Как архивировать почту Outlook

Обновлено: 31.10.2024

Учитывая, насколько серьезной проблемой стала перегрузка электронной почты, неудивительно, что многие люди задаются вопросом, как архивировать в Outlook. В этой статье мы ответим на этот вопрос и объясним, как Clean Email, организатор массовых рассылок с интеллектуальными функциями автоматизации, может помочь вам архивировать электронные письма Outlook, чтобы повысить вашу продуктивность.

Чистая электронная почта

Архивируйте тысячи писем одним кликом

Архив Outlook или удаление

Раньше большинство почтовых служб предлагали так мало места для хранения, что их пользователи были вынуждены удалять большую часть полученных писем. К счастью, с годами пространство для хранения стало очень дешевым, и практически все основные почтовые службы, включая Outlook, теперь бесплатно предоставляют своим пользователям гигабайты для хранения электронной почты.

Учитывая, что размер большинства электронных писем не превышает даже 1 МБ, легко понять, почему у многих людей тысячи и тысячи писем просто лежат в папке "Входящие" и они отказываются что-либо удалять, потому что у них нет времени на разделение вручную. важные электронные письма из подписок, информационных бюллетеней, уведомлений и спама.

Именно здесь на помощь приходит архивная папка Outlook. Вместо того, чтобы предоставлять своим пользователям только два варианта управления электронными письмами — оставить их или удалить, — Outlook позволяет перемещать электронные письма в специальную архивную папку, что-то вроде тот ящик для мусора, который есть у большинства людей в доме, где хранятся мелкие предметы и документы, чтобы они не валялись по дому.

Когда вы архивируете электронное письмо, оно исчезает из папки «Входящие», но не удаляется. Он просто перемещается из вашего почтового ящика в папку архива, и вы можете получить его оттуда в любое время. Вам даже не нужно знать, как создать папку архива в Outlook, потому что папка доступна по умолчанию.

  1. Возможно ли, что вам снова понадобится электронная почта в будущем?
    • Да = архив
    • Нет = удалить
    1. Хотите освободить место в хранилище электронной почты?
      • Да = удалить
      • Нет = архив
      1. Вы хотите, чтобы электронное письмо исчезло из папки "Входящие", но не из вашей учетной записи электронной почты?
        • Да = архив
        • Нет = удалить

      Если вы все еще не уверены, просто помните, что архивирование легко обратимо, а удаление — нет. Даже если ваш архив Outlook станет неприлично большим, вы всегда сможете быстро и безболезненно организовать его с помощью органайзера массовой рассылки, такого как Clean Email (подробнее о нем далее в этой статье).

      Легко достичь нулевой папки Inbox, архивируя все старые электронные письма с помощью Clean Email.

      Как архивировать в Outlook

      Как архивировать электронные письма в Outlook

      Чтобы разархивировать электронное письмо, выберите папку "Архив" в меню слева, откройте электронное письмо, которое вы хотите разархивировать, и переместите его обратно в папку "Входящие", нажав кнопку "Переместить в" под строкой поиска и выбрав входящие.

      Если вам интересно, как искать в Outlook заархивированные электронные письма, чтобы найти письмо, которое вы хотите разархивировать, у нас есть для вас хорошие новости: вы можете просто ввести тему или имя отправителя в строку поиска и нажмите Enter.

      Вы также можете архивировать электронные письма вручную в Outlook для Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, 2013 и Outlook 2010. Если ваш почтовый ящик становится неуправляемым, вы можете использовать опцию архивирования, чтобы переместить старые электронные письма в отдельный файл данных Outlook. (.pst), который вы можете открыть из Outlook в любое время.

      Outlook автоматически архивирует электронные письма через регулярные промежутки времени, но вы можете изменить его поведение, выбрав «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно». Там выберите «Настройки автоархивации» в разделе «Автоархивация», щелкните поле «Выполнять автоархивацию каждые n дней» и укажите, как часто следует запускать автоархивацию.

      1. Откройте сообщение электронной почты, которое вы не хотите автоматически архивировать.
      2. Нажмите одновременно клавиши Alt + Enter, чтобы открыть диалоговое окно "Свойства".
      3. Отметьте параметр "Не архивировать этот элемент автоматически" и нажмите кнопку "ОК".

      1. Выберите «Файл» → «Информация».
      2. Выберите «Инструменты очистки» рядом с «Очистка почтового ящика», а затем выберите «Архивировать…».

      Как архивировать в Outlook вручную

      Архивируйте электронную почту Outlook эффективнее с чистой электронной почтой

      Clean Email – это онлайн-очиститель электронной почты, который использует мощные фильтры и правила, чтобы дать вам больший контроль над почтовым ящиком.Совместимый с Outlook, а также с большинством других основных почтовых сервисов, Clean Email может быстро анализировать весь ваш почтовый ящик, не видя содержимого ваших электронных писем, и сегментировать все электронные письма в соответствующие группы, позволяя вам применять действия к целым группам электронных писем вместо необходимости управлять электронными письмами по одному.

      Управляйте пакетом писем с помощью Clean Email
      Управление кучей письма с

        с Outlook и позвольте Clean Email проанализировать ваш почтовый ящик. Не волнуйтесь: Clean Email никогда не загружает полные электронные письма. Он анализирует только заголовки электронной почты, которые содержат строку темы, информацию об отправителе и получателе, даты, размер электронной почты и аналогичные метаданные. Применяйте любые действия ко всей группе электронных писем, таких как электронные письма из тупиков, уведомления, нежелательные электронные письма и спам, электронные письма самому себе, электронные письма о поездках или подписки и информационные бюллетени.

      Функция Smart View в Clean Email
      Функция Smart View в Чистая электронная почта

      Автоматически перемещать электронные письма с помощью функции автоматической очистки в режиме очистки Электронная почта
      Автоматически перемещать электронные письма с помощью автоматической очистки в Clean Email

      Все правила автоматизации отображаются на панели инструментов "Автоочистка", где их можно приостановить, возобновить или удалить. Помимо автоматизации управления электронной почтой, Clean Email также может интеллектуально отменять подписку на нежелательные электронные письма и блокировать маркетологов, пытающихся продать вам вещи и услуги, которые вам не нужны.

      Функция автоматической очистки в Clean Email< br />Функция автоматической очистки в Clean Email

      Лучше всего то, что вы можете бесплатно начать работу с Clean Email, просто войдя в систему с адресом электронной почты и текущим паролем, которые вы используете для доступа к своему почтовому ящику. Чистая электронная почта – это компания с рейтингом A+, аккредитованная BBB, поэтому вы знаете, что можете доверять ей свои электронные письма.

      Архивируйте электронные письма в Outlook с помощью чистой электронной почты
      Архивировать электронные письма в Outlook с чистой электронной почтой

      Если вы хотите, чтобы Clean Email автоматически применяла одно и то же действие ко всем будущим похожим электронным письмам, все, что вам нужно сделать, это установить один флажок на последнем шаге.

      Заключение

      Перегрузка электронной почтой — это серьезная проблема, которая отнимает у компаний и частных лиц ценное время, которое можно было бы посвятить более продуктивным занятиям, чем управление электронной почтой. Первый шаг в борьбе с перегрузкой электронной почтой — научиться архивировать электронные письма в Outlook, но нет причин останавливаться на достигнутом. С помощью организаторов массовых рассылок, таких как Clean Email, любой может архивировать сотни или даже тысячи электронных писем всего несколькими щелчками мыши и автоматизировать управление электронной почтой до такой степени, что перегрузка электронной почты больше не будет проблемой.

      Как архивировать электронные письма в Outlook: часто задаваемые вопросы

      Что такое архив в Outlook?

      Архивирование электронной почты в Outlook можно рассматривать как альтернативу удалению ненужных сообщений электронной почты. Разница в том, что заархивированные электронные письма могут быть извлечены из архивной папки, если вы передумаете в будущем. Поскольку в Outlook есть специальная кнопка архивации, архивирование сообщения вместо его ручного перемещения в определенную папку может сэкономить много времени при организации папки "Входящие".

      Освобождает ли архивация место в Outlook?

      Нет, архивация электронной почты в Outlook не освобождает место в хранилище, поскольку архивированные электронные письма не удаляются. Вместо этого они перемещаются в папку архива, где остаются до тех пор, пока не будут удалены вручную или перемещены из папки архива обратно в папку «Входящие». Если вам нужно освободить место для хранения в Outlook, вы можете отсортировать папку архива по возрасту и удалить все сообщения старше, скажем, месяца. Более того, вы можете использовать организатор массовой рассылки электронной почты, чтобы очистить архив Outlook одним щелчком мыши.

      Как архивировать электронные письма в Outlook с помощью Clean Email?

      Опция архивации в Outlook может сбивать с толку, но, к счастью, есть простая в использовании альтернатива для заполнения архивов электронной почты Outlook, и она называется «Чистая электронная почта». Просто выберите группу писем и нажмите кнопку «Архивировать», чтобы они были заархивированы.

      Как архивировать в веб-приложении Outlook?

      Вот как архивировать в веб-приложении Outlook:
      1. Откройте свою учетную запись электронной почты Outlook.
      2. Выберите и откройте сообщение, которое хотите заархивировать.
      3. Нажмите кнопку архивации, расположенную на панели инструментов.
      Сообщение электронной почты должно немедленно исчезнуть из вашего почтового ящика.

      Как разархивировать электронную почту Outlook?

      Вот как разархивировать сообщения электронной почты Outlook:
      1. Откройте свою учетную запись электронной почты Outlook.
      2. Выберите папку архива на левой панели.
      3. Откройте сообщение электронной почты, которое хотите разархивировать.
      4. Нажмите кнопку «Переместить в», расположенную на панели инструментов, и выберите папку «Входящие» или любую другую папку.

      Как предотвратить отправку сообщений электронной почты в архив в Outlook?

      Если ваши сообщения электронной почты автоматически отправляются в архивную папку, то, скорее всего, у вас включена функция автоархивирования и настроено архивирование сообщений через регулярные промежутки времени. Чтобы отключить его, вам нужно посетить настройки архива Outlook:
      1. Откройте настольную версию Outlook и выберите «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно».
      2. Нажмите «Настройки автоархивации» в разделе «Автоархивация».
      3. Снимите флажок Запускать автоархивацию каждые x дней.

      Ваш почтовый ящик Outlook слишком велик, и можно поспорить, что вы не перестанете получать электронную почту в ближайшее время. Чтобы он не заполнялся, вы можете переместить старые элементы, которые вы хотите сохранить, в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который вы можете открыть из Outlook в любое время, когда вам это нужно.

      Примечание. Команда и функция «Архивировать» не отображаются ни для одной учетной записи в вашем профиле Outlook, если вы включаете учетную запись Exchange Server и ваша организация использует онлайн-архив Microsoft Exchange Server. Ваш сетевой администратор также может отключить эту функцию.

      По умолчанию Outlook использует автоархивацию для регулярного архивирования элементов. Дополнительные сведения см. в разделе Автоматическое архивирование старых элементов.

      Вы также можете архивировать элементы вручную в любое время. Таким образом, вы можете контролировать, какие элементы архивировать, где их хранить и насколько старым должен быть элемент, прежде чем его можно будет архивировать.

      Выполните одно из следующих действий:

      В Outlook 2013: нажмите «Файл» > «Информация» > «Инструменты очистки» > «Архив».


      Архив

      В Outlook 2016: нажмите «Файл» > «Информация» > «Инструменты» > «Очистить старые элементы».

      Очистить старые вещи

      Совет. Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключен к серверу Exchange. Также возможно, что в вашей организации есть политика хранения почты, которая переопределяет автоархивацию. Для получения дополнительной информации обратитесь к системному администратору.

      Нажмите «Архивировать эту папку и все вложенные папки» и выберите папку, которую хотите заархивировать.

      В разделе Архивировать элементы старше введите дату.

      Архивировать диалоговое окно коробка

      Вы можете создать несколько PST-файлов, если хотите заархивировать несколько папок с разными настройками. Например, вы можете захотеть хранить элементы в папке "Отправленные" дольше, чем элементы в папке "Входящие".

      Установите флажок Включить элементы с установленным флажком «Не выполнять автоархивацию», чтобы архивировать отдельные элементы, исключенные из автоматического архивирования. Этот параметр не удаляет это исключение из этих элементов, а вместо этого игнорирует параметр «Не автоархивировать» только для этого архива.

      Отключить автоархивацию

      Чтобы архивировать только тогда, когда вы хотите, отключите автоархивацию.

      Нажмите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».

      В разделе "Автоархивация" нажмите "Настройки автоархивации".

      Снимите флажок Запускать автоархивацию каждые n дней.

      Важно! Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.

      По умолчанию старые элементы Outlook автоматически архивируются через регулярные промежутки времени. Дополнительные сведения об автоархивации см. в разделе Использование автоархивации для резервного копирования или удаления элементов.

      Вы также можете создавать резервные копии и архивировать элементы вручную в дополнение к автоархивации или в качестве замены. Архивирование вручную обеспечивает гибкость и позволяет точно указать, какие папки будут включены в архив и какой архивный файл данных Outlook (.pst) будет использоваться.

      Чтобы вручную заархивировать элементы Outlook, выполните следующие действия:

      Перейдите на вкладку "Файл"

      Нажмите "Инструменты очистки".

      Нажмите "Архивировать".

      Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем выберите папку, которую хотите заархивировать.Любая подпапка выбранной вами папки включается в этот ручной архив.

      В разделе Архивировать элементы старше введите дату.

      Если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию, в разделе «Архивный файл» нажмите «Обзор», чтобы указать новый файл или расположение. Просмотрите, чтобы найти нужный файл, или введите имя файла, затем нажмите OK. Местоположение целевого файла отображается в поле Архивный файл.

      Установите флажок «Включить элементы с установленным флажком «Не выполнять автоархивацию», чтобы включить любые элементы, которые могут быть по отдельности помечены для исключения из автоматического архивирования. Этот параметр не удаляет это исключение из этих элементов, а вместо этого игнорирует флажок «Не автоархивировать» только для этого архива.

      Отключить автоархивацию

      Если вы хотите архивировать только вручную, необходимо отключить автоархивацию. Сделайте следующее:

      Перейдите на вкладку "Файл".

      Нажмите "Параметры".

      На вкладке "Дополнительно" в разделе "Автоархивация" нажмите "Настройки автоархивации".

      Снимите флажок Запускать автоархивацию каждые n дней.

      Важно! Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.

      Автоархивация, которая включена по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в архив через заданные промежутки времени. Однако вы можете вручную создавать резервные копии и архивировать элементы в указанное вами расположение.

      Примечание. Параметры автоархивации Microsoft Office Outlook 2007 можно настраивать. Вместо того, чтобы создавать резервные копии или архивировать элементы вручную, вы можете обнаружить, что AutoArchive может удовлетворить ваши потребности. Дополнительные сведения см. в разделе Использование автоархивации для резервного копирования или удаления элементов.

      В меню "Файл" выберите "Архив".

      Выберите параметр Архивировать эту папку и все подпапки, а затем укажите дату в разделе Архивировать элементы старше.

      В разделе "Архивный файл" нажмите "Обзор", чтобы указать новый файл или папку, если вы не хотите использовать файл или папку по умолчанию.

      Установите флажок «Включить элементы с установленным флажком «Не автоархивировать», если вы хотите переопределить предыдущий параметр, чтобы не архивировать определенные элементы автоматически. Если вы решите архивировать эти элементы вручную во время этой процедуры, для них снова будет действовать параметр «Не архивировать автоматически», если только вы не отмените этот параметр вручную в будущем.

      Примечание. Outlook автоматически создает другой файл архива для элементов в указанной папке и месте.

      Очистите папку "Входящие" Outlook, отправив в архив все письма, которые вы не хотите удалять, но не хотите видеть прямо сейчас.

      Архивация электронной почты — один из лучших способов сохранить порядок в папке "Входящие". Если вы хотите сделать это в Outlook, вам повезло. Как Outlook для Интернета, так и Outlook для настольных ПК позволяют легко архивировать электронные письма.

      В этом руководстве мы рассмотрим все лучшие способы архивации электронной почты в Microsoft Outlook на вашем компьютере.

      Что такое архив в Outlook?

      В контексте Outlook и электронной почты архив — это, по сути, все электронные письма, которые вы решили хранить отдельно от основного почтового ящика.

      В Outlook для Интернета архивирование электронной почты означает перемещение электронных писем из основной папки "Входящие" в папку "Архив".

      В Outlook для настольных ПК архивирование электронной почты в основном означает перемещение электронной почты из основного PST-файла Outlook в новый PST-файл. Вы можете перемещаться по этому PST-файлу и получать доступ ко всем своим заархивированным электронным письмам в любое время.

      Если вы только начинаете работать с Outlook, сравните Outlook для Интернета и настольного компьютера и посмотрите, какой из них соответствует вашим потребностям.

      Можно ли использовать архив Outlook для всех учетных записей электронной почты?

      Есть два случая, когда вы не можете использовать функцию архивации в Outlook.

      Во-первых, если у вас есть учетная запись электронной почты Exchange Server и ваша организация использует онлайн-архив Microsoft Exchange Server, вы не сможете использовать встроенную функцию архивирования Outlook.

      Во-вторых, если ваш сетевой администратор отключил функцию архивирования, вы также не сможете архивировать свою электронную почту.

      В обоих этих случаях обратитесь за помощью к сетевому администратору вашей организации.

      Как архивировать электронные письма в Outlook для Интернета

      Архивировать электронную почту в Outlook для Интернета проще, чем в настольном приложении. Просто выберите несколько вариантов, и выбранные вами электронные письма будут заархивированы.

      Вот как это сделать:

      Вы можете просмотреть все свои заархивированные электронные письма, нажав Архивировать слева.

      Если вы когда-нибудь захотите переместить заархивированное электронное письмо обратно в основную папку, найдите это электронное письмо в папке "Архив", нажмите на него, нажмите "Переместить в" вверху и выберите, куда вы хотите переместить электронное письмо.

      Как автоматически архивировать электронные письма в Outlook

      В Outlook для настольных ПК вы можете архивировать электронные письма автоматически или вручную. В этом разделе мы расскажем, как использовать функцию автоматического архивирования в Outlook для рабочего стола.

      Автоархивация — это название функции, которая помогает автоматически архивировать ваши электронные письма в приложении Outlook.Эта функция отправляет ваши электронные письма из ваших основных папок в архив по истечении предопределенного периода времени.

      Вы можете настроить различные параметры этой функции, и следующие шаги описывают, как это сделать:

      1. Откройте Outlook на своем компьютере.
      2. Нажмите «Файл» вверху, а затем выберите «Параметры» на левой боковой панели.
      3. Выберите параметр "Дополнительно" слева.
      4. На правой панели найдите AutoArchive и нажмите кнопку AutoArchive Settings.
      5. Отметьте параметр «Выполнять автоархивацию каждый» вверху и укажите, когда эта функция должна запускаться в вашем Outlook.
      6. В разделе "Параметры папки по умолчанию для архивирования" выберите, когда элемент следует архивировать. По сути, вы указываете возраст вашего контента Outlook.
      7. Нажмите «Обзор» и выберите папку назначения для файла архива. Вам нужно сделать это только в том случае, если вам не нравится каталог Outlook PST по умолчанию.
      8. Наконец нажмите OK внизу, чтобы сохранить изменения.

      Если вы когда-нибудь захотите запретить Outlook автоматически архивировать вашу электронную почту, вы можете отключить функцию автоархивации.

      1. Откройте Outlook на своем компьютере.
      2. Нажмите «Файл» вверху и выберите «Параметры» слева.
      3. Выберите параметр "Дополнительно" слева.
      4. На правой панели нажмите "Настройки автоархивации".
      5. Снимите флажок "Выполнять автоархивацию каждые" вверху.
      6. Нажмите "ОК" внизу.

      Как архивировать электронные письма в Outlook вручную

      Чтобы лучше контролировать архивы электронной почты, вы можете вручную архивировать электронные письма в Outlook. Это позволяет отправлять основные электронные письма в архив по мере необходимости.

      Чтобы использовать этот метод:

      1. Откройте Outlook на своем компьютере.
      2. Нажмите «Файл» в левом верхнем углу.
      3. Выберите вкладку "Информация" слева.
      4. Нажмите значок со стрелкой вниз рядом с пунктом "Инструменты" и выберите "Очистить старые элементы".
      5. Появится диалоговое окно, позволяющее настроить архив электронной почты вручную.
      6. Вверху у вас есть два варианта, позволяющих решить, что включить в ваш архив. Выберите тот, который вы хотите использовать.
      7. Выберите папки, которые хотите добавить в архив.
      8. Выберите возраст ваших товаров с помощью календаря.
      9. Нажмите "Обзор" и выберите папку, в которой вы хотите сохранить файл архива Outlook.
      10. Нажмите OK внизу, чтобы начать создание архива электронной почты в Outlook.

      После создания архива полученный файл PST можно переместить куда угодно.

      Как просмотреть архивированные электронные письма в Outlook

      Доступ к заархивированным сообщениям электронной почты в Outlook для настольных ПК так же прост, как и в Outlook для Интернета. Вам просто нужно загрузить файл архива в Outlook, и вы увидите все свои заархивированные электронные письма.

      Вот как импортировать файл архива электронной почты PST в Outlook на вашем компьютере:

      1. Запустите Outlook.
      2. Откройте меню "Файл" вверху.
      3. Выберите «Открыть и экспортировать» на левой боковой панели.
      4. На правой панели нажмите «Открыть файл данных Outlook» во время импорта файла данных PST в программу.
      5. Перейдите к папке, в которой находится файл архива, щелкните файл и нажмите "Открыть" внизу.
      6. Ваш файл должен загрузиться в программу, после чего вы сможете просматривать все свои заархивированные электронные письма.

      Вы можете объединить файлы Outlook PST, если у вас их несколько.

      Наведение порядка в Outlook путем архивирования электронной почты

      Если вы чувствуете себя подавленным, просто глядя на количество писем в папке "Входящие", пришло время избавиться от некоторых из них, отправив их в архив. Используйте описанные выше методы, чтобы переместить менее важные электронные письма в архив, чтобы вы могли работать с теми, которые требуют вашего немедленного внимания.

      Дело в том, что управлять электронной почтой непросто даже профессионалам. Тем не менее, есть несколько советов и приемов, которые помогут упростить работу с электронной почтой.

      Архивация электронной почты


      Вы когда-нибудь замечали, что скорость сканирования вашей учетной записи Microsoft Outlook снизилась до минимума? Базовые функции электронной почты, такие как «Отправить/получить», выглядят немного забавно? Подумайте о том, чтобы проверить размер вашего почтового ящика. Вы можете быть шокированы, узнав, насколько он раздут.

      Для большинства версий Outlook нажмите Файл > Папка > Свойства > Хранилище — или нажмите правой кнопкой мыши. щелкнув любую папку и выбрав Свойства — отобразится общий размер не только выбранной папки, но и всех связанных с ней подпапок.

      Функция автоматического архивирования Outlook настроена на автоматическое резервное копирование удаленных и отправленных элементов, задач и элементов календаря с истекшим сроком действия. Но если вы получаете сотни сообщений в день и не удаляете их или не перемещаете из папки «Входящие», вы рискуете саботировать свою учетную запись.Превышение 2 ГБ в переполненном почтовом ящике — и Outlook действительно начнет работать медленнее.

      Тем не менее решить проблему можно. CMIT Solutions рекомендует вам или вашей команде ИТ-поддержки выполнить пять (5) шагов, описанных ниже, чтобы изменить настройки автоматического архивирования.

      1. Создайте новую локальную папку или файл .pst (личные папки) для хранения архивной почты. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок На моем компьютере в нижней части списка папок и выберите Новая папка. Назовите папку Архивная почта или как-то иначе, легко узнаваемое. В более ранних версиях Outlook можно выбрать Файл>Архивировать и изменить дату в разделе Архивировать элементы старше.

      <р>2. Создайте новое правило архивации. Нажмите Инструменты > Правила, выберите Exchange в разделе На моем компьютере и нажмите значок + внизу окна. Назовите правило осмысленно и узнаваемо, например "120 дней, автоархив".

      <р>3. Определите ограничение по времени и место назначения для сообщений электронной почты, которые можно архивировать. В меню При поступлении нового сообщения измените Дата получения (мы рекомендуем 120–180 дней), а затем измените значение параметра Выполнить следующие действия на определенное действие, например «Переместить сообщение + заархивированное письмо». Установите флажок Включено и нажмите ОК. В более ранних версиях Outlook при нажатии Инструменты>Параметры>Другое>Автоархивация открывается аналогичный набор параметров.

      4. Запустите новое правило для существующих папок электронной почты. Если вы установите новое правило, согласно которому все электронные письма старше шести месяцев будут архивироваться, не позволяйте устаревшим сообщениям, полученным до того, как это правило было реализовано, продолжать засорять вашу папку «Входящие». Выберите предпочитаемую почтовую папку, нажмите Сообщения>Правила>180 дней, автоархивация и терпеливо подождите, пока ваша учетная запись электронной почты реорганизуется. Помните, вам придется выполнять эту функцию для каждой нужной папки; Кроме того, Outlook использует для архивирования «Дату последнего изменения», а не «Дату получения».

      5. Хотите получить доступ к своим заархивированным электронным письмам? Все просто — они ждут вас прямо в левой колонке папок — или под списком файлов .pst на вашем компьютере — со всеми другими вашими почтовыми папками. Ключ? Они больше не занимают место в вашем почтовом ящике.

      Конечно, архивирование не может вылечить все болезни электронной почты. Если вы получаете доступ к своей почте через Outlook Web App, любые электронные письма, заархивированные на вашем локальном компьютере, не будут отображаться в Интернете — их архивирование означает, что они больше не размещены на сервере Exchange. И PST-файл или заархивированная папка, хранящиеся на локальном жестком диске, по-прежнему подвержены катастрофической потере данных, если для них не создана резервная копия в рамках плана резервного копирования и аварийного восстановления (BDR).

      Кроме того, помните, что Outlook не является настоящим решением для архивирования электронной почты. Этот краткий совет просто поможет вам освободить место в хранилище внутри программы, а НЕ обеспечит безопасность вашей электронной почты за счет удаленного резервного копирования или возможности поиска сообщений, накопившихся за годы.

      Чтобы узнать больше о том, как CMIT Solutions может вернуть вашу учетную запись Outlook в боевое пространство и обеспечить непревзойденную безопасность вашей электронной почты, следите за обновлениями во второй части нашего краткого совета по архивированию электронной почты, в котором подробно описаны преимущества CMIT RADAR (быстрое архивирование, обнаружение и Восстановление) на следующей неделе.

      Читайте также: