Как добавить электронную почту в календарь в Outlook
Обновлено: 21.11.2024
В Outlook, когда вы хотите пригласить людей на собрание или мероприятие, вы обычно отправляете приглашение на собрание. Затем получатель может принять запрос, и элемент будет добавлен в его или ее календарь.
Существует альтернативный метод, который более широко работает с Outlook и другими программами-календарями. В тело сообщения можно добавить вложение интернет-календаря (iCalendar) или ссылку на файл iCalendar. Когда получатель открывает вложение или щелкает ссылку, событие добавляется в его программу календаря.
Примечание. В отличие от приглашений на собрания Outlook, при использовании вложений и ссылок iCalendar вы не получаете подтверждения, когда люди принимают или отклоняют.
Шаг 1. Назначьте встречу
Если вы уже создали встречу в своем календаре, перейдите к следующему разделу, Шаг 2. Отправка вложения iCalendar.
В Календаре на вкладке "Главная" в группе "Создать" нажмите "Новая встреча".
В полях Тема и Местоположение введите информацию о теме и местоположении.
Введите время начала и время окончания.
На вкладке "Встреча" в группе "Действия" нажмите "Сохранить и закрыть".
Шаг 2. Отправьте вложение iCalendar
Нажмите на встречу в календаре.
На вкладке "Встреча" в группе "Действия" нажмите стрелку вниз рядом с командой "Переслать".
Нажмите «Переслать как iCalendar».
Появится окно нового сообщения и будет прикреплен iCalendar.
Шаг 3. Добавьте ссылку в тело сообщения
Ссылка может быть текстом или любым изображением по вашему выбору.
Выполните одно из следующих действий:
Добавить текстовую ссылку в тело сообщения
В открытом окне встречи щелкните правой кнопкой мыши вложение iCalendar .ics и выберите "Сохранить как".
Выберите расположение, к которому будут иметь доступ все ваши получатели.
Например, внутри организации вы можете выбрать общее сетевое расположение. Самый распространенный сценарий — сохранить файл iCalendar .ics на веб-сайте. Помните, что при выборе места для сохранения файла важно, чтобы любой получатель имел доступ к этому месту.
Нажмите "Сохранить".
Нажмите в тексте сообщения.
На вкладке "Вставка" в группе "Ссылки" нажмите "Гиперссылка".
В поле Текст для отображения введите текст, который будет отображаться в качестве ссылки.
В поле «Адрес» введите место, где вы сохранили файл iCalendar .ics. Если вы сохранили его на веб-сайте, введите веб-адрес или URL-адрес этого местоположения.
Продолжайте дополнять сообщение, как обычно, включая добавление получателей, а затем нажмите "Отправить".
Добавить ссылку на изображение в тело сообщения
В открытом окне встречи щелкните правой кнопкой мыши вложение iCalendar .ics и выберите "Сохранить как".
Выберите расположение, к которому будут иметь доступ все ваши получатели.
Например, внутри организации вы можете выбрать общее сетевое расположение. Самый распространенный сценарий — сохранить файл iCalendar .ics на веб-сайте. Помните, что при выборе места для сохранения файла важно, чтобы любой получатель имел доступ к этому месту.
Нажмите "Сохранить".
Нажмите в тексте сообщения.
На вкладке "Вставка" в группе "Иллюстрации" нажмите "Изображение".
Нажмите на изображение, которое хотите вставить, а затем нажмите Вставить.
Нажмите на вставленное изображение.
На вкладке "Вставка" в группе "Ссылки" нажмите "Гиперссылка".
В поле "Адрес" введите место, где вы сохранили файл .ics. Если вы сохранили его на веб-сайте, введите веб-адрес или URL-адрес этого местоположения.
Продолжайте дополнять сообщение, как обычно, включая добавление получателей, а затем нажмите "Отправить".
Многие события вашей повседневной жизни происходят через электронную почту. От авиабилетов до бронирования автомобилей и информации о доставке посылок — в Outlook вы получаете огромное количество информации, которую, возможно, захотите отслеживать.
Outlook автоматически извлекает важные события из вашей электронной почты для поддерживаемых отправителей и добавляет элементы в ваш календарь, чтобы вам не приходилось этого делать.
Важно! Эта функция доступна только в Северной Америке, Азиатско-Тихоокеанском регионе, Европе, Австралии, Великобритании, Индии, Японии, Корее и Латинской Америке.
Эта функция недоступна для учетных записей Office 365, управляемых 21Vianet, Office 365 Germany или планов Office 365 для государственных организаций.
Некоторые типы мероприятий не будут поддерживаться с середины августа 2020 года.
Что вы увидите
Когда Outlook впервые создаст для вас событие, вы получите следующее сообщение вместе со списком добавляемых событий.
Чтобы разрешить Outlook добавлять события из вашей электронной почты, ничего делать не нужно. Если вы хотите отключить эту функцию, см. статью об изменении настроек вашего мероприятия.
Прошедшие мероприятия или мероприятия от неподдерживаемых поставщиков не будут автоматически добавляться в ваш календарь.
Поддерживаемые типы событий
Outlook может создавать события из сообщений электронной почты, содержащих следующую информацию:
Бронирование аренды автомобиля
Счета (этот тип мероприятий не будет поддерживаться с середины августа)
Заказ столиков в ресторане (данный тип мероприятий не будет поддерживаться с середины августа)
Бронирование мероприятий — музыкальных, спортивных и т. п. (этот тип мероприятий не будет поддерживаться с середины августа)
Запись на обслуживание — визит к врачу, техническое обслуживание автомобиля и т. п. (данные мероприятия не будут поддерживаться с середины августа)
Бронирование авиабилетов, автомобилей и отелей автоматически добавляется в ваш календарь. Вы можете автоматически добавлять в свой календарь другие события, такие как счета и заказ столика в ресторане, изменив настройки событий.
Если вы выбрали Счета, Outlook использует алгоритмы машинного обучения для поиска предстоящих счетов. Он не получает доступ к вашей финансовой информации и не отслеживает вашу финансовую деятельность, чтобы найти эти события.
В настоящее время тип события "Счета" поддерживается только в Северной Америке.
Изменить настройки мероприятия
Совет. Чтобы найти адрес Outlook в Интернете, выберите «Файл». На вкладке "Информация" в разделе "Настройки учетной записи" адрес отображается в разделе "Доступ к этой учетной записи в Интернете".
Примечание. Если инструкции не соответствуют тому, что вы видите, возможно, вы используете более старую версию Outlook в Интернете. Попробуйте инструкции для классической версии Outlook в Интернете.
Выберите Календарь > События из электронной почты.
Под каждым типом события выберите один из следующих вариантов:
Не показывать сводки событий в сообщениях электронной почты или в моем календаре: сводные карточки этих событий не будут отображаться в папке "Входящие", а события не будут отображаться в вашем календаре.
Показывать сводки событий только в сообщениях электронной почты: сводные карточки этих событий будут отображаться в папке "Входящие", но эти события не будут отображаться в вашем календаре.
Показывать сводки событий в электронной почте и в моем календаре. Вы увидите сводные карточки для этих событий в папке "Входящие", и эти события появятся в вашем календаре.
По умолчанию события, созданные из электронной почты, помечены как частные, поэтому их сведения видны только вам. Вы можете сделать свои мероприятия общедоступными, сняв флажок Отмечать мероприятия как частные, чтобы их могли видеть только я.
Восстановить события из электронной почты
Если вы заметили, что Outlook больше не извлекает события, для которых вы выбрали получение сводок, возможно, для вашей учетной записи отключены события из электронной почты. Вы можете снова включить их, выполнив следующие действия.
Выберите Календарь > События из электронной почты.
Если вы видите сообщение "Мероприятия из электронной почты не включены для вашей учетной записи", выберите Включить события из электронной почты, чтобы начать получать их снова.
Примечание. После того, как вы выберете Включить события из электронной почты, события не будут создаваться для прошлых сообщений, а также не будут создаваться сводки по электронной почте.
Инструкции для классической версии Outlook в Интернете
Выберите «Параметры» или «Почта».
На левой боковой панели выберите «Календарь» > «Мероприятия из электронной почты».
Выполните одно из следующих действий:
Чтобы отключить события из электронной почты, выберите Не добавлять события в мой календарь из электронной почты.
Чтобы контролировать, какие события добавляются в ваш календарь, установите или снимите флажки "Авиабилеты", "Бронирование отелей", "Аренда автомобилей", "Доставка посылок", "Заказ столиков", "События" или "Счета".
Примечание. Если вы используете учетную запись Microsoft 365 для бизнеса или другую коммерческую учетную запись с Outlook, информация о доставке посылок не будет автоматически добавляться в ваш календарь.
По умолчанию любые события, созданные из электронной почты, помечаются как частные, поэтому их сведения видны только вам. Вы можете сделать свои мероприятия общедоступными, сняв флажок Отметить события как частные, чтобы их могли видеть только я.
В Outlook есть отличный прием: вы можете перетащить электронное письмо прямо на панель задач и создать встречу или задачу на основе этого электронного письма или и то, и другое!
НОВОЕ ОТ JUMPTO365
Сделай сам: вакцинация
Рецепт создания Power App для отслеживания прививок и ревакцинаций сотрудников и учащихся от Covid-19. Нет подписки. Никаких дополнительных лицензий.
Посмотрите книгу Мэтта!
Это практическое руководство, которого ждал каждый пользователь Microsoft Teams, охватывающее Teams, чат, встречи, файлы и многое другое!
Подпишитесь на нашу рассылку!
Будьте в курсе того, что происходит в Office 365, SharePoint, Microsoft Teams и многом другом. Это займет всего секунду, к тому же это бесплатно!
Получить Периодическую таблицу в виде постера
Вот небольшой совет, как сделать Outlook лучше, чем вы уже можете. Используя Outlook в Интернете (версия Outlook для браузера), вы можете быстро назначить встречу в Outlook (с приглашенными или нет) или задачу To Do. Все, что вам нужно сделать, это открыть панель календаря/задач — что, кстати, является невероятно полезным способом просмотра комбинированного представления ваших предстоящих задач и встреч — и перетащить электронную почту в нужную область.
Подробные демонстрационные видеоролики об этой функции см. в видеоролике ниже. Или продолжайте читать, чтобы получить более текстовый обзор. :)
Если вы перетащите сообщение электронной почты в поле Добавить как событие, Outlook откроет новое событие с темой сообщения в качестве заголовка события и отправителем сообщения в качестве приглашенного на собрание. Если вы хотите организовать встречу из письма, добавьте других приглашенных. Вы даже можете добавить собрание Teams к встрече.
Теперь, если вы хотите, чтобы это была встреча только для вас, удалите приглашенных. Теперь вы можете установить это событие как время, когда вам нужно сосредоточиться на работе.
Если вы перетащите электронное письмо в поле Добавить как задачу, Outlook создаст новую задачу с темой электронной почты в качестве названия задачи. Задача сохраняется в неорганизованном (и очень общем звучании) списке «Задачи» в списке дел.
Теперь вы, вероятно, захотите поиграться с метаданными задачи, например со сроком выполнения, в котором указана ее дата, и, возможно, обновить название. Для этого откройте To Do, щелкнув вафлю в верхнем левом углу Outlook и выбрав To Do. Чтобы найти задачу, откройте список Задачи, и вы должны увидеть там свою задачу. Отсюда вы можете управлять всеми аспектами задачи, включая: добавление шагов, добавление в список Мой день, установку напоминания, установку срока выполнения, включение повторения задачи, добавление категории, загрузка файла или добавление заметок. И если вы хотите добавить задачу в существующий список, просто перетащите задачу в этот список, и она будет добавлена автоматически.
Это довольно быстрый совет, но я считаю его невероятно полезным и отличной "интеграцией" (если это можно так назвать) между вашим сообщением, календарем и задачами. Это также отличная демонстрация функций Outlook для Интернета, которые, если вы спросите меня, на самом деле лучше, чем настольная версия Outlook. И я почти никогда так не говорил ни о каких приложениях Office. Поэтому, если вы не являетесь постоянным пользователем браузера Outlook, у вас есть гораздо больше причин попробовать его и заинтересоваться.
По электронной почте передается так много информации, что бывает сложно уследить за всем. Многие из этих электронных писем содержат важные даты, крайние сроки или детали, которые могут быть полезны для предстоящей встречи. К счастью, многие почтовые клиенты включают систему календаря, которая значительно упрощает работу. Outlook делает еще один шаг вперед, позволяя создавать события календаря, просто перетаскивая сообщения электронной почты. Вот как это сделать.
Как преобразовать электронное письмо в событие календаря в Outlook для Интернета (OWA)
- В Outlook щелкните значок календаря в правом верхнем углу, чтобы календарь отображался на панели в правой части Outlook. При отображении панели фон значка будет серым.
- Найдите письмо, из которого вы хотите создать событие календаря, и начните перетаскивать его на панель календаря справа. При перетаскивании электронной почты вы заметите два места, куда вы можете перетащить электронную почту, на панели календаря. Чтобы создать мероприятие, перетащите сообщение электронной почты в поле Добавить как мероприятие .
- Появится окно «Запланировать собрание» с заполненными за вас темой, описанием и участниками. Добавьте к событию любую дополнительную информацию, которая может вам понадобиться. Если вы просто хотите создать мероприятие для себя (в Outlook это называется «Встреча»), удалите всех участников из мероприятия.
- По завершении нажмите кнопку "Сохранить" или "Отправить" в левом верхнем углу этого окна.Этот параметр меняется в зависимости от того, есть ли у вашего мероприятия посетители, и поэтому это собрание или встреча.
- В Outlook 2016 найдите электронное письмо, из которого вы хотите создать событие календаря, и перетащите его на значок календаря в левом нижнем углу Outlook.
- Появится окно «Создать встречу» с заполненными за вас темой и описанием. Добавьте к событию любую дополнительную информацию, которая может вам понадобиться. Если вам нужно пригласить других на это мероприятие, обязательно нажмите кнопку «Пригласить участников» на ленте выше и добавьте их к нему. Это изменит тип мероприятия с встречи на встречу .
- По завершении нажмите "Сохранить и закрыть" или "Отправить", если вы пригласили других участников.
- Перетащите, чтобы создать встречу. Вы можете перетащить электронное письмо на значок календаря в Outlook (нижний левый угол), и это назначит встречу. Просто настройте время и день. Как и кнопка «Ответить на собрании», текст электронного письма будет включен в текст встречи, а строка темы будет преобразована в заголовок встречи. Чтобы добавить вложения из исходного электронного письма, используйте «Вставить» — «Вставить элемент Outlook», как указано выше. Чтобы сделать это собранием, нажмите «Пригласить участников» в мероприятии в вашем календаре.
- Создать быстрый шаг. Другой вариант в MS Outlook — добавить пользовательский быстрый шаг. Нажмите на маленькую стрелку в правом нижнем углу группы «Быстрые действия» на вкладке «Главная». Выберите «Создать — Пользовательский». Затем назовите свой быстрый шаг, например, «Добавить в календарь». Нажмите «Добавить действие», перейдите к параметрам встречи и выберите «Создать встречу с вложением».Это преобразует электронное письмо в встречу и добавит электронное письмо с вложениями к встрече. При необходимости отредактируйте место, время и название. Теперь вы можете переместить электронное письмо в свой календарь с прикрепленным исходным электронным письмом одним щелчком мыши. Нужно, чтобы это было событием? Просто нажмите «Пригласить участников».
Outlook в браузере
Если вы используете MS 365 или Outlook Web Access настроен через локальный или размещенный сервер Exchange, у вас есть аналогичные возможности для преобразования электронных писем в встречи или события при использовании Outlook в веб-браузере.
В Outlook в браузере откройте электронное письмо, которое вы хотите сохранить как встречу или событие. Нажмите на многоточие в правой части заголовка сообщения. Затем нажмите «Другие действия с ответом», а затем выберите «Ответить всем на собрании». При необходимости настройте параметры собрания. Если вы хотите назначить встречу вместо встречи, просто удалите других участников.
Нажмите, чтобы увеличить
Слишком много кликов, чтобы перейти к «Ответить всем на собрании»? Абсолютно! Зайдите в настройки (значок шестеренки в правом верхнем углу) и нажмите «Просмотреть все настройки Outlook». Затем в настройках почты выберите «Настроить действия», прокрутите вниз до параметров «Поверхность сообщений» и установите флажок «Ответить всем на собрании». Теперь параметр «Ответить всем по собранию» будет находиться в правом верхнем углу открытого сообщения рядом с параметрами «Ответить», «Ответить всем» и «Переслать». Не забудьте сохранить изменения. Больше не нужно копаться в меню!
Приложение Outlook
В приложении Outlook для смартфонов iOS и Android есть параметр "преобразовать в событие" при ответе на электронное письмо или отправке нового электронного письма. Когда вы отвечаете на электронное письмо, посмотрите в нижнюю часть экрана и нажмите на маленький значок календаря. Вы можете выбрать «Отправить доступность» или «Преобразовать в событие». Если в электронном письме есть вложение, и вы нажмете «Преобразовать в событие», вы будете предупреждены, что вложение будет удалено. Затем ваше ответное электронное письмо будет настроено как событие, как при использовании кнопки «Ответить с собранием» в Outlook. При необходимости настройте время, получателей и т. д. Как и в интерфейсе браузера, если вы просто хотите добавить электронное письмо в календарь как встречу, а не собрание, удалите получателей.
Преобразование электронной почты в мероприятие/встречу в Gmail
В браузере
Нажмите, чтобы увеличить
В Gmail вы можете добавить электронное письмо в свой календарь как событие или встречу. Откройте электронное письмо, которое вы хотите добавить в качестве события или встречи. Затем на панели инструментов вверху нажмите на вертикальные эллипсы (иначе меню кебаба, которое указывает параметры переполнения). Выберите «Создать мероприятие». Это добавит содержимое электронной почты как событие в ваш Календарь Google, который вы можете редактировать по мере необходимости. Нет простого способа перенести вложение из исходного письма в событие. Если вы хотите просто заблокировать время в качестве заполнителя в своем календаре (встреча на языке Microsoft), удалите гостей (кроме себя).
Есть несколько других способов добавить Gmail в календарь Google, но ни один из них не отличается особой элегантностью.
В приложении
Нельзя добавить электронное письмо как событие напрямую из приложения Gmail на смартфоне в календарь Google. Вы можете включить «события из Gmail» в настройках приложения «Календарь Google», но это автоматически добавит события из вашего Gmail, которые, по-видимому, предназначены для подтверждений, таких как рейсы, бронирование ресторанов или другие события. Удобно? Да! Навязчивый? Да! И у вас нет реального контроля.
Отправить электронное письмо в приложение для управления мероприятиями
Некоторые приложения для управления практикой позволяют перетаскивать информацию в календарь. Многие также имеют двунаправленную синхронизацию с календарем MS Outlook, поэтому проверьте, доступна ли интеграция или плагин. Имейте в виду, что эта синхронизация может прерваться, если вы измените свои пароли, поэтому убедитесь, что функция работает, если вы измените пароли — она может не предупредить вас.
Заключение
Блокировка и контроль вашего календаря особенно важны, чтобы избежать пропущенных сроков или избежать двойного резервирования вашего времени. Воспользуйтесь встроенными в Outlook и Gmail функциями для одновременной сортировки папки "Входящие" и календаря.
Читайте также:
Как создать задачу из сообщения электронной почты в Office 365 Outlook для Интернета
Как создать событие календаря из сообщения электронной почты в Outlook 2016
Если вы пользуетесь электронным календарем, особенно если вы делитесь этим календарем со службой поддержки или с клиентами через ссылку для бронирования, вы знаете, что вам необходимо постоянно обновлять его. Многие события в вашем календаре начинают свою жизнь как электронное письмо. Мы изучим простые способы мгновенного превращения сообщений электронной почты в события календаря, чтобы уменьшить количество ошибок и обеспечить надлежащую блокировку вашего календаря.
Преобразование электронной почты в событие/встречу в MS Outlook
В календаре MS Outlook вы можете создать встречу с другими участниками или добавить встречу, которая блокирует время в вашем календаре, но не обязательно включает других. Вот несколько способов добавить собрание или встречу в календарь всего за несколько кликов.
Outlook (установлен)
В Outlook есть несколько способов преобразовать электронное письмо в собрание или встречу:
Нажмите, чтобы увеличить
Кнопка «Ответить на собрании». Чтобы преобразовать сообщение электронной почты в мероприятие, в котором сохраняется вся информация, содержащаяся в электронном письме, выберите сообщение в папке «Входящие» и нажмите кнопку «Ответить на собрании» (вкладка «Главная» — группа ответов). Эта кнопка настраивает приглашение на собрание для отправителя и других получателей электронного письма с названием собрания, взятым из строки темы электронного письма, и полным текстом электронного письма, отображаемым в примечаниях к событию. Просто отредактируйте день, время, участников и название и нажмите «Отправить».
Если вам сложно вспомнить, где находится кнопка «Ответить на собрании» (на этикетке кнопки написано только «Встреча»), щелкните ее правой кнопкой мыши и добавьте ее на панель быстрого доступа, чтобы ее было легче найти и использовать! Обратите внимание, что панель быстрого доступа является контекстно-зависимой, поэтому вам, возможно, придется добавить кнопку «Ответить на собрании» в представлениях «Главная» и «Сообщения».
В версии Outlook для Office 365, если вы хотите добавить какие-либо вложения из электронного письма, которое вы конвертируете, в событие, вам потребуется выполнить дополнительный шаг. Когда вы настраиваете информацию о событии (дата, время, место), нажмите на вкладку «Вставка» и выберите «Элемент Outlook». Затем выберите исходное электронное письмо, чтобы добавить его и его вложения к событию. В идеальном мире вы бы сохранили вложение в папку и могли бы вставить его оттуда, но если вы просто пытаетесь отсортировать свой почтовый ящик и блокируете свой календарь, это быстрый и грязный способ добавления любых соответствующих вложений в папку. мероприятие. Outlook напомнит вам добавить местоположение, если вы попытаетесь закрыть событие, не добавляя его. Вы можете добавить адрес, ссылку на видеоконференцию (в Zoom, Teams, Webex и других приложениях есть надстройки для Outlook, позволяющие добавить ссылку одним щелчком мыши) или набрать номер, и вам не придется возвращаться и добавлять ее позже.
Будьте внимательны и помните, что этот метод (Ответить на собрании и вставить электронное письмо с вложениями в мероприятие) будет включать в себя текст, тему и получателей исходного электронного письма, поэтому при необходимости отредактируйте его для обеспечения конфиденциальности.