Как автоматизировать отчет в Excel

Обновлено: 05.07.2024

Я пытаюсь понять, как автоматизировать документ Excel, который каждый час отправляется на мою электронную почту. Имя листа всегда меняется с Shift Updates x, где «x» находится в диапазоне от 1 до 24 для каждого часа дня. Я хочу иметь возможность загружать новые обновленные данные каждый час, автоматически обновлять 1 централизованный лист Excel и создавать сводную таблицу, чтобы показывать мне обновленные данные в таблице каждый час.

Возможно ли это?

В настоящее время я загружаю лист, открываю его, вручную создаю сводную таблицу, а затем извлекаю эти данные в отдельную книгу Excel, чтобы выполнять с этой таблицей разные действия. Можно ли сделать все это в одной книге?

Если это имеет значение, я работаю на Mac.

Эта тема заблокирована. Вы можете подписаться на вопрос или проголосовать за него как полезный, но вы не можете отвечать в этой теме.

Сообщить о нарушении

Домогательство – это любое поведение, направленное на то, чтобы побеспокоить или расстроить человека или группу людей. К угрозам относятся любые угрозы самоубийства, насилия или причинения вреда другому человеку. Любой контент на тему для взрослых или неуместный для веб-сайта сообщества. Любое изображение, ссылка или обсуждение наготы. Любое поведение, которое является оскорбительным, грубым, вульгарным, оскверняет или демонстрирует неуважение. Любое поведение, которое может нарушать лицензионные соглашения с конечными пользователями, включая предоставление ключей продукта или ссылок на пиратское программное обеспечение. Незапрашиваемая массовая рассылка или массовая реклама. Любые ссылки на вирусы, шпионское ПО, вредоносное ПО или фишинговые сайты или их пропаганда. Любой другой неприемлемый контент или поведение, как это определено Условиями использования или Кодексом поведения. Любое изображение, ссылка или обсуждение, связанные с детской порнографией, детской наготой или другим жестоким обращением с детьми или их эксплуатацией.

К сожалению, PowerQuery только добавляется на Mac, возможно, он еще не поддерживает электронную почту.

.
*****
.
Как ученые-компьютерщики, мы обучены общаться с самыми тупыми вещами в мире — компьютерами —
поэтому можно подумать, что мы вполне мог бы общаться с людьми.
Проф. Дуг Фишер

Сообщить о нарушении

Мы стремимся помочь нашим клиентам упростить процессы, за достижение которых в настоящее время люди борются с Excel. Мы стараемся, чтобы финансовые команды использовали Excel эффективно и таким образом, чтобы это было с низким уровнем риска, высокопродуктивно и приводило к отличным результатам для их бизнеса. Обычно это означает меньшее использование множества сложных электронных таблиц.

К сожалению, я постоянно вижу рабочие книги Excel от потенциальных клиентов, которым приходится очень много работать вручную. Формулы не используются, когда они могут быть использованы. Менее 1 % используют средства автоматизации, такие как ODBC или макросы, что означает, что их электронные таблицы настолько сложны, что в этом нет необходимости.

Ужасно видеть, как великие люди сражаются с Excel. В этом посте вы найдете 5 лучших советов по повышению производительности и точности работы с Excel. В каждом из 5 советов я предлагаю ссылки на сайты, которые помогут вам сдвинуться с места. Наслаждайтесь!

1. Чаще используйте формулы Excel!

Чем больше формул вы сможете использовать в Excel, тем лучше. Это означает меньше ошибок и меньше копий и вставок. Копирование и вставка — ваш враг! если вы уменьшите количество повторений; вы снижаете вероятность ошибки. Существуют сотни формул, на которые можно опереться. Посетите эту страницу от Microsoft, чтобы начать работу с более мощной, но простой формулой, которая упростит вашу отчетность в Excel и составление бюджета.

Моя любимая формула для более сложных операций с данными — ВПР() и СУММЕСЛИ().

Я постоянно пользуюсь функцией ВПР! Каждый раз, когда я сопоставляю данные или ищу данные на других листах для представления в отчете, функция ВПР — это моя функция.

СУММЕСЛИ – тоже очень классная функция. Это помогает мне создавать шаблоны отчетов в Excel, которые управляются раскрывающимся списком в электронной таблице. Использование функции СУММЕСЛИ означает, что у меня может быть один шаблон для каждого типа отчета, и пользователи могут выбирать разные месяцы, центры затрат и т. д., а шаблон обновляется данными в зависимости от выбора пользователя. Вам также необходимо загрузить данные в книгу Excel, что может ограничивать и делать книгу довольно большой на диске и медленно загружаться.Но это намного лучше, чем иметь один и тот же отчет на нескольких вкладках листа для всех ваших центров затрат и периодов. Это сэкономит вам много часов каждый месяц на поддержание и обновление отчетов.

2. ODBC-подключение

ODBC означает открытое подключение к базе данных. Обещаю - больше никакого жаргона. ODBC — это способ передачи данных в Excel для использования с формулами Excel для лучшей автоматизации отчетности и составления бюджета. В идеале, когда вам нужно подготовить этот отчет или ежемесячный отчет GL, вы открываете книгу Excel, содержащую ваши отчеты, нажимаете кнопку и шазам! Все ваши отчеты обновляются с учетом последних данных. Опасной альтернативой является загрузка или получение текстового файла или файла данных и его загрузка. Это не так хорошо, как ODBC, потому что вы вернулись к копированию и вставке.

ODBC позволит вам напрямую подключаться к исходным системам и импортировать данные в Excel в любое время. Это означает, что больше не нужно ждать, пока ИТ-отдел отправит вам данные, больше не нужно объединять данные в существующие отчеты и больше не будет мучений. Вы можете узнать больше об ODBC для Excel здесь и здесь для получения пошагового руководства.

3. Макросы

Да, макросы. Не бойся!

«Мне не нравится программирование — программирование для программистов!» Я слышу, как ты говоришь. Представьте, если бы вы знали, как писать код или макросы Excel. Как вы думаете, если бы вы могли создать всего несколько строк кода в Excel, который экономит вам 8 часов каждую неделю, стоило бы учиться?

Недавно на конференции CPA я познакомился с бухгалтером и спросил его о его финансовой отчетности в компании стоимостью 1 миллиард долларов, в которой он работал. Он сказал, что это полностью автоматизировано в Excel. Мои глаза загорелись! "Как?!" Я попросил. «Макросы, ODBC и формулы, — сказал он. Может ли это работать для вас? Посетите Trump Excel, отличный сайт с множеством советов по Excel и некоторыми макросами для начинающих, которые помогут вам двигаться дальше.

4. Сторонние инструменты и надстройки

Существует множество сторонних инструментов, но лишь немногие из них превосходны. CALUMO — мой выбор (очевидно?). CALUMO помогает мне и моим клиентам обойти ограничения Excel, не требует макросов и фокусируется на ваших сильных сторонах в Excel, формулах и форматировании. Все хорошие стороны Excel и ни одного плохого. Я также могу легко распространять свои рабочие книги Excel в виде интерактивных веб-страниц для пользователей, не разбирающихся в Excel, и бюджетников, чтобы они имели немедленный доступ к тому, что им нужно, без поиска файлов или даже запуска Excel.

5. Пройти курс или купить книгу по Excel

Если вы используете Excel каждый день, но никогда не посещали обучающих курсов, не читаете советы регулярно и давно не скачивали руководство, то эта ссылка для вас! это поиск в Google доступных онлайн-курсов обучения Excel. Они недороги, быстры и просты в исполнении, и их легко продать вашему боссу. Таким образом, вы сэкономите время и снизите риск ошибок.

Узнайте больше о составлении бюджета, планировании и прогнозировании для вашего бизнеса здесь.

Автоматизация отчетов с помощью функции Excel Power Query

Excel Power Query предоставляет бизнес-профессионалам фантастические возможности для автоматизации многих процессов и методов отчетности. Начиная от простых запросов и заканчивая сложными преобразованиями данных, вы можете использовать Power Query для автоматического выполнения многих трудоемких задач. Читайте дальше, и в этой статье вы узнаете, как воспользоваться преимуществами Power Query.

что такое мощный запрос?

Power Query – это инструмент Excel, который служит двум основным целям. Во-первых, вы можете использовать Power Query для доступа и связывания данных в Excel из внешних источников данных. Эти источники могут быть относительно простыми, например, другие книги Excel, текстовые файлы и базы данных Access. Однако эти источники также могут быть гораздо более существенными, например базы данных SQL Server, базы данных Oracle и облачные данные.

Вторая основная цель Power Query — применять преобразования к вашим данным, чтобы сделать их более полезными . Эти преобразования могут включать в себя простые задачи, такие как разделение и объединение столбцов и применение фильтров. Кроме того, эти преобразования могут быть более сложными, такими как восстановление сводных данных и объединение данных из нескольких источников данных.

Важно отметить, что независимо от характера преобразований, которые вы создаете с помощью Power Query, каждое преобразование выполняется автоматически при каждом обновлении запроса. Таким образом, вам нужно создать преобразование только один раз, и Excel будет автоматически выполнять его каждый раз, когда вы обновляете запрос, содержащий преобразование.

Как получить и получить доступ к Power Query?

Power Query сначала появился как надстройка для Excel 2010. Если вы используете Excel 2010 или Excel 2013, щелкните здесь, чтобы загрузить надстройку. Затем следуйте инструкциям по установке инструмента. После установки надстройки вы увидите, что Power Query представляет собственную вкладку на ленте.

К счастью, если вы используете Excel 2016, Excel 2019 или Excel по подписке на Office 365, вам не нужно загружать надстройку.Начиная с Excel 2016, Power Query «полностью встроен» во все версии Excel, что упрощает доступ и использование. В этих более новых версиях Excel вы можете получить доступ ко всем функциям Power Query на вкладке «Данные» на ленте, как показано на рис. 1.

Рис. 1. Доступ к Power Query с вкладки данных на ленте

Пример автоматизации Power Query

Чтобы проиллюстрировать, насколько полезным может быть Power Query при автоматизации отчетов, рассмотрим следующий сценарий.

Каждый месяц вы готовите отчет, в котором суммируются все расходы по счетам Главной книги.
Для подготовки этого отчета вы получаете выборку данных из базы данных, которая обобщает активность за предыдущий месяц.
Вам необходимо добавить файл данных, который вы получаете каждый месяц, ко всем предыдущим файлам данных, полученным за год, чтобы предоставить актуальную информацию в вашем отчете.
В настоящее время вы тратите много времени на копирование и вставку данных и обновление формул для завершения отчета.

С помощью Power Query вы можете автоматизировать свой отчет, создав запрос, который извлекает данные из всех файлов в заданной папке для создания единого набора данных. Из этого единого набора данных вы можете быстро создать сводную таблицу для суммирования транзакций по счетам Главной книги и по месяцам. Затем, когда данные за следующий месяц станут доступны, вы просто поместите файл, содержащий данные, в папку, где находятся файлы, содержащие данные за предыдущий месяц, и обновите сводную таблицу. В этот момент ваш отчет немедленно обновится, чтобы включить данные за последний месяц. Другими словами, вы можете обновить свой отчет, просто перетащив новый файл в папку с остальными!

Пошаговые инструкции

Пошаговые инструкции по подготовке отчета с использованием этого метода следующие.

Создайте папку и сохраните в ней все файлы данных, которые будут использоваться в отчете. Типы файлов могут быть Excel, текст, CSV, JSON, XML или Access. Обратите внимание, что каждый файл должен быть симметричен по отношению к другим. Другими словами, каждый файл должен иметь одинаковое количество столбцов, одинаковые заголовки столбцов в каждом столбце, и столбцы должны быть расположены в одном и том же порядке. Кроме того, папка, в которой вы храните файлы, может содержать только те файлы, которые вы хотите включить в отчет.
На вкладке "Данные" ленты выберите "Получить данные" и выберите "Из файла, из папки", как показано на рис. 2.

Рисунок 2. Объединение нескольких файлов из одной папки

<р>3. Выберите папку, содержащую файлы, которые вы хотите объединить для создания отчетов.

<р>4. Затем выберите «Объединить и загрузить в…», чтобы начать процесс объединения файлов и загрузки их в отчет.

<р>5. Нажмите OK, чтобы подтвердить, что вы хотите продолжить процесс.

<р>6. В диалоговом окне обеспечения импорта данных выберите отчет сводной таблицы в качестве места назначения для объединенных данных.

<р>7. Затем Excel представит вам объединенные данные в списке полей сводной таблицы. Создайте отчет сводной таблицы, щелкнув и перетащив поля в списке полей в нужные квадранты в сводной таблице, чтобы завершить процесс создания исходного отчета. Сохраните книгу, содержащую отчет сводной таблицы.

<р>8. Когда данные за следующий месяц станут доступны, просто сохраните файл, содержащий эти данные, в той же папке, что и все файлы за предыдущие месяцы. Затем откройте книгу, содержащую сводную таблицу, щелкните сводную таблицу правой кнопкой мыши и выберите «Обновить». После этого вы увидите, что сводная таблица обновляется и включает новые добавленные данные.

При использовании Power Query после создания исходного отчета все последующие обновления данных в отчете будут занимать несколько секунд вашего времени… вот это и есть настоящая автоматизация!

резюме

Функция Excel Power Query — одна из самых примечательных функций, когда-либо добавленных в Excel. К сожалению, функция Power Query остается неизвестной и неиспользуемой большинством бизнес-профессионалов. Как показано выше, этот инструмент предлагает бизнес-профессионалам беспрецедентные возможности для связывания и преобразования данных и автоматизации многих процессов отчетности. Поэтому сегодня возьмите на себя обязательство узнать, как Power Query может помочь вам улучшить и автоматизировать процессы отчетности.

Посмотрите эти курсы, чтобы узнать больше о Power Query

Забудьте об этих ручных процессах отчетности! Вместо этого перейдите в новый мир автоматического связывания данных с Excel для анализа, составления отчетов и подготовки визуализаций.Используя такие инструменты, как Power Query и Power Pivot, вы можете выполнять магию данных Excel! В этой среде вы можете использовать свои знания сводных таблиц, чтобы делать еще больше, когда речь идет об обобщении, анализе и составлении отчетов.

Изучая Excel Data Magic, вы узнаете, как создавать запросы для связывания данных из внешних баз данных с Excel. Оттуда вы научитесь преобразовывать эти данные в модели данных, новый краеугольный камень для отчетности и аналитики. Кроме того, вы узнаете, как использовать формулы Power Pivot и CUBE для упрощения процесса суммирования и составления отчетов по этим данным. Вы также узнаете, как использовать расширенные функции, такие как выражения анализа данных, ключевые показатели эффективности, иерархии и измерения, для оптимизации процессов отчетности. Кроме того, вы узнаете, как создавать привлекательные визуализации этих сводных данных, чтобы помочь вашим читателям понять истинное значение чисел. Если в настоящее время вы используете сводные таблицы на регулярной основе и хотите воспользоваться мощными расширенными функциями отчетности, доступными в Excel, зарегистрируйтесь в этой программе сегодня.

Примечание: Excel Data Magic преподается на продвинутом уровне; другое, более фундаментальное освещение сводных таблиц предлагается на семинаре K2 «Сводные таблицы Excel для бухгалтеров». Многие концепции, изучаемые в этом курсе, зависят от доступа к Power Pivot, Power Query и Power View, которые доступны только в премиум-версиях Excel 2013 и более поздних версиях для Windows, включая версии, предоставляемые по подписке на Office 365.

НАЖМИТЕ ЗДЕСЬ, чтобы получить дополнительную информацию об этом курсе.

Если вы опытный пользователь Excel и хотите улучшить свои навыки, присоединяйтесь к команде K2 для Advanced Excel от K2. Эта сессия основана на более чем двадцатипятилетнем опыте обучения Excel бухгалтеров и других бизнес-профессионалов. В результате вы обнаружите, что содержание этого занятия своевременно и актуально.

Участвуя в этом занятии, вы освоите важные передовые навыки работы с Excel в шести ключевых областях.

1) Как сотрудничать с другими и защитить свои книги

2) Использование таблиц для анализа данных и составления отчетов

3) Работа с данными из внешних источников

4) Лучшие способы создания и проверки сложных формул

5) Расширенные инструменты анализа данных

6) Методы визуализации для анализа и передачи информации

Кроме того, на протяжении всей программы для закрепления основных представленных тем используются актуальные примеры из реальной жизни. Таким образом, вы должны запланировать участие в K2 Advanced Excel, чтобы получить возможность стать более эффективным и опытным в Excel. Примечательно, что этот курс охватывает расширенные темы Excel, которые можно найти в Excel 2007 и более поздних версиях.

Автоматические отчеты позволяют предоставлять определенные маркетинговые показатели в предварительно заданном формате. Весь процесс их создания и обновления осуществляется с помощью программного обеспечения, поэтому все происходит быстрее и проще. Основная цель этих автоматических отчетов – сэкономить ваше время и деньги.

8 ноября 2019 г. ● 6 минут чтения

Содержание

Что такое отчеты об автоматизации?

Это отчеты, которые автоматически создаются и обновляются с помощью программного обеспечения, экономя драгоценное время менеджеров по маркетингу и агентств. Вместо самостоятельного поиска нужных данных они могут использовать автоматизированные отчеты, которые быстро собирают и доставляют необходимые данные клиентам и командам.

Собранные данные затем готовы к отправке по электронной почте, факсу или через систему управления версиями (HTML, PDF или PostScript) с определенным интервалом или по определенному событию. Инструменты создания отчетов предлагают различные способы запуска, планирования и отправки отчетов. Например, вы можете запланировать отправку отчета каждый понедельник в 9 утра.

Программное обеспечение, которое выполняет всю работу, проходит через API для автоматического извлечения соответствующих данных с разных платформ и включения их в программную систему.

Цель состоит в том, чтобы сэкономить время маркетологов, автоматизировав процессы отчетности, которые не требуют вмешательства человека, и повысить производительность маркетологов.

Преимущества автоматической отчетности

Вот несколько причин начать использовать автоматические отчеты:

Это поможет вам быть более организованным.
Освобождает ваше время
Показывает точные результаты
Это дает вам больше времени для анализа данных, что гораздо полезнее, чем сам процесс их извлечения.
Это быстро, просто и недорого.

Как автоматизировать отчет в Excel?

У маркетологов есть дела поважнее, чем часами обновлять электронную таблицу Excel и предоставлять ее многочисленным пользователям в компании. Вот как можно автоматизировать отчет для данных, уже имеющихся в Excel:

Откройте лист Excel и при необходимости добавьте данные.
Откройте "Файл", "Параметры" и "Настроить ленту" и установите флажок "Разработчик" справа.
Нажав кнопку "ОК", вы увидите вкладку "Разработчик" в верхнем меню окна.
Нажмите на нее и выберите «Запись макроса» на панели инструментов.
Введите имя макроса для упрощения идентификации.
Создайте «горячую клавишу», добавив любую клавишу. Вы будете использовать эту комбинацию клавиш для запуска макроса позже.
Чтобы убедиться, что созданный вами макрос доступен для всех, кто открывает этот лист Excel, выберите «Сохранить макрос в» этой книге.
Нажмите "ОК", чтобы сохранить настройки макроса. Отныне все, что вы делаете на своем листе, будет записываться до тех пор, пока вы не остановите это.
Выполняйте каждое действие, которое вы хотите автоматизировать, шаг за шагом, и каждый щелчок, нажатие клавиши и параметр форматирования будут отслеживаться. Допустим, вы хотите создать диаграмму в Excel. Выберите данные и выберите тип диаграммы на вкладке "Вставка" в верхней части окна.
Если вы хотите остановить запись, перейдите к этому параметру на вкладке "Разработчик".
Наконец, нажмите «Сохранить нас» в меню «Файл» и сохраните документ Excel как файл «xlsm». Назовите файл и сохраните его в нужном месте. Если вы не сохраните его таким образом, другие люди не смогут использовать ваш макрос на других компьютерах.
Нажмите комбинацию клавиш, которую вы выбрали, чтобы запустить макрос. Ожидайте, что ваш лист Excel будет автоматизироваться на основе шагов вашего макроса. Другой способ запустить его — перейти на вкладку «Разработчик», нажать «Макросы» и выбрать имя нужного макроса. Просто нажмите "Выполнить".

Вы всегда можете выбрать Whatagraph для получения более качественных визуальных отчетов Excel, которые также будут автоматизированы.

Выводы

Не повторяйте ошибку многих маркетологов, тратя время на сбор и отчетность по данным вместо их анализа. Инвестирование в программное обеспечение для автоматизированных отчетов означает надлежащий сбор данных, а также простую и быструю отчетность. Конечным результатом должно быть больше времени, которое можно посвятить своим основным задачам.

Читайте также: