Как использовать автозаполнение в Excel

Обновлено: 31.10.2024

Excel включает удобную функцию автозаполнения, позволяющую экономить время. Эта функция может сэкономить ваше время, когда вы вводите много похожей информации в столбец. Возможно, вы уже замечали эту функцию раньше: когда вы начинаете вводить что-то в ячейку, Excel пытается угадать, что вы вводите, и показывает «совпадение», которое вы можете принять, просто нажав Enter.

«Совпадения», которые Excel использует в своих «предположениях», — это не что иное, как содержимое ячеек в столбце над тем местом, где вы делаете ввод. Например, если у вас есть информация в ячейках с A1 по A6, и вы вводите значение в ячейку A7, Excel смотрит на то, что вы печатаете. Если первые несколько символов однозначно соответствуют чему-либо в любой из шести ячеек, ранее введенных в столбец, Excel предлагает выполнить автозаполнение A7 содержимым совпадающей ячейки.

Excel пытается сопоставить вашу новую запись только с соседними ячейками над той, в которую вы вводите информацию. Он прекращает попытки сопоставить записи, когда достигается пустая ячейка. Например, предположим, что у вас есть информация в ячейках с A1 по A14 и с A16 по A23. Когда вы начинаете вводить запись в ячейку A24, Excel пытается сопоставить ее только со значениями в ячейках от A16 до A23; пустая ячейка в A15 останавливает сравнение.

Кроме того, Excel не пытается сопоставлять ячейки, содержащие только числа, даты или время. Ячейки должны содержать либо текст, либо комбинацию текста и чисел.

Некоторых автозаполнение может раздражать, а не экономить время. Если вы хотите отключить функцию автозаполнения, выполните следующие действия:

Выберите «Параметры» в меню «Инструменты». Excel отобразит диалоговое окно «Параметры».
Убедитесь, что отображается вкладка "Правка". (См. рис. 1.)

Рисунок 1. Вкладка «Правка» диалогового окна «Параметры».

Биография автора

На его счету более 50 научно-популярных книг и множество журнальных статей. Аллен Уайатт является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнайте больше об Аллене.

Чтобы упростить создание и редактирование формул и свести к минимуму опечатки и синтаксические ошибки, используйте автозаполнение формул. После ввода = (знака равенства) и начальных букв или отображаемого триггера Microsoft Excel отображает под ячейкой динамический раскрывающийся список допустимых функций, имен и текстовых строк, которые соответствуют буквам или триггеру. Затем вы можете вставить элемент из раскрывающегося списка в формулу с помощью триггера вставки.

<р>1. Введите = (знак равенства) и начальные буквы или триггер отображения, чтобы запустить автозаполнение формул.

<р>2. По мере ввода отображается прокручиваемый список допустимых элементов с выделенным ближайшим совпадением.

<р>3. Значки обозначают тип записи, например функцию или ссылку на таблицу.

<р>4. Подробные всплывающие подсказки помогут вам сделать правильный выбор.

В следующей таблице показано, как динамически управлять отображением элементов в раскрывающемся списке автозаполнения формул.

Excel и имена определяемых пользователем функций

Буква или начальные буквы в любом месте, где можно ввести функцию.

Пример: Su

(Нет триггера показа).

Введите аргумент, например номер или ссылку на ячейку, или используйте триггер отображения, например начальные буквы или [ (открывающая квадратная скобка).

Пример: СУММ(5, A2, [

Для каждого последующего аргумента введите запятую, а затем аргумент или другой триггер отображения.

Примечание. Следующие функции имеют аргументы с перечисляемыми константами, которые автоматически отображаются в раскрывающемся списке: ЯЧЕЙКА, БС, ГПР, ПОИСКПОЗ, ПЛТ, ПС, РАНГ, ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ и ВПР.

Определенные имена и имена таблиц

Буква или начальные буквы, в которые можно ввести это имя.

Пример: Энн

Одно или несколько из следующего:

[ (открывающая квадратная скобка) сразу после имени таблицы.

Пример: годовой отчет[

, (запятая) сразу после специального элемента.

: (двоеточие) сразу после имени столбца.

Пример: AnnualSummary[Продажи:

Примечание. Если ячейка находится в таблице, имя таблицы указывать необязательно. Например, следующие формулы будут одинаковыми:

Имена соединений в функциях куба

" (открывающая кавычка) сразу после открывающей скобки имени функции куба.

Пример: КУБЭЛЕМЕНТ("

Примечание. В списке перечислены только соединения OLAP, сохраненные в текущей книге.

Текстовые строки многомерных выражений (MDX) в функциях куба

Одно или несколько из следующего:

" (открывающая кавычка) сразу после запятой для аргумента.

Пример: КУБЭЛЕМЕНТ("SalesCubeData","

<р>. (точка) сразу после закрывающей скобки.

Пример: КУБЭЛЕМЕНТ("SalesCubeData","[Клиенты].

Пример: КУБЭЛЕМЕНТ("SalesCubeData","[Клиенты].[Мексика].

( (открывающая скобка) сразу после открывающей кавычки для текстовой строки многомерных выражений, чтобы указать начало кортежа.

Пример: КУБЗНАЧЕНИЕ("SalesCubeData","(

, (запятая) сразу после закрывающей скобки в текстовой строке многомерных выражений для обозначения второй части кортежа.

Пример: CUBEVALUE("SalesCubeData","([Клиенты].[Мексика],

Пример: КУБЗНАЧ("SalesCubeData","

Вы должны быть подключены к источнику данных OLAP, чтобы вводить текстовую строку MDX с помощью автозаполнения формул.

Если подпись определена, она отображается во всплывающей подсказке, помогающей подтвердить выбор.

Если текстовая строка многомерных выражений неоднозначна, уникальное имя члена все равно вводится, но вы должны решить, правильное ли оно было введено. Например, если для следующей текстовой строки многомерных выражений есть два значения:

КУБЭЛЕМЕНТ("SalesCubeData","[Клиенты].[Мексика].[Идальго].[Дора Н. Ботинки]

Необходимо ввести одно из следующих значений:

Если введенное значение вам не подходит, удалите его, а затем выберите другое.

Имена функций Microsoft SQL Server Analysis Services, такие как «Дочерние», «Родительский» или «Перекрестное соединение», не отображаются в раскрывающемся списке, но их можно ввести.

В любое время, когда вы используете автозаполнение формул, вы можете ввести то, что хотите, чтобы закончить формулу.

Вы можете использовать автозаполнение формул в середине существующей вложенной функции или формулы. Текст непосредственно перед точкой вставки используется для отображения значений в раскрывающемся списке, а весь текст после точки вставки остается неизменным.

Определенные имена, которые вы создаете для перечислимых констант, таких как те, которые используются в функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, и подключения функции куба, не отображаются в раскрывающемся списке автозаполнения, но вы все равно можете ввести их.

В следующей таблице приведены клавиши, которые можно использовать для навигации по раскрывающемуся списку автозаполнения формул.

Переместите точку вставки на один символ влево.

Переместите точку вставки на один символ вправо.

Переместить выделение вверх на один элемент.

Переместить выделение на один элемент вниз.

Выберите последний элемент.

Выберите первый элемент.

Перейти на одну страницу вниз и выбрать новый элемент.

Перейти на одну страницу вверх и выбрать новый элемент.

Закройте раскрывающийся список.

ESCAPE (или щелкните другую ячейку)

Включить или отключить автозаполнение формул.

Важно! При вводе формулы, даже после использования триггера вставки, не забывайте вводить закрывающую скобку для функции, закрывающую скобку для ссылки на таблицу или закрывающую кавычку для текстовой строки MDX.< /p>

Чтобы вставить выбранный элемент в формулу и поместить точку вставки сразу после него, нажмите клавишу TAB или дважды щелкните элемент.

Примечание. Этот раздел не относится к Excel в Интернете.

Нажмите "Файл" > "Параметры" > "Формулы".

В Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , выберите "Параметры Excel" и выберите категорию "Формулы".

В разделе Работа с формулами установите или снимите флажок Автозаполнение формул.

Совет. Вы также можете нажать клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.

Бывший писатель Lifewire Тед Френч является сертифицированным специалистом Microsoft, который преподает и пишет о электронных таблицах и программах для работы с электронными таблицами.

Что нужно знать

Excel 2019–2010: выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно». В разделе "Параметры редактирования" включите или отключите параметр "Включить автозаполнение для значений ячеек".
Excel 2007: нажмите кнопку «Office» > «Параметры Excel» > «Дополнительно». Установите или снимите флажок «Включить автозаполнение для значений ячеек».
Excel 2003: выберите "Инструменты" > "Параметры" > "Редактировать". Установите или снимите флажок «Включить автозаполнение для значений ячеек».

В этой статье объясняется, как включить или отключить параметр автозаполнения в Microsoft Excel, который будет автоматически заполнять данные по мере их ввода. Инструкции относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 и 2003.

Включить/отключить автозаполнение в Excel

Действия по включению или отключению автозаполнения в Microsoft Excel различаются в зависимости от используемой версии:

В Excel 2019, 2016, 2013 и 2010

Перейдите в меню «Файл» > «Параметры».

В окне "Параметры Excel" слева откройте "Дополнительно".

В разделе "Параметры редактирования" включите или отключите параметр "Включить автозаполнение для значений ячеек" в зависимости от того, хотите ли вы включить или отключить эту функцию.

Нажмите или коснитесь ОК, чтобы сохранить изменения и продолжить работу с Excel.

В Excel 2007

Нажмите кнопку Office.

Выберите «Параметры Excel», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Excel».

Выберите «Дополнительно» на панели слева.

Нажмите на поле рядом с полем «Включить автозаполнение для значений ячеек», чтобы включить или отключить эту функцию.

Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться к рабочему листу.

В Excel 2003

Перейдите к Инструменты > Параметры в строке меню, чтобы открыть диалоговое окно Параметры.

Выберите вкладку "Правка".

Включите или выключите автозаполнение, установив флажок рядом с параметром Включить автозаполнение для значений ячеек.

Нажмите "ОК", чтобы сохранить изменения и вернуться к рабочему листу.

Когда следует и не следует использовать автозаполнение

Автозаполнение полезно при вводе данных на лист, который содержит много дубликатов. При включенном автозаполнении, когда вы начинаете печатать, остальная информация будет автоматически заполняться из контекста вокруг нее, чтобы ускорить ввод данных.

Допустим, вы вводите одно и то же имя, адрес или другую информацию в несколько ячеек. Без автозаполнения вам пришлось бы повторно вводить данные или копировать и вставлять их снова и снова, что приводит к пустой трате времени.

Например, если вы набрали "Мэри Вашингтон" в первой ячейке, а затем много чего другого в следующих, например "Джордж" и "Гарри", вы можете снова набрать "Мэри Вашингтон" намного быстрее, просто набрав "M", а затем нажмите Enter, чтобы Excel автоматически ввел полное имя.

Вы можете сделать это с любым количеством текстовых записей в любой ячейке в любой серии, а это означает, что вы можете ввести "H" внизу, чтобы Excel предложил "Гарри", а затем снова ввести "M", если вам нужно чтобы это имя заполнялось автоматически. Нет необходимости копировать или вставлять какие-либо данные.

Однако автозаполнение не всегда является вашим другом. Если вам не нужно ничего дублировать, он по-прежнему будет автоматически предлагать это каждый раз, когда вы начинаете вводить что-то, что имеет ту же первую букву, что и предыдущие данные, что часто может больше беспокоить, чем помогать.

Эта функция проверяет содержимое активного столбца в данных непосредственно выше и пытается предугадать, что вы собираетесь ввести.
Автозаполнение — это автоматическое заполнение вашего текста, когда вы начинаете печатать, и включается по умолчанию.
Это уменьшит объем текста, который вам нужно ввести, за счет предотвращения ввода повторяющихся слов.
Автозаполнение ищет только точные записи в ячейке, а не отдельные слова в ячейке. Это не работает при вводе или редактировании формул.
Проверьте (Параметры Excel) (вкладка «Дополнительно», «Параметры редактирования», «Включить автозаполнение для значений ячеек»).
По умолчанию этот флажок установлен.

Это может быть очень полезно, если вы вводите данные в таблицу, содержащую повторяющиеся записи.
Каждый раз, когда вы вводите текст в ячейку, Excel выполняет поиск только в этом столбце текущей области, чтобы увидеть, соответствуют ли символы существующей текстовой строке. в колонке. Если он найдет совпадающую текстовую строку, он автоматически заполнит оставшиеся символы.
Имейте в виду, что это также может привести к ошибкам, если вы вводите данные, которые похожи, но немного отличаются.
Вам просто нужно ввести в первых буквах или цифрах записи, и любые совпадающие записи будут отображаться автоматически.

Если первые несколько введенных вами букв совпадают с другой ячейкой в том же столбце, Excel автоматически дополнит текст за вас.

Автозаполнение — это автоматическое заполнение вашего текста, когда вы начинаете печатать, и оно включено по умолчанию
Каждый раз, когда вы начинаете печатать в ячейке, все записи в том же столбце текущего региона сканируются и вводится каждый символ, все возможные совпадения автоматически выделяются.
Когда вы повторяете записи списка, Excel интуитивно предлагает записи, основанные на первых нескольких введенных вами символах. Вы можете либо принять предложение, либо продолжить вводить текст заново.
Вы можете либо продолжить ввод, чтобы перезаписать, либо нажать Enter, чтобы принять предложение.
Это соответствует только точным записям ячеек. Это не работает при вставке или редактировании формул.
Автозаполнение , хотя его можно отключить.
Помните, что автозамена и автозаполнение очень разные.
Автозамена происходит автоматически, и вы ничего не можете сделать. чтобы остановить его, кроме удаления записи из списка.
Однако автозаполнение требует, чтобы вы нажали клавишу Tab, чтобы принять предложение.

Использование автозаполнения

Убедитесь, что вы можете редактировать прямо в ячейках. Проверьте (Инструменты > Параметры) (вкладка "Правка", "Редактировать непосредственно в ячейке").
Если вы не можете редактировать непосредственно в ячейках, запись будет автоматически заполнена в строке формул.
Вы можете принять предложение. нажав клавишу (Enter) или (Tab).
Можно также принять предложение, нажав любую из клавиш со стрелками или выбрав другую ячейку.
Вы можете удалить выделенное предложение, нажав клавишу (Удалить).
Автозаполнение отображается только после ввода достаточного количества символов, чтобы определить, какое значение соответствует.

Чтобы игнорировать, просто продолжайте печатать. Автозаполнение ищет только полные записи ячеек, а не отдельные слова.
Альтернативой использованию автозаполнения является использование раскрывающегося списка «Выбрать из списка».
Это можно отобразить, нажав (Alt + стрелка вниз) или используя контекстное меню ячейки.

Выбрать из списка

Альтернативный способ ввести значения, которые были введены ранее, без повторного ввода значения, — использовать функцию "Выбрать из списка".
Более быстрый способ выбрать существующую запись – щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать "выбрать из списка" в контекстном меню. Это отобразит раскрывающийся список всех возможных значений?
Выберите из списка, доступного при щелчке правой кнопкой мыши, чтобы отобразить контекстное меню ячейки. Список содержит все записи, которые были введены ранее.
Выбрать из списка. Если столбец содержит несколько слов, начинающихся с одинаковых символов, может быть проще выбрать запись из раскрывающегося списка вариантов.
Это доступно из контекстного меню ячейки. Контекстное меню активируется нажатием правой кнопки мыши, а не левой.
Выберите ячейку непосредственно под ней и нажмите правую кнопку мыши. Выберите «Выбрать из списка».

Быстрый способ отобразить раскрывающийся список "Выбрать из списка" — нажать (Alt + Стрелка вниз).
Появится раскрывающийся список уникальных записей в этом столбце из данных непосредственно выше. .

Список будет автоматически отсортирован в алфавитном порядке.
Просто выберите значение, которое хотите ввести.

Важно

Автозаполнение будет соответствовать только точным записям ячеек, а не отдельным словам в ячейке.
Эта функция включена по умолчанию, хотя вы можете отключить ее, изменив (Инструменты > Параметры) (вкладка «Правка», «Включить автозаполнение»). для значений ячеек).
Автозаполнение не работает с числами или при редактировании каких-либо формул.
Если текст, отображаемый автозаполнением, неверен, просто продолжайте печатать.

Читайте также: