1 какие виды работ позволяет выполнять текстовый редактор Word

Обновлено: 23.11.2024

Microsoft Word включает функции, позволяющие отслеживать изменения, внесенные несколькими пользователями, а также функцию рецензирования, которая позволяет рецензентам вставлять свои комментарии в документ. Эти функции очень полезны, когда вы являетесь частью группы сверстников, назначенной для совместной работы над проектом. Они также предоставляют преподавателям возможность комментировать вашу работу. Это позволяет коллеге-редактору или преподавателю отслеживать комментарии и изменения, сделанные различными рецензентами.

Обратите внимание, что функции отслеживания и проверки могут различаться в разных версиях Word. Для получения дополнительной помощи по конкретной версии Microsoft Word мы рекомендуем вам посетить сайт поддержки Microsoft Office Word.

Условные обозначения для учебника

Для некоторых описанных здесь шагов требуется использование строки меню. Однако большинство процедур, упомянутых в этом учебнике, включают команды, включенные в панель инструментов Рецензирование. Чтобы добавить панель инструментов "Рецензирование":

  1. Нажмите на меню "Вид".
  2. Выберите подменю панели инструментов.
  3. Нажмите "Рецензирование". Должна появиться панель инструментов "Рецензирование", как показано ниже.

Примечание. Инструкции в этом руководстве предназначены только для ПК.

Что вы хотите сделать?

  • Если вы учащийся, который создает документ для просмотра другими, вам нужно знать, как начать свой документ.
  • Если вы преподаватель или рецензент, работающий с существующим документом, вам необходимо знать, как отслеживать изменения при редактировании и добавлении рецензирующих комментариев.
  • Если вы студент или автор, который будет решать окончательный результат документа, вам нужно знать, как принимать или отклонять изменения и удалять комментарии.
  • Если вы студент или автор, которому приходится работать с несколькими версиями одного и того же документа, вам необходимо знать, как сравнивать и объединять документы.

Начало документа

  1. Откройте документ для проверки.
  2. В меню "Инструменты" нажмите "Защитить документ".
  3. Выберите один из следующих вариантов в зависимости от вашего проекта:
    • Выберите «Отслеживаемые изменения», чтобы разрешить другим членам команды вносить изменения в документ, добавляя комментарии и отслеживаемые изменения.
    • Нажмите «Комментарии», чтобы разрешить другим членам команды добавлять только свои комментарии.
    • Введите необязательный пароль, чтобы только авторизованные рецензенты могли добавлять комментарии и изменения.

Отслеживание изменений во время редактирования

Если вы являетесь коллегой-редактором или инструктором, который собирается редактировать документ, который не был подготовлен для рецензирования, вы должны сначала включить функцию отслеживания изменений. Это гарантирует, что любые изменения или комментарии, которые вы добавляете, будут отслеживаться Word.

  1. Откройте документ, который хотите изменить.
  2. Нажмите значок "Отслеживание изменений" .
  3. Начните редактировать документ, добавляя и удаляя текст по мере необходимости.

При желании вы можете использовать меню для отслеживания изменений:

  1. Откройте документ, который хотите изменить.
  2. Откройте меню "Инструменты".
  3. Нажмите "Отследить изменения".
  4. Начните редактировать документ, добавляя или удаляя текст по мере необходимости.

Существенное отличие функции отслеживания изменений в Word заключается в том, что изменения и комментарии в документе будут отображаться по-разному в зависимости от того, какое представление вы выбираете в меню «Вид». По этой причине важно отметить представление, которое было выбрано в меню «Вид».

Если вы выбрали обычный вид, добавленный текст будет отображаться в цвете, уникальном для данного конкретного пользователя, и будет подчеркнут. Удаленный текст будет отображаться в цвете и с зачеркиванием.

Когда пользователь наводит указатель мыши на изменение, появляется всплывающая подсказка, содержащая имя рецензента или редактора, дату и время внесения изменения, а также тип изменения (например, Вставлено). Ниже приведен пример того, как выглядит всплывающая подсказка.

Word автоматически назначает уникальные цвета первым восьми рецензентам документа. Word различает разных пользователей по вкладке «Информация о пользователе». Обычно ваше имя вводится автоматически при установке приложения Word на ваш компьютер. Чтобы убедиться, что предоставленная там информация верна, выполните следующие действия:

  1. В меню "Инструменты" выберите "Параметры".
  2. Перейдите на вкладку "Информация о пользователе".
  3. Убедитесь, что информация верна, и нажмите "ОК".

Если в меню «Вид» вы выбрали вид «Веб-макет» или «Макет печати», добавленный текст будет подчеркнут и окрашен в уникальный цвет. Удаленный текст будет отмечен маленькой стрелкой и прерывистой линией, ведущей к выноске, содержащему удаленный текст. Ниже приведен пример того, как выглядит удаленный текст в представлении «Веб-макет» или «Макет печати».

Еще один способ отобразить размеченный текст — использовать меню «Показать», которое появляется на панели инструментов «Рецензирование».Нажав «Показать», вы можете выбрать отображение комментариев, вставок и удалений, а также форматирование. Опять же, эта функция позволяет вам контролировать, какие типы изменений вы хотите просмотреть.

  • Исходный, в котором отображается документ со всеми отклоненными изменениями
  • Исходная разметка с отображением, которая отображает вставленный текст в виде всплывающих подсказок, а удаленный текст — в виде подчеркивания.
  • Final: документ отображается в том виде, в котором он будет отображаться со всеми принятыми изменениями.
  • Final Showing Markup, в котором размеченный удаленный текст отображается в выносках, а вставленный текст отображается как подчеркнутый.

Еще один способ просмотреть изменения разметки – нажать "Просмотр" и выбрать "Разметка". Этот метод также позволяет отображать всплывающие подсказки и подчеркивание.

Добавление комментариев к обзору

Если вы получили документ от кого-то еще и хотите сделать аннотации или просмотреть комментарии в документе, которые не изменяют текст, вы можете добавить комментарии к обзору. Комментарии к обзору могут отображаться одним из двух способов, в зависимости от выбранного вами вида макета.

Чтобы добавить комментарий к отзыву:

    Наведите указатель мыши на текст, для которого вы хотите вставить комментарий.

Если вы предпочитаете использовать строку меню:

  1. Наведите указатель мыши на текст, к которому хотите добавить комментарий.
  2. В меню "Вставка" нажмите "Комментарий".
  3. Введите комментарий.

Как и в случае с пометками редакций, Word использует разные цвета для каждого пользователя, чтобы различать их комментарии.

Когда пользователь прокручивает всплывающую подсказку с комментарием, появляется всплывающая подсказка, содержащая имя автора комментария, а также дату и время создания комментария, как это происходит при отслеживании изменений в документе.

Вы также можете просмотреть все изменения, внесенные в документ, в одном длинном списке, активировав панель Рецензирование. Эту функцию можно активировать, щелкнув значок «Панель просмотра» на панели инструментов «Рецензирование».

При желании вы можете вставить голосовой комментарий в качестве звукового объекта вместе с документом. (Этот тип комментария невозможно создать без звуковой карты и микрофона.) Для этого нажмите на стрелку справа от значка Вставить комментарий. В раскрывающемся меню выберите «Голосовой комментарий». Появится окно звукового объекта. Нажмите на красную точку, чтобы начать запись голосового комментария.

К одному и тому же тексту можно добавить несколько комментариев. Выделите текст еще раз, и цветные скобки все равно появятся. Нажмите «Новый комментарий» и повторите шаги для добавления отзыва. От этого же текста будет ответвляться еще одна позиция с дополнительными комментариями.

Принятие или отклонение изменений и удаление комментариев

Вы можете принять или отклонить изменения или удалить комментарии, сделанные вашим коллегой-редактором или преподавателем. Для этого вы должны сначала убедиться, что вы можете просматривать комментарии и размеченные изменения. Чтобы просмотреть все изменения и комментарии в меню «Вид», нажмите «Разметка».

Затем вы можете просмотреть каждый элемент отдельно, принять все изменения сразу или удалить комментарии и отклонить все изменения сразу.

Чтобы последовательно просмотреть каждый элемент, нажмите значок "Далее" . Это действие выделит следующее изменение или комментарий. На этом этапе вы можете отклонить или принять изменение или удалить комментарий.

Чтобы принять каждое изменение по отдельности, нажмите маленькую стрелку вниз, указывающую, где было внесено изменение. При нажатии на стрелку вниз пунктирная линия, отображающая тип внесенных изменений, станет сплошной и полужирной. Чтобы принять изменение, щелкните значок «Принять изменение» . Это действие включает изменение в документ; это больше не заметное изменение.

Чтобы отклонить каждое изменение по отдельности, нажмите на изменение, как описано выше. Затем щелкните значок «Отклонить изменение/удалить комментарий» . Этот шаг удалит изменение и вернет этот фрагмент текста к исходной версии.

Чтобы удалить комментарий, щелкните в любом месте в цветных скобках и щелкните значок "Отклонить изменение/Удалить комментарий". На этом шаге комментарий будет удален, и он больше не будет отображаться в документе.

При желании вы также можете распечатать комментарии к документу. Для этого убедитесь, что вы выбрали «Макет печати» в меню «Вид». Убедитесь, что комментарии и изменения отслеживания отображаются в том формате, в котором вы хотите, чтобы они отображались в печатном документе. В меню «Файл» нажмите «Печать». В списке «Что печатать» выберите «Документ с разметкой», затем нажмите «ОК». Эта процедура гарантирует, что документ напечатает все отслеживаемые изменения или комментарии в вашем документе.

Сравнение и объединение документов

Если вы начали вносить изменения в документ и забыли подготовить его для отслеживания изменений, вы все равно можете записать изменения, внесенные с помощью команды «Сравнить и объединить документы». Или, если рецензент, работавший над вашим документом, отредактировал его, не отслеживая изменения, вы можете сравнить отредактированный документ с оригиналом, чтобы увидеть, какие изменения были внесены.

    Найдите и откройте документ, содержащий неотслеживаемые изменения.

В этом руководстве показано, как использовать редактор в Word для Microsoft 365. Редактор — это обновление проверки орфографии и грамматики, доступной в более ранних версиях Word.

Если вы используете старую версию Word, в которой нет кнопки "Редактор", см. другой мой учебник "Как использовать проверку орфографии и грамматики в Microsoft Word".

Это руководство охватывает пять тем:

Вниманию пользователей Mac: Редактор доступен в Word для Microsoft 365 для Mac. Основные шаги аналогичны показанным здесь. Однако процесс выбора ошибок и уточнений грамматики отличается, поэтому мы рассмотрим редактор в Word для Mac в отдельном руководстве.

Это руководство также доступно в виде видео на YouTube, где показаны все шаги в режиме реального времени.

Посмотрите более 100 других руководств по программному обеспечению для письма на моем канале YouTube.

Вы ищете информацию о редактировании в Word с отслеживанием изменений вместо использования редактора? Если это так, посетите раздел «Как использовать отслеживание изменений в Microsoft Word», чтобы ознакомиться с пошаговым руководством, охватывающим десять задач редактирования.

Как выбрать проблемы с грамматикой и уточнения

Редактор может проверить более 150 грамматических ошибок и уточнений, помимо орфографии, включая следующие:

  • дефис
  • пассивный залог
  • Оксфордская запятая
  • клише

Все параметры грамматики и уточнения доступны в диалоговом окне «Параметры Word». Вы должны выбрать один из этих параметров перед запуском редактора.

А. Убедитесь, что выбраны параметры Проверять орфографию при вводе и Отмечать грамматические ошибки при вводе, если вы хотите, чтобы ошибки помечались в тексте по мере ввода.

Б. Убедитесь, что флажок Проверить грамматику и уточнения на панели редактора выбран, чтобы включить грамматику и уточнения.

С. (Необязательно) Убедитесь, что выбран параметр «Показать статистику удобочитаемости», чтобы после запуска редактора отображалась статистика удобочитаемости.

Д. Убедитесь, что не выбраны параметры Скрывать орфографические ошибки только в этом документе и Скрывать грамматические ошибки только в этом документе.

Совет для профессионалов. Всегда запускайте редактор, даже если у вас есть проблемы с орфографией и грамматикой, отмеченные при вводе, потому что вы можете не заметить все изменения в тексте. Кроме того, редактор кажется более тщательным, чем проверка, предоставляемая при вводе.

Определение каждого параметра грамматики выходит за рамки данного руководства. Однако на веб-сайте службы поддержки Microsoft Office можно найти подробное объяснение многих параметров, отсортированных по языку.

Теперь, когда вы решили, как Word будет проверять ваш документ, вы можете запустить редактор.

Как запустить редактор

Панель редактора появится в правой части экрана.

Как просмотреть предлагаемые изменения

  1. Проверьте свою оценку редактора. Эта оценка будет меняться в зависимости от выбора, сделанного вами на панели редактора. Поэтому вы можете игнорировать этот номер при работе с редактором.
    1. (Необязательно) Выберите уровень формальности в раскрывающемся меню.
    • Формальный — редактор применит все правила грамматики и уточнения, что приведет к максимальному количеству рекомендаций.
    • Профессиональный – редактор применяет большинство правил грамматики и уточнения, что приводит к меньшему количеству рекомендаций, чем при формальном варианте.
    • Обычный – Редактор применит наименьшее количество правил грамматики и уточнения, что приведет к наименьшему количеству рекомендаций.

    Ваша оценка редактора будет меняться в зависимости от выбранной вами формальности.

    Совет для профессионалов: используйте параметр "Формальное письмо" для самого строгого редактирования даже менее формального письма, потому что вы всегда можете игнорировать предложения, но вы не можете игнорировать предложения, которые никогда не видите.

    1. Выберите оценку редактора (см. рис. 12), чтобы просмотреть каждую из рекомендаций, начиная с текущего положения курсора. Или перейдите к шагу 4 для просмотра по категориям.
    2. Выберите категорию «Исправления» или «Уточнения», которую хотите просмотреть. Доступные категории будут зависеть от вашего выбора в диалоговом окне «Параметры грамматики» (см. рис. 7).

    Категории, отмеченные галочкой, не содержат предложений.

    Правописание

    Или откройте раскрывающееся меню для предложения и выберите Изменить все, чтобы изменить все экземпляры орфографической ошибки.

    Вы также можете выбрать (a) «Игнорировать один раз», чтобы игнорировать это написание один раз, (b) «Игнорировать все», чтобы игнорировать это написание каждый раз, когда оно появляется в документе, или (c) «Добавить в словарь», чтобы добавить слово с его текущим значением. орфографии в ваш пользовательский словарь.

    Если редактор не может предложить какие-либо варианты правописания, он по-прежнему позволит вам добавить слово в свой пользовательский словарь, проигнорировать слово один раз или проигнорировать все вхождения слова.

    После того, как вы выберете или проигнорируете предложение, редактор автоматически перейдет к следующему выпуску в этой категории или вернет вас к основному виду, чтобы выбрать новую категорию.

    Грамматика и уточнения

    1. Рассмотрите каждую проблему с грамматикой или уточнением. В некоторых случаях редактор предложит способ переписать текст.

    Или выберите (а) Игнорировать один раз, чтобы игнорировать этот экземпляр проблемы, или (б) Не проверять наличие этой проблемы, чтобы прекратить проверку этого типа проблемы в остальной части документа.

    Откройте раскрывающееся меню над текстовым полем, если вам нужна дополнительная информация о проблеме.

    Совет для профессионалов. Стрелки навигации в правой части панели позволяют перемещаться вперед и назад к проблемам, которые вы еще не решили. Стрелка слева вернет вас к основному виду редактора.

    Панель редактора также предоставляет возможности для поиска в Интернете похожего текста и отправки отзыва Microsoft о редакторе.

    Как завершить редактирование

    Если вы включили статистику удобочитаемости в параметры проверки в диалоговом окне «Параметры Word» (см. рис. 4), диалоговое окно «Статистика удобочитаемости» появится после того, как вы примете или проигнорируете все предложения редактора.

    Как выполнить новое редактирование

    Если вы обновили свой текст после запуска редактора, вы можете запустить новую проверку.

    Выполните действия, описанные в разделе "Как запустить редактор" выше, чтобы перепроверить документ.

    Важное примечание. Microsoft планирует постоянно добавлять новые функции в Word для Microsoft 365. Поэтому функции вашей версии Word могут отличаться от показанных здесь.

    Иногда называемый Winword, MS Word или Word, Microsoft Word представляет собой текстовый процессор, опубликованный Microsoft. Это одно из офисных приложений, входящих в пакет Microsoft Office. Первоначально разработанный Чарльзом Симони и Ричардом Броуди, он был впервые выпущен в 1983 году.

    Microsoft Word доступен для Microsoft Windows, Apple macOS, Android и Apple iOS. Он также может работать в операционной системе Linux с помощью WINE.

    Для чего используется Microsoft Word?

    Microsoft Word позволяет создавать документы, отчеты, письма и резюме профессионального качества. В отличие от обычного текстового редактора, Microsoft Word имеет такие функции, как проверка орфографии, проверка грамматики, форматирование текста и шрифтов, поддержка HTML, поддержка изображений, расширенный макет страницы и многое другое.

    Как выглядит редактор Microsoft Word?

    Ниже представлен обзор документа Microsoft Word 2010.

    Дополнительную информацию о ленте см. на нашей странице ленты. Обзор инструментов, содержащихся на ленте, см. в разделе Обзор ленты Microsoft Office.

    Где найти или запустить Microsoft Word?

    Если у вас есть Microsoft Word или весь пакет Microsoft Office, установленный в Microsoft Windows, вы можете получить доступ к Microsoft Word в меню "Пуск".

    Имейте в виду, что новые компьютеры не включают Microsoft Word. Его необходимо приобрести и установить перед запуском на компьютере. Если вы не хотите (или не можете себе позволить) приобретать Microsoft Word, вы можете бесплатно использовать ограниченную версию на веб-сайте Microsoft Office.

    Есть также бесплатные программы обработки текстов, которые очень похожи на Microsoft Word. См.: Где я могу получить бесплатный текстовый процессор?

    Если Microsoft Word установлен на вашем компьютере, но вы не можете найти его в меню "Пуск", выполните следующие действия, чтобы запустить Microsoft Word вручную.

    1. Откройте "Мой компьютер" или "Проводник".
    2. Нажмите или выберите диск C:. Если Microsoft Office установлен на диске, отличном от диска C:, выберите этот диск.
    3. Найдите и откройте папку Program Files (x86) или Program Files.
    4. Откройте папку Microsoft Office.
    5. В папке Microsoft Office откройте корневую папку. Затем откройте папку OfficeXX, где XX — это версия Microsoft Office (например, Office16 для Microsoft Office 2016), установленная на вашем компьютере.

    Если папки root нет, найдите и откройте папку с Office в имени папки.

    1. Найдите и дважды щелкните файл WINWORD.EXE, чтобы запустить программу Microsoft Word.

    Как открыть Microsoft Word без использования мыши

    1. Нажмите клавишу Windows .
    2. Введите Word и выберите запись Microsoft Word в результатах поиска.
    3. Если Microsoft Word не открывается после выбора его в результатах поиска, нажмите Enter, чтобы запустить его.

    Как можно использовать Microsoft Word?

    Microsoft Word — это текстовый процессор, и, как и другие текстовые процессоры, он может помочь пользователям создавать различные типы документов. Например, пользователи могут создать резюме, деловой контракт, документ с инструкциями или письмо другому лицу. Мы включили список наиболее часто используемых текстовых процессоров на нашей странице текстовых процессоров.

    Сколько строк на странице в Microsoft Word?

    По умолчанию в Microsoft Word на одной странице 29 строк.

    Файлы какого типа может создавать и использовать Microsoft Word?

    Ранние версии Microsoft Word в основном создавали и использовали файлы с расширением .doc, тогда как более новые версии Word создавали и использовали файлы с расширением .docx.

    Более поздние версии Microsoft Word могут создавать и открывать файлы следующих типов:

    Пример файла Microsoft Word .doc

    Мы создали документ Microsoft Word, который можно загрузить и открыть в большинстве текстовых процессоров, включая Microsoft Word. Нажмите на ссылку ниже, чтобы загрузить пример документа Word и поэкспериментировать с текстовым редактором.

    Зачем использовать Word вместо обычного текстового редактора?

    Microsoft Word предлагает множество функций, которых нет в традиционном текстовом редакторе или простом текстовом файле. Некоторые преимущества включают изменение форматирования (например, по центру), редактирование типа, размера и цвета шрифта, вставку изображений и многое другое.

    Описанные выше функции также доступны в текстовом редакторе, таком как WordPad, который входит в состав Microsoft Windows.

    Зачем использовать Word вместо WordPad?

    Редактор форматированного текста, такой как WordPad, предлагает многие из тех же основных функций, что и Microsoft Word. Чем Microsoft Word отличается, так это возможностью выполнять более продвинутые функции. Некоторые из расширенных функций включают слияние почты, проверку орфографии, стили, таблицы, верхние и нижние колонтитулы, объекты WordArt, столбцы, поля и многое другое.

    Какие существуют версии Microsoft Word?

    У Microsoft Word было несколько версий на протяжении всей своей истории. Различные выпуски с датами выпуска перечислены ниже.

    Отслеживание изменений – это инструмент в Microsoft Word, который позволяет отображать любые пометки, изменения или комментарии, сделанные в документе.

    В этом посте я научу вас, как использовать функцию "Отслеживание изменений" для редактирования документов Word и как принимать или отклонять эти изменения в качестве рецензента.

    Зачем использовать отслеживание изменений?

    Это особенно полезно, когда вы делитесь документами с другими коллегами, поскольку позволяет вам точно видеть, какие изменения были внесены и кем. Кроме того, это дает больше полномочий владельцу документа, который может принять или отклонить любые изменения, внесенные в документ.

    Комитет по цифровым коммуникациям часто делится документами Word, содержащими контент веб-сайта, с коллегами из университета и просит их использовать функцию «Отслеживание изменений» для внесения правок или запросов.Это позволяет нам четко видеть, какие изменения были внесены, и значительно сокращает время, затрачиваемое на редактирование веб-страниц.

    Track Changes будет записывать любой текст, который вы добавляете, удаляете, переформатируете или комментируете. Затем рецензенты могут принять или отклонить изменения.

    Как использовать отслеживание изменений

    Если вы не знаете, как использовать Track Changes, у Microsoft есть очень полезное онлайн-руководство по использованию Track Changes.

    Вы также можете выполнить следующие действия, если используете настольное приложение Microsoft Word:

    Включить отслеживание изменений

    После включения отслеживания изменений вы можете приступить к редактированию документа. Любые изменения, которые вы вносите в текст, будут отмечены серой полосой слева от измененного текста.

    Когда вы добавляете текст, добавленный текст будет отличаться по цвету от обычного текста, чтобы его было легко заметить рецензентам.

    Когда вы удаляете текст, удаленный текст будет отмечен в комментарии на правом поле документа.

    При переформатировании текста тип переформатирования будет указан в комментарии на правом поле документа.

    Вы также можете комментировать фрагменты текста, выбрав «Новый комментарий» на вкладке «Рецензирование». Комментарий появится на правом поле документа.

    Обзор

    Если вы просматриваете документ, вы можете либо принять, либо отклонить изменения, внесенные другим человеком. Для этого просто щелкните измененный текст (или примечание на полях), а затем выберите «Принять» или «Отклонить» на вкладке «Рецензирование».

    Вы также можете принять или отклонить все изменения сразу в раскрывающихся меню рядом с каждым параметром.

    Отключить отслеживание изменений

    Чтобы отключить отслеживание изменений, просто нажмите кнопку "Отслеживание изменений" или снова включите переключатель.

    Читайте также: