Добавление данных в электронную таблицу Excel
Обновлено: 21.11.2024
В этих разделах описываются требования, параметры и процедуры использования файлов Microsoft Excel в качестве источника данных.
Параметры загрузки файлов Excel в BI Publisher
Чтобы использовать файл Microsoft Excel в качестве источника данных, у вас есть два варианта предоставления файла в BI Publisher.
Поместите файл в каталог, указанный вашим администратором в качестве источника данных. См. раздел Настройка подключения к файловому источнику данных в Руководстве администратора для Oracle Business Intelligence Publisher.
Загрузить файл в модель данных из локального каталога.
О поддерживаемых файлах Excel
Поддержка файлов Microsoft Excel в качестве типа набора данных в Oracle BI Publisher соответствует определенным рекомендациям.
Сохраняйте файлы Microsoft Excel в формате книги Excel 97-2003 (*.xls) с помощью Microsoft Excel. Файлы, созданные сторонним приложением или библиотекой, не поддерживаются.
Исходный файл Excel может содержать один или несколько листов.
Каждый рабочий лист может содержать одну или несколько таблиц. Таблица – это блок данных, расположенный в непрерывных строках и столбцах листа.
В каждой таблице Oracle BI Publisher всегда считает первую строку заголовком таблицы.
Первая строка под строкой заголовка не должна быть пустой и используется для определения типа столбца таблицы. Тип данных в таблице может быть числовым, текстовым или датой/временем.
Если на одном листе существует несколько таблиц, таблицы должны быть идентифицированы с помощью имени, чтобы BI Publisher мог распознать каждую из них. См. Доступ к нескольким таблицам на листе.
Если все таблицы в файле Excel не имеют имен, распознаются и извлекаются только данные из первой таблицы.
При создании набора данных BI Publisher усекает все конечные нули после десятичной точки для чисел во всех случаях. Чтобы сохранить конечные нули в окончательном отчете, вы должны применить маску формата в своем шаблоне для отображения нулей. Дополнительную информацию о масках формата см. в разделе Форматирование чисел, дат и денежных единиц в Руководстве дизайнера отчетов для Oracle Business Intelligence Publisher.
Параметры с одним значением поддерживаются, но параметры с несколькими значениями не поддерживаются.
Доступ к нескольким таблицам на листе
Если рабочий лист Excel содержит несколько таблиц, которые вы хотите включить в качестве источников данных, вы должны определить имя для каждой таблицы в Excel.
Определяемое вами имя должно начинаться с префикса: BIP_ , например, BIP_SALARIES .
- Вставьте таблицу в Excel.
- Выполните одно из следующих действий:
- В Excel 2003 выберите таблицу. В меню «Вставка» нажмите «Имя», а затем «Определить». Введите имя с префиксом BIP_ .
- В Excel 2007 выберите таблицу. На вкладке «Формулы» в группе «Определенные имена» нажмите «Определить имя» и введите имя в поле «Имя». Введенное имя отображается в строке формул.
Например, вы можете использовать команду "Определить имя" в Microsoft Excel 2007, чтобы назвать таблицу BIP_Salaries .
Использование файла Microsoft Excel, хранящегося в источнике данных каталога файлов
Создавайте наборы данных, используя файлы Microsoft Excel, хранящиеся в файловых каталогах.
Обратите внимание, что для включения параметров в набор данных необходимо сначала определить параметры, чтобы они были доступны для выбора при определении набора данных. См. Добавление параметров и списков значений.
Тип набора данных Excel поддерживает одно значение для каждого параметра. Он не поддерживает множественный выбор параметров.
Чтобы создать набор данных с помощью файла Microsoft Excel из источника данных каталога файлов:
- Нажмите кнопку панели инструментов «Новый набор данных» и выберите «Файл Microsoft Excel» . Откроется диалоговое окно «Новый набор данных — файл Microsoft Excel».
- Введите имя для этого набора данных.
- Нажмите «Общие», чтобы включить список источников данных.
- Выберите источник данных, в котором находится файл Microsoft Excel.
- Справа от поля «Имя файла» щелкните значок обзора, чтобы найти файл Microsoft Excel в каталогах источников данных. Выберите файл.
- Если файл Excel содержит несколько листов или таблиц, выберите соответствующее имя листа и имя таблицы для этого набора данных, как показано ниже.
Загрузка файла Microsoft Excel, хранящегося локально
Чтобы использовать локальный файл Microsoft Excel в качестве источника данных, его необходимо сначала загрузить.
Обратите внимание, что для включения параметров в набор данных необходимо сначала определить параметры, чтобы они были доступны для выбора при определении набора данных. См. Добавление параметров и списков значений.
Тип набора данных Excel поддерживает одно значение для каждого параметра. Он не поддерживает множественный выбор параметров.
Чтобы создать набор данных, используя файл Microsoft Excel, хранящийся локально:
- Нажмите кнопку панели инструментов «Новый набор данных» и выберите «Файл Microsoft Excel».Откроется диалоговое окно «Создать набор данных — Excel».
- Введите имя для этого набора данных.
- Выберите Local, чтобы активировать кнопку загрузки.
- Нажмите значок «Загрузить», чтобы найти и загрузить файл Microsoft Excel из локального каталога. Если файл был загружен в модель данных, он доступен для выбора в списке Имя файла.
- Если файл Excel содержит несколько листов или таблиц, выберите соответствующее имя листа и имя таблицы для этого набора данных, как показано ниже.
Обновление и удаление загруженного файла Excel
Вы можете обновлять и удалять загруженные локальные файлы Excel.
После загрузки файл отображается на панели "Свойства" модели данных в области "Вложения", как показано ниже.
Информацию об панели свойств см. в разделе Настройка свойств модели данных.
Чтобы обновить локальный файл в модели данных:
Нажмите "Модель данных" на панели компонентов, чтобы просмотреть страницу "Свойства".
В области вложения на странице найдите файл в списке файлов данных.
В диалоговом окне "Загрузить" найдите и загрузите последнюю версию файла. Файл должен иметь то же имя, иначе он не заменит старую версию.
У вас есть несколько вариантов ввода данных вручную в Excel. Вы можете вводить данные в одну ячейку, в несколько ячеек одновременно или сразу на несколько листов. Вводимые данные могут быть числами, текстом, датами или временем. Вы можете форматировать данные различными способами. Кроме того, есть несколько параметров, которые можно изменить, чтобы упростить ввод данных.
В этом разделе не объясняется, как использовать форму данных для ввода данных на лист. Дополнительные сведения о работе с формами данных см. в разделе Добавление, изменение, поиск и удаление строк с помощью формы данных.
Важно! Если вы не можете вводить или редактировать данные на листе, возможно, он был защищен вами или кем-то другим для предотвращения случайного изменения данных. На защищенном листе вы можете выбирать ячейки для просмотра данных, но вы не сможете вводить информацию в заблокированные ячейки. В большинстве случаев не следует снимать защиту с рабочего листа, если у вас нет на это разрешения от лица, создавшего его. Чтобы снять защиту листа, нажмите «Снять защиту листа» в группе «Изменения» на вкладке «Рецензирование». Если при применении защиты рабочего листа был установлен пароль, необходимо сначала ввести этот пароль, чтобы снять защиту с рабочего листа.
На листе щелкните ячейку.
Введите цифры или текст, которые вы хотите ввести, а затем нажмите клавишу ВВОД или TAB.
Чтобы ввести данные в новую строку внутри ячейки, введите разрыв строки, нажав ALT+ВВОД.
На вкладке "Файл" нажмите "Параметры".
Только в Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Параметры Excel.
Нажмите "Дополнительно", а затем в разделе "Параметры редактирования" установите флажок "Автоматически вставлять десятичную точку".
В поле "Места" введите положительное число для цифр справа от десятичной точки или отрицательное число для цифр слева от десятичной точки.
Например, если вы введете 3 в поле "Места", а затем введете 2834 в ячейку, значение будет отображаться как 2,834. Если вы введете -3 в поле Places, а затем наберете 283, значение будет 283000.
На листе щелкните ячейку и введите нужное число.
Данные, которые вы вводили в ячейки до выбора параметра "Фиксированное десятичное число", не затрагиваются.
Чтобы временно переопределить параметр "Фиксированное десятичное число", введите десятичную точку при вводе числа.
На листе щелкните ячейку.
Введите дату или время следующим образом:
Чтобы ввести дату, используйте косую черту или дефис для разделения частей даты; например, введите 5 сентября 2002 г. или 5 сентября 2002 г.
Чтобы ввести время в 12-часовом формате, введите время, затем пробел, а затем введите a или p после времени; например, 9 часов вечера. В противном случае Excel вводит время как AM.
Чтобы ввести текущую дату и время, нажмите Ctrl+Shift+; (точка с запятой).
Чтобы ввести дату или время, которые останутся текущими при повторном открытии листа, вы можете использовать функции СЕГОДНЯ и СЕЙЧАС.
Когда вы вводите дату или время в ячейку, они отображаются либо в формате даты или времени по умолчанию для вашего компьютера, либо в формате, который применялся к ячейке до ввода даты или времени. Формат даты или времени по умолчанию основан на настройках даты и времени в диалоговом окне «Язык и региональные стандарты» («Панель управления», «Часы», «Язык» и «Регион»). Если эти настройки на вашем компьютере были изменены, даты и время в ваших книгах, которые не были отформатированы с помощью команды «Формат ячеек», отображаются в соответствии с этими настройками.
Выберите ячейки, в которые вы хотите ввести одинаковые данные. Ячейки не обязательно должны быть смежными.
В активной ячейке введите данные и нажмите Ctrl+Enter.
Вы также можете ввести одни и те же данные в несколько ячеек, используя маркер заполнения для автоматического заполнения данных в ячейках листа.
Сделав несколько рабочих листов активными одновременно, вы можете вводить новые данные или изменять существующие данные на одном из рабочих листов, и изменения применяются к одним и тем же ячейкам на всех выбранных рабочих листах.
Перейдите на вкладку первого рабочего листа, содержащего данные, которые вы хотите изменить. Затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкайте вкладки других рабочих листов, в которых вы хотите синхронизировать данные.
Примечание. Если вы не видите нужную вкладку рабочего листа, нажимайте кнопки прокрутки вкладок, чтобы найти лист, а затем щелкните его вкладку. Если вы по-прежнему не можете найти нужные вкладки рабочего листа, возможно, вам придется развернуть окно документа.
На активном листе выберите ячейку или диапазон, в котором вы хотите изменить существующие или ввести новые данные.
В активной ячейке введите новые данные или отредактируйте существующие данные, а затем нажмите клавишу ВВОД или Tab, чтобы переместить выделение в следующую ячейку.
Изменения применяются ко всем выбранным вами листам.
Повторяйте предыдущий шаг, пока не закончите ввод или редактирование данных.
Чтобы отменить выбор нескольких рабочих листов, щелкните любой невыбранный рабочий лист. Если невыбранный лист не отображается, можно щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку выбранного листа и выбрать команду Разгруппировать листы.
Когда вы вводите или редактируете данные, изменения затрагивают все выбранные рабочие листы и могут непреднамеренно заменить данные, которые вы не хотели изменять. Чтобы избежать этого, вы можете просматривать все рабочие листы одновременно, чтобы выявить потенциальные конфликты данных.
На вкладке "Вид" в группе "Окно" нажмите "Новое окно".
Переключитесь в новое окно и щелкните лист, который хотите просмотреть.
Повторите шаги 1 и 2 для каждого рабочего листа, который вы хотите просмотреть.
На вкладке "Вид" в группе "Окно" нажмите "Упорядочить все", а затем выберите нужный вариант.
Чтобы просматривать рабочие листы только в активной книге, в диалоговом окне "Упорядочить окна" установите флажок "Окна активной книги".
В Excel есть несколько параметров, которые можно изменить, чтобы упростить ввод данных вручную. Некоторые изменения влияют на все книги, некоторые — на весь лист, а некоторые — только на указанные вами ячейки.
Изменить направление клавиши Enter
Когда вы нажимаете Tab для ввода данных в несколько ячеек подряд, а затем нажимаете Enter в конце этой строки, по умолчанию выбор перемещается в начало следующей строки.
Нажатие Enter перемещает выделение на одну ячейку вниз, а нажатие Tab перемещает выделение на одну ячейку вправо. Вы не можете изменить направление перемещения для клавиши Tab, но можете указать другое направление для клавиши Enter. Изменение этого параметра влияет на весь рабочий лист, любые другие открытые рабочие листы, любые другие открытые рабочие книги и все новые рабочие книги.
На вкладке "Файл" нажмите "Параметры".
Только в Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Параметры Excel.
В категории "Дополнительно" в разделе "Параметры редактирования" установите флажок "После нажатия Enter" переместить выделение, а затем выберите нужное направление в поле "Направление".
Изменить ширину столбца
Нажмите ячейку, для которой вы хотите изменить ширину столбца.
На вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат".
В разделе Размер ячейки выполните одно из следующих действий:
Чтобы уместить весь текст в ячейке, нажмите "Автоподбор ширины столбца".
Чтобы указать большую ширину столбца, нажмите "Ширина столбца", а затем введите нужную ширину в поле "Ширина столбца".
Примечание. В качестве альтернативы увеличению ширины столбца можно изменить формат этого столбца или даже отдельной ячейки. Например, вы можете изменить формат даты, чтобы дата отображалась только как месяц и день (формат «мм/дд»), например, 31 декабря, или представляла число в научном (экспоненциальном) формате, например 4E+08.
Перенос текста в ячейку
Вы можете отображать несколько строк текста внутри ячейки, перенося текст. Перенос текста в ячейке не влияет на другие ячейки.
Нажмите на ячейку, в которую вы хотите поместить текст.
На вкладке "Главная" в группе "Выравнивание" нажмите "Перенос текста".
Примечание. Если текст представляет собой длинное слово, символы не будут переноситься (слово не будет разделено); вместо этого вы можете расширить столбец или уменьшить размер шрифта, чтобы увидеть весь текст. Если весь текст не виден после переноса текста, возможно, вам придется отрегулировать высоту строки.На вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат", а затем в разделе "Размер ячейки" нажмите "Автоподбор строки".
Дополнительную информацию об переносе текста см. в статье Перенос текста в ячейку.
Изменить формат числа
В Excel формат ячейки отличается от данных, хранящихся в ячейке. Эта разница в отображении может иметь значительный эффект, когда данные являются числовыми. Например, если число, которое вы вводите, округляется, обычно округляется только отображаемое число. В вычислениях используется фактическое число, хранящееся в ячейке, а не отображаемое отформатированное число. Следовательно, расчеты могут оказаться неточными из-за округления в одной или нескольких ячейках.
После того, как вы введете числа в ячейку, вы можете изменить формат их отображения.
Нажмите ячейку, содержащую числа, которые вы хотите отформатировать.
На вкладке "Главная" в группе "Число" щелкните стрелку рядом с полем "Числовой формат" и выберите нужный формат.
Чтобы выбрать числовой формат из списка доступных форматов, нажмите «Другие числовые форматы», а затем выберите нужный формат в списке «Категория».
Отформатировать число как текст
Числа, которые не должны рассчитываться в Excel, например номера телефонов, можно отформатировать как текст, применив текстовый формат к пустым ячейкам перед вводом чисел.
Выберите пустую ячейку.
На вкладке "Главная" в группе "Число" щелкните стрелку рядом с полем "Числовой формат" и выберите "Текст".
Введите нужные числа в отформатированную ячейку.
Числа, которые вы ввели до того, как применили текстовый формат к ячейкам, должны быть введены снова в отформатированные ячейки. Чтобы быстро повторно ввести числа в виде текста, выберите каждую ячейку, нажмите клавишу F2, а затем нажмите клавишу ВВОД.
Нужна дополнительная помощь?
Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.
Если вы управляете данными в нескольких электронных таблицах Excel, вы можете использовать мастер консолидации данных, чтобы объединить данные из нескольких электронных таблиц или книг в один мастер-лист. Мастер консолидации данных позволяет объединять данные по положению ячейки или по имени категории. Если во всех электронных таблицах используются одни и те же заголовки категорий, вы можете объединить данные по имени категории независимо от того, где категории и данные расположены в электронных таблицах. Вы также можете перетащить мышью, чтобы выбрать нужные ячейки для объединения в мастере, чтобы ссылаться на ячейки только по положению, независимо от имени категории или типа данных.
Создать главную электронную таблицу
Вам часто требуется, чтобы Excel объединял данные из нескольких электронных таблиц с похожими данными. Это часто полезно для объединения данных о продажах из нескольких источников, объединения записей из табелей учета рабочего времени сотрудников или консолидации данных из ответов на опросы.
Какой бы ни была причина, вы можете объединить данные из одной электронной таблицы Excel в другую с помощью мастера консолидации данных Excel. Если вам нужно объединить всего несколько электронных таблиц, а заголовки и порядок столбцов идентичны, вы также можете просто скопировать и вставить данные в мастер-лист, хотя лист не будет автоматически обновляться при изменении других.
Использовать мастер консолидации данных Excel
Откройте первую таблицу
Откройте Excel, а затем откройте первую из таблиц, которые необходимо объединить. Электронная таблица может находиться в той же книге или в другом файле книги. В идеале процесс консолидации должен быть простым, открывая все электронные таблицы для объединения в одной книге или файле Excel, но это не всегда возможно в зависимости от того, как создаются листы
Создать главную электронную таблицу
Нажмите «Файл», а затем нажмите «Создать», чтобы создать пустую электронную таблицу. Эта пустая таблица будет «главной» и будет содержать объединенные данные из ваших открытых таблиц.
Нажмите на первую ячейку
Нажмите верхнюю левую ячейку в основной электронной таблице, где будут начинаться данные из первой электронной таблицы.
Запустите мастер консолидации данных
Перейдите на вкладку «Данные» в меню ленты Excel, а затем нажмите «Консолидировать» в разделе «Инструменты данных». Запустится мастер консолидации данных.
Выберите функцию для использования
Нажмите раскрывающийся список «Функция», а затем нажмите «Сумма», если вы просто хотите воспроизвести исходные данные на мастер-листе. Вы также можете щелкнуть другую функцию, чтобы выполнить расчет данных при объединении листов.
Перейти к первой электронной таблице
Нажмите кнопку "Обзор" и перейдите к книге, содержащей первую таблицу для объединения. Это необходимо, только если таблица находится в другой книге. Щелкните файл, а затем нажмите «ОК». Путь к файлу добавляется к ссылкам на ячейки для слияния.Вот почему открытие всех электронных таблиц в одной книге упрощает процесс. Если все электронные таблицы находятся в одной книге, указывать путь к файлу в поле «Ссылки» необязательно.
Выберите способ объединения
Установите флажок «Верхняя строка», чтобы объединить категории, перечисленные в верхней строке. Выберите параметр «Левый столбец», если категории перечислены в левой части таблицы в заголовках строк. Чтобы объединить по положению, а не по категории, оставьте флажки «Верхний ряд» и «Левый столбец» пустыми.
Выберите нужные данные
Нажмите первую ячейку в первой электронной таблице, которую нужно объединить, а затем перетащите курсор на все ячейки, которые нужно объединить. Ссылка обновляется выбранными ячейками в поле «Ссылка» диалогового окна «Консолидация данных». Обратите внимание, что вы можете нажать кнопку «Свернуть/развернуть» справа от поля «Ссылка», чтобы свернуть диалоговое окно, чтобы вы могли легко получить доступ к электронной таблице. Нажмите кнопку еще раз, чтобы восстановить диалоговое окно.
Нажмите кнопку "Добавить"
Нажмите кнопку «Добавить». Ссылки добавляются в мастер.
Добавить больше таблиц
Нажмите «Обзор», а затем перейдите ко второй электронной таблице, если она находится в другой книге. Щелкните лист, а затем нажмите "ОК".
Выбрать дополнительные данные
Перетащите курсор на блок данных, чтобы объединить его со второй электронной таблицей, а затем нажмите «Добавить». Ссылки со второго листа добавляются в мастер.
Обновить со всеми таблицами
Повторите открытие каждой электронной таблицы, а затем выберите данные для объединения. Нажмите кнопку «Добавить» в мастере консолидации данных, чтобы добавить ссылки. После того, как все ссылки из всех электронных таблиц будут перечислены в мастере консолидации данных, нажмите «ОК». Данные из выбранных электронных таблиц объединяются в основной лист. Обязательно сохраните мастер-лист после объединения всех данных.
Диалоговое окно «Консолидация данных» содержит параметр «Создать ссылки на исходные данные». Если выбран этот параметр, объединенные данные включают ссылки на данные в исходной электронной таблице. При обновлении исходной электронной таблицы объединенная электронная таблица обновляется автоматически, подобно сводной таблице Excel.
Примечание. Вы также можете добавить функцию в ячейку, набрав =. Чтобы узнать, какие функции доступны, см. список функций электронных таблиц Google.
Настройте таблицу
Выберите ячейки в электронной таблице, а затем отформатируйте их с помощью параметров панели инструментов.
| Отменить или повторить последние изменения или распечатать электронную таблицу. | |
| Скопировать форматирование из любого текста и применить его к другому выделение текста. | |
| Форматируйте данные в денежном выражении или процентах, измените десятичные разряды и т. д. | |
| Arial | 10 | Изменить шрифт или размер шрифта. |
| Выделить текст полужирным или курсивом, зачеркнуть текст или изменить цвет текста. | |
| Добавить или изменить цвет ячеек. | |
| Добавить или изменить границы ячеек. | |
| Объединить ячейки. | |
| Изменить выравнивание текста, способ переноса текста или повернуть текст. | |
| Вставить ссылки, комментарии или диаграммы. | |
| Отфильтруйте данные. | |
| Добавьте функции. |