа для социальной совместной работы в режиме SaaS (программное обеспечение как услуга). Он предназначен для управления проектами и задачами и оснащен функциями обмена сообщениями и видеоконференций. Эта социальная платформа сочетается с элементами управления взаимоотношениями с клиентами (охватывающими продажи, маркетинг и управление обслуживанием клиентов) и управлением взаимоотношениями с сотрудниками (HR). Чтобы все работало, он поддерживается автоматизированным рабочим процессом, инфраструктурой хранения и обмена файлами, а также облачной системой телефонии. Битрикс24 также доступен в виде локального программного обеспечения.

С точки зрения позиционирования, Битрикс24 предлагает унифицированное цифровое рабочее место для организаций, которые хотят видеть свою CRM-интеграцию, создавать веб-сайты, интернет-магазин (функция в бета-версии), развивать внутреннюю и внешнюю коммуникацию, хранить документы в Интернете, внедрять календари и т. д. Всего на платформе сейчас доступно более десятка инструментов для совместной работы и автоматизации продаж.

Битрикс24 предлагает бесплатную (или условно-бесплатную) версию своей платформы без ограничений по количеству пользователей. Позволяет проводить видеоконференции в формате HD с участием до 24 участников и включает в себя основные функции блоков календаря, управления проектами, создания веб-сайтов и управления взаимоотношениями с клиентами. Система хранения и обмена файлами ограничена 5 ГБ.

В этой бесплатной версии Битрикс24 ограничивает историю данных до 1000 контактов, 1000 потенциальных клиентов, 1000 договоров, а также 1000 электронных писем, которые хранятся в CRM каждый месяц. С другой стороны, функции импорта и экспорта данных полностью доступны в этой версии (через файлы .csv или электронные письма типа vCard, Outlook или Gmail).

Как пользоваться Битрикс24?

Чтобы использовать Битрикс24, просто зарегистрируйтесь на платформе (для базового использования). Затем вы получите доступ к главной панели администрирования решения, на которой вам нужно будет указать функции, которые вы хотите активировать.

Среди флагманских применений Битрикс24 управление задачами через Trello, например доски канбан, является обязательной функцией. Обратите внимание, что в Интернете существует множество обучающих и туториалов по Битрикс24, которые научат вас пользоваться Битрикс24 всего за несколько минут.

Настройка и настройка CRM являются одними из решающих факторов ее будущего успеха. Плохо настроенная система, скорее всего, будет неэффективной и приведет к провалу внедрения. Чтобы избежать такого нежелательного исхода, необходимо создать контрольный список различных настроек и опций, которые необходимо настроить. В этом уроке по CRM Битрикс24 мы рассмотрим особенности настройки и познакомим вас с обучающими видео Битрикс24.

Битрикс24 — это полнофункциональный инструмент, способный удовлетворить потребности практически любой компании с минимальной навигацией. Он имеет простой и интуитивно понятный интерфейс, позволяющий легко оптимизировать административные задачи и свести к минимуму объем рутинной ручной офисной работы.

Чтобы использовать потенциал платформы в полной мере, рекомендуется настроить следующие области вашего портала:

Настройка Битрикс24 и сервисные настройки;
Управление структурой пользователей и компании;
Настройки личного календаря
Структура рабочей группы
Настройка электронной почты и телефонии.

Настройка Битрикс24 и сервисные настройки

Настройки службы включают основную информацию о вашей компании и набор правил, которым будет соответствовать система.

Прежде всего вам следует перейти в раздел «Настройки» в главном меню и настроить параметры внутренней сети. К ним относятся:

Название компании
Электронная почта администратора (отправитель по умолчанию)
Формат даты и времени
Возможность разрешить редактирование документов через внешние источники, например Google Docs;
Конфигурация получателя «Все сотрудники».

На этом шаге также рекомендуется установить ограничения IP (если вы используете план Standard или Professional). Эта опция позволяет указать IP-адреса или диапазоны, из которых можно использовать ресурсы Интранета.

Управление структурой пользователей и компании

Пригласить новых пользователей (сотрудников) в интранет Битрикс24 очень просто. Все, что вам нужно сделать, это нажать зеленую кнопку «Создать» в верхнем левом углу и выбрать опцию «Пригласить пользователей». Как только вы это сделаете, вы увидите форму приглашения, где вам нужно будет ввести адреса электронной почты людей, которых вы хотите пригласить, и нажать «Пригласить».

Позже, когда приглашенные пользователи завершат регистрацию в системе, вы сможете редактировать или удалять их профили на экране «Сотрудники» в пункте меню «Компания».

Еще одна вещь, которую вы должны сделать, это создать структуру вашей компании. Процесс такой же простой. Перейдите в «Компания» — «Структура компании» и нажмите кнопку «Добавить отдел». Затем заполните всю необходимую информацию во всплывающем окне и нажмите «Добавить».

Настройки личного календаря

Битрикс24 предлагает комплексный способ организации вашего корпоративного расписания — расширенный календарь с возможностью совместного использования и синхронизации с Outlook, календарями Google, iPhone и т. д. Вы можете изучить способы настройки Битрикс24, настройки и управления календарем, посмотрев видео ниже.

Как добавить новое событие в календарь Битрикс24

Структура рабочей группы

Рабочая группа – это виртуальное сообщество пользователей, созданное для обсуждения и решения ряда определенных проблем или задач. Создание групп позволяет собрать все данные и сообщения, связанные с конкретным проектом, в одном месте для более удобного управления. Доступ к информации внутри группы может предоставляться другим пользователям за пределами группы и даже людям за пределами интрасети, например клиентам.

Как работать с рабочими группами Экстранета в Битрикс24

Настройка электронной почты и телефонии

Электронная почта и телефония являются важными средствами связи с людьми внутри и за пределами вашей компании.

Узнайте больше о различных способах настройки почтового ящика в Битрикс24 из этого видео

Что касается функции телефонии, то в сервисе Битрикс24 используется технология WebRTC, позволяющая совершать и отвечать на звонки прямо из браузера, поддерживающего эту технологию. Битрикс24 предоставляет возможность совершать звонки следующими способами:

Голосовые и видеовызовы из Instant Messenger или настольного приложения внутри компании;
IP-телефония на стационарные и мобильные телефоны;
IP-телефония с использованием офисной АТС.

Стоит отметить, что функция телефонии хорошо интегрирована с CRM, что позволяет удобно совершать, принимать и записывать звонки. Есть ряд других полезных функций, которые вы можете изучить с помощью видео ниже.

Настройка Битрикс24: последний этап

Для получения дополнительной информации и руководств по настройке и функциональности Битрикс24 вы всегда можете посетить учебный портал платформы. Кроме того, вы можете узнать другие интересные факты о Битрикс24 и следить за обновлениями на сайте FindMyCRM.

Сейчас мы ищем партнеров и дистрибьюторов в разных регионах. Если вы заинтересованы, свяжитесь с нами.

С помощью SyncPenguin вы можете настроить двустороннюю синхронизацию событий календаря Bitrix24 и собраний календаря Office 365 или Exchange в режиме реального времени всего за несколько кликов. На этой странице представлено краткое руководство о том, как настроить и запустить интеграцию с помощью нашей панели управления.

Синхронизация допускает различные комбинации и сценарии подключения, в том числе между разными доменами Exchange или арендаторами Office 365, общедоступными папками и общими почтовыми ящиками. Вы можете синхронизировать записи между парами учетных записей, со всех учетных записей в одну общую или настроить любое другое поведение синхронизации.

Обратите внимание, что помимо Office 365 служба может синхронизироваться с несколькими службами на основе Exchange EWS, в том числе:

Свяжитесь с нами напрямую, если вам нужна помощь в настройке Exchange.

Первым шагом является создание учетной записи SyncPenguin. Для этого перейдите по этой ссылке на панель инструментов:

Следующий шаг – создать синхронизацию в разделе "Синхронизация" панели управления, нажав кнопку "+ Новая синхронизация". Вы увидите страницу мастера, на которой необходимо выполнить следующие три шага:

Добавить первое приложение (События календаря Битрикс24)
Добавьте второе приложение (Office 365 или Exchange Calendar Meetings)
Нажмите кнопку "Создать".

Теперь, когда синхронизация создана, следующим важным шагом является предоставление SyncPenguin доступа к вашим данным.

Вы увидите два раздела "Доступ и настройки" для обоих приложений, задействованных в синхронизации. Для каждого из них вы должны нажать кнопку «Подключиться» и войти в соответствующее приложение. Если вы не видите кнопку «Подключиться», это означает, что вам нужно ввести учетные данные вручную, это может быть ключ API, комбинация имени пользователя и пароля или что-то подобное.

Чтобы убедиться, что ваше приложение подключено и у нас есть доступ к необходимым данным, просто нажмите кнопку Подтвердить доступ.

Если вы беспокоитесь о безопасности своих данных, посетите страницу "Безопасность и надежность".

В некоторых сложных сценариях может быть сложно правильно настроить параметры. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам в случае каких-либо ошибок или сомнений.

В разделе «Основные настройки» у вас есть возможность настроить некоторые свойства вашего процесса интеграции по умолчанию:

Название вашей синхронизации
Направление синхронизации (двустороннее или одностороннее)
Интервал синхронизации (по умолчанию синхронизация запускается каждые 5 или 10 минут)
Разрешить удаление (должны ли удаленные данные удаляться на другой стороне синхронизации)
Продолжить при ошибке (если синхронизация продолжится при обнаружении ошибки или повторите попытку)
Избегайте дубликатов (если синхронизация пытается сопоставить исторические данные, а не создавать дубликаты)

SyncPenguin предоставляет всем подключениям синхронизации одно или несколько сопоставлений полей по умолчанию. Сопоставление по умолчанию обычно включает все общие поля, которые есть у подключенных приложений.

В некоторых случаях может потребоваться включить информацию из настраиваемых полей или просто настроить способ сопоставления данных во время синхронизации. К счастью, SyncPenguin предоставляет клиентам возможность настраивать сопоставление полей любым возможным способом. Это гораздо больше, чем просто включение/исключение полей по умолчанию или настраиваемых полей. Вы можете добавлять фильтры, условия, циклы, пользовательскую логику и многое другое. Все делается всего за несколько кликов с помощью нашего интерфейса визуального программирования без кода.

Вы можете создать собственное сопоставление, нажав кнопку Создать новое в разделе Сопоставление полей и фильтры на странице синхронизации. Не стесняйтесь обращаться к нам за любой помощью в настройке!

Обратите внимание, что настройка может быть недоступна для некоторых старых подключений синхронизации. Не стесняйтесь обращаться к нам в таком случае.

Последнее, конечно, запустить непрерывную синхронизацию. Для этого нажмите кнопку Начать синхронизацию.

После этого вам будут предложены следующие четыре варианта:

Синхронизировать только новые данные, то есть все, что будет добавлено или обновлено с этого момента.
Объедините все исторические данные в двух направлениях: возьмите все события календаря Bitrix24 и собрания календаря Office 365 или Exchange и объедините их вместе. Любые данные, которые уже существуют в обоих приложениях, следует объединить, а не создавать дубликаты.
Объединить события календаря Bitrix24 с собраниями календаря Office 365 или Exchange: возьмите все события календаря Bitrix24 и добавьте/объедините их с собраниями календаря Office 365 или Exchange.
Объединить собрания календаря Office 365 или Exchange с событиями календаря Bitrix24: аналогично предыдущему варианту, но в обратном направлении.

Сделав свой выбор, просто нажмите «Начать синхронизацию». Если вы решили выполнить первоначальное слияние, оно будет немедленно поставлено в очередь. Как только это будет сделано, мы будем время от времени проверять изменения данных (в зависимости от указанного интервала синхронизации) и синхронизировать их соответствующим образом. Каждое выполнение синхронизации можно увидеть в журналах синхронизации в нижней части страницы синхронизации.

Если у вас есть какие-либо вопросы относительно наших интеграций, не стесняйтесь обращаться к нам, используя форму ниже.

Zapier позволяет автоматически отправлять информацию между Bitrix24 CRM и Microsoft Outlook — код не требуется.

Простая автоматизация для занятых людей. Zapier автоматически перемещает информацию между вашими веб-приложениями, чтобы вы могли сосредоточиться на самой важной работе.

Зарегистрируйтесь в Google

Зарегистрируйтесь через Facebook

Зарегистрируйтесь в Microsoft

Поддерживаемые триггеры и действия

Поиск компании по фильтрам.

Поиск контактов по фильтрам.

Поиск сделок по фильтрам.

Поиск лидов по фильтрам.

Запускается в указанное время до начала события в вашем календаре.

Срабатывает, когда в вашем календаре создается новое мероприятие.

Срабатывает при добавлении нового контакта в вашу учетную запись

Срабатывает, когда в папку "Входящие" поступает новое электронное письмо.

Срабатывает при обновлении события.

Создайте мероприятие в выбранном вами календаре.

Создает новый контакт.

Создает черновик сообщения электронной почты, который затем можно просмотреть и отправить.

Отправить электронное письмо из своей учетной записи Outlook.

Обновляет контакт.

Поиск контакта.

это описание.

Как работает интеграция CRM Битрикс24 + Microsoft Outlook

Учебники Microsoft Outlook

Создать новую заметку в Evernote, когда запланирована встреча в Outlook

Четкая повестка дня поможет встрече пройти гладко, но не забыть ее составить может быть проблемой. К счастью, вы можете автоматизировать этот процесс, автоматически создавая заметку в Evernote каждый раз, когда в Outlook создается встреча в календаре. Мы будем использовать Zapier для настройки этой автоматизации, так что вперед.

Как синхронизировать Календарь Google с Outlook

Вы могли бы подумать, что Microsoft Outlook для Windows может синхронизироваться с Календарем Google. Во-первых, Календарь Google — самый популярный онлайн-календарь в мире. Во-вторых, macOS и мобильные версии Outlook уже предлагают синхронизацию с Календарем Google. Однако Outlook для Windows — это другое дело.

Как отозвать письмо в Outlook

Если вы когда-либо отправляли электронное письмо не тому человеку или забыли включить важные вложения, вы знаете, как ценна возможность отменить отправку электронного письма. Outlook предоставляет функцию, позволяющую отзывать отправленные сообщения, но она работает только при определенных условиях. Вот как можно вспомнить.

О CRM Битрикс24

Битрикс24 – это бесплатная CRM-платформа для управления проектами и совместной работы, которую используют 10 миллионов команд и которая доступна на 18 языках.

Может показаться, что календарь — это то, что не требует особых объяснений или инструкций — внесите событие, сохраните — готово.

Конечно, так оно и есть, но помимо создания событий в календаре есть еще несколько приятных функций, таких как синхронизация с календарями Outlook и Google, согласование с CRM и задачами, а также избранные календари.

<Р>

Хочу поделиться всеми возможностями, которые предоставляют календари Битрикс24.
Начну с самых популярных.

Новое событие в календаре. Основные функции календаря.

Чтобы добавить новое событие, вы можете нажать на нужную дату в календаре или выбрать нужное количество дней.

Всплывающее окно позволит вам ввести название мероприятия и другие сведения, такие как уровень доступности во время собрания и календарь, к которому относится мероприятие.

<Р>

Все ближайшие предстоящие события будут отображаться в блоке «Предстоящие события» на главной странице.

<Р>

При создании мероприятия вы можете включить подробную информацию, включая описание, участников, напоминания, повторения и подключение к элементу CRM.

<Р>

Пользователи, выбранные в качестве участников, получают приглашение на мероприятие или собрание и подтверждают или отклоняют участие.

Организатор мероприятия может видеть, кто принял приглашение, а кто отклонил его.

<Р>

Рядом с кнопкой "Добавить" находится раскрывающееся меню, позволяющее создать новое событие в ежедневном планировщике или календаре, новую задачу или внешний календарь через CalDAV.

<Р>

Справа находится список доступных календарей. Вы можете деактивировать календари по мере необходимости.

<Р>

В списке ниже показаны выбранные календари. Если ваш список пуст, вы можете добавить в него один из своих календарей.

<Р>

Вы также можете добавить календари других пользователей или групп, к которым у вас есть доступ, в список избранных календарей.

<Р>

Синхронизация с Outlook поддерживается Битрикс24. Просто выберите календарь за несколько секунд, выбранный календарь будет отображаться в Outlook с двусторонней синхронизацией.

Календари и CRM

Все встречи, созданные в CRM, автоматически отображаются в календаре и помечаются как исходящие в CRM и включают ссылку на соответствующий элемент CRM.

<Р>

Синхронизация с мобильным устройством

Если вас часто нет в офисе (или его вообще нет), не забывайте, что вы можете подключиться через мобильное устройство, чтобы все ваши встречи, семинары, переговоры и командировки были организованы и собраны в одном месте.

Для синхронизации с мобильным устройством используйте кнопку Мобильное подключение и следуйте инструкциям.

<Р>

Подробную информацию о подключении календарей можно найти в статьях нашей службы поддержки.

Календари Google

Чтобы подключить календари Google, используйте параметр «внешний календарь (CalDav)» под кнопкой Добавить. Введите информацию о календаре в открывшемся всплывающем окне. Все события в этом внешнем календаре будут отображаться в Битрикс24 и наоборот.

Читайте также: