Как изменить вид папки в Outlook

Обновлено: 21.11.2024

Хотели бы вы найти представление в Outlook, адаптированное к вашим конкретным потребностям? В этом кратком руководстве кратко рассказывается, как получить доступ к различным параметрам отображения в Outlook.

Как изменить представления в Outlook (несколько вариантов)

Как изменить вид папки "Входящие" в Outlook?

Путем выбора другого существующего представления:

Нажмите вкладку "Вид" на ленте, чтобы изменить вид папки "Входящие".
Затем нажмите кнопку "Изменить вид" в группе "Текущий вид".
Выберите одно из представлений, перечисленных в появившемся меню, чтобы применить их к папке "Входящие". Вы можете выбрать один из нескольких вариантов, включая Компактный, Предварительный просмотр или Одиночное представление. По умолчанию используется компактный вид.
Если вы хотите изменить существующие представления или создать новое пользовательское представление, нажмите «Управление представлениями» в появившемся меню, чтобы открыть диалоговое окно «Управление всеми представлениями».

Создание нового пользовательского представления:

Нажмите кнопку "Создать" в правой части диалогового окна, чтобы создать новое представление.
Появится диалоговое окно «Создать новое представление». Введите имя представления в текстовое поле Имя нового представления.
Выберите тип представления, которое вы хотите создать, например "Таблица", "Временная шкала", "Карточка", "Люди", "Визитная карточка", "День/неделя/месяц" или "Значок".
Нажмите кнопку параметров, чтобы выбрать, кто должен видеть это новое представление, например "Эта папка, видимая всем", "Эта папка, видимая только мне" или "Все папки почты и сообщений".
Чтобы открыть диалоговое окно «Дополнительные параметры просмотра», нажмите кнопку «ОК». В этом диалоговом окне есть семь кнопок, которые вы можете нажать, чтобы установить параметры для вашего представления. Однако в зависимости от выбранного вами базового типа представления некоторые кнопки могут быть недоступны.

Путем добавления столбцов в представление:

В диалоговом окне "Дополнительные параметры просмотра" нажмите кнопку "Столбцы", чтобы добавить столбцы в представление. Откроется диалоговое окно «Показать столбцы».
Установите максимальное количество строк в компактном режиме, используя раскрывающийся список справа от ярлыка.
Затем с помощью раскрывающегося списка в верхнем левом углу выберите доступные столбцы, чтобы выбрать набор полей для отображения в левом списке.
Выберите поля, которые вы хотите добавить в новое представление, из левого списка и нажмите кнопку "Добавить", чтобы добавить их в список справа.
Если вы хотите изменить положение вновь добавленных полей, выберите их в списке справа и нажимайте кнопки "Вниз" и "Вверх", пока они не окажутся в нужном месте.
После добавления и упорядочивания полей нажмите "ОК".

Путем группировки элементов в представлении:

Нажмите кнопку «Группировать по», чтобы открыть диалоговое окно «Группировать по» и сгруппировать элементы в новом представлении.
Далее щелкните раскрывающийся список в разделе «Группировать элементы» и выберите поле, в котором нужно сгруппировать элементы. Вы можете выбрать до четырех полей.
Выберите, следует ли группировать их по возрастанию или по убыванию, выбрав параметр настройки в правом конце каждого сгруппированного поля.
Когда закончите, нажмите "ОК", чтобы настроить группировку для представления.

Изменение порядка сортировки представления по умолчанию:

Нажмите кнопку "Сортировка", чтобы открыть диалоговое окно "Сортировка" и задать порядок сортировки элементов в представлении по умолчанию.
Используйте пункт Выбрать доступные поля из раскрывающегося списка в нижней части диалогового окна, чтобы выбрать набор полей, из которых будут выбираться поля сортировки.
Чтобы указать, по какому полю следует сортировать представление, используйте раскрывающиеся списки в разделах Сортировать элементы по и Затем по. Вы можете сортировать не более чем по четырем полям.
Вы можете отсортировать эти поля в порядке убывания или возрастания, выбрав нужный вариант в правом конце каждого поля.
По завершении нажмите "ОК", чтобы настроить сортировку для представления.

Ищете самую надежную поддержку Outlook в Сакраменто?

Наши опытные специалисты по Office 365 в TLC Tech всегда готовы помочь вам найти представление Outlook, отвечающее вашим уникальным потребностям.

Свяжитесь с нами сейчас, чтобы начать работу | (916) 441-3838 Свяжитесь с TLC Tech сейчас.

Роб Вудгейт

Роб Вудгейт
Писатель

Роб Вудгейт — писатель и ИТ-консультант с почти 20-летним опытом работы в частном и государственном секторах.Он также работал инструктором, специалистом по технической поддержке, менеджером по доставке, системным администратором и выполнял другие функции, связанные с обеспечением совместной работы людей и технологий. Подробнее.

Если вы работаете в офисе, скорее всего, вы тратите много времени на работу с электронной почтой, скорее всего, в Microsoft Outlook. Стоит потратить немного времени, чтобы Outlook отобразил необходимую информацию. Для электронной почты лучший способ сделать это — просмотреть папки. Вот как они работают.

Что такое представление папки?

Каждое место, где вы храните свою электронную почту в Outlook, — будь то папка «Входящие», отправленные элементы, архив, удаленные элементы или любое другое место — представляет собой папку. Каждая из этих папок по умолчанию выглядит одинаково со столбцами, содержащими метаданные об электронном письме, такие как отправитель, тема, дата и время получения и т. д. Outlook группирует электронные письма по дате (последние находятся вверху), непрочитанные сообщения выделяются жирным синим шрифтом, а прочитанные сообщения отображаются обычным черным шрифтом.

Это представление папки по умолчанию.

Но вы можете изменить это представление, если хотите. Вы можете создать отдельное представление для каждой папки или создать представление папки, которое вам нравится, и применить его к каждой папке. В Outlook даже есть несколько альтернативных встроенных представлений, с которых вы можете начать.

Как перейти к другому встроенному представлению

Для начала давайте перейдем к одному из других встроенных представлений, нажав Вид > Изменить представление.

Компактный вид — это вид по умолчанию, используемый каждой папкой, но вы можете изменить его на любой из двух других:

Одиночное: удаление группировки по дате и отображение всех ваших сообщений в простом списке.
Предварительный просмотр: это (несколько нелогично) удаляет панель предварительного просмотра.

Как настроить существующий вид

Вы можете настроить текущий вид папки, нажав «Просмотр» > «Настройки просмотра».

При этом откроется окно дополнительных настроек просмотра, в котором вы можете изменить самые разные параметры представления.

В качестве примера мы изменим отображаемые столбцы и настройки сортировки. Нажмите «Столбцы», чтобы открыть окно «Показать столбцы».

Выберите «Упоминание» в правом столбце, нажмите кнопку «Удалить», а затем нажмите «ОК».

Вернувшись в окно «Дополнительные параметры просмотра», нажмите кнопку «Сортировка», чтобы открыть окно «Сортировка».

В раскрывающемся меню "Сортировать элементы по" выберите "От" и нажмите "ОК".

Теперь нажмите «ОК» в дополнительных настройках просмотра. Представление папки теперь изменилось: столбец «Упоминание» скрыт, а папка отсортирована по тому, кто отправил письмо.

Это всего лишь два простых примера того, что вы можете сделать. Вы можете добавлять или удалять множество различных столбцов, группировать и сортировать сообщения по-разному и даже изменять шрифты и стили, используемые для отображения сообщений. Поэкспериментируйте с различными вариантами, чтобы найти наиболее подходящий для вас.

Применить вид к другим папкам

После того как вы настроили свое представление, вы можете применить его к любой другой папке без необходимости настраивать каждую из них. Нажмите «Вид» > «Настройки просмотра» еще раз и на этот раз выберите команду «Применить текущий вид к другим папкам».

Выберите папки, к которым вы хотите применить представление, и нажмите «ОК».

Вы можете выбрать любое количество папок (или подпапок).

Сохранение настроенного вида папки

Вы также можете сохранить настроенное представление в качестве шаблона, чтобы в будущем применить его к другим папкам. Нажмите «Просмотр» > «Настройки просмотра» еще раз и выберите команду «Сохранить текущий вид как новый вид».

Откроется окно «Копировать представление», в котором вы можете присвоить своему представлению имя и выбрать, кто может его видеть. Нажмите «ОК», когда все настроите.

Если снова щелкнуть Вид > Параметры просмотра, Outlook отобразит новое представление в качестве доступного параметра. Нажмите «Управление представлениями», чтобы просмотреть все представления, к которым у вас есть доступ.

Окно «Управление всеми представлениями» позволяет добавлять, редактировать и удалять представления, а также просматривать настройки, применяемые к каждому представлению.

Создать представление с нуля

Если вы хотите создать совершенно новое представление, нажмите кнопку «Создать» в окне «Управление всеми представлениями». Откроется окно «Создать новое представление».

Выберите тип базового представления, с которого вы хотите начать, и нажмите кнопку «ОК». Откроется окно «Дополнительные параметры просмотра», в котором вы можете настроить свой вид так, как хотите. Когда вы закончите, нажимайте «ОК», пока не вернетесь в окно «Управление всеми представлениями», а затем нажмите «Применить представление», чтобы применить представление к текущей папке.

После того как вы создали новое представление, вы можете применить его к любой другой папке, дополнительно настроить или использовать в качестве основы для другого нового представления.

Удалить настройки из представления

Если вы внесли некоторые изменения в существующее представление, вы можете легко вернуться к нему. Это хороший способ опробовать вещи, не беспокоясь об их отмене, если изменения не работают для вас. Нажмите «Вид» > «Сбросить вид», чтобы удалить все несохраненные настройки из текущей папки.

Имея под рукой эти инструменты просмотра, вы можете заставить свои папки работать именно так, как вам нужно, и начать укротить этот переполненный список сообщений.

› Как пометить сообщения электронной почты, чтобы сделать их максимально удобными для поиска
› Как распечатать список писем из папки Outlook
› Что такое заметки в Outlook и как их использовать?
› Для чего нужен столбец упоминаний в Microsoft Outlook?
› Как отформатировать отдельный столбец в папке Outlook
› Используйте условное форматирование, чтобы выделить важные сообщения Outlook.
› Как изменить информацию в строке состояния Outlook
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11

Когда дело доходит до MS Outlook, пользователи получают множество преимуществ для работы в дополнение к функциям, которые он расширяет для своих пользователей. Одна из наиболее распространенных вещей, которую пользователь делает в Outlook, — это изменение пользовательского представления в соответствии с необходимостью. Пользовательский вид каждой папки Outlook можно изменить при необходимости. В этом блоге будет показан метод, с помощью которого пользователь может изменить пользовательские настройки просмотра всех папок Outlook одновременно.

В Outlook можно определить шаблоны просмотра, чтобы одновременно применять изменения к необходимому количеству папок. В Outlook 2010 и более поздних версиях также существует другой вариант копирования текущего представления определенной папки во все остальные папки.

Как определить текущий вид?

Вы можете легко получить доступ к определенному шаблону представления ваших папок Outlook, в зависимости от используемой вами версии Outlook. Чтобы проверить это, выполните следующие действия:

В Outlook 2003

Нажмите на вкладку "Просмотр".
В раскрывающемся меню выберите "Упорядочить по параметрам".
Перейдите к опции «Текущий вид».
Выберите вариант "Определить представления".

В Outlook 2007

В Outlook 2010 и более поздних версиях

Что такое представление по умолчанию в Outlook?

По умолчанию для всех существующих папок и вновь созданных папок используется режим «Сжатый» или «Сообщения».Это неприменимо к папке «Отправленные», поскольку она присутствует в представлении «Отправленные». При изменении этого представления представление всех других папок, имеющих представление «Сжатие» или «Сообщения», изменится на новое представление.

Как сделать общий вид во всех папках?

В Outlook 2010 и более поздних версиях есть функция «Применить текущий вид к другим почтовым папкам». Эта функция позволяет пользователям копировать существующий вид текущей папки во все другие папки без необходимости создания нового шаблона. Для этого выполните следующие шаги:

Примечание. Эта функция не будет применять один и тот же вид к специальным папкам, таким как "Отправленные", "Нежелательная почта" и "Черновики", поскольку эти папки имеют собственные представления по умолчанию.

Сбросить все представления

Может случиться так, что пользователь применил разные представления для разных папок. В таком случае вы можете сбросить представление для всех папок, принудительно запустив его в переключателе /cleanviews.

В Windows Vista и более поздних версиях

В Windows XP

Нажмите "Пуск".
В диалоговом окне "Выполнить" введите outlook.exe /cleanviews

Заключение

С помощью описанных выше процедур пользователи могут легко изменить пользовательские настройки представления сразу во всех папках в Outlook.

Как настроить представления для нескольких папок в Outlook

Представления Outlook автоматически сортируют, быстро находят и быстро упорядочивают сообщения в любой папке в соответствии с вашими потребностями. Настройте пользовательский вид и примените его к нескольким папкам, имеющим определенные характеристики. А если вам нужен другой вид, измените свой собственный вид и автоматически примените его к этим папкам.

Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010; и Outlook для Microsoft 365.

Создать собственное представление папки для нескольких папок Outlook

Чтобы настроить собственное представление папки, которое можно применить к нескольким папкам Outlook, выполните следующие действия:

Выберите папку и измените представление. Например, установить порядок сортировки сообщений, сгруппировать почту по цепочкам бесед или изменить размер шрифта в списке сообщений.

Перейдите на вкладку "Вид" и выберите "Изменить вид" > "Управление представлениями".

В диалоговом окне "Управление всеми представлениями" выберите "Текущие настройки представления", а затем выберите "Копировать".

В диалоговом окне «Копировать представление» введите имя нового представления, выберите «Все папки почты и сообщений», затем нажмите «ОК».

В диалоговом окне "Дополнительные параметры представления" внесите любые изменения в представление. По завершении нажмите кнопку "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно "Дополнительные параметры просмотра".

В диалоговом окне "Управление всеми представлениями" выберите "ОК".

Применить настраиваемый вид к папкам

Чтобы применить настраиваемый вид к папке:

Выберите папку, к которой вы хотите применить настраиваемое представление.

Перейдите на вкладку "Вид".

Выберите «Изменить представление» и выберите пользовательское представление.

Настройки пользовательского просмотра применяются к выбранной папке.

Изменить настройки пользовательского просмотра

Если вы хотите изменить внешний вид созданного вами пользовательского представления, перейдите на вкладку «Вид» и выберите «Изменить представление» > «Управление представлениями». Затем выделите пользовательский вид и выберите «Изменить». Затем вы можете изменить способ группировки разговоров, столбцы, отображаемые в списке сообщений, условное форматирование и многое другое.

После изменения настроек настраиваемого представления все папки, в которых используется настраиваемое представление, обновляются автоматически.

Читайте также: