2) Выберите «Письма и рассылки» и наведите указатель мыши на «Мастер слияния».
3) Нажмите "Мастер слияния".
Откроется боковая панель слияния и спросит нас, над каким типом документа мы работаем.
Вы могли бы сделать конверты, если хотите, но я обнаружил, что печатать конверты не очень хорошо, потому что клапан, который вы лижете и заклеиваете письмо, настолько ребристый, что искажает печать.
Создавать стандартные письма легко, так как обычно вам нужно только ввести имя.
В нижней части боковой панели есть место, куда можно двигаться дальше.
5) Нажмите "Далее": начальный документ
На этом этапе у вас должны быть под рукой этикетки, которые вы собираетесь использовать для своих конвертов. Они понадобятся вам для получения информации о продукте.
6) Нажмите "Параметры ярлыка".
7) Выберите тип вашего принтера.
8) Выберите способ подачи этикеток в пинтер.
9) Выберите тип используемых ярлыков.
10) Выберите продукт этикетки, которая написана на упаковке этикетки.
Теперь мы собираемся найти базу данных, которую вы хотите использовать для ярлыков.
13) Нажмите "Обзор".
Найдите базу данных, которую вы собираетесь использовать для слияния. В этом примере база данных называется database.mdb и расположена на рабочем столе.
15) Выберите таблицу MailMerge. Эта таблица была создана в разделе Как создать источник данных из двух таблиц Access.
Должны быть перечислены все получатели.
Вы можете просмотреть список и снять отметку с тех, кого вы не хотите.
Вы можете отсортировать поля любого столбца, выбрав стрелку вниз рядом с заголовком столбца.
18) Нажмите "Далее: расставьте ярлыки"
<тр>
Перед выполнением шага 19 убедитесь, что курсор находится на первой пустой метке — той, в которой нет >.
19) Выберите Блок адреса.
20) Выберите формат отображения имени.
21) Если названия компании нет, снимите этот флажок.
22) Оставьте этот флажок отмеченным
23) Если в ваших ярлыках есть иностранные страны, установите флажок Всегда включать страну/регион в адрес.
Кнопка Match Fields полезна для обеспечения правильного сопоставления данных с данными в таблице слияния. Он также покажет вам другие поля, которые вы могли бы использовать в метках.
Теперь мы хотим скопировать макет первой этикетки на другие этикетки.
25) Нажмите Обновить все ярлыки.
26) Нажмите Далее: Предварительный просмотр этикеток
Теперь лист этикеток на экране изменится на что-то вроде этого.
27) Нажмите "Далее": завершить объединение
<тр>
Подготовьте листы с этикетками.
Вопросы или комментарии? Связаться с нами
Устранение неполадок:
Если эта процедура не помогла вам, проверьте свою базу данных Access и убедитесь, что в полях есть данные или что они содержат правильные данные.
Навигация
Немного о нас
Cornerstone Software начала свою деятельность в 1998 году как компания, занимающаяся компьютерным программированием. После завершения нескольких программ, которые работали с веб-серверами, ее расширение привело как к разработке программного обеспечения, так и к дизайну веб-сайтов. Сегодня Cornerstone Software предлагает веб-дизайн и разработку программного обеспечения на многих языках и платформах
Недавняя работа.
Слияние почты — отличный способ заставить данные Access работать. В этом видео показано, как создать стандартное типовое письмо в Microsoft Word, начав с команды Word Merge в Access. Или, если хотите, ознакомьтесь с основными шагами под видео.
Примечание. Это видео было записано с помощью Access 2013, но те же основные шаги применимы к Access 2010, Access 2016 и версии Access по подписке.
В видео
Вот общая процедура создания слияния Word из Access:
Откройте базу данных Access, содержащую адреса, которые вы хотите объединить с Word.
Если панель навигации не открыта, нажмите F11, чтобы открыть ее.
Выберите таблицу или запрос, содержащий адреса. Если поля адреса разбросаны по нескольким таблицам, создайте простой запрос на выборку, содержащий нужные поля, и выберите этот запрос для операции слияния.
На вкладке "Внешние данные" в группе "Экспорт" нажмите "Объединение слов".
Откроется диалоговое окно мастера слияния Microsoft Word.
Выберите, хотите ли вы, чтобы мастер связал ваши адресные данные с существующим документом Word или начал с нового пустого документа.
Word запускается и отображает вкладку "Рассылки" и панель "Слияние".
Выполните шаги мастера, нажимая ссылки "Далее" и "Назад" в нижней части панели слияния.
На шаге 3 мастера вам не нужно будет выбирать список получателей. Это было определено, когда вы выбрали его в Access. Однако вы можете уточнить список, щелкнув Изменить список получателей. В открывшемся окне вы можете удалить отдельных получателей из объединения, применить фильтры, отсортировать список и т. д.
На шаге 4 мастера напишите письмо (если вы не работаете с существующим документом).
Поместите курсор в документ, где вы хотите, чтобы данные адреса отображались, и нажмите Блок адреса, Строка приветствия или Дополнительные элементы на панели слияния, чтобы вставить данные доступа в документ. В появившихся полях выберите нужный формат и нажмите «Сопоставить поля», чтобы убедиться, что поля сопоставляются правильно.
На шаге 5 мастера нажмите кнопку "Далее" (>>) и "Назад" (
На шаге 6 мастера нажмите «Печать» и выберите нужные параметры печати.
Сохраните и закройте документ Word.
Если вам нужно вернуться и изменить какие-либо параметры слияния после завершения работы мастера, все операции доступны на вкладке «Рассылки» в Word.
Если вы вносите изменения в структуру базы данных Access, вам может потребоваться настроить некоторые параметры слияния в Word, чтобы слияние снова работало правильно.
Мастер слияния предназначен для работы с данными почтовых адресов. Однако вы можете использовать функцию слияния почты для объединения любых данных с Word, таких как инвентарные записи, задачи или все, что вы храните в Access.
Для получения более подробной информации о функциях слияния почты Word см. следующие статьи:
Объедините Access 2016 с Word, чтобы адресовать конверты списку людей.
Слияние писем позволяет адресовать конверты всем лицам в таблице или запросе.
В следующем примере мы рассмотрим процесс настройки конвертов с именами и адресами, чтобы они были готовы к печати и отправке по почте.
Запустите мастер рассылки
Выберите таблицу или запрос, содержащий список имен и адресов.
Нажмите «Объединение слов» в группе «Импорт и связь» на вкладке «Внешние данные» на ленте.
Выберите вариант документа
Выберите, хотите ли вы связать данные с существующим документом или создать новый документ.
Для этого примера мы создадим новый документ с нуля.
Нажмите "Создать новый документ", а затем свяжите с ним данные.
Переключиться на Microsoft Word
В этот момент Microsoft Word должен быть открыт и мигать на панели задач.
Нажмите кнопку Microsoft Word на панели задач, чтобы открыть Word.
Выберите тип документа
Выберите тип документа, над которым хотите работать.
Для этого примера мы делаем слияние, чтобы мы могли помещать имена и адреса в конверты.
Поэтому выберите Конверты в мастере слияния в правой части экрана.
Нажмите "Далее": начальный документ
Выберите размер конверта и другие параметры
Выберите «Изменить макет документа», затем нажмите «Параметры конверта». чтобы открыть диалоговое окно «Параметры конверта».
Когда закончите, нажмите OK.
Просмотреть и продолжить
Теперь выбран вариант Использовать текущий документ.
Конверт теперь отображается в относительных пропорциях к выбранному вами размеру.
Убедитесь, что все выглядит правильно, и нажмите "Далее: выберите получателей для продолжения".
Выбрать получателей
Здесь вы можете выбрать получателей. Однако Word распознает, что мы уже используем таблицу из Access, поэтому теперь выбран параметр «Использовать существующий список» со сведениями, перечисленными ниже.
Убедитесь, что все выглядит правильно, и нажмите "Далее: упорядочите конверт", чтобы продолжить.
Расположить конверт
Нажмите на конверт, где должен находиться адресный блок.
Затем нажмите Блок адреса. в мастере рассылки писем.
Вставить блок адреса
Используйте это диалоговое окно, чтобы определить, как поля будут отображаться на конверте.
В зависимости от того, как устроена ваша база данных, вы можете выбрать Вставить имя получателя в этом формате и Вставить почтовый адрес .
Однако, если окно предварительного просмотра конверта пустое (как в этом примере), вам нужно будет сопоставить поля.
Чтобы сопоставить поля, нажмите «Сопоставить поля». .
Поля сопоставления
Используйте это диалоговое окно, чтобы сопоставить поля на конверте с полями из вашей базы данных.
Используйте раскрывающийся список, чтобы выбрать поле из базы данных, соответствующее полю слева.
В этом примере есть только одно обязательное поле (Компания). Мы можем использовать имя клиента из нашей базы данных для этого поля (в нашей базе данных есть только одно поле для имени клиента). Если бы мы выбрали «Вставить имя получателя» и «Вставить почтовый адрес» в предыдущем диалоговом окне, было бы гораздо больше обязательных полей, некоторые из которых не имеют соответствующих полей в нашей базе данных. Таким образом, отменив выбор этой опции на предыдущем шаге, мастер станет менее ограничивающим, и мы сможем продолжить, сопоставив некоторые необязательные поля.
Если вы окажетесь в похожей ситуации и планируете выполнять слияние почты в будущем, вы можете установить флажок Запомнить это сопоставление для этого набора источников данных на этом компьютере, чтобы избавить вас от необходимости вручную сопоставлять поля каждый раз.
Нажмите "ОК", когда вы сопоставите нужные поля.
Просмотрите и закройте диалоговое окно
Теперь в предварительном просмотре конверта отображается адрес из нашего списка.
Убедитесь, что он отображается в правильном формате. При необходимости используйте маленькие стрелки для перехода по списку.
Вы также заметите, что теперь установлен флажок Вставить почтовый адрес.
Нажмите "ОК", чтобы продолжить.
Просмотреть и продолжить
Диалоговое окно закрылось, и теперь мы вернулись к шагу «Упорядочить конверт».
Нажмите «Далее». Чтобы продолжить, просмотрите конверты.
Предварительный просмотр конвертов
В конверте предварительного просмотра теперь отображаются настоящие имена и адреса из нашей базы данных, точно так же, как они будут отображаться при отправке по почте.
Вы можете использовать маленькие кнопки со стрелками для перемещения по списку, чтобы увидеть, как отображаются другие записи.
Одним из преимуществ использования Access для управления данными является возможность использовать преимущества других программ Microsoft Office, когда вам нужны их определенные функции. Например, вы можете использовать Microsoft Word для написания писем или сообщений электронной почты и персонализировать их с помощью данных из Access при слиянии.
НАПИСАТЬ ПИСЬМО
Начните с создания письма или сообщения в Microsoft Word. Например, компания Mike’s Music запланировала вечеринку и большую распродажу в честь Дня независимости США и разослала письмо клиентам и другим лицам из своей базы данных (см. рис. 1). В письме сообщалось о событии и других деталях. Он также включал таблицу из двух столбцов с невидимыми границами, в которой указан адрес Mike’s Music в одном столбце, а имя и адрес клиента — в другом.
Под адресами находился дополнительный текст, который отображался только в том случае, если выполнялось определенное условие. Письмо также содержало графику и изображения. Преимущество использования Word для написания письма заключается в том, что его легко заставить выглядеть так, как вы хотите.
ДАННЫЕ В ДОСТУПНОМ
Создайте в Access запрос или временную таблицу, содержащую данные, которые вы хотите включить в письмо. Первоначально Майк сделал запрос под названием «qMAILMerge», который содержал все поля, на которые ему нужно было ссылаться. Однако в Word запрос не отображался в списке объектов для слияния. Ему пришлось вернуться в Access и создать временную таблицу (Mail_Merge) из созданного им запроса и использовать ее вместо этого, поскольку Word покажет все таблицы, но не обязательно все запросы при выборе источника данных.
Майк включил в свою таблицу несколько полей:
WhoTo: имя, используемое в приветствии.
NameFirstLast: имя для использования в адресном блоке
MailAddress: почтовый адрес (с разрывами строк)
TextNbr: целое число (0, 1 или 2), указывающее, будет ли печататься условный текст.
ДОКУМЕНТ ОБЪЕДИНЕНИЯ
После настройки данных вернитесь к документу Word и начните слияние. Перейдите в «Рассылки», «Начать слияние», «Пошаговый мастер слияния». Откроется панель слияния. Выполните следующие действия:
Выберите тип документа. Выберите «Письма» (по умолчанию), чтобы отправлять письма группе людей. Нажмите "Далее".
Выбор получателей. Выберите «Использовать существующий список» (по умолчанию), затем нажмите «Обзор», чтобы открыть диалоговое окно «Выбор источника данных».
Выберите источник данных. Перейдите к базе данных Access (например, StoreContacts.accdb) и нажмите "Открыть".
Выбрать таблицу. Появится диалоговое окно со списком таблиц и запросов в базе данных. Выберите правильную таблицу или запрос.
После определения источника данных следующим шагом будет добавление полей слияния в документ Word. Поместите курсор в адресный блок, где будет находиться имя. На ленте нажмите «Вставить поле слияния», чтобы увидеть список имен полей. Выберите NameFirstLast, и Word добавит > в документ.Переместите курсор на следующую строку и вставьте поле MailAddress. Наконец, вставьте поле WhoTo в приветствие.
Теперь самое сложное — условный текст внизу. Мероприятие Майка включало частную вечеринку и кемпинг для определенных клиентов и друзей, поэтому он хотел включить условные текстовые блоки в письма для соответствующих приглашенных.
Для этого необходимо написать оператор IF в документе Word. Для этого необходимо увидеть коды полей. Перейдите в «Файл», «Параметры», «Дополнительно». В разделе «Показать содержимое документа» установите флажок «Показывать коды полей вместо их значений». Нажмите "ОК".
Поместите курсор в конец документа и нажмите Ctrl+F9, чтобы добавить поле. Word добавит пустой набор скобок, также называемых фигурными скобками, с двумя пробелами между ними. Щелкните внутри фигурных скобок и поместите курсор после первого пробела. Затем добавьте if > 1 “ ” ” ” между фигурными скобками. Чтобы получить < MERGEFIELD TextNbr>, перейдите к пункту «Вставить поле слияния» и выберите TextNbr.
В первый набор кавычек включите текст, который вы хотите отобразить, если формула верна. Если оставить второй набор кавычек пустым, это означает, что ничего не будет отображаться, если формула неверна. Например, для текста события кемпинга конечным результатом в Word будет < if < MERGEFIELD TextNbr >> 1 «Принесите спальный мешок, если хотите разбить лагерь». ” ” > .
Убедитесь, что между всем есть пробелы! Пробел — это разделитель в фигурных скобках поля, аналогичный запятой в формуле Excel.
ЗАВЕРШЕНИЕ СЛИЯНИЯ
Чтобы увидеть результаты, вернитесь в меню «Файл», «Параметры», «Дополнительно» и отключите отображение кодов полей. Затем перейдите в «Рассылки», «Предварительный просмотр результатов». Просмотрите записи, чтобы выборочно проверить результаты.
Если все выглядит хорошо, нажмите «Готово и объединить» на ленте. Выберите «Редактировать отдельные документы», затем «Все записи». В результате объединения будет создан новый документ Word.
СФ ГОВОРИТ
Используйте Microsoft Word для написания писем, а затем персонализируйте их с помощью данных из Microsoft Access, выполнив слияние.
