Какой сканер нужен для честной подписи
Обновлено: 03.07.2024
Компании ежегодно генерируют тысячи страниц документов, а хранение, защита и управление этими часто конфиденциальными документами могут отнимать много времени и денег. Если ваш офис завален многолетней бумажной работой или вы постоянно пытаетесь найти способы управления важными документами, цифровое сканирование документов — идеальное решение.
Готовы ли вы перейти от картотеки и беспорядка на рабочем столе к систематизированным цифровым файлам? Давайте обсудим ваши варианты.
Независимо от того, ищете ли вы одноразовую организационную стратегию или хотите полностью отказаться от бумаги, важно найти правильный инструмент для работы. Существует две ведущие технологии сканирования: приложение для сканирования документов или настольный сканер документов.
Приложения для сканирования документов
Популярность приложений для сканирования документов возросла с распространением личных мобильных устройств. Лучшие приложения помогут вам преобразовать документы в файлы PDF для хранения в цифровом виде или в Интернете.
Сканировать документ с помощью мобильного устройства так же просто, как сделать снимок или внести чек. Это означает, что вы можете сканировать что угодно, от квитанций до технических заданий (SOW), и соответствующим образом редактировать файл перед сохранением. Некоторые приложения предлагают дополнительные услуги за небольшую плату, которые помогут вам сделать еще больше, например функции подписи или обрезки.
Формат
Формат имеет решающее значение для удобства использования документа после сканирования, поэтому ищите приложения, поддерживающие форматы jpg и PDF. Большинство приложений для сканирования документов позволяют редактировать, сохранять документы и делиться ими, а некоторые даже позволяют изменять размеры и цвет файлов. Хотите также подписывать документы с помощью мобильного устройства? Adobe Scan предлагает удобный интерфейс для удовлетворения всех потребностей вашего бизнеса.
Большинство приложений в магазине Apple Store не поддерживают оптическое распознавание символов или возможности оптического чтения символов. Эта технология позволяет редактировать и искать текст документа после его сканирования. Однако ряд приложений для Android предлагает эту функцию.
Качество
Некоторые приложения, такие как ScanBot, могут похвастаться превосходным качеством сканирования. После того, как вы отсканировали выбранный вами документ, вы можете выбрать один из пяти цветовых режимов, чтобы улучшить его. Вы также можете обрезать и оптимизировать отсканированные документы до разрешения 200 dpi. Конечно, качество сканирования зависит от освещения в помещении и стабильности вашей руки.
Цвет также влияет на качество. Хотя некоторые документы не требуют цветного сканирования, это необходимо для сканирования фотографий. Черно-белое сканирование доступно в бесплатной версии приложений, а цветное сканирование доступно только для покупок внутри приложения.
Быстрый поиск в магазинах Google Play или Apple App Store позволяет найти тысячи различных приложений для сканирования. Большинство из них бесплатны с возможностью покупок в приложении. Бесплатные версии приложений для сканирования документов имеют ограничения по цвету, качеству и возможностям редактирования. Для платных версий цены варьируются от пары долларов за один раз до стоимости ежемесячной подписки.
Эффективность
Одной из областей, в которой приложения сканера особенно ограничены, является объемный вывод. Если у вас есть стопки документов для обработки, эта технология требует, чтобы вы сканировали каждую сторону каждой страницы вручную. Подсчитав количество листов, которые у вас есть, вы можете обнаружить, что это неэффективное использование вашего времени.
Сотрудничество также важно в бизнес-среде. Такие приложения, как CamScanner, позволяют легко обмениваться документами в облачном хранилище и совместно редактировать документы для повышения эффективности.
Безопасность
Не все приложения для сканирования обеспечивают необходимую безопасность ваших конфиденциальных документов. Однако, если вы предпочитаете приложение для своего проекта, вам подойдет приложение Genius. Приложение защищает их с помощью встроенного шифрования и паролей (или Touch ID на iOS).
Настольные сканеры документов
Сканеры документов позволяют безопасно сохранять цифровые копии важных документов на вашем компьютере или в облаке. Благодаря этому документацию легко найти, ею легко управлять и ее легко воспроизвести. Для выполнения просто подайте документ через лоток многоформатного сканера или положите его на платформу планшетного сканера.
Формат
Сканеры документов позволяют сохранять отсканированные документы в различных форматах, включая TIFF, PDF и JPG. Одной из самых замечательных функций настольного сканера документов является оптическое распознавание символов (OCR), которое создает PDF-файл с возможностью поиска. Нельзя недооценивать возможность быстрого поиска нужной информации в файлах PDF с сочетанием клавиш CTRL-F.
Качество
Сканеры документов предлагают ряд вариантов высококачественного сканирования. Фотосканеры более дорогие, так как разрешение имеет особое значение. Для офисных документов вы можете обойтись менее мощной моделью и при этом получать качественные сканы. В целом, настольные сканеры предлагают лучшее разрешение, чем приложения для сканеров, благодаря технологии, освещению и контролю стабильности.
Давайте будем честными: сканеры документов стоят значительно дороже, чем приложения для сканирования. Чтобы оправдать эту цену перед вашим руководством, важно учитывать ваши цели в области оцифровки.
Сколько документов вам нужно отсканировать? Ваша отрасль требует безопасности? У вас есть время вручную отсканировать эти документы?
Если у вас большой объем документов, требуется безопасность и мало свободного времени, настольный сканер может стать вашим новым лучшим другом. Получите ориентировочную стоимость, просмотрев эти сканеры документов Canon.
Эффективность
Сканеры документов большого объема обеспечивают эффективный способ обработки больших объемов документов без ущерба для времени и качества. Вы можете просто оставить стопку документов на лотке и уйти, пока все сканируется. Этот автоматический подход к сканированию полезен для занятых профессионалов, которые хотят оцифровать свою рабочую среду.
Безопасность
Важные документы должны оставаться конфиденциальными. Такие отрасли, как финансы, здравоохранение, правительство и юриспруденция, должны обрабатывать и хранить огромное количество конфиденциальной документации от тысяч клиентов и заказчиков, иногда в течение многих лет.
Модели сканера документов предлагают несколько решений для безопасного сканирования, печати и отправки документов по факсу, а также для отслеживания нарушений в случае их возникновения. Конечно, вы также захотите подключиться к защищенной сети Wi-Fi.
Поскольку предприятия продолжают переходить на удаленную или непостоянную работу, хранение физических документов становится все более громоздким. Вопрос в том, как вы будете оцифровывать? Примите во внимание цели своего бизнеса и цифровую трансформацию, чтобы найти правильное решение для вас. Нужен консультант по технологиям, чтобы помочь вам принять решение? Эксперты Teksetra всегда готовы ответить на все ваши вопросы по сканированию документов.
Независимо от того, следите ли вы за акциями протеста или просто задаетесь вопросом, почему над вашим районом завис вертолет, приложения для сканирования полиции помогут вам быть в курсе того, что замышляют полицейские.
Во время недавних протестов против Джорджа Флойда число загрузок полицейского сканера резко возросло. Если вы надеетесь избежать конфронтации с местными правоохранительными органами во время мирной акции протеста или просто хотите знать, что происходит в вашем районе, для чего эта сирена? Почему над моим районом завис полицейский вертолет? Может помочь полицейское приложение-сканер. В качестве дополнительного преимущества большинство этих мобильных приложений также могут воспроизводить пожарную службу и прогноз погоды.
Эти приложения для сканирования радиостанций избавят вас от необходимости покупать дорогостоящий аппаратный сканер: вы можете просто установить приложение для iPhone или Android на свой смартфон. Оба магазина приложений хорошо снабжены опциями. Некоторые из них бесплатны, но в некоторых есть функции, за которые стоит платить — последнее, что вам нужно, — это видеореклама, когда вы пытаетесь получить важную информацию. Если вы просто хотите посидеть дома или в кафе и понаблюдать за действиями полиции, в магазинах приложений для macOS и Windows есть несколько приложений-сканеров. Вы также можете просто указать в своем веб-браузере Broadcastify, который является источником каналов для многих из этих приложений.
Приложения полицейского сканера просто воспроизводят для вас то, что департаменты сделали общедоступными, поэтому их использование обычно не сопряжено с юридическими рисками — если только вы не совершаете при этом преступление, и в этом случае это может добавить к преступлениям, которые вы взимается в зависимости от штата. В некоторых штатах также запрещено использовать их за рулем, а в Индиане очень строгие законы в отношении их использования.
Если вы читаете эту статью, потому что вы или кто-то из ваших знакомых собирается на демонстрацию, вам (или им) обязательно следует прочитать нашу статью «Как заблокировать телефон для протеста». Если вы не собираетесь выходить на улицу, но все же хотите внести свой вклад, вы можете прочитать «Как поддержать протестующих из дома».
Полицейский сканер: лучше всего благодаря четкому интерфейсу и функции рации
Полицейский сканер, пожарная радиосвязь
Это приложение с простым, но метким названием получило высокую рекомендацию от отставного сержанта полиции Нью-Йорка, который знаком с писателем. Когда вы впервые запускаете приложение, оно знакомит вас с его возможностями. Даже бесплатное приложение имеет привлекательный темный режим, и вы можете просматривать близлежащие и популярные полицейские радиоканалы, назначать избранные и получать оповещения со всей страны.
Если вы хотите слушать сообщения полиции перед сном, в приложении есть таймер, аналогичный таймеру TuneIn Radio. Это 10-кодовая страница позволяет вам фильтровать по отделам и категориям, так что это лучше, чем список, который может или не может относиться к области, которую вы слушаете. Функция карты просто показывает точную точку в общей области участка, который вы слушаете.
Одной из уникальных функций приложения Police Scanner является рация.Нет, он не позволяет вам присоединиться к разговору полиции по рации; он просто позволяет оставлять короткие голосовые сообщения в канале для других пользователей приложения. Вы можете услышать нецензурную лексику, так что будьте осторожны!
Police Scanner Pro — одно из самых дорогих приложений в своей группе. Вы можете платить 2,99 доллара США в неделю, 9,99 доллара США в месяц или 39,99 доллара США в год.
Платформы: iOS, Android
5-0 Radio Police Scanner: лучший вариант для недорогой профессиональной версии
5-0 Полицейский радиосканер
Профессиональная версия этого приложения была самой популярной платной загрузкой в Apple App Store 1 июня (приложение «Полицейский сканер» взлетело на вершину App Store). это не маленькие подвиги. Стартовый интерфейс приложения довольно простой, просто текстовый список лучших, местных и других каналов. Как и другие приложения здесь, оно может показать вам карту региона, который вы слушаете, но оно было уменьшено до уровня страны для полиции Нью-Йорка — не особенно информативно. Он также позволяет вам назначать избранное и может отображать 10 кодов полиции. Приложение также может воспроизводить музыкальные потоки в формате HD с интернет-радиостанций по всему миру. К сожалению, в бесплатной версии нет функции поиска.
Платная версия дешевле, чем большинство других, всего за 4,99 доллара США единовременно. Он удаляет рекламу, добавляет больше каналов (согласно компании, хотя пользователи говорят, что это то же самое в комментариях) и позволяет записывать передачи и делиться ими. Он также добавляет таймер, сирену и настраиваемые фоны. Еще одним потенциальным преимуществом покупки приложения является то, что его разработчик заявил, что компания пожертвует выручку антирасистским организациям.
Платформы: iOS, Windows
Радио и пожарная служба полиции
Это привлекательное и функциональное приложение в оранжевых тонах предлагает бесплатное прослушивание радио, но платя 2,99 доллара США в месяц за версию Pro, вы удаляете рекламу, позволяете применять темы и темный режим, а также получаете функциональные виджеты. Вы можете сортировать каналы по популярности или близости слушателей или фильтровать по жанру, региону, источнику и самому новому. Приложение позволяет назначать избранное для быстрого доступа. Есть вкладка «Новости», и приложение может отправлять вам оповещения о новостях, но они не фильтруются по регионам, а это значит, что они поступают со всей страны. Было бы полезнее, если бы вы могли установить некоторые критерии для просмотра новостей. Говоря об оповещениях, вы также можете настроить их для событий от отдельных, ближайших или избранных сканеров или для случаев, когда указанное количество пользователей слушает канал. Police Scanner Radio & Fire также имеет страницу полицейских кодов 10-, но его функция карты показывает только территорию, охваченную отделом, который вы слушаете.
Платформы: iOS, Android
Police Scanner+: лучше всего подходит для классного интерфейса, записи и интернет-радио
Полицейский сканер +
В магазине есть несколько приложений с таким названием. Речь идет о приложении Rego Apps, которое имеет самые высокие оценки в магазине: более 49 тысяч и средний балл 4,6. Приложение не только позволяет вам искать сканеры по всему миру и находить локальные, но также позволяет вам просматривать события Broadcastify, воспроизводить музыкальное интернет-радио и записывать все, что вы слушаете, даже в бесплатном приложении. Вы можете добавлять потоки в избранное и устанавливать таймер выключения. Если вы знаете URL-адрес трансляции, вы можете ввести его вручную. Приложение имеет один из самых привлекательных интерфейсов в своем жанре, с большой кнопкой «Стоп» посередине, окруженной другими параметрами. Вы можете настроить стильный фон в космической тематике со своей собственной картинкой. Платная версия Pro стоит 4,99 доллара единовременно; он удаляет рекламу, добавляет информацию о погоде и железной дороге, добавляет выбор фона и позволяет вам получить доступ к архивным записям. С другой стороны, в приложении нет функции поиска.
Платформы: iOS
Citizen: лучше всего подходит для информирования о чрезвычайных ситуациях и отчетности
Гражданин: подключайтесь и будьте в безопасности
Хотя технически приложение Citizen не является полицейским радиосканером, оно является таким потрясающим источником информации о ближайшей полиции и действиях экстренных служб, что мы сочли его достойным включения. Он не только показывает вам, что происходит поблизости (или в других зонах покрытия), но также позволяет вам сообщать об инцидентах. Приложение бесплатное и охватывает большинство крупных городов, и компания работает над расширением охвата. Citizen уведомляет вас о любых действиях в областях, за которыми вы следите (вы можете настроить его только для крупных событий) и включает видео событий, где это возможно.
Больше способов оставаться в безопасности
Помимо приложений для полицейского сканирования, есть и другие способы обезопасить себя (и других) во время протестов. Вы должны помнить об этой тактике конфиденциальности, когда поддерживаете дело из своего дома, особенно в своих сообщениях. Прочтите наше дополнительное освещение для получения дополнительной информации:
чтобы получать последние обзоры и рекомендации по продуктам прямо на ваш почтовый ящик.","first_published_at":"2021-09-30T21:24:30.000000Z","published_at":"2021-09-30T21:24: 30.000000Z","last_published_at":"2021-09-30T21:24:08.000000Z","created_at":null,"updated_at":"2021-09-30T21:24:30.000000Z">)" x-show="showEmailSignUp()" >
Нравится то, что вы читаете?
Подпишитесь на Lab Report, чтобы получать последние обзоры и лучшие советы по продуктам прямо на ваш почтовый ящик.
Этот информационный бюллетень может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки. Подписка на информационный бюллетень означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности. Вы можете отказаться от подписки на информационные бюллетени в любое время.
Превратите свой телефон в мощный сканер с помощью приложения Mobile Scanner. Сканируйте все, включая документы, бумажные заметки, квитанции и книги, в четкие и четкие PDF-файлы и изображения. Преобразовывайте изображения в текст с помощью технологии OCR и экспортируйте PDF-файлы с возможностью поиска.
Сверхбыстрое сканирование:
- Сканирование с высоким разрешением за считанные секунды.
- Пакетное сканирование - сканирование любого количества страниц
- Пакетная обработка - экспорт нескольких документов одновременно
Интеллектуальная оптимизация изображений:
– Автоматическое определение границ и обрезка.
– Преобразование и поворот изображений одним касанием.
– Создавайте документы идеального качества с помощью расширенных фильтров обработки изображений.
Извлечение текстов:
- Встроенная функция OCR (оптическое распознавание символов)
- Распознавание любого текста из ваших сканов
- Экспорт текстов в виде txt
О MobileScanner Premium
-Название подписки: Yearly Premium
-Продолжительность подписки: 1 год (пробная версия на 3 дня)
-Описание подписки: пользователи получают MobileScanner Yearly Premium, которая включает в себя неограниченное количество сканирований и папок, неограниченный экспорт, пакетное сканирование , неограниченное облачное хранилище и использование приложения без рекламы.
-Оплата будет снята с учетной записи iTunes при подтверждении покупки.
-Подписка продлевается автоматически, если автоматическое продление не будет отключено по крайней мере за 24 часа до окончания текущего периода.
-С аккаунта будет взиматься плата за продление в течение 24 часов до окончания текущего периода, и будет указана стоимость продления.
-Любая неиспользованная часть бесплатного пробного периода, если она предлагается, будет аннулирована, когда пользователь приобретет подписку на эту публикацию, где это применимо.
– Пользователь может управлять подписками, а автоматическое продление может быть отключено в настройках учетной записи пользователя после покупки.
Попрощайтесь с огромными офисными сканерами и скачайте это умное мобильное приложение прямо сейчас!
Что нового
Исправлено несколько незначительных ошибок для более удобного взаимодействия с пользователем.
Оценки и обзоры
Отличное исполнение
Это приложение — одно из лучших, которыми я когда-либо пользовался. Мне нравятся различные варианты настройки и качество изображений. Единственное, что мне не нравится в этом приложении, это цена. По сути, 40 долларов в месяц за приложение PDF, которое мне не понадобится достаточно часто, чтобы ежемесячно платить такую цену. Я бы сказал, что если вам нужны частые файлы PDF, отправляемые в течение рабочего месяца, это может стоить цены. Я не мог оправдать эту регулярную плату за то, что услуга нужна только время от времени. Я не могу позволить себе тратить деньги на подписки, которыми пользуюсь недостаточно часто, возможно, мне понадобится использовать это приложение один или два раза в месяц. Если бы была возможность снизить цену, скажем, вдвое или на 15-19 долларов в месяц, я был бы гораздо более склонен согласиться на эту цену. У меня небольшой автомобильный бизнес, поэтому следующий человек может не согласиться. Вам нужно будет решить для себя, стоит ли ваша ежемесячная потребность в цене. Зато отличное приложение!
НЕ ДУМАЙТЕСЬ ХОРОШИМИ ОТВЕТАМИ НА ОТЗЫВЫ С ОДНОЙ ЗВЕЗДОЙ
Что за афера! Пожалуйста, смотрите мой честный и отрицательный отзыв ниже. Затем обратите внимание, как разработчик приложения всегда так мило отвечает на отзывы с одной звездой и предлагает возмещение. ОДНАКО, когда вы обращаетесь к ним за возмещением, они просто дают вам то, что, очевидно, является подготовленным, единым для всех электронным письмом, обвиняя во всем Apple и сообщая вам, что только APPLE может вернуть деньги. Разработчик НИЧЕГО не делает, кроме как получает прибыль от мошенничества - хорошие ответы на отзывы с одной звездой - это еще одна часть мошенничества, направленная на смягчение честного обзора с одной звездой! Красиво, да? ИЗБЕГАЙТЕ ЭТОГО МОШЕННИЧЕСТВА. Вы НЕ получаете хороший сканер и НЕ получаете три дня бесплатной пробной версии — вы получаете ДВА дня до того, как с вас возьмут плату! Это настоящий групповой иск, который должен произойти, и я готов его осуществить.
Многие положительные отзывы должны быть оплачены стажерами рынка. Само приложение — мусор — его сложно использовать, оно сохраняется в формате jpg, а не в формате PDF, бесполезно для большинства нужд. Это не что иное, как прикрытие для агрессивной, хищнической практики взимания платы — теперь с меня ДВАЖДЫ списали деньги за приложение, прежде чем была проведена «бесплатная» трехдневная пробная версия. Пропустите поддельные 5-звездочные обзоры и узнайте правду во всех обзорах ONE STAR, которые правильно называют это приложение МОШЕННИЧЕСТВОМ. Не будь болваном!
Ответ разработчика
Большая помощь во время карантина
Итак, человечество делает то, что мы все остаемся дома, чтобы есть, спать, работать, ходить в школу и развлекаться.MobileScanner ОЧЕНЬ помог моему сыну и мне с его виртуальным обучением. Это превосходит мои ожидания от бесплатного приложения. От довольно быстрого «сканирования», которое он делает (фотографирование вашего документа), до его автоматической обрезки для вас, позволяя вам прикрепить несколько страниц друг к другу в один целый файл, затем сохранить / экспортировать / отправить его по электронной почте и, наконец, позволяя вам загрузить его на другое устройство в формате PDF. У меня сломался сканер принтера, а эта замена не эрзац! Изображения были темными и относительно разборчивыми для того, чтобы сфотографировать документ и преобразовать его в файл PDF. Мой сканер на работе не мог сделать лучше. Спасибо, разработчики, продолжайте в том же духе!
Конфиденциальность приложения
Разработчик, Glority LLC, указал, что методы обеспечения конфиденциальности приложения могут включать обработку данных, как описано ниже. Дополнительную информацию см. в политике конфиденциальности разработчика.
Данные, используемые для отслеживания вас
Следующие данные могут использоваться для отслеживания вас в приложениях и на веб-сайтах, принадлежащих другим компаниям:
Данные, связанные с вами
Следующие данные могут быть собраны и связаны с вашей личностью:
Методы конфиденциальности могут различаться, например, в зависимости от используемых вами функций или вашего возраста. Узнать больше
Информация
Совместимость iPhone Требуется iOS 13.0 или более поздней версии. iPad Требуется iPadOS 13.0 или более поздней версии. Для iPod touch требуется iOS 13.0 или более поздней версии.
Английский, арабский, чешский, датский, голландский, финский, французский, немецкий, греческий, итальянский, японский, корейский, норвежский (букмол), польский, португальский, румынский, русский, упрощенный китайский, словацкий, словенский, испанский, шведский, традиционный китайский, турецкий
Вы работаете в организации, в которой хранятся десятки, сотни или тысячи рулонов микрофильмов? Если вы ежедневно пользуетесь этими записями для выполнения своей работы, то можете признать, что это громоздко и совершенно неудобно. Микропленка — отличный носитель информации, но он далеко не самый простой в обращении и не самый доступный.
Если вы задаетесь вопросом, не пора ли преобразовать вашу коллекцию микрофильмов в цифровой формат , вот 6 причин, по которым вашей организации необходимо сканирование микрофильмов.
1. Ваши показатели ухудшаются
Замечали ли вы, что некоторые из ваших наиболее часто используемых записей на микрофильмах уже не в том состоянии, в котором они были раньше? Микрофильмы имеют срок годности до 500 лет, но только при правильном хранении и обращении; при неправильном хранении или постоянном использовании рулонов срок годности сокращается в геометрической прогрессии.
Поскольку микрофильмы предъявляют особые требования к хранению (в прохладном, сухом, стабильном помещении с ограниченным воздействием света и загрязняющих веществ), нередко наблюдается ухудшение качества микрофильмов . Есть три основных признака того, что ваш микрофильм разлагается: если ваш микрофильм начинает пахнуть уксусом, на нем начинают появляться оранжевые пятна или если он отслаивается и распадается.
Первый признак – уксусный синдром , когда содержащиеся в пленке ацетатные химические вещества начинают разрушаться, из-за чего пленка начинает пахнуть уксусом. Как только это начнет происходить, ваша пленка начнет портиться быстрее. Второй признак — появление на микрофильме оранжевых (иногда красных и желтых) пятен, известных как окислительно-восстановительный потенциал. Это вызвано окислением серебра в микропленке такими элементами, как влага, воздух и загрязнители. И третий признак, когда ваш микрофильм отслаивается или распадается, известен как хрупкость. Обычно это происходит, когда пленка теряет свою эластичность, что делает пленку более хрупкой. Когда происходит охрупчивание, становится трудно обратить вспять последствия.
Если вы заметили, что на вашем микрофильме проявляются какие-либо из этих признаков, вам нужно действовать быстро. Ухудшение происходит быстро, и есть шанс, что вы можете потерять записи на этих рулонах навсегда. Один из способов предотвратить такую ситуацию — отсканировать и оцифровать записи микрофильмов, чтобы вы могли сохранить данные, которые были на них, в электронном формате.
2. Вам трудно найти нужные записи
Даже если ваша организация потратила много времени на регистрацию и настройку системы поиска микрофильмов, все равно есть вероятность, что вы потратите больше времени, чем хотите, на поиск необходимых записей. Когда поступает запрос на запись (от вашего начальника, коллеги, клиента и т. д.), вы должны прекратить свои действия, чтобы найти рулон микрофильма, на котором находится запрошенная запись, загрузить его на считывающее устройство, принтер для поиска. конкретный необходимый раздел, предоставить документ лицу, которое его запросило, а затем положить катушку с микрофильмом на место, где она должна быть. Весь этот процесс занимает время и может быть утомительным в зависимости от записи. Вы можете потратить десять минут или больше, чтобы найти одну запись.
Если описанный выше сценарий вызвал у вас отклик, то, скорее всего, вы тратите много времени на поиск записей, а в вашей организации могут быть более эффективные методы поиска записей. Время, потраченное на поиск документов, может снизить производительность вашей команды. Сканируя записи микрофильмов, вы можете легко улучшить поиск и доступ к записям. Когда поступает запрос на запись, вы можете просто искать электронные документы прямо со своего компьютера и найти запрошенную запись в течение нескольких минут в зависимости от того, как вы индексируете свои файлы. Вы сможете сократить время выполнения запросов на запись, а если ваша организация работает напрямую с клиентами, скорость доставки документов может значительно повысить удовлетворенность клиентов.
3. Вы тратите на хранение больше денег, чем хотите
Если что-то и является данностью, так это то, что для хранения микрофильма требуется место. Вы должны найти и освободить место в своем офисе для шкафов для хранения вашей коллекции микрофильмов. Это может быть не такой большой проблемой, если у вас есть офис приличного размера. Однако, если у вас много микрофильмов и ограниченное пространство, вам придется хранить их на удаленном складе. Конечно, вы можете найти дешевое хранилище, которое вписывается в ваш бюджет, но это постоянные инвестиции, которые вам придется платить до тех пор, пока вы хотите, чтобы они хранили ваши записи микрофильмов. Эта стоимость со временем будет увеличиваться.
С другой стороны, если вы отсканируете свой микрофильм, первоначальные затраты будут высокими, но, скорее всего, это будет разовая инвестиция. Когда вы закончите свой проект сканирования и если ваша отрасль не требует от вас хранения ваших физических копий, вы можете избавиться от своих физических микрофильмов и полностью исключить расходы на хранение.
4. У вас нет резервного плана аварийного восстановления
Еще один признак того, почему вам необходимо сканировать микрофильмы, – это отсутствие резервных копий ваших записей. Многие организации не делают дубликаты своих документов на бумажном носителе, поскольку это дорого и может показаться ненужным. Но это почти как если бы вы ждали несчастного случая, потому что катастрофа может произойти в любой момент. Пожары, наводнения, ураганы, торнадо, землетрясения, прорывы труб, утечки газа, обрушение конструкций или кражи — вот лишь несколько вещей, с которыми может столкнуться ваша организация. Если один из этих сценариев обрушится на вашу организацию, вы можете потерять самые важные документы навсегда. По данным Федерального агентства по чрезвычайным ситуациям (FEMA), каждая пятая компания не имеет плана аварийного восстановления. Когда происходит бедствие, 40-60% компаний (большинство из которых не имеют плана восстановления) никогда не открываются после катастрофы, а 25% терпят неудачу через год. Столкновение со стихийным бедствием утомительно, дорого, и есть вероятность, что ваша организация никогда не восстановится полностью.
Чтобы подготовиться к стихийным бедствиям, целесообразно создать резервные копии записей на микрофильмах. Один из способов сделать это — оцифровать микрофильм, чтобы у вас были резервные цифровые копии ваших записей. Если у вас есть электронные записи, вы можете хранить их и получать к ним доступ через облачную систему или внутреннюю общую сеть. Даже если вас постигнет бедствие, вы будете готовы и сможете быстро перезапустить свои бизнес-процессы.
5. Изображения на вашем микрофильме неразборчивы или трудно читаемы
Поскольку ваша организация использует микрофильмы, возможно, вы уже знакомы с некоторыми типами считывающих принтеров или пленочных сканеров, таких как Canon, Minolta или ScanPro. Большинство пленочных сканеров имеют базовые настройки улучшения изображения (яркость, контрастность и т. д.) и дают вам возможность сохранять и экспортировать изображение в выбранном вами формате. Какими бы большими ни были эти настройки, аппаратное обеспечение может быть ограничено, если вам приходится вручную настраивать изображения и физически обрабатывать микрофильм. И даже с этими возможностями настройки возможности некоторых блоков сканера могут не дать вам оптимального изображения, которое вы ищете. Для некоторых документов могут потребоваться дополнительные настройки, чтобы иметь возможность правильно просматривать записи.
Еще одно ограничение пленочных сканеров заключается в том, что вам придется улучшать изображение перед сканированием пленки на станции сканирования.Если вы обнаружите, что то, что вы отсканировали и сохранили, не является оптимальным, вам придется загрузить это на сканер, снова обработать изображение, отсканировать его и посмотреть, что получится. Это занимает немного времени и может не дать желаемых результатов.
Когда вы оцифруете свой микрофильм, большинство служб сканирования предоставят вам две электронные версии ваших записей: черно-белую версию и версию в оттенках серого. Если ваши исходные записи были не самого лучшего качества с самого начала и не настолько разборчивы, как вам хотелось бы, после сканирования, вы можете использовать инструменты, которые имеют более продвинутые возможности улучшения изображения, чтобы улучшить ваши изображения и обеспечить удобочитаемость. Например, с нашим приложением Digital ReeL у вас будут встроенные инструменты настройки изображения, позволяющие улучшать цифровые изображения, настраивать уровни яркости и контрастности, обрезать изображение, а также сохранять и экспортировать документы.
6. Вы обеспокоены тем, что ваша организация недостаточно современна
В современном мире технологии быстро меняют представление о том, как работает рабочая сила. Если организации не меняются быстро, чтобы соответствовать требованиям цифрового мира, это может навредить им или даже остаться позади.
Когда-то микрофильмы использовались в качестве активной информационной системы, но с тех пор появилось много технологических инноваций. Из-за этих новых технологий микрофильм часто можно рассматривать как «устаревший». Сейчас мы живем в мире, где нас окружают цифровые технологии, и мы можем получить доступ ко всему, что находится у нас на ладони (например, к мобильным устройствам). Мы ожидаем мгновенный доступ и возможность совместного использования. Процесс извлечения микрофильма, загрузки его на громоздкий устаревший считывающий принтер и сканирование требует много труда и времени. Это одна из основных причин, по которой оцифровка так популярна и сегодня продолжает набирать обороты.
Документы в цифровом формате обеспечивают быстрый доступ и возможность совместного использования. Ваши сотрудники смогут мгновенно получать доступ к документам и обмениваться ими практически из любого места, если это разрешено. Это изменение повысит информационный поток и производительность вашей организации. Вы можете полностью перестроить свою систему управления информацией и раз и навсегда избавиться от своих считывающих принтеров и пленочных сканеров. Способность быстро реагировать на технологические изменения, а не сопротивляться им, несомненно, улучшит ваши бизнес-процессы и принесет много преимуществ вашей организации.
Заключение
Если вы имеете отношение к одному или нескольким знакам в этой статье, возможно, вам пора подумать о сканировании и оцифровке микрофильмов. Сканируя микрофильмы, вы можете уберечь свои записи от порчи, сэкономить деньги на пространстве для хранения, защитить свою организацию от стихийных бедствий, повысить доступность записей и модернизировать свою организацию. Вы сможете сохранить самые важные записи вашей организации, а также убедиться, что ваши бизнес-процессы способны обрабатывать все и вся. Пришло время отсканировать ваш микрофильм!
Дальнейшие шаги
Дополнительная литература
Вот другие статьи о сканировании микрофильмов, которые мы подготовили для лучшего понимания вашего проекта по конверсии:
«Сколько времени займет проект по сканированию микрофильмов?» представлены различные факторы, влияющие на сроки проекта, такие как количество и тип микрофильмов, требования к индексации и сложность проекта. В качестве примеров в статье приведены три разных проекта.
«Сколько стоит сканирование микрофильмов?» охватывает один из наиболее важных аспектов проекта сканирования: стоимость. В этой статье приведены общие цены на сканирование микрофильмов и рассмотрены 9 различных факторов, которые могут повлиять на ваш проект сканирования, таких как количество, тип микрофильма и желаемый результат.
В разделе «Процесс сканирования микрофильмов BMI» представлен обзор нашего 10-этапного процесса сканирования микрофильмов, который берет ваши физические записи микрофильмов и превращает их в цифровые. Предоставляется инфографика с разбивкой по различным компонентам проекта.
Читайте также: