Что такое макросы в Excel

Обновлено: 02.07.2024

Макросы позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи в Microsoft Excel. Некоторые задачи необходимо выполнять несколько раз, и повторение всех действий потребует времени. В таких случаях макросы помогают автоматизировать эти задачи.

Макрос — это набор действий, которые мы можем запускать столько раз, сколько необходимо для выполнения конкретной задачи. При создании макроса щелкает вся мышь, а нажатия клавиш записываются.

Например: предположим, что за каждый месяц нужно создать отчет для всех учителей школы. Поскольку это повторяющаяся задача, здесь могут вступить в действие макросы.

Как записать макрос?

В группе «Код» находится инструмент «Запись макросов». Нажмите на нее.

При выборе макроса открывается диалоговое окно, содержащее следующие параметры для заполнения.

В диалоговом окне введите имя макроса в поле Имя макроса. Однако нельзя использовать пробел в имени макроса для разделения слов, для этой цели можно использовать символ подчеркивания (_). Пример: Имя_макроса.

После заполнения диалогового окна нажмите "ОК".
После нажатия кнопки "ОК" макрос Excel записывает набор операций, выполняемых пользователем.
После завершения работы на вкладке «Разработчик» можно увидеть параметр «Остановить запись». При нажатии на которую запись останавливается, а созданный макрос сохраняется.

Как запустить макрос?

Существуют различные методы запуска макроса. Некоторые методы обсуждаются здесь, в этой статье.

<р>1. Запустите макрос, нажав на фигуру

Один из самых простых способов запустить макрос — создать любую фигуру на листе и использовать ее для запуска макроса.

Перейдите в группу "Иллюстрации" и щелкните значок "Фигуры". На листе выбираем любую форму, которая нам нравится, и хотим, чтобы она была назначена макросом.

Нажмите в том месте листа, где вы хотите добавить фигуру, и фигура будет вставлена автоматически.

Фигуру можно изменить по своему размеру или формату. В фигуру также можно добавить текст.

Затем щелкните фигуру правой кнопкой мыши, и откроется диалоговое окно. Затем нажмите «Назначить макрос».

После щелчка правой кнопкой мыши по фигуре откроется другое диалоговое окно макроса.

В диалоговом окне выберите макрос из списка, который вы хотите назначить своей фигуре, и нажмите кнопку ОК.

Работа сделана! Теперь фигура будет работать как кнопка, и всякий раз, когда вы нажимаете на нее, она запускает назначенный макрос.

<р>2. Запуск макроса нажатием кнопки

В то время как фигуру можно форматировать и с ней можно играть, кнопка имеет стандартный формат. Макрос также можно назначить кнопке для удобства использования, а затем запустить макрос, просто нажав эту кнопку.

В группе «Элементы управления» нажмите кнопку «Кнопка».

Теперь щелкните в любом месте листа Excel. Как только вы это сделаете, откроется диалоговое окно «Назначить макрос».

Выберите макрос, который вы хотите назначить этой кнопке, и заполните другие параметры. Затем нажмите "ОК".
После этого на листе появится прямоугольная кнопка, готовая к использованию.

Кнопка, которая появляется на листе, имеет настройки по умолчанию, и вы не можете отформатировать ее как цвет, форму кнопки.

Однако текст, отображаемый на кнопке, можно изменить. Просто щелкните правой кнопкой мыши на кнопке, и откроется диалоговое окно.

Нажмите «Редактировать замещающий текст» и измените текст.

<р>3. Запуск макроса с ленты (вкладка «Разработчик»)

Если в книге есть несколько макросов, определяющих разные задачи, вы можете увидеть список всех макросов в диалоговом окне "Макросы", что упрощает запуск нескольких макросов из одного списка.

Откроется диалоговое окно, содержащее список всех макросов, созданных в этой конкретной книге.

Выберите тот макрос, который вы хотите запустить.
Нажмите "Выполнить".

<р>4. Запустите макрос из редактора VB

Если пользователь и создатель макросов совпадают, то вместо того, чтобы тратить время на создание кнопок и фигур, мы можем напрямую запустить макрос из редактора VB.

В группе кода щелкните Visual Basic, и откроется новое окно.

Затем нажмите значок "Выполнить макрос". Откроется диалоговое окно со списком всех макросов этой книги.

Выберите из списка макрос, который хотите запустить, и нажмите "Выполнить".

После нажатия кнопки "Выполнить" макрос будет выполнен на листе Excel.

Если вы видите только окно редактора VB, а не лист, возможно, вы не видите изменений, происходящих на листе. Чтобы увидеть изменения, сверните/закройте окно редактора VB.

Excel Macro – это инструмент для записи и воспроизведения, который просто записывает ваши действия в Excel, а макрос воспроизводит их столько раз, сколько вы хотите. Макросы VBA экономят время, поскольку они автоматизируют повторяющиеся задачи. Это часть программного кода, который работает в среде Excel, но вам не нужно быть программистом, чтобы программировать макросы. Тем не менее, вам потребуются базовые знания VBA, чтобы вносить расширенные изменения в макрос.

В этом учебнике по макросам в Excel для начинающих вы изучите основы работы с макросами Excel:

Почему макросы Excel используются в Excel?

Как люди, мы порождены привычками. Есть определенные вещи, которые мы делаем ежедневно, каждый рабочий день. Не было бы лучше, если бы был какой-то волшебный способ нажать одну кнопку, и все наши рутинные задачи были бы выполнены? Я слышу, как ты говоришь да. Макрос в Excel поможет вам в этом. На языке непрофессионала макрос определяется как запись ваших рутинных действий в Excel, которую вы можете воспроизвести с помощью одной кнопки.

Например, вы работаете кассиром в водоканале. Некоторые клиенты платят через банк, и в конце дня вам необходимо загрузить данные из банка и отформатировать их в соответствии с вашими бизнес-требованиями.

Вы можете импортировать данные в Excel и отформатировать их. На следующий день от вас потребуется совершить тот же ритуал. Скоро станет скучно и утомительно. Макросы решают такие проблемы, автоматизируя такие рутинные задачи. Вы можете использовать макрос для записи шагов

Импорт данных
Форматирование в соответствии с требованиями вашей бизнес-отчетности.

Что такое VBA на языке непрофессионала?

VBA — это аббревиатура от Visual Basic для приложений. Это язык программирования, который Excel использует для записи ваших шагов при выполнении рутинных задач. Вам не нужно быть программистом или очень техническим специалистом, чтобы пользоваться преимуществами макросов в Excel. В Excel есть функции, которые автоматически генерируют для вас исходный код. Подробнее читайте в статье о VBA.

Основы работы с макросами в Excel

Макросы — это одна из функций разработчика. По умолчанию вкладка для разработчиков не отображается в Excel. Вам нужно будет отобразить его через настроить отчет

Макросы Excel могут использоваться злоумышленниками для взлома вашей системы. По умолчанию они отключены в Excel. Если вам нужно запускать макросы, вам нужно включить запуск макросов и запускать только те макросы, которые, как вы знаете, получены из надежного источника

Если вы хотите сохранить макросы Excel, вы должны сохранить книгу в формате с поддержкой макросов *.xlsm

Имя макроса не должно содержать пробелов.

Всегда заполняйте описание макроса при его создании. Это поможет вам и другим понять, что делает макрос.

Пошаговый пример записи макросов в Excel

Теперь в этом учебнике по макросам Excel мы узнаем, как создать макрос в Excel:

Мы будем работать со сценарием, описанным в разделе Важность макросов Excel. В этом учебнике по макросам Excel мы будем работать со следующим CSV-файлом для написания макросов в Excel.

Вы можете скачать указанный выше файл здесь

Мы создадим шаблон с поддержкой макросов, который будет импортировать вышеуказанные данные и форматировать их в соответствии с нашими требованиями к бизнес-отчетности.

Включить параметр разработчика

Чтобы выполнить программу VBA, у вас должен быть доступ к опции разработчика в Excel. Включите параметр разработчика, как показано в приведенном ниже примере макроса Excel, и закрепите его на главной ленте в Excel.

Выберите вариант «Параметры».

Шаг 2) Теперь откроется другое окно, в котором выполните следующие действия

Нажмите "Настроить ленту".
Отметьте флажок для параметра "Разработчик".
Нажмите кнопку "ОК".

Шаг 3) Вкладка "Разработчик"

Теперь вы сможете увидеть вкладку РАЗРАБОТЧИК на ленте

Шаг 4. Загрузите файл CSV

Во-первых, мы увидим, как мы можем создать командную кнопку в электронной таблице и выполнить программу.

Создайте папку на диске C с именем Bank Receipts.
Вставьте квитанции.csv, который вы скачали

Шаг 5) Запись макроса

Перейдите на вкладку "РАЗРАБОТЧИК".
Нажмите «Записать макрос», как показано на изображении ниже.

Появится следующее диалоговое окно

Введите ImportBankReceipts в качестве имени макроса.
Второй шаг будет выполнен по умолчанию.
Введите описание, как показано на схеме выше.
Нажмите на вкладку "ОК".

Шаг 6) Выполните макрооперации/шаги, которые вы хотите записать

Поместите курсор в ячейку A1.
Перейдите на вкладку ДАННЫЕ.
Нажмите кнопку "Из текста" на панели ленты "Получить внешние данные".

Появится следующее диалоговое окно

Перейдите на локальный диск, на котором вы сохранили CSV-файл.
Выберите CSV-файл.
Нажмите кнопку "Импорт".

Вы получите следующий мастер

Нажмите кнопку "Далее" после выполнения вышеуказанных шагов

Выполните описанные выше шаги и нажмите кнопку "Далее"

Нажмите кнопку "Готово".
Теперь ваша книга должна выглядеть следующим образом.

Шаг 7) Форматирование данных

Выделите столбцы полужирным шрифтом, добавьте общую сумму и используйте функцию СУММ, чтобы получить общую сумму.

Шаг 8) Остановить запись макроса

Теперь, когда мы закончили нашу рутинную работу, мы можем нажать кнопку остановки записи макроса, как показано на изображении ниже

Шаг 9. Воспроизведите макрос

Прежде чем мы сохраним нашу рабочую книгу, нам нужно будет удалить импортированные данные. Мы сделаем это, чтобы создать шаблон, который будем копировать каждый раз, когда у нас появятся новые квитанции и мы захотим запустить макрос ImportBankReceipts.

Выделить все импортированные данные.
Щелкните правой кнопкой мыши по выделенным данным.
Нажмите "Удалить".
Нажмите кнопку "Сохранить как".
Сохраните книгу в формате с поддержкой макросов, как показано ниже.

Создайте копию только что сохраненного шаблона.
Открыть
Перейдите на вкладку "РАЗРАБОТЧИК".
Нажмите кнопку "Макросы".

Появится следующее диалоговое окно

Выберите «Импортбанковских квитанций».
Выделяет описание вашего макроса.
Нажмите кнопку "Выполнить".

Вы получите следующие данные

Поздравляем, вы только что создали свой первый макрос в Excel.

Обзор

Макросы упрощают нашу работу, автоматизируя большую часть рутинной работы, которую мы выполняем. Макросы Excel основаны на Visual Basic для приложений.

Макросы VBA используют приложение Visual Basic в Excel для создания пользовательских функций и ускорения ручных задач за счет создания автоматизированных процессов. Кроме того, VBA можно использовать для доступа к интерфейсу прикладного программирования Windows (API). Одно из его основных применений — изменение и настройка пользовательского интерфейса путем создания персонализированных панелей инструментов, меню, диалоговых окон и форм.

Чтобы узнать больше, запустите курс CFI Excel VBA прямо сейчас!

Прежде чем продолжить, используйте приведенную ниже форму, чтобы получить доступ к нашей подробной памятке по VBA, в которой содержится обзор кодов клавиш и макросов, терминологии и рекомендаций по работе с Excel VBA.

Как создавать макросы Excel VBA

В отдельной статье CFI обсуждает, что такое VBA для Excel VBA VBA означает Visual Basic для приложений. Excel VBA — это язык программирования Microsoft для Excel и всех других программ Microsoft Office, таких как Word и PowerPoint. Все программы пакета Office используют общий язык программирования. и как получить доступ к редактору VBA. Итак, нажатие Alt + F11 в Excel открывает окно VBA и позволяет пользователю начать кодирование макросов.

Чтобы начать кодирование, пользователю необходимо создать файл модуля. Файлы модуля содержат группу макросов. Чтобы создать новый модуль, нажмите Insert > Module. При желании пользователь может назвать этот модуль, используя окно свойств в левом нижнем углу редактора. Просто введите имя нового модуля и нажмите клавишу ввода.

Как назвать макрос Excel VBA

Для начала макросу необходимо дать уникальное имя. Это имя не может совпадать с другими макросами и обычно не может совпадать с именами других свойств, функций и инструментов в Excel. Имя макроса — это то, что пользователь будет использовать для вызова макроса в действие.

Чтобы определить имя макроса, пользователь должен ввести Sub name() и нажать «Enter» в окне кодирования редактора. Нажатие Enter автоматически заполнит окно общим форматом макроса Excel. Например, чтобы назвать макрос «CFI Macro», пользователь должен ввести «Sub cfiMacro()» и нажать клавишу ввода. Редактор VBA автоматически добавит строку «End Sub» несколькими строками ниже «Sub».

Примечание. Общее правило ввода имени макроса, функции или переменной в VBA заключается в использовании строчных букв, если имеется только одно слово, и использовании прописной буквы в начале каждого нового слова. Имена VBA обычно не могут содержать пробелы. Поскольку макрос CFI состоит из двух слов, его следует писать как cfiMacro. Однако это всего лишь рекомендации по передовой практике, и их не обязательно соблюдать.

Подимя в VBA

Строка Sub Name() сообщает редактору начало кода макроса. End Sub обозначает конец. Если пользователь захочет, он или она может создать второй новый макрос, начав новую строку Sub Name() ниже первой End Sub. Попробуйте это, и вы заметите, что Excel автоматически создаст линию между двумя разными макросами.

Это базовая структура макроса Excel. Следующим шагом, прежде чем переходить к фактическому кодированию процесса, является определение переменных, которые пользователь будет использовать в коде. Вас может заинтересовать наш полноценный курс макросов Excel VBA. Нажмите здесь, чтобы начать курс прямо сейчас!

Дополнительные ресурсы

Спасибо, что прочитали вводное руководство CFI по макросам VBA в Excel. Чтобы продолжать учиться и продвигаться по карьерной лестнице, ознакомьтесь с этими дополнительными ресурсами CFI:

Короче говоря, макрос — это последовательность инструкций, которые Excel выполняет по вашему указанию.

И это открывает огромное количество возможностей.

В этом руководстве вы узнаете, что такое макрос, как создать свой собственный и как его запустить.

Всего через несколько минут вы будете готовы начать создавать свои собственные макросы Excel!

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

*Это руководство предназначено для Excel 2019/Microsoft 365 (для Windows). Есть другая версия? Нет проблем, вы можете выполнить те же действия.

Оглавление

Что такое макросы в Excel?

Макрос Excel — это просто набор инструкций. После того как вы создали макрос, Excel будет выполнять эти инструкции шаг за шагом для любых данных, которые вы ему предоставите.

Например, у нас может быть макрос, который сообщает Excel взять число, добавить два, умножить на пять и вернуть модуль.

Теперь всякий раз, когда мы указываем Excel запустить этот макрос, нам не нужно вручную выполнять каждый шаг; Excel сделает все это.

Вы можете записать в макрос практически все что угодно. Числовые операции, текстовые операции, форматирование, перемещение ячеек — выбор практически безграничен.

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

Поначалу это может показаться пустяком, но макросы могут сэкономить вам огромное количество времени, если вы регулярно выполняете одни и те же действия.

Это может быть форматирование необработанных данных, фильтрация и сортировка информации или применение одних и тех же функций и операций к вашим таблицам.

Кроме того, ими удобно делиться: поскольку макросы можно хранить в электронных таблицах Excel, вам не нужно беспокоиться об отправке дополнительных файлов своим коллегам. Вы можете просто написать макрос, отправить электронную таблицу и позволить им работать с ней.

Если вы регулярно работаете с электронными таблицами, есть большая вероятность, что вы сэкономите много времени, работая с макросами.

Давайте начнем с записи примера макроса.

Получите БЕСПЛАТНЫЙ файл с упражнениями

Если вы хотите попрактиковаться в создании макросов, вы можете использовать этот файл с упражнениями.

Он содержит все данные, над которыми мы будем работать, чтобы вы могли попробовать свои силы в создании макросов.

Загрузите его ниже и начнем!

Загрузите БЕСПЛАТНЫЙ файл упражнения

Как записать макрос в Excel

Чтобы начать автоматизировать действия Excel с помощью макросов, вам необходимо "записать" макрос Excel.

Запись макроса — это то, как вы сообщаете Excel, какие шаги следует предпринять при запуске макроса.

И хотя вы можете написать макрос с помощью Visual Basic для приложений (VBA), Excel также позволяет записывать макрос Excel с помощью стандартных команд.

Давайте рассмотрим простой пример. В нашей электронной таблице у нас есть список имен и соответствующий список их продаж за месяц:

Мы запишем макрос, который сортирует продажи от самых высоких до самых низких, копирует информацию о самом успешном продавце и меняет форматирование, чтобы эта информация выделялась.

Выберите «Файл» > «Параметры» и выберите «Настроить ленту» на боковой панели. Затем на основных вкладках убедитесь, что установлен флажок Разработчик:

Нажмите "ОК" и откройте эту вкладку в главном окне. Вы увидите кнопку с надписью «Запись макроса».

Чтобы начать запись макроса, просто нажмите эту кнопку.

Вам будет предложено назвать свой макрос (мы назвали его "HighSales") и, если хотите, ввести сочетание клавиш.

Имейте в виду, что уже существует множество сочетаний клавиш, основанных на Ctrl, поэтому постарайтесь не перезаписывать те из них, которые вы используете регулярно.

Вы также можете сохранить макрос в одном из трех мест: в текущей книге, в новой книге или в ваших личных книгах макросов.

Первые два не требуют пояснений, но третий требует небольшого пояснения.

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

Ваша личная книга макросов (personal.xlsb) — это место, где вы можете хранить макросы для запуска в любой книге, которую вы открываете в Excel. Это централизованное хранилище для всех ваших макросов Excel.

Если вы записываете макрос, который будет применим только к текущей электронной таблице, сохраните его там. Но если вы считаете, что можете повторно использовать этот макрос в другой книге, сохраните его в своей личной книге макросов для более легкого доступа.

После того, как вы нажмете "ОК", Excel запишет все, что вы делаете.

Вот шаги, которые мы собираемся предпринять:

Включить фильтрацию
Сортировать столбец B от наибольшего к наименьшему
Копировать ячейку B2
Вставить в ячейку E2.
Копировать ячейку A2
Вставить в ячейку E3.
Выделите ячейки E2 и E3 полужирным шрифтом.

Все, что нам нужно сделать, это нажать «Записать макрос», выполнить необходимые действия, а затем нажать «Остановить запись».

Кнопка "Остановить запись" заменяет кнопку "Запись макроса", когда вы начинаете запись.

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

Все эти шаги можно выполнить обычным способом; нажмите кнопку "Фильтр", выполните сортировку с помощью раскрывающейся стрелки фильтра, нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать ячейку, и т. д.

Вот как это выглядит, когда мы закончим:

И это все, что вам нужно сделать, чтобы записать макрос! Просто нажмите "Запись", выполните некоторые действия, а затем остановите запись.

Как запустить макрос в Excel

После сохранения макроса его можно запустить несколькими способами.

Во-первых, вы можете запустить его с ленты. На вкладках «Вид» и «Разработчик» вы увидите кнопку с надписью «Макросы». Нажмите эту кнопку, чтобы увидеть свои макросы.

В появившемся окне вы можете выбрать и запустить любой сохраненный вами макрос. Просто выберите его и нажмите "Выполнить".

Excel повторит шаги, которые вы выполняли во время записи.

Чтобы увидеть, сработало ли это в примере электронной таблицы, выделите жирным шрифтом и удалите ячейки E2 и E3, а затем отсортируйте имена в алфавитном порядке.

При запуске макроса вы должны получить тот же результат.

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

Если вы назначили быструю клавишу при сохранении макроса, вы также можете запустить его таким образом. Нажмите Ctrl и ключ, который вы вставили в поле сохранения.

Если вы хотите добавить сочетание клавиш позже, просто перейдите в «Просмотр макросов», выберите макрос и нажмите «Параметры». Вы сможете назначить новую клавишу быстрого доступа.

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

Если у вас есть сложный макрос, который вы часто запускаете, или вы делитесь своей электронной таблицей с другими людьми, вы можете создать в электронной таблице кнопку, которая будет запускать макрос.

Вот как это сделать.

Сначала создайте фигуру; в нашем примере мы будем использовать прямоугольник со скругленными углами.

Добавьте к фигуре текст, указывающий, что она делает, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав "Редактировать текст":

Теперь щелкните фигуру правой кнопкой мыши и выберите "Назначить макрос".

Выберите соответствующий макрос в появившемся окне и нажмите OK.

Теперь всякий раз, когда вы нажимаете на эту фигуру, Excel запускает записанный вами макрос!

Наконец, вы можете запускать макросы с панели быстрого доступа.

Однако сначала необходимо добавить кнопку "Просмотр макросов" на панель быстрого доступа.

Нажмите «Файл» > «Параметры» и выберите «Панель быстрого доступа» на левой панели:

Прокрутите список до конца, выберите «Просмотр макросов» и нажмите «Добавить» >>, чтобы добавить его на панель быстрого доступа.

Нажмите "ОК".

Теперь, если вы хотите запустить макрос, просто нажмите кнопку макроса в верхней части окна Excel:

Читайте также: