Как искать сокращения в Word

Обновлено: 04.07.2024

У меня есть документ с большим количеством сокращений, которые необходимо зафиксировать и поместить в таблицу сокращений в конце документа.

Акроним термина имеет различные значения. Я хотел бы создать таблицу со всеми инициализированными словами; две или более заглавные буквы, которые являются короткими для более длинного значения. Например, CD-ROM, USB, SYNC, MMR, ASCAP и т. д.

Как мне создать макрос для этого?

Сначала вам нужно определить, как выглядит "аббревиатура". «Синонимы» и «Антомимны» определены в словаре, но не «Акронимы».

Акроним – это сокращение слова с использованием инициалов, например, TCP или CPU. Однако как их извлечь из документа Word, полного обычного текста, я не понимаю.

@Jean-FrançoisCorbett Тогда как из вашего примера мы узнаем, что МАЙК — это аббревиатура, а не имя собственное в контексте документа Word? Когда я сказал «определено в словаре», я имел в виду внутренний тезаурус Word, т. е. вы можете нажать Shift + F7, чтобы найти синонимы и антонимы, но не акронимы

5 ответов 5

Что-то вроде этого может помочь вам начать. Добавьте ссылку на "Регулярные выражения Microsoft VBScript" (Редактировать макрос: Инструменты > Ссылки). Эта библиотека представляет собой файл "vbscript.dll".

Вам может потребоваться изменить регулярное выражение, если все ваши аббревиатуры состоят не только из букв верхнего регистра (например, некоторые из них могут содержать цифры).

При попытке реализовать это в Mac Word 2016 строка Set regEx = New RegExp выдает ошибку «Определенный пользователем тип не определен». Примечание. Регулярные выражения Microsoft VBScript не включены в мой список литературы. Есть предложения?

Спасибо, Тим, ваш код отлично работает!

Если это будет полезно другим, шаблон [A-Z]([a-z]*|\&|\.*)[A-Z] найдет больше сокращений.

(У меня нет разрешения оставлять комментарии, поэтому добавляю это как ответ)

Редактировать (до сих пор нет возможности добавлять комментарии): \b[AZ]([az*]|\&|\.|\-)[AZ]\b более надежен, но не будет работать, если последний символ аббревиатура не пишется с заглавной буквы.

Я обнаружил, что хорошо работает следующее (где некоторые сокращения названий компаний допустимы). Я использую это для проверки записей данных в Access, это также должно работать для диапазона документов Word.

J&K = Match
JK&S = Match
JSS = Match
JK&S.K =Match
JSK = Match
JK = Match
DKD And Sons = Нет совпадений
J&K Engineering = Нет совпадений
PKF Rogers and Associates = Нет совпадений

Я использую RegExHero для проверки выражений

Я использовал следующее, чтобы найти сокращения в своей докторской диссертации. Все они были в "()".

Вы будете запускать макрос в основном документе Word. Откройте отдельный документ Word, который пуст. Это будет использоваться для хранения обнаруженных сокращений.

Нажмите "Записать макрос". Выберите уникальное имя и назначьте сочетание клавиш, например CTRL + ALT + A.
Откройте диалоговое окно поиска (CTRL + F). Вставьте следующий текст поиска: . В диалоговом окне «Найти» выберите «Дополнительно» > установите флажок «Использовать подстановочные знаки». Нажмите кнопку "Найти далее".
Щелкните правой кнопкой мыши выделенный текст, стараясь не изменить выделение. Выберите Копировать в контекстном меню.
Перейдите к отдельному документу Word (ALT + TAB, выберите документ Word). Вставьте скопированный текст и нажмите Enter. ALT + TAB вернуться к исходному документу Word.
Закройте диалоговое окно поиска и один раз нажмите стрелку вправо. Это переместит курсор за пределы выделенного текста и подготовит его для следующего поиска.
Остановите запись макроса.

Теперь у вас есть макрос, который находит слово, содержащее две или более заглавных буквы, и сохраняет текст в отдельный документ. Для поиска оставшихся аббревиатур нажимайте CTRL + ALT + A до тех пор, пока не будет достигнут конец документа. Или отредактируйте макрос и добавьте цикл while.

Акронимы используются повсеместно, особенно внутри компаний, но их значение часто остается загадкой для людей вне компании или новичков в компании или в конкретном ее отделе.

Используйте окно поиска

Используйте поле поиска в Bing, SharePoint или Office.com, чтобы получить результаты, включающие все значения и определения, имеющие отношение к вам и вашей организации. На любом из этих сайтов просто введите аббревиатуру и ключевые слова о значении или определении в поле поиска. Например, вы можете найти аббревиатуру "FTE", используя любой из следующих запросов:

Результаты показывают распространенные значения термина "ЭПЗ", используемые на работе. Обратите внимание, что ваш запрос должен включать указанные ключевые слова аббревиатуры, чтобы вызвать соответствующие ответы. Запросы акронимов не чувствительны к регистру.

Акронимы в поиске доступны для следующих языков:

Bing: английский (EN), испанский (ES), французский (FR), итальянский (IT), немецкий (DE) и португальский (PT)

Использование панели «Акронимы» в Word

Чтобы решить проблему с акронимами, Word может отображать список акронимов, используемых в документе.

Чтобы просмотреть список определенных сокращений,

Выберите Ссылки > Сокращения.

На панели "Акронимы" найдите акронимы из документа вместе с их определениями.

Чтобы узнать, где было найдено определение аббревиатуры, выберите «Найдено в общем файле», «Найдено в вашей электронной почте» или «Определено вашей организацией».

Панель "Акронимы" доступна для:

Word для рабочего стола: в настоящее время только американский английский (EN-US), в будущем появятся дополнительные языки

Word для Интернета: любой из языков, поддерживаемых в настоящее время редактором.

Вставка определений в Word для Интернета с помощью редактора

При работе в Word для Интернета Editor будет отслеживать определенные аббревиатуры по мере того, как вы пишете.

Для управления аббревиатурами в Редакторе

На вкладке "Главная" выберите "Редактор".

На панели редактора в разделе «Уточнения» обратите внимание на номер рядом с «Акронимы».

Если там указаны какие-либо аббревиатуры, нажмите «Акронимы», чтобы увидеть их в тексте. Word перейдет к первому экземпляру любой аббревиатуры в документе и выберет ее.

При выборе аббревиатуры в тексте Word предлагает возможные определения и другие параметры. Выполните одно из следующих действий:

Чтобы записать определение аббревиатуры, выберите нужное определение из списка. Word вставит определение в круглых скобках после аббревиатуры. Такое определение первого экземпляра аббревиатуры является хорошей практикой написания.

Чтобы ничего не делать и Word перестал определять аббревиатуру, выберите "Игнорировать".

Чтобы перейти к следующему или предыдущему сокращению в тексте, нажмите стрелку вправо или влево.

Когда вы определили или проигнорировали все аббревиатуры, отмеченные редактором в тексте, вы увидите, что число рядом с аббревиатурой изменится на галочку.

Совет. При наличии нескольких экземпляров аббревиатуры редактор выделяет только первый экземпляр.

Каков источник определений акронимов?

Определения акронимов извлекаются отдельно для каждого человека из электронных писем и документов, к которым у них есть доступ. ИТ-администраторы также могут добавить список сокращений и их определений, доступных для всей организации.

Когда определение аббревиатуры появится на панели "Акронимы", под ним будет указан источник: "Найдено в общем файле", "Найдено в вашем электронном письме" или "Определено вашей организацией".

Кто может видеть сокращения и их определения?

Вы можете видеть аббревиатуры и их определения, только если у вас есть доступ к документам и сообщениям электронной почты, из которых создаются определения аббревиатур.

Почему я не вижу определения всех сокращений?

Отображаются только определенные сокращения. Если аббревиатура из вашего документа не отображается, возможно, у вас нет доступа к документу или электронному письму, где указана аббревиатура. Также возможно, что мы еще не нашли определение аббревиатуры, потому что процесс извлечения аббревиатуры происходит только раз в несколько дней.

Вы также можете найти все сокращения в документе Word, независимо от их формата.

Зачем нужно находить все сокращения в документе Word? Простой. Таким образом, вы можете быть более тщательными за гораздо меньшее время.

Вы можете легко найти все сокращения в документе Word, независимо от того, находятся ли они в формате AAA, A&A или AaA. . В качестве бонуса вы становитесь самым знающим человеком в своем офисе.

Переводчики, допустим, вы работаете над групповым проектом, для которого вам нужно создать глоссарий. Быстрый поиск всех аббревиатур, встречающихся в документе, избавляет вас от большого объема работы по «визуальному сканированию».

Редакторы, вам может понадобиться составить список сокращений для вашего клиента. Создавать его вручную утомительно. Использование функции «Найти и заменить» для поиска всех аббревиатур в документе Word сэкономит вам много времени и гарантирует, что ваш список будет полным.

Как найти все сокращения в документе Word

Поиск всех сокращений в формате AAA

Следующее выражение находит все «стандартные» сокращения в вашем документе.

Здесь мы указываем Word находить строки с заглавными буквами длиной не менее двух символов.

Используйте регулярное выражение
для поиска всех сокращений в документе Word в формате AAA.

Поиск всех сокращений в формате A&A

Ваш документ может содержать такие строки, как S&P (Standard and Poor’s) и M&E (мониторинг и оценка). Если это так, найдите их, включив амперсанд (&) в регулярное выражение.

Приведенное ниже выражение означает "Найти трехсимвольный акроним, средний символ которого — амперсанд".

В диалоговом окне "Найти" Word установите флажок "Использовать подстановочные знаки".
В поле Найти что: введите следующую последовательность:

Поиск всех сокращений в формате AaA

RedLine выполняет редактирование для клиента, который создает отчеты для USAID. Эти отчеты часто включают аббревиатуры «верблюжьего дела», такие как GoB (правительство Ботсваны) и GoU (правительство Узбекистана). Первая операция, упомянутая в этом посте, пропустила бы эти строки. Но мы можем изменить выражение, чтобы найти все аббревиатуры в верблюжьем регистре.

Здесь мы хотим найти трехбуквенные аббревиатуры, первая и третья буквы которых прописные, а вторая строчная.

В диалоговом окне "Найти" Word установите флажок "Использовать подстановочные знаки".
В поле Найти что: введите следующую последовательность:

Поиск всех сокращений в формате AA1

Что делать, если ваш текст содержит химические соединения? CO2, H2O и PM2,5 не будут найдены с помощью первого совета в этом посте. Однако если вы измените свое выражение, Word найдет все буквенно-цифровые строки. (См. рис. 2.)

Выражение, приведенное ниже, означает "Найти строки с заглавными буквами длиной не менее двух символов и, за которыми следует число".

Рис. 2. Используйте регулярное выражение
для поиска всех сокращений в документе Word в формате AA1.

Хотите показать своим коллегам, как найти все сокращения в документе Word? Тогда поделитесь этим постом!

Несмотря на все обсуждения использования управления контентом, архитектуры Darwin Information Typing Architecture (DITA) и написания для планшетов и смартфонов, я обнаружил, что большинство клиентов, с которыми я работаю, по-прежнему пишут хотя бы часть контента в Microsoft Word.

Большинство технических писателей, которых я знаю, согласны с тем, что Word имеет свои недостатки при написании длинных технических документов. Тем не менее, многие клиенты тяготеют к нему, потому что он считается «бесплатным» — он почти всегда устанавливается на рабочем месте клиента.

Для текущего клиента я редактирую длинные технические документы Word, которые часто изобилуют аббревиатурами.

Я редактирую контент, используя некоторые стандартные методы, используемые редакторами и техническими писателями: я сравниваю термины, используемые в документе, с руководством по стилю отдела и использую контрольный список редактирования. В прошлом году я также начал использовать функцию поиска Word для тщательного изучения аббревиатур и инициализмов в документе.

Автоматический поиск сокращений в Word

Почти в каждом документе, который я читал для одного клиента, есть проблема с аббревиатурами, которые не расшифровываются или применяются непоследовательно. Один из автоматических способов найти все аббревиатуры в документе — использовать подстановочные знаки в меню «Найти» Word. Впервые я обнаружил этот трюк на веб-сайте LifeHacker. Я задокументировал следующие шаги с помощью Microsoft Word 2016.

Чтобы найти сокращения в документе:

В Word откройте файл, который вы хотите отредактировать.
Откройте окно поиска (нажмите Ctrl + F на клавиатуре).
На панели навигации выберите Расширенный поиск.

Нажмите «Выделить чтение», а затем выберите «Выделить все».

Word выделяет все инициализмы и аббревиатуры в файле. Вот пример:

Я обнаружил, что автоматический поиск аббревиатур значительно экономит время и помогает мне найти бесчисленное количество несоответствий в клиентских файлах.

Какие советы или приемы вы использовали при редактировании технических документов для поиска ошибок и несоответствий?

Спасибо, Роберт. Это было ОЧЕНЬ (НЕ и аббревиатура!) полезно. Подавляющее большинство наших клиентов используют Word, и мы используем Word в нашем бизнесе по написанию книг. А автоматическая проверка аббревиатур очень важна при редактировании технических (и даже нетехнических) документов. Итак, еще раз спасибо за краткий и очень эффективный совет/руководство.

Говорит Роберт Деспре

Это хороший способ зафиксировать аббревиатуры в более коротких документах.
Что мне пришлось сделать для длинных документов, так это создать макрос, который собирает аббревиатуры в алфавитном порядке. Создается новый документ со списком сокращений.
Скопируйте и вставьте весь список в таблицу сокращений. Если вы правильно захватили его, форматирование не потребуется.

Их инструмент DocTools ExtractChanges действительно хорошо справляется с этой задачей. Инструмент также включает возможность извлекать комментарии и изменения рецензентов.

Еще одно полезное дополнение к Word — это набор инструментов Майка для документов.

Оба этих инструмента выполняют относительно простые задачи, которые сэкономят вам много часов работы.

Читайте также: