Как импортировать Excel в таблицу доступа

Обновлено: 07.07.2024

Мы можем использовать Microsoft Access для хранения широкого спектра информации для отчетов и анализа. В этом руководстве мы узнаем, как импортировать данные Excel в новую или существующую таблицу в базе данных Access или связать данные Excel с Access. Когда мы импортируем данные, Access просто создает копию наших исходных данных, не внося в них никаких изменений.

Рисунок 1. Как импортировать Excel в Access

Как импортировать данные Excel в новую таблицу в базе данных Access

Если мы используем Access 2010 или 2013, мы перейдем на вкладку "Внешние данные" и выберем параметр "Excel" в группе "Импорт и связывание".
Если мы используем Access 2007, мы перейдем на вкладку "Внешние данные" и щелкнем параметр "Excel" в группе "Импорт".
Если мы используем Access 2019, 2016 или Office 365, мы перейдем на вкладку «Внешние данные» и выберем «Новый источник данных» в группе «Импорт и связывание». Затем мы выберем «Из файла», а затем «Excel».

Рисунок 2. Импорт данных доступа в Excel

Мы будем перенаправлены в диалоговое окно "Внешние данные".

Рисунок 3. Импорт Excel в Access

В диалоговом окне "Получить внешние данные" мы выберем расположение файла, который хотим импортировать.

Рисунок 4. Импорт данных Excel в Access

Мы отметим опцию «Импорт исходных данных в новую таблицу в текущей базе данных».

Рисунок 5. Импорт Microsoft Access из Excel

В мастере импорта электронных таблиц мы отметим «первая строка содержит заголовки» и нажмем «Далее».

Рисунок 6. Импорт данных Excel в Access

Далее мы можем указать формат для каждой категории.

Рисунок 7. Как импортировать данные Excel в Access

Мы определим наш первичный ключ, который является уникальной подписью для нашей таблицы. Мы позволим Access определить этот ключ для нашего руководства.

Рисунок 8. Импорт данных Excel в Access

Рисунок 9. Как импортировать данные Excel в Access

Мы введем желаемое имя для таблицы

Рисунок 10. Введите желаемое имя для нашей таблицы

Теперь, если мы нажмем «Моя новая таблица данных», мы увидим созданную нами таблицу.

Рисунок 11. Новая таблица, импортированная из Excel

Как импортировать данные Excel в существующую таблицу базы данных Access

Мы можем добавить другой лист Excel к уже существующей таблице в базе данных Access. Но мы должны убедиться, что заголовки столбцов новой таблицы совпадают с заголовками существующей таблицы.

Мы перейдем на вкладку «Внешние данные» на ленте.
В группе «Импорт и связь» мы перейдем к «Из файла» и выберем кнопку «Excel».
В диалоговом окне "Получить внешние данные" мы выберем расположение файла, который хотим импортировать.
Мы отметим опцию «Добавить копию к записям в таблицу» и укажем таблицу, в которую мы хотим добавить наши новые данные.

Рисунок 12. Импорт Excel в Access

Рисунок 13. Использование мастера импорта электронных таблиц

Наша новая таблица будет добавлена в существующую таблицу в Access.

Как связать данные Excel с Access

Мы можем связать данные Excel с доступом, чтобы использовать инструменты отчетов и запросов, не сохраняя копии наших данных в базе данных Access. Когда мы связываем данные с доступом, он просто создает новую таблицу, содержащую ссылки на исходные ячейки. Всякий раз, когда мы изменяем исходные ячейки, они автоматически появляются в связанной таблице.

В диалоговом окне «Получить внешние данные — электронная таблица Excel» мы укажем расположение листа Excel.

Рисунок 14. Связывание данных Excel с Access

Далее мы отметим «Связать с источником данных, создав связанную таблицу».

Рисунок 15. Импорт данных Excel в Access

Мы укажем, что первая строка содержит заголовки.

Рисунок 16. Доступ к импорту данных из Excel

Рисунок 17. Связывание таблицы с доступом

Мы подтвердим, что хотим нажать "Таблица", выбрав "ОК".

Рисунок 18. Доступ к данным Excel

Когда мы нажимаем «Моя связанная таблица», в результате появляется следующая цифра.

Рисунок 19. Новая таблица Excel из Access

Мгновенное подключение к эксперту Excel

В большинстве случаев проблема, которую вам нужно решить, будет более сложной, чем простое применение формулы или функции. Если вы хотите сэкономить часы исследований и разочарований, попробуйте наш онлайн-сервис Excelchat! Наши эксперты по Excel доступны круглосуточно и без выходных, чтобы ответить на любой вопрос, который у вас может возникнуть. Мы гарантируем подключение в течение 30 секунд и индивидуальное решение в течение 20 минут.

Запустите Excel и откройте электронную таблицу, которую вы хотите загрузить в Access. Убедитесь, что имена столбцов электронной таблицы совпадают с именами полей таблицы Access. Если в электронной таблице нет заголовков столбцов, щелкните правой кнопкой мыши первую строку электронной таблицы и выберите «Вставить». Excel добавляет новую пустую строку вверху электронной таблицы. Введите заголовок столбца для каждого столбца в электронной таблице. Например, если названия полей в вашей таблице Access — Имя и Возраст, используйте эти имена в качестве заголовков столбцов в электронной таблице.

Создать макрос

Вернитесь в Access и нажмите «Создать». Дважды щелкните кнопку «Макрос» на ленте, чтобы просмотреть конструктор макросов.

Нажмите «Показать все действия», а затем нажмите «Каталог действий», чтобы отобразить панель «Каталог действий», если она не видна. На этой панели отображается список категорий макросов.

Перейдите на панель каталога действий и дважды щелкните «Импорт/экспорт данных», чтобы просмотреть макросы в этой категории. Появится форма ImportExportSpreadsheet. Эта форма позволяет настроить параметры, необходимые Access для импорта электронной таблицы.

Введите имя таблицы в текстовом поле «Имя таблицы». Введите путь к вашей электронной таблице в текстовом поле «Имя файла». Например, если это файл с именем «Продажи.xlsx», находящийся в папке «Электронные таблицы» на диске «С», введите в текстовое поле «Имя файла» следующее: .. C:\Spreadsheets\Sales. xslx

Введите «Да» в текстовое поле «Имена полей» и нажмите «Ctrl-S». Введите имя макроса в текстовом поле «Имя макроса» и нажмите «ОК».

Запустить макрос

Нажмите кнопку "Инструменты базы данных" на панели инструментов, а затем нажмите "Выполнить макросы", чтобы открыть всплывающее окно "Выполнить макрос".

Нажмите раскрывающееся меню «Имя макроса» и выберите созданный вами макрос.

Нажмите «ОК», чтобы запустить макрос. Excel импортирует данные электронной таблицы в таблицу.

Вы используете Office Excel 2010, программное обеспечение для работы с электронными таблицами от Microsoft, для создания сложных документов, которые могут содержать таблицы. Access 2010, программное обеспечение базы данных от Microsoft, также содержит таблицы. Если вы хотите преобразовать документы Excel в Microsoft Access, вы можете импортировать файлы Excel в Access, используя его простую в использовании функцию мастера электронных таблиц. Поскольку обе программы разработаны Microsoft, форматирование хорошо сохраняется при переходе из одной программы в другую.

Запустите Access 2010 на своем компьютере.

Нажмите "Файл" в верхней части окна Access и выберите "Открыть".

Выберите свою базу данных с помощью появившегося файлового браузера и нажмите «Открыть», чтобы открыть ее в Access.

Перейдите на вкладку "Внешние данные" в верхней части окна Access.

Нажмите «Excel», чтобы импортировать документ Excel в базу данных. Появится окно «Получить внешние данные — электронная таблица Excel».

Нажмите кнопку "Обзор" в верхней части окна и в появившемся файловом браузере выберите документ Excel.

Нажмите переключатель «Импорт исходных данных в новую таблицу в текущей базе данных», чтобы создать новую таблицу с использованием данных, импортированных из документа Excel. Вы также можете нажать переключатель «Добавить копию записей в таблицу» и выбрать таблицу, если хотите вставить данные Excel в существующую таблицу.

Нажмите "ОК", и откроется окно мастера импорта электронных таблиц.

Выберите лист Excel для преобразования в Microsoft Access и нажмите "Далее".

Поставьте галочку перед параметром «Первая строка содержит заголовки столбцов», если первая строка документа Excel содержит заголовки столбцов. Нажмите "Далее".

Выберите каждое поле и введите для него имя в текстовом поле «Имя поля», а затем выберите тип данных в раскрывающемся списке «Тип данных». Нажмите "Далее".

Нажмите "Далее", чтобы позволить Microsoft Access добавить в вашу таблицу первичный ключ, который является уникальным идентификатором таблицы.

Microsoft Excel, возможно, является наиболее широко используемым настольным приложением для отслеживания информации от финансов до продаж, клиентов, личных контактов и многого другого. Excel дает вам возможность быстро добавлять информацию, форматировать ее в стиле отчета и делиться ею с другими пользователями. Однако Excel становится неудобным и даже мешает, когда требуется большая согласованность и многопользовательская поддержка.

Решение о том, подходит ли вам MS Access

Первый шаг – понять разницу между Excel и Access, а также понять, в каких случаях Access может принести больше пользы. Наша статья о том, для чего используется Microsoft Access? является отличной отправной точкой. Короче говоря, если вам нужно отслеживать большой объем информации, создавать точные отчеты, эффективно собирать данные от многих пользователей или выполнять проверки, чтобы убедиться, что ваши данные непротиворечивы, Access — гораздо более надежный инструмент, чем Excel. Наконец, важно знать, что, безусловно, существует кривая обучения, чтобы ускорить работу с Access. Но общее время, которое вы выиграете за счет сокращения ручной и повторяющейся работы в Excel, намного превышает время, необходимое для изучения Access как нового навыка.

Миграция из Excel в Access

После того, как вы поймете, что Access является правильным следующим шагом, важно начать с создания структуры базы данных Access. В отличие от Excel, где данные хранятся в «плоском» виде со всей связанной информацией в одной строке на листе Excel. Напротив, Access хранит связанную информацию в одной таблице, а затем связывает ее вместе с помощью цифровых «ключей»." Например, может быть таблица, в которой могут храниться данные о клиентах (имя клиента, телефон, адрес), и еще одна таблица, в которой будут храниться заказы (сумма заказа, дата, кем получен, налог с продаж). Чтобы соединить их вместе чтобы вы знали, для какого клиента предназначен заказ, вы должны использовать уникальный идентификатор клиента (хранящийся в таблице клиентов), который затем будет помещен в запись заказа. При этом вы можете в любое время запросить обе таблицы заказов и таблицу клиентов, чтобы получить полное представление о конкретном заказе (включая всю связанную информацию о клиенте) без повторения какой-либо информации.

Решите, что вы хотите отслеживать в первую очередь. Это самые высокие уровни, такие как "Клиент", "Продукты", "Книги", "Студенты", "Клиенты" и т. д.
Что нужно отслеживать для каждого элемента на шаге (1) выше. Итак, что вам нужно сохранить для клиентов, например имя клиента, адрес, почтовый индекс, город, штат, сегмент рынка и т. д.
Наконец, решите, как элементы на шаге (1) связаны друг с другом. В некоторых случаях это сложная задача, для решения которой может потребоваться изучение книг по проектированию баз данных. Если вы используете Designer for Access, продукт поможет решить это за вас, задав два простых вопроса о каждой основной вещи, которую вы отслеживаете.
После того, как вы узнаете, как все взаимосвязано, вы готовы приступить к созданию таблиц. Для каждого элемента в шаге (1) выше создайте таблицу.
Добавьте элементы из шага (2) в соответствующую таблицу в виде полей. Обратите внимание, что в Excel ячейка может содержать что угодно (текст, число, дату), тогда как Access попросит вас конкретно указать, что вы будете хранить в поле. Это опять-таки способ обеспечить согласованность, убедиться, что введенные данные верны (вам бы не хотелось, чтобы кто-то ввел «около 2000 долларов» в сумму продажи), и что вы можете запросить данные для правильного расчета и отчета по ним.< /li>
Наконец, описанный выше шаг (3) сообщит вам, нужно ли разместить ссылку на уникальный ключ в другой таблице (например, ссылку «CustomerID» в вашей таблице «Заказы») или, возможно, создать таблицы со многими соединениями (например, если заказ может включать несколько отдельных продуктов, вам потребуется таблица "Продукты", таблица "Заказы" и таблица, чтобы убедиться, что ваш заказ может включать несколько продуктов).

Перенос ваших данных

Как только вы убедитесь, что в вашей базе данных есть все необходимые элементы для хранения (таблицы и поля), вы можете либо начать вводить новые данные в свою базу данных Access, либо даже перенести данные Excel в новую базу данных Access. OpenGate опубликовал онлайн-учебник о том, как вводить «плоские» данные Excel в структуру реляционной базы данных. Хотя видео предназначено специально для базы данных, созданной Designer for Access, шаги применимы, даже если вы создали базу данных самостоятельно.

Разве я не могу просто преобразовать Excel в Access?

Если бы это было так просто! Вы действительно можете импортировать Excel в Access и получить таблицу, которая выглядит почти так же, как ваш рабочий лист Excel. Проблема, конечно, в том, что вы не сможете реализовать преимущества Access как реляционной базы данных. В Access есть встроенный анализатор таблиц, который может помочь вам разделить электронную таблицу на несколько связанных таблиц. Однако это предполагает, что у вас есть хороший опыт работы с базами данных. Мы предлагаем выполнить шаги, описанные выше, чтобы убедиться, что вы в конечном итоге добились успеха в своем проекте и в Access.

Как начать работу с MS Access?

С миллионами пользователей у вас есть огромное количество ресурсов, которые помогут вам. Из досок объявлений, книг Access, руководств, блогов и надстроек MS Access у вас будет много ресурсов, которые помогут вам добиться успеха.

Читайте также: